3.2 Pemilihan Bahan Pustaka
3.3.3 Penerbitan Sendiri
Penambahan bahan pustaka pada Perpustakaaan Unika St. Thomas juga dilakukan melalui penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri ini hanya untuk koleksi majalah. Adapun majalah yang diterbitkan langsung oleh Yayasan Universitas Katholik St. Thomas Sumatera utara adalah:
Majalah Kuorta UNIKA
Media UNIKA
3.4 Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan mencatat semua buku dalam buku induk yang dilakukan sebelum bahan pustaka yang diterima perpustakaan diolah lebih lanjut.
Adapun tahap – tahap inventarisasi yang dilakukan pada Perpustakaan Unika St. Thomas adalah sebagai berikut :
a. Pemberian stempel buku
Setiap bahan pustaka yang diterima di perpustakaan baik melalui pembelian maupun hadiah/ sumbangan diberi cap/stempel setelah diperiksa bentuk fisik dari buku tersebut. Stempel perpustakaan dibubuhkan pada halaman judul, daftar isi, dan halaman tengah buku. Pada halaman judul ada dua stempel yaitu stempel perpustakaan dan stempel inventarisasi. Berikut ini adalah contoh stempel tanda hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara.
Contoh Stempel Hak Milik Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara.
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Contoh Stempel Inventarisasi Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara
PERPUSTAKAAN UNIKA ST. THOMAS SU MEDAN NO. INDUK : DITERIMA TGL : DITERIMA DARI: NO. KLASS :
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
b. Menginventarisasi Bahan Pustaka Ke Dalam Komputer
Setelah pengecekan bahan pustaka selesai maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan Inventaris komputerisasi. Inventaris komputerisasi adalah pencatatan deskripsi fisik koleksi langsung pada file komputer tanpa mengggunakan buku induk. Informasi yang perlu dicantumkan pada penginventarisasian bahan pustaka (buku, majalah, skripsi, CD, koleksi referensi dan tando) pada Perpustakaan Unika St. Thomas ini adalah sebagai berikut: tanggal penerimaan buku, judul, pengarang, impresium, sumber buku.
Perpustakaan Unika St. Thomas telah melakukan inventarisasi sejak tahun 2008 dengan menggunakan aplikasi Senayan Library V.3/S.14. Tidak hanya dalam penginventarisasian koleksi, perpustakaan Unika St. Thomas juga telah melakukan komputerisasi data baik data administrasi maupun kegiatan perpustakaan lainnya
MILIK PERPUSTAKAAN
untuk itu perpustakaan telah memasang jaringan komputer Local Area Network (LAN) di seluruh ruangan perpustakaan.
c. Buku yang telah diinventarisasi diserahkan ke bagian pengolahan
Di ruangan ini semua buku akan diolah sebelum dilayankan kepada pengguna. Langkah pertama yang dilakukan adalah pembuatan nomor kelas buku. Pembuatan nomor kelas ini dibuat berdasarkan Dewey decimal classification (DDC) 22 selanjutnya menempel label dan barcode pada halaman ke dua buku dan yang terakhir adalah menempelkan kantong lidah dan slip buku pada halaman terakhir buku. Kantong lidah adalah tempat slip peminjaman buku. Pembuatan kantong lidah buku bertujuan untuk menghindari kehilangan slip peminjaman buku.
Berikut ini adalah Bentuk dan Stuktur inventarisasi Senayan Library V.3/S.14 serta tahapan inventarisasi bahan pustaka di Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara.
Sistem komputerisasi Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara (Unika St. Thomas) dengan menggunakan aplikasi Senayan
Library V.3/S.14. Tampilan Depan (Home) Senayan Library Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera
Utara
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Tampilan Home Senayan ini berisi tentang sistem manajemen perpustakaan Unika Santo Thomas Sumatera utara yang terdiri dari menu kegiatan kerja di dalam perpustakaan seperti kegiatan Inventarisasi, transaksi, penambahan katalog baru, pengembalian koleksi, pendaftaran menjadi anggota perpustakaan.
