4.11.1. Penentuan respon teknis, target, how much, dan organizational difficulty untuk pengguna (eksternal customer)
Respon teknis (how), target, how much, dan organizational difficulty disusun bersama dengan pihak manajemen UPFK sebagai respon adanya voice of customer dengan mempertimbangkan situasi dan kondisi yang ada saat ini.
Respon teknis yang dibuat untuk menjawab voice of customer dari pengguna adalah:
Tabel 4.11. Tabel respon teknis untuk pengguna
No Respon teknis ( How )
1 Website anggaran selalu di update 2 Relevansi mengenai isi website anggaran 3 Standart produk spesifik dan detail
4 Membuat website mengenai standar produk
5 Menghubungkan standart produk dengan website aggaran 6 Memberikan penjelasan mengenai istilah asing
7 Membuat bukti tertulis
8 Keakuratkan layanan konsultasi
9 Konfirmasi ulang sebelum realisasi produk 10 Relevansi panduan pengisian website anggaran 11 Pembuatan dokumen pendukung proses tender
12 Kerangka kerja dan prediksi waktu penyelesaian produk 13 Mengantisipasi terjadinya uncontrolable factor
Universitas Kristen Petra Tabel 4.12. Tabel tingkat kesulitan, target, dan how much untuk pengguna No Tingkat
kesulitan Target / Goals How Much
1 3
Meningkatkan keakuratan website
aggaran Setiap ada perubahan
2 1 Meningkatkan relevansi isi website
aggaran Setiap tahun anggaran
3 1
Meningkatkan kejelasan dan keakuratan standar produk
Terdapat spesifikasi secara detail
4 2
Meningkatkan kemudahan sosialisasi terhadap standar produk
Terhubung secara Online
5 2
Terdapat standar produk yang akurat pada website anggaran
Terhubung secara Online dengan website anggaran 6 2 Meningkatkan Kejelasan standar
produk Dimengerti oleh
semua pengguna 7 2 Meningkatkan konsistensi pengguna 100% konsisten 8 3
Meningkatkan keakuratan layanan
konsultasi 100% akurat
9 2 Meningkatkan keakuratan desain
produk 100% akurat
10 2
Meningkatkan relevansi panduan
pengisian website anggaran Setiap tahun anggaran 11 2
Mempercepat pembuatan dokumen
pendukung proses tender Seoptimal mungkin 12 2 Meningkatkan ketepatan waktu
penyelesaian produk Tidak ada keterlambatan 13 4
Meningkatkan ketepatan waktu penyelesaian produk
Tidak ada keterlambatan
Respon teknis, target / goal , how much, dan organizational difficulty diatas mempunyai pengertian sebagai berikut:
1. Website anggaran selalu di update
Memiliki pengertian bahwa website anggaran selalu diperbaharui terhadap perubahan-perubahan yang terjadi didalam melakukan proses permintaan sampai dengan realisasi produk selama 1 tahun anggaran. Perubahan-perubahan tersebut adalah perubahan-perubahan yang terjadi terhadap usulan Rencana Anggaran Pengembangan, yaitu: mengenai persetujuan, penolakan, dan sampai dengan realisasi terhadap permintaan pengguna (usulan Rencana Anggaran Pengembangan). Perubahan tersebut kemudian di upload kembali kedalam
Universitas Kristen Petra website anggaran sehingga pengguna dapat melihat perubahan-perubahan atas usulan Rencana Anggaran Pengembangan secara online.
• Target / goal: Meningkatkan keakuratan website aggaran
• How Much: Setiap ada perubahan
• Organizational difficulty: 1
• Organizational probability: 5
Diberikan nilai 1 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan dalam meng-update website anggaran mengenai perubahan RAP dirasakan tidak terlalu sulit. Hal ini sudah diimplamentasikan oleh UPFK tetapi dirasa masih kurang akurat sehingga perlu adanya peningkatan keakuratan terhadap peng-updatean website anggaran.
2. Relevansi mengenai isi website anggaran
Memiliki pengertian mengenai kesesuaian / relevansi isi dari website anggaran terhadap kebutuhan pengguna dan juga kesesuaian prosedur pengisian dengan visi, misi, dan tujuan dari Universitas. Apabila isi dari website anggaran sudah tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna dalam melakukan permintaan produk, maka perlu diadakan perubahan terhadap isi website anggaran. Apabila prosedur pengisian website dirasa sudah tidak relevan lagi dengan perkembangan visi, misi, dan tujuan dari Universitas, maka perlu diadakan perubahan terhadap prosedur pengisian website anggaran.
