Ketika pertama kali anda berdiri menjadi pemandu, sangat wajar jika anda merasa cemas, ini merupakan pekerjaan yang sangat menakutkan, sebetulnya itulah awal latihan untuk menjadi pemandu. Banyak yang menganggap hal seperti itu merupaka suatu rintangan . reaksi umum yang ditanyakan untuk membicarakan suatu hal oleh peserta rasanya seperti terror. Maka jangan dipelihara lama – lama sikap dan perasaan seperti itu. Pikirkan, bahwa satu ketakutan akan hilang dengan menggunakan percakapan. Gunakan keberanian mengajak peserta dengan semangat bersahabat, jangan dipahami sebagai pihak musuh yang akan merintangi pekerjaan anda, maka : Persiapkan segala sesuatunya. Untuk membangun kepercayaan diri dengan melakukan
persiapan yang baik.
Anda jangan berpretensi bahwa ada pihak yang akan mengambat, menentang presentasi anda. Janganlah melakukan audiensi dengan memasang sikap bermusuhan.
Janganlah memulai dengan mengacam menyesuaikan diri sendiri. Ilustrasikan proses yang akan dikerjakan secara ideal, dan bayangkan akan hal-hal yang menyenagkan.
Menemukan tempat dimana anda dapat sendirian selama 10 menit sebelumnya acara dimulai. Tempat yang baik untuk menenangkan diri adalah toilet.
Anda bisa melakukan gerak badan sejenak untuk melemaskan urat saraf anda yang tegang untuk mencapai situasi tubuh yang rilek.
Satu dari jalan terbaik untuk ketenangan diri anda sendiri dan ketenangan perasaan anda yaitu dengan cara menarik napas panjang melalui hidung dan mengeluarkan napas pelan-pelan melalui mulut, lakukan beberapa kali.
Mulai pembicaraan dengan peserta ketika mereka datang. Tersenyum dan rileks. Untuk mengetahui nama dan wajah. Hal ini akan mengurangi perasaan mengintimidasi.
Ciptakan suasana santai dan tidak formal
Ambilah posisi anda berbaur di antara tempat duduk peserta.
Berbicara pada peserta dengan menggunakan “kita”, “kami” daripada menggunakan kata “anda” atau “kamu”.
Kesalahan adalah bagian yang berharga dari proses belajar. Meletakan pemandu sejajar dengan peserta adalah hal yang positif, karena pada dasarnya mereka juga sama-sama membantu menunjukkan pengalaman anda.
Menunjukkan, mendorong dan menghargai kemampuan peserta merupakan usaha untuk membuat niat belajar.
Perencanaan yang sederhana dengan contoh – contoh konkret merupakan awal suatu proses agar peserta dapat berpengalaman dengan hasil yang baik.
Tanggung Jawab Seorang Pemandu
Yang mendasar harus dilakukan seorang pemandu adalah proses menghancurkan paham lama bahwa perannya sebagai pemandu sarat dengan kekuasaan sehingga peserta dianggap tidak memilki tanggung jawab sama sekali terhadap jalannya proses belajar. Selalu harus ditegaskan bahwa terciptanya suasana hingga tujuan bergantung pada semua pihak baik pemandu maupun peserta.
Jangan berharap akan anda temui semua harapan anda tentang proses belajar selama berperan sebagai pemandu. Jangan tergoda untuk menggunakan kekuasaan yang dilimpahkan kepada anda oleh peserta untuk memuaskan emosi anda sendiri, seperti minta diperhatikan, ingin dianggap sebagai sahabat apalagi menuntut dihormati.
Menjadi pemandu tidak sama seperti ahli terapi jiwa atau psikoterapi, baik pada tingkat individu seorang peserta ata bahkan kelompok. Yang harus dilakukan justru sebaliknya, berilah perhatian yang besar jika peserta mulai menunjukkan tanda – tanda bersahabat, baik secara langsung maupun tidak langsung dengan perasaan mereka.
Sangat penting untuk membuat peserta paham apa yang akan anda lakukan nantinya dengan mereka; apa saja tujuan anda; seberapa besar anda berharap bisa mempertemukan harapan anda dengan kebutuhan mereka, apa yang anda dapat dan tidak dapat berikan kepada mereka, dan bagaimana melakukannya. Terakhir adalah hak peserta untuk memastikan bahwa anda memiliki akuntabilits untuk melakukan sesuatu bagi mereka.
Sangat penting bagi pemandu untuk menciptakan suasana kedewasaan pada diri sendiri pada diri peserta dalam proses pelatihan, berbagai upaya yang bisa dilakukan, misalnya :
• Peserta meyakini bahwa mereka memiliki peran penting, maka perlu terlibat secara aktif. Maka diperlukan metode dalam rangka mendorong motivasi agar partisipan belajar tidak gamang untuk mengambil peran dalam proses tersebut.
• Bicarakan hingga peserta memiliki satu pandangan berkaitan dengan bagaimana program pelatihan tersebut akan dibawakan. Jadi peserta yakin bahwa pelatihan ini penting bagi mereka hingga materi keterampilan sekalipun akan bermanfaat buat kebutuhan mereka.
