PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KATHOLIK SANTO THOMAS
SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
DISUSUN O L E H
SERI ULINA ERNESTA BR PURBA NIM : 082201002
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang maha Kuasa karena berkat dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini Terimaksih Tuhan Yesus Kristus atas pertolongan yang Tuhan berikan.
Kertas karya ini berjudul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KATHOLIK SANTO THOMAS SUMATERA UTARA”. Kertas karya ini ditulis untuk memenuhui persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Rianta Purba, dan Ibunda Umum br Tarigan, S.Pd., yang telah banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan doa serta yang telah bersusah payah dengan cucuran kerigat dan penuh rasa kasih sayang dalam mengasuh dan membesarkan penulis.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak tenilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
3. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si., sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., sebagai dosen pembaca yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.
5. Drs. A.Ridwan Siregar, SH, M.Lib., sebagai dosen wali masa perkuliahan yang selalu memberikan arahan dan bimbingan di dalam mengikuti masa perkuliahan.
7. Hasparna Sitanggang, S.Sos, selaku Kepala Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara dan seluruh staf pegawai perpustakaan yang telah mengijinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga kertas karya ini dapat diselesaikan dengan baik.
8. Buat ketiga saudaraku Emmy Flora br Purba, S.S, Scotya Riva br Purba, AMKeb, Adry Suranta Purba. Kedua Abang iparku Robinson Ginting, S.T,. & Sertu Heri Bertus Sembiring, anakku Angela Aananditha, kedua nenekku D.br Sitepu dan N.br Tarigan dan B. Kembaren yang selalu memberikan motivasi dan dukungan dalam penulisan kertas karya ini.
9. Buat Sahabat-sahabatku: Nur’aini, Debora Sitepu, Faridawati Damanik, Martina Sembiring, Siska Bangun, dan seluruh angkatan 2008 yang senantiasa yang memberikan semagat dan senantiasa dalam berbagi dalam suka dan duka .
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 21 Mei 2011 Penulis
DAFTAR ISI
1.2 Tujuan Penulisan ………2
1.3 Ruang Lingkup………2
1.4 Metode Pengumpulan Data……….2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi……….….3
2.1.2 Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi………...3
2.1.3 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi…………....…….5
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi……….7
2.2 Pengadaan Bahan Pustaka………...8
2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka………...………...8
2.3 Koleksi Perpustakaan………..9
2.3.1 Pengertian Koleksi………..10
2.3.2 Fungsi Koleksi………....10
2.3.3 Bentuk – Bentuk Koleksi………....10
2.4 Kebijakan Pengembangan Koleksi………... ……13
2.5 Seleksi Bahan Pustaka………...15
2.5.1 Prinsip Seleksi Bahan Pustaka………...16
2.5.2 Pihak-Pihak Pemilihan Bahan Pustaka………...17
2.5.3 Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka ……….18
2.6 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka ……….19
2.6.1 Pembelian ………...19
2.6.2 Sumbangan Atau Hadiah ………...21
2.6.3 Tukar Menukar ………...22
2.6.4 Terbitan Sendiri ………....…..24
2.7 Inventarisasi ………...24
BAB III PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KATHOLIK SANTO THOMAS SUMATERA UTARA 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Katholik Santo Thomas Sumatera Utara...27
3.1.1 Fungsi Perpustakaan Unika St.Thomas Sumatera Utara ……….28
3.1.3 Anggaran Perpustakaan ………...29
3.1.4 Peraturan Perpustakaan ………...29
3.1.5 Koleksi Perpustakaan ………..30
3.1.6 Pengguna Perpustakaan………....32
3.1.7 Tenaga Kepustakaan..………...34
3.2 Pemilihan Bahan Pustaka 3.2.1 Pihak Yang Melakukan Bahan Pustaka………35
3.2.2 Alat Bantu Seleksi……… ...36
3.3 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka 3.3.1 Pembelian ……… 36
3.3.2 Sumbangan/Hadiah………...37
3.3.3 Penerbitan Sendiri………...37
3.4 Inventarisasi ………... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan……….49
4.2 Saran ………..50
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1 Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Kathlik Santo Thomas Sumatera
Utara Berdasarkan Jenis Koleksi...31 Tabel 2 Jumlah Pengunjung Perpustakaan Cabang Universitas Katholik Santo
Thomas Sumatera Utara...32 Tabel 3 Slip Peminjaman Perpustakaan Universitas Kathlik Santo Thomas Sumatera
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat diperlukan guna menunjang peningkatan kualitas mahasiswa akan pengetahuan dan informasi. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu sarana pembelajaran tepat yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk menunjang keberhasilan mahasiswa. Perpustakaan dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang mengacu pada pemenuhan kebutuhan penguna akan pengetahuan dan informasi yang dibutuhkan. Salah satu tugas perpustakaan perguruan tinggi dalam memenuhi kebutuhan mahasiswa dilakukan melalui pengadaan bahan pustaka.
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang dilakukan oleh perpustakaan dalam menyediakan informasi kepada mahasiswa demi tercapainya tujuan perpustakaan, yaitu mendukung, memperlancar, dan meningkatkan kualitas pendidikan perguruan tinggi. Agar perpustakaan perguruan tinggi dapat berfungsi sebagaimana mestinya maka dalam pengadaan bahan pustaka dibutuhkan penanganan yang terencana dan terarah sehingga memudahkan mahasiswa dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui kinerja pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui bahan pustaka yang ada.
3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan dalam proses pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penulisan kertas karya ini adalah mengenai pengadaan bahan pustaka yang mencakup pembelian, hadiah/sumbangan, terbitan sendiri, koleksi, kebijakan pengadaan bahan pustaka, dan inventarisasi.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas kaya ini adalah sebagai berikut :
1. Studi Kepustakaan
Penulis mengumpulkan data melalui beberapa literatur dan informasi lainnya yang relevan dengan penulisan kertas karya ini.
