i
SKRIPSI
EFEKTIVITAS PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
DI SEKRETARIAT DINAS KESEHATAN
PROVINSI SULAWESI SELATAN
SRI NURMALA SARI
E211 13 725
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
2018
1
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Di Era Globalisasi sekarang ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Suatu organisasi dibentuk karena ada tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut suatu organisasi harus mempunyai wadah atau tempat sebagai kantornya. Setiap kantor memerlukan satu unit yang mengelola sesuatu yang ada hubungannya dengan kegiatan administrasi. Suatu oganisasi pasti akan menghasilkan sebuah surat, formulir, dan laporan yang akan diterima oleh suatu kantor yang pasti berhubungan dengan kearsipan. Segala aktivitas suatu organisasi tidak akan terlepas dari yang namanya arsip.
Tidak ada arsip tidak akan ada administrasi, sebaliknya tidak ada administrasi tanpa kehadiran arsip. Administrasi dapat berjalan dengan baik karena adanya dukungan arsip, sebaliknya arsip akan tercipta seiring dengan adanya aktivitas (administrasi). Semakin banyak aktivitas yang dilakukan maka semakin banyak pula volume arsip yang diciptakan.
Arsip sebagaimana yang tertuang dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, BAB I Ketentuan Umum Pasal 1, ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2 Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun kelangsungan hidup organisasi dikategorikan arsip dinamis. Menurut Ahmad Saransi dalam bukunya “Kearsipan Sulawesi Selatan” (2014:34), arsip dinamis bedasarkan pada kepentingan penggunaanya dibedakan menjadi 2:
1. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan diatas 5-6 kali dalam setahun serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.
2. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dibawah 5-6 kali dalam setahun yang dikelola oleh unit kearsipan.
Arsip bukanlah hal yang diciptakan secara khusus, namun tercipta secara otomatis. Dalam artian tidak ada rekayasa dalam penciptaannya. Dalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan sebagai sumber ingatan, karena karyawan dalam suatu organisasi mempunyai ingatan yang terbatas, sehingga suatu saat arsip berperan sebagai wadah informasi dan barang bukti. Selain itu arsip juga merupakan bahan dasar bagi pimpinan dalam membuat keputusan dan merencanakan kebijakan.
Meskipun arsip dianggap suatu hal yang penting namun sampai saat ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk di atas meja para pegawai dan bahkan ada yang ditumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali.
Penataan arsip dapat dikatakan baik apabila pada saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat, sehingga dapat menunjang kegiatan
3 administrasi yang lebih lancar serta membantu tugas pimpinan membuat keputusan dan merencanakan kebijakan. Penataan arsip aktif dilaksanakan disetiap unit pengolah.
Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya (Perka Anri No. 26 Tahun 2011 Tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik).
Efektivitas penataan arsip pada suatu organisasi atau instansi sangat dipengaruhi oleh pegawai yang ditugaskan menangani arsip pada instansi tersebut, sarana atau fasilitas yang digunakan dalam penataan, serta temu balik arsipnya. Efektivitas dapat diukur dengan membandingkan antara rencana atau target yang telah ditentukan dengan hasil yang telah dicapai, jika hasilnya memuaskan, maka hasil pekerjaan tersebut itulah yang dikatakan efektif. Namun, jika hasil pekerjaan yang dilakukan tidak tercapai sesuai dengan apa yang direncanakan maka hal itu dikatakan tidak efektif.
Menurut Sularso Mulyono (dalam Dani Ari Kusuma, 2010) menyebutkan bahwa penataan mencakup tiga unsur pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak hanya disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh.
Ig. Wursanto dalam bukunya ”Kearsipan 2” (1991:29) mengatakan masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi pemerintah/swasta, yaitu:
4 1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Dari permasalahan di bidang kearsipan yang dikemukakan Ig. Wursanto penyebab adanya permasalahan di bidang kearsipan yaitu kegiatan kearsipan yang tidak dilakukan dengan baik, peralatan yang tidak memadai, tata kerja
5 yang tidak mengikuti perkembangan kearsipan modern, kurangnya pembinaan dan kompetensi pegawai yang di tugaskan di bidang kearsipan.
Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yang memiliki tugas pokok yaitu menyelenggarakan urusan di bidang kesehatan berdasarkan asas sentralisasi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan. Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan terdiri dari 3 Sub Bagian, 4 Bidang, dan 12 Seksi.
Arsip yang tercipta di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan tidak terlepas dari kegiatan yang dilakukan oleh tiap-tiap unit kerja seperti pada Bagian Sekretariat yang membawahi tiga bagian yaitu Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan.
Sub Bagian Program menciptakan arsip yang berhubungan dengan Rekapitulasi anggaran, rencana anggaran dinas, rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan dinas, dan sebagainya.
Sub Bagian Umum Kepegawaian & Hukum menciptakan arsip yang berhubungan dengan surat masuk dan surat keluar serta arsip para pegawai seperti surat lamaran, surat tugas, surat perintah perjalanan dinas, SK pengangkatan, data riwayat hidup pegawai, dan lain sebagainya.
