Perubahan situasi dan kondisi yang sangat cepat menjadi faktor yang harus dipertimbangkan dalam manajemen untuk mampu membuat sejumlah keputusan dalam waktu yang tepat dan cepat, minimal terdapat tiga tantangan yaitu: (1) keadaan yang sangat kompleks, (2) keadaan yang tidak menentu, dan (3) tuntutan untuk dapat bertindak luwes.
Kualitas suatu keputusan merupakan cermin dari daya pikir seorang pemimpin. Oleh karena itu, berpikir dalam hubungannya dengan mengambil keputusan dan memecahkan masalah harus diusahakan agar tidak tersesat ke jalan yang tidak efektif dan efisien.
1. Pengertian
Pengambilan keputusan ialah proses memilih sejumlah alternatif.
Pengambilan keputusan penting bagi administrator pendidikan karena proses pengambilan keputusan mempunyai peran penting dalam memotivasi, kepemimpinan, komunikasi, koordinasi, dan perubahan organisasi. Setiap level administrasi sekolah mengambil keputusan secara hirarkis. Keputusan yang diambil administrator berpengaruh terhadap pelanggan pendidikan terutama peserta didik. Oleh karena itu, setiap administrator pendidikan harus memiliki keterampilan mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
2. Model Pengambilan Keputusan
a. Model Pengambilan Keputusan Rasional
Keputusan dapat dibedakan atas dua tipe yaitu terprogram (struktured) dan tidak terprogram (unstructured). Keputusan terprogram ialah keputusan yang selalu diulang kembali. Contohnya:
keputusan kenaikan kelas pesera didik, keputusan pengangkatan, keputusan penetapan gaji pegawai baru, keputusan pensiun, dan sebagainya. Keputusan tidak terprogram ialah keputusan yang diambil untuk menghadapi situasi rumit dan atau baru.
b. Model Pengambian Keputusan Carnegie
Model ini lebih mengakui akan kepuasan, keterbatasan rasionalitas, dan koalisi organisasi. Perbedaan antara pengambilan keputusan rasional dengan Carnegie ditunjukkan oleh tabel 2.1 berikut ini.
Tabel 2.1. Perbedaan Model Rasional dengan Model Carnegie
c. Model Pengambilan Keputusan Berdasarkan Manfaat
Dasar pemikirannya adalah: (1) mutu keputusan, (2) kreativitas keputusan, (3) penerimaan keputusan, (4) pemahaman keputusan, (5) pertimbangan keputusan, (6) ketepatan keputusan.
d. Model Pengambilan Keputusan Berdasarkan Masalah
Ada tiga tendensi khusus yang dapat merusak proses keputusan kelompok yaitu: (1) pikiran kelompok, (2) perubahan beresiko, dan (3) eskalasi komitmen.
Model Rasional Model Carnegie
Banyak informasi yang tersedia Sedikit informasi yang tersedia
Murah Mahal, karena masih mencari informasi
Bebas nilai Terikat nilai
Alternatif banyak Alternatif sedikit Keputusan diambil dengan suara
bulat
Keputusan dengan kompromi persetujuan, dan akomodasi antara koalisi organisasi Keputusan dipilih yang terbaik bagi
organisasi
Keputusan dipilih yang memuaskan organisasi
(Jones,1995)
e. Model Pengambilan Keputusan Berdasarkan Lapangan
Model ini paling banyak digunakan sekolah karena ingin melibatkan partisipasi warga sekolah dalam mengambil keputusan. Lima teknik penting dalam pengambilan keputusan berdasarkan lapangan adalah:
(1) curah pendapat (brainstorming), (2) teknik grup nominal, (3) teknik Delphi, (3) pembela yang menantang apa yang dianggap baik (devil's advocate).
E. KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan kegiatan yang sangat penting dalam berorganisasi. Hasil penelitian seorang pakar komunikasi menyimpulkan bahwa sekitar 75%-90% waktu kerja digunakan pimpinan atau manajer untuk berkomunikasi. Jika dua orang atau lebih bekerjasama, maka perlu adanya komunikasi antar mereka. Makin baik komunikasi mereka, makin baik pula kemungkinan kerjasama mereka. Komunikasi yang efektif menuntut rasa saling: menghormati, percaya, terbuka, dan tanggung jawab.
Leader atau manajer menyampaikan semua fungsi manajemen dan tugas manajemen melalui saluran komunikasi. Leader atau manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian semuanya melalui komunikasi kepada bawahannya. Demikian juga pemberian tugas-tugas seperti administrasi: (a) peserta didik, (b) tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, (c) keuangan, (d) sarana dan prasarana, (e) hubungan sekolah dengan masyarakat, dan (f) layanan-layanan khusus juga dilakukan melalui komunikasi.
