4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Kegiatan di KFTD
4.2.1 Pengadaan Barang
Pengadaan barang di ketiga cabang KFTD didasarkan pada kondisi stok barang di gudang dengan mengacu pada kondisi level stock, buffer stock, dan
minimal stock di gudang. Hal lain yang menjadi dasar pengadaan barang, yaitu
dilihat dari laporan penjualan bulan sebelumnya atau 3 bulan sebelumnya. Sebagai contoh pada KFTD cabang Bekasi, sebelum melakukan pemesanan atau pengadaan barang untuk bulan Februari, petugas logistik khusus bagian pembelian (Ahmad Bustommy) melihat laporan penjualan 3 bulan sebelumnya, yaitu bulan November, Desember dan Januari. Umumnya untuk barang yang dinilai laku (fast moving) yang merupakan produk pareto top 10 item dalam hal penjualan, barang akan selalu dipasok oleh pihak distributor sentral yang disebut Unit Bisnis Logistik (UBL) atau Unit Logistik Sentral (ULS) sehingga dalam perencanaan pengadaan di cabang cukup diperhatikan kondisi stoknya saja, ketika sudah berada di bawah stok level rata-rata penjualan perminggunya, maka dilakukan pemesanan. Sedangkan untuk barang yang kurang laku tidak perlu dilakukan pengadaan kembali pada saat itu, tetapi ketika stock barang mencapai
Pengadaan dilakukan oleh petugas logistik pembelian kepada pihak-pihak yang telah disetujui oleh KFTD pusat sebagai pemasok yang sah dalam pembelian, yaitu Principal Perusahaan Induk (PT Kimia Farma Tbk.) yang memasok Obat Generik Berlogo (OGB), obat Over The Counter (OTC), kosmetika, dan obat narkotika & psikotropika; Principal Pihak III (industri farmasi atau PBF lain yang telah bekerja sama dengan KFTD pusat), seperti PT Biofarma, PT Indofarma Global Medika, PT Anugerah Pharmindo Lestari (APL), PT Asia Sejahtera Perdana Pharmaceutical (ASPP), PT Darya Varia, PT Kasa Husada, PT Orang Tua, PT Intergastra, PT Janssen, PT Otsuka, dan lain-lain; dan
Principal Lokal yaitu industri farmasi dan PBF lain yang telah bekerja sama
dengan KFTD cabang dengan persetujuan KFTD pusat. Principal Lokal pada KFTD cabang Jakarta-1 meliputi PT Rajawali, PT Ahmadaris, dan Warung Stamina; pada KFTD cabang Bogor, meliputi PBF Merapi, PBF APL; dan pada KFTD cabang Bekasi, meliputi PT Novapharin, PT Dexa medica, PT Kalbe Farma, PT Sido Muncul, dan PT Frisian Flag.
Pengadaan ke Principal Perusahaan Induk melalui Unit Bisnis Logistik (UBL) atau Unit Logistik Sentral (ULS) yang terletak di Kawasan Industri Pulogadung Jalan Rawagelam V No. 1, Jakarta Timur, dilakukan seminggu sekali, yaitu setiap hari Rabu untuk KFTD cabang Jakarta-1, dan hari Senin untuk KFTD cabang Bogor dan Bekasi. Pengadaan ke principal Pihak III dan Principal Lokal di ketiga cabang dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
Pemesanan barang dilakukan menggunakan Surat Pesanan (SP): SP ke UBL, SP ke Principal Pihak III, dan SP ke Principal Lokal. Untuk pemesanan narkotika wajib menggunakan SP khusus model N-9 dan untuk psikotropika menggunakan SP khusus psikotropika. Untuk pemesanan produk narkotika, satu SP dibuat hanya untuk satu jenis barang yang dipesan, sedangkan untuk pemesanan barang lainnya, dapat dibuat dalam satu SP saja. Pemesanan yang telah dibuat oleh bagian pembelian ditandatangani oleh Supervisor Logistik, APJ PBF, dan Kepala Cabang disertai dengan stempel KFTD cabang sebagai persetujuan pengadaan barang. SP yang telah disetujui kemudian difaksimile ke nomor faksimile masing-masing principal untuk dipesan, lalu diarsipkan. Untuk SP asli narkotika yang telah difaksimile ke ULS, akan diberikan ke ULS ketika
penerimaan barang. Pada KFTD cabang bekasi SP narkotika tersebut dikirim segera ke ULS melalui pos.