2. Observasi
Penulis mengadakan pengamatan secara langsung ke Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara terutama ke bagian pengadaan bahan pustaka. 3. Wawancara
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan penyebar informasi di lingkungan universitas yang penggunanya adalah civitas akademika, dosen, dan pegawai dilingkungan perguruan tinggi. Maka untuk itu perpustakaan perguruan tinggi harus mampu melaksanakan fungsi-fungsi perpustakaan untuk mencapai Tri Dharma Perguruan tinggi.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:5), “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, dan perpustakaan sekolah tinggi”.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya”.
Menurut Hasugian (2009:79), “Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya”.
Dari pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan peguruan tinggi merupakan suatu unit kerja yang mempunyai tugas menyediakan informasi dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.1.2 Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi
peran yang harus dijalankan itu ikut menentukan dan mempengaruhi tercapainya misi dan tujuan perpustakaan tersebut. Peran yang dapat dijalankan oleh perpustakaan antara lain:
1. Secara umum perpustakaan merupakan sumber informasi, pendidikan, peneletian preservasi dan pelestarian khasanah budaya bangsa serta tempat rekreasi yang sehat, murah dan bermanfaat.
2. Perpustakaan media atau jembatan yang berfungsi menghubungkan antara sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang terkandung di dalam koleksi perpustakaan dengan para pemakainya.
3. Perpustakaan mempunyai peranan sebagai sarana untuk menjalin dan membangun komunikasi antara sesama pemakai, dan antara penyelenggaraperpustakaan dengan masyarakat yang dilayani.
4. Perpustakaan dapat pula berperan sebagai lembaga untuk mengembangkan minat baca, kegemaran membaca, kebiasan membaca dan budaya baca melalui penyedian berbagai bahan bacaan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat.
5. Perpustakaan dapat berperan aktif sebagai fasilitator, mediator, motivator bagi mereka yang ingin mencari, memanfaatkan, dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalamannya.
6. Perpustakaan merupakan agen perubahan, agen pembangunan, dan agen kebudayaan umat manusia.
7. Perpustakan beperan sabagai lembaga pendidikan nonformal bagi anggota masyaakat dan pengunjung perpustakaan.
8. Petugas perpustakaan dapat berperan sebagai pembimbing dan memberikan konsultasi kepada pemakai atau melakukan pendidikan pemakai (user education), dan pembinaan serta menanamkan pemahaman tentang pentingnya perpustakaan bagi orang banyak.
9. Perpustakaan berperan dalam menghimpun dan melestarikan koleksi bahan perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik semua hasil karya umat manusia yang tak ternilai harganya.
2.1.3 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun masyarakat luar kampus.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Mengembangkan koleksi.
2. Mengolah dan merawat bahan pustaka. 3. Memberi layanan.
4. Melaksanakan administrasi perpajakan.
Menurut Yuven 2010), bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran 2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tugas
dalam rangka studi
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti. 4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti tebitan-terbitan yang baru baik
berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun pengguna diluar perguruan tinggi. Perpustakaan juga dapat befungsi sebagai pusat belajar mengajar maupun pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), fungsi perpustakaan peguruan tinggi yaitu:
1. Fungsi edukasi
Pepustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Pusat riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir seebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perpustakaan ini adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat dipublikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna membangun dan mengembangkan kreatifitas serta minat pengguna perpustakaan.
5. Fungsi publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni civitas akademika dan staf non-akademika.
6. Fungsi deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.
7. Fungsi interpretasi
Menurut Yuven (2010), fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
a) Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar maksudnya dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan).
b) Learning Center, artinya berfungsi sebagai pusat pembelajaran (tidak hanya belajar) maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan di fungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan mengajar.
c) Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau nformasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian.
d) Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber informasi.
e) Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, local content atau grey literatur
f) Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan tidak hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi. g) Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan
informasi perpustakaan juga berfungsi untuk menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan baru).
Berdasarkan standardisasi sebagai lembaga, fungsi perpustakaan adalah: 1) Lembaga pengelola sumber-sumber informasi
2) Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi 3) Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan
4) Lembaga pendukung pendidikan (pencerdas bangsa) 5) Lembaga pelestari hasanah budaya bangsa.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun masyarakat luar kampus.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan 3. Memberi layanan
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran 2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas
dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti. 4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik
berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Menurut Sjahrial Pamuntjak (2000:5), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai pada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang bergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan.
2.2 Pengadaan Bahan Pustaka
2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi berakhir di pengadaan bahan pustaka.
Di perpustakaan perguruan tinggi pengadaan bahan pustaka merupakaan bagian pelayanan teknis. Hal ini disebabkan karena tugas utama dari perpustakaan adalah menyajikan dan meyebarluaskan informasi kepada seluruh sivitas akademik di perguruan tinggi. Untuk melakukan tugas tersebut maka perpustakaan hendaklah didukung oleh bahan pustaka yang tepat, lengkap dan selalu up to date sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Menurut Sumantri, (2002:29), ”Pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual”.
Darmono, (2001:57), ”Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka”.
Pengadaan bahan pustaka yang ada di perpustakaan perguruan tinggi harus sesuai dengan kebutuhan setiap program studi yang ada di perguruan tinggi tempat perpustakaan itu berada, sehingga koleksi tersebut dapat dipergunakan untuk membantu pengguna dalam proses belajar mengajar. Suatu Perpustakaan perguruan tinggi akan dapat memenuhi fungsinya dengan baik bila jenis dan mutu bahan yang disediakan baik pula.
2.3 Koleksi Perpustakaan
Salah satu unsur pokok perpustakaan adalah koleksi, karena pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal apabila tidak didukung oleh adanya koleksi yang memadai. Koleksi bahan pustaka haruslah relevan dengan kebutuhan setiap program studi dari perguruan tinggi tersebut. demi terwujudnya pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Untuk memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan perguruan tinggi, Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai informasi dan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan lingkungan perguruan tinggi dimana perpustakaan berada.
2.3.1 Pengertian Koleksi
Darmono (2001: 60) “Koleksi adalah sekumpulan rekaman informasi dalam berbagai bentuk tercetak (buku, majalah, surat kabar) dan bentuk tidak tercetak (bentuk mikro, bahan audio visual, peta)”.
