BAB II TINJAUAN PUSTAKA
F. Pengawasan Intern Penerimaan Kas
Menurut Mulayadi (2001:482), “sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit”. Selain itu penerimaan kas juga berasal dari transaksi seperti penjualan tunai, penerimaan bunga investasi, penjualan barang modal dan berbagai sumber pendapatan lainnya. Jika jumlah ini telah dimasukkan dalam rencana penerimaan kas maka merencanakan arus kas masuk relatif lebih mudah. Penjualan memberikan uang kontan oleh karena itu tidak ada selisih waktu antara saat penjualan dengan penerimaan kas. Dalam penjualan kredit selisih waktu antara saat penjualan dan penerimaan uang menyebabkan masalah, pendekatan utama terhadap masalah tersebut didasarkan pada penagihan dilain waktu.
Yang terpenting adalah penanganan masalah dan kecurangan dalam pengawasan intern adalah sebagi berikut :
1. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer ke kasir secara periodic. Catatan ini harus ditransfer kedalam deposit slip. 2. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari. Prosedur ini
mungkin juga memerlukan suatu tembusan lembaran setoran yang akan dikirimkan oleh bank atas orang yang melakukan penyetoran
( selain kasir ) kepada suatu departemen independen untuk dipergunakan dalam pemeriksaan selanjutnya.
3. Tanggungjawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan dengan pasti
4. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dankasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan.
5. Biasanya fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali
6. Para agen diharuskan memberikan kwitansi tanda terima seta meninggalkan tembusan untuk arsip
7. Rekonsiliasi bank harus dlakukan oleh mereka yang memegang kas untuk menyelenggarakan pembukuan
8. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan harus diikat dengan kontrak
Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas
Penerimaan kas merupakan aktivitas terakhir dari rangkaian penjualan kredit dan penerimaan kas. Kasir, orang yang melapor kepada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah-langkah memadai agar menurunkan resiko pencurian. Salah satunya adalah fungsi piutang usaha yang bertanggungjawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas dan cek.
Akan tetapi, fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus di kredit. Solusi lain adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur kepelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pemayaran yang sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir.
Adapun fungsi-fungsi yang terkait terhadap penagihan piutang dan penerimaan kas adalah sebagai berikut :
Menurut Mulyadi ( 2001 : 487 ): 1. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : b. Fungsi sekretariat
c. Fungsi penagihan c. Fungsi kas
d. Fungsi akuntansi e. Fungsi pemeriksa intern
a. Fungsi Sekretariat
Fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan ( remmittance advice ) melalui pos dari para debitur perusahaan jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos. Jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui lock-box-collection plan, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan yang dikirim oleh bank.
Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Fungsi sekretariat ini berada ditangan bagian sekretariat.
b. Fungsi Penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Fungsi penagihan berada ditangan bagian penagihan.
c. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos ) atau dari fungsi penagihan ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan ). Fungsi kas bertanggung jawab untukmenyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi kas ini berada di tangan bagian kas.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertnggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal peneriman kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi akuntansi ini berada di tangan bagian jurnal dan bagian piutang. e. Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek
ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Fungsi pemeriksa intern berada di tangan bagian pemeriksa intern.
2. Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah : a. Surat pemberitahuan
b. Daftar surat pemberitahuan c. Bukti setor bank
d. Kuitansi
a. Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan ini biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur yang dikirimkan melalui penagih perusahaan atau pos bersama dengan cek. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Surat pemberitahuan juga dapat berupa salinan faktur tagihan perusahaan atau potongan pernyataan piutang yang dikirim perusahaan.
b. Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka surat dan memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, serta membuat daftar surat
pemberitahuan yang diterima. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas.
c. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembur tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
b. Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada pembuat cek (check issuer). Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check. Adapun yang dimaksud dengan cancelled check adalah “cek yang telah digunakan untuk
membayar dan oleh penerima cek telah diuangkan atau dicairkan ke bank” (Mulyadi, 2001:483).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a. Jurnal penjualan
b. Jurnal return penjualan c. Jurnal umum
d. Jurnal penerimaan kas e. Kartu piutang
Untuk seluruh aktifitas penerimaan kas dari piutang, dibutuhkan suatu pengawasan intern demi menjaga keamanan kas dari bentuk-bentuk pencurian maupun penyelewengan. Mulyadi berpendapat (2001:490), “unsur pengendalian intern dalam sistim penerimaan kas dari piutang terdiri dari : organisasi, sistim otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat”.
Organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistim Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
c. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan ( bilyet giro )
d. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
e. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi ( bagian piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari dibitur.
Praktek yang Sehat
f. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
g. Para penagih dan kasir harus diasuransikan ( fidelity bond insurance ) h. Kas dalam perjalanan ( baik yang ada ditangan bagian kasa maupun di
tangan penagih perusahaan ) harus diasuransikan ( cash-in-safe dan cash- intrnsit insurance )