BAB III PEMBAHASAN
C. Penerapan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi pada
Peranan Electronik Data Processing (EDP) pada Fakultas Ekonomi USU, memiliki kedudukan yang cukup penting. Hal ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya, terutama dalam hal pemrosesan data akuntansi. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka perusahaan ini dalam penyusunan laporan akuntansinya juga tidak terlepas dari standar akuntansi yang telah berlaku secara umum. Guna menghasilkan informasi yang berguna dan selalu tepat waktu bagi berbagai pihak yang kompetisi atas laporan tersebut, maka diperlukan sistem akuntansi yang memadai, yang juga merupakan sistem yang berfungsi sebagai kerangka kerja prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat transaksi yang terjadi, sampai menghasilkan informasi akuntansi yang baik.
Setiap perusahaan umumnya memiliki rencana anggaran dan pertanggungjawaban karena kedudukan laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban dalam perusahaan memiliki posisi yang penting. Sebab laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban tersebut tidak hanya dicermati oleh pihak intern perusahaan, tetapi juga pihak luar yang juga memiliki kepentingan di dalamnya. Pihak luar perusahaan yang dimaksud antara lain seperti kantor pajak untuk pemotongan gaji pegawai sesuai PPh Pasal 21. Pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang terdiri dari Dekan, Pembantu Dekan I , Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III juga memerlukan
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam peusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data
Processing (EDP), maka perusahaan dapat lebih efisien dan efekitif dalam
penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasional perusahaan.
D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Perusahaan
Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer yang disebut dengan Electronik Data Processing (EDP). Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik pihak-pihak yang berkepentingan, maka dipelukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Dalam suatu perusahan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi agar pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.
Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan, 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya,
3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan,
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang bersangkutan dalam hal ini adalah:
1. Bagian administrasi dan keuangan, 2. Bagian biro rektor
Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronik Data Processing (EDP).
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Adapun format dari pemrosesan data akuntansi menggunakan komputer terdapat pada gambar dibawah ini:
Gambar 3.1. Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer (Sumber: Komputer Akuntansi, Sumardi, 2001: 96)
Untuk mengolah data yang ada saat ini Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan software, cobol, dan visual basic, sedangkan paket-paket software lain yang dipakai untuk keperluan administrasi adalah Miccrosoft Exel. Proses data
PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI
Data disusun, dikelompokan dan dimasukan melalui keyboard
Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi
INFORMASI KEUANGAN Laporan Rencana Anggaran, Laporan Pertanggungjawaban, dll DATA AKUNTANSI PENYIMPANAN DATA Dalam Floopy Disk/Hardisk PENAMPILAN DATA Melalui Monitor dan Printer PENAMPILAN DATA Pihak Ketiga dan di Luar Perusahaan INTERN PERUSAHAAN
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang tediri dari:
a. Tutup Buku
Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit kredit serta jumlah saldo akhir bulan. b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program aplikasi ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:
1. rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama.
Fakultas Ekonomi USU dalam penyusunan sistem informasi akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang menjadi tujuan penyusunan :
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
2. Prinsip Aman
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai.
3. Prinsip Murah
Sistem akuntansi disusun dengan biaya yang relatif murah dalam arti manfaat yang akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan.
Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansi/keuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarka. Hal ini menunjukan bahwa pihak manajemen dapat melihat kebijakan-kebijakan apa yang akan diambil untuk menentukan alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.
Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen, perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan, maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
dalam membuat laporan atau pertanggung jawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.
Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Sebagai bahan penyususnan perencanaan kegiatan perusahaan, 2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,
5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat. Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen . Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan dimasa yang akan datang.
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi
Dewasa ini penggunaan komputer telah diakui keunggulan serta keterlibatannya dalam dunia bisnis. Namun demikian, komputer sebagai ciptaan manusia tidak terlepas dari berbagai macam kendala-kendala. Fakultas Ekonomi USU yang telah menggunakan komputer dalam berbagai aktivitasnya juga mengalami kendala-kendala (khususnya dibidang akuntansi) yaitu :
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
1. Saldo kesalahan dalam menginput kode akun tutup buku dan pemindahan Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya kombinasi angka dari akun yang diinput, dimana kesalahan ditemukan pada saat laporan telah dicetak dan diperiksa kembali. Karena itu seorang user harus kembali ke file bulan sebelumnya dan memperbaiki kesalahannya, dimana pada saat kembali ke file sebelumnya pengimputan dan proses data dimulai dari awal lagi.
2. Saat mencetak mutasi gabungan sering terjadi kemacetan pada komputer Hal ini terjadi karena kemungkinan bytes dalam memori telah penuh. Sebagai jalan keluarnya maka laporan bulanan sebelumnya telah ada di backup dan dihapus, dengan catatan data yang dihapus adalah data yang terdapat pada laporan sebelumnya.
3. Komputer terkena virus
Dimana dalam hal ini dapat mengakibatkan program tidak jalan maka sebagai jalan keluarnya pemeliharaan lebih ditingkatkan lagi, sehingga aktivitas tidak terkendala lebih lama. Selain itu kendala-kendala yang tidak terduga bisa saja terjadi, misalnya gangguan petir yang dapat menghambat pengimputan atau pemrosesan data.