• Target / goal: Meningkatkan relevansi isi website aggaran
• How Much: Setiap tahun anggaran
• Organizational difficulty: 3
• Organizational probability: 3
Diberikan nilai 3 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan dalam meningkatkan relevansi isi website, UPFK harus berhubungan dengan pengguna dan Universitas untuk mengetahui tingkat relevansi dari website anggaran. Untuk mengubah isi dari website anggaran, UPFK juga harus berhubungan dengan unit lain seperti puskom.
3. Standart produk spesifik dan detail
Universitas Kristen Petra Memiliki pengertian sebagai respon teknis UPFK dalam membuat standar produk untuk produk fisik dan non fisik dengan dilengkapi gambar dan spesifikasi secara lengkap dan detail mulai dari warna, ukuran / demensi, sampai kegunaan dari produk tersebut. Respon teknis ini diberikan dengan tujuan untuk memudahkan pengguna dalam meminta produk UPFK sesuai dengan kebutuhannya.
• Target / goal: Meningkatkan kejelasan dan keakuratan standar produk
• How Much: Terdapat spesifikasi secara detail
• Organizational difficulty: 1
• Organizational probability: 5
Diberikan nilai 1 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan dalam membuat spesifikasi mengenai standar produk dirasa tidak terlalu sulit. Hal ini sudah diimplamentasikan oleh UPFK tetapi dirasa masih kurang mengenai kejelasan dan keakuratan sehingga perlu adanya peningkatan keakuratan dan kejelasan mengenai spesifikasi dari standar produk.
4. Membuat website mengenai standar produk
Memiliki pengertian sebagai komitmen dari manajemen UPFK untuk membuat website mengenai standar produk yang dapat terdistribusikan secara online sehingga memudahkan dalam melakukan sosialisasi terhadap standar produk dan perubahan-perubahan yang terjadi terhadap standar produk tersebut.
Dengan adanya website mengenai standar produk diharapkan dapat memudahkan pengguna untuk mengetahui lebih detail mengenai kebutuhannya dan secara tidak langsung dapat mengurangi terjadinya ketidaksesuaian dari permintaan pengguna
• Target / goal: Meningkatkan kemudahan sosialisasi terhadap standar produk
• How Much: Terhubung secara Online
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan dalam membuat website mengenai standar produk dirasa cukup sulit. Hal ini dikarenakan jumlah anggota UPFK hanya 4 orang dan tidak ada yang memiliki kemampuan
Universitas Kristen Petra khusus dalam menyusun website sendiri. Oleh karena itu, dalam menyusun website standar produk, UPFK harus berhubungan dengan unit lain.
5. Menghubungkan standart produk dengan website aggaran
Memiliki pengertian memasukan data mengenai standar produk kedalam website anggaran. Apabila UPFK sudah memiliki website mengenai standar produk, sebaiknya menghubungkan website tersebut dengan website anggaran sehingga dapat memudahkan pengguna dalam melakukan permintaan terhadap kebutuhannya.
• Target / goal: Terdapat standar produk yang akurat pada website anggaran
• How Much: Terhubung secara Online dengan website anggaran
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan UPFK sudah memiliki standar produk beserta spesifikasinya tetapi dalam memasukan data spesifikasi mengenai standar produk ke dalam website anggaran dirasa cukup sulit. Hal ini dikarenakan jumlah anggota UPFK hanya 4 orang dan tidak ada yang memiliki kemampuan khusus dalam menghubungkan data spesifikasi mengenai standar produk dengan website anggaran . Oleh karena itu, untuk menghubungkan data spesifikasi mengenai standar produk dengan website anggaran, UPFK harus berhubungan dengan unit lain.
6. Memberikan penjelasan mengenai istilah asing
Pengertiannya adalah memberikan penjelasan mengenai istilah-istilah yang dirasa tidak lazim / asing sehingga memudahkan pengguna untuk lebih mengerti mengenai standar produk.
• Target / goal: Meningkatkan kejelasan standar produk
• How Much: Dimengerti oleh semua pengguna
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan UPFK sudah memiliki standar produk beserta spesifikasinya tetapi UPFK belum
Universitas Kristen Petra mengetahui istilah–istilah mana yang dirasa asing oleh pengguna. Sehingga untuk dapat mengetahui istilah mana saja yang dirasa asing oleh pengguna maka UPFK perlu untuk berhubungan dengan pengguna.
