PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara didirikan pada Tahun Anggaran 1973/1974 dengan nama Perpustakaan Marah Halim dengan biaya daerah (Lustrum I, 1973/1978 : 51). Setelah gedung perpustakaan IAIN Sumatera Utara dibangun seutuhnya dan dapat dimanfaatkan, maka perpustakaan gedung lama (pada saat ini dijadikan Kantor Kopertis wilayah IX) dari tahun 1973/1990, diberi nama Perpustakaan Marah Halim IAIN Sumatera Utara sesuai dengan nama pendirinya Brigjend H. Marah Halim Harahap sebagai Gubenur KDH Tk. I Propinsi Sumatera Utara pada saat itu.
Sejak perpustakaan pindah ke gedung baru di lantai II Mesjid Ulul Al-Bab IAIN Sumatra Utara tanggal 8 Februari 1990 sampai sekarang perpustakaan diberi nama “Perpustakaan IAIN Sumatera Utara Medan”. Pada mulanya perpustakaan IAIN Sumatera Utara mengelola lima unit perpustakaan yaitu : Perpustakaan Marah Halim sebagai perpustakaan induk IAIN Sumatera Utara, yang meliputi Perpustakaan Fakultas Tarbiyah, Perpustakaan Fakultas Syariah, Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Perpustakaan Fakultas Dakwah.
Berdasarkan petunjuk Rektor IAIN Sumatera Utara tanggal 8 mei 1995, maka pada tanggal 14 juli 1995 perpustakaan fakultas dalam lingkungan IAIN Sumatera Utara disatukan dengan perpustakaan induk IAIN Sumatera Utara. Dengan pernyataan perpustakaan fakultas tersebut, maka sejak ini perpustakaan fakultas tidak ada lagi. Pada tanggal 2 oktober 1995, perpustakaan IAIN Sumatera Utara kampus II dibuka oleh Kepala Perpustakaan Dra.Thoyyibah.M, untuk pemakaian koleksi pustaka. Sedangkan peresmian gedung meliputi gedung Fakultas Tarbiyah lantai I, II dan III serta gedung perpustakaan diresmikan oleh Bapak Rektor Drs. HA.Nazri Adlani pada hari Sabtu tanggal 16 Maret 1996.
Sejak diresmikan gedung perpustakaan kampus II, maka sejak itu pula resmi dan formil bahwa perpustakaan IAIN Sumatera Utara kampus I (kampus lama) dan Perpustakaan IAIN Sumatera Utara kampus II (kampus baru).
Pada tahun 2003, gedung perpustakaan IAIN Sumatera Utara yang baru sudah ditempati yang tetap berada di kampus II. Gedung yang baru tersebut sudah refresentatif untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan. Sejak berdirinya perpustakaan IAIN Sumatera Utara gedung perpustakaan selalu berdampingan dengan yang lain. Tetapi sekarang perpustakaan IAIN Sumatera Utara sudah memiliki gedung sendiri yang berdiri megah.Perpustakaan IAIN Sumatera Utara yang baru ini memiliki 3 lantai. Lantai tingkat pertama terdiri dari ruangan koleksi buku klsifikasi nomor 000-900, sedangkan lantai tingkat dua berupa koleksi refrensi, dan tingkat ketiga berupa ruangan American Corner. Bagunan baru ini keadaannya jauh lebih baik dari segi penataan ruangannya. Sehingga pengguna perpustakaan lebih mudah dalam memanfaatkan perpustakan.
Salah satu aspek yang dapat menentukan berhasilnya layanan perpustakaan adalah gedung dan fasilitas yang dimiliki, sedangkan aspek lainnya adalah koleksi dan pengelola perpustakaan bahan koleksi perpustakaan harus mudah dijangkau ataupun didatangi oleh pengunjung, suasana tenang serta memiliki ciri khas dan penampilan yang menarik. Ruangan perpustakaan harus mempunyai penerangan yang baik sesuai dengan aturan kesehatan. Di samping itu, sebaiknya ruangan mempunyai ventilasi udara yang serasi dan dekorasi yang menarik dan nyaman.