Lembaran OPAC Senayan Library Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara
Tampilan OPAC ini berisi tentang petunjuk pencarian koleksi bahan pustaka . Dalam penelusuran informasi , pengguna dapat memanfaatkan pencarian sederhana maupun spesifik sesuai dengan keinginan pengguna itu sendiri. ” Di Select Language” pengguna dapat dengan memilih bahasa yang diinginkan. Misalnya penelusuran koleksi dengan judul : Akuntansi Internasional”
Tampilan OPAC setelah Pemilihan Data Koleksi.
Setelah pengetikan judul pada tampilan OPAC kemudian tekan ENTER Maka OPAC akan menampilkan deskripsi fisik buku mulai dari judul, edisi, nomor panggil, pengarang dan sebagainya. Pilihlah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan. Tampilan deskripsi OPAC ini disebut juga dengan “Detail Rekord”.
Lembar Bibliografi
Tampilan ini berisi lembaran bibliografi dari setiap koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan Unika St. Thomas seperti Judul koleksi, ISBN, jumlah eksemplar. Tampilan ini diisi oleh pegawai administrasi tetapi bisa juga sekedar dilihat oleh pengguna. Pada tampilan ini juga terdapat informasi tentang perubahan pengeditan terhadap koleksi sehingga administrator dapat mengetahui kapan waktu perubahan itu dilakukan.
Lembar Pengeditan Data Bibliografi
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Kegiatan yang biasa dilakukan oleh pegawai administrasi pada tampilan ini adalah Mengedit sejumlah koleksi yang membutuhkan perbaikan data mulai dari judul, edisi, ciri ciri spesifik koleksi, item data, dan pengarang.
Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan perubahan deskripsi fisik buku agar informasi yang terkandung di dalamnya lebih akurat dan mutakhir.
Lembar Pengisian Data Bibliografi (Sistem Inventarisasi Berbasis Komputer)
Lembaran ini berisi tentang pengisian deskripsi setiap koleksi yang baru atau disebut juga Inventarisasi yang berbasis komputer. Kegiatan kerja ini dilakukan oleh pustakawan di bidang pengadaan dan IT (Informasi teknologi). Hal-hal yang perlu diketik (di inventarisasi) pada lembaran ini mulai dari judul, edisi, data spesifik, pengarang, waktu terbit (khusus untuk koleksi terbitan berseri), ISBN/ISSN, dan nomor klasifikasi.
Sistem inventarisasi yang diterapkan pada Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara adalah inventarisasi berbasis komputer (inventarisasi komputer). Penerapan sistem ini bertujuan untuk memudahkan kinerja pustakawan dan pegawai dalam penginventarisasian deskripsi koleksi sehingga efektifitas dan efesisnsi kerja dapat tercapai mengingat Perpustakaan Unika St. Thomas masih kekurangan pegawai.
Lembar Sirkulasi
Lembaran ini berisi tentang layanan sirkulasi yang meliputi transaksi peminjaman, pengembalian dan denda terhadap koleksi buku. Layanan sirkulasi ini diisi oleh pegawai sirkulasi yang terdiri dari dua ( dua) orang. Agar dapat meminjam koleksi perpustakaan, maka pengguna harus menunjukkan kartu anggota perpustakaan.
Berdasarkan kartu anggota ini, pihak sirkulasi akan mendata (log in) pengguna seperti 1. Nama anggota.
2. e-mail anggota. 3. Tanggal registrasi. 4. Id- anggota. 5. Tipe keanggotaan.
6. Masa berlaku kartu anggota.
Setelah data ini dimasukkan maka pustakawan sirkulasi memasukkan kode barkot (barcode) sampai proses peminjaman koleksi dinyatakan berhasil. Begitu juga dengan proses pengembalian koleksi. Keterlambatan pengembalian akan dikenakan denda sesuai angka yang ditentukan. Pada lembar sirkulasi ini juga dilengkapi tentang keberadaan buku yang sedang dipinjam/ kosong.
