PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS DHARMAWANGSA
3.1
Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas DharmawangsaPerpustakaan Universitas Dharmawangsa berdiri sejak tahun 1985 yang lokasinya berada di Jalan. K.L. Yos Sudarso No.224 Medan. Perpustakaan Universitas Dharmawangsa memiliki ruangan sendiri yang berukuran 250 m² dengan luas ruangan 128 m² untuk kapasitas 72 orang. Kepala Perpustakaan Universitas Dharmawangsa saat ini adalah Ibu Deliana Amd. Perpustakaan Universitas Dharmawangsa dikelola oleh 3 orang petugas perpustakaan. Perpustakaan Universitas Dharwangsa juga mengolah, merawat, mengoleksi dan mendayagunakan koleksi yang dimiliki untuk keperluan pengguna yang berada di Universitas Dharmawangsa.
Sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah sistem pelayanan terbuka (Open Access), dimana setiap pengunjung perpustakaan bebas menelusuri informasi yang dibutuhkan langsung ke rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan.
3.2
Visi dan Misi Perpustakaan Universitas DharmawangsaPerpustakaan Universitas Dharmawangsa mempunyai Visi dan Misi dalam mengembangkan perpustakaan. Adapun yang menjadi Visi dan Misi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah sebagai berikut:
1. Visi
Visi Perpustakaan Universitas Dharmawngsa adalah terwujudnya perpustakaan yang berkualitas dalam prestasi dan berwawasan global dengan penguasaan IPTEK yang berakar pada nilai iman dan taqwa, kebangsaan, budaya, seni, serta lingkungan hidup.
2. Misi
Misi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah: 1. Menjadikan perpustakaan sebagai jantung Universitas.
2. Mendukung Kurikulim Universitas Dharmawangsa bekerjasama dengan staf akademik untuk menyediakan berbagai sumber informasi
terbaru yang berorientasi pada kebutuhan pemakai dengan memperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitas agar program yang dilaksanakan berlangsung dengan efektif.
3. Membantu kelancaran proses kegiatan pembelajaran dan pendidikan di Universitas Dharmawangsa.
4. Mengembangkan kerjasama secara aktif dengan Perpustakaan Universitas lain, lembaga penelitian, pusat dokumentasi yang sesuai Universitas Dharmawangsa.
5. Melaksanakan pendidikan, pembelajaran, dan pembimbingan kreatif, inovatif, aktual melalui dosen yang kompeten.
3.2.1 Tujuan Perpustakaan
Tujuan merupakan implementasi atau penjabaran misi dan merupakan sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu tertentu. Maka Perpustakaan Perguruan Tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat menunjang pelaksanaan program Perguruan Tinggi tersebut.
Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah:
1. Memperkaya pengetahuan yang relevan bagi mahasiswa dan dosen
2. Menyampaikan informasi yang bermanfaat kepada seluruh civitas dan masyarakat.
3. Mengembangkan kemampuan mencari dan mengolah serta memanfaatkan informasi.
4. Memberdayakan perpustakaan sebagai pilar pendidikan di Universitas Dharmawangsa.
3.2.2 Fungsi Perpustakaan
1. Pusat layanan dan sumber informasi untuk pendidikan dan pengajaran 2. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program penelitian
3. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program pengabdian kepad masyarakat
3.2.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Struktur organisasi sangat penting dalam organisasi untuk memudahkan dan membantu proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dengan adanya struktur organisasi dapat diketahui tentang kedudukan, tugas serta tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam suatu organisasi atau instansi.
Struktur organisasi pada suatu perpustakaan dapat berkembang sesuai dengan besarnya perpustakaan tersebut. Begitu juga halnya dengan Perpustakaan Universitas Dharmawangsa yang membuat struktur organisasi untuk memudahkan proses kerja operasionalnya. Terlihat pada bagan struktur organisasi bahwa jabatan yang tertinggi dipegang oleh Rektor Universitas Dharmawangsa.
Bagan struktur organisasi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Sumber : Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Rektor Universitas Dharmawangsa
Kepala Perpustakaan
Universitas Dharmawangsa
Tata Usaha
Pengolahan
Dari struktur organisasi di atas dapat dilihat bahwa struktur organisasi perpustakaan tidak sesuai dengan bentuk dan susunan struktur organisasi perpustakaan pada umumnya. Dinyatakan demikian karena pada bagian pengolahan, seharusnya letak bagian pengolahan sejajar dengan bagian pelayanan dan sirkulasi. Kemudian pada susunan struktur organisasi perpustakaan tidak tercantum bagian Pengadaan.
