i
SKRIPSI
EFEKTIVITAS TEMU BALIK ARSIP DI KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA MAKASSAR UTARA
MUH AKBAR E211 13 707
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
2017
ii Abstrak
Muh Akbar (E21113707), Efektivitas Temu Balik Arsip Di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara, xiv + 94 Halaman + 3 Gambar + 5 Tabel + 23
Kepustakaan (1989-2015) + Lampiran. Dibimbing Oleh Drs. Nelman Edy, M.Si dan Adnan Nasution, S.Sos, M.Si.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui efektivitas temu balik arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara. Yaitu dengan menggunakan teori efektivitas pendekatan proses pengelolaan arsip yang meliputi penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan, petugas kearsipan, lingkungan kerja arsip.
Penelitian ini merupakan penelitiaan deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Jenis data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder.
Teknik analis data yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa penemuan kembali arsip secara umum sudah efektif. Penyimpanan arsip menggunakan sistem numerik, abjad dan warna. Sedangkan fasilitas kearsipan yang digunakan ada yang telah memenuhi standar dan ada yang belum. Petugas kearsipan hanya terdapat 3 orang saja dan biasanya dibantu oleh siswa/mahasiswa yang magang atau PKL. Sementara itu, lingkungan kerja arsip sudah dianggap nyaman oleh petugas kearsipan dalam pengelolaan arsip di Ruang Berkas. Selain dari 4 indikator diatas, peminjaman arsip juga telah mempunyai prosedur khusus serta penemuan kembali arsip menggunakan sistem pencarian dengan komputer (E-katalog Microsoft excel) dengan waktu pencaharian arsip 2-3 menit.
Kata Kunci : Efektivitas, Temu Balik, Arsip
iii Abstract
Muh Akbar (E21113707), Effectiveness of Retrieval Archives At Tax Office Pratama North Makassar, xiv + 94 Pages + 3 Pictures + 5 Table + 23 Literature (1989-2015) + Attachments. Supervised By Drs. Nelman Edy, M.Si
and Adnan Nasution, S.Sos, M.Si.
The purpose of this research to determine the effectiveness of backfire archive in the Tax Office Pratama North Makassar. That is by using the theory of effectiveness of the archive management process approach that includes archive storage, filing facilities, archival officers, archive work environment.
This research is descriptive research with qualitative approach. Data collection techniques used are observation, interview and documentation. The type of data used is primary data and secondary data. Techniques of data analysts are data collection, data reduction, data presentation and conclusion drawing.
The results show that the rediscovery of archives in general has been effective.
Archive storage uses numerical systems, alphabets and colors. While the existing filing facilities that have met the standards and some have not. Archives officers are only 3 people and are usually assisted by students / apprentices or street vendors. Meanwhile, the archive work environment is considered convenient by filing officers in the management of archives in the File Room. In addition to the above four indicators, archiving loans also have special procedures and rediscovery of archives using computer search system (Microsoft Excel E- catalog) with 2-3 minutes of archiving time.
Keywords: Effectiveness, Retrieval, Archive
iv
v
vi
vii KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Efektivitas Temu Balik Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara”. Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari alam yang gelap gulita menuju alam yang terang benderang. Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar sarjana di Prodi Administrasi Negara Konsentarasi Manajemen Kearsipan, Departemen Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin.
Selama penulisan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa tidak sedikit kesulitan dan hambatan yang dihadapi karena kemampuan dan pengetahuan penulis yang terbatas. Namun berkat adanya bimbingan, doa, perjuangan, motivasi dan masukan-masukan positif dari berbagai pihak yang sangat membantu penulis untuk menyelesaikan skripsi ini, sehingga semua dapat teratasi dengan baik. Akan tetapi tidak dapat dipungkiri masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini. oleh karena itu melalui kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada Orang tua penulis, Ayahanda Sirajuddin Sanusi dan Ibunda Suhaemir yang tak henti- hentinya mendoakan, membimbing, dan menyemangati penulis. Dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:
viii 1. Prof. Dwia Aries Palubuhu, MA. selaku Rektor Universitas Hasanuddin 2. Prof. Dr. Andi Alimuddin Unde, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin
3. Dr. Hasniati, S.Sos.,M.Si. selaku ketua dan Drs. Nelman Edy, M.Si.
selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin
4. Drs. Nelman Edy, M.Si selaku Dosen Pembimbing I, Adnan Nasution, S.Sos.,M.Si. selaku pembimbing II, yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing dengan segala arahan dan saran- saran yang sangat berharga kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
5. Dr. Badu Achmad, M.Si., Dr. Syahribulan, M.Si. dan Dr. Muh. Tang Abdullah, S.Sos.,MAP. selaku Dosen penguji yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin yang telah membagi ilmunya kepada penulis.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan yang telah membagi ilmu yang dimilikinya kepada penulis
8. Seluruh Staff Departemen Ilmu Administrasi ( Kak Ros, Pak Revi, Kak Aci, Ibu Ani, dan Pak Lili) dan Staff Fakultas yang telah membantu proses pengurusan berkas administrasi penulis
ix 9. Pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara yang telah yang telah memberikan izin, arahan dan bantuan selama proses penelitian
10. Teman-teman Kearsipan 2013 yang telah menemani penulis selama kuliah.
11. Senior kearsipan 2012 yang telah menjadi penyemangat penulis.
12. Teman-teman KKN Reguler Gel.96 Se-PoskoDesaTowata, Navira, Inna, Cindy, Devi, Nawir, Wawan dan Indri yang telahmenemani dalam proses pengabdian kepada masyarakat.
13. Teman-teman KKN Reguler Gel. 96 se-Kecamatan Polombangkeng Utara KabupatenTakalar.
14. dan semua pihak yang telah memberikan penulis dukungan, perhatian, motivasi yang tidak sempat penulis tulis satu persatu terima kasih.
Tiada kata yang bisa penulis utarakan selaian ungkapan terima kasih kepada semua pihak. semoga semua kebaikan kalian dapat bernilai ibadah dan mendapat balasan dari Allah SWT. Semoga kita tetap berada dalam kebaikan dan kebahagian. Akhir kata penulis berharap semoga skrispsi ini bermanfaat bagi kita dan bagi perkembangan ilmu pengetahuan.