Sub Bagian Keuangan menciptakan arsip yang berhubungan dengan administrasi keuangan. Arsip keuangan berkaitan dengan pengelolaan keuangan mulai dari kegiatan perencanaan sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban.
Berdasarkan observasi awal yang dilakukan oleh peneliti, permasalahan kearsipan yang peneliti temukan di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, yaitu:
6 1. Banyak arsip yang menumpuk di meja para pegawai. Sehingga apabila akan melakukan penemuan kembali pegawai akan sangat lama atau bahkan sulit untuk menemukannya.
2. Peralatan arsip belum memadai, sebagian arsip disimpan dalam lemari kayu, hal ini belum memenuhi standar kearsipan karena jika arsip disimpan dalam lemari kayu akan mudah menimbulkan jamur dan mudah terbakar.
3. Arsip sulit ditemukan dikarenakan sistem penyimpanannya tidak sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan.
4.
Kerangnya pengetahuan pegawai yang ditugaskan menangani arsip tersebut.Berdasarkan atas pemikiran diatas maka penulis tertarik untuk mengetahui sebenarnya “EFEKTIVITAS PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI SEKRETARIAT DINAS KESEHATAN PROVINSI SULAWESI SELATAN”.
I.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan judul dan latar belakang yang telah penulis kemukakan sebelumnya, maka permasalahan yang ingin saya kemukakan adalah bagaimana Efektivitas Penataan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan?
I.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan Efektivitas Penataan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
7
I.4 Manfaat Penelitian
a. Manfaat Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam hal penataan arsip dinamis aktif dan dapat dijadikan referensi bagi peneliti-peneliti lainnya dalam mengkaji kegiatan penataan arsip.
b. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan bahan informasi maupun sebagai bahan masukan bagi berbagai pihak terkhusus dalam penataan arsip yang baik di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
50
BAB III METODE PENELITIAN
III.1 Pendekatan Penelitian
Pada penelitian ini, penulis menggunakan pendekatan Kualitatif dimana dalam penelitian yang dilakukan hanya bersifat deskriptif yaitu penelitian yang memberikan gambaran atau uraian atas suatu keadaan sejernih mungkin, tanpa adanya perlakuan terhadap obyek yang diteliti (Ronny Kountur (2007:54)). Pendekatan kualitatif bertujuan untuk mengungkapkan informasi kualitatif sehingga lebih menekankan pada masalah proses dan makna dengan cara mendeskripsikan suatu masalah.
Jenis penelitian kualitatif deskriptif ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang Efektivitas Penataan Arsip Dinamis Aktif yang meliputi aspek penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
III.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yang berada di Jln Perintis Kemerdekaan Km. 11, No. 128 Tamalanrea, Kota Makassar, Sulawesi Selatan 90245.
III.3 Tipe dan Dasar Penelitian
Tipe penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu tipe penelitian deskriptif. Dimana penelitian deskriptif yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara jelas mengenai masalah-masalah yang diteliti yaitu tentang
51 bagaimana efektivitas penataan arsip yang dilakukan di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
Dasar penelitian yang digunakan adalah pengamatan secara langsung serta wawancara kepada narasumber/informan yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan rumusan masalah penelitian.
III.4 Informan Penelitian
Informan adalah orang-orang yang dapat memberikan informasi tentang bagaimana penataan arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
Informan dalam penelitian ini adalah:
1. Sekertaris Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
2. Kepala Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan. 3. Staf yang mengelola arsip di Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum
Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
III.5 Jenis dan Sumber Data
1. Data Primer
Data primer yaitu data yang diperoleh dan dikumpulkan secara langsung dari hasil wawancara dengan informan yang terkait langsung dengan penelitian tersebut atau narasumber yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan
52 mengenai efektivitas penataan arsip dinamis aktif di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung untuk mendukung penulisan pada penelitian ini melalui dokumen atau catatan-catatan yang ada, arsip-arsip resmi, serta karya ilmiah dari berbagai media yang berkaitan dengan permasalahan penelitian.
III.6 Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data perimer dan data sekunder, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data, yaitu:
1. Observasi
Observasi dilakukan dengan cara mengamati langsung obyek yang merupakan sumber utama data (Ronny Kountur (2007:184)). Observasi merupakan metode penelitian yang menitikberatkan pada pengamatan secara langsung tentang permasalahan yang secara pasti berhubungan dengan permasalahan penelitian.
2. Wawancara
Wawancara adalah suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan kegiatan bertanya dan mendengarkan jawaban langsung dari informan penelitian guna menggali informasi yang relevan untuk penelitian.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang mengkaji dokumen berupa buku, artikel, jurnal, peraturan atau pasal-pasal yang
53 berhubungan dengan penelitian guna melengkapi materi-materi yang berhubungan dengan permasalahan penelitian.