3.2.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Waktu pelayanan atau jam buka pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah sebagai berikut:
Senin – kamis : Pukul 09.00 s/d 19.00 Wib
Jumat : Pukul 09.00 s/d 11.30 Wib
Sabtu : Pukul 09.00 s/d 19.00 Wib
Pada saat-saat inilah pengguna dapat menikmati layanan yang ada di
Perpustakaan Universitas Dharmawangsa. 3.2.5 Anggaran/Dana
Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaran adalah tersedianya dana. Sejumlah dana harus dipersiapkan agar perpustakaan mampu mendukung kurikulum, dan pendidikan. Tanpa adanya dana yang memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan menambah jumlah koleksi perpustakaannya.
Anggaran pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa tidak disebutkan secara rinci atau dirahasiakan. Karena perpustakaan tidak menyebutkan besarnya anggaran pengadaaan koleksi, peralatan, dan anggaran lainnya maka anggaran perpustakaan selain di peroleh melalui universitas, juga diperoleh dari setiap penerimaan mahasiswa baru. Jadi dapat dikatakan bahwa Perpustakaan Universitas Dharmawangsa belum mengelola anggaran tersendiri.
3.2.6 Koleksi Perpustakaan
Salah satu unsur penting dari perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang baik kepada penggunanya. Penyediaan koleksi perpustakaan bertujuan untuk
pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya disajikan bagi para mahasiswa, pengajar tetapi juga bagi masyarakat yang memerlukannya.
Koleksi perpustakaan harus relevan dengan program pendidikannya, selain itu koleksi perpustakaan hendaknya selalu mutakhir, untuk itu perpustakaan harus mengadakan dan memperbarui koleksi perpustkaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaaan koleksi yang disediakan oleh perpustakaan ditentukan oleh jumlah program studi, mata kuliah, tingkat pendidikan, kegiatan penelitian dan jumlah pengguna. Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah 6677 judul dengan 13155 eksemplar.
Koleksi yang tersedia pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah sebagai berikut:
1. Buku Teks
Buku teks merupakan buku yang dianjurkan bagi mahasiswa maupun dosen untuk membantu proses belajar mengajar. Ketersediaan buku di Perpustakaan Universitas Dharmawangsa lebih banyak dibandingkan dengan bahan koleksi lainnya.
Berikut ini adalah tabel jumlah koleksi buku Perpustakaan Universitas Dharmawangsa:
Tabel 3.1: Koleksi Bahan Pustaka Buku
Jenis Jumlah judul Jumlah eksemplar
Ilmu Hukum 341 631 Administrsi Negara 132 261 Administrasi Niaga 107 224 Komunikasi 172 195 Budidaya Perikanan 84 154 Pendidikan Agama Islam 143 293
Akuntansi 290 590
Manajemen 288 730
Manajemen Informatika 93 190 Sumber : Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
2. Terbitan Berseri
Terbitan berseri merupakan koleksi perpustakaan yang memuat informasi terbaru dan mutakhir. Koleksi terbitan berseri yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah koran dan majalah.
Tabel 3.2: Koleksi Bahan Pustaka Terbitan Berseri Majalah
Jenis Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
Tempo 1 132
Infokom 1 113
My forum 1 210
Jumlah 3 455
Sumber : Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Koleksi terbitan berseri untuk jenis koleksi surat kabar yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Dharmawangsa antara lain: Waspada, Analisa, SIB.
3. Koleksi Referensi
Koleksi referensi merupakan buku yang sudah diolah secara sistematis dan berfungsi sebagai alat konsultasi dan petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari informasi tertentu sesuai dengan keinginan. Perpustakaan Universitas Dharmawangsa juga memiliki beberapa koleksi referensi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna antara lain:
Tabel 3.3:Koleksi Refernsi
Jenis Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
Kamus 6 26
Peraturan Perundang-undangan 2 8
Ensiklopedi 8 15
Atlas 10 30
3.3 Pemilihan Bahan Pustaka
Bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan haruslah bahan pustaka yang sudah dipilih dengan cermat. Pemilihan bahan pustaka harus sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk mengatur mekanisme bahan pustaka yang akan di beli oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sesuai dengan penggunanya.
