5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran
1. Sebaiknya dibuat SOP penyerahan tugas ke tenaga teknis kefarmasian lain apabila APJ tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam waktu yang ditentukan, sebab pada kenyataanya APJ hanya bertugas seorang diri sehingga jika APJ cuti atau tidak dapat hadir karena alasan tertentu maka tugas dan tanggung jawab APJ tidak dapat tergantikan.
2. Sebaiknya petugas gudang di KFTD Bogor segera ditambah, karena mempertimbangkan luas gudang dan jumlah pesanan perhari, 2 petugas gudang dirasa belum cukup. Selain itu kebijakan KFTD jakarta-1 yang memperbolehkan petugas pengantar barang ikut dalam proses gudang harus dievaluasi kembali, jika memang diperlukan harus ada pengawasan yang ketat untuk menghindari kehilangan barang dan kerusakan barang akibat petugas yang kurang terlatih.
3. Sebaiknya dilakukan evaluasi dari pihak UBL terkait dengan pemeriksaan barang dan waktu pengiriman barang, sehingga tidak terjadi keterlambatan barang dan kesalahan pengiriman barang.
4. Sebaiknya ruang transito out dan transito in di KFTD Jakarta-1 dan KFTD Bogor dipisah dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang untuk mencegah keterlambatan pengiriman, kesalahan atau kehilangan barang saat pengiriman barang dan penerimaan barang.
5. Sebaiknya SP asli pengadaan narkotika-psikotropika di ketiga KFTD cabang segera dikirimkan ke ULS setelah dibuat oleh APJ sesuai dengan persyaratan CDOB.
6. Sebaiknya dibuat jadwal pembersihan dan perawatan gudang secara rutin di ketiga KFTD cabang.
7. Sebaiknya pencatatan pengambilan barang ke dalam kartu stok untuk barang reguler dilakukan dengan lengkap oleh ketiga KFTD cabang (tanggal, nomor faktur, nama pelanggan, nomor batch, tanggal kadaluwarsa, jumlah barang yang diambil, dan sisa stok) sesuai SOP. 8. Sebaiknya motor penghantar barang di ketiga KFTD cabang dilengkapi
dengan box demi menjaga mutu sediaan dan keselamatan penghantar. 9. Sebaiknya dilakukan pelatihan kepada petugas di ketiga KFTD cabang
mengenai penggunaan APAR, pengelolaan CCP, pengelolaan narkotika-psikotropika, CDOB dan perundang-undangan yang terkait.
Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia. (2012). Peraturan
Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Dstribusi Obat yang Baik. Jakarta.
Kimia Farma. (2012). Laporan Tahunan Annual Report Tahun 2012. Jakarta: Kimia Farma.
Kementerian Kesehatan. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan No. 1148 Tahun
2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta.
Kementerian Keuangan. (2012). Peraturan Menteri Keuangan Nomor
162/PMK.011/2012. Jakarta.
Kementrian Pekerjaan Umum. (2013). Pembukuan Unit Pengelola Keuangan. Jakarta: Direktorat Jenderal Cipta Karya.
Nurjannah. (2012). Analisis Tingkat Perputaran Piutang Pada PT Adira Finance
Makassar. Skripsi. Universitas Hasanuddin. Makassar.
Pemerintah Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (1983). Undang-Undang Republik Indonesia No. 7
Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (2000). Undang-Undang Republik Indonesia No. 18
Tahun 2000 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia No. 35
Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (1997). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor
5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta.