Lembar Keanggotaan
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Lembaran ini khusus untuk mendata pengguna. Adapun data pengguna yang harus di isi pada lembaran ini adalah:
1. Id anggota 2. Nama anggota 3. Tanggal lahir 4. Anggota sejak 5. Tanggal registrasi 6. Berlaku hingga 7. Institusi 8. Tipe keanggotaan 9. Jenis kelamin.
Setelah data itu diketik, lalu disimpan di file keanggotaan. Setiap pengguna yang telah terdaftar menjadi anggota perpustakaan bebas untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan ketentuan mematuhi peraturan yang ada dan sebaliknya.
Lembar Laporan Statistik Koleksi di Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Lembaran laporan ini memberikan informasi rinci tentang jumlah/ statistik koleksi yang ada di Perpustakaan Unika St. Thomas. Pada laporan ini pengguna dapat melihat beberapa informasi secara rinci antara lain:
1. Total judul koleksi yang ada di perpustakaan Unika berdasarkan judul. 2. Total koleksi yang dipinjam.
3. 10 judul koleksi terpopuler saat ini yang ada di perpustakaan. 4. Total eksemplar koleksi.
Lembar Laporan Berdasarkan Judul
Dalam sistem temu balik infomasi khususnya tentang buku, pengguna dapat mengakses koleksi melalui judul. Caranya mudah dengan memasukkan judul yang diinginkan lalu enter. Komputer tidak hanya akan akan menampilkan judul buku yang diinginkan tetapi juga judul- judul buku yang berhubungan dengan kata kunci penelusuran. Selain dengan judul pengguna juga dapat mencari koleksi dengan subjek Pengarang dan ISBN.
Perpustakaan Unika St.Thomas menggunakan sistem pelayanan terbuka sehingga setiap pengguna diberikan kebebasan mencari sendiri koleksi yang dibutuhkannya. Untuk mempermudah pengguna dalam menemukan bahan pustaka, perpustakaan menyediakan pusat informasi data yang disebut Online Acces Public Catalog (OPAC) serta terdapat 15 (lima belas) komputer yang seluruhnya terhubung ke internet. Adapun penempatan unit komputer tersebut sebagai berikut:
2 (dua) unit komputer yang dilengkapi OPAC berada di depan pintu masuk perpustakaan.
1 (satu) unit komputer berada di ruang Kepala perpustakaan St. Thomas Unika
2 (dua) unit komputer berada di ruang administrasi
2 (dua) unit di ruang pengolahan
2 (dua) unit di ruang sirkulasi
1 (satu) unit di ruang referensi
Semua komputer terhubung ke internet sehingga memudahkan pengguna (mahasiswa, dosen dan staf) dalam menemukan koleksi buku dan informasi yang dibutuhkannya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/ staf perpustakaaan Universitas Katholik Santo thomas Sumatera Utara, maka penulis membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan dan dibantu oleh 7 pegawai untuk melaksanakan kegiatan kerja perpustakaan berdasarkan tugas yang telah diberikan kepada masing - masing pegawai.
2. Pepustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara melaksanakan sistem pelayanan terbuka bagi setiap pengguna perpustakaan, sehingga pengguna dapat mencari sendiri bahan perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhannya.
3. Anggaran yang diberikan pihak rektorat/ yayasan pada perpustakan Unika St. Thomas Sumatera Utara lebih kurang 5% setiap tahunnya.
4. Pihak-pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Unika St. Thomas adalah; Kepala perpustakaan, pegawai perpustakaan, pihak rektorat Unika St. Thomas, pegawai fakultas yang tugasnya behubungan dengan buku.
5. Sistem inventarisasi yang diterapkan pada Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara adalah inventarisasi berbasis komputer (Inventarisasi komputerisasi).
6. Jumlah keseluruhan koleksi Perpustakaan Unika St. Thomas pada tahun 2011 adalah 16.288 dengan 41.055 eksemplar.
7. Kendala yang dihadapi Perpustakaan Unika St. Thomas adalah kurangnya pegawai perpustakaan dalam bidang pengadaan dan pengolahan.