2.3.2 Fungsi Koleksi
Koleksi yang dimiliki perpustakaan memiliki fungsi sebagaimana yang dinyatakan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 30) bahwa fungsi koleksi adalah:
1. Fungsi pendidikan
Untuk Menunjang program pendidikan dan pengajaran, perpustakaan mengadakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada.
2. Fungsi penelitian
untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai hasil penelitian dan kemajuan ilmu pengetahuan mutakhir.
3. Fungsi referensi
Fungsi ini melengkapi fungsi yang di atas dengan menyediakan bahan bahan referensi diberbagai bidang dan alat-alat bibliografis yang diperlukan untuk menelusur informasi.
4. Fungsi umum
Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat di sekitarnya, fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan mempunyai fungsi pendidikan, penelitian, referensi dan umum. Maka jelaslah bahwa koleksi perpustakaan adalah unsur pokok perpustakaan yang harus dibina secara teratur dan terencana.
2.3.3 Bentuk-Bentuk Koleksi
a. Karya Cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:
1. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku.
Dalam buku perpustakaan sebagai ilmu (2009), ciri-ciri buku adalah sebagai berikut:
1. Isinya membahas satu permasalahan pokok, kalaupun terdiri dari beberapa makalah (misalnya dalam prosiding seminar) maka semua makalah berhubungan dengan tema pokok dari seminar tersebut
2. Berjilid
3. Mempunyai halaman judul 4. Terdapat daftar isi
5. Teks yang dibagi dalam bab-bab
6. Terdapat lembar pendahuluan dan/atau kata pengantar
7. Terbit dalam satu jilid atau beberapa volume dengan bentuk jilid sama 8. Umumnya memiliki ISBN (International Standard Book Number). 2.Terbitan berseri
Dalam buku perpustakaan sebagai ilmu (2009), contoh-contoh terbitan berseri adalah:
- Majalah, magazin, buletin, warta, journal, newsletter, warkat warta, laporan tahunan, bulanan, mingguan
- Buku tahunan, yearbook - Serial
- Seri monograf, monograf berseri
Ciri-Ciri terbitan berseri adalah sebagai berikut:
- Memiliki judul seri, yang selalu sama pada setiap nomor penerbitan - Publikasi yang diterbitkan secara berturut-turut, bernomor, bervolume, - Umumnya berjangka waktu terbit (frekuensi) tertentu
- Isinya terdiri dari artikel-artikel, ada pula yang berartikel tunggal - Terdapat halaman editor/redaksi
- Daftar isi merupakan daftar artikel yang dimuat.
b. Karya Noncetak
dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Karya noncetak terdiri dari beberapa jenis, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.
b. Gambar hidup dan rekaman video
Gambar hidup dan rekaman suara terdiri dari film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagaimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya slide, transparansi, dan filmstrip.
c. Bentuk Mikro
Menurut Siregar (1999), bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreder. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup di dalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya ukuran sebesar mikrofis.
d. Karya Dalam Bentuk Elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.
bersamaan oleh indra mata dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.
Sedangkan menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 38) yang termasuk ke dalam koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut 1. Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan
maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu.
2. Buku referensi, termasuk buku referensi umum, referensi bidang studi kasus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, dan lain-lain..
3. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar.
4. Penerbitan berkala seperti majalah, surat kabar dan lain-lain.
5. Penerbitan perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan bernaung, maupun penerbitan perguruan tinggi lainya.
6. Penerbitan pemerintah, terutama penerbitan resmi, baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan khusus perguruan tinggi yang bersangkutan.
7. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan tertentu, subjek tertentu, dan sebagainya.
8. Koleksi bukan buku yang berupa koleksi audio visual (film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sebagainya).
2.4 Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi ini sangat diperlukan untuk mencapai hasil yang memuaskan, dan mampu memenuhi keperluan pemakai secara efektif dan efisien. Maka dari itu kebijakan pengembangan koleksi sebaiknya dirumuskan secara tertulis. Karena dengan adanya kebijakan ini, pada saat melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka akan memudahkan pustakawan untuk memilih keriteria bahan pustaka sebagai koleksi perpustakaan yang mutakhir dan mampu memenuhi semua kebutuhan pemakai.
Menurut Massofa (2008), bahwa kebijakan pengembangan koleksi berfungsi sebagai:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.
2. Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya.
Menurut Sutarno (2006:153) Kebijakan kebijakan yang perlu diterapkan dalam pengembangan koleksi adalah sebagai berikut:
1. Setiap langkah kebijakan manajemen adalah untuk menjalankan strategi organisasi yang efektif dan efesien. Kebijakan tersebut harus jelas, tegas, aplikatif, dan praktis.
2. Kebijakan perpustakaan meliputi hal-hal pokok yaitu untuk menghimpun informasi, memelihara dan melestarikan semua sumber informasi; mengemas memberdayakan dan melayankan informasi, memanfaatkan seluruh aset perpustakaan, dan memberikan kesenangan dan kepuasan pemakai karena keinginannya terpenuhi dengan cepat , tepat, murah dan sederhana.
3. Kebijakan diharapkan dapat memacu dan memicu proses pembinaan dan pengembangan perpustakaan dan mampu berkompetisi dengan pusat informasi lain yang dikelola secara profesional dan lebih bernuansa infotainment.
4. Perpustakaan berusaha menjalin kerjasama dan jaringan informasi yang baik dan saling menguntungkan dengan mitra kerja , baik dengan perpustakaan lain maupun lembaga-lembaga yang mempunyai kedekatan visi dan misinya.
5. Perpustakaan terus berusaha untuk menciptakan K 5 (kebersihan, keamanan, ketenangan, kenyamanan, kesenangan). Tujuannya pengunjung betah dan kerasan berlama-lama di perpuustakaan untuk membaca dan belajar atau untuk sekeda mencari hiburan.