Said, Muhammad Umar. (2013). Manajemen Pedagang Besar Farmasi
Lampiran 1. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar
Lampiran 15. Nota Inkaso (Sebagai Alat Tagih ke Pelanggan)
UNIVERSITAS INDONESIA
TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
JALAN BUDI UTOMO NO.1 JAKARTA PUSAT PERIODE 6 JANUARI – 17 FEBRUARI 2014
SISTEM PENGADAAN OBAT YANG EFEKTIF DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
CABANG JAKARTA-1
DIAN NOVITASARI, S.Farm. 1306343486
ANGKATAN LXXVIII
FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER
UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK
UNIVERSITAS INDONESIA
TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
JALAN BUDI UTOMO NO.1 JAKARTA PUSAT PERIODE 6 JANUARI – 17 FEBRUARI 2014
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker
DIAN NOVITASARI, S.Farm 1306343486
ANGKATAN LXXVIII
FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER
UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat dan anugerah-Nya, penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Tugas Khusus Praktik Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Jakarta yang telah dilaksanakan pada tanggal 06 Januari – 13 Februari 2014.
Pelaksanaan Praktik Kerja Profesi Apoteker merupakan salah satu sarana untuk mengembangkan wawasan kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebelum melakukan pengabdian sebagai Apoteker, dan merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Profesi Apoteker di Fakultas Farmasi Universitas Indonesia.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang paling dalam kepada:
1. Bapak Dr. Mahdi Jufri, M.Si., Apt., selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas Indonesia. .
2. Bapak Dr. Hayun, M.Si., selaku Ketua Program Pendidikan Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Indonesia
3. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku Pembimbing dari Fakultas Farmasi Universitas Indonesia yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan. 4. Bapak Ignatius Muryanta, selaku Direktur Utama PT. Kimia Farma
Trading and Distribution.
5. Bapak Drs. M. Umar Said, Apt., MM., selaku Direktur Bidang Keuangan dan Sumber Daya Manusia PT. Kimia Farma Trading and Distribution atas waktu, pikiran dan ijin yang diberikan untuk pelaksanaan kegiatan PKPA di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
6. Bapak Drs. Taufik Hidayat, Apt., selaku Manajer Bidang Sumber Daya Manusia dan Pembimbing di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Jakarta atas waktu, tenaga dan pikiran yang telah diberikan kepada penulis.
lapangan di Pedagang Besar Farmasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution cabang Jakarta-1 atas ijin dan bimbingan selama penulis melakukan PKPA di KFTD cabang.
8. Seluruh staf dan karyawan KFTD yang telah membantu dalam pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
9. Bapak dan Ibu staf pengajar beserta segenap karyawan Fakultas Farmasi Universitas Indonesia.
10. Rekan-rekan Program Profesi Apoteker Universitas Indonesia angkatan LXXVIII atas kebersamaan dan dukungan selama menempuh pendidikan. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan laporan ini.
Demikian laporan PKPA ini disusun, dengan harapan tulisan ini bermanfaat bagi rekan-rekan sejawat khususnya dan pembaca pada umumnya. Penulis sangat mengharapkan masukan, kritik dan saran yang membangun guna perbaikan dan penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini memberikan manfaat bagi berbagai pihak. Terima kasih.
Penulis 2014
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... ii HALAMAN PENGESAHAN ... iii KATA PENGANTAR ... iv DAFTAR ISI ... vi DAFTAR LAMPIRAN ... vii BAB 1. PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1 1 1.2. Tujuan Penelitian ... 3 3
