BAB VI. PENUTUP
VI.2 Saran
Adapun saran yang menjadi masukan dari penulis kepada pihak KPP Pratama Makassar pada umumnya adalah:
1. Penting bagi pihak yang bertanggung jawab dalam pengadaan fasilitas kearsipan agar memperhatikan standar fasilitas kearsipan yang ada serta yang mengikuti perkembangan zaman agar arsip yang disimpan dapat terpelihara dengan baik.
2. Perlunya penambahan Petugas kearsipan yang berkompetensi dalam bidang kearsipan. Untuk petugas kearsipan yang ada saat ini agar kiranya diikutkan Diklat, Bimtek, pelatihan dsb terkait tentang kearsipan. Penting juga diperhatikan dalam penempatan Siswa/Mahasiswa yang PKL/Magang agar kiranya diberikan pelatihan khusus sebelum melakukan kegiatan penyimpanan arsip agar tidak terjadi kasus arsip yang tidak berapa pada posisi sebenarnya.
94 DAFTAR PUSTAKA
BUKU:
Barthos, Basir. 2007; Manajemen kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Basuki, Sulistyo. 1993. Pangantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Basuki, Sulistyo. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Gie, The Liang. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Gie, The Liang. 1989. Ensiklopedi Administrasi. Jakarta: PT. Air Agung Putra.
Muhudin, Sambas Ali dan Winata, Hendri. 2016; Manajemen Kearsipan. Pustaka Setia, Bandung.
Pasolong, Harbani. 2013; Metode Penelitian Administrasi Publik. Alfabeta, Makassar.
Saransi, Ahmad. 2014. Kearsipan Sulawesi Selatan. Pustaka Sawerigading, Makassar.
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media.
Sukoco, Badri Munir. 2006; Manajemen Adminsitrasi Perkantoran Modern. PT.
Gelora Aksara Pratama, Surabaya.
Sutrisno, Edy, 2010. Budaya Organisasi. Jakarta: Kencana Prenadamedia Group.
Wiriadihardja, Moeftie. 1991; Pedoman Administrasi Umum. Balai Pustaka, Jakarta.
Wursanto. 2004; Kearsipan 1. Kanisius, Yogyakarta Wursanto. 2004; Kearsipan 2. Kanisius, Yogyakarta
95 Dokumen-Dokumen:
Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Jurnal/Skripsi
Ajjronisa, Sudia. 2012. Perbandingan efektivitas Sistem Temu Balik Informasi Menggunakan Google Scholar dengan Prequest Medical Library.
Medan, USU Digital Library.
Hardi, Wishnu. 2006. “Mengukur Kinerja Search Engine: Sebuah Eksperimentasi penilaian Precision And Recall Untuk Informasi Ilmiah Bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi”
Hasugian, Jonner. 2006. Penggunaan Bahasa Alami Dan Kosa Kata Terkontrol Dalam Sistem Temu Kembali Informasi Berbasis Teks. Medan, USU Digital Library.
Lutfianti, Pifi, 2012. Efektivitas temu kembali SIKD TIK 2.0 sebagai sistem temu kkembali arsip dinamis di ANRI. Depok. UI
Ramanda, Rulli Sulfa. 2015. Analisis pengelolaan arsip inaktif terhadap temu kembali arsip di pusat arsip Politeknik Negeri Semarang. Semarang.
Jurnal Ilmu Perpustakaan Vol. 4, No. 3
Reski, kiki. 2012. Efektivitas Pelayanan Perizinan di Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Luwu Timur. Makassar. Repository Unhas.
Utami, Wulan Wahyu Anjar. 2013. Pengelolaan Arsip Inaktif di Kantor arsip Daerah Kabupaten Sleman. Yogyakarta. UNY. Repository UNY.
Lutfianti, Pifi, 2012. Efektivitas temu kembali SIKD TIK 2.0 sebagai sistem temu kkembali arsip dinamis di ANRI. Depok. UI
L A M
P
I
R
A
N
PEDOMAN WAWANCARA
“Efektivitas Temu Balik Arsip di KPP Pratama Makassar Utara”
Nama Informan : Andi Tenri Nangnga
Jabatan/Seksi : Kepala Seksi Pelayanan KPP Pratama Makassar Utara Hari/Tanggal : Selasa, 31 Oktober 2017
Waktu : 09.07
A. Penyimpanan Arsip
1. Arsip dinamis (substantif) apa saja yang diciptakan dan dikelola di Seksi Pelayanan KPP Pratama Makassar Utara?
2. Apakah volume arsip tersebut cukup besar dan menyulitkan dalam pengelolaannya? Ya/tidak, jelaskan!
3. Dalam pengelolaan arsip dinamis ini menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau kombinasi? Mohon dijelaskan!
4. Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis? Apakah Subjec, abjad, numerik, wilayah atau tanggal? Mengapa menggunakan sistem tersebut?
5. Adakah pedoman atau prosedur khusus pengelolaan arsip dinamis
?Seperti apakah prosedur tersebut? Mohon dijelaskan!
6. Menurut pendapat Bapak/Ibu sudah sesuaikah prosedur arsip dinamis dengan pengelolaan yang dilakukan petugas Arsip? Mengapa?
B. Fasilitas Penyimpanan Arsip
1. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis Seksi Pelayanan KPP Pratama Makassar Utara?
2. Apakah fasilitas yang digunakan sudah sesuai dengan standar kearsipan? Ya/tidak, jelaskan?
3. Menurut bapak/ibu, Apakah fasilitas dalam penyimpanan arsip dinamis yang ada sudah dipergunakan secara maksimal? Ya/Tidak Jelaskan!
4. Menurut bapak/ibu, Apakah fasilitas dalam penyimpanan arsip dinamis sudah memadai? Ya/Tidak, Jelaskan!
5. Jika belum memadai, apakah diadakan penambahan fasilitas secara berkala? Fasilitas apa saja yang paling sering ditambah?
6. Adakah ruangan Khusus yang digunakan untuk penyimpanan arsip dinamis?
C. Petugas Kearsipan
1. Apakah ada Arsiparis dan tenaga kearsipan non Arsiparis dalam pengelolaan arsip dinamis di Seksi Pelayanan KPP Pratama Makassar Utara? Berapa jumlahnya?
2. Apakah bapak/ibu mengetahui latar belakang pendidikan tenaga kearsipan (arsiparis) yang mengelola arsip di Seksi Pelayanan KPP Pratama Makassar Utara?
3. Apakah tenaga kearsipan (arsiparis) tersebut pernah mengikuti diklat, pelatihan, bimtek, dls, khususnya pengelolaan arsip?
4. Apakah pelatihan, diklat dan bimtek, dls tersebut dilakukan secara berkala?
5. Apakah pelaksanaan diklat, pelatihan bimtek tersebut dilakukan di pusat (DJP atau Lembaga Kearsipan) ?
D. Peminjaman Arsip Dinamis
1. Siapa saja yang bisa meminjam arsip ini (internal/eksternal)?
2. Berapa orang rata-rata peminjam arsip dinamis dalam sebulan?
3. Selama ini siapakah yang bertanggung jawab dalam pemberian izin peminjaman arsip dinamis ?
4. Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis yang diterapkan? Mohon dijelaskan!
5. Berapa lama jangka waktu peminjaman arsip dinamis yang diterapkan?
6. Adakah sanksi yang diberlakukan apabila terlambat dalam pengembalian arsip dinamis? Mohon dijelaskan!
7. Apakah pernah ada terjadi kehilangan/keterlambatan arsip dinamis yang dipinjam?
PEDOMAN WAWANCARA
“Efektivitas Temu Balik Arsip di KPP Pratama Makassar Utara”
Nama Informan : Ronny Musadek
Jabatan/Seksi : Staf/Petugas Kearsipan di Ruang Berkas Hari/Tanggal : Selasa, 31 Oktober 2017
Waktu : 11.37
A. Penyimpanan Arsip
7. Arsip dinamis (substantif) apa saja yang diciptakan dan dikelola di Seksi Pelayanan KPP Pratama Makassar Utara? Berapa Jumlah arsipnya?
8. Apakah volume arsip tersebut cukup besar dan menyulitkan dalam pengelolaannya? Ya/tidak, jelaskan!
9. Dalam pengelolaan arsip dinamis ini menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau kombinasi? Mohon dijelaskan!
10. Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis? Apakah Subjec, abjad, numerik, wilayah atau tanggal? Mengapa menggunakan sistem tersebut?
11. Adakah pedoman atau prosedur khusus pengelolaan arsip dinamis
?Seperti apakah prosedur tersebut? Mohon dijelaskan!
12. Menurut pendapat Bapak/Ibu sudah sesuaikah prosedur arsip dinamis dengan pengelolaan yang dilakukan petugas Arsip? Mengapa?
B. Fasilitas Penyimpanan Arsip
7. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis Seksi Pelayanan KPP Pratama Makassar Utara?
8. Apakah fasilitas yang digunakan sudah sesuai dengan standar kearsipan? Ya/tidak, jelaskan?
9. Menurut bapak/ibu, Apakah fasilitas dalam penyimpanan arsip dinamis yang ada sudah dipergunakan secara maksimal? Ya/Tidak Jelaskan!
