Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan strategi persiapan presentasi dalam Kelompok, dan menerapkan strategi presentasi dan komunikasi yang efektif dalam kelompok.
A. Persiapan Presentasi Dalam Kelompok
Dalam melakukan persiapan presentasi, peserta dibagi dalam kelompok kecil (5 sampai 7 orang maksimum jumlah anggota dalam setiap kelompok). Pembagian kelompok disarankan berdasarkan jenis rumpun tugas dan tanggung jawab yang sama atau berdasarkan permasalahan, minat dan atau topik bahasan yang sama.
Secara berkelompok pilih salah satu topik sajian yang akan Anda sajikan atau pilih salah satu topik dari alternatif yang disajikan fasilitator. Persiapkan suatu presentasi singkat dan lengkap. Jumlah waktu penyajian yang dialokasikan kepada setiap kelompok sekitar 15 menit, dengan rincian penyajian sekitar 12 menit dan tanya jawab sekitar 3 menit. Dalam setiap kelompok harus ada penyaji moderator dan pendengar.
Dalam tahap penyajian ini, anggota kelompok mempersiapkan bahan penyajian yang meliputi transparansi penyaji atau slides dan kartu penyaji, sedang moderator mempersiapkan biodata si penyaji dan tata cara memperkenalkan penyaji.
Tema/topik pilihan boleh mengembangkan dari daftar berikut ini sesuai latar belakang tugas peserta Diklatpim Tingkat IV atau kondisi umum yang terjadi saat ini.
Contoh ragam pilihan dari fasilitator adalah:
1. Paparan satu kegiatan di organisasi tempat Anda bertugas; 2. Paparan tugas dan tanggung jawab Anda di kantor;
3. Upaya meningkatkan produktifitas/efektifitas kerja di instansi/ unit kerja Anda;
4. Topik bebas, “up-to-date” namun ruang lingkup pembahasan harus rinci;
5. Pilih satu topik dari kliping yang disediakan oleh fasilitator/ widyaiswara.
B. Presentasi dan Komunikasi yang Efektif
Kelompok
Sebelum melakukan presentasi kelompok, fasilitator mengarahkan seting penyajian kelompok, dan memberi contoh perangkat evaluasi penyajian (lembar evaluasi pada sub heading c).
Selama penyajian suatu kelompok peserta dikondisikan sebagai pendengar dan, kelompok lain beserta narasumber bertugas sebagai evaluator yang menilai keberhasilan presentasi dengan menggunakan lembar evaluasi penyajian. Setelah penyajian kelompok, narasumber dan anggota kelompok lainnya diharapkan memberikan umpanbalik (feedback) akan kelebihan dan kekurangan penyajian kelompok yang dievaluasi.
Penyajian seperti diatas perlu disarankan dilakukan setelah semua presentasi kelompok selesai untuk menjaga kemurnian penyajian sesuai persiapan kelompok. Esensi dalam evaluasi ini diharapkan berupa keterbukaan atas kelebihan dan kekurangan strategi
berpresentasi yang dihadapi kelompok dan peserta kelompok. Anggota kelompok dan peserta Diklat lainnya boleh bertanya atau memberi komentar dan saran perbaikan. Kondisi evaluasi seperti ini akan memotivasi peserta Diklat untuk saling belajar dari sesama peserta lainnya.
C. Format Lembar Evaluasi Penyajian
PENYAJI : ………... INTANSI : ...………… MAKALAH : ………... EVALUATOR : ………... PROGRAM : ………...