Adapun nama-nama Kepala Perpustakaan sejak pertama sekali didirikan hingga sekarang adalah:
1. Dra. Hj. Chalidjah Hasan tahun 1973 2. Dra. Hj. Rukiyah Siregar tahun 1974 3. Drs. H.Bahasan Siregar tahun 1976 4. Drs. H. Mhd Saleh Harahap tahun 1977 5. Drs. Mhd. Nashuha tahun 1979 6. Dra. Hj. Thoyibah M. tahun 1981 7. Drs. Ahmad munir Hasibuan tahun 2000
8. Dr. Siti Zubaidah, MA tahun 2004 sampai Februari 2010 9. Dra. Retno Sayekti, MLis. Maret tahun2010 sampai sekarang.
3.1.1 Visi dan Misi Perpustakaan Visi
Sebagai pusat informasi dan dokumentasi kajian-kajian ilmiah dalam bidang keislaman yang komprehensif dan berkualitas dalam rangka mendukung mandate IAIN Sumatera Utara sebagai center of excellence dan mendukung proses pendidikan.
Misi
1. menyediakan koleksi tercetak berupa buku dan jurnal ilmiah yang berkaitan dalam kajian-kajian keislaman baik yang diterbitkan didalam maupun diluar negeri untuk mendukung proses pembelajaran.
2. Mengembangkan profesionalisme pustakawan dalam mengelola sumber daya informasi perpustakaan dengan memberikan upgrading dan in- service training.
3. Memberikan pelayanan prima kepada pengguna perpustakaan baik yang berasal dari kalangan mahasiswa, dosen maupun pengunjung dari luar institusi IAIN Sumatera Utara.
4. Mengimplementasikan sarana dan prasarana teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan akses informasi koleksi yang lebih mudah dan cepat dengan menyediakan pelayanan internet dan pemanfaatan otomasi perpustakaan.
5. Mengembangkan kerjasama dalam bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi dengan lembaga-lembaga yang relevan.
3.1.2 Tujuan, Fungsi Dan Tugas Perpustakaan Tujuan
Perpustakaan IAIN -SU mempunyai tujuan menyediakan informasi yang berkaitan dengan sarana pendukung dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara menghimpun, memilih, mengolah, merawat serta melayani sumber informasi kepada lembaga induk khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Perpustakaan sebagai pusat informasi bertujuan sebagai :
1. Mengikuti perkembangan perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran
3. Menyediakan dan Membina koleksi dengan melaksanakan pengadaan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pengajaran
4. Melaksanakan, mengolah dan menyajikan koleksi kepada pengguna untuk dimanfaatkan. Melaksanakan pelayanan informasi untuk menunjang pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya. 5. Memotivasi atau memberi bimbingan kepada pengguna tentang
pemanfaatan fasilitas atau koleksi perpustakaan.
Fungsi
Perpustakaan IAIN – SU sebagai sumber informasi berfungsi Sebagai sarana penyediaan fasilitas pengajaran dan penelitian untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan civitas akademikanya yang memiliki kualitas koleksi yang memadai dan sesuai terhadap kebutuhan sehingga menimbulkan kepuasan akan kebutuhan informasi para pengguna serta mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi penaungnya melalui pelayanan informasi.
Tugas
Perpustakaan sebagai sumber informasi mempunyai tugas mengumpul, mengolah dan menyebarluaskan informasi agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna semaksimal mungkin. UPT perpustakaan IAIN-SU sebagai unit pelayanan teknis mempunyai tugas menyediakan informasi bagi kebutuhan sivitas akademika IAIN-SU, Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik terbitan cetak maupun tidak tercetak dan Mengikuti perkembangan program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan dan Personalia 3.1.3.1 Struktur Organisasi
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan yang dipilih oleh anggota senat. Kepala Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dibantu oleh seorang wakil kepala perpustakaan yang bertanggung jawab membantu tugas-tugas kepala perpustakaan sehari-hari.
