IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
23. Kelompok Jabatan fungsional
4.3 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian di Dinas Pertanian Pangan Provinsi Jawa Barat
4.3.1 Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan oleh Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat adalah :
1) Surat pengangkatan pegawai 2) Surat perjanjian kerja
3) Daftar hadir dan daftar lembur pegawai 4) Daftar gaji dan upah pegawai
5) Rekap daftar gaji dan Rekap daftar upah pengawai 6) Bukti pengeluaran kas
7) Slip gaji pegawai
4.3.2 Fungsi-fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait didalam proses penggajian Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat meliputi :
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi pepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan pegawai, penetapan jabatan, penetapan, tarif gaji, promosi dan penurunan pangkat, mutasi pegawai, penghentian pegawai dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan pegawai serta perhitungan gaji pegawai.
2) Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk penyiapan daftar gaji pegawai, penyiapan besarnya tunjangan, tarif pajak dan potongan-potongan gaji pegawai.
4.3.3 Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
1) Prosedur Penerimaan Karyawan
Penerimaan pegawai dapat dilakukan secara internal dan eksternal. Sumber internal yaitu meliputi pegawai yang ada
sekarang yang dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau dirotasi tugasnya. Sumber eksternal yaitu melalui perekrutan pegawai baru Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat melalui rekrutment CPNS atau calon pegawai honorer. Pegawai yang telah terdaftar sebagai PNS dan pegawai honorer Dinas Pertanian tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat akan di input oleh bagian kepegawaian untuk diproses dalam pemberian gaji pegawai. Sehingga bagian kepegawaian akan selalu memperbarui file induk penggajian jika terjadi perubahan dalam data pegawai.
2) Prosedur Pencatatan Waktu
Untuk pencatatan waktu hadir baik PNS maupun pegawai honorer menggunakan mesin pencatatan hadir (hand key). Sistem untuk pencatatan waktu hadir di Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat menggunakan Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), sehingga alat ini on line
langsung kebagian Kepegawaian. Jika pegawai masuk dan keluar kerja tidak tepat waktunya maka Dinas akan memberikan teguran pada yang bersangkutan. Jika hal itu dilakukan sampai tiga kali maka pegawai tersebut akan diberikan surat peringatan pertama, namun jika dilakukan terus menerus Dinas dapat mengambil tindakan keras terhadap pegawai tersebut.
3) Prosedur Perhitungan Gaji
Semua daftar hadir pegawai dari tiap-tiap unit kerja dikumpulkan oleh bagian keuangan yang digunakan untuk membuat daftar gaji pada akhir bulan. Gaji dasar/pokok setiap pegawai sama jumlahnya pada tiap jabatan yang sama, yang membuatnya berbeda yaitu besarnya tunjangan-tunjangan, serta potongan-potongan. Seluruh data yang ada akan diinput
ke SIMPEG yang memiliki data bas e s et i ap pe ga wai yang kemudian data pegawai tersebut diproses. Hasil proses tersebut adalah daftar gaji pegawai per-departemen.
48
4) Prosedur Pembayaran Gaji
Sistem gaji dibayar secara bulanan untuk para pegawai. Dalam menghitung pembayaran gaji yang akan dibayar kepada pegawai Dinas menggunakan microsoft excel. Dokumen yang digunakan pada prosedur ini adalah daftar gaji dan upah yang berasal dari Bagian Keuangan Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat yang selanjutnya akan dilaporkan ke Bagian Keuangan Pemda Jabar. Cara pembayaran gaji, yaitu melalui transfer ke rekening bank pegawai.
5) Prosedur Pencatatan Gaji dan Pelaporan
Bagian keuangan akan membuat laporan gaji yang diterbitkan secara rutin dalam periode bulanan.
Untuk memperjelas prosedur yang membentuk sistem penggajian yang telah diuraikan maka telah tersedia sebuah flowchart atau bagan alir sistem penggajian.
Gambar 3. Bagan Alir Prosedur Sistem Penggajian Penerimaan & Penempatan Pegawai Pencatatan Waktu Perhitungan Gaji Pembayaran Gaji Pencatatan Gaji & Pelaporan Bag. Kepegawaian Bag. Keuangan BANK Pegawai Proses
Input Perbarui File Induk
Siapkan daftar Validasi waktu dan Siapkan daftar
Tarif pajak & potongan- potongan
4.3.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Pencatatan akuntansi yang digunakan oleh Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat tidak seperti pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat hanya melakukan pencatatan terhadap daftar gaji, tunjangan dan potongan – potongan gaji.
4.3.5 Pengendalian Internal
Tujuan dari pengendalian internal gaji adalah untuk memperkecil dan menghilangkan kemungkinan terjadinya salah perhitungan dan pencatatan gaji serta pembayarannya, serta memastikan bahwa gaji benar diberikan kepada yang berhak menerimanya. Bentuk pengendalian internal gaji dan upah yang diberlakukan oleh Dinas Pertanian tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1) Organisasi
Dari segi organisasi adanya pembagian tugas pada tiap divisi kerja. Dalam hal ini ada suatu divisi pun yang melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Begitu juga pada dinas ini telah dilakukan pembagian tugas. Dimana perhitungan gaji pegawai dilakukan oleh Bagian Keuangan berdasarkan data yang ada yang digunakan untuk perhitungan gaji seorang pegawai. Sementara itu pembayarannya dilakukan oleh pihak Bank yang telah mendapatkan keputusan pembayaran dari Pemda Jabar setelah mendapat perhitungan gaji dari Bagian Keuangan Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat.
2) Pegawai yang Berkualitas
Untuk memperoleh yang berkualitas dalam bidangnya Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat telah melaksanakan perekrutan pegawai baru melalui seleksi yang ketat dan dalam beberapa tahapan. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh pegawai yang berkualitas sesuai dengan keinginan dinas tersebut.
50
3) Sistem Wewenang (Otorisasi dan Prosedur Pencatatan)
Setiap transaksi yang terjadi di dinas harus mendapatkan persetujuan dari yang berwenang. Misalnya dalam prosedur penerimaan, pemberhentian, penempatan pegawai, dan pemindahan pegawai maka harus dibuat surat keputusan yang ditandatangani oleh Kepala Dinas. Setiap pegawai yang namanya tercantum dalam daftar gaji maka harus memiliki surat pengangkatan pegawai yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Selain itu bukti pengeluaran kas untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh Kepala Bagian Keuangan. Begitu juga dengan daftar hadir dan lembur harus diotorisasi keabsahannya oleh Kepala Bagian Kepegawaian.
4) Praktek-praktek yang Sehat
Praktek-praktek yang sehat yang telah dilakukan oleh Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat antara lain pembuatan daftar gaji telah diverifikasi kebenarannya dan telah diteliti perhitngannya oleh Kepala Bagian Keuangan. Setiap pencatatan, perhitungan, dan pelaporan PPh Pasal 21 dilakukan oleh Bagian Keuangan dilakukan penyetoran. Sementara itu catatan penghasilan pegawai disimpan kembali oleh Bagian Kepegawaian.
4.4 Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dinas Pertanian