ii
Hak Cipta ©
Pada
: Lembaga Administrasi NegaraEdisi Tahun 2008
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10, Jakarta, 10110
Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800187
Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif
Jakarta - LAN - 2007
xxx hlm : 15 x 21 cm
ISBN : xxx-xxxx-xx-x
Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV
Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
KATA PENGANTAR
undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara langsung oleh masyarakat.
Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklat dapat lebih ditingkatkan sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan dan alumni tersebut menghasilkan kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga Diklat yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi program Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Proses standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai
dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin.
Salah satu unsur penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang mengalami proses standarisasi adalah modul atau bahan ajar untuk para peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modul-modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini.
Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengaharapkan agar peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung.
Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.
Jakarta, 14 Maret 2008 KEPALA
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
SUNARNO
v vi Lembar Judul. ...
Lembar Pengesahan ISBN. ... Kata Pengantar. ... Daftar Isi. ...
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif merupakan keterampilan dan kemampuan inter disipliner yang mutlak dikuasi oleh para para Pejabat dan staf di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam mewujudkan misi pelayanan sesuai visi dan misi instansinya. Aplikasi modul ini dapat secara lebih khusus Anda terapkan kepada kegiatan perencanaan, pengembangan bahan sajian dan penerapan penyajian berbagai ruang lingkup bidang tugas dalam pemerintahan.
Dalam pelaksanaan tugas PNS, diskusi, penyajian dan presentasi menjadi bagian penunjang keberhasilan pribadi, unit kerja, maupun instansi secara keseluruhan. Bentuk-bentuk presentasi laporan, proyek, penelitian, maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik bila disampaikan dengan teknik komunikasi dan presentasi yang memadai.
B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif membahas tentang dasar-dasar presentasi, jenis-jenis alat Bantu penyajian, strategi penggunaan alat bantu, komunikasi non verbal dalam penyajian, teknik menjawab pertanyaan, strategi penyajian efektif dan komunikatif, serta penerapan kegiatan presentasi dan komunikasi dalam suatu forum diskusi kelompok, seminar, dan konferensi dalam lingkup nasional maupun internasional.
Jangka waktu pembelajaran mata Diklat ini adalah 8 jam pelatihan dan dilaksanakan dengan metode kegiatan pertisipasi aktif peserta
dalam kelompok, pasangan, individu, dan kelas dengan berbagai ragam bahan dan media pembelajaran.
C. Hasil Belajar
Setelah membaca modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami strategi komunikasi dan presentasi dengan teknik penyajian yang efektif dan komunikatif dalam rangka membangun kolaborasi.
D. Indikator Hasil Belajar
Indikator-indikator hasil belajar adalah :
1. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar Komunikasi;
2. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar Presentasi;
3. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapan dan pelaksanaan presentasi;
4. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alat bantu penyaji;
5. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuai tujuan penyajian;
6. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaan alat bantu yang benar dan komunikatif;
7. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jenis komunikasi non-verbal dalam penyajian;
4 9. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik menjawab
pertanyaan pendengar;
10. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penyajian yang efektif dan komunikatif;
E. Materi Pokok
Materi pokok yang dibahas dalam modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini adalah :
1. Dasar-dasar Komunikasi;
2. Dasar-dasar Presentasi;
3. Alat bantu penyajian;
4. Strategi penyajian yang efektif dan komunikatif;
5. Teknik menjawab pertanyaan;
6. Komunikasi non verbal penyajian;
7. Penerapan presentasi dan komunikasi.
F. Manfaat
Berbekal hasil belajar pada modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami dan menerapkan bagaimana menyajikan berbagai makalah individu maupun makalah kelompok, dengan mempersiapkan aneka ragam bentuk penyajian yang berhubungan dengan bidang tugas masing-masing pada tingkat institusi, unit kerja maupun kebutuhan individu sebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam tugas dan tanggungjawabnya.
BAB II
DASAR-DASAR KOMUNIKASI
Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan pengertian komunikasi secara umum,
konsep dasar komunikasi, proses terjadinya komunikasi, komunikasi dalam dunia kerja, tahapan dalam komunikasi, dan kriteria keberhasilan suatu komunikasi
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi secara umum dapat diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik.
B. Komponen Dasar Komunikasi
Dari rumusan pengertian komunikasi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu komunikasi yang lengkap memiliki enam komponen dasar komunikasi yang meliputi komunikator (communicator), komunikan (communicant), pesan atau esensi komunikasi (content) adanya interaksi yang langsung maupun tidak langsung (interaction) adanya penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat (the use of media), serta adanya pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi (mutual understanding).
Keenam komponen di atas merupakan suatu kesatuan utuh yang saling mendukung dan integratif menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Oleh sebab itu diperlukan pemahaman yang lengkap akan rincian dan esensi yang terkandung dalam setiap komponen di atas.
Dari keenam komponen di atas, aspek pemahaman bersama sangat dominan menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Bagaimana cara komunikator menyampaikan pesan dan informasi, dan bagaimana komunikan menerima pesan informasi ditentukan oleh tingkat pemahaman oleh kedua pihak selama komunikasi berlangsung.
C. Proses Terjadinya Komunikasi
Proses terjadinya suatu komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangan siklus komunikasi sesuai tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi, seperti tergambar dalam diagram berikut ini :
Diagram 1: Proses terjadinya komunikasi
Pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai komunikator menyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode-kode komunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak, atau melalui media). Pesan itu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung (melalui media komunikasi). Pesan yang disandikan ini selanjutnya diartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnya memberikan respon terhadap pesan yang diterima dan seterusnya secara berkesinambungan dan bergantian. Dengan adanya proses pengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikan dalam siklus di atas, maka dapat dipasikan bahwa suatu komunikasi telah terjadi.
Dalam proses komunikasi di atas, komunikator yang secara umum memulai kegiatan komunikasi perlu menyandikan informasi sesuai dengan kondisi dan tingkat nalar komunikan. Dalam konteks penggunaan media komunikasi (seperti telepon, telekonferensi, dan media lainnya), komunikator perlu memastikan bahwa komunikan dapat mengoperasikan media komunikasi dengan sebaiknya untuk memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Faktor eksternal ini sering menjadi penyebab ketidak berhasilan suatu komunikasi (contohnya ketidakmampuan komunikan mengoperasikan alat komunikasi).
D. Komunikasi Dalam Dunia Kerja
Komunikasi vertikal dapat terjadi antara bawahan terhadap atasan atau sebaliknya dalam konteks pemberian laporan atau menyampaikan hasil suatu kegiatan. Komunikasi top down terjadi pada saat pimpinan suatu instansi atau unit kerja memberikan pengarahan, bimbingan, dan pertemuan di mana atasan memiliki informasi yang layak dan patut diketahui oleh bawahan. Komunikasi
bottom-up adalah interaksi yang terjadi antara bawahan dengan atasan dalam beberapa konteks pekerjaan. Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di antara pejabat maupun staf dalam satu lingkup instansi atau organisasi, namun mungkin dengan unit kerja yang berbeda. Komunikasi eksternal meliputi segala bentuk interaksi yang terjadi antara individu atau instansi dengan instansi lainnya.
Apapun seting komunikasi yang terjadi dalam dunia kerja, para komunikator dan komunikan tetap harus merinci dan mengetahui siapa yang menjadi komunikannya, apa tujuan komunikasi dan esensi komunikasi apa saja yang perlu disajikan dalam komunikasi tersebut.
E. Tahapan Dalam Komunikasi
Pada komunikasi antara pribadi secara umum dimulai dari tahap superfisial (dasar) sampai ketahap akrab (intim). Perubahan dari tahapan umum kepada tahapan intim membutuhkan waktu yang relatif tidak sama kepada setiap orang. Intensitas hubungan dan esensi komunikasi dapat menjadi pemicu perubahan tingkat tahapan komunikasi ini. Namun secara umum jenjang ini melalui tahapan seperti uraian berikut :
1. Tahapan interaksi bidang kepribadian umum (public areas). Pada tahap ini individu berusaha menghidari konflik, sedikit evaluasi diri, namun disesuaikan dengan norma sosial pada situasi tersebut.
2. Tahapan pertukaran eksplorasi (exploratory exchange). Pada tahap ini pola komunikasi mencakup pengembangan kepribadian umum (publik) dan melalui pembukaan aspek kepribadian khusus, mulai akrab, rileks, dan mengarah pada saling kenal.
3. Tahapan pertukaran interaksi sosial efektif (effective interaction). Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada persahabatan akrab, hubungan mengarah romantis, bebas, kasual, banyak menggunakan kesadaran diri, walau masih ada keengganan untuk membuka keintiman. Komunikasi terfokus pada saling belajar dari satu sama lain.
