Registrasi Karyawan
Pilih menuUser Mng>New User pada menu utama mesin. HalamanNew user akan tampil.
IsiNo. ID karyawan
Nomor ini harus berupa angka dan tidak boleh sama antar karyawan yang satu dengan yang lain. Jika mesin memilihkan No.ID secara otomatis, Anda dapat menghapusnya menggunakan tombol dan menggantinya sesuai nomor yang Anda tentukan.
Isi Nama Karyawan
Tempatkan kursor pada kolomName kemudian tekan tombol * pada keypad mesin untuk mengaktifkan fungsi T9 keypad. Selanjutnya isi nama karyawan seperti menulis dengan keypad T9 Handphone. Selain diisi langsung di mesin, nama karyawan juga dapat diisi melalui software absensi.
Registrasi Sidik Jari
Pilih tombolEnroll FP. Halaman Enroll FP akan tampil. Letakkan jari Anda di sensor sidik jari tiga kali untuk jari yang sama. KlikOK untuk mendaftarkan jari kedua dan seterusnya. Maksimal sidik jari yang dapat didaftarkan adalah 10 jari. KlikESC untuk kembali ke halaman sebelumnya (New User).
Registrasi Password
Masih dalam halaman New User, pilih tombol Enroll PWD. HalamanEnroll Pwd akan tampil.
Masukkan password karyawan maksimal 8 karakter. Masukkan password satu kali lagi. KlikOK untuk menyimpan.
Password biasanya digunakan jika sidik jari karyawan tidak dapat diregistrasikan karena rusak atau sebab tertentu.
27 Registrasi Kartu
Masih dalam halamanNew User, pilih tombol Enroll Card. Halaman Enroll Card akan tampil.
Tempelkan kartu Anda pada sensor dan tunggu sampai terbaca. Tekan OK untuk menyimpan.
Fitur kartu ini juga biasanya digunakan jika sidik jari karyawan tidak dapat diregistrasikan karena rusak atau sebab tertentu.
Registrasi Administrator
Masih dalam halamanNew User, pada kolom Purview Anda dapat menentukan hak akses karyawan. Ada dua jenis hak akses karyawan pada mesin ini, yaituAdmin dan User. Admin adalah orang yang berhak untuk mengakses menu mesin sekaligus dapat melakukan verifikasi. SedangkanUser hanya dapat melakukan verifikasi tanpa bisa mengakses menu mesin. Sangat dianjurkan untuk menambahkan minimal satu orang administrator mesin agar tidak ada yang mengubah pengaturan pada mesin maupun melakukan hapus data mesin kecuali orang yang berhak. Beberapa jenis mesin mempunyai 4 jenis hak akses, yaituAdmin, Sub Admin, Operator dan User.
Menambahkan Foto Karyawan
Masih dalam halaman New User, tekan tombol Capture, kemudian ambil foto karyawan yang sedang diregistrasikan. Foto ini akan tampil pada saat setelah verifikasi diterima. Foto karyawan ini juga dapat diupload melalui software maupun melalui USB Flashdisk di menuPendrive>Upload>Upload Photo.
Mengatur Attendance Photo per Karyawan
Pada menu ini juga terdapat kolom ”CaptureM (Capture Mode)” yang berfungsi untuk menentukan apakah karyawan tersebut dicapture fotonya atau tidak pada saat verifikasi absensi. Pilihan ”Global Set” adalah pilihan yang nanti akan diatur di menu System > Display, pilihan ”No Capture” berarti karyawan tidak akan dicapture, pilihan ”Capture” berarti karyawan tersebut akan dicapture tetapi fotonya tidak akan disimpan, pilihan ”Capture&Save” berarti karyawan tersebut akan dicapture dan fotonya akan disimpan. Foto ini dapat ditransfer ke software untuk dicocokkan dengan data verifikasi karyawan.
29 Metode Verifikasi
Setelah diregistrasikan, karyawan sudah dapat melakukan scan verifikasi atau proses absensi. Karyawan bisa memilih metode verifikasi atau cara scan absensi apakah menggunakan sidik jari, password maupun kartu. Jika verifikasi atau scan diterima, maka akan ada konfirmasi secara audio visual dan data akan disimpan di dalam mesin.
Verifikasi Sidik Jari 1. Verifikasi Sidik Jari 1:N
Pada metode ini mesin akan membandingkan sidik jari yang sedang discan dengan seluruh data sidik jari yang tersimpan di dalam mesin. Pada mode ini, karyawan dapat langsung melakukan verifikasi dengan menempelkan sidik jari pada sensor sidik jari tanpa harus melakukan input No.ID terlebih dahulu. Jika verifikasi sukses maka terdengar suara ”Thank You” atau ”Terima kasih” dalam mode bahasa Indonesia.
