BAB IV MANAJEMEN PENGEMBANGAN KOLEKSI
E. Pengadaan bahan pustaka
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijkan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksiakhirnya muaranya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus di pandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi. Koleksi mana yang menjadi prioritas pengadaan pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi. Dengan demikian arah pengembangan koleksisudah jelas. Hal ini penting dilaksanakan dengan tujuan untuk menghindari buku atau jenis lainnya yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan masuk ke dalam jajaran koleksi.
Menurut Darmono (2001 : 58 ) secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan mencakup 3 kegiatan utama yaitu :
1) Pemilihan atau seleksi bahan pustaka.
2) Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar –
menukar,penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh
perpustakaan.
3) Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan
bahan pustaka.
Secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan
perpustakaan dilakukan melalui pembelian, hadiah, maupun melalui tukar-menukar. Hadiah dapat dari perorangan ataupun dari lembaga. Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata betanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
Manajemen Pengembangan Koleksi
1) Pengadaan atau pengembangan koleksi.
2) Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam
pemesanan bahan pustaka.
2) Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang
terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi.
3) Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan
aslinya sudah tidakdiperboleh (buku-buku out of print),tetapi sangat diperlukan pemakai.
4) Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur
buku.
5) Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan
pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara pengadaan bahan pustaka yang biasa digunakan adalah melalui :
a) Pembelian.
b) Sumbangan/hadiah.
c) Tukar menukar.
1. Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi. Pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
b) Toko Buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relative sediktit. Pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak.
Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
1) Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan
perpustakaan tersedia di toko buku.
2) Toko buku tida selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten
Manajemen Pengembangan Koleksi
2) Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya
hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
3) Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan
dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
c) Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Meskipun demikian, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Biasanya hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung dari penerbitnya.
d) Melalui agen buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
2. Sumbangan/Hadiah
Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.
Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Menurut Pedoman
Manajemen Pengembangan Koleksi
Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 55 ) perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
a) Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan
mencocokkanyadengan surat pengantarnya.
b) Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan.
c) Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak
diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
a) Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b) Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan
hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
c) Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan
perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
d) Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan
terima kasih.
e) Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima
seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.
3. Tukar-Menukar
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan.
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
a) Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan
Manajemen Pengembangan Koleksi
b) Dengan pertukaran akan member peluang untuk
mengembangkan kerja sama yang baik antar
perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan perpustakaan perlu:
1) Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
2) Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya.
3) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih
pemesan.
4) Mencatat alamat pemesanan.
5) Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh
perpustakaan atau lembaga yang memesannya.