4. Tahapan hubungan stabil (stable exchange stage). Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada keterbukaan umum pribadi dalam semua tingkat, baik yang bersifat umum dan pribadi. Komunikasi verbal dan non-verbal dalam tahap ini berorientasi lingkungan dan mulai memiliki tahap emosi yang efektif terhadap lawan bicara.
F. Penyebab Kegagalan Komunikasi
Di dalam komunikasi sering terlihat bahwa antara komunikator dengan komunikan memiliki persepsi yang berbeda, hal ini bisa saja disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain adanya latar belakang budaya, pendidikan, status sosial dan lain sebagainya.
Diagram 2: Penyebab Kegagalan Komunikasi
G. Kriteria Keberhasilan Komunikasi
Keberhasilan suatu komunikasi secara umum dipandang dari ketercapaian tujuan komunikasi. Keberhasilan ini dapat dinilai dari berbagai segi yang meliputi:
1. Kepercayaan penerima pesan (komunikan) terhadap komuni-kator serta keterampilan komunikomuni-kator berkomunikasi (menyajikan isi komunikasi sesuai tingkat nalar komunikan).
2. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan.
3. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan.
4. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan, kesadaran dan perhatian komunikan akan kebutuhan atas pesan yang diterima.
5. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan dan menantang).
6. Sistem penyampaian pesan berkaitan dengan metode dan media yang sesuai dengan jenis indera penerima pesan.
H. Latihan
Petunjuk. Beri jawaban lengkap kepada setiap butir pertanyaan berikut ini. (tulis jawaban Anda dalam lembar terpisah dari modul ini)
1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi?
2. Sebutkan enam komponen dasar yang terdapat dalam suatu komunikasi.
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal.
4. Uraikan 2 dari 4 tahapan komunikasi.
5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu komunikasi.
6. Sebutkan mengapa bisa terjadi kegagalan dalam komunikasi?
I. Rangkuman
Pemahaman dasar-dasar komunikasi dimulai dari pengertian konsep komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang tepat dengan tingkat pemahaman esensi komunikan yang sama lewat transmisi pesan informasi yang simbolik.
Rumusan suatu komunikasi lengkap memiliki enam komponen dasar komunikasi yang meliputi komunikator, komunikan, pesan atau esensi komunikasi, interaksi yang langsung maupun tidak langsung, penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat, dan pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi.
Arah pegerakan suatu komunikasi dari kondisi umum ke tingkat akrab seringkali mengikuti tahapan yang mencakup: tahap interaksi bidang kepribadian umum, tahap pertukaran eksplorasi, tahap pertukaran interaksi sosial efektif, dan tahap hubunganstabil. Setiap tahapan ini membutuhkan waktu komunikasi yang berbeda kepada setiap komunikator dan komunikan.
Dalam penerapan, keberhasilan suatu komunikasi dinilai dari ketercapaian tujuan komunikasi yang didukung oleh kepercayaan komunikan terhadap komunikator serta keterampilan komunikator berkomunikasi, daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan, pengalaman tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan, dan kemampuan komunikan menafsirkan pesan sesuai dengan indera penerima pesan.
BAB III
DASAR-DASAR PRESENTASI
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan pengertian presentasi, komponen dasar presentasi efektif, jenis presentasi lisan dalam dunia kerja,
kegagalan umum dalam presentasi, jenis penyaji yang cenderung bermasalah, dan kriteria keberhasilan presentasi
A. Pengertian Presentasi
Presentasi, khususnya presentasi lisan, merupakan bagian komunikasi di mana dalam proses komunikasi ini ada inti yang dikomunikasikan (content), ada proses komunikasi (metode), dan ada media penyajian (alat bantu) Kesemua komponen ini saling terkait dalam menciptakan suatu presentasi lisan yang optimal dan efektif. Apa sebenarnya konsep presentasi lisan? Presentasi lisan dapat disimpulkan sebagai komunikasi antara penyaji (presenter) dengan sekelompok pendengar (audience) dalam situasi teknis, saintifik atau profesional untuk suatu tujuan dengan menggunakan teknik sajian dan media presentasi yang terencana.
B. Evaluasi Kemampuan Presentasi Anda
Sebelum lanjut membahas komponen, jenis dan aplikasi presentasi efektif, Anda wajib mengevaluasi kemampuan presentasi Anda saat ini, dengan cara mengisi lembar evaluasi di bawah ini.
Hasil evaluasi diri ini dapat anda gunakan untuk merancang dan mengembangkan kompetensi presentasi lisan Anda sesuai dengan tahap penguasaan presentasi lisan Anda saat ini.
EVALUASI KEMAMPUAN PRESENTASI ANDA
Nama : ... Jabatan : ...
Bacalah setiap butir pertanyaan berikut ini, dan lingkari salah satu nomor yang paling sesuai mencerminkan kemampuan presentasi Anda saat ini.
SKALA PENILAIAN: 5 : Selalu (always); 4 : Biasanya (usually);
3 : Kadang-kadang (sometimes); 2 : Jarang sekali (occasionally); 1 : Tidak pernah (never).
Skala Penilaian 1. Terlebih dahulu saya menentukan tujuan presentasi lisan sebelum meren- 5 4 3 2 1
canakan isi suatu penyajian lengkap.
2. Saya menganalisis keinginan, kebutuhan dan batasan kemampuan pen- 5 4 3 2 1 dengar saya.
3. Saya mulai menulis intisari penyajian, lalu mengembangkan aspek saji- 5 4 3 2 1 an tambahan yang berhubungan dengan hal itu.
4. Saya gabungkan latar belakang penyajian dan usulan setiap ide yang di- 5 4 3 2 1 sajikan dalam presentasi.
5. Saya mengembangkan pembukaan sajian (introduction) yang bertujuan 5 4 3 2 1 meningkatkan perhatian pendengar, namun tetap berisi latar belakang
penyajian.
6. Penutup sajian saya menjawab permasalahan dalam pembukaan, dan 5 4 3 2 1 jika memungkinkan berisi yang menguraikan tindakan pendengar.
7. Alat bantu yang saya gunakan dipersiapkan dengan baik, simpel, mudah 5 4 3 2 1 dibaca dan berisi pesan sajian.
8. Jumlah dan jenis alat bantu penyajian sesuai isi penyajian, dipilih berda- 5 4 3 2 1 sarkan kesesuaian dengan pendengar, tidak membosankan pendengar.
9. Jika sajian saya persuasif, saya akan dukung dengan argumen logis 5 4 3 2 1 10. Rasa ingin tahu saya gunakan untuk meningkatkan antusias penyajian, 5 4 3 2 1
dan bukan menghalangi saya berkreasi.
11. Saran dan dampak penyajian jelas terlihat manfaatnya pada pendengar. 5 4 3 2 1 12. Saya mengkomunikasikan ide sajian dengan antusias kepada pendengar. 5 4 3 2 1 13. Latihan sebelum presentasi saya perlukan supaya penggunaan kartu pe- 5 4 3 2 1
nyajian minimal dan perhatian saya kepada pendengar maksimal.
14. Catatan sajian atau kartu penyajian saya berisi “kata kunci”, jadi saya 5 4 3 2 1 menghindari teknik presentasi dengan membaca teks.
15. Latihan presentasi saya cobakan seperti penyajian sebenarnya dengan 5 4 3 2 1 menggunakan alat bantu yang digunakan pada saat presentasi sebenarnya.
16. Saya mempersiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang saya antisipasi 5 4 3 2 1 dan saya melatih teknik menjawabnya.
17. (Jika memungkinkan), saya menyusun letak tempat duduk pendengar dan 5 4 3 2 1 mencobakan alat bantu penyajian jauh sebelum penyajian berlangsung.
18. Saya memberi perhatian (eye contact) yang sama kepada semua pendengar 5 4 3 2 1 dengar selama penyajian berlangsung.
19. Gerak tubuh saya (bahasa non-verbal) adalah natural dan dikembangkan 5 4 3 2 1 sesuai kebutuhan penyajian.
20. Suara saya kuat dan jelas terdengar kepada audience, bukan monoton. 5 4 3 2 1
Jumlah Skor pilihan
PENJELASAN JUMLAH SKOR:
81 - 100 Anda seorang pembicara berpengalaman; namun untuk mencapai keberhasilan presentasi maksimal, Anda masih membutuhkan pengulangan teknik dasar presentasi melalui latihan.
61 - 80 Anda punya potensi untuk menjadi penyaji yang handal; namun perlu keseriusan dalam penyajian, terus berlatih dan mencoba teknik-teknik presentasi. 41 - 60 Anda seorang pembicara biasa yang membutuhkan teknik-teknik dasar
persiapan, pengenalan dan peningkatan kepribadian untuk lebih berhasil dalam presentasi lisan.