6. Perpustakaan berusaha melakukan sosialisasi, publikasi dan promosi serta terus-menerus gar keberadaannya dikenal, dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat.
7. Pepustakaan hendaknya berusaha menciptakan kesan yang baik, ules, ramah, bersifat informatif, membimbing, dan dekat dengan masyarakat. 8. Perpustakaan berusaha mengembangkan berbagai kegiatan yang melibatkan
atau menfasilitasi kepentingan masyarakat, sehingga masyarakat cenderung berkunjung ke pepustakaan. Mereka nantinya akan merasa perpustaaan adalah milik masyarakat dan untuk mereka pula.
9. Dampaknya perpustakaan menjadi ramai pengunjung dan pemakai.Pada gilirannya lebih mampu melakukan proses transksi dan transformasi ilmu pengetahuan pada pemakainya.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:44), yang perlu di pertimbangkan dalam kebijakan pengembangan koleksi antara lain:
1. Program Lembaga
2. Model Pembelajaran yang dijalankan 3. Kebutuhan Pengguna
4. Jenis Koleksi
5. Kriteria Bahan Perpustakaan 6. Jumlah Eksemplar
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa kebijakan pengadaan tergantung pada beberapa hal antara lain: efektif dan efesien, model pembelajaran, profesionalisme, anggaran, tujuan dan prioritas dari organisasi, jenis pemakai dan kebutuhannya, hubungan dengan perpustakaan lain atau dokumentasi lain, kekhususan, staf perpustakaan, dan bahasa maka pengadaan bahan pustaka akan dapat disesuaikan dengan kebutuhan para penggunanya.
2.5 Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi bahan pustaka adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan karena berhubungan dengan mutu perpustakaan yang bersangkutan. Suatu perpustakaan tidak akan ada artinya bila koleksi yang tersedia tidak tersedia sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Semua bahan pustaka hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pemakai perpustakaan dalam suatu skala prioritas yang telah ditetapkan dan mencakup persyaratan antara lain:
• Isi buku
• Bahasa yang digunakan • Ciri fisik buku
• Otoritas pengarang/ penerbit
Kegiatan seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian, pedoman penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan. Kegunaan Seleksi bahan pustaka adalah untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna baik kuantitas maupun kualitasnya. Selain itu pemilihan bahan pustaka dilakukan berdasarkan kemampuan dana yang tersedia.
Menurut Massofa (2008), Pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu: 1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:48), asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka sebagai berikut:
1) Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu
2) Isi buku hendaknya bertahan lama dan tidak cepat berubah. 3) Isi buku bermakna bagi pengembangan bidang studi. 4) Buku tersedia di toko buku atau penerbit.
5) Bahasan buku memuat pandangan yang seimbang , khusus buku yang memuat masalah yang kontreversial.
6) Buku harus tercantum dalam bibliografi atau indeks penerbit. 7) Kewibawaan buku perguruan tinggi
8) Kepantasan harga
Adapun tujuan seleksi bahan pustaka menurut Sulistyo-Basuki (2001:427) adalah: “ Mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntunan pengguna masa kini serta masa mendatang”.
Dengan adanya tujuan tersebut, diharapkan perpustakaan dapat mengembangkan koleksinya secara baik dan seimbang. Agar tujuan dari pemilihan bahan pustaka tersebut dapat tercapai diperlukan langkah-langkah dalam pemilihan bahan pustaka.
2.5.1 Prinsip Seleksi Bahan Pustaka
Setiap perpustakaan mempunyai struktur organisasi tersendiri. Ketentuan-ketentuan bagaimana melakukan seleksi dan siapa yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan yang bersangkutan, dan struktur organisasi didalamnya.
• Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah ditetapkan.
• Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh penenggung jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:13) prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pemilihan dilakukan dengan cermat oleh pihak yang berwenang memilih berdasarkan skala prioritas.
2. Pengadaan koleksi disesuaikan dengan program pendidikan yang dimiliki perguruan tinggi yang bersangkutan.
3. Bahan yang dipilih disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang terdiri dari mahasiswa, dosen, peneliti, dan pegawai administrasi.
4. Koleksi hendaknya lengkap, tidak saja buku ajar wajib, tetapi juga meliputi bahan-bahan yang berkaitan dengan program pendidikan dan peneliti. 5. Bahan yang diadakan diusahakan bersifat mutakhir sesuai dengan
perkembangan ilmu pengetahuan.
2.5.2 Pihak-pihak Pemilihan Bahan Pustaka
Perpustakaan berhak untuk melakukan seleksi bahan pustaka, tergantung dari tipe perpustakaan dan struktur organisasi di setiap perpustakaan. Pada prinsipnya personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup (a) pustakawan; (b) spesialis subjek termasuk guru; (c) toko buku; (d) komisi perpustakaan; (e) anggota lain.
Sulistyo-Basuki (2001: 429) untuk dapat melakukan pemilihan bahan pustaka, pihak-pihak yang berhubungan harus memiliki pengetahuan seperti :
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan, khususnya mengenai penerbit spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar hasil terbitan yang ada selama ini dan keunggulan suatu penerbit. 2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan misalnya siapa saja
yang menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan dan mengapa ada kelompok pengguna bahan pustaka yang satu berbeda dengan pengguna perpustakan lain.
3. Mengetahui kebutuhan para anggota.
4.Personil pemilihan buku harus bersifat netral serta harus menguasai informasi dan akal sehat dalam pemilihan.
6.Mengetahui buku melalui proses membuka buka buku ataupun proses membaca.
Dalam Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:45) pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut:
1. Pustakawan
2. Tenaga pengajar dan peneliti 3. Mahasiswa
4. Unsur unit lain, bila diperlukan
2.5.3 Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka
Untuk mengetahui apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakan, maka diperlukan alat bantu seleksi bahan pustaka.
Menurut Darmono (2001), alat bantu seleksi adalah sebagai berikut: 1. Katalog Penerbit dari berbagai Penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan
luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku.
2. Tinjauan Buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah popular. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama.