III.7 Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis data deskriptif. Data yang telah dikumpulkan dianalisis secara kualitatif yaitu jenis data yang berbentuk informasi baik lisan maupun tulisan yang sifatnya bukan angka. Data dikelompokkan agar lebih mudah dalam menyaring mana data yang dibutuhkan atau tidak. Setelah dikelompokkan data tersebut penulis jabarkan dengan bentuk teks agar lebih mengerti, setelah itu penulis menarik kesimpulan dari data tersebut sehingga dapat menjawab pokok masalah penelitian.
Dalam melakukan analisis data deskriptif, penulis mengacu kepada tiga tahapan yang dijelaskan Miles dan Huberman dalam Djam’an Satori & Aan Komariah (2009:39), yaitu:
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini melalui observasi langsung, wawancara dan dokumentasi.
2. Reduksi Data
Kegiatan merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dan mencari tema dan polanya. Data yang telah direduksi akan memberikan gambaran lebih jelas dan memudahkan untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya dan mencari apabila diperlukan. Pengumpulan informasi melalui wawancara terhadap narasumber yang cocok/sesuai terhadap
54 penelitian, melaksanakan observasi langsung ke lapangan untuk menunjang penelitian yang dilakukan agar mendapatkan informasi yang diharapkan.
3. Display Data/Penyajian Data
Data yang sudah direduksi maka langkah selanjutnya adalah menyajikan data. Penyajian data sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penyajian data dilakukan dalam bentuk naratif yang bertujuan mempertajam pemahaman penelitian terhadap informasi yang dipilih sehingga makin mudah untuk dipahami. Pada langkah ini, peneliti menyusun data yang relevan sehingga menjadi informasi yang memiliki makna dan memuat hubungan antara fenomena yang terjadi dan untuk menindaklanjuti/untuk mencapai tujuan penelitian guna tercapainya analisis kualitatif yang valid.
4. Penarikan Kesimpulan dan Verifikasi
Tahap akhir yaitu penarikan Kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan mengalami perubahan jika ditemukan bukti-bukti kuat atau data yang diperoleh semakin banyak dan mendukung. Penarikan kesimpulan ini dilakukan secara cermat dengan melakukan verifikasi berupa tinjauan ulang pada catatan-catatan di lapangan sehingga data dapat diuji validasinya.
Reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan menjadi gambaran keberhasilan secara berurutan sebagai rangkaian kegiatan analisis yang tersusun.
55
III.8 Fokus Penelitian
Fokus penelitian adalah pemusatan fokus kepada intisari penelitian yang akan dilakukan. Fokus penelitian merupakan penjelasan dari kerangka pikir. Adapun dalam penelitian ini untuk melihat Efektivitas Penataan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, yang membawahi 3 bagian yaitu Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan.
Penulis mengambil teori dari Hari Lubis dan Martani Huseini (1987) tentang efektivitas dengan menggunakan pendekatan proses untuk melihat efektivitas penataan arsip. Pendekatan proses yang dimaksud adalah proses dari penataan arsip yang diambil dari teori Sularso Mulyono (dalam Dani Ari Kusuma, 2010), dengan indikator penilaian yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
Jika proses dari penataan arsip yang meliputi penyimpanan dan penempatan arsip sudah sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan, serta penemuan kembali arsip sudah cepat dan tepat ditemukan maka penataan arsipnya sudah dapat dikatakan efektif.
68
BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Penataan arsip di suatu organisasai atau instansi bertujuan untuk memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, baik untuk membantu tugas pimpinan maupun kehidupan organisasi. Pada bab ini akan disajikan hasil penelitian melalui wawancara dengan beberapa informan. Selain itu, dilakukan observasi dan dokumentasi secara langsung guna untuk menjamin informasi yang disampaikan sesuai dengan penilaian efektivitas penataan arsip yang meliputi beberapa indikator yaitu Penyimpanan Arsip, Penempatan Arsip, dan Penemuan Kembali Arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan. Namun, terlebih dahulu perlu diketahui prosedur surat masuk dan surat keluar di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.
Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan dilakukan dengan cara sistem buku agenda.
1. Surat Masuk
Tindakan yang dilakukan untuk surat masuk di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yaitu penerimaan surat yang biasanya di terima oleh satpam atau resepsionis, kemudian surat tersebut dibawa ke Sub Bagian Umum untuk di tindak lanjuti, selanjutnya di Sub Bagian Umum melakukan pencatatan di buku agenda. Setelah dilakukan pencatatan surat tersebut didisposisi oleh Sekretaris Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan. Setelah itu surat akan diberikan kepada orang yang dituju didalam instansi atau sub bagian yang dituju. Kemudian suratnya diarsipkan di masing-masing bagian yang telah dituju.