7. Membuat bukti tertulis
Pengertiannya adalah membuat bukti tertulis (based on paper) sebagai bentuk konfirmasi mengenai permintaan pengguna. Diharapkan dengan adanya bukti tertulis ini dapat menurunkan ketidakkonsistenan pengguna.
• Target / goal: Meningkatkan konsistensi pengguna
• How Much: 100% konsisten
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan UPFK belum pernah menjalankan prosedur seperti ini. Sehingga untuk implementasinya, UPFK harus merancang sebuah bukti tertulis secara jelas dan mudah dimengerti oleh pengguna sebagai suatu bentuk konfirmasi UPFK kepada pengguna.
8. Keakuratkan layanan konsultasi
Manajemen UPFK telah menyadari bahwa layanan konsultasi merupakan layanan vital. Hasil dari layanan ini merupakan inti dari permintaan terhadap kebutuhan pengguna, sehingga dibutuhkan layanan konsultasi yang sangat akurat untuk mengetahui kebutuhan pengguna. Tingkat keakuratan layanan konsultasi dipengaruhi oleh 2 faktor yaitu: Keakuratan dari UPFK dalam menangkap kebutuhan pengguna dan mengidentifikasikan kedalam bahasa teknis. Selain itu, kejelasan pengguna terhadap kebutuhannya merupakan faktor yang sangat menentukan keakuratan dari layanan konsultasi. Apabila pengguna masih belum jelas mengenai kebutuhannya secara detail maka akan semakin sulit bagi UPFK untuk menangkap kebutuhan pengguna.
• Target / goal: Meningkatkan keakuratan layanan konsultasi
• How Much: 100% akurat
• Organizational difficulty: 3
• Organizational probability: 3
Universitas Kristen Petra Diberikan nilai 3 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan manajemen UPFK merasa sulit dalam memahami seluruh permintaan pengguna terhadap kebutuhannya. Meski sudah sangat sering menjalankan prosedur ini, UPFK masih kerap kali kesulitan untuk mengidentifikasi permintaan pengguna kedalam bahasa teknis seperti gambar dan spesifikasinya yang telah distandarkan dalam standar produk.
9. Konfirmasi ulang sebelum realisasi produk
Konfirmasi ulang kepada pengguna mengenai gambar rencana dan spesifikasi produk yang dibutuhkan oleh pengguna sebelum dilakukan tahap realisasi. Konfirmasi ini dilakukan untuk mencegah adanya ketidaksesuaian antara pengguna dengan UPFK.
• Target / goal: Meningkatkan keakuratan desain produk
• How Much: 100% akurat
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan UPFK sudah melakukan prosedur ini tetapi masih dirasakan kurang akurat. Pada prosedur ini dirasakan kesulitan dalam membuat bahasa teknis dari permintaan pengguna. Oleh karena itu, diperlukan konfirmasi ulang kepada pengguna mengenai gambar rencana dan spesifikasi produk yang telah dibuat.
10. Relevansi panduan pengisian website anggaran
Panduan pengisian adalah cara / panduan dalam mengisi website anggaran. Oleh karena itu, relevansi dari panduan pengisian website sangat perlu untuk dikaji ulang. Apabila terjadi perubahan pada isi website anggaran, maka panduan pengisian dari website anggaran juga harus diubah menyesuaikan dengan isi dari website anggaran.
• Target / goal: Meningkatkan relevansi panduan pengisian website anggaran
• How Much: Setiap tahun anggaran
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Universitas Kristen Petra Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan UPFK berhubungan dengan pengguna untuk mengetahui kejelasan dan relevansi dari panduan pengisian. Selain itu, UPFK juga berhubungan dengan unit lain yang berwenang dalam mengubah data pada website anggaran.
11. Pembuatan dokumen pendukung proses tender
Dokumen pendukung proses tender adalah dokumen mengenai gambar rencana, spesifikasi produk, dan jumlah barang. Lama pembuatan dokumen pendukung cukup mempengaruhi lama dari realisasi produk, karena dokumen pendukung adalah dokumen yang digunakan untuk proses pentenderan.
• Target / goal: Mempercepat pembuatan dokumen pendukung proses tender
• How Much: Seoptimal mungkin
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan UPFK berhubungan dengan pengguna dalam melakukan konfirmasi mengenai gambar rencana, spesifikasi produk, dan jumlah barang. Sebelum UPFK mendapatkan persetujuan pengguna mengenai kesesuaian dokumen pendukung dengan permintaannya maka dokumen pendukung belum dapat dinyatakan siap untuk ditenderkan. Berdasarkan pengalaman UPFK, pembuatan dokumen pendukung proses tender ini tidak memerlukan waktu yang lama apabila kebutuhan pengguna sudah diketahui secara jelas dan akurat pada layanan konsultasi.