Makassar, November 2017
Penulis
x DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
ABSTRAK ... ii
ABSTRACT ... iii
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN ... iv
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ... v
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xiv
BAB I. PENDUHULUAN ... 1
I.1 Latar Belakang ... 1
I.2 Rumusan Masalah ... 6
I.3 Tujuan Penelitian ... 6
I.4 Manfaat Penelitian ... 6
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 7
II.1 Landasan Teori ... 7
II.1.1 Konsep Efektivitas ... 7
II.1.1.1 Pengertian Efektivitas ... 7
II.1.1.2 Ukuran Efektivitas ... 10
II.1.2 Konsep Arsip ... 11
II.1.2.1 Pengertian Arsip ... 11
II.1.2.2 Karakteristik Arsip ... 14
II.1.2.3 Jenis Arsip ... 15
II.1.2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ... 16
xi
II.1.2.5 Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ... 17
II.1.2.6 Peminjaman Arsip ... 38
II.1.2.7 Penemuan Kembali Arsip ... 39
II.1.3 Konsep Sistem temu balik Informasi ... 40
II.1.3.1 Pengertian Sistem Temu balik Informasi ... 40
II.1.3.2 Komponen Sistem Temu Balik Informasi ... 43
II.1.3.3 Efektivitas Sistem Temu Balik Informasi ... 45
II.2 Kerangka Berfikir ... 44
BAB III. METODE PENELITIAN ... 47
III.1 Pendekatan Penelitian ... 50
III.2 Lokasi Penelitian ... 50
III.3 Tipe Penelitian ... 50
III.4 Fokus Penelitian ... 50
III.5 Informan ... 51
III.6 Jenis dan Sumber Data ... 51
III.7 Teknik Pengumpulan Data ... 52
III.8 Teknik Analisa Data ... 53
BAB IV. GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN ... 55
IV.1 Sejarah Singkat KPP Pratama Makassar Utara ... 55
IV.2 Visi, Misi, dan Nilai KPP Pratama Makassar Utara ... 57
IV.3 Struktur Organisasi KPP Pratama Makassar Utara ... 59
IV.4 Tugas Pokok dan Fungsi KPP Pratama Makassar Utara ... 60
BAB V. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 64
V.1 Penyimpanan Arsip ... 64
V.2 Fasilitas Kearsipan ... 69
V.3 Petugas Kearsipan ... 74
V.4 Lingkungan Kerja Arsip ... 77
xii
V.5 Peminjaman Arsip. ... 79
V.6 Penemuan Kembali Arsip ... 85
V.7 Ukuran Efektivitas Temu Balik Arsip ... 91
BAB VI. PENUTUP ... 92
VI.1 Kesimpulan ... 92
VI.2 Saran ... 93
DAFTAR PUSTAKA ... 94 LAMPIRAN
xiii DAFTAR GAMBAR
Gambar.1 Rumus menghitung nilai perolehan dan ketepatan ... 46 Gambar 2 Kerangka Fikir ... 49 Gambar.3 Struktur Organisasi KPP Pratama Makassar Utara (2017) ... 59
xiv DAFTAR TABEL
Tabel.1 Jenis Arsip Substantif Ruang Berkas KPP PMU ... 5
Tabel. 2 Jumlah Wajib Pajak tahun 2003-2017 KPP PMU ... 66
Tabel.3 Fasilitas Kearsipan di Ruang Berkas KPP PMU ... 71
Tabel.4 Petugas Kearsipan Ruang berkas KPP PMU ... 75
Tabel.5 Pengukuran Efektivitas Temu Balik Arsip KPP PMU ... 91
1 BAB I
PENDAHULUAN
I. 1 Latar Belakang
Peranan arsip sangat penting bagi pelaksanaan kerja suatu instansi, karena arsip merupakan suatu alat kontrol bagi pelaksanaan kegiatan suatu instansi. Arsip mempunyai dua peranan yaitu, arsip sebagai sumber informasi dan arsip sebagai sumber dokumen. Sebagai sumber informasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan suatu instansi untuk membuat keputusan secara tepat mengenai persoalan yang dihadapi. Sedangkan arsip sebagai sumber dokumen dapat digunakan untuk mengingatkan pegawai yang lupa mengenai suatu persoalan yang menyangkut dengan arsip.
Gambaran diatas menunjukkan bahwa suatu instansi dituntut untuk mampu melakukan pengelolaan arsip dinamis aktif sesuai dengan manajemen kearsipan. Sistem kearsipan dinamis perlu dilaksanakan secara efisien dan efektif agar arsip yang dikelola dapat menjadi bahan akuntabilitasi kinerja dan sumber informasi.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi yang terekam memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi suatu organisasi dan manajemen birokrasi, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin meningkatnya volume tugas dan fungsi organisasi.
2 Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu organisasi.
Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu organiasi dalam mengelola arsipnya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap
Menurut Lutfianti (2012) dalam penelitian sebelumnya mengemukakan bahwa penemuan kembali suatu arsip menggunakan metode pencarian sederhana dengan melihat perhitungan perolehan dan ketepatan. “rasio perolehan (recall) adalah perbandingan dokumen ditemukan dengan jumlah total dokumen relevan dalam sistem. Sedangkan Rasio ketepatan (precision) adalah perbandingan antara dokumen relevan dengan jumlah dokumen yang ditemu balik dalam penelusuran”.
Selanjutnya Ramanda (2015) menjelaskan bahwa pada dasarnya kalau pengelolaan arsip inaktif telah terlaksana dengan baik maka proses temu kembali arsip hanya memerlukan waktu kurang dari 5 menit.
Merujuk pada 2 (dua) penelitian sebelumnya diatas, yang membedakan dengan penelitian ini adalah melihat bagaimana pengelolaan arsip yang efektif
3 dapat mempengaruhi penemuan kembali arsip. Penggunaan teori efektivitas pendekatan proses, pendekatan proses yang dimaksud adalah sejauh mana pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi terkait pengelolaan arsip yang meliputi penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan, petugas kearsipan lingkungan kerja arsip serta prosesdur peminjaman arsip yang nantinya akan menciptakan efektifitas temu balik arsip..
Efektivitas kearsipan adalah kemampuan organisasi menjamin keselamatan dan penyediaan naskah yang berisi data atau informasi yang benar, kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Keselamatan naskah yang dimaksudkan meliputi unsur keamanan arsip dan keawetan arsip. Pada aspek ini kearsipan yang efektif menunjuk pada keadaan arsip-arsip yang terjaga keamanannya, tidak hilang, informasinya tidak diketahui oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan, dan tidak rusak atau awet secara fisik.
Ada istilah menarik untuk mengukur efektivitas manajemen kearsipan dalam suatu organisasi, yaitu arsip disimpan untuk ditemu balik. Kegiatan temu balik (retrieval) merupakan kegiatan evaluasi atas penerapan sebuah sistem kearsipan di suatu organisasi.