10. Menurut bapak/ibu, Apakah fasilitas dalam penyimpanan arsip dinamis sudah memadai? Ya/Tidak, Jelaskan!
11. Jika belum memadai, apakah diadakan penambahan fasilitas secara berkala? Fasilitas apa saja yang paling sering ditambah?
12. Harapan bapak/ibu dengan fasilitas yang ada sekarang? Jelaskan!
C. Petugas Kearsipan
6. Apakah bapak/ibu pernah mengikuti diklat, pelatihan, bimtek, dls, khususnya pengelolaan arsip?
7. Apakah pelatihan, diklat dan bimtek, dls tersebut dilakukan secara berkala?
8. Apakah pelaksanaan diklat, pelatihan bimtek tersebut dilakukan di pusat (DJP atau Lembaga Kearsipan) ?
9. Apakah bapak/ibu merasa nyaman dengan pekerjaan sebagai Tenaga kearsipan? Ya/tidak, jelaskan!
10. Bagaimana bentuk perhatian atasan terhadap TUPOKSI bapak/ibu?
Akalah perhatian khusus?
11. Apakah pendapatan yang bapak/ibu terima saat ini sudah memadai sebagai seorang tenaga kearsipan? Apakah ada tambahan diluat gaji (Tunjangan)?
D. Lingkungan Kerja Arsip
1. Apakah ruangan kerja bapak/ibu sudah representatif?
2. Apakah menurut bapak pencahayaan diruangan ini baik?
3. Apakah ruangan ini dilengkapi dengan komputer set? Berapa jumlahnya dan apa saja kegunaannya?
4. Apakah ruang ini memiliki akses internet dan sarana audio visual (Telephone dsb)?
5. Apakah hubungan kerja baik kepada atasan maupun kolega lain baik?
6. Apakah ruangan ini sering dibersihkan ? berapa kali dalam seminggu?
E. Peminjaman Arsip Dinamis
8. Siapa saja yang bisa meminjam arsip ini (internal/eksternal)?
9. Berapa orang rata-rata peminjam arsip dinamis dalam sebulan?
10. Selama ini siapakah yang bertanggung jawab dalam pemberian izin peminjaman arsip dinamis ?
11. Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis yang diterapkan? Mohon dijelaskan!
12. Berapa lama jangka waktu peminjaman arsip dinamis yang diterapkan?
13. Adakah sanksi yang diberlakukan apabila terlambat dalam pengembalian arsip dinamis? Mohon dijelaskan!
14. Apakah pernah ada terjadi kehilangan/keterlambatan arsip dinamis yang dipinjam?
F. Penemuan Kembali Arsip Dinamis
1. Apakah dan Bagaimanakah sistem penemuan kembali arsip dinamis yang digunakan? Jelaskan!
2. Menurut Bapak/Ibu apakah sistem penemuan kembali yang digunakan dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat? Mohon dijelaskan alasannya!
3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menemukan satu buah arsip dinamis? Apabia dapat diukur dengan satuan waktu, berapa menit yang digunakan dalam menemukan arsip dinamis tersebut?
4. Kendala apa saja yang sering dijumpai dalam penemuan/pencarian kembali arsip?
PEDOMAN WAWANCARA
“Efektivitas Temu Balik Arsip di KPP Pratama Makassar Utara”
Nama Informan : Bachtiar Hamdani; Ishak; Rachel Samuel
Jabatan/Seksi : Pelaksana (Seksi Pemeriksaan; Seksi Waskon II; Seksi Waskon III)
Hari/Tanggal : Kamis, 2 November 2017 Waktu : 13.18 – 13.37
A. PEMINJAM ARSIP
1. Arsip Jenis apa saja yang sering dipinjam ?
2. Apa Kegunaan arsip tersebut bagi Tupoksi di tempat bapak/ibu kerja ? Jelaskan!
3. Apakah selama ini ada kesulitan dalam proses peminjaman arsip, kalau ada jelaskan?
4. Berapa lama waktu yang diberikan dalam peminjaman suatu arsip?
5. Bagaimana prosedur peminjaman arsip tersebut?
6. Apakah penemuan kembali arsip tersebut dapat ditemukan secara cepat dan tepat? Kalau diukur dengan waktu berapa menit?
FOTO WAWANCARA
Wawancara dengan kepala Seksi Pelayanan
Wawancara dengan Pengelola Arsip di Ruang Berkas
Wawancara dengan Staf Pemeriksaan, Waskon II dan Waskon III