Sedangkan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi kepala perpustakaan dibantu oleh seorang Kasubbag Tata Usaha yang membawahi dua orang staf admisnistrasi.
Gambar 5: Struktur Organisasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
Sumber : Perpustakaan IAIN, 2012.
Pelaksanaan tugas perpustakaan dibagi kedalam beberapa divisi yang dikepalai oleh seorang Koordinator Urusan yang membawahi beberapa orang staf.
Divisi tersebut meliputi: bidang pengadaan, pengolahan, pemeliharaan, sirkulasi, dan referensi.
Kepala Perpustakaan IAIN, yang ditunjuk di antara pustakawan senior di lingkungan perpustakaan, bertanggungjawab langsung kepada Rektor dan pembinaannya dilakukan oleh Pembantu Rektor I. Kepala Perpustakaan membawahi satu Subbagian Tata Usaha dan Kelompok Pustakawan.
Sub bagian tata usaha mempunyai tugas pokok : melaksanakan administrasi kepegawaian , keuangan dan administrasi umum serta kerumah tanggaan kantor dengan penjabaran tugas sbb :
1. Meyusun program kerja tahunan 2. Melaksanakan urusan kepegawaian
3. Melaksanakan penyusunan, pengelolaan dan administrasi keuangan 4. Melaksanakan pengawasan pelaksanaan anggaran
5. Melaksanakan urusan rumah tangga dan perlengkapan kantor
6. Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan kegiatan dan urusan administrasi umum
7. Menyusun laporan keuangan dan laporan tahunan. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
Koordinator pengadaan mempunyai tugas menyediakan koleksi pustaka melalui pengadaan, pembelian, sumbangan dan hadiah serta melakukan administrasi pengadaan, dengan rincian tugas yang meliputi:
1. Merumuskan kebijakan pemilihan buku
2. Menyusun perencanaan pengadaan dan melakukan pengawasan atau pengendaliannya
3. Mempelajari kurikulum lembaga induk 4. Mempelajari kebutuhan pemakai
5. Memilih pustaka dari tinjauan buku, katalog penerbit dan sejenisnya 6. Mengadakan komunikasi dengan penerbit dan penyalur
7. Membuat pemilihan akhir untuk pemesanan buku 8. Menyiapkan dan menyusun data untuk pemesanan 9. Mengurus berkas informasi pemesanan
10.Menentukan dan mengawasi pencatatan serial, pertukaran, dan perolehan
11.Menilai pustaka yang sangat khusus dan langka
12.Melakukan kegiatan teknis pengelolaan pustaka pasca perolehan; seperti melakukan inventarisasi, membubuhkan tanda kepemilikan, dan sebagainya
13. Memeriksa pustaka untuk disiangi dan diganti. 14.Membuat laporan kegiatan pengadaan pustaka. 15.Pustakawan Pengolahan
Koordinator pengolahan mempunyai tugas mengolah koleksi pustaka, membuat deskripsi, menentukan nomor kelas buku, membuat kartu buku, katalog buku dan label, sampai koleksi siap ditempatkan di jajaran koleksi. Rincian tugas pustakawan pengolahan antara lain adalah:
1. Menentukan kebijakan pengatalogan dan pengklasifikasian 2. Membuat perencanaan kegiatan pengolahan pustaka
3. Melakukan klasifikasi dan mengembangkan sistem pengklasifikasian 4. Memberikan tajuk subjek, membuat kartu katalog utama dan