12. Kerangka kerja dan prediksi waktu penyelesaian produk
Membuat kerangka kerja dan prediksi waktu penyelesaian pekerjaan sehingga didapatkan prediksi waktu secara tepat dan akurat dalam melakukan realisasi produk.
• Target / goal: Meningkatkan ketepatan waktu penyelesaian produk
• How Much: Tidak ada keterlambatan
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Universitas Kristen Petra Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan prosedur ini sudah dilakukan tetapi masih dirasa kurang tepat sehingga masih sering terjadi keterlambatan penyelesaian produk dengan waktu yang dijanjikan. Penentuan ketepatan waktu penyelesaian produk tidaklah mudah karena berhubungan dengan banyak unit lain sebagai mitra kerja dan rekanan, tetapi prediksi waktu penyelesaian masih dapat dihitung dengan menambahkan toleransi keterlambatan disebabkan oleh faktor-faktor diluar kewenangan UPFK.
13. Mengantisipasi terjadinya uncontrolable factor
Menetapkan faktor-faktor yang tidak dapat dikontrol (diluar kemampuan UPFK) dan dampak dari terjadinya faktor-faktor tersebut. Setelah diketahui dampak dari faktor-faktor yang tidak dapat dikontrol maka dapat diberikan tambahan toleransi batasan waktu untuk faktor-faktor tersebut.
• Target / goal: Meningkatkan ketepatan waktu penyelesaian produk
• How Much: Tidak ada keterlambatan
• Organizational difficulty: 4
• Organizational probability: 2
Diberikan nilai 4 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan UPFK berhubungan dengan banyak unit lain sebagai mitra kerja dan rekanan dalam melakukan realisasi produk. Sangat banyak faktor-faktor diluar kewenangan UPFK yang tidak dapat dikontrol sehingga sangat mempengaruhi ketepatan penyelesaian produk. Oleh karena itu, UPFK harus dapat mengidentifikasikan uncontrolable factor apa saja yang mungkin terjadi dalam melakukan realisasi suatu produk tertentu dan mencari cara untuk melakukan antisipasinya. Apabila antisipasi tidak dapat dilakukan, sebaiknya UPFK menambahkan prediksi waktu untuk penyelesaian pekerjaan dengan perkiraan lama terjadinya uncontrolable factor tersebut.
4.11.2. Penentuan respon teknis, target, how much, dan organizational difficulty untuk mitra kerja (internal customer)
Respon teknis (how), target, how much, dan organizational difficulty disusun bersama dengan pihak UPFK sebagai respon adanya voice of customer
Universitas Kristen Petra dengan mempertimbangkan situasi dan kondisi yang ada saat ini. Respon teknis yang dibuat untuk menjawab voice of customer dari mitra kerja adalah:
Tabel 4.13. Tabel respon teknis untuk mitra kerja
No Respon teknis (how)
1 Pendistribusian RAP secara online
2 Menyamakan persepsi mengenai RAP dengan mitra kerja 3 Pendistribusian Laporan Realisasi Pengembangan secara online 4 Spesifikasi secara detail mengenai realisasi produk
5 Mengikuti perkembangan produk
6 Pelatihan mengenai penyusunan standar produk 7 Bertukar pendapat dengan mitra kerja
8 Rapat bersama mitra kerja
9 Website mengenai standar produk 10 Data stok barang
Tabel 4.14. Tabel tingkat kesulitan, target, dan how much untuk mitra kerja
No
Tingkat
kesulitan Target / Goals How Much
1 2 Meningkatkan kemudahan
pendistribusian RAP Online
2 3 Meningkatkan kejelasan RAP Memiliki kesamaan persepsi 3 2 Meningkatkan kemudahan
pendistribusian LRP online
4 1 Meningkatkan kejelasan LRP Memiliki spesifikasi produk secara detail
5 3
Meningkatkan kompetensi
staf Semaksimal mungkin
6 3 Meningkatkan kompetensi
staf Semaksimal mungkin
7 2 Meningkatkan koordinasi
dengan mitra kerja Sesuai dengan kebutuhan
8 2
Meningkatkan koordinasi
dengan mitra kerja Sesuai dengan kebutuhan 9 2 Memudahkan koordinasi
dengan mitra kerja Online 10 2 Meningkatkan kerakuratan
data pengadaan barang Setiap awal tahun anggaran
Universitas Kristen Petra Respon teknis, target / goal , how much, dan organizational difficulty diatas mempunyai pengertian sebagai berikut:
1. Pendistribusian RAP secara online
Memiliki pengertian bahwa pendistribusian RAP (Rencana Anggaran Pengembangan) kepada mitra kerja lebih baik dilakukan secara online. Hal ini dirasa lebih cepat karena tidak perlu menunggu staf UPFK untuk mengeprint dan mengedarkan RAP. Dengan adanya pendistribusian RAP secara online maka tidak diperlukan lagi untuk meningkatkan kecepatan dan ketanggapan staf dalam mendistribusikan RAP.