Jika kita mengetahui dalam pelaksanaan sistem administrasi pemerintahan, sistem kearsipan memiliki posisi dan peran strategis. Tidak ada arsip (dokumen) tidak akan ada administrasi, sebaliknya tidak ada administrasi tanpa kehadiran arsip. Arsip dan administrasi ibarat dua sisi mata uang yang saling berkontribusi. Administrasi dapat berjalan dengan baik karena adanya dukungan arsip, sebaliknya arsip akan tercipta seiring aktivitas (administrasi)
4 pemerintah. Semakin banyak aktivitas yang dilakukan maka akan semakin banyak pula volume arsip yang diciptakan. Arsip adalah informasi yang terekam yang keberadaannya sangat diperlukan oleh setiap organisasi.
Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dapat dikarenakan arsip-arsip atau dokumen-dokumen sulit untuk ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya dan berdampak terhadap kerja pegawai pada oraganisasi itu sendiri.
Begitu pula dengan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara sebagai salah satu institusi pemerintah penghimpun penerimaan pajak Negara berdasarkan Undang-Undang Perpajakan yang bertugas mewujudkan kemandirian pembiayaan anggaran pendapatan dan belanja Negara melalui sistem administrasi perpajakan yang efektif dan efisien. Hal ini yang kemudian membuat posisi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara tidak lepas dari kegiatan administrasi dan penciptaan arsip dengan volume yang cukup tinggi.
Terkhusus Seksi Pelayanan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara yang salah satu tupoksinya adalah pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan bersifat substantif. Jenis arsip substantif yang dikelola di Seksi pelayanan terkhusus Ruang Berkas sebagai berikut :
5
No. Jenis Arsip
1 PPN (Pajak Pertambahan Nilai) 2 PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 21 3 PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 22 4 PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 23 5 PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 25 6 PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 4 ayat 2 7 SPT (Surat Pemberitahuan Tahunan)
8 STP (Surat Tagihan Pajak)
Tabel 1. Jenis Arsip Substantif Ruang Berkas Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara
Melihat dari kondisi yang ada pada Ruang Berkas Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar dengan volume arsip yang banyak dan jenis arsip yang bermacam-macam tentu akan menyulitkan Tenaga ahli (Arsiparis) dalam pengelolaan arsip hanya terdapat 1 orang Arsiparis dan dibantu 2 pegawai Honor. Ini tidak sebanding dengan volume arsip yang tercipta dan akan menyulitkan dalam pengelolaan arsip serta berpengaruh terhadap penemuan kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu, dalam pengelolaannya sarana dan prasarana yang digunakan tidak sesuai dengan standar regulasi yang ada yang dapat mengancam keamanan arsip.
Dari beberapa uraian masalah diatas, maka perlu adanya suatu sistem pengelolaan arsip yang dapat menciptakan efektivitas penemuan kembali secara mudah dan cepat. Mengacu pada hal tersebut, maka mendorong penulis untuk melakukan penelitian dengan judul “ Efektivitas Temu Balik Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara”.
6 I. 2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan pokok permasalahan sebagai berikut : “Bagaimanakah Efektivitas Temu Balik Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara”?.
I. 3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan mengenai Efektivitas Temu Balik Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara.
I. 4 Manfaat Penelitian.
I. 4. 1. Manfaat Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi akademisi/ pihak-pihak yang berkompeten dalam pencarian informasi atau sebagai referensi mengenai Efektivitas Temu Balik Arsip.
I. 4. 2. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara dalam pelaksanaan fungsi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan diharapkan dapat menjadi bahan bacaan dan sebagai masukan yang berkaitan dengan pengembangan ilmu serta dapat digunakan sebagai bahan penelitian lanjutan ataupun sebagai bahan pembandingan bagi penelitian dimasa mendatang.
7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Landasan Teori
II.1.1 Konsep Efektivitas
II.1.1.1 Pengertian Efektivitas
Menurut Pasolong dalam Reski (2012), efektivitas pada dasarnya berasal dari kata “efek” dan digunakan istilah ini sebagai hubungan sebab akibat. Efektivitas dapat dipandang sebagai suatu sebab dari variabel lain. Efektivitas berarti bahwa tujuan yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai atau dengan kata sasaran tercapai karena adanya proses kegiatan.
Kata efektivitas tidak dapat disamakan dengan efisiensi, karena keduanya memilki arti yang berbeda walaupun dalam berbagi pengunaan kata efisiensi lekat dengan kata efektivitas. Efisiensi mengandung pengertian perbandingan antara biaya dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan pencapaian tujuan. Kamus Ilmiah Populer mendefinisikan efektivitas sebagai ketepatan penggunaan, hasil guna atau menunjang tujuan. Efektifitas merupakan salah satu dimensi dari produktivitas, yaitu mengarah kepada pencapaian unjuk kerja yang maksimal, yaitu pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu.
8 Robbins dalam Reski (2012), memberikan definisi efektivitas sebagai tingkat pencapaian organisasi dalam jangka pendek dan jangka penjang. Maksudnya adalah efektivitas merupakan suatu standar pengkuran 10 untuk menggambarkan tingkat keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Gie dalam Reski (2012), mengemukakan definisi bahwa,
“efektivitas yaitu suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu efek/akibat yang dikehendaki”.
Secara nyata Stoner dalam Reski (2012), menekankan pentingnya efektivitas dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Menurut Mullins dalam Reski (2012),, efektif itu harus terkait dengan pencapaian tujuan dan sasaran suatu tugas dan pekerjaan dan terkait juga dengan kinerja dari proses pelaksanaan suatu pekerjaan.
Menurut H. Emerson dalam Reski (2012 memberikan definisi bahwa efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang ditentukan sebelumnya”. Sedangkan Georgopolous dan Tannenbaum dalam Reski (2012), mengemukakan bahwa efektivitas ditinjau dari sudut pencapaian tujuan, dimana keberhasilan suatu organisasi harus mempertimbangkan bukan saja sasaran organisasi tetapi juga mekanisme mempertahankan diri dalam mengejar sasaran dengan kata lain, penilaian efektivitas harus berkaitan dengan masalah sasaran maupun tujuan.