menentukan entri tambahan 5. Melakukan pengatalogan fiksi
6. Mencatat buku yang ditarik dan disiangi dari jajaran koleksi
7. Merancang, menyiapkan dan menyusun laporan statistik pengolahan pustaka.
Koordinator Pelayanan Pemakai terdiri dari layanan sirkulasi, layanan buku cadangan, layanan referensi, layanan terbitan berkala, layanan koleksi penelitian dan skripsi/tesis, yang keseluruhannya bertugas untuk memberikan layanan dan pendayagunaan koleksi pustaka kepada pemakai. Rincian tugas Pelayanan Pemakai meliputi:
1. Menyusun peraturan dan tata tertib peminjaman 2. Membuat perencanaan pengembangan pelayanan
3. Merancang formulir dan catatan yang berhubungan dengan kegiatan peminjaman
4. Mengawasi koleksi pustaka di bagian pelayanan selama proses transaksi berlangsung
5. Membimbing dan membantu pengguna dalam kegiatan penelusuran di jajaran koleksi
6. Melakukan kegiatan peminjaman, perpanjangan peminjaman dan pengembalian
7. Melakukan penataan di jajaran koleksi
8. Membuat surat peringatan bagi keterlabatan pengembalian 9. Menghimpun data untuk laporan statistic
10. Menentukan kebijakan perujukan
11.Membimbing pemakai tentang tata cara perujukan dan sumber rujukan 12.Menghimpun bibliografi dan sumber literatur sekunder lainnya
13. Menghimpun, menyusun dan memelihara berkas informasi
14.Merancang, menyiapkan dan menyusun laporan statistik pengunjung, peminjaman dan keterpakaian koleksi.
Koordinator Bidang pemeliharaan perpustakaan merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, penjilidan, reproduksi bahan pustaka; melaksanakan konsultasi teknis konservasi/pelestarian bahan pustaka; melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik kegiatan pelestarian bahan pustaka;
Layanan American Corner UGM sendiri saat ini memiliki 2 jenis koleksi yakni koleksi American Corner dan Koleksi American Studies. Koleksi yang saat ini dikelola berupa buku teks, majalah, jurnal, buku referensi, direktori, peta, dan koleksi film baik dokumenter maupun bukan dalam format VCD, DVD, dan VHS yang semuanya mengkhususkan pada hal-hal yang berhubungan dengan Amerika. Pengguna dapat menggunakan semua koleksi secara “bebas”. Koleksi American Corner sendiri hanya dapat dibaca, difotokopi dan tidak dipinjamkan, sedangkan koleksi American Studies Library dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan yang merupakan sivitas akademika UGM. Koleksi Buku diklasifikasi dengan menggunakan home system, yaitu berdasarkan subyek-subyek tertentu seperti Biography, Culture Essay, Fiction, History, Reference, Political Science, dan sebagainya. American Corner juga mempunyai fasilitas tambahan berupa program kegiatan seperti seminar, diskusi, presentasi beasiswa, pemuttaran film dan sebagainya. Program diskusi tersebut merupakan bagian yang dikemas oleh American Corner sebagai media untuk mempromosikan American Corner sekaligus untuk melibatkan pengguna dalam layanan American Corner. Selain itu American Corner menyediakan komputer yang dapat digunakan oleh pengguna untuk mengakses internet dan database yang dilanggan oleh US Embassy.
3.1.3.2 Personalia
Disetiap jenis perpustakaan apapun staf atau sumber daya manusia merupakan salah satu aspek yang terpenting yang harus ada. Karena sumber daya manusia tersebut merupakan ujung tombak dan ujung kekuatan proses pemberian dan penerimaan informasi dalam hal pengelolaan perpustakaan. Sumber daya manusia Perpustakaan IAIN-SU dapat ditinjau dari segi kualitas dan kuantitas.