69 2. Surat Keluar
Untuk surat keluar, tindakan yang dilakukan yaitu terlebih dahulu membuat konsep yang dapat dilakukan oleh pimpinan atau orang yang telah ditugaskan untuk membuat surat (konseptor). Selanjutnya surat yang telah diketik dilakukan pencatatan ke dalam buku agenda dan dilakukan penomoran di Sub Bagian Umum. Kemudian surat tersebut ditanda tangani oleh pihak yang berwenang. Setelah ditanda tangani selanjutnya diberi stempel di sebelah kiri tanda tangan tersebut. Setelah itu suratnya dilipat dan dimasukkan kedalam amplop kemudian surat tersebut dikirim ke tempat tujuannya. Surat keluar yang dibuat di dinas kesehatan itu 2 lembar, yang 1 dikirim ke alamat yang dituju sedangkan yang lembar kedua untuk arsip.
V.1 Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat penyimpanan yang dilakukan secara sistematis, dimana arsip disusun secara teratur. Dalam penyimpanan arsip, terlebih dahulu perlu diketahui arsip apa saja yang tercipta dalam suatu organisasi.
Untuk mengetahui arsip apa saja yang tercipta di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yang terdiri dari tiga Sub Bagian, berikut hasil wawancara dilakukan dengan BB selaku Sekertaris Dinas, beliau mengemukakan bahwa:
“Di Sekretariat itu terdiri dari tiga Sub Bagian, yaitu Sub Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan. Arsip yang tercipta di Sub Bagian Program yaitu anggaran perencanaan, penganggaran bidang kesehatan, arsip mengenai monitoring & evaluasi, arsip tentang pembiayaan & jaminan kesehatan. Selanjutnya arsip yang tercipta di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum yaitu arsip mengenai data kepegawaian yakni daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat-surat pengangkatan pegawai, surat tugas. Kemudian di Sub Bagian Keuangan, arsip
70 yang tercipta yaitu laporan keuangan, surat perintah pencairan dana, bukti pembayaran,permintaa pembayaran, bukti pertanggung jawaban”.
(Wawancara Selasa, 14 November 2017, Pukul 15:15 WITA)
Hal yang dikemukakan oleh BB sama dengan yang dikemukakan oleh HS selaku Kepala Sub Bagian Program, A selaku Kepala Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum dan MP selaku Kepala Sub Bagian Keuangan.
Setelah mengetahui arsip yang tercipta di Sekretariat , selanjutnya untuk penyimpanan arsip secara baik dan aman untuk keperluan pengorganisasian, dalam hal ini dikenal tiga asas penyimpanan arsip yaitu Asas Sentralisasi, Asas Desentralisasi, atau Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi.
Untuk mengetahui terkait dengan azas penyimpanan arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, maka dilakukan wawancara terhadap BB selaku Sekertaris Dinas Kesehatan, beliau mengatakan bahwa:
“Di sekretariat masing-masing sub bagian itu menyimpan sendiri arsipnya, masing-masing mengelola arsipnya karena masing-masing mengelolah informasi secara khusus. Kami tidak memusatkan pada 1 unit karena kami kekurangan tenaga yang ahli dalam bidang Kearsipan dan fasilitas kami pun belum memadai.
(Wawancara Selasa, 14 November 2017, Pukul 15:15 WITA)
Setelah mengetahui Azas penyimpanan yang diterapkan di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, maka untuk penataan arsip yang baik di perlukan suatu sistem agar memudahkan dalam menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip diperlukan sewaktu-waktu dipergunakan. Ada beberapa system yang digunakan dalam penyimpanan arsip aktif, yaitu abjad, nomor, masalah, tanggal, dan wilayah.
71 Untuk mengetahui terkait sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, maka dilakukan wawancara terhadap beberapa narasumber atau informan. Hasil wawancara terhadap SD selaku staff di Sub Bagian Program, mengemukakan bahwa:
“Sistem penyimpanan arsip yang kami gunakan di Sub Bagian Program yaitu sistem tanggal yang diurut sesuai tanggal masuk surat dan tanggal keluar surat. Untuk dokumen-dokumen penganggaran, kami menggunakan sistem tahun yang diurut mulai dari tahun terdahulu sampai tahun sekarang”.
(Wawancara Jumat, 10 November 2017, Pukul 09:41 WITA) Hal tersebut diperjelas oleh HS selaku Kepala Sub Bagian Program, mengemukakan bahwa:
“Sistem penyimpanan yang kami gunakan di Sub Bagian Program yaitu sistem manual. Dikarenakan belum ada tenaga khusus untuk menangani dan mengatur bahwa dokumen-dokumen atau arsip-arsip yang ada di sub bagian program, kita hanya menyimpan berdasarkan tanggal dan tahun. Kalau surat masuk dan surat keluar itu berdasarkan tanggalnya sedangkan dokumen-dokumen itu berdasarkan tahun yang diurut berdasarkan dari tahun terdahulu sampai tahun sekarang. Masing-masing pegawai mengerjakan tugas pokok dalam satu tahun berjalan, setelah cukup satu tahun, itu digabung menjadi 1 dokumen tahunan”.