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ... 4 4
2.1. PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) ... 4 4 2.2. Manajemen Operasional di PBF ...
2.2.1. Pengelolaan Fungsi Manajemen ... 2.2.2. Pengelolaan Fungsi Perencanaan………...
2.2.3. Pengelolaan Fungsi Pengadaan ……….. 5 6 7 8
2.3. Pajak…. ... 6 16 2.3.1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) ... 2.3.2. Faktur Pajak ……….. 16 18 BAB 3. PEMBAHASAN ... 30 19
BAB 4. KESIMPULAN DAN SARAN ... 0
4.1. Kesimpulan….. ... 4.2. Saran ... DAFTAR PUSTAKA ... 2 24 24 24 25
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi KFTD Cabang Jakarta-1 ... 27 Lampiran 2 Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar ... 28 Lampiran 3 Surat Izin Pedagang Besar Farmasi ... 29 Lampiran 4 Surat Izin Penyalur Alat Kesehatan ... 30 Lampiran 5 Surat Izin Khusus Sebagai Distributor Narkotika ... 31 Lampiran 6 Surat Pesanan ke Pihak Unit Logistik Sentral (ULS) ... 32 Lampiran 7 Surat Pesanan ke Pihak III ... 33 Lampiran 8 Surat Kirim Barang (SKB) dari UBL ke KFTD Cabang ... 34 Lampiran 9 Faktur Pembelian dari UBL ke KFTD Cabang ... 35 Lampiran 10 Tanda Terima Barang dari UBL ke KFTD Cabang ... 36 Lampiran 11 Surat Pesanan Narkotika Model N.9 ... 37 Lampiran 12 Faktur Pembelian ke Pihak III ... 38 Lampiran 13 Faktur Pajak Pembelian ke Pihak III ... 39 Lampiran 14 Surat Jalan dari Pihak III ... 40 Lampiran 15 Kartu Persediaan Barang (Navision) ... 41
1.1 Latar Belakang
Setiap orang berhak atas kesehatan dan memperoleh pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, dan terjangkau. Kesehatan merupakan salah satu hak dasar manusia di Indonesia yang diakui dalam konstitusi UUD 1945. Oleh karena itu, diperlukan suatu sumber daya kesehatan dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan masyarakat.
Keterjangkauan dan penggunaan obat yang rasional merupakan tujuan dari pelayanan kesehatan. Pemilihan obat yang tepat dengan mengutamakan penyediaan obat dapat meningkatkan akses serta kerasionalan penggunaan obat. Semua obat yang beredar harus terjamin keamanan, khasiat dan mutunya agar memberikan manfaat bagi kesehatan. Dalam melakukan pelayanan kesehatan, tenaga kesehatan harus menjamin ketersediaan obat dan juga menjaga citra pelayanan kesehatan itu sendiri, maka sangatlah penting menjamin ketersediaan dana yang cukup untuk pengadaan obat, namun lebih penting lagi dalam mengelola dana penyediaan obat secara efektif dan efisien.
Perencanaan kebutuhan obat merupakan salah satu fungsi yang menentukan proses pengadaan obat. Tujuan perencanan kebutuhan sediaan farmasi, khususnya obat, adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk dalam program kesehatan yang telah ditetapkan. Perencanaan obat adalah upaya penetapan jenis dan jumlah obat sesuai dengan kebutuhan. Keberhasilan perencanaan jumlah kebutuhan obat dapat dicapai dengan melibatkan tim dan kombinasi dari berbagai metode.
Pengadaan obat diawali dengan perencanaan kebutuhan obat melalui analisa kebutuhan yang dapat dipertanggungjawabkan, diharapkan mendekati kebutuhan nyata. Pengadaan obat merupakan bagian dari usaha untuk mencari keuntungan, sehingga strategi yang ditempuh lebih ditekankan pada masalah biaya. Kegiatan pengadaan merupakan suatu kegiatan yang akan memberikan nilai tambah terkait dengan kepentingan dalam meningkatkan pelayanan
kesehatan. Sehingga dalam proses pengadaan obat dituntut untuk mewujudkan tata kelola yang baik dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi.
Pengadaan obat dilakukan oleh industri farmasi kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu, apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah tertentu dan rumah sakit. Pengadaan obat dapat pula dilakukan oleh pedagang besar farmasi dan sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah tertentu.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan (Kementerian Kesehatan, 2011). Salah satu Pedagang Besar Farmasi yang ada di Indonesia adalah PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang merupakan anak perusahaan PT. Kimia Farma Tbk, yang bergerak di bidang distribusi dan perdangangan produk farmasi dan alat kesehatan (Said M. Umar, 2013). KFTD harus menjamin keabsahan dan mutu produk farmasi agar produk farmasi yang sampai ke konsumen adalah produk yang aman, efektif, dan dapat digunakan sesuai indikasinya.