9 Upaya mengevaluasi jalannya suatu organisasi, dapat dilakukan melalui konsep efektivitas. Konsep ini adalah salah satu faktor untuk menentukan apakah perlu dilakukan perubahan secara signifikan terhadap bentuk, atau manajemen organisasi. Dalam hal ini efektivitas merupakan pencapaian tujuan organisasi melalui pemanfaatan sumber daya yang dimiliki 11 secara efisien, ditinjau dari sisi masukan (input) maupun keluaran (output). Suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dikerjakan dengan benar dan sesuai dengan prosedur, sedangkan efektif bila kegiatan bila kegiatan tersebut dilaksanakan dengan benar dan dapat memberikan hasil yang bermanfaat.
Selanjutnya Martani dan Lubis dalam Reski (2012), menyatakan bahwa : “Dalam setiap organisasi, efektivitas merupakan unsur pokok aktivitas untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan kata lain suatu organisasi disebut efektif apabila tercapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya”.
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang menjadi penekanan dari pengertian efektivitas berada pada pencapaian tujuan. Ini berarti dapat dikatakan efektif apabila tujuan atau sasaran yang dikehendaki dapat tercapai sesuai dengan rencana semula dan menimbulkan efek atau dampak terhadap apa yang diinginkan atau diharapkan.
10 II.1.1.2 Ukuran Efektivitas
Tingkat efektivitas dapat diukur dengan membandingkan antara rencana atau target yang telah ditentukan dengan hasil yang dicapai, maka usaha atau hasil pekerjaan tersebut itulah yang dikatakan efektif, namun jika usaha atau hasil pekerjaan yang dilakukan tidak tercapai sesuai dengan apa yang direncanakan, maka hal itu dikatakan tidak efektif.
Lubis dan Huseini dalam Reski (2012), menyatakan efektifitas sebagai konsep yang sangat penting dalam organisasi karena menjadi ukuran keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Karenanya, pengukuran efektifitas bukanlah hal yang sederhana mengingat perbedaan tujuan masingmasing organisasi dan keragaman tujuan organisasi itu sendiri.
Lebih lanjut, Lubis dan Huseini dalam Reski (2012), menyebutkan 3 (tiga) pendekatan utama dalam pengukuran efektifitas organisasi, yaitu :
1. Pendekatan sumber (resource approach) yakni mengukur efektivitas dari input. Pendekatan mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh sumber daya, baik fisik maupun non fisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2. Pendekatan proses (process approach) adalah untuk melihat sejauh mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi.
11 3. Pendekatan sasaran (goals approach) dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana.
Dari ketiga pendekatan tersebut dapat dikemukakan bahwa efektivitas organisasi merupakan suatu konsep yang mampu memberikan gambaran tentang keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasarannya. Dalam hal ini penulis menggunakan pendekatan proses (process approach) untuk mengukur Efektivitas Temu Balik Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Utara. Pendekatan proses (internal process approach), menganggap efektivitas sebagai kegiatan dan proses internal organisasi yang berjalan dengan lancar. Pendekatan proses (process approach) melihat kegiatan internal organisasi dan mengukur efektivitas melalui indikator pengelolaan arsip yang efektif.
II.1.2 Konsep Arsip
II.1.2.1 Pengertian Arsip
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya ; surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan,
12 daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.
Menurut Weisinger dalam Muhidin (2016) Arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau yang telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam organisasi.
Menurut Read dan Ginn dalam Muhidin (2016) Arsip adalah informasi yang tersimpan dengan media atau karakteristik tertentu, yang dibuat atau diterima oleh organisasi sebagai bukti operasi dan memiliki nilai yang membutuhkan retensi untuk jangka waktu tertentu.
Selanjutnya Maulana dalam Wursanto (1991) menjelaskan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapat berwujud surat-menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh tiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1, yaitu :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
13 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
14 Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.
II.1.2.2 Karakteristik Arsip
Arsip yang baik adalah arsip yang yang dapat dijadikan sebagai bahan pertanggung-jawaban dan alat pembuktian yang sah. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam UU No. 43 tahun 2009 ciri-ciri arsip yang baik adalah sebagai berikut :
1. Keaslian, yaitu memiliki struktur (format fisik dan susunan atau format intelektual), isi (data, fakta, informasi yang direkam), dan konteks (lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip), yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
2. Kelengkapan atau utuh, yaitu terjaganya kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan dan pengubahan informasi atau fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip
3. Ketercepayaan, yaitu isinya dapat dipercaya dan akurat karena merespresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan dan selanjutnya.
15 4. Kebergunaan, yaitu arsip dapat diketahui tempatnya, ditemukan kembali, disajikan, berhubungan dengan transaksi yang menghasilkan
II.1.2.3 Jenis Arsip
Menurut Muhidin (2016) berdasarkan fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Yang termasuk kedalam arsip dinamis, yaitu :
1. Arsip vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
2. Arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus;
3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tlah menurun.
Adapun arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.arsip statis ini tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Dalam kaitan ini, penyelenggaraan kearsipan wajib melakukan kegiatan
16 pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan, dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
II.1.2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Menurut Saransi (2014) Manajemen arsip aktif adalah suatu pengelolaan arsip yang diciptakan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan teknis/substantif dan kegiatan administrasi/fasilitatif. Dalam mewujudkan suatu manajemen arsip artif yang efektif, sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai :
1. Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi atau gabungan/kombinasi
2. Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan 3. Prioritas penanganan arsip
4. Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file 5. Pemilihan peralatan kearsipan
6. Implementasi sistem penelusurun file
7. Lamanya arsip disimpan dalam suatu sistem (jadwal retensi arsip) dari penilaian arsip
8. Teknologi yang digunakanuntuk mendesain dan mengoperasikan sistem penyimpanan arsip
Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul dalam melaksanakan manajemen arsip aktif ini adalah arsiparis atau staf yang berwenang dan bertanggung jawab perlu menerapkansikap keterbukaan untuk menerima informasi serta bersifat inovatif dalam menghadapi
17 perubahan, baik yang ada dilingkungan pekerjaan maupun didalam kehidupan sosial masyarakat.
Saransi (2014) menjelaskan bahwa penataan arsip aktif dilingkungan pemerintah provinsi adalah sebagai berikut:
1. Penataan/pengelolaan arsip aktif dilaksanakan disetiap unit pengolah/seksi/sub bidang/sub bagian/bidang/bagian disetiap SKPD 2. Penataan/pengelolaan pengelolaan arsip aktif dilaksanakan disetiap
unit pengolah/seksi/sub bidang/sub bagian/bidang/bagian dibina oleh sekretariat masing-masing SKPD (dalam hal ini sekretarian SKPD berfungsi sebagai unit kearsipan SKPD).