• Anda juga perlu menyediakan sessi tertentu untuk belajar soal keterampilan teknis, agar mereka memiliki kesempatan untuk mempraktekan, sehingga mereka merasa terlibat. Hal ini akan meningkatkan kepercayaan diri dan keyakinan bahwa proses pelatihan itu benar-benar milik mereka.
• Hormatilah tiap peserta secara individual dengan pertimbangan tingkat kemampuan dan cara belajarnya berbeda satu dengan yang lainnya.
• Jangan lupa untuk menggunakan pengetahuan dan keterampilan yang telah dimiliki peserta untuk mengantarkan pada materi – materi baru yang akan disampaikan pada proses belajar tersebut.
Motivasi Belajar
Proses belajar akan berjalan dengan bak apabila peserta memiliki motivasi belajar ( kesiapan untuk belajar). Menjadi tugas pemandu untuk membangkitkan motivasi peserta. Beberapa keadaan yang dapat membuat peserta kurang memiliki motivasi antara lain :
• Peserta diminta untuk memperhatikan proses belajar, sementara materi belajar bertentangan dengan apa yang mereka harapkan.
• Peserta tidak tahu apa yang menyebabkan mereka harus memperhatikan proses belajar. • Peserta khawatir keterampilan yang dipelajari terlalu tinggi jika dibandingkan pekerjaan
sehari-hari mereka, sehingga bisa jadi pikiran mereka tidak konsentrasi pada pelatihan tetapi justru melayang ke tempat lain.
• Peserta teringat dengan pekerjaan mereka yang menumpuk di tempat mereka bekerja, sehingga selama proses belajar pikirannya justru ke pekerjaan terus.
• Cara anda menyampaikan materi tidak cukup melibatkan pengetahuan, kemampuan dan wawasan mereka.
• Peserta telah “belajar” segala sesuatu sebelum pelatihan, mereka merasa telah mengetahuinya. • Peserta salah faham tentang pemandu atau organisasi penyelenggara.
Sebagaimana peserta sebaiknya pemandu juga perlu memperhatikan beberapa hal untuk memahami apa yang harus dilakukan selama memfasilitasi proses belajar, misalnya dengan menanyakan kepada diri anda terlebih dahulu “Mengapa peserta menaruh perhatian pada pelatihan yang diselenggarakan?”. Biasanya peserta datang dengan dua kemungkinan, pertama karena kemauan sendiri – kedua karena ada orang lain, misalnya ketua lembaga atau seniornya yang meminta mereka untuk datang. Jika kemungkinan kedua yang terjadi maka kemungkinan besartidak mempunyai pilihan lain, dengan demikian tentu motivasi dia berbeda dengan motivasi peserta lainnya. Mereka mungkin penasaran tentang program anda karena mendengar pentingnya pelatihan itu dari seniornya. Mereka mungkin berharap belajar kemampuan baru untuk mengerjakan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Mereka mungkin akan menampakkan ketidakpuasannya jika di tengah proses pelatihan mereka temukan proses yang dirasa tidak memenuhi kebutuhan belajar mereka.
Jangan putus asa dengan kondisi tersebut, motivasi bisa berubah selama proses pelatihan. Anda mungkin memulai proses belajar bersama peserta yang penuh curiga dan berakhir dengan kelompok yang penuh motivasi. Tapi sebaliknya peserta yang tekun dan kritis juga bisa menjadi peserta yang malas atau turun motivasinya. Anda perlu melihat dengan jeli gejala – gejala seperti itu selama proses belajar berlangsung. Tanda – tanda umum dari turunnya motivasi dapat diamat – amati , misalnya : datang terlambat, kualitas kerja yang semakin buruk, dan berubahnya kekritisan, keberanian menjadi kecurigaan yang berlebihan yang diaktualisasikan dengan selalu menantang dan cenderung menjajagi kemampuan pemandu. Tetapi anda tidak perlu canggung atau grogi menghadapi situasi belajar yang pesertanya sedang mengalami kelesuan motivasi.
Motivasi untuk pemandu
• Apakah anda sudah memahami dengan jelas apa alasan yang telah disampaikan peserta kepada anda ?
• Apakah peserta sudah anda beri kesempatan untuk menyampaikan tujuan dan harapan mereka secara personal pada akhir proses belajar ini ?
• Apakah anda sudah mempunyai sistem untuk umpan balik dan teknik untuk memulihkan penurunan motivasi selama proses belajar ?
• Apakah ada media dan waktu khusus pada akhir proses belajar untuk melakukan evaluasi, apakah tujuan warga belajar sudah terpenuhi atau belum ?
• Apakah anda mempunyai sistem dan teknik untuk memotivasi peserta yang tujuan dan harapannya tidak sama dengan peserta lain ?.
• Apakah anda mempunyai teknik untuk memantau dan mengontrol peserta yang bersikap sering terlambat datang, malas mengerjakan tugas atau praktek kerja, dan lalai atau tidak mencermati proses belajar.
