DAFTAR PENGKLASIFIKASIAN AKTIVA TETAP PT. TRAKINDO UTAMA SUMATERA AREA
D. Penentuan Harga Perolehan Aktiva Tetap
Sebagian besar perolehan aktiva tetap pada PT. Trakindo Utama dilakukan dengan pembelian secara kredit dan tunai. Selain itu perolehan aktiva tetap tersebut
juga dilakukan dengan cara menyewanya dan hasil transfer antar kantor cabang atau departemen. Oleh karena PT. Trakindo Utama Sumatera Area merupakan PT. Trakindo Utama yang mencakup seluruh kantor cabang yang ada di area Sumatera (Medan, Padang, Pekan Baru, Jambi, Palembang, dan Bandar Lampung), maka semua perolehan aktiva tetap pada masing-masing kantor cabang tersebut akan tercatat pada pembukuan perusahaan ini. Begitu juga dengan pencatatan penyusutan dan penghapusan aktiva tetap pada masing-masing kantor cabang.
Harga perolehan menurut PT. Trakindo Utama merupakan harga pembelian aktiva tetap ditambah dengan semua biaya yang wajib dikeluarkan sampai aktiva tersebut siap digunakan dalam operasi normal perusahaan, serta dapat dicatat sebagai bagian dari aktiva tetap. Biaya-biaya perolehan aktiva tetap tersebut, meliputi :
- Biaya pembelian atau biaya sewa aktiva tetap - Biaya pemasangan
- Biaya pengangkutan
- Bea cukai dan pajak lain-lain
- VAT
- Ongkos resmi atau ongkos bayaran lainnya
Berdasarkan kebijakan kapitalisasi yang ditetapkan PT. Trakindo Utama mengenai harga perolehan aktiva tetap meliputi beberapa kategori, yaitu :
a) Harga perolehan aktiva tetap yang kurang dari Rp. 3.000.000,- merupakan beban / biaya dan diubah ke dalam perkiraan OHD 043A.
b) Harga perolehan aktiva tetap antara Rp. 3.000.000 – Rp. 9.999.999,- dicatat sebagai Low Value Asset (Aktiva Bernilai Rendah), dan merupakan kategori aktiva tetap “OWN – LOVAS”.
c) Aktiva yang harga perolehannya lebih dari Rp. 10.000.000,- dikapiltalisasi sebagai aktiva tetap, jika umur ekonomis aktiva tersebut lebih dari satu tahun.
PT. Trakindo Utama dalam melakukan seluruh pencatatan akuntansi yang berhubungan dengan kegiatan operasionalnya menggunakan sistem komputerisasi yang telah dirancang secara khusus, dan setiap proses akuntansi yang terjadi tersebut dilakukan melalui fungsi-fungsi yang berbeda dalam komputer. Hal ini dilakukan untuk memudahkan perusahaan dalam pencatatan transaksi akuntansi yang terjadi, sekaligus untuk menciptakan pembukuan yang transparan di berbagai kantor cabang, termasuk PT. Trakindo Utama Sumatera Area. Khusus untuk memperoleh aktiva tetapnya, perusahaan ini menggunakan Sistem Aktiva Tetap UFC 2000 yang dilakukan melalui sub-modul / fungsi UFC 2030. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memungkinkan pemprosesan transaksi ini ke dalam sistem, antara lain: Faktur pemasok, Faktur pajak, Daftar Pesanan pembelian Lokal (Local
Purchase Order / LPO), dan IT Permintaan Alat (IT Device Request / IDR) serta
Daftar Permintaan Pengeluaran Modal (Capital Expenditure Request / CER).
Seperti perusahaan-perusahaan lainnya, manajemen perusahaan ini telah menetapkan nomor-nomor khusus sebagai kode akun yang biasa digunakan dalam pencatatan transaksi akuntansi ke dalam ayat jurnal. Setiap akun tersebut memiliki nomor kode yang berbeda-beda. Adapun sebagian kecil nomor-nomor kode akun yang sering digunakan pada PT. Trakindo Utama Sumatera Area sehubungan dengan akuntansi aktiva tetap, antara lain:
Code Number Akun Name
1000 Cash = Kas
1200 Account Receivable = Piutang Usaha
1900 Fixed Asset = Aktiva Tetap
1950 Accumulated Depreciation = Akumulasi Penyusutan
2000 Account Payable = Hutang Usaha
2100 Tax Payable = Hutang Pajak
4075 Revenue-Used-Machine = Pendapatan Penjualan Mesin
7000 8000
Depreciation Expense Income Summary
= Beban Penyusutan = Ikhtisar Laba Rugi
Untuk dapat mengetahui perlakuan akuntansi terhadap perolehan aktiva tetap pada PT. Trakindo Utama Sumatera Area, dibawah ini ada beberapa contoh ilustrasi beserta pencatatan ayat jurnalnya :
1. Pembelian Aktiva Tetap
Berdasarkan sifat barang dan jasa yang diperoleh, proses pembeliaan aktiva tetap perusahaan ini digolongkan seperti, pembelian mobil, dana atau anggaran pembelian aktiva yang bukan disewa, pembelian komputer, dan laini-lain. Adapun pihak-pihak yang berkaitan dalam proses pembelian suatu aktiva tetap, antara lain: User’s Superior, Bagian Finance, GOM / Supp. SVC Mgr. Kepala cabang atau departemen, General Manager, FIN / ADM Director, dan Procurement Departemen PT. Trakindo Utama (departemen bagian pengadaan aktiva tetap pada kantor pusat PT. Trakindo Utama di Jakarta).