3. Penataan berkas disetiap unit pengolah/seksi/sub bidang/sub bagian/bidang/bagian bertujuan untuk menyimpan dan menyelamatkan memori kegiatan dan memori unit pengolah.
Kegiatan didalam pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi :
1. Penciptaan
2. Pengklasifikasian arsip
3. Penyimpanan dan pemberkasan arsip
II.1.2.5 Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Mengingat pentingnya arsip dinamis aktif bagi kehidupan suatu organisasi maka sudah menjadi kewajiban bagi organisasi untuk senantiasa berupaya melaksanakan administrasi kearsipan yang baik.
Oleh karena itu perlu diperhatikan faktor-faktor yang dapat menentukan keberhasilan pengelolaan arsip.
18 Menurut Widjaja dalam Utami (2013), faktor-faktor yang menentukan keberhasilan pengelolaan arsip yaitu :
a. Sistem penyimpanan arsip.
b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat.
c. Petugas kearsipan.
d. Lingkungan kerja kearsipan.
Menurut Sugiarto (2005), faktor-faktor yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip meliputi :
a. Pegawai/petugas yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapi b. Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan
arsip
c. Peralatan yang memadai.
d. Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta didukung dengan mesin-mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja pengelolaan arsip.
e. Pemilihan sistem peralatan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas masing-masing melalui prosedur kerja terarah.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa faktor- faktor pengelolaan arsip ada lima yaitu: sistem penyimpanan, fasilitas arsip yang memenuhi syarat, petugas kearsipan, lingkungan kerja kearsipan, dan keuangan. Kelima faktor tersebut tentunya sangat perlu diperhatikan bagi setiap organisasi yang melakukan kegiatan administrasi mengingat nilai guna, fungsi dan peranan arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi tersebut. Sehingga dengan begitu organisasi terkait dapat berupaya menyelenggarakan manajemen kearsipan yang baik.
19 Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya mengenai faktor- faktor tersebut, seperti yang diuraikan berikut ini
a. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip memiliki pengaruh yang besar untuk mempermudah dalam penemuan kembali suatu arsip dengan cepat apabila dibutuhkan, agar penyimpanan arsip dapat ditata dengan baik maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan penyimpanan arsip secara efektif.
Menurut Sugiarto (2005), sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
Menurut Widjaja dalam Utami (2013), “Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara tepat”.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan arsip memiliki pengaruh yang besar dalam keberhasilan pengelolaan arsip. Menurut Wursanto (2004), penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
20 1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3) Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan.
Menurut The Liang Gie (2009), dikenal lima sistem penyimpanan dalam kearsipan, yaitu :
a. Penyimpanan menurut abjad (alphaberic filing) b. Penyimpanan menurut pokok (subject filing) c. Penyimpanan menurut wilayah (geographic filing) d. Penyimpanan menurut nomor (numerical filing) e. Penyimpanan menurut tanggal (chronological filing)
Penjelasan mengenai kelima sistem penyimpanan arsip tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1) Sistem penyimpanan abjad merupakan penyimpanan arsip yang berpedoman pada urutan abjad. Kode penyimpanan arsip menggunakan huruf A sampai Z sebagai heading atau kepala. Sistem penyimpanan ini tergolong sederhana, penyimpanan arsip dilakukan dengan berdasarkan urutan abjad dari namanama orang atau nama organisasi pada kepala surat yang tercantum dalam warkat. Petugas
21 arsip tidak perlu membutuhkan alat bantu dalam menemukan kembali arsip atau warkat, tetapi langsung dapat mencarinya pada tempat penyimpanan dengan cepat daripada kalau semua warkat dicampur adukkan.
2) Sistem penyimpanan pokok soal atau subjek merupakan sistem penyimpanan arsip yang dilakukan menurut isi suratatau urusan yang termuat dalam tiap arsip. Penggunaan dalam sistem ini yaitu dengan menentukan terlebih dahulu masalah atau persoalan yang dihadapi organisasi tersebut dalam kegiatan sehari-hari, misalnya arsip mengenai iklan dikumpulkan atau dihimpun menjadi suatu dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataan “iklan”. Dengan kata lain setelah menentukan masalah kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek, dan dibagi lagi menjadi sub-sub subjek dengan cara membuat daftar indeks. Sistem penyimpanan ini lebih sesuai digunakan pada kantor yang pengelolaan arsip dilakukan secara sentralisasi (terpusat), sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen yang terdiri dari berbagai pokok permasalahan.
3) Sistem penyimpanan wilayah atau geografis merupakan sistem penyimpanan arsip yang dapat disimpan menurut pembagian wilayah.
Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
Penyimpanan dengan sistem ini menggunakan sistemlain seperti sistem abjad, hal in digunakan untuk mengatur urutan-urutan nama- nama langganan atau pengirim, tetapi pengelompokkan utamanya adalah menurut pembagian wilayah. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah di
22 kelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, maupun isi dokumen bersangkutan.
4) Sistem penyimpanan menurut nomor adalah sistem penyimpanan arsip menurut urutan angka-angka dari satuterus meningkat hingga bilangan yang lebih besar tergantung banyaknya jumlah arsip. Sistem nomor pun penyimpann dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Pada sistem ini juga masih harus dibagi menjadi subsub yang lebih khusus, setiap nomor menggandung satu pokok soal sebelum arsip tersebut digunakan.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal atau juga sering disebut dengan sistem kronologi merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini maksudnya dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Jadi sistem ini mendasarkan pada kapan atau tanggal berapa surat itu diterima atau dikirim.
Menurut Sugiarto (2005), sistem penyimpan arsip terdiri dari enam sistem penyimpanan yaitu :
a. Sistem abjad b. Sistem geografis c. Sistem subjek d. Sistem nomor e. Sistem kronologi f. Sistem warna
23 Penyimpanan arsip dibutuhkan faktor efisien dan efektivitas tergantung kebutuhan suatu organisasi tersebut.Oleh karena itu diperlukan suatu azas tertentu dalam penyimpanan arsip agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan sesuai prinsip dasar penyimpanan arsip tersebut.
Menurut Wursanto (2004), dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal tiga macam azas, yaitu:
a. Azas sentralisasi.
b. Azas desentralisasi.
c. Azas campuran (kombinasi).
Dengan adanya kejelasan siapa yang mengelola dan siapa yang bertanggungjawab, maka kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Hal ini juga untuk mengantisipasi saling melempar tanggungjawab dalam pengelolaan arsip yang dapat menyebabkan ketidakefektifan pengelolaan arsip secara umum. Untuk itu diperlukan suatu pengorganisasian arsip dalam kantor dengan menerapkan asas penyimpanan arsip agar penyelenggaraan kegiatan organisasi lebih tertata.