Selanjutnya beliau menjelaskan:
“Sistem penyimpanan tanggal ini dipergunakan karena karena dapat mempermudah staf dalam pencarian arsip, walaupun arsipnya kadang-kadang lama ditemukan”.
(Wawancara Selasa, 14 November 2017, Pukul 10:19 WITA
Selanjutnya wawancara yang dilakukan terhadap SM selaku staff di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, mengemukakan bahwa:
“Sistem penyimpanan yang digunakan di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum yaitu sistem abjad. Itu diurutkan berdasarkan nama pegawai, mulai dari A-Z. sistem ini memudahkan kami untuk menyimpan arsip,
72 misalnya arsip yang berasal dari satu nama yang sama akan berkumpul menjadi satu, sehingga arsipnya cepat ditemukan”.
(Wawancara Kamis,09 November 2017, Pukul 10:03 WITA) Sedangkan wawancara yang dilakukan di Sub Bagian Keuangan, terhadap 2 informan MP selaku Kepala Sub Bagian Keuangan dan FM selaku staf. MP mengemukakan bahwa:
“Di Sub Bagian Keuangan itu menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal/tahun. Namun hal tersebut tidak memudahkan dalam penemuan kembali arsipnya karena di Sub Bagian Keuangan tidak ada pegawai yang professional dalam menangani arsip sehingga penyimpanannya tidak teratur”.
(Wawancara Rabu, 08 November, Pukul 10:22 WITA) Sedangkan FM mengemukakan bahwa:
“Sistem yang kami gunakan yaitu sistem tanggal. Namun disini penyimpanannya tidak teratur karena tidak ada petugas yang professional dalam menangani arsip sehingga masing-masing pegawai menyimpan sendiri arsipnya”.
(Wawancara Rabu, 08 November, Pukul 11:17 WITA) Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa gambar terkait dengan sistem Penyimpanan yang digunakan:
Gambar V.1 Sistem Penyimpanan Arsip di Sub Bagian Program
73 Gambar V.2 Sistem Penyimpanan Arsip di Sub Bagian Umum,
Kepegawaian & Hukum
Sumber : Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Gambar V.3 Sistem Penyimpanan Arsip di Sub Bagian Keuangan
74 Selanjutnya untuk penyimpanan arsip di butuhkan suatu peralatan yang dapat melindungi arsip dari bahaya kerusakan. Peralatan arsip mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam keberhasilan penataan arsip. Ketika peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip sudah memenuhi standar, maka secara otomatis akan mempengaruhi efektivitas penataan arsip.
Untuk mengetahui terkait peralatan apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, berikut hasil wawancara di Sub Bagian Program, SD mengatakan bahwa:
“Peralatan yang kami gunakan disini untuk penataan arsip yaitu odner yang disimpan dillemari arsip yang terbuat dari kaca dan untuk dokumen-dokumen penganggaran kami hanya menyusunnya di dalam lemari yang terbuat dari kayu. Kami menyadari bahwa hal ini masih jauh dari yang seharusnya arsip itu disimpan dalam lemari yang terbuat dari bahan baja agar terhindar dari kerusakan yang sewaktu-waktu akan timbul akibat penyimpanan arsip yang tidak memadai. Kami juga terkendala masalah pendanaan untuk pengadaan lemari arsip.”
(Wawancara Jumat, 10 November 2017, Pukul 09:43 WITA) Kemudian tanggapan SM di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum mengenai peralatan dalam penyimpanan arsip, mengemukakan bahwa:
“Peralatan yang kami gunakan untuk penyimpanan arsip yaitu filling cabinet yang didalamnya terdapat map gantung yang kami susun berdasarkan sistem abjad, tetapi kami juga masih menyimpan arsip dalam lemari yang terbuat dari kaca dikarenakan pengadaan untuk peralatan arsip belum memadai”.
(Wawancara Kamis, 09 November, Pukul 10:06 WITA) Sementara wawancara yang dilakukan pada FM selaku staf di Sub Bagian Keuangan, mengatakan bahwa:
“Di Sub Bagian Keuangan peralatan yang ada itu filling cabinet, map, dan ada juga ordner. Namun peralatan tersebut belum memadai dikarenakan peralatannya masih sedikit sementara arsip di Sub Bagian Keuangan banyak yang ditumpuk saja diatas meja”.
(Wawancara Rabu, 08 November, Pukul 11:17 WITA) Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa gambar terkait dengan Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip:
75 Gambar V.4 Lemari Kayu
Sumber : Sub Bagian Program Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Gambar V.5 Ordner
76 Gambar V.6 Filing Cabinet
Sumber : Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Gambar V.7 Map Gantung
Sumber : Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
77 Gambar V.8 Lemari Kaca
Sumber : Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Gambar V.9 Filing Cabinet
78 Gambar V.10 Ordner
Sumber : Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Setelah mengetahui peralatan yang digunakan, maka dalam penyimpanan arsip dibutuhkan langkah-langkah untuk menyimpanan arsip. Berikut hasil wawancara terkait langkah-langkah penyimpanan arsip di Sub Bagian Program, SD mengemukakan bahwa:
“Tahapan penyimpanan arsip di Sub Bagian Program itu masih secara manual, jadi dari umum didisposisi terlebih dahulu oleh sekertaris lalu akan di sampaikan ke Sub Bagian Program jika surat yang dituju itu Sub Bagian Program. Kita catat dalam buku agenda lalu menyimpannya didalam ordner”.