2. Verifikasi Sidik Jari 1:1
Pada metode verifikasi ini, karyawan harus melakukan input No.ID terlebih dahulu selanjutnya menempelkan sidik jari pada sensor. Di sini mesin hanya membandingkan sidik jari yang sedang discan dengan data sidik jari milik No.ID yang dimasukkan. Metode ini biasanya digunakan jika sidik jari karyawan agak sulit dikenali oleh mesin.
31 Verifikasi Password
Pada metode verifikasi ini, karyawan harus melakukan input No.ID terlebih dahulu kemudian klik tombol OK selanjutnya memasukkan password sesuai dengan password yang diisikan pada saat registrasi. Jika verifikasi sukses maka terdengar suara ”Thank You” atau ”Terima kasih” dalam mode bahasa Indonesia.
Verifikasi Kartu
Pada mode ini, karyawan dapat langsung melakukan verifikasi dengan menempelkan kartu pada sensor tanpa harus melakukan input No.ID terlebih dahulu. Jika verifikasi sukses maka terdengar suara ”Thank You” atau ”Terima kasih” dalam mode bahasa Indonesia.
Jenis verifikasi di atas adalah jenis verifikasi umum dalam penggunaan absensi. Untuk keperluan akses kontrol, kadang dibutuhkan kombinasi yang lebih detail. Untuk kombinasi verifikasi yang lebih detail dapat diatur di menú
33 Mencari Karyawan
Jika jumlah karyawan Anda banyak, maka untuk melakukan pengubahan Anda harus mencarinya terlebih dahulu. Untuk mencari karyawan pilih menuUser Mng>Manage, akan tampil daftar karyawan seperti berikut :
Klik tombolM/ pada keypad mesin untuk menampilkan menu pada halaman ini, kemudian pilihSearch User.
Masukkan No.ID karyawan bersangkutan kemudian tekan OK. Secara otomatis karyawan yang dicari akan tersorot. Jika karyawan tidak ada akan ada konfirmasi “No registration data!”. Selanjutnya Anda dapat melakukan pengubahan, penghapusan maupun melihat data absensi karyawan tersebut.
Edit Karyawan
Anda dapat melakukan pengubahan data karyawan yang telah terdaftar, misalnya menambahkan sidik jari, mengubah password atau mengganti kartu si karyawan. Untuk mengubah data karyawan pilih menu User Mng>Manage, akan tampil daftar karyawan seperti berikut :
Cari karyawan yang akan diubah, kemudian klik tombolM/ untuk menampilkan menu dan pilihEdit.
Pada halaman Edit User, Anda dapat menambahkan sidik jari karyawan dengan memilih tombol Enroll FP, mengganti password dengan memilih tombolEnroll PWD, mengganti kartu karyawan dengan memilih tombol Change card maupun mengganti hak ases karyawan pada kolom Purview. Setelah Anda melakukan pengubahan, simpan kembali dengan memilih tombol M/ . Jika Anda keliru memilih ESC akan ada konfirmasi untuk menyimpan data atau tidak.
35 Hapus Karyawan
Jika ada karyawan Anda keluar atau datanya sudah tidak dibutuhkan, Anda dapat menghapus karyawan tersebut Untuk menghapus data karyawan pilih menuUser Mng>Manage, akan tampil daftar karyawan seperti berikut :
Cari karyawan yang akan diubah, kemudian klik tombolM/ untuk menampilkan menu dan pilihDel User.
Delete User : Menghapus seluruh data karyawan terpilih
Delete Fingerprint : Hanya menghapus data sidik jari karyawan terpilih Delete Password : Hanya menghapus password karyawan terpilih Del ID Card only : Hanya menghapus kartu karyawan terpilih Delete Photo : Menghapus foto karyawan terpilih
PilihOK jika Anda yakin menghapus karyawan terpilih. Jika Anda salah pilih, maka pilih ESC untuk membatalkan proses hapus data karyawan tersebut.
Melihat Data Absensi Karyawan
Anda dapat melihat data absensi karyawan melalui halaman user management. Untuk mengubah data karyawan pilih menuUser Mng>Manage, akan tampil daftar karyawan seperti berikut :
Cari karyawan yang akan dilihat data absensinya, kemudian klik tombolM/ untuk menampilkan menu dan pilihRecord.
Tekan M/ untuk melihat detail informasi data absensi tersebut termasuk tanggal, status absensi dan tipe verifikasinya.