Tabel 2
Keadaan Sumber Daya Manusia Menurut Latar Belakang Pendidikan
No. Pendidikan Terakhir Jumlah
1. S3 1 orang
2. S2 5 orang
3. S1 6 orang
4. SMU 7 orang
Jumlah 19 orang
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2013
Sesuai standart nasional perpustakaan (2011 : 6) Jumlah tenaga perpustakaan yaitu:
1. Perpustakaan dikelola oleh tenaga perpustakaan sekurang-kurangnya 2 orang pustawakan.
2. Untuk 500 mahasiswa pertama: 1 orang pustakawan dan 1 orang staf.
3. Untuk tambahan 2000 mahasiswa – ditambahkan 1 orang pustakawan.
4. Perpustakaan memberikan kesempatan untuk pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan formal dan non formal kepustakawanan.
Dari Jumlah pegawai Perpustakaan IAIN Sumatera Utara yang hanya 19 orang yang memiliki latar belakang ilmu perpustakaan hanya 7 orang sisanya hanya mendapatkan pendidikan non formal kepustakawanan dengan latar pendidikan tidak ilmu perpustakaan ditambah dengan jumlah mahasiswa yang dilayani sekitar 2000 mahasiswa.
Jumlah anggota perpustakaan adalah sivitas akademika IAIN-SU yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.sampai tahun 2012 dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 3. Jumlah Anggota Perpustakaan
NO. Jenis Anggota Jumlah
1. Mahasiswa S1 4138
2. Mahasiswa Pasca Sarjana 496
3 Dosen/pegawai 624
3.1.4 Luas Gedung Perpustakaan
Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi No. 162 Tahun 1967 tanggal 16 Desember 1967 menetapkan bahwa kebutuhan luas lantai bangunan perpustakaan perguruan tinggi didasarkan atas perhitungan satu meter per mahasiswa dengan memiliki gedung sendiri berlantai III luas 3000 M². Adapun komponen-komponen dan bagian-bagian yang terdapat pada masing-masing lantai adalah sebagai berikut :
a. Lantai I
1. Koleksi sirkulasi umum
2. Meja peminjaman dan pengembalian 3. Ruang administrasi tata usaha
4. Gudang 5. Ruang Pengolahan 6. Ruang Pengadaan 7. Ruang pemeliharaan b. Lantai II 1. Koleksi referensi 2. Tandon 3. Terbitan berkala 4. Skripsi 5. Ruang deposit
6. Ruang pojok kitab kuning 7. Ruang rapat
8. Mushalla 9. Ruang server c. Lantai III
1. Koleksi American Corner (AMCOR).
2. Layanan umum yang terdiri dari koleksi buku, majalah, jurnal ilmiah, dan akses internet untuk pengguna AMCOR.
3. Ruang Direktur AMCOR.
4. Ruang Public Program untuk kegiatan-kegiatan pembelajaran dan pelatihan mahasiswa.
5. Ruang Pusat Pelatihan Bahasa Inggris (English Language Teacher Training Resource Center).
Jumlah keseluruhan mahasiswa IAIN Sumatera Utara pada tahun akademik 2011/2012 sebanyak 6.641 orang, 78 orang di antaranya terdapat warga negara asing (Malaysia dan Thailand). Sesuai dengan keputusan Dirjen Dikti bahwa untuk satu mahasiswa 1 meter persegi. Dalam hal ini luas gedung yang dibutuhkan adalah 6.641 x 1 M² = 6.641 M², dengan demikian Luas gedung dapat dinyatakan bahwa luas gedung perpustakaan IAIN Sumatera Utara masih kurang 6.641-3000 M² = 3.641 M².
3.1.5 Jam Buka Perpustakaan
Jam buka perpustakaan selama masih kuliah dan hari kerja adalah sebagai berikut:
• Senin – Jum’at : 07.30 – 16.00
• Sabtu : 08.30 – 12.00
Jam layanan di perpustakaan IAIN Sumatera Utara yaitu sebagai berikut: • Senin – Jum’at : 08.30 – 15.30
• Sabtu : 09.00 – 11.30
Jumlah jam kerja Perpustakaan IAIN Sumatera Utara adalah 56.50 jam /minggu, maka dapat disimpulkan bahwa jika dibandingkan dengan jam kerja
efektif yang ditetapkan Presiden Republik Nomor 68 Tahun 1995 yaitu 37,5 jam rata- rata perminggu. Jam layanan Perpustakaan IAIN Sumatera Utara Medan sudah baik karena sudah melebihi jam kerja yang ditetapkan Pemerintah.