4.2.2 Penerimaan Barang
Kegiatan penerimaan barang dilakukan di ruang penerimaan (transito in). Alur penerimaan barang di KFTD cabang Jakarta-1 dan Bogor masih menggunakan sistem satu pintu gudang (pintu transito in sekaligus pintu transito
out) dengan daerah karantina untuk menaruh / drop barang dari kendaraan.
Barang kemudian segera dipindahkan dari area drop ke dalam gudang dan ditumpuk ke daerah kosong yang masih tersedia di dalam gudang. Sedangkan untuk KFTD cabang Bekasi, terdapat dua pintu gudang yang saling berdekatan, 1 pintu sebagai transito in dan 1 pintu lagi sebagai transito out. Sistem transito in dan transito out sendiri, menurut CDOB seharusnya tersedia dua pintu yang berbeda dengan jarak yang cukup jauh. Untuk mengatasinya, ketika dilakukan penerimaan barang, maka pengeluaran barang dihentikan. Hal ini berguna untuk mencegah terjadinya kehilangan dan ketercampuran barang di dalam gudang.
Pada penerimaan barang, dilakukan pengecekkan kesesuaian antara SP dengan SKB (Surat Kirim Barang) dari ULS atau UBL, atau Surat Jalan dan Faktur Invoice dari Principal Pihak III dan Principal Lokal, meliputi nama barang, jumlah barang, diskon, dan harga. Faktur Invoice untuk barang internal akan didapatkan ketika telah terjadi penjualan barang kepada customer. Selanjutnya, dilakukan pengecekkan kembali antara SKB atau Surat Jalan dengan fisik barang, meliputi nama barang, jumlah barang, nomor batch, expired date, dan kondisi fisik barang. Setelah sesuai, SKB atau Surat Jalan ditandatangani oleh APJ, lalu pada sistem informasi dilakukan entry data dan pada kartu stok barang dimasukkan berapa jumlah barang yang bertambah. SKB atau Surat Jalan kemudian diterima supervisor Tata Usaha (TU) untuk ditandatangani dan dijadikan sebagai hutang dagang.
4.2.3 Penyimpanan Barang
Sistem penyimpanan di ketiga gudang KFTD cabang menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO).
4.2.3.1 KFTD Cabang Jakarta-1
Kondisi gudang di KFTD cabang Jakarta-1 terdiri dari 3 lantai, yaitu lantai 1 untuk produk obat dan kosmetik fast moving, OGB, OTC, kosmetik lainnya, vitamin, dan produk Pihak III dalam bentuk eceran dan dus; lantai 3 untuk produk non-NAPZA dalam bentuk dus dan produk dengan perlakuan khusus, seperti di dalam chiller yang dilengkapi dengan termometer untuk meyimpan obat vaksin dan di dalam lemari es untuk menyimpan obat kanker; dan lantai 4 untuk produk NAPZA yang ditutupi oleh pintu besi yang terkunci. Suhu ruangan untuk produk non-NAPZA berkisar antara 25 – 28oC, produk NAPZA berkisar antara 20 - 25oC, dan produk dengan perlakuan khusus berkisar antara 2 – 8oC.
Penyimpanan produk eceran di lantai 1 terbagi menjadi beberapa rak, seperti rak Obat Generik Berlogo, OTC, Kosmetik, Vitamin, dan produk Pihak III yang disusun berdasarkan alfabetis. Selain itu, juga terdapat beberapa produk dalam bentuk dus di bagian depan dalam gudang yang telah dialaskan dengan palet untuk menghindari produk dari kelembapan. Selain itu, dalam gudang juga dilengkapi dengan kamera CCTV, pest control, termometer, alat pemadam kebakaran, AC, dan kartu stok. Pada penyimpanan produk di lantai 3 juga dilengkapi dengan termometer, AC, palet dan pest control. Untuk penyimpanan produk obat narkotika, psikotropika, dan alkes di lantai 4 dipisahkan dengan rak besi dan disusun secara alfabetis dengan suhu ruangan diatur 20-25oC dengan AC dihidupkan sepanjang hari. Untuk barang dalam bentuk dus, ditaruh di atas rak dan sebagian di taruh di lantai yang telah dialaskan palet. Terdapat control card, dimana setiap jam 8.00, 12.00, dan 16.00 WIB suhu ruangan dicatat sebagai dokumentasi perharinya.