(Wawancara Jumat, 10 November 2017, Pukul 09:47 WITA) Kemudian tanggapan SM di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum mengenai langkah-langkah penyimpanan arsip, mengemukakan bahwa:
“Terlebih dahulu kami melakukan pencatatan lalu memeriksa arsip tersebut dalam hal memeriksa kondisi fisik arsip apakah arsip tersebut rusak, tidak lengkap atau arsip tersebut digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan. Dan kami menyimpannya kedalam filing cabinet yang didalamnya terdapat map gantung”.
(Wawancara Kamis, 09 November, Pukul 10:09 WITA) Sementara wawancara yang dilakukan pada FM selaku staf di Sub Bagian Keuangan, mengatakan bahwa:
79 “Tahapan penyimpanannya arsipnya dimulai sejak arsip itu masuk, seperti permohonan pencairan uang, permintaan pembayaran, kwitansi. Semuanya ditata secara berurutan dan masing-masing pegawai mengarsipkan berkas-berkasnya tersendiri tanpa adanya pencatatan, sehingga dalam penemuan kembali arsip itu akan sangat sulit”.
(Wawancara Rabu, 08 November, Pukul 11:19 WITA) Dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi yang telah dilakukan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan dalam penyimpanan arsipnya menggunakan asas desentralisasi yang dimana masing-masing Sub Bagian mengelola atau menyimpan sendiri arsipnya. Sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsipnya juga berbeda-beda Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum yang menggunakan sistem penyimpanan abjad, Sub Bagian Program dan Sub Bagian Keuangan menggunakan sistem penyimpanan tanggal/tahun. Langkah-langkah penyimpanan arsip di Sekretariat tidak berpatokan kepada pedoman apapun. Untuk peralatan yang digunakan dalam menyimpan arsip masih belum memadai. Karena masih ada arsip yang disimpan dalam ordner, lemari kayu, dan lemari kaca. Arsip yang disimpan dalam ordner dapat merusak fisik arsip karena dilakukan pelobangan pada arsip tersebut. Kemudian arsip yang disimpan dalam lemari yang terbuat dari kayu akan membahayakan keselamatan arsip, seperti mudah dimakan rayap, mudah terkena jamur, dan tidak tahan terhadap api jika terjadi kebakaran.
Hal tersebut menjadi kendala dalam penyimpanan arsip yang menyebabkan tidak efektifnya penataan arsip dikarenakan kurangnya peralatan arsip. Hal ini mengakibatkan ada banyak arsip yang tidak disimpan dengan rapi dan ditumpuk diatas meja sehingga menyulitkan pegawai untuk menemukan kembali arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkkan. Jika, peralatan arsip yang digunakan dalam penyimpanan arsip telah memenuhi standar maka akan
80 memudahkan dalam penataan arsip dan memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
V.2 Penempatan Arsip Dinamis Aktif
Penempatan arsip adalah aktivitas penyimpanan arsip kedalam suatu wadah agar mudah ditemukan saat hendak digunakan. Penempatan arsip yang memudahkan dalam penemuan kembali yaitu penempatan Vertikal dan penempatan Lateral.
Berikut hasil wawancara terhadap SD terkait penempatan arsip aktif di Sub Bagian Program, mengemukakan bahwa:
“Penempatan arsip di Sub Bagian Program itu kita tenmpatkan sesuai kebutuhan saja, misalnya penyimpanan dokumen-dokumen penganggaran yang kami tumpuk didalam lemari kayu, ada juga yang kami simpan didalam ordner untuk arsip yang berkaitan dengan surat masuk dan surat keluar.
(Wawancara Jumat, 10 November 2017, Pukul 09:49 WITA) Kemudian menurut SM di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum mengenai penempatan arsip, mengemukakan bahwa:
“Ya bisa kita lihat sendiri, di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum penempatan arsipnya, ada yang kita tempatkan di filling cabinet yang didalamnya ada map gantung, itu kami susun teratur kebelakang, nah ada juga yang disimpan didalam lemari kaca, arsipnya kita simpan didalam ordner”.
(Wawancara Kamis, 09 November, Pukul 10:11 WITA) Sementara wawancara yang dilakukan pada FM di Sub Bagian Keuangan, mengatakan bahwa:
“Bisa kita lihat bagaimana penempatan arsip itu di Sub Bagian Keuangan, ada yang kami ditumpuk saja diatas lemari kayu ada juga yang disimpan dalam ordner yang dideret menyamping, meskipun susunannya tidak terlalu rapi”.