3.1.6 Jenis Pelayanan
Jenis-jenis pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan IAIN-SU terdiri dar:Layanan Sirkulasi
1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan perpustakaan. Pada bagian inilah yang mendominasi semua kegiatan yang terdapat pada perpustakaan. Tugas dari layanan sirkulasi Perpustakaan IAIN - SU yaitu:
a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
d. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka. e. Melayani calon dan anggota perpustakaan.
f. Melayani peminjaman dan penagihan.
g. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan. h. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang
rusak untuk diperbaiki.
i. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala. j. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
2. Layanan Referensi
Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai. Kegiatan layanan Referensi untuk membantu para pemakai/pengunjung di Perpustakaan IAIN - SU menemukan informasi dengan cara :
• Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi • Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang
diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
• Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.
3. Layanan Terbitan Berseri
Salah satu kegiatan layanan terebitan berseri yang ada di perpustakaan IAIN – SU menyajikan koleksi terbitan berseri kepada para pemakai yaitu Majalah, Jurnal, Surat kabar, Tabloid dan Buletin Dll.
4. Layanan Internet
Untuk memperluas akses informasi bagi pengguna, Perpustakaan UNP menyediakan layanan internet. Setiap penggunaan internet tidak dikenakan biaya. Bagi mahasiswa yang mememiliki laptop, mereka bisa gratis menggunakan jaringan internet di perpustakaan dengan syarat mendaftarkan laptopnya ke bagian TI IAIN- SU atau TI Perpustakaan. Layanan internet ini terletak di lantai I.
3.2 Koleksi Perpustakaan IAIN – SU
Koleksi merupakan aspek yang terpenting dalam menjalankan sistem perpustakaan. Karena itu koleksi perpustakaan harus sesuai dengan kebutuhan- kebutuhan penggunanya.
Pada perpustakaan IAIN – SU memiliki beberapa jenis koleksi sebagai berikut :
1. Koleksi Umum
a. Layanan Koleksi yang ada IAIN yaitu layanan koleksi Terbuka, Pengguna dapat mencari dan meminjam koleksi buku.
b. Koleksi tandon, yang berfungsi untuk menjamin ketersediaan (stock) apabila judul tertentu pada koleksi umum telah habis dipinjam oleh pengguna perpustakaan dan belum kembali. Koleksi tandon ini merupakan koleksi berupa copy dari setiap judul buku yang ada di perpustakaan.
Tabel 4. Koleksi Buku (Umum)
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
2. Koleksi referensi
Seperti ensiklopedia, kamus, buku pedoman, indeks, abstrak, direktory, bibliografi, biografi, atlas, map, buku tahunan, proceeding, statistik, dan lain- lain.
Tabel 5. Jumlah Koleksi Referensi
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
Nama Koleksi B A H A S A Jumlah
INA ING ARA Dll
Koleksi Buku Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Perpustakaan Induk 34502 205991 8131 45680 4821 28952 105 552
4755 9
2811 75
No. Jenis Koleksi Referensi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Ensiklopedi 20 1252 2. Kamus 50 1250 3. Buku Pedoman 20 950 4. Indeks 39 1050 5. Who’s who 10 550 6. Bibliografi 35 950 7. Biografi 44 1300 8. Atlas 74 1250 9. Direktori 50 1450 10. Map 35 1500 11. Buku Tahunan 40 1021 JUMLAH 417 12.523
3. Terbitan berkala
Seperti surat kabar, majalah brosur, jurnal ilmiah dan lain-lain. Tabel 6. Koleksi Terbitan Berkala
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
5. Koleksi deposit
a) Yang merupakan karya-karya dosen IAIN – SU berupa laporan penelitian, makalah dan diktat serta buku ajar perkuliahan.
b) Koleksi skripsi yang merupakan tugas akhir mahasiswa S1 yang telah selesai dalam pendidikannya. Dan mulai dikoleksi sejak tahun 1995, namun sejak tahun 2003 perpustakaan IAIN – SU tidak menerima kembali skripsi mahasiswa.