Dalam rangka menjamin ketersediaan pengadaan obat dan mutu obat tersebut, maka diperlukanlah Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) sebagai pedagang besar farmasi wajib berpedoman kepada CDOB yang telah ditetapkan. CDOB adalah suatu pedoman yang mengatur cara pengadaan, penyimpanan, hingga cara pendistribusian atau penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan memastikan mutu sepanjang jalur distribusi atau penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya (BPOM RI, 2012).
Berdasarkan latar belakang tersebut maka sebagai mahasiswa Program Profesi Apoteker perlu adanya pemahaman tentang perencanaan pengadaan sediaan farmasi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, Universitas Indonesia bekerja sama dengan KFTD untuk melakukan Praktek Kerja Profesi Apoteker sebagai sarana dalam mendapatkan ilmu dan pengalaman dalam bidang pengelolaan dan perencanaan pengadaan sediaan farmasi. Selain itu juga untuk mengetahui kegiatan CDOB yang dilakukan oleh KFTD khususnya pada KFTD cabang Jakarta-1.
1.2 Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini bertujuan untuk mengetahui dan memahami proses perencanaan pengadaan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution cabang Jakarta-1.
2.1 PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan anak perusahaan Perseroan yang didirikan pada tanggal 4 Januari 2003, bergerak di bidang layanan distribusi dan perdagangan produk kesehatan dan memiliki wilayah layanan yang luas mencakup 33 Provinsi dan 466 Kabupaten atau Kota. KFTD sebelumnya merupakan divisi yang bergerak di bidang yang sama, yaitu perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu, pengalamannya bukan baru sepuluh tahun, tetapi sama dengan umur PT. Kimia Farma (Persero) Tbk itu sendiri.
Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian produk-produk PT. Kimia Farma Tbk, sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang berbasis Jasa Layanan Perdagangan dan Distribusi.
Sebagai penyedia jasa layanan distribusi, KFTD menyalurkan aneka produk dari perusahaan induk, produk dari principal lainnya, serta produk-produk non-principal. KFTD mendistribusikan produk-produk tersebut melalui penjualan regular ke apotek (apotek kimia farma dan non kimia farma), rumah sakit, toko obat, horeka (hotel, restoran, dan karaoke) serta supermarket. Di bidang jasa perdagangan atau trading, KFTD melayani dan membantu program-program pemerintah untuk memenuhi kebutuhan obat-obatan bagi rakyat di seluruh Indonesia, misalnya Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan, BKKBN dan lain-lainnya.
Untuk memudahkan operasionalnya, KFTD juga didukung oleh 44 kantor cabang (6 cabang kelas 1, 32 cabang kelas 2 dan 7 cabang kelas 3) dengan wilayah operasionalnya mulai dari Aceh sampai dengan Jayapura. Secara keseluruhan jumlah karyawan KFTD sampai akhir tahun 2012 mencapai 1054 orang, mencakup Apoteker sebagai penanggung jawab KFTD sebagai fasilitas distribusi. Fasilitas dan layanan dalam menjaga kualitas layanan dan kelancaran operasional secara menyeluruh, KFTD diperkuat dengan fasilitas pergudangan
seluas 23.515 m2 yang dikelola secara profesional.
Armada transportasi yang terintegrasi dengan sistem informasi, juga merupakan bagian yang terpenting dalam mendukung kelancaran aktifitas KFTD. Kini tercatat lebih dari 477 mobil box dan 292 sepeda motor box, siap mendistribusikan produk-produk yang dipercayakan pengirimannya kepada KFTD. Layanan pengiriman yang cepat dan tepat, sesuai dengan standar CDOB atau Cara Distribusi Obat yang Baik sesuai ketentuan Badan POM, serta layanan garansi atau klaim atas produk-roduk yang dipercayakan pada principal.