31 - 40 Anda akan mendapatkan peningkatan dramatis dalam presentasi jika Anda serius berlatih terus.
30 Anda harus siap mengikuti semua teknik penyajian dalam sesi ini, dan ke bawah mungkin mendapatkan peningkatan yang sangat baik mengenai teknik
C. Komponen Dasar Presentasi Efektif
Dalam suatu presentasi, khususnya presentasi lisan, terdapat tiga kelompok peran yang saling mendukung efektivitas dan keberhasilan suatu penyajian. Penyaji (presenter) adalah figur utama yang menyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalam kelangsungan dan efektivitas waktu penyajian. Moderator (chair person) adalah figur kedua yang bertugas mengatur mekanisme kelangsungan urutan dan tata cara penyajian. Kelompok ketiga adalah pendengar (audience) yang berkumpul mengikuti penyajian untuk tujuan yang berbeda seperti mencari jawaban atas permasalahannya, mengikuti trend baru, di utus oleh instansinya, atas kemauan sendiri, dan atau berbagai tujuan lainnya yang berbeda dari satu individu kepada individu lain.
Dari ketiga peran utama di atas (penyaji, moderator, dan pendengar), kelompok mana yang paling dominan dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian? Pertanyaan ini dapat diinterprestasikan dari berbagai sudut pandang; namun pada dasarnya suatu penyajian lisan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan para pendengar. Apabila pendengar “mengerti” akan inti dan esensi suatu sajian, maka dapat dikatakan presentasi tersebut berhasil. Dari uraian ini dapat disimpulkan bahwa pendengar mempunyai kontribusi yang besar dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian.
D. Jenis-jenis Presentasi Lisan Dalam Dunia Kerja
Secara umum presentasi lisan dapat dikategorikan kedalam 2 (dua) bagian besar yaitu : PRESENTASI PRETEMPORANEOUS, segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menyesuaikan isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan PRESENTASI EXTEMPORANEOUS, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengaran dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar.
Dalam penerapannya presentasi pretemporaneous meliputi presentasi dengan membaca teks (reading presentation) dan presentasi dengan menghafal (memorized presentation). Sedang presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan (the impromptu Presentation), dan presentasi langsung dengan menggunakan kartu (note cards presentation).
1. Presentasi Pretemporaneous
a. Presentasi Teks (Reading Presentation)
Presentasi teks (Reading Presen-tation) adalah suatu bentuk penyajian lisan di mana penyaji sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata). Contohnya dari bentuk penyajian ini adalah penyajian surat keterangan, kertas kerja sama, hasil temuan atau penyajian mewakili pembicara yang sebenarnya. Jika anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, tulislah teks anda dalam bahasa komunikatif. Selama penyajian, berikan perhatian kepada semua pendengar, proyeksikan gaya ucapan dan laval bicara anda beri contoh-contoh pendukung dan jagalah kecepatan berbicara, intonasi suara anda jangan monoton.
b. Presentasi Hafalan (Memorized Presentation)
Jika Anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, perhatikan gaya penyajian monoton. Kemampuan menghafal yang terbatas akan terlihat kurang interaksi dengan pendegar selama penyajian berlangsung karena konsentrasi penyaji kepada hafalannya.
2. Presentasi Extemporaneous
a. Penyajian Spontan (the Impromptu Presentation) Bentuk penyajian langsung adalah penyajian lisan spontan informal tanpa persiapan yang matang di pihak pembicara. Contohnya dalam pertemuan khusus Anda diminta memberikan sambutan karena kapasitas dan posisi yang Anda miliki. Jika Anda HARUS menggunakan teknik penyajian ini, sebelum penyajian tentukan tujuan penyajian penyajian Anda, urutkan pointer penyajian sesuai daya nalar pendengar, sajikan contoh-contoh yang mendukung uraian isi sajian anda, dan ulangi poin inti penyajian.
b. Penyajian Langsung Menggunakan Kartu (The Note Card Presentation)
Uraian dalam penyajian lisan ini disesuaikan dengan nalar pendengar, namun inti penyajian lisan tetap disesuaikan dengan tujuan penyajian. Teknik penyajian ini bebas, natural, dipersiapkan dengan sebaiknya, namun tetap disesuaikan dengan tingkat respon pendengar selama penyajian.
Jika Anda menggunakan teknik sajian ini, persiapkan bahan sajian Anda. Tulislah outline penyajian di kartu-kartu kecil dan latihlah penyajian Anda sampai anda gunakan.
Sajikan penyajian Anda senatural mungkin, gunakan teknik penyajian yang telah Anda persiapkan namun sesuaikan dengan respon pendengar. Jangan khawatir kalau pendegar melihat kartu penyajian Anda.
Dari keempat jenis presentasi lisan di atas, jenis penyajian menggunakan kartu merupakan jenis presentasi lisan yang paling berhasil. Penyajian tipe ini terkontrol dengan baik dan sesuaikan dengan respon kemampuan pendengar.
E. Kegagalan Umum Dalam Presentasi
Mengapa suatu presentasi lisan tidak berhasil atau tidak mencapai sasaran? Berikut ini dirangkum penyebab yang menjadikan suatu penyajian lisan kurang efektif yaitu: riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap, organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas, pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas, penjelasan isi yang bertele-tele, penyajian kurang mampu meringkas sari presentasi, data dalam penyajian tidak tepat dan/atau tidak
F. Jenis Penyajian Yang Cenderung Bermasalah
Dalam Presentasi Lisan
Berbagai penyajian lisan dalam bentuk diskusi kelompok, diskusi kelas, seminar, dan konferensi baik untuk tingkat nasional maupun internasional, terdapat paling tidak 10 (sepuluh) jenis penyajian yang biasanya menghadapi permasalahan dalam penyajian lisan. Jenis penyajian ini bermasalah karena penyaji tidak dapat menggunakan teknik penyajian dengan baik; isi dan bahan penyajian tidak sesuai kebutuhan dirinya. Permasalahan jenis penyajian ini banyak ditentukan oleh pengalaman dan kematangan berpresentasi sipenyaji baik dalam situasi formal maupun informal. Jenis-jenis yang sering menghadapi permasalahan meliputi jenis The Pitchman, The Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The funster.
1. THE PITCHMAN. Semua penyajian disesuaikan dengan bisnis yang sedang digeluti sendiri oleh penyaji dan wadah penyajian digunakan sebagai bagian marketing bisnis pribadi. 2. THE APOLOGIZER. Gaya penyajian yang merendahkan
kemampuan presentasi sendiri, takut ditanya, biasanya penyaji tipe ini mewakili orang lain. Pendengar kesal dan bosan akan cara dan isi penyajian yang tak terarah.
3. THE ANTIMIKER. Gaya penyaji yang merasa macho, suara lantang dan keras tanpa menghiraukan kehadiran tekhnologi micro phone. Pendengar bagian belakang biasanya kesal karena uraian penyajian kurang jelas atau volume suara yang terlalu keras. 4. THE NONWIT. Pada dasarnya tipe penyaji ini cenderung
formal, kaku dan memilih “lelucon” yang tidak tepat. “Lelucon” diupayakan untuk menghibur pendengar, tetapi kenyataannya sebaliknya menjadi bumerang kepada penyaji.
5. THE MALVISUALIZER. Suatu penyajian dengan berbagai jenis alat bantu visual yang dipersiapkan namun tidak dapat menggunakan dengan baik karena tidak menguasai teknik sajian. Pendengar menjadi jengkel, dan isi sajian tidak jelas bagi pendengar.
6. THE DULL READER. Penyaji membaca teks tanpa menghirau kan respon pendengar terhadap bahan sajian. Penyajian tipe ini terlihat monoton dan kaku.
7. THE PLATITUDER. Suatu gaya penyajian tanpa arah, tidak terfokus, mengambang, sesuai dengan kesenangan dan pengalaman penyaji sendiri.
8. THE LONER. Penyajian yang tidak menghiraukan pendapat latar belakang dan kemampuan pendengar. Pendapat penyaji sendiri yang dipaksakan kepada pendengar.
9. THE IMPRESSER. Penyaji puppet, peniru gaya orang lain walau kelihatan kaku dan tidak sesuai dengan keadaan sendiri. Merasa telah berhasil kalau telah menyajikan semua isi sajian dengan gaya yang diingini sendiri.
10. THE FUNSTER. Penyajian dengan cerita bual, tidak tepat, “boasting” cerita besar digabung namun tidak saling mendukung atau kurang relevan dengan tema sajian.