Untuk obat yang rusak dan kedaluwarsa di KFTD cabang Jakarta-1 telah dilakukan pemisahan dan ditempatkan di area terpisah yang telah terkunci dengan baik, di area sekitar gudang lantai 1 untuk obat reguler dan lantai 4 untuk obat narkotika dan psikotropika. Pemusnahan obat di KFTD cabang Jakarta-1 belum pernah dilaksanakan karena pemusnahan dilakukan oleh ULS.
4.2.3.2 KFTD cabang Bogor
Pada KFTD cabang Bogor, penyusunan untuk narkotika disimpan di ruang terpisah di area gudang yang diberi kunci gembok, dinding dibeton dan memiliki satu akses. Beberapa produk psikotropika dan prekursor disimpan di ruangan yang sama tapi tidak satu sel dengan narkotika. Di dalam ruangan terdapat pendingin ruangan AC dan dilengkapi dengan termometer, suhunya dijaga atau diatur 25°C. Untuk setiap jenis barang terdapat kartu stok, barang disusun sesuai dengan sistem FEFO. Untuk keamanan, dilengkapi juga dengan alat CCTV dan akan dilengkapi juga dengan alat sensor getaran.
Untuk produk Kimia Farma letak barangnya ditaruh di posisi lebih depan-tengah daripada produk Prinsipal selain Kimia Farma sehingga lebih memudahkan pengiriman produk-produk Kimia Farma. Rak penyimpanannya terdiri dari 5 tingkat terbuat dari frame rangka besi, bagian paling atasnya dipakai untuk meletakkan stok barang yang masih berada di dalam kardus pengemasnya. Produk yang diletakkan di rak-rak berupa dus satuan sediaan produk jadi yang disusun sesuai sistem FEFO dan dilengkapi kartu stok untuk tiap jenis barang. Masing-masing barang dengan kekuatan dosis yang berbeda-beda atau memiliki isi volume dan varian yang berbeda memiliki kartu stok tersendiri. Barang disusun di rak secara alfabetis dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya (padat, semisolid, cair) dan jenis sediaannya (OGB, OTC, Kosmetik). Produk yang sama namanya namun memiliki kekuatan dosis berbeda dipisahkan letaknya selisih dengan satu atau dua jenis produk agar tidak terjadi kesalahan pengambilan barang. Lokasi antara produk principal Kimia Farma dengan produk Prinsipal lain selain Kimia Farma juga dibedakan posisi sektor raknya, Demikian juga untuk produk yang ditujukan untuk program askes. Barang yang ditumpuk tingginya sesuai dengan aturan penumpukan kardus yang tertera pada bagian luar kardus. Semua barang yang tidak muat untuk diletakkan di rak ditaruh di lantai dengan beralaskan palet agar tidak bersentuhan langsung. Barang disusun sebisa mungkin agar memudahkan Kepala Gudang mengamati dan mengawasi personil yang lalu lalang di dalam gudang dari ruangannya serta membuat aksesnya menjadi lebih terbatas untuk menuju ke area penyimpanan produk yang memerlukan penanganan khusus atau memiliki value yang relatif lebih tinggi sehingga dapat
mengurangi risiko terjadinya pencurian barang.
Untuk produk yang perlu penanganan atau kondisi penyimpanan khusus terdapat fasilitas berupa chiller yang dihubungkan dengan termometer, suhu dijaga atau diset 7°C agar berada dalam suhu kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan antara 2 hingga 8°C. Selain chiller, terdapat kulkas untuk penyimpanan beberapa produk yang perlu disimpan pada suhu 3 hingga 10°C dan untuk membuat es pendingin yang akan dipakai ketika pengiriman barang yang memerlukan suhu dingin. Pada kulkas juga terpasang termometer khusus, seperti yang terpasang pada chiller. Kapasitas pengisian chiller dan kulkas tidak terlalu padat atau sudah maksimal volume pengisiannya dengan kapasitas kulkas.