Menurut Sugiarto (2005), penyelenggaraan penyimpanan arsip terbagi atas :
24 a. Azas Sentralisasi
Yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.
b. Azas Desentralisasi
Yang dimaksud dengan pengorganisasian secara desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
c. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing- masing pengolah dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan arsip ada lima yaitu sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem kronologi. Sedangkan sistem penyimpanan tersebut dapat dengan efektif digunakan apabila penggunaan asas penyimpanan arsip sesuai dengan kebutuhan organisasi atau instansi terkait dengan memperhatikan faktor-faktor sistem penyimpanan arsip yang baik.
b. Fasilitas Penyimpanan Arsip
Fasilitas penyimpanan kearsipan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam keberhasilan pengelolaan arsip. Oleh karena itu diperlukan fasilitas yang sesuai dengan syarat. Yang termasuk didalam
25 fasilitas kearsipan yaitu peralatan kearsipan yang biasa dipakai dalam pengelolaan arsip, yaitu : map (folder), guide (sekat petunjuk atau pemisah), tickler file (berkas pengikat), filing cabinet (almari arsip), rak arsip, kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku (catatan agenda,ekspedisi), mesin tulis. Almari besi, dan sebagainnya. Menurut Wursanto (2004), yang termasuk alat-alat kearsipan, yaitu :
1. Map 2. Folder 3. Guide 4. Fiing cabinet 5. Almari arsip 6. Meja
7. Kursi
8. Berkas kotak (box file) 9. Rak arsip
10. Rotary filing
11. Cardex (card index) 12. File yang dapat dilihat
13. Mesin-mesin kantor ( mesin ketik, mesin fotocopy, mesin pengganda, mesin film kecil, mesin baca film kecil, mesin cetak film kecil, mesin baca cetak film kecil, komputer, mesin penghancur kertas, penjepit kertas, pelubang kertas).
Menurut Sugiarto (2005), dalam pemilihan peralatan yang akan dipakai dalam penyimpanan arsip, terdapat beberapa kriteria yang harus diperhatikan, yaitu :
26 a. Bentuk fisik dari arsip yang akan disimpan
b. Frekuensi penggunaan arsip
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan
e. Besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan kemungkinan untuk perluasannya
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
g. Bentuk organisasi, untuk mempertimbangkan kemungkinan perkembangan jumlah arsip yang akan disimpan.
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Menurut Basuki (2003), ada beberapa pertimbangan dalam pemilihan perlengkapan arsip dinamis yaitu:
a. Penyimpanan dan temu balik b. Keperluan ruangan
c. Pertimbangan keamanan d. Biaya peralatan
e. Ongkos operasional penyimpanan
f. Jumlah pemakai yang mengakses arsip dinamis secara langsung a. Karakter fisik arsip dinamis yang disimpan.
Berikut penjelasan fasilitas kearsipan menurut beberapa ahli :
1) Guide (petunjuk dan pemisah)
27 Menurut Wursanto (2004), “guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakansebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip”.
Menurut Sugiarto (2005), “guide mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file”.
Menurut Barthos (2007), mengemukakan bahwa Guide merupakan penunjuk, tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya segi empat panjang lazimnya dibuat dari kertas setebal kurang lebih 1 cm. ukurannya panjang 33-35 cm, tinggi 23-24 cm.
Guide ini terdiri dari dua bagian, yaitu: bagian yang menonjol yang disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks kualifikasi dan badan guide.
2) Folder
Menurut Bathos (2007), folder ialah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, hanya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm.
Menurut Wursanto (2004), “folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau
28 untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file/filing cabinet”.
Menurut Basuki (2003), “folder adalah kontainer (container) yang digunakan untuk menyimpan korespondensi atau dokumen dalam berkas”.
3) Lemari arsip (filing cabinet)
Menurut Wursanto (2004), “filing cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkasberkas atau arsip”.
Menurut Barthos (2007), filing cabinet atau lemari arsip, yaitu lemari yang dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guideguidenya. Lemari arsip ada yang terbuat dari kayu dan ada pula dari logam, yang terbaik dan dianjurkan untuk dipergunakan ialah yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis.
4) Rak arsip
Menurut Wursanto (2004), “rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip”.
Menurut Basir Barthos (2007), rak arsip yaitu rak arsip untuk menyimpan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan. Ukuran tinggi ruangnya 35 cm, lebar 38-40 cm,
29 dan panjangnya disesuaikan dengan ruangan yang tersedia. Penataan berkas pada rak arsip susunannya vertikal ke samping dari kiri ke kanan.
Menurut Sulistyo Basuki (2003), rak arsip yaitu : “Tempat penyimpanan yang paling digunakan adalah rak terbuka terdiri atas dua bagian, saling bertolak belakang untuk memaksimalkan penggunaan ruangan. Ukuran panjang rak 5,2 meter dan tinggi 3,04 meter”.
Menurut Keputusan Kepala ANRI Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruangan Penyimpanan Arsip Inaktif. “jarak antar rak dan tembok 70 cm- 80 cm, jarak antar rak 100cm-110cm. rak arsip sebaiknya terbuat dari metal dan tidak mudah berkarat”.
5) Boks arsip
Menurut Wursanto (2004), “berkas kotak atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai 36 warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat ditempatkan pada rak arsip”.
Menurut Barthos (2007), “boks arsip terbuat dari kertas tebal (karton) tertutup, ukuran boks arsip yaitu panjang 37,5 cm, lebar 3 cm dan tinggi 26,5 cm. Disisi depan ada keterangan untuk memasang judul arsip yang disimpan”.
Menurut Basuki (2003), “boks atau boks karton untuk menyimpan arsip dinamis berukuran panjang 40 cm, lebar 32 cm, dan tinggi 27 cm.
Boks harus kuat dan mudah dipasang”.
30 Menurut Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip, yaitu sebagai berikut :
Boks arsip terbuat dari karton yang terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas linear sebagai penyekatnya.