G. Kriteria Keberhasilan Presentasi
secara “direct” langsung kepada pendengar yaitu : usahakan menarik perhatian peserta dan sejak awal penyajian, sajikan isi presentasi secara sistematis dan jelas. Beri penjelasan Anda yang disesuaikan dengan tingkat nalar pendengar, sajikan bukti dan contoh yang memperkuat argumen Anda, dan tentukan tindak lanjut penyajian bagi Anda dan bagi peserta.
H. Latihan
Petunjuk berilah jawaban lengkap kepada setiap butir soal berikut: (Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah).
1. Jelaskan perbedaan penyajian lisan dengan teknik MEMBACA, MENGHAFAL, SPONTANITAS, DAN DENGAN KARTU PENYAJIAN.
2. Mengapa teknik penyajian dengan menggunakan kartu disebutkan paling berhasil?
3. Uraiakan kelemahan umum yang mempengaruhi keberhasilan suatu presentasi lisan.
4. Ada berapa jenis penyaji yang bermasalah dalam penyajian lisan. Tuliskan tipe yang Anda ketahui dan mengapa mereka bermasalah? 5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu presentasi.
I.
Rangkuman
Pemahaman dasar-dasar presentasi selalu dimulai dari pengertian presentasi yang berarti komunikasi antara penyaji dengan pendengar dalam situasi teknis, saintifik atau profesional; dan untuk tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan ragam media presentasi.
Dalam pelaksanaannya, presentasi dikategorikan ke dalam 2 (dua) bagian besar yaitu : presentasi pretemporaneous, segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menghiraukan
kesesuaian isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan presentasi
extemporaneous, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar. Presentasi pretemporaneous meliputi presentasi dengan membaca teks dan presentasi hafalan. Sedang presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan dan presentasi langsung dengan menggunakan kartu.
Persiapan penyaji yang lengkap dan pengalaman berpresentasi memberi kontribusi kepada keberhasilan suatu presentasi. Namun kepada penyaji pemula perlu ditekankan untuk menghindari tipe penyaji berikut ini yang cenderung menghadapi permasalahan dalam penyajian. Penyajian ini adalah tipe The Pitchman, The Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The Funster.
BAB IV
ALAT BANTU PENYAJIAN
Setelah membaca Bab ini, para peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan dan menguraikan konsep dan peran alat bantu penyajian, jenis-jenis alat bantu penyajian, persyaratan
alat bantu penyajian yang efektif, dan strategi pemilihan, pengembangan dan penggunaan alat bantu efektif
A. Konsep dan Peran Alat Bantu Penyajian
Bahan sajian adalah segala bentuk bahan presentasi yang digunakan oleh penyaji (hardware dan software) dalam proses presentasi untuk tujuan memperjelas isi dan tujuan presentasi, membantu penyaji menyajikan isi sajian, dan membantu mempermudah pendengar mempelajari isi sajian.
Alat bantu penyajian berperan sebagai media sajian yang menyajikan konsep, contoh dan faktor penunjang dalam suatu presentasi, sehingga dengan keberadaan alat bantu penyajian, substansi dan tujuan penyajian jelas diterima oleh pendengar.
B. Jenis-jenis Alat Bantu Penyajian
Jenis alat bantu penyajianyang biasa digunakan dalam suatu komunikasi formal dan/ atau presentasi adalah beberapa alat di bawah ini, seperti:
1. Chart;
2. Ilustrasi gambar, diagram dan peta; 3. Video dan Film;
4. Slides, transparancies; 5. Sampel barang atau contoh; 6. Replika;
7. Handouts, moduls;
8. Manual, Pamphlets dan bulletin; 9. Cartoons, Poster, tanda khusus; 10. Foto, Textbook, Ilustrasi, Majalah; 11. Studi kasus (case studies); 12. Demonstrasi/peragaan.
Dari berbagai alat bantu di atas perlu dipilih alat bantu penyajian yang sesuai dengan tujuan penyajian, esensi penyajian dan setting
presentasi tempat Anda melakukan presentasi. Berikut ini adalah tips/strategi penggunaan alat bantu penyajian.
Tips/Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian
1. Charts: biasanya digunakan mengarahkan pemikiran menjelaskan bidang khusus, menyimpulkan, menunjukan trend baru, hubungan dan perbandingan hal khusus. Informasi ini biasanya tertuang dalam transparansi, slide, flipchart atau power points. Kalau alat bantu anda berupa transparansi yang kata-kata maximum menggunakan penggunaan teks 6 kata-kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap.
2. Ilustrasi, Diagram, dan Peta: Alat bantu jenis ini digunakan untuk menunjukan alur pergerakan, gambaran umum atau impressi menyajikan mekanisme lengkap suatu kegiatan. Bahan ini sangat berguna untuk mempengaruhi sikap dan emosi pendengar melalui berbagai teknik efek dari film yang ditonton. 3. Video dan Film: sering digunakan untuk menyajikan peristiwa secara utuh atau sebagian. Alat bantu ini sangat berguna untuk menyampaikan sesuatu secara gamblang sesuai apa adanya atau sesuai keinginan pembuat film.
4. Slides, transparansi: Sering digunakan menggambarkan ilustrasi, prinsip, urutan kejadian yang dikembangkan melalui foto-foto.
5. Contoh Barang atau spesimen : bahan berikut ini digunakan untuk menunjukan bentuk obyek barang yang sebenarnya. 6. Model atau replika: Alat bantu dalam ukuran kecil ini
menunjukan suatu operasi tanpa harus menggunakan materi yang sebenarnya, membuat gambaran pekerjaan besar dalam replika kecil dan hasil akhir suatu kegiatan proyek dalam dimensi yang di perbesar untuk dapat menguraikan mekanisme kerjanya. 7. Handout, modul: Alat bantu ini biasanya digunakan oleh peserta sebagai sumber bacaan dalam melakukan tugas tertentu sesuai permintaan.
8. Manual, Pamphlets, Bulletin: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menyajikan informasi standar, petunjuk dan bahan referensi awal suatu kegiatan.
9. Cartoon, Poster dan Tanda Khusus: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menarik perhatian dan meningkatkan minat pendengar terhadap bidang sajian.
10.Foto, Textbook atau Ilustrasi majalah: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan sebagai bahan diskusi untuk mengambarkan situasi yang sebenarnya, bahan ilustrasi kepada topik khusus dalam presentasi dan kegiatan khusus.
11. Studi Kasus: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan secara bersamaan dan saling berhubungan dengan topik sajian dengan mengikuti prinsip khusus, latihan dan prosedur yang dijelaskan diinterprestasikan dan diformulasi oleh kelompok tersebut. 12.Demonstrasi/Peragaan: Alat bantu ini digunakan untuk
menunjukkan bagaimana cara pelaksanaan metode khusus atau prosedur suatu kegiatan.
C. Persyaratan Alat Bantu Penyajian Efektif
Alat bantu penyajian yang efektif harus dapat menyajikan inti/isi sajian lebih baik dari ucapan (kalimat ucapan). Alat bantu presentasi yang baik biasanya menggunakan kombinasi antara uraian, gambar, grafis, dan teknologi.
Dalam mengembangkan alat bantu gunakan aspek artistik memadai, aspek tata ruang media, dan aspek lain seperti warna untuk memperjelas kata kunci penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat, dan merah tua, sedang warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu.
Setiap alat bantu yang digunakan harus berisi sajian fakta yang akurat benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah pendengar. Alat bantu tersebut harus terprogram rapi, jelas, terang dan mudah dibaca walau oleh pendengar yang dibelakang sekalipun.
1. aspek efektifitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukung mudah dimengerti.
2. aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan.
3. biaya yang lebih murah, baik saat pembelian, pengembangan dan pemeliharaan.
4. kesesuaian bahan dengan metode penyajian.
5. kesesuaian media dengan karateristik peserta penyajian. 6. pertimbangan praktis, dari segi tempat fasilitas yang ada,
keamanan penggunaan, daya tahan dan kemudahan memperbaiki. 7. ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya.
D. Strategi Pemilihan Dan Pengembangan Alat
Bantu Efektif
Berikut ini beberapa strategi umum dalam pemilihan dan pengembangan alat bantu penyajian yang efektif yang meliputi :
1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian. 2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian.
3. Tentukan target populasi pendengar (lokasi, jumlah, dll). 4. Pilih metode penyajian yang tepat.
5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll. 6. Pilih dan kembangkan media penyajian yang paling sesuai dengan
tujuan penyajian dan karakteristik pendengar.
7. Kembangkan pointer petunjuk penggunaan bahan tersebut. Dalam pelaksanaan suatu penyajian, bahan penyajian seperti flipchart
sering sekali menjadi media penyajian utama. Berikut disajikan beberapa strategi pengembangan dan penggunaan flipchart.