37 Mengatur Hak Akses Kontrol Karyawan
Pada halamanmanage, Anda pilih karyawan yang akan diedit, lalu Anda tekan tombol M/ , kemudian pilih menuUser Access. Halaman berikut akan tampil :
Group No. : Grup yang diikuti karyawan bersangkutan. Grup dibuat dan diatur pada menuUser Mng>Access>Group Setting.
User TZ : Zona waktu yang digukanan karyawan bersangkutan. Zona waktu sendiri didefinisikan di menuUser Mng>Access>TimeZone Setting. Secara default isi menu ini adalah GrupTZ yang berarti zona waktu yang digunakan oleh karyawan mengikuti grupnya. Jika Anda memilihCustom TZ maka Anda harus mengisi sendiri zona waktu yang digunakan karyawan tersebut (TZ1-TZ3).
Duress FP : Pengaturan sidik jari yang digunakan karyawan pada saat darurat. Sidik jari yang didaftarkan melalui menu ini hanya digunakan jika kondisi tertentu karena sidik jari akan memicu alarm.
Pengaturan Pesan Pendek
Pilih menuUser Mng dari menu utama kemudian pilih sub menu SMS.
Pesan pendek ini akan ditampilkan pada layar mesin. Pesan ini bisa diaturPublic dan Personal. Public berarti semua karyawan dapat melihat pesan ini, sedangkan Personal hanya dapat dilihat karyawan bersangkutan. Jika diatur public, maka akan tampil icon pada bagian bawah layar mesin. Untuk menampilkan pesan tersebut, tekan tombolshortcut yang difungsikan untuk menampilkan SMS (lihat menu System>Keyboard). Jika diatur Personal, maka pesan akan muncul setelah karyawan bersangkutan berhasil melakukan verifikasi.
Menambahkan pesan :
Pada halaman SMS, tekan tombolM/ pada keypad mesin kemudian pilihNew.
Tulis pesan Anda pada kolom yang disediakan. Aktifkan terlebih dahulu mengaktifkan T9 keypad dengan menekan tombol *.
Isi tanggal mulai pesan ini aktif pada kolomStart. Isi sampai kapan pesan ini aktif pada kolomValid.
Pilih tipe pesan :Public, Personal dan Reserved. Reserved berarti pesan hanya disimpan saja tidak ditampilkan.
Jika Anda memilih Personal, Anda harus menentukan karyawan mana yang akan menerima pesan dengan menekan tombolAssign. Anda akan masuk halaman Hand out SMS. Pada halaman ini Anda pilih karyawan yang akan menerima pesan kemudian tekan tombolOK pada keypad mesin untuk memilihnya. Anda bisa memilih beberapa karyawan untuk satu pesan. Tetapi seorang karyawan hanya dapat diberikan satu pesan saja.
39 Pengaturan Workcode
Pilih menuUser Mng dari menu utama kemudian pilih sub menu Workcode.
Workcode atau kode kerja biasa digunakan untuk membedakan jenis pekerjaan yang akan dilakukan karyawan. Jenis pekerjaan menentukan besarnya gaji yang diterima. Oleh karena itu, untuk memberikan perbedaan status data absensi yang berkaitan dengan perbedaan pekerjaan yang dilakukan karyawan, maka digunakanlah workcode. Wokcode dapat diisikan setelah proses verifikasi/scan.
Selain sebagai pembeda jenis pekerjaan, adakalanya vendor tertentu menggunakan fungsi ini untuk membedakan shift. Karyawan yang bekerja pada shift 1 harus memasukkan kode tertentu yang berbeda dengan pada saat dia masuk shift 2.
Untuk menambahkan daftar workcode, Anda tekan tombolM/ pada keypad mesin, pilihNew. Kemudian isi nomor dan nama dari workcode. Untuk pengisian nama Anda aktifkan terlebih dahulu fungsi T9 keypad dengan menekan tombol * pada keypad mesin. Cara mengisinya seperti penulisan SMS pada ponsel.
Untuk melakukan pengubahan, Anda pilih terlebih dahulu workcode yang akan diubah, kemudian tekan tombolOK. Ubah seperlunya dan simpan kembali.
Untuk menghapus workcode, Anda pilih terlebih dahulu workcode yang akan dihapus, kemudian tekan tombolM/OK pada keypad mesin pilih Delete. Tekan OK pada saat muncul konfirmasi.
Untuk melakukan scan dengan menggunakan workcode, maka tekan tombol shortcut workcode lalu input kode kerjanya baru kemudian scan. Pengaturan tombol shortcut workcode dapat dibuat di menuSystem>Keyboard
Pengaturan Akses Kontrol Mesin
Pilih menuUser Mng dari menu utama kemudian pilih sub menu Access. Dalam menu Access terdapat pengaturan – pengaturan yang
berhubungan dengan Access Control Door Lock. 1. Time Zone Setting.