• Target / goal: Meningkatkan kemudahan pendistribusian RAP
• How Much: Online
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan prosedur ini sudah dijalankan oleh UPFK tetapi belum terintegrasi dengan mitra kerja secara online. Sedangkan untuk membuat prosedur ini menjadi online, dibutuhkan kerjasama dengan unit lain seperti puskom.
2. Menyamakan persepsi mengenai RAP dengan mitra kerja
Memiliki pengertian bahwa UPFK harus menyamakan persepsi dengan mitra kerja mengenai RAP yang akan direalisasikan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi adanya perbedaan persepsi antara UPFK dengan mitra kerja sehingga dapat memicu terjadinya kesalahan dalam merealisasikan RAP.
• Target / goal: Meningkatkan kejelasan RAP
• How Much: Memiliki kesamaan persepsi
• Organizational difficulty: 3
• Organizational probability: 3
Diberikan nilai 3 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan prosedur non formal ini cukup sulit untuk dilakukan dan sangat berhubungan dengan pengguna dan mitra kerja. UPFK diibaratkan sebagai perantara yang menangkap kebutuhan pengguna dan menterjemahkannya kedalam bahasa teknis yang kemudian disampaikan kepada mitra kerja. Apabila ada perbedaan persepsi antara
Universitas Kristen Petra UPFK dengan mitra kerja dalam merealisasikan barang, maka peluang terjadinya kesalahan akan semakin besar. Oleh karena itu, diperlukan standar produk yang dapat memberikan gambaran secara jelas dengan spesifikasinya secara detail dan juga diperlukan kejelasan gambar rencana, spesifikasi, dan BQ untuk produk fisik ataupun produk pesan.
3. Pendistribusian Laporan Realisasi Pengembangan secara online
Memiliki pengertian bahwa pendistribusian LRP (Laporan Realisasi Pengembangan) kepada mitra kerja lebih baik dilakukan secara online. Hal ini dirasa lebih cepat karena tidak perlu menunggu staf UPFK untuk mengeprint dan mengedarkan LRP. Dengan adanya pendistribusian LRP secara online, maka tidak diperlukan lagi untuk meningkatkan kecepatan dan ketanggapan staf dalam mendistribusikan LRP.
• Target / goal: Meningkatkan kemudahan pendistribusian LRP
• How Much: online
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan prosedur ini sudah dijalankan oleh UPFK tetapi belum terintegrasi dengan mitra kerja secara online. Sedangkan untuk membuat prosedur ini menjadi online, dibutuhkan kerjasama dengan unit lain seperti puskom.
4. Spesifikasi secara detail mengenai realisasi produk
Memiliki pengertian bahwa dibutuhkan adanya spesifikasi secara detail mengenai produk yang telah direalisasikan dan dituliskan kedalam Laporan Realisasi Pengembangan. Kegunaannya adalah untuk membandingkan kesesuaian antara produk yang diminta dengan produk yang direalisasi oleh UPFK. Selain itu, digunakan sebagai data inventarisasi mengenai spesifikasi produk yang pernah direalisasikan.
• Target / goal: Meningkatkan kejelasan LRP
• How Much: Memiliki spesifikasi produk secara detail
• Organizational difficulty: 1
Universitas Kristen Petra
• Organizational probability: 5
Diberikan nilai 1 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan prosedur ini cukup mudah untuk dilakukan. Pada saat UPFK akan merealisasikan produk tersebut, UPFK telah memiliki spesifikasi dari produk tersebut secara detail sehingga yang perlu dilakukan hanya menginformasikan spesifikasi produk yang direalisasikan tersebut kedalam Laporan Realisasi Pengembangan.