1. Tulislah isi pesan di atas kerta flipchart dengan ukuran tulisan yang besar.
2. Jangan menulis “scribble” asal-asalan.
3. Berdirilah pada satu sisi flipchart, jangan didepannya. 4. Gunakan variasi warna untuk pesan dan dekorasi. 5. Beri tanda penggunaan flipchart.
6. kalau tidak ada board flipchart, gunakan Blu-Tack.
7. Persiapkan flipchart dengan isi yang rumit sebelum penyajian. 8. Maksimum 10 baris dalam satu flipchart.
9. Gunakan kata kunci bukan kalimat lengkap dalam flipchart Anda. 10. Kembangkan judul dalam setiap lembar flipchart.
11. Gunakan warna untuk mempertegas isi sajian dalam flipchart.
PETUNJUK PEMILIHAN
BEBERAPA ALAT BANTU PENYAJIAN
KONDISI UMUM FLIPCHART TRANSPARANSI/ SLIDES
¾Jepitan & Kertas
¾Waktu menulis saja
¾Murah
¾+ 100 orang
¾Informal, Formal
¾Simpel dapat di Photo Copy
¾Proyektor & Layar
¾Menggambar/ketik dapat di Photo Copy
¾Mahal kalau Type-set
¾Lebih dari 100 org
¾Segala bahan dapat digambar
¾Proyektor / screen
¾P e n g e m b a n g a n / fotografi = cetak
E. Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian yang
Efektif
Alat bantu adalah alat yang membantu memperjelas isi suatu penyajian. Tujuan penggunaan alat bantu adalah untuk menarik perhatan pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antara topik, fakta, dan obyek penyajian.
Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu harus dijelaskan dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakan variasi alat bantu seperti perbandingan statistik, dan alat lainnya yang mendukung ide utama sajian Anda.
1.
BERAPA ALAT BANTU IDEAL?
Setiap visual dalam penyajian lisan dapat digunakan untuk setiap 2 menit penyajian dan setiap peserta membutuhkan sekitar 20-30 detik untuk konsentrasi kepada isi setiap visual. Visual harus mendukung penyajian bukan menjadi pusat perhatian. Setiap visual dalam presentasi harus dijelaskan isi dan hubungannya dengan penyajian; jika Anda tidak menguraikan hubungannya maka penyaji akan kelihatan sebagai robot yang hanya mengoperasikan visual semata.
2.
BAGAIMANA MENGGUNAKAN FLIPCHART?
Flipchart adalah salah satu alat bantu yang paling sering digunakan dalam presentasi lisan. Untuk memaksimalkan penggunaannya usahakan menempatkan Flipchart tersebut disudut ruang, bukan ditengah ruangan. Tanyakan kepada pendengar apakah mereka semunya dapat melihat Flipchart
tersebut dengan baik. Sesuaikan dengan respon pendengar. Jika
Anda menggunakan chart yang telah dipersiapkan sebelumnya, Anda tinggal menggunakan dan membaliknya sesuai kebutuhan. Namun jika Anda belum mempersiapkan, usahakan tidak berbicara pada saat menulis di flipchart. Setelah selesai menulis baru anda uraikan maksudnya. Flipchart yang baik menggunakan huruf cetak dan dengan ukuran huruf yang sesuai dengan kondisi ruangan dan jumlah pendengar. Pada saat menggunakan filpchart
usahakan memberi perhatian tetap pada pendengar. Pada saat membalik lembar chart jangan bicara sebelum Anda memutar posisi Anda kembali menghadap pendengar.
Flipchart yang baik hanya berisi kata kunci atau singkatan. Jumlah maksimal kata dalam satu chart sekitar 25 kata kunci. Anda tidak perlu membaca kalimat panjang atau pernyataan panjang yang terdapat dalam chart karena pendengar juga membacanya. Uraian Anda harus runtut dan terlihat hubungan kesinambungan antara satu ide dengan ide lainnya.
Jika inti sajian Anda kompleks dan membutuhkan empat atau lima tahapan. Anda jangan menuliskan semua tahapan dalam satu chart, namun dalam beberapa chart. Uraikan satu persatu tahapan ini dengan jelas. Hal ini akan meningkatkan minat dan perhatian pendengar dan mereka mencoba mamahami semua uraian Anda apabila mereka ingin mendapatkan uraian lengkap dari paparan ini.
F. Latihan
Petunjuk: Beri jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan berikut: (jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah) 1. Mengapa alat bantu perlu dalam penyajian lisan?
3. sebutkan 3 jenis alat bantu penyajian yang anda ketahui dan jelaskan fungsinya?
4. Berapa jumlah alat bantu yang ideal dalam suatu penyajian lisan? 5. Jelaskan perbadaan alat bantu OHP transparency dan flipchart.
Jelaskan penggunaannya masing-masing?
G. Rangkuman
Alat bantu yang efektif harus menyajikan data lebih baik dari ucapan. Setiap alat bantu hanya berisi satu konsep utama saja dan diharapkan lebih menggunakan gambar atau grafik dari pada kata-kata. Kalau alat bantu harus menggunakan kata-kata, maksimum penggunaan teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap.
Gunakan warna untuk memperjelas kata inti penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat dan merah tua, sedang warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu . Setiap alat bantu berisi sajian fakta yang akurat, benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah pendengar. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlah pointer isi sajian Anda.
Jenis alat bantu yang, digunakan dalam penyajian lisan adalah: 1. Chart;
2. Ilustrasi, Diagram, Peta; 3. Video dan Film;
4. Slides, trasparansi; 5. Sampel barang atau contoh; 6. Replika;
7. Handouts, modul;
8. Manual, pamphlets, dan buletin;
9. Cartoons, Poster, Tanda; 10.Foto, textbook, Ilustrasi; 11. Study kasus;
12.Demontrasi.
Alat bantu penyajian adalah alat yang membantu penyaji memperjelas isi suatu penyajian. Penggunaan alat bantu penyajian adalah untuk menarik perhatian pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antara topik, fakta dan objek sajian.
BAB V
STRATEGI PENYAJIAN YANG
EFEKTIF DAN KOMUNIKATIF
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan dan menguraikan prinsip IPO dalam
komunikasi dan presentasi, tahapan persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi presentasi
A. Pengertian Komunikasi
Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi dan presentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalam mem-persiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calon pendengar (input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatan penyajian yang terstruktur (process), dan mengetahui ragam hasil penyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatan penyajiannya (output). Setiap pointer yang tertuang dalam Prinsip IPO ini perlu dicermati dan dipersiapkan penyajian dalam melakukan suatu penyajian yang efektif dan komunikatif.
Prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi dirangkum dalam bagan berikut ini :
Catatan :
PTT : Presenter’s Talking Time;
LTT : Listener’s Talking Time.
B. TAHAPAN PERSIAPAN, PELAKSANAAN
DAN EVALUASI PRESENTASI
Tahapan tangga berikut ini menyajikan ilustrasi langkah presentasi lisan yang efektif mulai dari tahap persiapan, pengenalan diri dan pengenalan pendengar sampai kepada tahap penyajian lisan. Ikuti setiap langkah dengan seksama dan perhatikan rangkuman setiap langkahnya, teristimewa apabila Anda memiliki kemampuan presentasi lisan yang minim/terbatas atau belum pernah berpresentasi lisan dalam situasi kelompok, dan konferensi.
33
¾Alat & Eval. penyajian;
¾Kemampuan awal pen-dengar;
¾Tahapan penyajian;
Penyaji melakukan :
¾Kegiatan penyajian se-suai tahapan persiapan;
¾Remediasi esensi sajian;
Hasil penyajian :
Rincian Tahapan Persiapan dan Penyajian Lisan Efektif.
A. Analisa pendengar dan situasi penyajian lisan.
B. Analisis penyaji dan tujuan penyajian lisan.
1. Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan;
2. Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan;
3. Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian;
4. Pengembangan pembukaan penyajian;
5. Pengembangan penutup penyajian;
6. Latihan presentasi lisan/gladi resik;
7. Penyajian lisan langsung.
Tahap A : Analisa Pendengar dan Situasi
Penyajian Lisan
Dalam tahapan ini, Anda sebagai penyaji perlu melakukan analisa keberadaan calon pendengar (audience) dan situasi (setting) tempat penyajian yang akan Anda gunakan.
Analisa pendengar secara umum meliputi :
1. Bidang tugas dan kelompok para pendengar. Apakah mereka berasal dari bidang tugas tertentu (contohnya para guru, dokter, pegawai pemerintah, dan sebagainya);
2. Lama mereka bertugas di instansi tersebut. Apakah bidang tugas mereka berhubungan langsung dengan isi sajian Anda dan sudah berapa lama mereka melakukan tugas tersebut;
3. Seberapa jauh pengetahuan pendengar akan isi presentasi Anda. Perlu mengetahui sejauh mana cakupan penguasaan mereka akan isi sajian yang akan dipresentasikan. Bidang apa yang belum mereka kuasai dan aspek apa saja dari inti sajian Anda yang mungkin menarik kepada pendengar;
4. Bagaimana tingkat kebutuhan mereka atas isi penyajian. Anda diharapkan dapat menambah wawasan dan hal baru dalam meningkatkan mutu kinerja pendengar.