2. Holiday Setting. 3. Group Setting.
4. Unlock Combination Setting. 5. Access Control Parameter. 6. Duress Alarm Parameter. 7. Anti-Passback Setting.
Semua aturan tersebut juga bisa Anda setting di software.
Pengaturan 1 s/d 4 saling berkaitan. Yang pertama adalah menentukan waktu akses melalui menu Timezone Setting. Kemudian menentukan waktu akses pada hari libur pada Holiday Setting. Selanjutnya menentukan group akses. Masing-masing group dapat menggunakan Timezone berbeda. Kita juga perlu menentukan kombinasi akses antar group pengguna/karyawan. Langkah terakhir adalah menentukan karyawan yang masuk dalam group yang telah ditentukan. Untuk memasukkan karyawan dalam group dapat dilakukan melalui menuUser Mng> Manage>User Access.
41 Time Zone Setting
Di luar zona waktu yang ditentukan, maka karyawan tidak diperbolehkan membuka pintu. Pada mesin ini, kita bisa membuat sampai 50 zona waktu. Setiap zona waktu bisa diatur setiap hari dalam seminggu dan bisa diatur dari jam 00:00 sampai 23.59 atau 24 jam.
Pengaturan zona waktu yang jam akhir kurang dari jam awal (misal : 23:57-23:56) berarti sepanjang hari tidak dijinkan membuka pintu. Pengaturan zona waktu yang jam akhir lebih besar dari jam awal (misal : 00:00-23.59) berarti karyawan boleh membuka pintu diantara jam yang ditentukan tersebut. Setiap karyawan hanya bisa menggunakan 3 zona waktu yang berelasi “OR” atau dengan kata lain antara zona waktu satu dengan lainnya berlaku sendiri-sendiri.
Holiday Setting
Jika pada hari libur tertentu, digunakan zona waktu yang berbeda dengan hari biasa, maka Anda bisa mengisi hari libur dan zona waktunya melalui menuHoliday Setting. Pengaturan hari libur ini berlaku untuk seluruh user.
43 Group berfungsi untuk mengelompokkan karyawan atau pengguna. Dalam mesin ini, kita bisa membuat maksimal 5 group. Masing-masing group mempunyai 3 zona waktu dan dapat dikombinasikan dengan group yang lain. Secara default (asal), karyawan yang diregistrasikan di mesin, masuk dalam group 1 dan kombinasi cara buka 1.
Untuk membuat sebuah group, ikuti langkah berikut : 1. Pilih “Group Setting”
2. Tekan tombol ““M/”.
3. Plih “New” untuk membuat group baru.
4. Masukkan No, VeryType, Holiday dan Timezone yang dipakai Group tersebut.
5. Tekan tombol “OK” Catatan :
VerType : Kombinasi yang harus dilakukan karyawan pada saat melakukan verifikasi (scan), misalnya kita pilih FP&PW, maka saat karyawan melakukan verifikasi harus menggunakan sidik jari dan password. Verifikasi dengan menggunakan salah satu tipe tidak akan diterima oleh mesin.
Unlock Combination digunakan untuk membuat kombinasi untuk membuka pintu dengan mengelompokkan grup-grup yang telah dibuat. Jika anda menghendaki seluruh karyawan tidak bisa membuka pintu, maka kosongkan kombinasi cara buka ini. Secara default sudah terdapat satu kombinasi buka, yaitu nomor satu dengan isi Grup 1. Software ini hanya mengijinkan sampai 10 kombinasi.
Anda bisa membuat kombinasi seperti 123, yang berarti jika ada karyawan yang ada di grup 1 ingin membuka pintu, maka dia harus membukanya bersama-sama dengan karyawan yang ada di grup 2 dan grup 3. Jika Anda hanya mengisi dengan satu grup, maka karyawan dalam grup tersebut bisa langsung membuka pintu tanpa harus bersama dengan karyawan dari grup lain.
Untuk membuat nya, ikuti langkah berikut : 1. Pilih “Unlock Combination Setting” 2. Tekan tombol ““M/”.
3. Plih “New” untuk membuat yang baru.
4. Masukkan No dan Group-group yang dikombinasikan. 5. Tekan tombol “OK”
45 Access Control Parameter
Pada menu ini terdapat pengaturan parameter dari electric lock.
Lock : waktu jeda setelah kunci terbuka sampai tertutup kembali.