Mekanisme pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah harmawangsa sebagai berikut:
1. Pemilihan bahan pustaka yang dilakukan oleh Kepala Perpustakaan dan staf pustakawan
2. Setiap bahan pustaka yang akan dipilih dibuat daftar (slip) pemilihan yang akan diisi. Dalam hal ini pustakawan menyediakan alat bantu pemilihan bahan pustaka yaitu melalui katalog penerbit. Dari slip ini akan diketahui bahan pustaka apa saja yang akan dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.
3. Memeriksa kembali slip pemilihan bahan pustaka dengan memberi tanda bahan pustaka apa saja yang perlu dibeli.
4. Kepala perpustakaan membuat daftar usulan kepada kepala yayasan Universitas Dharmawangsa , kemudian daftar usulan tersebut diperiksa kembali untuk memutuskan berapa jumlah buku yang harus dibeli.
3.3.1 Pihak yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka
Pada suatu perpustakaan, terdapat beberapa pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka. Adapun pihak-pihak yang berwenang dalam melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah:
1. Kepala Yayasan Universitas Dharmawangsa 2. Staf Perpustakaan
3. Dosen
Dengan terlibatnya pihak yang tersebut diatas diharapkan dapat membantu proses penyeleksian bahan pustaka dengan baik agar dapat tercapai kepuasan
pengguna, dan juga diharapkan dalam pemilihan bahan pustaka dapat menambah koleksi bahan pustaka yang lebih bermutu serta sesuai dengan program atau kurikulum Perguruan Tinggi.
3.3.2 Alat Bantu Seleksi
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan dalam mempermudah proses pemilihan bahan pustaka. Untuk memudahkan dalam penyeleksian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa menggunakan alat bantu seleksi antara lain:
1. Katalog Penerbit 2. Silabus/Mata kuliah 3. Brosur Buku
4. Resensi Buku
3.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka pada suatu perpustakaan sangat penting dilakukan agar perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan sempurna. Bahan pustaka yang dihimpun akan dijadikan koleksi perpustakaan harus benar-benar relevan dengan kebutuhan para penggunanya.
Setiap perpustakaan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan berbagai cara, baik itu melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, titipan maupun penerbitan sendiri.
Pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa, pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara:
1. Pembelian
2. Hadiah atau sumbangan
3.4.1 Pembelian
Salah satu cara yang dilakukan dalam pengadaan bahan pustaka adalah dengan cara pembelian. Pembelian adalah merupakan cara yang paling efektif dalam proses pengadaan bahan pustaka. Pembelian adalah salah satu cara pengadaan bahan pustaka yang paling sering dilakukan oleh Perpustakaan
Universitas, pembelian bahan pustaka dilakukan langsung ke toko buku dan penerbit atau melalui agen.
Pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa yang melakukan pembelian bahan pustaka adalah kepala Perpustakaan Dharmawangsa dan petugas perpustakaan. Untuk buku yang dibeli langsung biasanya petugas perpusakaan membeli buku yang disesuaikan dengan pengguna, selain itu juga kepala perpustakaan dan petugas perpustakaan memesan buku kepada agen, untuk memesan buku biasanya petugas perpustakaan memberikan judul buku atau subjek dari buku yang akan di pesan.
Adapun prosedur pembelian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa adalah sebagai berikut:
1. Kepala perpustakaan/staf perpustakaan terlebih dahulu menerima usulan daftar koleksi bahan pustaka yang telah selesai diseleksi oleh staff perpustakaan dan dosen.
2. Staf perpustakaan langsung mendatangi toko buku untuk melihat bahan pustaka yang akan dibeli, adakalanya Perpustakaan Universitas Dharmawangsa melakukan pembelian dengan via telephone.
3. Pemilik toko atau agen, penerbit buku akan menawarkan katalog buku kepada staf perpustakaan.
4. Setelah daftar usulan koleksi buku yang dipesan sesuai dengan katalog buku maka dilakukan pencatatan daftar buku oleh pihak penerbit.
5. Setelah bahan pustaka diterima, maka pihak perpustakaan melakukakn pemeriksaan. Apakah pesanan bahan pustaka sesuai dengan permintaan atau tidak.