KFTD Cabang Jakarta-1 merupakan salah satu dari 44 kantor cabang yang ada di Indonesia. Dahulu kantorcabang ini terletak di daerah Bandengan, Jakarta Utara. Namun, kini lokasinya telah dipindahkan ke Komplek Perkantoran Majapahit Jl. Majapahit No. 20 Jakarta Pusat. KFTD Cabang jakarta-1 merupakan kantor cabang kelas 3 yang melayani pemesanan pelanggan di sekitar wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Barat, dan Jakarta Utara yang meliputi daerah Tanah Abang, Tanjung Duren, Mangga Besar, Sawah Besar, Slipi, Grogol, Muara Karang, Pluit, Cengkareng, dan toko kosmetik wilayah Asemka.
Dalam menjalankan operasional kegiatannya KFTD Cabang Jakarta-1 menunjuk seorang Apoteker sebagai penanggung jawab yang telah memiliki pengetahuan dan telah mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek keamanan, identifikasi obat, deteksi dan pencegahan masuknya obat palsu ke dalam rantai distribusi. Jumlah personil KFTD Cabang Jakarta-1 yaitu 24 orang yang terdiri dari 1 orang Kepala Cabang, 3 orang supervisor (bagian penjualan, logistik, dan tata usaha), 8 orang salesman, 1 orang fakturis, 1 orang petugas gudang, 4 orang petugas pengiriman barang yang difasilitasi dengan 1 unit mobil box dan 3 unit motor box, 1 orang kasir, 1 orang administrasi inkaso, 3 orang juru tagih dan 1 orang petugas kebersihan. Struktur organisasi dapat dilihat pada Lampiran 1.
2.2 Manajemen Operasional di Pedagang Besar Farmasi (PBF)
Manajemen operasional adalah suatu cara pengelolaan fungsi-fungsi kegiatan (fungsi-fungsi-fungsi-fungsi manajemen) yang terdapat dalam suatu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan. Cara pengelolaan pada setiap fungsi kegiatan berbeda-beda antara fungsi kegiatan satu dengan fungsi kegiatan lainnya karena
pada setiap fungsi kegiatan tersebut memiliki tujuan yang berbeda.
Tujuan manajemen operasional adalah untuk menjadikan Apoteker Penanggung Jawab (APJ) PBF dapat memahami dan mengerti mengenai:
1) Cara mengelola fungsi–fungsi kegiatan (manajemen operasional) di PBF dan mengevaluasi pencapaian indikatornya pada fungsi kegiatan seperti :
a) Manajemen pembelian (purchasing), untuk memperoleh harga beli barang yang efisien dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan
b) Manajemen pergudangan (warehouse), untuk mencegah resiko kerugian sekecil mungkin dari kehilangan, kerusakan dan barang yang tidak laku c) Manajemen penjualan dan pelayanan (sales andservicie), untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan memperoleh keuntungan yang optimal d) Manajemen piutang (collection), untuk mencegah resiko kerugian akibat
piutang macet, dibawa kabur (dicuri juru tagih) atau pelanggannya ngemplang
e) Manajemen pembukuan (accounting), untuk dapat menyajikan laporan khususnya keuangan yang tepat isi dan tepat waktu
2) Cara membuat standar operasi prosedur pada setiap fungsi kegiatan di PBF 3) Cara membuat sistem dan melakukan pengawasan pelaksanaan standar operasi
prosedur pada setiap fungsi kegiatan di PBF.
2.2.1 Pengelolaan Fungsi Manajemen (M.Umar, 2013)
Dalam mengelola kegiatan distribusi di PBF, perlu memperhatikan fungsi-fungsi manajemen yaitu yang terdiri dari Perencanaan (planning) untuk mencapai suatu tujuan; Pengorganisasian (organization) atau menyelaraskan fungsi-fungsi kegiatan yang ada; Pelaksanaan (actuating) program kerja untuk mencapai sasaran pada setiap fungsi kegiatan sesuai dengan tugas, wewenang, tanggung jawab; Pengawasan (controlling) terhadap pelaksanaan program kerja terhadap pencapaian sasarannya.