3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaaan anak-anak, terbitan pemerintahan, laporan konferensi serta peta.
4. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan.
5. Resensi
Suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televisi.
1. Silabus.
2. Katalog penerbit. 3. Bibliografi.
4. Daftar perolehan buku dari perpustakaan. 5. Tinjauan dari resensi buku.
6. Iklan dan selebaran terbitan berseri. 7. Book in print.
8. Pangkalan data.
2.6 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi yang diadakan suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan pengguna yang dilayani.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:38) pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:
1. Pembelian dan pelangganan 2. Hadiah
3. Pertukaran
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan
2.6.1 Pembelian
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan,
Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup. mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakwan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan jalan :
- Membeli langsung ke toko buku. - Memesan melalui toko buku.
Menurut Bafadal (2001:37) untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu :
1. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka, pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif lebih murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.
2. Membeli di toko buku
Tidak semua perpustakaan dekat dengan penerbit sehingga apabila membeli langsung kepada penerbit akan memakan biaya banyak untuk ongkos perjalananya. Apabila hal yang demikian terjadi sebaiknya pustakawan membeli buku yang dekat dengan perpustakaannya.
3. Memesan
Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal yang demikian ini terjadi maka pustakawan bisa memesan bahan pustaka tersebut. Pemesanan ini bisa ke toko buku atau penyalur. Atau juga bisa langsung kepada penerbit.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana dengan benar sehingga tidak terjadi pemborosan dana.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:54) langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan. 2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog.
perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. 3. Memeriksa atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirim daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan atau langganan.
8. Menyusun laporan penelitian pelangganan.
Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54) langkah-langkah pemesanan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1.Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau menolak usulan.
3. Menerima atau menolak usulan.
5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan daftar pesanan satu rangkap. 7. Membayar pesanan.
8. Menyusun laporan pemesanan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54), prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut:
1.Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan
pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan. 6. Membuat berita acara penerimaan.
Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.6.2. Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Hadiah buku yang diterima tanpa diminta sering tidak cocok tengan tujuan perpustakaan penerima.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 55) bahan pustaka melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut:
1. Hadiah secara langsung
prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu:
a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan. 2. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:
a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat
pengantarnya
d. Mengirimkan kembali surat pengantarnya.
e. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi dengan hadiah/sumbangan dapat dilakukan dengan: hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan yaitu hadiah secara langsung. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.
2.6.3 Tukar-Menukar
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 5) tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman, dan pengembalian.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesanya.
Kegiatan tukar menukar bahan pustaka diharapkan dapat berjalan lancar dan sesuai dengan keinginan, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan pustaka tersebut .
Menurut Sulistyo-Basuki (2001: 39) kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karna alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar.
Sumber pertukaran bahan pustaka menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 58) yaitu:
1. Univeritas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah berupa undang –undang, peraturan, lembaran negara, program pemerintah.
3. Organisasi ilmiah dan profesi. 4. Perusahan-perusahan industri.
Dalam Pernik Pustakawan (2009), cara untuk memperoleh bahan pustaka dengan tukar menukar:
a) Perpustakan dengan bahan pustaka/buku lebih (duplikat) yang sudah tidak diperlukan membuat daftar buku tersebut secara alfabetis ataupun klas untuk ditawarkan.
b) Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan.
c) Perpustakaan yang menerima tawaran tersebut, memilih bahan yang sesuai, selanjutnya memilih buku penukar yang sesuai bobotnya serta menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
Tujuan pertukaran koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
2.6.4 Terbitan Sendiri
Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:19) penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan(depository)semua penerbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunjukan sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.
Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan.
Penerbitan sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan dan juga dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar bahan pustaka.
2.7 Inventarisasi
Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan.
Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya. Adapun cara yang diterapkan adalah dengan melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.
Menurut Milburga (2000:76) keterangan yang dicatat dalam buku inventarisasi/induk adalah:
1. Nomor urut.
2. Taggal masuk buku. 3. Asal buku.
5. Judul buku.
6. Nama penerbit dan tahun terbit. 7. Jumlah eksemplar.
8. Harga satuan dan jumlah harga.
9. Jenis buku: teks/informasi/fiksi/referensi.
10. Bahasa yang dipakai: Indonesia/Inggris dan lain-lain. 11. Keteranga mengenai keadaan buku.
Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (2000: 75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan pustaka tersebut.
4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan:
a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku tersebut berasal dari pembelian.
b. Nama Perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal dari hadiah.
c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi dari perpustakaan lain.
5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dengan buku yang dicatat. 6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi.
7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan.
10. Kolom jenis buku diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis buku yang sedang diinventarisasi.
11. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventarisasi.
12. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.
13. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.
14. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi
Menurut Bafadal (2001:46) kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi:
1. Memberi stempel pada buku.
Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaannya hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan, edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel inventaris perpustakaan.
2. Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-halaman tertentu, seperti halaman judul, daftar isi bab per bab. Hal ini tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing-masing.
3. Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan dibalik halaman judul.
4. Mendaftar bahan pustaka
Bahan-bahan yang telah distempel segera diinventariskan ke dalam buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi menurut cara pengadaannya. Bahan pustaka yang diperoleh dari bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris bantuan pemerintah. Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan sebagainya.
BAB III
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KATHOLIK SANTO THOMAS SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara
Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara atau sering disebut Unika St. Thomas Sumatera Utara berdiri pada tahun 1984. Perpustakaan ini terletak di gedung Universitas Katolik St. Thomas, lantai 1, di jalan S.Parman. Sejak tahun 1992, layanan perpustakaan dilaksanakan di 2 kampus yaitu kampus I di jl. Setia Budi Tanjung Sari dan kampus II di Jl. S.Parman tetapi pada tahun 1995 seluruh civitas Unika St. Thomas dipindahkan ke kampus I, Jln. Setia Budi No. 479-F Tanjung Sari Medan.