Analisa pendengar secara khusus meliputi:
1. Bagaimana tanggapan mereka mengenai Anda sebagai penyaji. Apakah mereka mengenal Anda secara pribadi atau sebaliknya? Bagaimana tingkat penerimaan mereka kepada Anda sebagai pembicara dalam situasi ini?
2. Apa alasan mereka menghadiri presentasi Anda? Apakah memang benar untuk memenuhi kebutuhan mereka, atau karena paksaan atasannya.
Pilihlah teknik penyajian yang Anda paling sukai sesuai kepada pendengar. Tentukan jenis informasi dan teknik penyajian lisan yang menarik perhatian pendengar? Carilah informasi lainnya mengenai pendengar yang meliputi kelompok usia, jumlah peserta, jenjang pendidikan; dan mengenai situasi penyajian yang meliputi alokasi waktu penyajian, suasana lokasi penyajian dan alat bantu yang tersedia yang dapat Anda gunakan.
A
B
A B
1 2
3 4
5 6
Tahap B: Analisa Penyaji dan Tujuan Penyajian
Tentukan sejauh mana kemampuan Anda akan isi penyajian? Apakah inti penyajian merupakan bagian dari pendidikan atau pengalaman Anda? Hasil temuan Anda atau bidang tugas yang telah biasa Anda geluti?
Tentukan tujuan penyajian Anda. Apakah tujuan presentasi Anda persuasif, informasi, menghibur pendengar, atau mengevaluasi sesuatu? Tujuan penyajian ini harus jelas kepada pendengar dan kalau boleh harus mencerminkan aspek kebutuhan pendengar.
Kembangkan tujuan penyajian yang “SMART” sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendengar dan hasil yang ingin Anda capai. Tujuan yang SMART adalah tujuan yang khusus :”Specific: (secara spesifik) dapat diukur dengan jelas. “Measurable”, dapat dicapai “Achievable”, realistis sesuai keadaan dan kondisi penyajian : “Realistic in Scope”, dan sesuai dengan alokasi waktu yang tersedia “Time Bound”.
Tentukan tujuan penyajian lisan Anda dengan menjawab pertanyaan pertanyaan berikut ini:
a. Apa yang ingin Anda capai di akhir penyajian? Apa kriteria keberhasilannya?
b. Apa yang Anda inginkan dikuasai pendengar setelah mengikuti presentasi ini? Apa kriteria keberhasilannya?
Langkah 1. Tahap Pengumpulan Bahan Penyajian Lisan
Tentukan sejauh mana cakupan isi presentasi yang telah Anda kuasai? Tahap ini selalu berawal dari tingkat pengetahuan dan penguasaan Anda saat ini akan isi sajian Anda. Setelah itu Anda perlu mengobservasi sekeliling Anda dan kumpulan bahan yang dapat digunakan dalam penyajian lisan Anda. Kalau perlu diskusikan dengan pakar lainnya, teman atau baca beberapa publikasi mengenai topik/isi presentasi Anda.
Selama tahapan ini, tetap perhatikan tujuan presentsi lisan Anda. Rangkuman isi penyajian perlu dirinci dengan baik. Anda mungkin perlu mengembangkan pengantar khusus untuk setiap topik dan bagaimana teknik penguraiannya.
Dalam tahapan pengumpulan bahan sajian ini, tulislah semua bahan di kartu penyajian. Jangan khawatir jika Anda punyai banyak kartu penyajian. Kartu-kartu ini akan Anda gunakan dalam menyeleksi inti penyajian lisan Anda dikemudian hari.
Langkah 2. Tahap Seleksi dan Penentuan Inti Presentasi
Dari bahan yang telah diakumulasi dalam kartu penyajian, tentukan dan pilihlah isi presentasi lisan Anda. Dalam seleksi ini Anda perlu menentukan topik rangkuman inti beserta sub topiknya. Pilihan ini harus disusun dalam pola susunan isi sesuai topik dan tujuan penyajian. Suatu presentasi lisan harus dapat menjelaskan isi penyajian secara rinci kepada pendengar, dan kartu. Kartu penyajian yang akan Anda gunakan hanya berisi judul penyajian, outline dan rincian sub-topik penyajian beserta kutipan (jika ada) conton–contoh, frase dan tanda khusus lainnya untuk kelancaran penyajian Anda, dan kemudahan kepada pendengar untuk mengikutinya.
Langkah 3. Tahap Memilih, Mengembangkan dan Mengguna kan Alat Bantu Penyajian
Perlu Anda ingat bahwa apapun jenis alat bantu yang digunakan, Anda sebagai penyaji harus dapat menggunakan alat tersebut dengan baik. Penggunaan alat bantu merupakan tanggung jawab penuh dari penyaji. Jangan mengharapkan penyelenggara atau moderator untuk membantu Anda, khususnya dalam situasi seminar dan konferensi.
Pilih, kembangkan dan persiapkan semua alat bantu sebelum presentasi dimulai. Urutan penggunaan media ini harus jelas dan tepat.
Jangan sajikan suatu alat bantu apabila Anda belum siap menyajikannya, dan apabila alat bantu tersebut kurang berhubungan dengan inti sajian Anda. Apabila Anda menggunakan peralatan elektronik, persiapkan alat tersebut dengan lengkap sebelum peserta memasuki ruang penyajian. Dan sewaktu menggunakan alat bantu elektronik, usahakan berbicara lebih keras dan proyeksikan volume suara dan lafal pengucapan Anda. Jangan sekali-kali berdiri diantara pendengar dan alat bantu elektronik yang mengakibatkan alat tersebut kurang jelas kepada pendengar. Setelah selesai menggunakan alat bantu, matikan semua peralatan elektronik yang digunakan, dan simpan alat tersebut dengan baik dan rapi.
Alat bantu apapun yang Anda gunakan selama penyajian harus dapat membantu penyaji memperjelas isi penyajian (ukuran,warna, dan isi harus jelas dan tepat). Volume suara harus lebih tinggi saat menulis di papan, di flipchart, di OHP atau saat menggunakan peralatan elektronik lainnya.
Langkah 4. Tahap Pengembangan Pembukaan Presentasi
“Tak kenal maka tak sayang” adalah suatu ungkapan yang ber-makna bahwa kalau kita kurang mengenal atau tidak mengenal siapa pembicara maka perhatian kita tidak dapat sepenuhnya diberikan kepada penyajian, walaupun penyaji secara umum telah diberikan kepada penyajian. Walaupun penyaji secara umum telah diperkenal-kan oleh moderator, penyaji harus juga memperkenaldiperkenal-kan dirinya secara ringkas dan perkenalkan topik yang akan dibawakannya.
Contoh Pembukaan Presentasi Lisan:
Selamat Pagi Ibu Bapak sekalian. Nama saya John Rosinsky; Adapun judul makalah yang akan saya sajikan adalah Peningkatan Kualitas Pengawasan di Industri ABM.
Dalam sajian pagi ini, saya akan menyampaikan 4 bagian penting; pertama saya akan menguraikan sekilas tentang sejarah pengawasan kualitas di Industri ABM, kemudian saya akan membicarakan pola pengembangan dalam pengawasan kualitas dibeberapa cabang industri kami. Bagian ketiga akan berisi hasil yang dicapai dari pengawasan ini, dan dibagian akhir saya akan sajikan arah dan masa depan dari pengawasan kualitas di industry ABM. Diakhir penyajian saya akan berusaha menjawab semua pertanyaan dari para pendengar.
Baiklah, saya akan mulai dengan sajian latar belakang pengawasan di ….
Langkah 5 : Tahap Penutup Suatu Penyajian Lisan
Suatu presentasi lisan dikatakan lengkap apabila penyajian tersebut memiliki komponen, PEMBUKAAN, PENJELASAN ISI, PENUTUP DAN TANYA JAWAB. Pokok pemikiran yang perlu Anda perhatikan dalam menutup presentasi lisan adalah :
Penutup sajian harus berisi elemen yang paling strategis dan berisi rangkuman penyajian Anda. Penutup harus dapat memperjelas inti penyajian dan bukannya menyajikan materi baru. Adapun alokasi waktu yang biasanya diberikan kepada penutup dalam suatu seminar dan konferensi adalah sekitar 5% dari seluruh waktu penyajian. Selama penyajian lisan Anda, inti dapat diulangi antara 3 sampai 10 kali untuk memperjelasnya kepada pendengar, tentu dengan gaya sajian yang berbeda.