Untuk mencapai suatu tujuan dari sebuah PBF, dibutuhkan suatu fungsi manajemen dengan membuat struktur organisasi agar seluruh fungsi kegiatan di PBF dapat beroperasi sesuai dengan rencana. Seorang direktur PBF harus dapat memprediksi dan membentuk struktur organisasi PBF, disertai dengan uraian
fungsi dan tugas; wewenang; dan tanggung jawabnya (job description) agar dapat mengetahui kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan tipe orang yang bagaimana (job qualification) yang dapat melaksanakan fungsi kegiatan tersebut. Dalam menetapkan struktur organisasi sebuah PBF, dapat disesuaikan dengan tingkat kebutuhan dan besarnya volume aktivitas PBF sehingga untuk PBF yang volume aktivitasnya masih kecil dapat saja menggunakan bentuk struktur organisasi yang lebih sederhana dengan melakukan perangkapan fungsi kegiatan selama risiko kerugian dapat dihindarkan dan dikendalikan. Akan tetapi, penggunaan struktur organisasi yang ideal sangat diperlukan agar petugas dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan fungsi kegiatannya. Maksud dari penerapan struktur organisasi yang ideal adalah untuk mencegah atau mengurangi risiko kerugian (kecurian) akibat adanya peluang karena perangkapan fungsi yang dapat membuat petugas cenderung untuk melakukan penyimpangan dari sistem yang berlaku.
2.2.2 Pengelolaan Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam manajemen karena perencanaan akan menentukan fungsi manajemen lainnya terutama pengambilan keputusan. Dengan adanya perencanaan, pelaksanaan kegiatan akan berjalan dengan lebih baik dan terarah. Dengan demikian perencanaan merupakan suatu pedoman atau tuntutan terhadap proses kegiatan untuk mencapai tujuan sevcara efektif dan efisien.
Menurut Herbert Simon (1991), perencanaan adalah sebuah proses pemecahan masalah yang bertujuan untuk menemukan solusi. Menurut Hasibuan (2003), perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur dan program yang diperluan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.
Menurut azwar (1996), pengertian perencanaan mempunyai banyak macamnya, akan tetapi yang menurutnya dianggap penting antara lain dikemukakan oleh Billy E. Goetz, yang mengemukakan bahwa perencanaan adalah kemampuan untuk memilih dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.
untuk merumuskan masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang harus disediakan, menetapkan tujuan yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah praktis utuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut, perencanaan akan menjadi efektif jika sebelumnya dilakukan perumusan masalah berdasarkan fakta (Muninjaya, 2004).
Dalam tugas khusus ini, akan fokus membahas mengenai fungsi kegiatan (manajemen operasional) di PBF terutama terkait fungsi kegiatan perencanaan pengadaan (pembelian).
2.2.3 Pengelolaan Fungsi Pengadaan Obat di PBF
Menurut Moh. Anief (1995), Pengadaan barang dalam sehari-hari disebut juga dengan pembelian dan merupakan titik awal dari pengendalian persediaan. Jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka pengendalian akan sulit dikontrol.
Pengadaan merupakan aktifitas yang berhubungan dengan menyediakan produk atau material yang berasal dari supplier yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam waktu tertentu dan dengan harga yang paling murah. Manajemen pengadaan dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang di gudang serta memastikan efisiensi dari pergerakan produk.
Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan didalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan, maupun penganggaran. Didalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penetuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian.
Pembelian harus menyesuaikan dengan hasil penjualan, sehingga ada keseimbangan antara penjualan dan pembelian. Keseimbangan ini tidak hanya