Untuk obat yang rusak dan kedaluwarsa di cabang Bogor telah dilakukan pemisahan dan ditempatkan di area terpisah yang tidak terkunci, namun memerlukan akses berupa tangga yang dapat diamati oleh personil yang sedang mengemasi pesanan dan CCTV jika ada orang yang naik ke area tersebut. Pemusnahan obat di cabang Bogor pernah dilaksanakan pada tahun 2011. Pemusnahan obat disertai dengan berita acara pemusnahan yang dibuat oleh APJ dengan disaksikan oleh BPOM, Dinas Kesehatan dan APJ. Pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar atau diencerkan sesuai dengan sifat barang yang akan dimusnahkan kemudian ditimbun di dalam tanah.
4.2.3.3 KFTD cabang Bekasi
Kondisi gudang KFTD cabang Bekasi terdiri dari 2 lantai, yaitu lantai 1 dengan suhu 27°C untuk produk non-NAPZA dalam bentuk eceran dan dus, serta produk dengan perlakuan khusus di dalam lemari es yang dilengkapi dengan termometer dengan suhu 10°C; sementara lantai 2 untuk produk NAPZA di dalam ruangan khusus dengan satu lapis pintu yang terkunci dengan suhu 24°C, produk non-NAPZA dalam bentuk kartonan dengan suhu 27°C, dan produk vaksin di dalam cold storage dengan suhu 2°C.
Penyimpanan di KFTD cabang Bekasi berdasarkan produk non-NAPZA dan produk NAPZA. Produk non-NAPZA pada lantai 1 dipisahkan berdasarkan masing-masing principal: dari pihak internal, yaitu principal perusahaan induk (PT Kimia Farma Tbk.) untuk produk OGB dan paten, serta dari pihak eksternal,
yaitu principal pihak III dan pihak lokal. Pemisahan untuk produk non-NAPZA ini dilakukan dengan menggunakan rak-rak yang berbeda dimana terdapat 3 rak yang masing-masing rak dibagi menjadi 2 bagian berdasarkan, sebagai berikut:
1. Rak 1 untuk produk dari pihak internal (principal perusahaan induk) dan pihak eksternal (principal pihak III), terbagi menjadi 3 bagian: bagian kiri untuk produk dari PT Indofarma dan PT Bernofarm; bagian kanan untuk produk dari PT Darya Varia dan PT Mahakam Beta Farma; dan bagian depan untuk produk kosmetik dari PT Kimia Farma Tbk.
2. Rak 2 untuk produk dari pihak internal, yaitu principal perusahaan induk (PT Kimia Farma Tbk.), terbagi menjadi bagian kiri untuk produk OTC dan ethical, dan bagian kanan untuk OGB.
3. Rak 3 untuk produk dari pihak internal (principal perusahaan induk) dan pihak eksternal (principal pihak III), terbagi menjadi 3 bagian: bagian kiri untuk produk OGB dari PT Kimia Farma Tbk.; bagian kanan untuk produk dari PT Kasa Husada.
Untuk produk yang rusak atau kedaluwarsa telah dilakukan pemisahan dan ditempatkan pada ruangan khusus dan terkunci. Obat yang diduga palsu dan obat kembalian recall belum pernah ditemukan, namun untuk obat kembalian retur dilakukan pemisahan dari produk non-NAPZA dan NAPZA. Pemusnahan obat di KFTD cabang Bekasi sudah pernah dilakukan sebanyak 2 kali, yaitu pada tahun 2011 di Karawang (tempat khusus pembakaran) dan tahun 2012 di KFTD cabang Bekasi. Pemusnahan obat disertai dengan berita acara pemusnahan yang dibuat oleh APJ dengan disaksikan oleh BPOM, Dinas Kesehatan, dan APJ. Pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar, setelah itu ditimbun di dalam tanah.
Kelengkapan alat penyimpanan produk non-NAPZA dan NAPZA di KFTD cabang Bekasi ini dilengkapi dengan pallet, tangga, alat pengendali suhu (AC), dan termometer ruangan terkalibrasi. Di KFTD cabang Bekasi terdapat alat pemadam kebakaran dan generator yang sudah memadai dan juga dilengkapi dengan lift khusus barang untuk memudahkan pemindahan barang.