Langkah 6 : Tahap Latihan Penyajian atau Gladiresik.
Latihan penyajian lisan/gladi resik atau “Dummy Run” merupakan langkah terakhir dalam persiapan presentasi lisan. Semakin ber-pengalaman seorang penyaji maka waktu latihan yang dibutuhkannya semakin singkat dan bervariasi sesuai fokus perhatian dalam latihan yang dilakukan.
Secara umum tujuan latihan penyajian adalah untuk meyakinkan kualitas penampilan penyaji. Teknik latihan ini bervarisasi. Yang paling utama Anda harus mencobakan latihan sendiri, latihan bersama teman, atau latihan dengan direkam video/audio. Sewaktu latihan berlangsung, cobalah mengingat outline penyajian, dan latihan sampai bahan sajian dan isinya Anda kuasai. Perbaiki mekanisme penyajian Anda dengan memperhatikan tutur bahasa, nada suara, lafal pengucapan, dan hal lainnya seperti postur, gerak tubuh, dan ekspressi wajah.
Latihan penyajian meningkatkan rasa percaya diri Anda, dan latihan ini menutupi kekurangan yang mungkin masih terdapat dalam teknik penyajian Anda. Latihan juga berfungsi memacu penyaji untuk terbiasa dengan bahan sajian, memacu Anda menggunakan alat bantu, teristimewa alat bantu elektronik. Latihan mempersiapkan Anda mengatasi potensi masalah atau pertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar. Akhirnya latihan membantu Anda mengukur penggunaan waktu dengan sebaiknya.
Langkah 7: Tahap Penyajian Presentasi Lisan
Kegiatan Penyaji Sebelum Penyajian:
Persiapkan semua peralatan yang “Anda butuhkan yang meliputi susunan tata ruang, handout penyajian, mesin overhead projector
(OHP), transparency, laptop dengan LCD Projector dan alat bantu penyajian lainnya seperti gambar, pointer, flipchart, dll. Selama persiapan ini usahakan relax. Ini kesempatan Anda untuk menunjukkan kemampuan Anda kepada pendengar dalam isi sajian yang telah Anda persiapkan. Kalau perlu persiapkan gaya penampilan dan kerapian busana Anda. Bersiaplah dan berikan senyum kepada peserta yang mulai memasuki ruangan penyajian.
Kegiatan Penyaji Selama Penyajian Berlangsung
Selama penyajian berlangsung senantiasa pikirkan isi penyajian Anda (CONTENT), siapa pendengar Anda (AUDIENCE), dan apa tujuan penyajian Anda (PURPOSE). Gunakan kartu penyajian Anda dengan sebaik-baiknya, tetapi Anda harus memberikan perhatian yang merata kepada pendengar. Sajikanlah presentasi yang hidup, antusias, bersahabat dan dengan sikap yang tulus Anda harus berusaha menjadi diri Anda sendiri, jangan meniru gaya orang lain. Sesuaikan volume suara dengan akustik ruangan dan jumlah pen-dengar teristimewa kalau Anda menggunakan microphone. Selama penyajian tukarlah posisi penyajian Anda; variasikan antara berdiri, duduk dan bergerak. Dengan demikian kesempatan pendengar untuk tertidur berkurang karena gerakan kepala pendengar mengikuti pendengar yang menjadi fokus perhatian selama penyajian.
Sewaktu menyajikan, jangan bicara terlalu cepat atau lambat, variasikan kecepatan bicara Anda, volume suara dan intonasi. Sajikan isi informasi pada tingkat menengah, tingkat perencanaan berdasarkan kemampuan peserta.
Setiap topik penyajian harus Anda presentasikan dengan urutan : (a) FOCUSING, beri tanda kepada pendengar tentang topik yang akan disajikan; (b) INFORMING beritahu pendengar akan isi topik sajian Anda; dan (c) DEFOCUSING, rangkumlah apa yang baru saja Anda sajikan.
Di awal penyajian Anda perkenalkan kembali diri Anda secara singkat namun fokuskan kepada tema penyajian dan jelaskan alasan pemilihan judul. Mengapa? Karena dalam tahapan ini Anda berusaha memotivasi pendengar terhadap sajian Anda dan Anda menciptakan tingkat kredibilitas Anda sebagai penyaji. Sajikan hubungan antara topik. Focus, Inform, dan Defocus setiap topik dalam penyajian (isi penyajian). Rangkumlah inti penyajian (Penutup). Gunakan alat bantu yang telah Anda persiapkan dengan sebaik-baiknya dan diakhir penyajian ucapkan terima kasih atas partisipasi pendengar dalam penyajian.
Kegiatan Penyaji Setelah Penyajian Selesai
Setelah Anda berhasil melaksanakan penyajian lisan, kumpulkan semua bahan penyajian Anda termasuk alat bantu dan peralatan yang Anda gunakan. File bahan sajian ini dengan rapi untuk presentasi lisan dimasa mendatang.
Kegiatan lain diakhir penyajian meliputi evaluasi penyajian Anda dengan menulis perihal yang menurut Anda berhasil disajikan dengan baik; perihal yang menurut Anda perlu lebih ditingkatkan di masa mendatang dan perihal baru yang terlupakan atau yang Anda dapatkan dari penyajian itu. Hasil evaluasi dan masukan ini akan bermanfaat apabila Anda diminta menyajikan inti sajian yang sama di masa mendatang.
1. Ucapkan terimakasih kepada orang yang memperkenalkan Anda;
2. Ucapkan terimakasih kepada pendengar atas kesempatan penyajian Anda dan atas kerjasama yang baik dan kooperatif selama penyajian;
3. Jangan mengunyak permen karet atau merokok sewaktu penyajian;
4. Jangan basahi bibir Anda dengan lidah atau bersuara dari celah gigi;
5. Nomorilah kartu penyajian Anda atau handout Anda;
6. Rapihkan pakaian dan penampilan Anda sebelum penyajian, bukan selama penyajian;
7. Jangan terlalu banyak penggunakan “Pet Phrases” seperti, “You know”, “OK, “all right”, “Terrific”, “ahh”, “nah”, “Baiklah”.
8. Jangan lupa, pendengar terdiri dari individu yang menyinginkan Anda berhasil. Mereka bukan musuh kita Mereka berada dipihak kita;
9. Jangan gunakan “lelucon” yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda;
10. Jangan berteriak kepada pendengar. Gunakan microphone seperlunya.
11. Waktu penyajian jangan lewat. Lebih baik penyajian dipersingkat daripada diperpanjang;
12. Jangan gunakan kata yang artinya kurang jelas atau Anda tidak dapat mengucapkannya dengan laval, vocal dan intonasi yang benar;
13. Jangan bermain dengan koin, perhiasan, kancing atau alat lainnya selama penyajian;
14. Usahakan kalimat Anda singkat, jelas dan mudah dimengerti pendengar;
15. Jangan bersandar ke podium selama penyajian;
16. Jagalah “Eye contact”/Perhatian. Berikan perhatian yang merata kepada semua pendengar;
17. Tukarlah posisi bicara Anda untuk mengatasi kebosanan pendengar;
18. Variasikan intonasi dan kecepatan suara Anda. Kadang kala cepat, lambat atau sedang;
19. Lafal pengucapan kata harus jelas, diperlambat;
20. Ulangi penekanan “Key Words”/Kata kunci selama penyajian.
C. LATIHAN
Petunjuk: Berilah jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan berikut: (jawaban Anda dapat ditulis dilembar terpisah).
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi?
2. Sebutkan 7 tahapan persiapan dan pelaksanaan suatu penyajian?
3. Sewaktu penyajian, uraikan isi penyajian Anda dengan tahapan
focusing, Informing, dan defocusing. Apa maksud pernyataan ini?
4. Walau Anda telah diperkenalkan moderator, namun sebelum memulai penyajian Anda diharapkan menyajikan perkenalan diri dan thema penyajian Anda. Mengapa?
D. RANGKUMAN
Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi dan presentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalam mempersiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calon pendengar (Input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatan penyajian yang terstruktur (Process), dan mengetahui ragam hasil penyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatan penyajiannya (Output).
Dalam perencanaan dan pelaksanaan penyajian lisan, terdapat 7 tahapan penyajian yang mencakup: Pengumpulan bahan sajian; Penentuan dan pemilihan inti presentasi; Penentuan dan pengembangan alat bantu; Pengembangan pembukaan penyajian; Pengembangan penutup penyajian; dan Latihan Presentasi Sedang langkah ketujuh meliputi tanggung jawab dan perihal yang perlu diperhatikan oleh penyaji sebelum penyajian, sewaktu penyajian dan sesudah penyajian lisan selesai.