1. Pengertian
Komunikasi ialah proses penyampaian atau penerimaan pesan dari satu orang kepada orang lain baik langsung maupun tidak langsung, baik tertulis, lisan maupun bahasa isyarat. Seseorang yang melakukan komunikasi disebut komunikator. Orang yang diajak berkomunikasi disebut komunikan. Orang yang mampu berkomunikasi disebut komunikatif.
Bagi kepala sekolah, kegiatan komunikasi dapat dimaksudkan agar meberikan sejumlah manfaat, antara lain agar (a) penyampaian program yang disampaikan dimengerti oleh warga sekolah, (b) mampu memahami orang lain, (c) gagasannya kita diterima oleh orang lain, dan (d) efektif dalam menggerakkan orang lain melakukan sesuatu.
2. Proses Komunikasi
Proses komunikasi meliputi serangkaian kegiatan sistemasik, sebagaimana digambarkan seperti berikut.
Proses komunikasi yang efektif terjadi jika pesan yang disampaikan cocok dengan yang diterima oleh penerima. Seorang komunikator yang efektif akan melakukan hal-hal berikut:
a. Mempelajari penggunaan bahasa secara positif dan ujaran yang tepat b. Mempelajari bagaimana menggunakan bahasa tubuh dan komunikasi nonverbal
c. Mempelajari bagaimana memahami motivasi pihak lain d. Mempelajari bagaimana mempengaruhi orang lain
e. Mempelajari bagai memberikan pengaruh pada saat rapat dan presentasi f. Menangani konflik dengan strategi yang tepat
g. Mempelajari bagaimana memperkuat hubungan h. Membangun jaringan di dalam dan di luar tempat kerja i. Membangun kepercayaan dengan orang lain
3. Hambatan-hambatan Komunikasi
Tidak selamanya proses komunikasi berjalan secara lancar. Seringkali kepala sekolah menghadapi masalah komunikasi yang harus diatasi.
Diantara masalah tersebut adalah masalah-masalah sosio-psikologis, termasuk: kecemasan, menutup diri, masalah kesempurnaan, memahami hening, berurusan dengan lawan bicara yang menuntut, lawan bicara yang tidak dapat diandalkan, hasil yang lambat, dan hilang kendali atas diri.
Di samping itu, ada beberapa hal yang dapat menjadi penghambat atau penghalang dalam proses berkomunikasi. Penghambat tersebut dikenal dengan istilah barrier, noises, atau bottle neck communication.
Balikan
4. Teknik Berkomunikasi secara Efektif
Untuk menjadi komunikator dan komunikan yang baik pada dasarnya tergantung sejauh mana dijawabnya pertanyaan-pertanyaan berikut: How do you communicate ? Is it effective? Is it efficient? Do you get positive feedback?
Oleh karena itu, atasilah hambatan-hambatan komunikasi dengan berusaha menjadi: (1) pendengar yang baik, (2) pembicara yang efektif, (3) pembaca yang baik, (4) penulis yang baik. Berikut dapat dipelajari cara mudah untuk melakukan komunikasi secara baik.
a. Cara Menjadi Pendengar yang baik Jadilah ACTIVE LISTEN yaitu singkatan dari:
Attention (penuh perhatian) Concern (tertarik)
Timing (pilih waktu yang tepat) Involvement (merasa turut terlibat)
Vocal tones (irama suara memiliki porsi 38% terhadap komunikasi) Eyes contact (adakan kontak mata)
Look (lihat bahasa tubuh) Interest (tunjukkan minat) Summarize (singkat intisari pesan) Territory (batasi hal-hal penting) Empathy (penuh perasaan)
Nod (mengangguklah tanda Anda sudah memahami atau setuju).
(Verma,1988).
b. Cara menjadi pembicara yang baik
Untuk menjadi pembicara yang baik, dapat dilaksanakan saran-saran berikut:
1) Kuasai materi yang akan dibicarakan
2) Buat sistematika pembicaraan (pembukaan, isi, dan penutup) 3) Usahakan isi pesan bermakna dan berkesan bagi pendengar
4) Siapkan diri agar tampil dalam keadaan segar bugar dan bersemangat.
5) Berpakaian yang sopan dan rapi
6) Timbulkan rasa percaya diri, anggap Andalah yang paling menguasai materi pembicaraan dibandingkan dengan pendengarnya.
7) Lakukan kontak mata untuk meningkatkan komunikasi 8) Konsentrasi pada materi pembicaraan.
9) Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami pendengarnya (disesuaikan dengan kemampuan pendengarnya)
10) Berbicara jangan terlalu cepat atau terlalu lambat.
11) Memberi tekanan nada suara (intonasi) pada bagian-bagian yang penting agar tidak monoton.
12) Gunakan variasi gerakan badan, dan mimik wajah 13) Gunakan multi media bervariasi pada presentasi 14) Adakan pertanyaan untuk umpan balik.
15) Gunakan homor seperlunya yang relevan dan sopan agar suasana menjadi tidak membosankan.