5. Mengikuti perkembangan produk
Memiliki pengertian bahwa manajemen UPFK bersama staf sebaiknya selalu mengikuti perkembangan produk yang ada dipasaran. Informasi mengenai perkembangan produk didapatkan melalui brosur, pameran, survei, internet, dan lain-lain. Untuk meningkatkan kompetensi staf, maka perlu untuk mengetahui waktu siklus dari sebuah produk dan perkembangan produk tersebut dipasaran.
• Target / goal: Meningkatkan kompetensi staf
• How Much: Semaksimal mungkin
• Organizational difficulty: 3
• Organizational probability: 3
Diberikan nilai 3 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan jenis-jenis produk yang ada dipasaran sangat banyak dan perkembangannya cukup pesat.
Dirasakan sulit bagi staf UPFK untuk selalu mengikuti perkembangan produk yang ada dipasaran, hal ini dikarenakan jumlah anggota UPFK hanya 4 orang dan semuanya memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup berat. Selama ini, UPFK hanya mengikuti perkembangan produk dari brosur-brosur yang diberikan oleh rekanan.
6. Pelatihan mengenai penyusunan standar produk
Memiliki pengertian bahwa diperlukan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi dari staf UPFK dalam menyusun standar produk. Pelatihan yang dibutuhkan adalah pelatihan mengenai software- software terbaru dipasaran yang dapat mempermudah dalam hal penggambaran desain. Selain itu, dibutuhkan teori-teori penunjang seperti ergonomi untuk membuat sebuah standar produk yang akurat dan sesuai dengan keinginan pengguna.
Universitas Kristen Petra
• Target / goal: Meningkatkan kompetensi staf
• How Much: Semaksimal mungkin
• Organizational difficulty: 3
• Organizational probability: 3
Diberikan nilai 3 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan Universitas sangat jarang mengadakan pelatihan mengenai software-software terbaru dipasaran yang dapat mempermudah dalam hal penggambaran desain. Oleh karena itu, untuk mengikuti pelatihan seperti ini harus dilakukan diluar universitas dan biasanya memiliki keterbatasan pada masalah dana dan persetujuan dari pihak Universitas.
7. Bertukar pendapat dengan mitra kerja
Memiliki pengertian bahwa UPFK harus selalu melakukan pertukaran pendapat dengan mitra kerja sehingga dapat berkoordinasi dengan baik dalam menyusun standar produk ataupun dalam melakukan realisasi terhadap produk yang diminta.
Perbedaan pertukaran pendapat dengan rapat adalah dari segi formalitas dan dari segi banyaknya mitra kerja yang diajak berkoordinasi. Untuk pertukaran pendapat biasanya dilakukan secara non formal, biasanya dilakukan bersama salah satu dari mitra kerja, dan pembahasannya lebih cenderung pada penyusunan.
Sedangkan untuk rapat, biasanya dilakukan secara formal, dilakukan bersama semua mitra kerja, dan pembahasannya lebih cenderung pada pengesahan.
• Target / goal: Meningkatkan koordinasi dengan mitra kerja
• How Much: Sesuai dengan kebutuhan
• Organizational difficulty: 2
• Organizational probability: 4
Diberikan nilai 2 untuk tingkat kesulitan UPFK, dikarenakan prosedur ini cukup mudah untuk dijalankan tetapi tetap harus berhubungan dengan unit lain.
Kendala yang mungkin terjadi adalah menentukan waktu yang tepat untuk meningkatkan koordinasi dengan cara melakukan pertukaran pendapat, karena masing-masing unit memiliki tugas dan kesibukan sendiri. Selain itu, kesulitan lainnya adalah untuk menyatukan berbagai pendapat-pendapat yang ada sehingga
Universitas Kristen Petra dapat menyusun suatu standar produk yang cukup akurat dan dapat merealisasi produk sesuai dengan kebutuhan pengguna.
8. Rapat bersama mitra kerja
Memiliki pengertian bahwa UPFK harus selalu melakukan rapat bersama mitra kerja untuk membahas berbagai macam masalah yang terjadi secara formal.
Ada 2 hal yang biasa dibahas dalam rapat bersama mitra kerja yaitu:
Rapat untuk membahas adanya perubahan standar produk, hal ini mungkin terjadi dikarenakan standar produk yang ada sekarang dirasa sudah tidak relevan untuk digunakan sehingga diperlukan perubahan mengenai standar produk tersebut.
Rapat untuk membahas realisasi produk. Rapat ini dilakukan setiap tahun
Rapat untuk membahas realisasi produk. Rapat ini dilakukan setiap tahun