Gedung perpustakaan ini terdiri dari 3 (tiga) lantai dengan luas bangunan kira-kira 535.50 m2. Ruangan perpustakaan ini terdiri dari 3 lantai. Pembagian ruangan ini sebagai berikut: Lantai pertama (I) terdiri dari ruang Skripsi, ruang referensi, ruang baca, ruang server, dan ruang digital/TI. Lantai kedua (II) terdiri dari ruang pimpinan, ruang administrasi/ tata usaha, ruang sirkulasi umum, ruang koleksi umum, ruang tandon, ruang pengolahan, dan ruang baca. Lantai ke tiga (terakhir) terdiri dari ruang serbaguna dan aula.
Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan dan dibantu oleh 7 pegawai untuk melaksanakan kegiatan kerja perpustakaan berdasakan tugas yang telah diberikan kepada masing - masing pegawai. Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara melayani pengunjung civitas akademika yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan pegawai Unika dengan ketentuan untuk mahasiswa harus terdaftar menjadi anggota perpustakaan. Namun, untuk non civitas akademika tidak diperbolehkan masuk ke ruang perpustakaan.
3.1.1 Fungsi Perpustakan Unika St. Thomas Sumatera Utara
Perpustakaan sebagai suatu unit kerja di pepustakaan perguruan tinggi harus mampu menyusun kebijakan dan melakukan tugas secara rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakan kepada para pengguna perpustakaan. Adapun fungsi Pepustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
Interpretasi: melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber- sumber sumber infomasi yang dimiliki.
Edukasi: sebagai sumber dan tempat belajar.
Informasi: mencari dan menyebarkan informasi
Riset: menyediakan bahan-bahan primer dan sekunder untuk melakukan bahan penelitian dan pengkajian.
Rekreasi: menyediakan tempat yang aman dan nyaman sehingga mempunyai daya tarik bagi para pengunjung.
Publikasi: menyebarluaskan berbagai infomasi dari berbagai sumber.
Deposit: menjadi tempat dikumpulkannya hasil karya dan ilmu pengetahuan dari perguruan tinggi tersebut.
Tujuan Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
Sebagai bagian integral suatu perguruan tinggi perpustakaan bertujuan sebagai penunjang tercapainya Tri Darma Perguruan tinggi
Memenuhi kebutuhan informasi
Menyediakan bahan pustaka
Menyediakan tempat belajar
Menyediakan jasa peminjam
3.1.2 Struktur oganisasi
Untuk dapat mengetahui jenjang pekerjaan serta hubungannya satu sama lain, perlu adanya stuktur organisasi yang jelas. Hal ini untuk mengetahui kedudukan dan tanggung jawab masing-masing. Oganisasi Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara adalah organisasi yang menggambarkan unit-unit kerja yang ada di perpustakaan tersebut. Dalam kegiatan operasionalnya merupakan sarana pendukung dalam meningkatkan mutu pendidikan.
3.1.3 Anggaran Perpustakaan
Anggaran merupakan unsur utama dalam menjalankan suatu perpustakaan. Jumlah dana yang memadai diharapkan mampu mendukung kurikulum, pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Tanpa dana yang memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan dapat menambah jumlah koleksi pepustakaanya atau dengan kata lain pepustakaan sulit berkembang.
Anggaran yang diberikan pihak rektorat/ yayasan pada perpustakan Unika St. Thomas Sumatera Utara lebih kurang 5% dari anggaran universitas setiap tahunnya. Anggaran ini diberikan kepada pimpinan perpustakaan sekali dalam setahun yakni setiap tahun ajaran baru mahasiswa. Besarnya jumlah anggaran tidak dapat disebutkan secara rinci nominalnya ke bagian pengadaan, pengolahan, perawatan, sirkulasi, dan anggaran lainnya karena semua tergantung kepada keputusan yayasan berdasarkan peninjauan tehadap keberadaan pepustakaan yang dilakukan sebelumnya.
3.1.4 Peraturan Perpustakaan
b. Layanan peminjaman dan pengembalian buku mulai dari pukul 08.30 – 12.00 Wib waktu istirahat pukul 12.00 – 13.00 Wib dan dibuka kembali pada pukul 13.00 – 15.00 Wib.
c. Setiap mahasiswa bisa meminjam koleksi buku maksimal 2 (dua) eksemplar dan 2 (dua) judul dalam sekali transaksi.
d. Dosen dapat meminjam koleksi buku maksimal 5 (lima) eksemplar dengan 5 (lima) judul dengan Jangka waktu peminjaman 1 smester (6 bulan).
e. Menunjukkan katu anggota setiap kali mengunjungi perpustakaan.
f. Batas waktu peminjaman buku selama 14 hari (2 minggu) dan perpanjangan peminjaman buku hanya satu kali.
g. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda sebesar 500/hari/buku. h. Tidak diperkenankan membuat keributan di ruang perpustakaan.
i. Dilarang membawa makanan dan minuman ke ruang perpustakaan. j. Melepas/ tidak diperkenankan memakai jaket ke ruang pepustakaan.
3.1.5 Koleksi Perpustakaan
Salah satu unsur penting dalam perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakan tidak dapat memberikan layanan terbaik kepada penggunanya.
Tabel 1 : Jumlah Koleksi Perpustakaan St. Thomas Unika Berdasarkan Jenis Koleksi.
No JENIS KOLEKSI JUMLAH PER TAHUN AJARAN
T.A.09/10 T.A.10/11
Jenis koleksi yang ada di Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara adalah :
1. Koleksi Umum Menyediakan buku-buku yang boleh dipinjam dan dibawa pulang.
3. Koleksi Skripsi Menyediakan koleksi berupa skripsi, tidak dapat dipinjam, 4. Koleksi Tandon Menyediakan buku-buku sebagai koleksi cadangan
perpustakaan
5. Koleksi Digital Menyediakan bahan berupa CD dan kaset.
3.1.6 Pengguna perpustakaan
Pengguna perpustakaan berasal dari civitas akademika yang terdiri dari
Mahasiswa Unika St. Thomas secara keseluruhan 7.064 orang.
Dosen Unika St. Thomas sebanyak 2.66 (pendidikan S1: 144 orang, S2: 109 orang, S3: 11orang dan Profesor: 2 orang).