Klasifikasi ukuran boks arsip ukuran kecil panjang 37 cm, lebar 9 cm dan tinggi 27 cm. Boks arsip memiliki lubang ventilasi udara dengan diameter 3 cm untuk boks besar dan 2 cm untuk boks kecil. Warna dasar boks arsip ditentukan yaitu coklat, coklat muda dan warna lain yang tidak menyilaukan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa fasilitas penyimpanan arsip digunakan untuk member kelancaran dalam kegiatan pengelolaan arsip. Fasilitas arsip tersebut meliputi map atau stopmap, folder, guide, filing cabinet, almari arsip, spindle, rak arsip, mesin-mesin kantor. Adapun pertimbangan yang diperlukan dalam pemilihan 37 fasilitas arsip yaitu dipertimbangkan dari segi materi maupun kebutuhan dan keamanan.
6) Ruangan penyimpanan arsip
Fasilitas yang paling pokok dalam pengelolaan arsip adalah ketersediannya ruangan penyimpanan arsip, karena penempatan untuk menyimpan arsip sangat membutuhkan ruang yang sesuai dengan sayarat. Sedangkan ruangan haruslah kering dan tidak terkena sinar matahari secara langsung agar arsip-arsip tidak cepat rapuh karena paparan sinar matahari.
31 Menurut Wursanto (2004), yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah rungan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
a. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, ruangan agar dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab aturlah suhu udara dalam ruangan berkisar antara 65% sampai 75%F dan kelembaban udara sekitar 50% dan 65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65%, dalam waktu yang relative singkat arsiparsip akan rusak. Untuk mengatur kelembaban udara dan temperatur udara dapat dipasang AC, yang dihidupkan selama 24 jam terus menerus AC, selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara, juga bisa untuk mengurangi banyaknya debu.
b. Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari di samping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu membasmi musuh- musuh kertas arsip.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. Untuk mencegah kemungkinan adanya serangan api, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Tidak diperkenankan merokok, siapa saja yang ada di dalalm ruangan penyimpanan arsip.
32 b. Tidak diperkenankan menyalakan, menggunakan atau membawa
korek api di dalam ruangan penyimpanan arsip.
c. Menempatkan alat-alat pemadam kebakaran di tempattempat yang strategis.
d. Gedung atau ruang penyimpanan arsip hendaknya jauh dari tempat- tempat penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar.
e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air.
f. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama/serangan perusak/pemakan kertas arsip.
g. Lokasi ruang/ penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat- tempat industri, sebab polusi udara sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertaskertas arsip. Untuk mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara.
h. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.
Menurut Barthos (2007), menyatakan bahwa tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi yang baik.Buatlah jendala-jendala, pintu-pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari.Penting pula jendela-jendela, pintupintu diberi jarring kawat yang halus, disamping berguna untuk menyaring udara masuk, juga penting untuk menjaring serangga, hewan-hewan kecil. Aturlah suhu udara berkisar antara 65˚F sampai 75˚F, dan kelembaban udara sekitar 50˚ dan 60˚.Jagalah pula agar dinding lantai dan ruangan tidak berlubanglubang atau retak. Perlu pua memasang AC yang dipasang selama 24 jam terus
33 menerus, AC ini berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa fasilitas yang digunakan dalam proses penyelenggaraan kearsipan harus memiliki kualitas dan mutu yang baik, agar arsip yang disimpan dapat terjaga keawetan baik dari segi fisik maupun dari segi informasi yang terkandung didalamnya. Sedangkan ruang penyimpanan arsip harus diatur baik segi penataan arsip maupun dari segi kelembaban dan temperatur udara.
Ruangan yang terlalu lembab maupun terlalu kering dapat merusak keawetan arsip, oleh karena itu bila akan membangun tempat penyimpanan arsip, pilih lokasi yang jauh dari keramaian, buatlah jendela- jendela yang dipasang kawat halus agar debu dan serangga tidak masuk, jendela dan pintu baiknya menghadap kearah utara dan selatan agar arsip tidak terkena sinar matahari secara langsung untuk mengantisipasi kerusakan arsip akibat sinar matahari yang berlebihan.
c. Petugas Kearsipan
Petugas kearsipan biasanya disebut arsiparis. Seorang petugas yang profesional tentunya sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pengelolaan arsip, sedangkan petugas yang kurang cakap, kurang rajin dan jumlah personil yang kurang tentu akan menghambat kelancaran pekerjaan organisasi.
34 Menurut Gie (2009), untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu:
a. Ketelitian
Pegawai dapat membedakan perkataan-perkataan, namanama atau angka-angka, untuk itu disamping mempunyai jiwa yang cermat harus pula mempunyai mata yang sempurna.
b. Kecerdasan
Pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.
c. Kecekatan
Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Terlebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari berkasnya secara cepat.
d. Kerapian
Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.
Sedangkan menurut Widjaja dalam Utami (2013), terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh petugas kearsipan, yaitu:
35 a. Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah
surat menyurat dan arsip
b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk intansinya, yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.
c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan
d. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.
e. Berkepribadian yakni memilki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Sedangkan seorang pegawai arsip menurut Wursanto (2004), sebaiknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Tekun dalam melaksanakan tugasnya.
b. Kreatif.
c. Tidak mudah bosan.
d. Mampu memegang atau menyimpan rahasia kantor.
e. Peramah.
f. Sopan santun.
g. Mampu mengadakan hubungan dengan semua pihak h. Teliti.
i. Penuh kesabaran.
j. Tidak emosional.
k. Dapat dipercaya atau jujur.
l. Penuh rasa tanggungjawab.
m. Memiliki skill atau keahlian dalam bidang kearsipan.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menjadi seorang petugas harus mempunyai ketrampilan atau keahlian
36 dalam bidang kearsipan, tekun dalam melaksanakan atau menyimpan rahasia kantor, ramah, sopan, santun, mampu mengadakan hubungan dengan semua pihak, teliti, penuh kesabaran, jujur, dan penuh rasa tanggung jawab.
d. Lingkungan Kerja Arsip
Lingkungan kerja arsip yang memadai dapat dilakukan dengan memperhatikan hal-hal yang mempengaruhinya, yaitu cahaya, suhu, udara, suara, warna, serta kebersihan lingkungan. Apabila keempat hal tersebut dapat diciptakan dengan baik maka akan berpengaruh pada efisiensi kerja pegawai.
Menurut Gie (2009), mengemukakan bahwa cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan dan matanya tidak lekas lelah. Suhu udara yang harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimum 16˚C atau sama dengan 61˚F.
Udara tropik yang panas dan lembab mempunyai pengaruh menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang.
Apabila udara terlalu panas akan membuat petugas arsip mudah mengantuk, kondisi badan cepat lelah dan kurang bersemangat dalam bekerja. Oleh karena itu, suhu udara di ruang pengelolaan arsip harus diatur dan ditata sesuai dengan kebutuhan.
