Arsip disimpan dengan tujuan untuk menjaga informasi yang terkandung didalamnya, agar sewaktu arsip tersebut dibutuhkan dapat tersedia dengan cepat. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Menurut The Liang Gie (dalam Husnia Pertiwi, 2014) waktu yang diperlukan dalam penemuan kembali arsip tidak lebih dari 1 menit. Maka dari itu, untuk mengetahui terkait dengan penemuan kembali arsip aktif di sekretariat, maka dilakukan wawancara terhadap beberapa narasumber atau informan di Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan.
Berikut ini hasil wawancara terkait dengan penemuan kembali arsip yang dilakukan di Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan.
Sub Bagian Program
Wawancara yang dilakukan terhadap SD selaku Staf di Sub Bagian Program, terkait penemuan kembali arsip, mengemukakan bahwa:
“Sistem penemuan kembali arsip disini masih manual, kita tidak menggunakan sistem apapun, jika kita mencari arsip kita langsung saja mencari arsipnya. Disini juga masing-masing pegawai menyimpan sendiri arsipnya jadi hanya mengandalkan ingatan saja untuk mencari, kami sama sekali tidak ada
85 pencatatan dalam pengarsipan. Waktu yang diperlukan dalam penemuan kembali arsip yaitu 5-6 menit.”
(Wawancara Jumat, 10 November 2017, Pukul 09:36 WITA) Hal tersebut diperjelas oleh HS selaku Kepala Sub Bagian Program., beliau mengemukakan bahwa:
“Sistem penemuan kembali arsip di Sub Bagian Program masih manual, kami tidak menggunakan sistem apapun karena kami kekurangan tenaga yang professional dalam menangani arsip. Sistem yang kami gunakan pun sangat memudahkan dalam artian dokumenya ada, yang sulitnya itu jika dokumennya sudah di pinjam orang, lalu yang meminjam lupa mengembalikan. Itulah yang kita telusuri. Selain itu jika pegawai yang ditugaskan sebelumnya dia dipindahkan, itu akan menyulitkan kami untuk mencari arsipnya karena tidak ada pencatatan hanya mengandalkan ingatan saja. Namun kedepannya kami akan menggunakan sistem elektronik, semua arsip akan dialihmediakan. Sehingga akan memudahkan dalam penemuan kembalinya.
Selanjutnya beliau menjelaskan bahwa:
“Waktu yang kita perlukan dalam penemuan kembali arsipnya yaitu sekitar 10 menit tergantung jika arsipnya tidak di pinjam orang. Jika di pinjam maka akan sangat lama untuk menemukannya”.
(Wawancara Selasa,14 November 2017, Pukul 10:09 WITA) Sedangkan hasil wawancara yang dilakukan di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum dengan informan SM selaku staf yang bekerja kurang lebih dari 10 tahun di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, mengemukakan bahwa:
“Kami tidak menggunakan sistem apapun untuk penemuan kembali arsip, disini masih manual. Tetapi kita mencatatanya dalam buku agenda, nah buku agenda tersebutlah yang kadang-kadang kita gunakan sebagai media untuk mencari arsip. Terkadang juga yang bersangkutan mencari sendiri arsip yang dia butuhkan, karena masing-masing pegawai biasanya menyimpan sendiri arsipnya. Waktu yang dibutuhkan juga tergantung jika arsip tersebut sudah lama (5 atau 10 tahun) maka arsip tersebut ditemukan kurang lebih 2 hari karena tidak adanya pencatatan untuk arsip terdahulu. Sedangkan untuk arsip yang disimpan kurang lebih dari 5 tahun, waktu yang dibutuhkan untuk penemuan arsipnya yaitu 10 menit”.
(Wawancara Kamis. 09 November 2017, Pukul 09:59 WITA) Hal serupa dikemukakan oleh A selaku Kepala Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, mengemukakan bahwa:
86 “Waktu yang dibutuhkan dalam penemuan kembali arsip adalah 10-15 menit tergantung dengan sistem yang digunakan, karena disini kami masih manual, tetapi kedepannya kita sudah berencana penyimpanan arsip itu dalam bentuk elektronik, jadi sudah tidak membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan kembali arsip, kira-kira waktunya tidak cukup 1 menit jika sudah menggunakan sistem elektronik”.
(Wawancara Kamis, 09 November 2017, Pukul 09:29 WITA) Sementara itu, hasil wawancara yang dilakukan di Sub Bagian Keuangan dengan informan FM selaku staf di Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, mengemukakan bahwa:
“Di Sub Bagian Keuangan dalam hal penemuan kembali arsipnya itu masih manual, langsung mencari saja tanpa adanya tahapan-tahapan, karena di sub bagian keuangan ini masing-masing pegawai mengarsipkan dokumen-dokumennya. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari arsip terkadang sekitar 30 menit terkadang juga 1 hari. Hal tersebut disebabkan karena tidak adanya pencatatan di dalam buku mengenai arsip yang disimpan.
(Wawancara Rabu, 08 November 2017, Pukul 11:13 WITA)
Hal yang sama dikemukakan oleh MP selaku Kepala Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, mengemukakan bahwa:
“kami tidak menggunakan sistem apapun dalam pencarian, masih manual. Jika kita membutuhkan arsip kita langsung mencarinya saja karena Arsip yang kami simpan tidak ada yang kami catat, karena masing-masing pegawai di sini menyimpan tersediri arsipnya, dan membutuhkan waktu sekitar 30 menit dalam pencarian.
(Wawancara Rabu, 08 November 2017, Pukul 10:22 WITA)
Dari beberapa hasil wawancara yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa dalam kegiatan penemuan kembali arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan yang meliputi tiga Sub Bagian, yaitu tidak menggunakan sistem apapun, tidak adanya pencatatan dalam penyimpanan arsip sehingga jika melakukan penemuan kembali arsip akan sulit ditemukan
87 karena hanya mengandalkan ingatan saja dan membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu 5-30 menit pencarian bahkan pencarian yang sangat lama itu 1-2 hari. Penemuan kembali arsip yang baik hanya membutuuhkan waktu tidak lebih dari satu menit. Penemuan kembali arsip haruslah cepat karena penemuan kembali arsip tidak sekedar menemukan kembali fisik arsip melainkan menemukan kembali informasi yang terkandung didalamnya.
Waktu yang cukup lama dalam penemuan kembali disebabkan karena sistem yang digunakan dalam penyimpanan dan penempatan arsipnya tidak sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pada tiga Sub Bagian tersebut sebenarnya tidak terlalu memperhatikan waktu lama penemuan kembali arsip, tetapi yang terpenting arsip tesebut ditemukan. Namun hal tersebut harus diperhatikan karena apabila waktu yang digunakan sangat lama maka akan menghambat pekerjaan dalam suatu instansi yang bersangkutan.