Sebagai contoh:
Pada saat melakukan pembelian dengan pihak supplier, faktur pemasok yang diakui sebelumnya diproses dalam modul FA dengan menggunakan UFC 2000, fungsi UFC 2030. Jurnal secara otomatis akan tercatat dalam komputer:
(Dr). 1900.LOC.FA Category. DEPT.CODE xxx
(Cr). 2000.V99FA.APOTH xxx
Ketika PT. Trakindo Utama melakukan pembayaran kepada supplier (dengan istilah
Dummy Vendor), maka:
(Dr). 2000.V99FA.APOTH xxx
(Cr). 2000.Vendor ID.APOTH xxx
Bayar ke kas:
(Dr). 2000.Vendor ID.APOTH xxx
(Cr). 1000.LOC.B99Man2 xxx
2. Pentransferan Aktiva Tetap
Transfer aktiva tetap pada PT. Trakindo Utama dapat dilakukan antar kantor cabang atau antar departemen dalam satu kantor cabang. Transfer aktiva tetap terdiri dari :
a) Transfer aktiva tetap yang terjadi antar golongan perusahaan anak
(subsidiaries), harga perolehan yang dikapitalisasi untuk transfer aktiva
tetap ini sama halnya seperti ketika penjualan aktiva tetap. Dalam pentrasferan aktiva tetap, perusahaan akan mencatat rugi atau laba terhadap selisih antara nilai buku dengan nilai transfer.
b) Transfer internal antar departemen, divisi atau kantor cabang yang ada, atau dengan pihak yang telah diberi kuasa oleh PT. Trakindo Utama. Dalam hal ini tidak ada pengaruh akuntansi perpajakannya.
Sebagai contoh :
1. Mentransfer kategori aktiva tetap “OWNTOOL” dari departemen Service Indirect (HG) ke depertemen Parts Operation (HY) dalam satu kantor cabang yang sama.
Ayat jurnal untuk harga perolehan aktiva tetap:
(Dr). 1900.LOC1.OWNTOOL.HY xxx
(Cr). 1900.LOC2.OWNTOOL.HG xxx
Ayat jurnal untuk beban penyusutan:
(Dr). 1950.LOC1.OWNTOOL.HY xxx
(Cr). 1950.LOC2.OWNTOOL.HG xxx
2. Mentransfer kategori aktiva tetap yang sama dari kantor cabang dan departemen yang berbeda (Deprt. Service Indirect / HG Cab. Medan ke Deprt. Parts Operaion / HY Cab. Pekan Baru).
Maka jurnalnya akan tercatat secara otomatis dalam sistem komputer: Ayat jurnal untuk harga perolehan aktiva tetap:
(Dr). 1900.YG.31.OWNTOOL.HY xxx
(Cr). 1900.YF.34.OWNTOOL.HG xxx
Ayat jurnal untuk beban penyusutan:
(Dr). 1950.YF.34.OWNTOOL.HY xxx
(Cr). 1950.YG.31.OWNTOOL.HG xxx
Selain beberapa contoh pencatatan transaksi akuntansi di atas, pada PT. Trakindo Utama ada lagi transaksi lain yang berhubungan dengan perolehan aktiva tetap. Pencatatan ini merupakan Amandemen Aktiva Tetap, yaitu koreksi yang dilakukan atas perolehan aktiva tetap pertama kali.
Contoh:
Harga perolehan pertama kali aktiva tetap sebesar Rp. 15.000.000,-, karena beberapa alasan yang ada ternyata harga perolehan tersebut salah. Harga yang sebenarnya adalah Rp. 16.000.000,-. Ada selisih sebesar Rp. 1.000.000,- yang harus diproses dalam amandemen aktiva tetap. Maka ayat jurnalnya:
(Dr). 1900.LOC.FA Category.DEPT.CODE Rp. 1.000.000
(Cr). 2000.V99FA.APOTH Rp. 1.000.000