37 Suhu udara sangat berpengaruh pada arsip-arsip dan petugas kearsipan, udara yang panas dan lembab akan berpengaruh terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang. Selain itu penggunaan warna yang tepat akan memberikan pengaruh positif terhadap efisiensi kerja pegawai. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang kerja akan menimbulkan kenyamanan dan ketenangan bekerja.
Menurut Gie (2009), mengemukakan bahwa dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara.
Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya berlebihan.
Suara yang berlebihan dan gaduh mengakibatkan konsentrasi kerja pegawai terganggu. Lingkungan kerja yang bersih dan nyaman tentu akan menimbulkan semangat kerja sehingga akan dihasilkan keefektifan kerja. Pengaturan suhu udara dalam ruangan dapat diciptakan dengan adanya air conditioner(AC). Alat ini perlu digunakan karena dengan menggunakan AC dalam ruangan dapat menyedot debu yang dapat menyebabkan rusaknya arsip.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa lingkungan kerja kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam memperlancar pengelolaan kearsipan, baik lingkungan petugas maupun bagi arsipnya sendiri.
38 II.1.2.7 Peminjaman Arsip
Arsip yang telah disimpan sewaktu-waktu dapat diperlukan kembali oleh pihak yang berkepentingan. Oleh Karen itu, pihak yang berkepentingan membutuhkan prosedur, sehingga arsip dapat terjaga keberadaannya. Menurut Effendhie dalam Utami (2013), prosedur peminjaman arsip membutuhkan beberapa langkah, yaitu:
1) Permintaan.
2) Pencarian.
3) Pengambilan arsip.
4) Pencatatan arsip.
5) Pengendalian.
6) Penyimpanan kembali.
Sedangkan menurut Wursanto (2004), dalam peminjaman arsip
“warkat atau arsip yang diperlukan harus diberitahukan oleh yang memerlukan dengan mempergunakan surat pinjam atau kartu pinjam kepada petugas sub bagian kearsipan”.
Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa peminjaman arsip meliputi permintaan, pencarian, pengambilan arsip, pencatatan arsip, pengendalian, penyimpanan kembali. Pencatatan arsip dilakukan dengan mempergunakan surat pinjam atau kartu pinjam arsip.
39 II.1.2.6 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut, karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat bergantung dari beberapa hal.
Menurut Wursanto (2004), “menemukan kembali warkat atau arsip ialah memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”. Menurut Yahmah dalam Utami (2013), kecepatan dan ketetapan penemuan arsip sangat bergantung pada beberapa hal di antaranya :
1) Kejelasan materi yang diminta.
2) Ketepatan klasifikasi yang dipakai.
3) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.
4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.
Menurut Wursanto (2004), agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:
1) Sistem pencarian dokumen harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
40 2) Sistem pencarian dokumen harus didukung dengan peralatan yang
sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap tinggi, cepat, mau dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa penemuan kembali arsip yang baik yaitu dengan waktu tidak lebih dari satu menit, penemuan kembali arsip haruslah cepat, tenaga kearsipan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat tekun, dan memiliki pengetahuan tentang kearsipan, karena penemuan kembali arsip tidak sekedar menemukan kembali fisik arsip melainkan menemukan kembali infomasi yang terkadang didalamnya.
II.1.3 Konsep Sistem Temu Balik Informasi
II.1.3.1 Pengertian Sistem Temu Balik Informasi
Sejak diperkenalkan pertama kali pada tahun 1952 dan mulai diteliti tahun 1961, banyak para ahli memaparkan pengertian sistem temu balik informasi. Lancaster dalam Hardi (2006) mendefinisikan temu kembali informasi sebagai suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah luas untuk mengidentifikasi dokumen yang berhubungan dengan subjek tertentu”. Hal ini berarti bahwa sistem temu balik informasi merupakan jalan menuju perolehan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
41 Sistem temu balik informasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai.
Hasugian (2006) mengemukakan bahwa “pada dasarnya sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieve) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi”.
Sistem temu balik informasi adalah suatu sistem yang mampu melakukan penyimpanan, pencarian, dan pemeliharaan informasi.
Informasi dalam konteks ini dapat terdiri dari teks (termasuk data numerik dan tanggal), gambar, audio, video, dan objek multimedia lainnya”.
Selanjutnya Lancaster dalam Hardi (2006) menyatakan bahwa
“temu kembali informasi sebagai suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah luas untuk mengidentifikasi dokumen yang berhubungan dengan subjek tertentu”. Artinya dalam proses penemuan informasi perlu digunakan istilah-istilah tertentu.
Sedangkan menurut pendapat Tague-Sutcliffe dalam Hasugian (2006) menyatakan bahwa, “tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya”.
Menurut uraian – uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses mencari dan menemu kembalikan dokumen secara efektif dan efisien berhubungan dengan subjek - subjek tertentu.
42 Sistem temu balik informasi merupakan sistem yang mampu melakukan pencarian informasi pada kumpulan dokumen, pencarian dokumen itu sendiri, pencarian metadata untuk dokumen tersebut, atau pencarian teks, suara, gambar, atau data dalam basis data dan pengambilan dokumen yang relevan dari sebuah koleksi dokumen sesuai dengan query pengguna sistem. Input dari suatu sistem temu balik informasi adalah query dari pengguna dan koleksi dokumen atau artikel, dan output-nya adalah dokumen atau artikel yang dianggap relevan oleh sistem. Sistem temu balik informasi ini digunakan untuk mengurangi informasi yang terlalu banyak sehingga sulit untuk dikelola.
Tujuan dari sistem temu balik informasi adalah memenuhi kebutuhan informasi pengguna dengan me-retrieve semua dokumen yang mungkin relevan, pada waktu yang sama me-retrieve sedikit mungkin dokumen yang tak relevan. Sistem temu balik informasi yang baik memungkinkan pengguna menentukan secara cepat dan akurat apakah isi dari dokumen yang diterima memenuhi kebutuhannya.
Beberapa fungsi utama dari sistem temu balik informasi seperti yang dikemukakan Chowdhury dalam Ajjronisa (2012) bahwa ada tujuh fungsi utama sistem temu balik informasi yang antara lain :
1. Untuk mengidentifikasi informasi (sumber informasi) yang relevan dengan bidang-bidang yang sesuai dengan minat dan tujuan komunitas pemakai;
2. Untuk menganalisis isi dari sumber informasi (dokumen);