Dsen. Delay : Jeda waktu untuk cek status sensor pintu setelah pintu terbuka.
Dsen. Mode : Ada 3 pilihan, Close, Open, dan None.... sesuaikan dengan jenis electric doorlock.
Alarm Delay : Jeda waktu pada saat ditemukan status sensor pintu yang tidak normal dengan alarm berbunyi. Alarm Count : Ketika terjadi kesalahan verifikasi sampai
batas yang ditentukan, maka alarm akan berbunyi.
Close TZ : Pengaturan zonawaktu (timezone) yang semua orang tidak dapat akses pada zona waktu ini. Open TZ : Pengaturan timezone (timezone) yang semua orang diizinkan akses pada zona waktu ini. Valid Holidays : Untuk mengaktifkan pengaturan Close TZ dan Open TZ pada hari libur.
Catatan : Jika Close TZ dan Open TZ diaktifkan, maka Dsen.Mode harus dipilih None. Jika tidak maka alarm akan bunyi sepanjang zona waktu tersebut.
Duress Alarm Parameter
Pengaturan ini digunakan jika dalam kondisi tertentu, karyawan dipaksa untuk membuka pintu. Pintu akan terbuka seperti biasanya tetapi akan memicu alarm.
Beberapa pengaturan yang ada di menu ini adalah :
Help Key : Jika dipilih “Yes” maka ketika karyawan menekan tombol help, diikuti scan sidik jari, maka 3 detik kemudian alarm akan berbunyi. TombolHelp sendiri dapat ditentukan di menuSystem>Keyboard.
1:1 Trig : Jika dipilih “Yes” maka ketika karyawan melakukan verifikasi 1:1, maka alarm akan berbunyi.
1:N Trig : Jika dipilih “Yes” maka ketika karyawan melakukan verifikasi 1:N, maka alarm akan berbunyi.
PWD Trig : Jika dipilih “Yes” maka ketika karyawan melakukan verifikasi password, maka alarm akan berbunyi.
Alarm Delay : Waktu delay untuk alarm. Jadi ketika sinyal alarm keluar, maka dapat tidak langsung berbunyi, tergantung dari delay yang ditentukan di sini.
47 Anti-Passback Setting
Terkadang, ada seseorang yang tidak berhak masuk mengikuti user yang berhak masuk. Hal ini menimbulkan masalah keamanan. Untuk itu diperlukan pengaturan antipassback yang membuat orang yang tidak berhak tidak bisa keluar jika masuknya tidak legal.
Fungsi ini membutuhkan dua mesin akses kontrol yang bekerja bersama. Satu sebagai master (biasanya dipasang di dalam pintu) dan satu sebagai reader atau slave (biasanya dipasang di luar pintu). Kedua mesin dihubungkan dengan wiegand.
Mesin master menggunakan Wiegand In sedangkan mesin slave menggunakan Wiegand Out. Kedua mesin harus dikoneksikan. Koneksinya sebagai berikut :
Master Slave
IND0 <---> WD0 IND1 <---> WD1 GND <---> GND
Anti-passback bekerja berdasarkan scan-in dan scan-out. Kedua scan harus berpasangan. Dalam mesin ini terdapat tiga pilihan : out, in dan out-in anti-passback.
Ketika mesin master diatur “Out Anti-Passback”, jika karyawan ingin masuk dan keluar secara normal, maka record scan terbaru harus “in” jika tidak dia tidak akan bisa keluar. Sebagai contoh, scan terbaru dari karyawan adalah “in”, maka scan kedua bisa “in” atau “out”. Scan ketiga tergantung dari scan kedua, “in” dan “out” harus berpasangan. Jika sebelumnya karyawan tidak punya scan, maka dia bisa masuk tapi tidak bisa keluar.
Ketika mesin master diatur “In Anti-Passback”, jika karyawan ingin masuk dan keluar secara normal, maka record scan terbaru harus “out” jika tidak dia tidak akan bisa keluar. Jika sebelumnya karyawan tidak punya scan, maka dia bisa keluar tapi tidak bisa masuk.
49 Ketika mesin master diatur “Out/In Anti-Passback”, jika karyawan ingin masuk dan keluar secara normal, maka record scan terbaru bisa “in” atau “out”. Scan selanjutnya tergantung dari scan sebelumnya, “in” dan “out” harus berpasangan.
Cara Pengaturan :
1. Pilih “Anti-Passback Setting” 2. Tekan tombol “OK”
3. Pada APB Dire, pilih None, APB Out, APB IN atau APB Out/In
4. Pada Local, pilih None, Control Out atau Control In. Menu ini untuk menentukan status scan default dari mesin master.