Staf/ pegawai perpustakaan Unika St. Thomas ada 8 orang.
Tabel 2 :Jumlah Pengunjung Perpustakaan Cabang Unika St. Thomas Sumatera Utara
NO FAKULTAS PENGUNJUNG
1 Ekonomi 10.795
2 Sastra 3.456
3 Teknik 1.389
4 Pertanian 2.772
5 Hukum 1.826
6 Ilmu Komputer 3.261
TOTAL 23.499
Sumber : Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara
mempunyai kartu anggota. Untuk menjadi anggota perpustakaan syarat-syarat yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
1. Mengisi formulir pendaftaran yang disediakan perpustakaan
2. Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp.10.000 bagi mahasiswa Unika St. Thomas Sumatera Utara.
Tabel 3: Slip Peminjaman Buku di Pepustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara.
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS KATHOLIK ST. THOMAS
MEDAN
CALL NUMBER :
PENGARANG :
JUDUL :
NO. INDUK :
3.1.7 Tenaga Kepustakaan
Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan dengan dibantu 7 orang pegawai yang betugas untuk melaksanakan kegiatan kerja pepustakaan sesuai dengan tugas yang diberikan kepada masing masing pegawai.
Untuk lebih jelasnya latar belakang para pegawai Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara dapat dilihat dalam Tabel 4 berikut ini :
Tabel 4 : Staf Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara.
NO NAMA TUGAS
1 Hasparna Sitanggang, S.Sos Kepala Pepustakaan 2 Ependi Simanjorang,SS - Pengolahan
- Perawatan
3 Genisius - Adm. Umum
- Pengadaan - TI
4 Oslan Juliana Simbolon Adm. Pelayanan Pemakai
5 Leli Maria Sirait Sirkulasi Umum
6 Damianus Silalahi, ST Sirkulasi Umum 7 Arasma Sibagariang Referensi
8 Sarman Turnip Sirkulasi
3.2 Pemilihan bahan pustaka
Pemilihan bahan pustaka (buku) yang terdapat di Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara ini dilakukan melalui beberapa tahap yaitu :
1. Relevansi atau sesuai dengan kurikulum Universitas Katholik Sumatera Utara.
3. Informasi yang disediakan merupakan informasi yang terbaru dan sesuai dengan perkembangan IPTEK dalam mendukung kegiatan perkuliahan di Universitas Katholik Sumatera Utara.
3.2.1 Pihak Yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka
Pada suatu pepustakaan terdapat beberapa pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka.
Adapun pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka pada perpustakaan Unika St. Thomas adalah ;
1. Kepala perpustakaan. 2. Pegawai perpustakaan.
3. Pihak rektorat Unika St. Thomas.
4. Pegawai fakultas yang tugasnya behubungan dengan buku.
Dengan terlibatnya beberapa pihak tersebut diharapkan dapat membantu proses penyeleksian bahan pustaka dengan baik agar dapat tercapai kepuasan pengguna.
3.2.3 Alat bantu seleksi
Alat bantu yang digunakan pustakawan dalam seleksi bahan pustaka pada perpustakaan Unika St. Thomas adalah :
a. Katalog penebit b. Silabus/mata kuliah c. Brosur buku
3.3 Sistem Pengadaan bahan Pustaka 3.3.1 Pembelian
Dalam usaha pengembangan koleksi, salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan pembelian bahan perpustakaan. Pembelian bahan perpustakaan adalah cara yang paling efektif apabila pepustakaan mempunyai dana yang memadai. Melalui pembelian pihak perpustakaaan dapat langsung menentukan bahan pepustakaan apa saja yang dibutuhkan. Pepustakaaan Unika St. Thomas Sumatera Utara melakukan pembelian bahan pustaka kurang lebih 400 judul dengan 1.400 eksemplar/tahun. Pembelian tersebut dilakukan 3 kali setahun tetapi itu bisa berubah apabila ada permintaan fakultas terhadap koleksi buku.
Pembelian bahan pepustakaan di Perpustakaaan Unika St. Thomas Sumatera Utara dilakukan melalui agen penjualan buku. Adapun prosedur pembelian buku di perpustakaan ini adalah sebagai berikut:
Pustakawan menerima katalog buku dari penerbit atau toko buku.
Katalog yang telah diterima langsung dikirim ke masing- masing fakultas untuk diseleksi sesuai dengan kebutuhan fakultas. Yang melakukan seleksi buku di fakultas adalah pegawai fakultas.
Setiap bahan pustaka yang akan dipilih dibuat daftar (slip) pemilihan yang akan diisi oleh masing masing pihak fakultas lalu pihak fakultas akan mengirim kembali katalog buku ke perpustakaan beserta judul-judul buku yang telah diseleksi (dipilih).
Pustakawan memeriksa kembali judul buku yang telah dipilih oleh fakultas dan memberi tanda bahan pustaka yang akan dibeli.
Kepala perpustakaan mengajukan usulan pembelian buku ke pihak Rektorat kemudian daftar usulan tesebut akan diperiksa kembali oleh pihak rektorat untuk memutuskan berapa jumlah buku yang harus dibeli.
Pustakawan melakukan pemesanan dan pembelian bahan pustaka.
Selain melalui agen, pengadaan buku dilakukan dengan pemesanan buku melalui toko buku online Fenross Book.
email :
3.3.2 Sumbangan/ Hadiah
Selain dengan cara pembelian, Perpustakaaan Unika St. Thomas juga mengadakan penambahan bahan pustaka buku melalui sumbangan atau hadiah. Sumbangan yang diperoleh berasal dai mahasiswa, Lembaga Kedutaan Besar Amerika Serikat, Bank Mandiri, Departemen Agama, dan berbagai pihak yang merasa ikut berperan serta demi kemajuan perpustakaan tersebut.
