BAB III IMPLEMENTASI RKAT 2018
G. PENGADAAN BARANG/JASA
2. Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Unit Kerja
1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK); 2) Panitia Pengadaan Barang/Jasa;
3) Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP). b. Mekanisme
1) Pengadaan barang/jasa oleh Pejabat Pengadaan
Pengadaan barang/jasa oleh Pejabat Pegadaan dilakukan yang nilainya sampai dengan Rp.200.000.000,-
Pejabat Pengadaan Barang/Jasa di Fakultas, SPs, dan LPPM adalah Kepala Bagian Tata Usaha (KBTU), di Kampus UPI di Daerah adalah Kasubbag Umper, sedangkan di unit kerja nonakademik (Direktorat, Biro, dan Unit Kerja Lainnya) ditunjuk oleh pimpinannya.
a) Pengadaan Langsung dengan KUITANSI, digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). Terdiri atas dua cara, yaitu:
(1)Mendatangi secara langsung penyedia barang/jasa distributor/resseler/ supermarket/toko, dengan proses: (a) Pejabat Pembuat Komitmen/Pimpinan Unit Kerja
memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan proses pengadaan langsung;
(b) Pejabat Pengadaan:
• Memesan barang sesuai dengan kebutuhan atau mendatangi langsung ke penyedia barang;
• Melakukan transaksi;
• Menerima barang;
• Melakukan pembayaran;
• Menerima kuitansi, Faktur Pajak, SSP PPN dan PPH, dan PPKP.
(c) Pejabat Pengadaan meneliti dan memper- tanggungjawabkan proses pengadaan langsung; (d) Pejabat Pengadaan menyerahkan kuitansi, dan
persyaratan wajib pungut pajak kepada PPK/Pimpinan Unit Kerja;
(e) PPK/Pimpinan Unit Kerja menyerahkan kuitansi dan dokumen pendukung lainnya kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) untuk proses pembayaran.
(2)Mengundang Penyedia Barang dan Jasa/Rekanan, dengan proses:
(a) PPK/Pimpinan Unit Kerja menyusun Spesifikasi Teknis dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dapat dibantu Pejabat Pengadaan dengan mencari dua sumber informasi yang berbeda;
(b) PPK/Pimpinan Unit Kerja memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan proses pengadaan langsung;
(c) Pejabat Pengadaan:
• mengundang satu penyedia/rekanan yang memenuhi syarat kualifikasi dan diyakini mampu melaksanakan pengadaan barang/jasa;
• penyedia barang dan jasa/rekanan mengajukan penawaran;
• melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga;
• melaporkan proses pengadaan langsung kepada PPK.
(d) PPK melakukan perjanjian dengan Penyedia menggunakan Surat Pesanan (SP);
(e) Barang/jasa diserahkan oleh Penyedia dan memperoleh bukti kuitansi, Faktur Pajak, SSP PPN dan PPH, PPKP dan syarat lainnya yang diperlukan;
(f) PPHP (Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan) memeriksa dan menerima barang/jasa, kemudian dibuat berita acara Pemeriksaan dan Serah Terima (BAPST);
(g) Pejabat Pengadaan meneliti dan memper- tanggungjawabkan proses pengadaan langsung; (h) Pejabat Pengadaan menyerahkan kuitansi, persyaratan
b) Pengadaan Langsung dengan SURAT PERITAH KERJA (SPK), digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sampai dengan Rp.200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dan Jasa Konsultansi dengan nilai sampai dengan Rp.50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah), dengan proses: (1) PPK menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dengan
mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan membandingkan spesifikati teknis harga paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda, antara lain melalui media elektronik dan/atau non- elektronik dapat dibantu oleh Pejabat Pengadaan;
(2) PPK memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan proses pengadaan langsung;
(3) Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis, dan harga;
(4) Undangan dilampiri dokumen pengadaan yang meliputi ketentuan pengadaan barang/jasa dan spesifikasi teknis dan/atau gambar serta dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan; (5) Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran
administrasi, teknis, dan harga secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan/dokumen pengadaan;
(6) Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi administrasi dan teknis dengan sistem gugur, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan;
(7) Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS;
(8) Dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Penyedia lain;
(9) Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri atas:
(a) Nama dan alamat Penyedia;
(c) Unsur-unsur yang dievaluasi (apabila ada); (d) Hasil negosiasi harga (apabila ada); (e) Keterangan lain yang dianggap perlu; dan (f) Tanggal dibuatnya Berita Acara.
(10) Pejabat Pengadaan menyampaikan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung kepada PPK;
(11) PPK melakukan perjanjian dengan penyedia menggunakan SPK;
(12) Barang/jasa diserahkan oleh Penyedia kepada PPK melalui Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP);
(13) PPHP (Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan) memeriksa dan menerima barang/jasa, kemudian dibuat berita acara Pemeriksaan dan Serah Terima (BAPST); (14) PPK memperoleh bukti perjajian/SPK, Faktur Pajak, SSP
PPN dan PPH, PPKP dan syarat lainnya yang diperlukan untuk pembayaran;
(15) PPK menyerahkan bukti perjanjian dan persyaratan lainnya kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) untuk proses pembayaran.
2) Pengadaan barang/jasa oleh ULP
Pengadaan barang/jasa oleh ULP atas RKAT unit kerja dilakukan yang nilainya diatas Rp.200.000.000,- melalui mekanisme tersaji dalam Gambar 12.
Tugas Pejabat Pengadaan adalah sebagai berikut:
a) Menyusun rencana dan menyiapkan dokumen pendukung pengadaan barang/jasa dalam bentuk digital, terdiri atas: (1) Surat permohonan pengadaan barang/jasa;
(2) Spesifikasi teknis barang/jasa yang diperlukan dengan kriteria sebagai berikut:
▪ Spesifikasi teknis barang/jasa telah melalui proses analisis kebutuhan;
▪ Tidak mengarah pada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
▪ Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI);
▪ Instalasi dan konfigurasi (jika diperlukan);
▪ Gambar barang;
(3) Rencana anggaran dan biaya (RAB) dilengkapi dokumen pendukung berupa data hasil survey harga pasar setempat baik elektronik (internet) maupun non elektronik. RAB disusun berbasis kegiatan (Activity Based Costing), misalnya ketika membeli Air Conditoner (AC), di samping mempertimbangkan harga barang juga harus mempertimbangkan biaya instalasi, penambahan pipa, kabel dan konektor power, demikian juga untuk barang lainnya;
b) Mengunduh dan mengunggah kelengkapan dokumen usulan
pengadaan barang/jasa pada laman
http://unitlayananpengadaan.upi.edu/.
Fakultas, SPs, LPPM/Kampus UPI di Daerah/Direktorat, Biro, dan Unit Kerja Lainnya harus menugaskan KBTU/Kasubbag Umper/pegawai yang bertanggung jawab dalam pengadaan barang/jasa untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Bagian Pengadaan/Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Panitia Penerima Barang/Jasa mulai perencanaan sampai dengan barang/jasa diterima.
Gambar 12. Diagram Alur Prosedur Usulan Pengadaan Barang/Jasa melalui Bagian Pengadaan/ULP
Informasi lebih lengkap tentang pengadaan barang/jasa dapat dilihat pada laman http://unitlayananpengadaan.upi.edu/.
H. REVISI RKAT TAHUN 2018