81 Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa gambar terkait dengan Penempatan Arsip Dinamis Aktif:
Gambar V.11 Penempatan Arsip di Sub Bagian Program
82 Gambar V.12 Penempatan Arsip di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum
Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Sumber : Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
83 Gambar V.13 Penempatan Arsip di Sub Bagian Keuangan
Sumber : Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi yang telah dilakukan, maka penulis dapat memperoleh gambaran mengenai penempatan arsip aktif di Sekretariat, yaitu masing-masing Sub Bagian berbeda dalam hal penempatan arsipnya, ada yang Horizontal, Vertikal, dan Lateral. Misalnya penempatan arsip yang horizontal itu yang ditumpuk didalam dan diatas lemari kayu akan menyulitkan pegawai untuk menemukan arsipnya dan akan mempengaruhi
84 kondisi arsipnya. Arsip yang disimpan dalam lemari kayu akan membahayakan keselamatan arsip, seperti mudah dimakan rayap, mudah terjena jamur, dan tidak tahan terhadap api jika terjadi kebakaran. Sementara itu arsip yang ditempatkan secara lateral didalam ordner, akan membahayakan arsip tersebut karena kertasnya dilobangi. Hal tersebut tidak bisa dikatakan efektif dalam penempatannya.
V.3 Penemuan Kembali Arsip Aktif
Arsip disimpan dengan tujuan untuk menjaga informasi yang terkandung didalamnya, agar sewaktu arsip tersebut dibutuhkan dapat tersedia dengan cepat. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Menurut The Liang Gie (dalam Husnia Pertiwi, 2014) waktu yang diperlukan dalam penemuan kembali arsip tidak lebih dari 1 menit. Maka dari itu, untuk mengetahui terkait dengan penemuan kembali arsip aktif di sekretariat, maka dilakukan wawancara terhadap beberapa narasumber atau informan di Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan.
Berikut ini hasil wawancara terkait dengan penemuan kembali arsip yang dilakukan di Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan.
Sub Bagian Program
Wawancara yang dilakukan terhadap SD selaku Staf di Sub Bagian Program, terkait penemuan kembali arsip, mengemukakan bahwa:
“Sistem penemuan kembali arsip disini masih manual, kita tidak menggunakan sistem apapun, jika kita mencari arsip kita langsung saja mencari arsipnya. Disini juga masing-masing pegawai menyimpan sendiri arsipnya jadi hanya mengandalkan ingatan saja untuk mencari, kami sama sekali tidak ada
85 pencatatan dalam pengarsipan. Waktu yang diperlukan dalam penemuan kembali arsip yaitu 5-6 menit.”
(Wawancara Jumat, 10 November 2017, Pukul 09:36 WITA) Hal tersebut diperjelas oleh HS selaku Kepala Sub Bagian Program., beliau mengemukakan bahwa:
“Sistem penemuan kembali arsip di Sub Bagian Program masih manual, kami tidak menggunakan sistem apapun karena kami kekurangan tenaga yang professional dalam menangani arsip. Sistem yang kami gunakan pun sangat memudahkan dalam artian dokumenya ada, yang sulitnya itu jika dokumennya sudah di pinjam orang, lalu yang meminjam lupa mengembalikan. Itulah yang kita telusuri. Selain itu jika pegawai yang ditugaskan sebelumnya dia dipindahkan, itu akan menyulitkan kami untuk mencari arsipnya karena tidak ada pencatatan hanya mengandalkan ingatan saja. Namun kedepannya kami akan menggunakan sistem elektronik, semua arsip akan dialihmediakan. Sehingga akan memudahkan dalam penemuan kembalinya.
Selanjutnya beliau menjelaskan bahwa:
“Waktu yang kita perlukan dalam penemuan kembali arsipnya yaitu sekitar 10 menit tergantung jika arsipnya tidak di pinjam orang. Jika di pinjam maka akan sangat lama untuk menemukannya”.
(Wawancara Selasa,14 November 2017, Pukul 10:09 WITA) Sedangkan hasil wawancara yang dilakukan di Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum dengan informan SM selaku staf yang bekerja kurang lebih dari 10 tahun di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, mengemukakan bahwa:
“Kami tidak menggunakan sistem apapun untuk penemuan kembali arsip, disini masih manual. Tetapi kita mencatatanya dalam buku agenda, nah buku agenda tersebutlah yang kadang-kadang kita gunakan sebagai media untuk mencari arsip. Terkadang juga yang bersangkutan mencari sendiri arsip yang dia butuhkan, karena masing-masing pegawai biasanya menyimpan sendiri arsipnya. Waktu yang dibutuhkan juga tergantung jika arsip tersebut sudah lama (5 atau 10 tahun) maka arsip tersebut ditemukan kurang lebih 2 hari karena tidak adanya pencatatan untuk arsip terdahulu. Sedangkan untuk arsip yang disimpan kurang lebih dari 5 tahun, waktu yang dibutuhkan untuk penemuan arsipnya yaitu 10 menit”.