3.3.3 Penerbitan sendiri
Penambahan bahan pustaka pada Perpustakaaan Unika St. Thomas juga dilakukan melalui penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri ini hanya untuk koleksi majalah. Adapun majalah yang diterbitkan langsung oleh Yayasan Universitas Katholik St. Thomas Sumatera utara adalah:
Majalah Kuorta UNIKA
Media UNIKA
3.4 Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan mencatat semua buku dalam buku induk yang dilakukan sebelum bahan pustaka yang diterima perpustakaan diolah lebih lanjut.
Adapun tahap – tahap inventarisasi yang dilakukan pada Perpustakaan Unika St. Thomas adalah sebagai berikut :
a. Pemberian stempel buku
Contoh Stempel Hak Milik Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara.
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Contoh Stempel Inventarisasi Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara
PERPUSTAKAAN
UNIKA ST. THOMAS SU
MEDAN
NO. INDUK :
DITERIMA TGL :
DITERIMA DARI:
NO. KLASS :
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
b. Menginventarisasi Bahan Pustaka Ke Dalam Komputer
Setelah pengecekan bahan pustaka selesai maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan Inventaris komputerisasi. Inventaris komputerisasi adalah pencatatan deskripsi fisik koleksi langsung pada file komputer tanpa mengggunakan buku induk. Informasi yang perlu dicantumkan pada penginventarisasian bahan pustaka (buku, majalah, skripsi, CD, koleksi referensi dan tando) pada Perpustakaan Unika St. Thomas ini adalah sebagai berikut: tanggal penerimaan buku, judul, pengarang, impresium, sumber buku.
Perpustakaan Unika St. Thomas telah melakukan inventarisasi sejak tahun 2008 dengan menggunakan aplikasi Senayan Library V.3/S.14. Tidak hanya dalam penginventarisasian koleksi, perpustakaan Unika St. Thomas juga telah melakukan komputerisasi data baik data administrasi maupun kegiatan perpustakaan lainnya
MILIK PERPUSTAKAAN
untuk itu perpustakaan telah memasang jaringan komputer Local Area Network (LAN) di seluruh ruangan perpustakaan.
c. Buku yang telah diinventarisasi diserahkan ke bagian pengolahan
Di ruangan ini semua buku akan diolah sebelum dilayankan kepada pengguna. Langkah pertama yang dilakukan adalah pembuatan nomor kelas buku. Pembuatan nomor kelas ini dibuat berdasarkan Dewey decimal classification (DDC) 22 selanjutnya menempel label dan barcode pada halaman ke dua buku dan yang terakhir adalah menempelkan kantong lidah dan slip buku pada halaman terakhir buku. Kantong lidah adalah tempat slip peminjaman buku. Pembuatan kantong lidah buku bertujuan untuk menghindari kehilangan slip peminjaman buku.
Sistem komputerisasi Perpustakaan Universitas Katholik Santo Thomas Sumatera Utara (Unika St. Thomas) dengan menggunakan aplikasi Senayan
Library V.3/S.14. Tampilan Depan (Home) Senayan Library Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera
Utara
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Tampilan Home Senayan ini berisi tentang sistem manajemen perpustakaan Unika Santo Thomas Sumatera utara yang terdiri dari menu kegiatan kerja di dalam perpustakaan seperti kegiatan Inventarisasi, transaksi, penambahan katalog baru, pengembalian koleksi, pendaftaran menjadi anggota perpustakaan.
Lembaran OPAC Senayan Library Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera Utara
Tampilan OPAC ini berisi tentang petunjuk pencarian koleksi bahan pustaka . Dalam penelusuran informasi , pengguna dapat memanfaatkan pencarian sederhana maupun spesifik sesuai dengan keinginan pengguna itu sendiri. ” Di Select Language” pengguna dapat dengan memilih bahasa yang diinginkan. Misalnya penelusuran koleksi dengan judul : Akuntansi Internasional”
Tampilan OPAC setelah Pemilihan Data Koleksi.
Setelah pengetikan judul pada tampilan OPAC kemudian tekan ENTER Maka OPAC akan menampilkan deskripsi fisik buku mulai dari judul, edisi, nomor panggil, pengarang dan sebagainya. Pilihlah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan. Tampilan deskripsi OPAC ini disebut juga dengan “Detail Rekord”.
Lembar Bibliografi
Tampilan ini berisi lembaran bibliografi dari setiap koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan Unika St. Thomas seperti Judul koleksi, ISBN, jumlah eksemplar. Tampilan ini diisi oleh pegawai administrasi tetapi bisa juga sekedar dilihat oleh pengguna. Pada tampilan ini juga terdapat informasi tentang perubahan pengeditan terhadap koleksi sehingga administrator dapat mengetahui kapan waktu perubahan itu dilakukan.
Lembar Pengeditan Data Bibliografi
Sumber: Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara.
Kegiatan yang biasa dilakukan oleh pegawai administrasi pada tampilan ini adalah Mengedit sejumlah koleksi yang membutuhkan perbaikan data mulai dari judul, edisi, ciri ciri spesifik koleksi, item data, dan pengarang.
Lembar Pengisian Data Bibliografi (Sistem Inventarisasi Berbasis Komputer)
Lembaran ini berisi tentang pengisian deskripsi setiap koleksi yang baru atau disebut juga Inventarisasi yang berbasis komputer. Kegiatan kerja ini dilakukan oleh pustakawan di bidang pengadaan dan IT (Informasi teknologi). Hal-hal yang perlu diketik (di inventarisasi) pada lembaran ini mulai dari judul, edisi, data spesifik, pengarang, waktu terbit (khusus untuk koleksi terbitan berseri), ISBN/ISSN, dan nomor klasifikasi.
Sistem inventarisasi yang diterapkan pada Perpustakaan Unika St. Thomas Sumatera utara adalah inventarisasi berbasis komputer (inventarisasi komputer). Penerapan sistem ini bertujuan untuk memudahkan kinerja pustakawan dan pegawai dalam penginventarisasian deskripsi koleksi sehingga efektifitas dan efesisnsi kerja dapat tercapai mengingat Perpustakaan Unika St. Thomas masih kekurangan pegawai.
Lembar Sirkulasi