Evaluasi
Segera lakukan evaluasi dan refleksi sebagai kritik, karena proses ini juga merupakan bagian belajar dari pengalaman. Jika anda menunda, anda akan melupakan dan banyak yang bisa dipetik manfaatnya jadi hilang. Anda dapat belajar melalui refleksi diri sendiri atau bertanya pada peserta dengan kritik.
Adaptasi kebiasaan yang utama untuk membuat catatan pada pekerjaan anda serta kemungkinan anda dapat belajar dari diri anda sendiri dan memperbaiki untuk waktu yang akan datang. Menganalisa suatu hal dan poin yang dianggap masih kurang atau lemah dengan memeriksa tiap-tiap tahap latihan. Agar ada perbaikan di waktu yang akan datang. Bagaimana ketepatan waktu dapat dijaga? Apakah anda dapat mengakomodir kepentingan peserta ?
Fokus utama kelemahan pilihan anda dari pekerjaan anda. Hal ini merupakan kesalahan yang paling banyak kita pelajari. Mengapa beberapa bagian tidak dapat bekerja dengan baik? Apakah pilihan ukuran atau substansi telah dibantu ? Apakah anda merespon keperluan peserta? Apakah ada kondisi yang ganjil atau faktor lain yang dilibatkan ? Berpikir dengan hati-hati secara detail, anda mendengar dari peserta dan mendengarkan umpan balik, sekarang anda dapat belajar dari mereka bagaimana mengerjakan suatu pekerjaan dengan lebih baik di waktu yang akan datang ? Buatlah garis tentang sesuatu yang anda ketahui, tetapi anda tidak dapat mengerjakan dengan baik. Hal ini tidak mudah. Untuk banyak orang, lebih mudah untuk dibujuk dengan memfokuskan hanya pada yang ditinggalkan. Seperti anda, contoh :
• Meyakinkan bahwa anda tidak marah pada diri sendiri • Berbicara terlalu banyak
• Memberikan cukup waktu untuk pertanyaan
• Menunjukkan lebih banyak materi pada transparansi overhead
• Mengandung banyak game/contoh/waktu latihan yang praktis pada refleksi biaya dan diskusi.
• Kehilangan ketenangan karena sedikit salah paham dengan orang yang mengorganisir sebelum waktu latihan dimulai karena ruangan jelek, kekurangan kapur tulis, slide proyektor konslet, dll.
• Menunjukkkan banyak slide • Berbicara terlalu lama dan cepat • Waktu istirahat yang pendek.
Jalan yang baik untuk belajar dari pesertalah, andalah yang bertanya pada peserta untuk mengevaluasi. Hal ini dapat dikerjakan secara formal dengan evaluasi tulisan dari pengalaman latihan mereka. Tidak menanyakan lebih dari satu atau dua halaman dari pertanyaan. Anda dapat menanyakan pertanyaan spesifik tentang substansi dan penyelenggaraan pelatihan. Coba lakukan dengan pendekatan yang berbeda : “Apakah anda menemukan sesuatu yang paling berguna dalam latihan ini?”., “Apakah ada hal yang tidak disukai?”. Jika anda mengorganisir suatu latihan yang jenisnya sama seperti ini, kemudian apakah anda akan mengerjakan dengan cara yang berbeda ataukah anda akan mengerjakan dengan jalan dan model yang sama ?.
Usahakan cukup waktu untuk melakukan evaluasi, agar peserta dapat mempertimbangkan dan merespon pertanyaan. Hal ini umum untuk mendistribusikan bentuk selama satu atau dua hari sebelum latihan berakhir. Jika anda menunggu latihan berakhir, respon yang berupa tulisan akan terburu – buru dan kurang sempurna dibandingkan jika dikerjakan satu atau dua hari untuk merefleksikannya. Menanyakan pada peserta untuk menyempurnakan peserta lain (tipe orang yang mengorganisir) akan mempunyai kesempatan untuk membaca evaluasi tulisan satu kali setelah mereka melengkapi. Karena itu, dalam tambahan pertanyaan peserta untuk melengkapi evaluasi formal, anda mungkin menginginkan untuk menyampingkan waktu agar suatu diskusi lengkap yang tidak formal dapat menerima kritik tentang sedikit aspek dari latihan. Hal ini memberi kesempatan tiap personel untuk mengekspresikan pandangannya, apakah positif atau negatif, maka peserta lain dapat mendengarkan mereka.
Jalan lain untuk membuat publikasi, yang sesungguhnya di dalamnya mengandung unsur evaluasi, dengan kata lain semacam evaluasi yang disamarkan melalui presentasi. Anda dapat mempersiapkan pertanyaan, bentuk penulisan atau tabel yang diletakkan pada dinding. Tiap-tiap peserta kemudian memberikan kritik disamping memberi pertanyaan. Pertanyaan yang berguna untuk umpan balik secara cepat :
• Apakah anda berharap atau sebaliknya merasa takut setelah pertemuan ? • Apakah anda menemukan sesuatu yang paling berguna?
• Apakah anda menemukan sesuatu yang sesungguhnya tidak berguna ? • Bagaimana agar dapat mengerjakan yang lebih baik di lain waktu ?