(Wawancara Kamis. 09 November 2017, Pukul 09:59 WITA) Hal serupa dikemukakan oleh A selaku Kepala Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, mengemukakan bahwa:
86 “Waktu yang dibutuhkan dalam penemuan kembali arsip adalah 10-15 menit tergantung dengan sistem yang digunakan, karena disini kami masih manual, tetapi kedepannya kita sudah berencana penyimpanan arsip itu dalam bentuk elektronik, jadi sudah tidak membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan kembali arsip, kira-kira waktunya tidak cukup 1 menit jika sudah menggunakan sistem elektronik”.
(Wawancara Kamis, 09 November 2017, Pukul 09:29 WITA) Sementara itu, hasil wawancara yang dilakukan di Sub Bagian Keuangan dengan informan FM selaku staf di Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, mengemukakan bahwa:
“Di Sub Bagian Keuangan dalam hal penemuan kembali arsipnya itu masih manual, langsung mencari saja tanpa adanya tahapan-tahapan, karena di sub bagian keuangan ini masing-masing pegawai mengarsipkan dokumen-dokumennya. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari arsip terkadang sekitar 30 menit terkadang juga 1 hari. Hal tersebut disebabkan karena tidak adanya pencatatan di dalam buku mengenai arsip yang disimpan.
(Wawancara Rabu, 08 November 2017, Pukul 11:13 WITA)
Hal yang sama dikemukakan oleh MP selaku Kepala Sub Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, mengemukakan bahwa:
“kami tidak menggunakan sistem apapun dalam pencarian, masih manual. Jika kita membutuhkan arsip kita langsung mencarinya saja karena Arsip yang kami simpan tidak ada yang kami catat, karena masing-masing pegawai di sini menyimpan tersediri arsipnya, dan membutuhkan waktu sekitar 30 menit dalam pencarian.
(Wawancara Rabu, 08 November 2017, Pukul 10:22 WITA)
Dari beberapa hasil wawancara yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa dalam kegiatan penemuan kembali arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan yang meliputi tiga Sub Bagian, yaitu tidak menggunakan sistem apapun, tidak adanya pencatatan dalam penyimpanan arsip sehingga jika melakukan penemuan kembali arsip akan sulit ditemukan
87 karena hanya mengandalkan ingatan saja dan membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu 5-30 menit pencarian bahkan pencarian yang sangat lama itu 1-2 hari. Penemuan kembali arsip yang baik hanya membutuuhkan waktu tidak lebih dari satu menit. Penemuan kembali arsip haruslah cepat karena penemuan kembali arsip tidak sekedar menemukan kembali fisik arsip melainkan menemukan kembali informasi yang terkandung didalamnya.
Waktu yang cukup lama dalam penemuan kembali disebabkan karena sistem yang digunakan dalam penyimpanan dan penempatan arsipnya tidak sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pada tiga Sub Bagian tersebut sebenarnya tidak terlalu memperhatikan waktu lama penemuan kembali arsip, tetapi yang terpenting arsip tesebut ditemukan. Namun hal tersebut harus diperhatikan karena apabila waktu yang digunakan sangat lama maka akan menghambat pekerjaan dalam suatu instansi yang bersangkutan.
V.4 Hasil Pengukuran Efektivitas Penataan Arsip
Berdasarkan uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa penataan arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan belum efektif karena dari indikator yang digunakan untuk mengukur efektivitas penataan arsip yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali belum dilakukan sesuai dengan prosedur. Untuk lebih jelasnya penulis akan menggambarkan pengukuran Efektivitas Penataan Arsip di Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan melalui tabel pengukuran sebagai berikut :
88 Tabel V.1 Pengukuran Efektivitas Penataan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat
Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
No Sub Bagian Indikator
Ukuran Efektif Alasan Efektif Tidak Efektif 1 Sub Bagian Program Penyimpanan √ Belum dilakukan sesuai prosedur Penempatan
√ Belum dilakukan sesuai prosedur Penemuan Kembali Arsip √ Belum dilakukan sesuai prosedur 2 Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum Penyimpanan
√ Belum dilakukan sesuai prosedur Penempatan √ Telah dilakukan sesuai prosedur Penemuan Kembali Arsip
√ Belum dilakukan sesuai prosedur
3
Sub Bagian Keuangan
Penyimpanan
√ Belum dilakukan sesuai prosedur Penempatan √ Belum dilakukan sesuai prosedur Penemuan Kembali Arsip
√ Belum dilakukan sesuai prosedur
Sumber : Sekretariat Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan
Tabel diatas menunjukkan bahwa Penataan arsip yang meliputi 3 indikator yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali arsip pada Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum, Kepegawaian & Hukum, dan Sub Bagian Keuangan belum ada yang efektif karena belum dilakukan sesuai dengan prosedur.