Kendala yang ada selama ini dapat mempengaruhi internal kontrol yang ada diperusahaan. Kesalahan pada pengimputan kode akun, kemacetan komputer dan komputer terkena virus menyebabkan pemrosesan data menjadi terkendala sehingga informasi yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lambat dan tidak akurat. Akibatnya, laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban, dokumen, dan laporan lainnya tidak dapat diandalkan.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Dimana, bila sistem pengamanan data dan aktiva tidak baik maka kemungkinan data dan aktiva tersebut akan habis dicuri. Karena itu bagian akuntansi atau bagian keuangan sangat mempunyai dampak yang berarti terhadap cara pengorganisasian perusahaan, pengambilan keputusan dan pendayagunaan fungsi akuntansi.
Salah satu dampak terhadap fungi akuntansi ialah bahwa fungsi tersebut harus membagi tanggung jawab terhadap aktivitas yang bervolume besar, sehingga pegawai bagian pembukuan lebih dilibatkan pada aktivitas perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Dengan kata lain, tanggung jawab semakin ditransfer ke fungsi sistem informasi, fungsi akuntansi akan menjadi informasi dalam kaitannya dengan output informasi tersebut. Dampak lain yang dapat kita lihat adalah komputer memberikan dukungan yang sangat besar pada fungsi akuntansi, yaitu komputer dapat menyajikan laporan rencana anggaran dan pertangungjawaban dan laporan lainnya dengan lebih akurat dan tepat waktu. Namun demikan kehadiran komputer tidak mempengaruhi pertanggungjawaban utama fungsi akuntansi yaitu pelaporan kepada pihak luar atau ekstern dan mengevaluasi prestasi informasi keuangan tersebut.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pengunaan komputer dalam sistem pengolahan data akuntansi dilingkungan fakultas belum sepenuhnya sempurna walaupun jumlah hardware dan program aplikasi yang dipakai dikatakan sudah memadai tetapi belum beralih kepada
system on-line processing,
2. Walupun begitu banyak keuntungan yang perusahaan peroleh dengan
menggunakan komputer, namun dibalik itu semua masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi, seperti; teknisi perawatan komputer, kurangnya keahlian dalam pengunaan komputer dan hal-hal diluar dugaan manusia,
3. Dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi biasanya berdampak positif, dalam hal ini fungsi dari tenaga kerja tidak berkurang hanya dialihkan dari pekerjaan yang rutin dan nonrutin dan monoton ke pekerjaan yang bersifat aktif dan memerlukan keahlian khusus. Dalam hal ini komputer telah memberikan dukungan yang besar pada fungsi akuntansi, namun demikan komputer tidak mempengaruhi tanggung jawab utama fungsi akuntansi yaitu melaporkan pada pihak luar dan mengevaluasi prestasi informsi keuangan.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
B. Saran
1. Peningkatan kualitas bagi sebuah perusahaan sangat penting guna
mengimbangi kompetisi antara sesama perusahaan sejenis. Oleh karena itu perusahaan sebaiknya selalu memperhatikan pengembangan kualitas, baik dari segi fasilitas perusahaan ataupun dari segi sumber daya manusia.
2. Penggunaan teknologi yang canggih terbukti mengingkatkan efisiensi waktu serta mengurangi biaya operasional. Namun, harus dibarengi dengan perawatan intensif. Oleh karena itu, perusahaan juga harus melakukan pengawasan dalam hal perawatan fasilitas perusahaan.
3. Pada bagian EDP sebaiknya harus terdapat pemisahan yang jelas dalam fungsi pengolahan data dan juga antar sistem manajer dengan operator.
4. Untuk mencegah terjadinya perangkapan tugas, ada baiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menambah personil untuk menangani administrasi perusahaan.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
DAFTAR PUSTAKA
Education, Pearson, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Penerbit Andi, Jakarta.
Garrison,H Ray, 2000, Akuntansi Manajerial, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Hall A. James, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Rama, Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi I, Salemba Empat, Jakarta. Romney, Marshall B, dan Stainbart, John Pal, 2003, Accounting Information
System, Buku Satu, salemba Empat, Jakarta.
Sumardi, Mulyadi, Sucipto Toto, Suyipto, 2001, Komputer Akuntansi, Yudistira, Jakarta.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Lampiran I
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI
SUMBER : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN REKTOR DAN PEMBANTU REKTOR KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA DEPARTEMEN KETUA PROGRAM STUDI INTER DEPARTEMEN KETUA PROGRAM STUDI INTRA DEPARTEMEN KETUA LAB/STUDIO/ BENGKEL UNIT PENUNJANG FAKULTAS KEPALA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS KETUA DAN SEKRETARIS DEPARTEMEN DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS DEKAN DAN PEMBANTU DEKAN
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Lampiran II
PEMROSESAN DATA AKUNTANSI DENGAN KOMPUTER
SUMBER : (KOMPUTER AKUNTANSI, SUMARDI, 2001 : 96)
DATA AKUNTANSI PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI PENGELOMPOKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI SOFTWARE PENAMPILAN DATA MELALUI MONITOR PENYIMPANAN DATA
DALAM HARD DISK
INFORMASI RANCANA ANGGARAN DAN PERTANGGUNGAJAWABAN PENGGUNA INTERN PERUSAHAAN PENAMPILAN DATA UNTUK PIHAK EKSTERN