Nilai Evaluasi : 1. Kurang, 2. Sedang, 3. Baik, 4. Sangat Baik
A. ORGANISASI PENYAJIAN 1. Pembukaan sajian 2. Isi Penyajian 3. Penutup sajian 4. Urutan Argumentasi B. GAYA PENYAJIAN
1. Penampilan selama sajian 2. Bahasa Isyarat (Non Verbal) 3. Perhatian Terhadap Peserta 4. Penggunaan Waktu sajian
C. TEKNIK PENYAJIAN
1. Adaptasi isi terhadap peserta 2. Penggunaan ruang penyajian 3. Penguasaan sesi tanya jawab 4. Variasi penyajian
D. PENGGUNAAN BAHASA
1. Ketepatan dan perbendaharaan kata 2. Bahasa isyarat (gerak tubuh) 3. Penekanan, jeda dan intonasi 4. Volume suara
E. ALAT BANTU PENYAJIAN
1. Kualitas alat bantu 2. Penggunaan alat bantu 3. Organisasi isi
4. Jumlah dan variasi alat bantu NILAI PENYAJIAN
KOMENTAR DAN SARAN
EVALUATOR, ASPEK YANG DINILAI NILAI PENJELASAN
BAB IX
P E N U T U P
A. Simpulan
Keberhasilan suatu negara, institusi, organisasi, kelompok bahkan individu tidak hanya ditentukan oleh tingkat kematangan intelektual dan kompetensinya, tetapi juga dari kemampuan berkoordinasi, berkolaborasi dan membangun jejaring kerja. Semua hal itu dapat tercipta apabila semua orang kompeten dan terampil berkomunikasi, dan berpresentasi, baik dalam situasi formal, informal dan dalam kehidupan sehari-hari.
Kemampuan komunikasi dan presentasi merupakan keterampilan yang dapat diasah, dipelajari dan ditingkatkan. Dengan mempelajari modul ini paling tidak sudah mulai terbangun kemauan untuk meningkatkan kompetensi diri menjadi komunikator dan penyaji yang efektif dalam lingkup tugas dan dalam kehidupan ini.
Para peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV sebagai pemimpin taktis, selalu dihadapkan kepada lingkup tugas di lingkungan pemerintahan yang tumbuh, berkembang, dan berubah cepat ke arah efektifitas dan efisiensi kerja. Dengan menguasai keterampilan berkomunikasi dan berpresentasi ini, para alumni Diklat Kepemimpinan Tingkat IV lebih terampil dalam menyampaikan laporan, pemikiran, telaahan staf kepada pimpinan dan masyarakat umum, sehingga substansi dari apa yang dikomunikasikan dan atau dipresentasikan benar-benar dimengerti oleh pendengar.
B. Tindak Lanjut
Kemampuan berkomunikasi dan berpresentasi merupakan komunikasi yang integratif, artinya, kemampuan ini tidak langsung sepenuhnya dikuasai dengan hanya membaca dan mempelajari substansi modul dan tips-tips yang disajikan dalam modul ini. Kemampuan ini perlu terus diasah dan dipraktikkan menjadi bagian dari tugas dan tanggungjawab sehari-hari. Jangan lupa, ikuti semua tahapan yang disajikan dalam modul dari tahap persiapan, pengembangan bahan sajian, penyajian, dan tahap evaluasi. Ketajaman Anda dalam mengevaluasi setiap kegiatan komunikasi dan presentasi akan semakin meningkatkan kompetensi Anda dalam berkomunikasi dan berpresentasi. Ingat, evaluasi tidak hanya terhadap aspek yang menurut Anda “kurang berhasil”, tetapi juga terhadap aspek komunikasi dan presentasi yang Anda anggap “berhasil”. Mengapa?.
Apabila Anda semakin tertarik mengembangkan kompetensi Anda dalam dunia presentasi dan komunikasi, disarankan agar Anda memperdalam ilmu komunikasi dan presentasi dengan membaca buku-buku dan terbitan yang tersedia dalam referensi dan daftar pustaka modul ini.
Khusus kepada fasilitator dan/atau widyaiswara yang mengampu modul “Teknik Presentasi dan Komunikasi Yang Efektif” di Diklat Kepemimpinan Tingkat IV disarankan agar mempersiapkan substansi pembelajaran secara integratif dan koordinatif dengan menambahkan persiapan dan tahapan kegiatan moderator. Anda perlu mempersiapkan beberapa topik presentasi sesuai dengan bidang tugas atau lingkup institusi peserta, atau bahkan mempersiapkan kliping koran/majalah yang menjadi bahan untuk praktik kerja kelompok peserta Diklat.
Selamat mencoba...