6. Jika terjadi kekeliruan atau ketidakcocokan maka pihak perpustakaan akan mengembalikan bahan pustaka dan meminta tukar atas kerusakan bahan pustaka tersebut, dan pihak toko akan menggantinya.
7. Pihak perpustakaan kemudian melakukan pembayaran langsung kepada agen secara tunai.
Tabel 3.3: daftar buku yang dibeli Perpustakaan Universitas Dharmawangsa tahun akademis 2010/2011
No Judul Jumlah eksemplar
1 Ilmu Hukum 110 eksemplar 2 Administrsi Negara 89 eksemplar 3 Administrasi Niaga 67 eksemplar 4 Komunikasi 74 eksemplar 5 Budidaya Perikanan 84 eksemplar 6 Pendidikan Agama Islam 143 eksemplar 7 Akuntansi 210 eksemplar 8 Manajemen 132 eksemplar 9 Manajemen Informatika 98 eksemplar Sumber : Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Jumlah buku yang dibeli oleh Perpustakaan Universitas Dharmawangsa untuk tahun akademis 2010/2011 adalah 1007 eksemplar.
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan dengan cara pembelian seperti ini dikatakan baik karena pimpinan perpustakaan dan kepala sekolah sendiri yang membeli bahan pustaka tersebut. Sehingga kecil kemungkinan terjadi kelalaian atau kekeliruan.
3.4.2 Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah atau sumbangan. Pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa, hadiah/sumbangan bahan pustaka berasal dari:
1. Mahasiswa
2. Staf pengajar/ Dosen
Bahan pustaka yang disumbangkan yaitu berupa:
1. Buku
4. Skripsi
5. Kertas Karya
6. Tesis
7. Desertasi
Perpustakaan Universitas Dharmawangsa melaksanakan wajib sumbang kepada mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya. Proses penerimaan sumbangan wajib tersebut diterima pada saat mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya mengambil Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP).
3.5 Inventarisasi Bahan Pustaka
Inventarisasi bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap perpustakaan. Setiap bahan pustaka yang diterima baik melalui pembeliaun, hadiah atau sumbangan dicatat kedalam buku induk/buku inventarisasi. Bahan pustaka yang baru diterima akan diberi cap atau stempel tanda milik perpustakaan yang tertera pada halaman judul tertentu, setelah itu dibukukan kedalam buku induk. Kegiatan inventarisasi ini dilakukan sebelum bahan pustaka yang diterima perpustakaan diolah lebih lanjut.
Tahapan inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Langkah awal dalam inventarisasi adalah penerimaan buku. Setelah buku diterima, maka pihak perpustakaan memeriksa kondisi fisik buku.
1. Selanjutnya, pihak perpustakaan membubuhkan stempel inventarisasi atau stempel hak milik. Setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan baik melalui pembelian maupun hadiah/sumbangan, setelah diperiksa bentuk fisiknya kemudian diberi cap atau stempel sebagai tanda milik perpustakaan. Stempel perpustakaan dibubuhkan pada halaman judul dan halaman tengah buku. Pada halaman tengah buku, tidak ditentukan halaman berapa, hanya tergantung pada tebal tipisnya buku, sedangkan pada halaman judul ada dua stempel, yaitu stempel hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi. Stempel inventarisasi berbentuk persegi panjang, memuat keterangan yaitu: nomor inventarisasi, tanggal penerimaan buku, asal buku, tanggal pengolahan buku.
Contoh Stempel Hak Milik Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Sumber : Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
Contoh Stempel Inventarisasi Perpustakaan Universitas
Dharmawangsa
.
Sumber: Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
2. Bahan pustaka yang telah selesai distempel, kemudian dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi.
Tabel 3.4: Buku inventarisasi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DHARMAWANGSA Tgl diterima : Asal dari : No. induk : Tgl. Inventaris : TGL ASAL NO.INDUK PENGARANG JUDUL JUMLAH BAHASA HARGA KET
3. Bagian inventarisasi dilakukan oleh bagian pengolahan perpustakaan yaitu staf Perpustakaan Universitas Dharmawangsa.
4. Semua bahan pustaka yang sumbernya dari pembelian, hadiah/ sumbangan di inventarisasi kedalam buku induk Perpustakaan Universitas Dharmawangsa.