Selain ketujuh langkah di atas, penyaji juga perlu memperhatikan 2 aspek utama lainnya selama persiapan dan selama penyajian berlangsung yang meliputi: Analisa pendengar dan situasi penyajian lisan, dan Analisa penyaji dan tujuan penyajian lisan.
Untuk memaksimalkan suatu penyajian lisan, penyaji perlu mengetahui mekanisme pembagian waktu penyajian. Untuk pembukaan (Introduction) dialokasikan sekitar 10% dari total waktu yang tersedia. Untuk paparan rincian inti penyajian (the content of the talk) dialokasikan sekitar 75 – 85 % dari total waktu yang tersedia. Untuk penutup (closing) dialokasikan sekitar 5% dari total waktu penyajian. Selebihnya dialokasikan untuk sesi tanya jawab yang dapat berlangsung selama penyajian atau diakhir penyajian. Teknik dan rangkuman penyajian pada setiap urutan ini perlu di perhatikan untuk memaksimalkan keberhasilan suatu penyajian.
BAB VI
TEKNIK MENJAWAB PERTANYAAN
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami dan menjelaskan mengapa pendengar bertanya, menguraikan strategi persiapan dan pelaksanaan sesi tanya
jawab, teknik menjawab pertanyaan dalam presentasi, dan teknik mengatasi demam panggung dalam suatu penyajian
A. Mengapa Pendengar Bertanya?
Dalam presentasi lisan, komponen tanya jawab sering digunakan untuk mengukur kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat menggambarkan sejauh mana pendengar mengikuti dan mengerti isi penyajian.
Biasanya para pendengar bertanya karena mereka menghendaki klarifikasi atas satu bagian penyajian Anda. Mereka tidak dapat melihat aplikasi isi penyajian dengan kebutuhan mereka, atau mereka tidak setuju dengan satu bidang penyajian Anda dan mencoba memperluas cakupan pembahasan suatu topik tertentu.
B. Strategi Persiapan dan Pelaksanaan Sesi Tanya
Jawab
Sesi tanya jawab dalam presentasi lisan dapat dilaksanakan diakhir penyajian atau selama penyajian berlangsung. Dalam sesi ini penyaji harus dapat mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan
terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkan pertanyaan dengan seksama saat ditanyakan untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan-pertanyaan tersebut. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar. Rangkuman ini membantu pendengar lainnya dalam mengetahui inti pertanyaan dan membantu penyaji akan inti dari pertanyaan tersebut.
Jangan sekali-kali menjawab pertanyaan yang tidak Anda ketahui jawabannya. Jawaban Anda harus terstruktur, jika memungkinkan harus didukung oleh bahan lainnya atau visual untuk memperjelas uraian jawaban anda.
Sewaktu mempersiapkan penyajian Anda, jangan lupa meng-antisipasi pertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar saat presentasi lisan Anda. Setiap pertanyaan yang terlontar dari pen-dengar harus Anda simak secara lengkap; jangan dipotong. Jika perlu ulangi pertanyaan yang kurang jelas Anda dengar, namun jangan lupa meminta persetujuan penanya mengenai inti per-tanyaannya.
Dalam memberi jawaban usahakan singkat dan jelas. Jika ada penanya yang mengotot dan ingin berdebat, tawarkan untuk diskusi setelah penyajian Anda. Dalam suatu penyajian Anda bertanggung jawab kepada semua pendengar bukan hanya kepada penanya. Oleh karena itu jangan terpancing berdebat atau terperangkap kepada pertanyaan yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda. Dalam situasi Anda tidak tahu jawaban terhadap satu pertanyaan, beri tahu penanya bahwa Anda tidak mempunyai jawaban yang lengkap kepada pertanyaan tersebut, namun tawarkan solusi bahwa Anda akan mencari jawabannya dan akan kembali kepada penanya; setelah itu teruskan kepada pertanyaan lainnya.
C. Teknik Menjawab Pertanyaan Dalam Presentasi
Seperti diuraikan sebelumnya bahwa kualitas dan kuantitas pertanyaan pendengar dapat menjadi perangkat evaluasi yang menentukan keberhasilan suatu penyajian. Untuk ini jangan sia-siakan kesempatan ini untuk melengkapi keberhasilan penyajian Anda. Sebelum menjawab pertanyaan pendengar, berikut ini diuraikan langkah dan teknik mendengarkan pertanyaan pendengar.
1. Dengarkan pertanyaan secara atentif tanpa interupsi. Lihatlah siapa yang bertanya dan simak makna pertanyaan mereka.
2. Dengar pertanyaan secara empatis, jika mungkin dengarkan dengan simpatik kepada penanya, kepribadiannya, emosinya maupun motivasi yang ada dibelakang pertanyaan tersebut. Secara rinci buatlah posisi Anda dalam posisi si penanya.
3. Dengarkan secara konstruktif kepada apa yang ditanyakan. Dengarkan makna dari pertanyaan tersebut dan tunjukkan bahasa gerak tubuh yang mengisyarakat anda memperhatikan pertanyaannya. Hal ini akan memotivasi penanya untuk memperjelas pertanyaannya. Observasi juga tingkat keseriusan pendengar lainnya terhadap pertanyaan tersebut.
4. Dengarkan secara analitis kepada tanda-tanda khusus dalam pertanyaan tersebut.
5. Selalu menanyakan pada diri sendiri : “Apa yang Anda maksud dengan….?”
6. Dengarkan secara restropektif. Tangkaplah kata kunci dari pertanyaan tersebut kalau perlu Anda boleh mencatatnya dalam bahasa Anda sendiri.
D. Teknik Mengatasi Demam Panggung
Demam panggung adalah salah satu kendala yang paling besar dalam presentasi lisan. Demam panggung adalah bagian dari faktor psikologis yang selalu menghantui penyaji baru atau penyaji yang belum berpengalaman. Mengapa demikian? Mereka selalu melihat dari sudut kekurangan atau pandangan yang menganggap bahwa pendengar akan selalu melihat aspek kelemahan penyajian. Dalam realita suatu penyajian para pendengar adalah bagian dari presentasi yang bersama-sama mengharapkan keberhasilan penyajian. Lalu bagaimana mengatasi demam panggung ini?
Rasa demam panggung biasanya dikarenakan persiapan yang kurang memadai, oleh karena itu Anda sebagai penyaji harus mempersiap-kan penyajian dengan baik. Urutmempersiap-kan organisasi sajian dengan jelas dan terkait antara satu point dengan point selanjutnya. Latihlah penyajian Anda sebelum penyajian dilaksanakan. Sewaktu penyajian usahakan relaks dengan cara menarik nafas panjang. Gunakan teknik “inhale” - tarik nafas panjang “hold” - tahan sementara, dan “exhale” - buanglah nafas Anda. Gunakan teknik ini dengan 2 - 3 kali sewaktu persiapan sebelum penyajian. Cara lain Anda boleh minum air putih dingin untuk menurunkan tekanan psikologis Anda. Inipun Anda lakukan sebelum penyajian dimulai.
Sebagai penyaji Anda adalah orang terpilih yang dianggap paling berkompetensi menyajikan bahan sajian ini dalam alokasi waktu yang tersedia. Jadi ini adalah waktu berharga yang diberikan kepada Anda untuk menunjukkan kemampuan Anda akan topik sajian yang telah Anda persiapkan. Ini adalah waktu Anda. Katakan kepada diri sendiri bahwa Anda adalah pemimpin dan pengguna waktu selama presentasi lisan berlangsung.
Sewaktu Anda diperkenalkan moderator, dengarkan dengan seksama perkenalan Anda, perjelas perkenalan ini apabila ada hal yang kurang sesuai diawal penyajian Anda.
E. Latihan
Petunjuk : Beri Jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan berikut: Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah.
1. Jelaskan teknik mengatasi pertanyaan pendengar dalam situasi penyajian lisan.
2. Apa manfaat pertanyaan dalam suatu presentasi kepada penyaji? 3. Bagaimana cara terbaik mendengarkan pertanyaan dalam suatu
penyajian? Bagaimana pula teknik menjawabnya?
4. Demam panggung sering terjadi dalam suatu penyajian. Mengapa hal ini terjadi? Bagaimana mengatasinya ?
F. Rangkuman
Pendengar bertanya karena menginginkan penjelasan isi sajian, tidak melihat aplikasi isi penyajian terhadap kebutuhan mereka, tidak setuju dengan bidang penyajian, atau mencoba memperluas cakupan pem-bahasan topik tertentu.
Sesi Tanya jawab biasanya dilaksanakan diakhir penyajian atau selama penyajian berlangsung. Penyaji harus mengontrol pertanyaan dan jawaban terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkan pertanyaan dengan seksama untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar.
