BAB IX ANGGARAN PERPUSTAKAAN
F. Teknik Penyusunan Anggaran Perpustakaan
Dalam penyusunan anggaran perlu dipertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut:
1. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum organisasi
atau lembaga.
2. Data masa lalu.
3. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi.
4. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik
pesaing.
5. Kemungkinan
6. adanya perubahan kebijakan pemerintah.
7. Penelitian untuk pengembangan perusahaan.
Selanjutnya dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan cara mempertimbangkan hal-hal berikut:
1. Anggaran harus dibuat serealistis mungkin dan secermat
mungkin
sehingga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran
yang dibuat terlalu rendah tidak menggambarkan
kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.
2. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi
manajemen puncak (direksi).
3. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan,
sehingga pelaksana tidak merasa tertekan tetapi justru termotivasi.
Anggaran Perpustakaan
4. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan
laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi lebih dini.
Sementara itu anggaran perpustakaan yang dibuat yang dibuat akan mengalami kegagalan bila hal-hal berikut ini tidak diperhatikan:
1. Pembuatan anggaran tidak cakap, tidak mampu berpikir ke
depan, dan tidak memiliki wawasan yang luas.
2. Wewenang dalam membuat anggaran tidak tegas.
3. Tidak didukung oleh masyarakat.
Terdapat beberapa teknik atau metode yang dapat digunakan dalam
membuat anggaran perpustakaan, yaitu teknik line-item, lumpsum,
formula-budget, formula-budgetting, programme budgeting, performance budgeting, dan PPBS.
a. Teknik Line-Item
Merupakan teknik penganggaran yang paling popular digunakan pada berbagai organisasi. Berdasarkan teknik ini, jumlah pengeluaran dibagi atas berbagai kategori seperti :
1) Pengadaan bahan pustaka seperti buku, majalah, serta
bahan bacaan lainnya
2) Gaji pegawai (upah dan honorarium)
3) Pemeliharaan koleksi
4) Peralatan dan fasilitas
5) Penerangan, pendingin, air, telepon, serta peralatan
terkait seperti telex dan facsimile
6) Bahan alat tulis kantor (ATK) serta bahan habis
terpakai lainnya
7) Asuransi gedung, dan
8) Biaya tambahan lainnya yang tak terduga
Melalui pengelompokan kebutuhan, maka anggaran dapat dialokasikan untuk masing-masing kelompok kebutuhan. Meskipun demikian terdapat kesulitan , di mana terkadang hanya ada anggaran untuk satu jenis kebutuhan, misalnya anggaran yang
Aggaran Perpustakaan
tersedia untuk pemeliharaan koleksi tidak dapat dialihkan untuk pengadaan peralatan dan fasilitas.
Metode ini mudah digunakan serta mudah dipahami oleh pimpinan, di mana ketika ada kenaikan harga pada salah satu item dari kelompok alokasi anggaran tersebut, maka pimpinan dapat memahami mengapa anggaran untuk ietm tersebut dinaikkan. Sebagai contoh harga buku naik 10 %, maka pimpinan akan memahami alasan menaikkan anggaran sebesar kenaikan harga tersebut atau lebih tinggi dari anggaran sebelumnya.
b. Metode Lumpsum
Melalui teknik lump-sum sejumlah anggaran dialokasikan untuk keperluan perpustakaan. Pustakawan dapat menentukan sendiri apa yang menjadi kebutuhan dari perpustakaannya berdasarkan anggaran yang tersedia. Berdasarkan metode ini pustakawan memiliki kebebasan untuk menyusun anggaran dan mengalokasikannya sesuai kebutuhan perpustakaan.
c. Metode formula-budget
Berdasarkan teknik ini pembuatan anggaran ditentukan harus berdasarkan standar tertentu. Misalnya berdasarkan standar tersebut, setiap pemustaka tersedia n rupiah, maka pustakawan akan menghitung jumlah pemustaka dikalikan dengan n rupiah untuk pengadaan koleksi. Metode ini mudah digunakan dan tidak memerlukan keterampilan pelaksanaan khusus.
Metode formula-budget banyak digunakan oleh pihak di luar perpustakaan untuk memberikan alokasi dana bagi lembaga yang bersaing dalam batas struktur pendanaan. Metode ini mencoba menyajikan panduan rasional untuk mengalokasikan dana berdasarkan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Meskipuin demikian terdapat kekurangan di mana teknik ini menyusun anggaran berdasarkan pengalaman masa lampau untuk menentukan alokasi dana lembaga, padahal program lama atau ada kebutuhan yang menurun pada standar lama.
Anggaran Perpustakaan
d. Metode performance budgeting
Metode ini dikenal juga dengan activity budgeting dan
functional budgeting, yaitu penganggaran kinerja berdasarkan biaya unjuk kerja serta kegiatan, menekankan pada efisiensi pekerjaan. Berdasarkan metode ini perpustakaan dalam menyusun program kerjanya dapat memberikan alasan pelayanan dan jasa perpustakaan serta deskripsi jasa dan pelayanan yang ingin dicapai.
Metode ini merinci sumber daya yang dimiliki perpustakaan yang diperlukan untuk mencapai sasaran serta perluasan program tersebut untuk tahun anggaran mendatang.
Dalam pembuatan anggaran biasanya digunakan cost benefit
analysis untuk mengukur kinerja yang rumit serta mahal.
Pada penganggaran kinerja tercakup anggaran kegiatan seperti menjawab pertanyaan referensi, menyediakan bahan pustaka, kegiatan story telling, penelusuran informasi, bimbingan pemustaka, dsb. Anggaran untuk setiap kegiatan ini dihitung berdasarkan jumlah unit yang dilaksanakan. Hasilnya berupa jumlah rupiah untuk masing-masing kegiatan.
Metode penganggaran ini berbeda dengan teknik programme budgeting yang lebig menkanan pada jasa yang telah dicapai dan menilai sukses alokasi rupiah dalam melayani kebutuhan pemustaka.
e. Metode programme budgeting,
Metode ini menyangkut kegiatan organisasi dengan mengabaikan pengeluaran perbutir atau per barang. Anggaran yang tersedia dialokasikan untuk program yang akan dilakukan. Teknik ini memerlukan kajian ukuran biaya yang mahal seperti halnya dengan performance budgeting. Ia lebih menekankan pada program yang ada dikembangkan dan menilai sukses alokasi rupiah dalam melayani kebutuhan pemakai. Metode ini biasanya mensyaratkan penyajian cara alternative dalam penyediaan jasa yang diperlukan pada berbagai tingkat pendanaan dan perioritas. Pimpinan memperlakukan kepala bagian buka sebagai unit tersendiri melainkan sebagai kontributor individu pada objek jasa.
Aggaran Perpustakaan
f. Metode Planning programming budgeting system (PPBS)
Merupakan teknik yang menggabungkan unsur-unsur terbaik dari programme budgeting dan performance budgeting. Berikut langkah penting dalam teknik penganggaran ini :
1) Mengenali objek perpustakaan
2) Memberikan jalan alternative untuk mencapai tujuan
dengan memberikan cost benefit ratio bagi
masing-masing alternative.
3) Menentukan aktivitas yang diperlukan bagi
masing-masing program
4) Mengevaluasi hasil sehingga tindakan perbaikan dapat
dilakukan
Metode ini memungkinkan pustakawan untuk merinci program kerja sekaligus menentukan biaya bagi masing-masing program. Bagi pimpinan metode ini memungkinkan untuk memeriksa program kerja dan prosfektif pimpinan sehingga
pustakawan dapat mengetahui akibat penambahan dan
pengurangan anggaran perpustakaan.