Tabel 7. Koleksi Deposit
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
Nama Koleksi B A H A S A
INA ING ARA Jumlah
Koleksi Terbitan Berkala Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks
1. Majalah 526 4837 23 39 15 46 564 4922 2. Jurnal 627 4488 23 38 17 50 667 4576 4.Bulletin/Brosur 31 53 9 5 4 4 44 62 Jumlah 1184 9378 55 82 36 10 0 1275 9560 Nama Koleksi B A H A S A
INA ING ARA Jumlah
Koleksi Deposit Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks
1. Lap. Penelitian 2698 4734 455 455 423 423 3576 5612 2. Disertasi - - - - 3. Tesis 2431 2431 - - - - 2431 2431 4. Makalah - - - - 5. Diktat - - - - Jumlah 5129 7165 455 455 423 423 6007 8043
3.3 Sistem Pengadaan Koleksi Terbitan Berseri
Kebijakan pengadaan Koleksi Terbitan Berseri suatu perpustakaan tergantung beberapa hal antara lain :
a. Anggaran
b. Tujuan dan prioritas dari organisasi c. Jenis pemakai dan kebutuhannya
Perpustakaan yang berfungsi sebagai sumber informasi dan sarana belajar akan terlihat baik apabila di dalam perpustakaan tersedia bahan pustaka yang cukup memadai sesuai dengan kebutuhan pengguna, kegiatan pengadaan bahan pustaka memerlukan pengetahuan tentang penerbit, toko buku, dan penjualan buku.
Otoritas yang melaksanakan seleksi dalam pengadaan koleksi di perpustakaan IAIN – SU adalah PR II Selaku pengguna anggaran, kepala perpustakaan, dekan, ketua jurusan/program studi, dan dosen. Pembentukan komisi penasihat/pengawas perpustakaan secara khusus juga dapat memilih atau memberikan usulan. Komisi ini biasanya terdiri atas pustakawan, dosen, dekan, dan elemen-elemen lain..
Dalam pemilihan bahan pustaka harus dilihat dari Kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kemuktahiran dan kerja sama.
1. Kerelevanan
Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat perguruan tinggi. Karena itu perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada di IAIN – SU berpedomana dengan agama islam. Jenis program berhubungan dengan jumlah dan besar fakultas, jurusan, program studi, lembaga dst. Jenjang program meliputi program diploma, sarjana (S1), pasca sarjana (S2 dan S3), spesialisasi dst. Arah pengembangan pembelajaran jarak jauh (distance learning) atau pembelajaran maya (e-learning) juga sangat berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.
2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna:
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah pengajar,
tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa, alumni yang kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.
3. Kelengkapan
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada.
4. Kemutakhiran;
Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
5. Kerja sama:
Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan kolkesi dapat berdaya guna dan berhasil guna.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara sebagian besar pelaksanaannya dilakukan oleh Perpustakaan. Setelah kegiatan pengadaan dilakukan kemudian diproses hingga siap dipajang.
Kegiatan pengadaan Koleksi Terbitan Berseri IAIN Sumatera adalah dengan cara: 1. Pembelian 2. Hadiah 3. Sumbangan 4. Terbitan Sendiri 3.3.1 Pembelian
Pembelian bahan pustaka merupakan cara efektif dan terbaik untuk melengkapi koleksi perpustakaan karena koleksi yang diadakan dapat dipilih dan
