BAB II TINJAUAN PUSTAKA
D. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan yang umumnya melakukan penjualan secara kredit adalah berasal dari pelunasan piutang para debiturnya. Mulyadi (2001: 482) menyatakan bahwa “Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, (3) melalui lock-box-collection plan “.
1. Prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan :
Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan ( remmittance advice ) dari debitur.
Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.
Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.
2. Prosedur penagihan piutang melalui pos:
Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan ( remmittance advice) dari debitur.
Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.
Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
Bagian kasa menyetorkan cek ke bank,setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pihak yang berwenang.
Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.
3. Lock Box Collection Plan
Lock box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat pemberitahuannya. Lock-box-collection plan dapat mengatasi masalah perusahaan yang debiturnya tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan
pembuatan post-office box ( PO Box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan kemudian membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO Box tersebut.
Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan :
Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
Debitur melaksanakan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO Box di kota terdekat.
Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.
Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen inidilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.
Bank mengurus check clearing.
Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut. Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian
kasa.
Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.
Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.
Kebanyakan pelanggan akan melunasi saldo utang mereka ataupun melakukan pembayaran angsuran setelah menerima pernyataan piutang yang biasanya dikirim oleh perusahaan setiap bulan atau yang disebut dengan monthly statement.
Pernyataan piutang menurut Mulyadi ( 2001 : 270 ) adalah “ formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan ( dalam pernyataan piutang bentuk tertentu ) disertai dengan rinciannya “. Bentuk pernyataan piutang perusahaan tergantung pada cara perusahaan memutakhirkan catatan piutangnya. Penyesuaian saldo piutang dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu dengan metode open invoice dan dengan metode balance forward. Perbedaannya terletak pada kapan pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran itu diaplikasikan untuk memutakhirkan catatan piutang dan format dari pernyataan piutang yang dikirim kepada pelanggan.
Dengan metode open invoice, pelanggan membayar per faktur. Dua salinan faktur dikirim kepada pelanggan dan satu salinan yang disebut dengan surat pemberitahuan akan dikirim kembali pada saat pembayaran. Pernyataan piutang dalam metode ini berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debitur pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya.
Dengan metode balance forward, pelanggan membayar berdasarkan jumlah yang tertera pada pernyataan piutang. Pernyataan piutang berisi daftar penjualan dan pembayaran yang terjadi bulan sebelumnya dan saldo piutang pelanggan. Pernyataan piutang biasanya memuat bagian yang bisa dirobek yang berisi informasi mengenai nama pelanggan, nomor rekeningnya dan saldo piutang.
Pada saat pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi sebagai surat pemberitahuan.
Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward, perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus ( cycle billing ) untuk mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akan menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus, pekerjaanposting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata ke dalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan.
Bagi pelanggan yang terlambat membayar, umumnya akan diberi peringatan kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir ( deliquency notice ) mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum diterima, perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anak piutang ( factoring ), atau akhirnya menghapus saldo tersebut.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas terdiri dari
metode dan catatan yang diciptakan untuk mengindentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha selama satu periode akuntansi.
Ada banyak sumber penerimaan kas yang bisa diperoleh oleh perusahaan, akan tetapi penerimaan kas menurut Mulyadi (2001:455) akan diperoleh melalui :
1. Penjualan Tunai 2. Piutang
Ad. 1 Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakn oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaam, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistim penerimaan kas dari penjualan tunai mengaharuskan :
a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : a. Fungsi penjualan
Dalam tansaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungssi ini bertanggung jawab untuk memebungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
Ad. 2 Piutang
Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistm penerimaan kas dari piutnag harus menjamin diterimanya kas dari customer/ vendor oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Menurut
Mulyadi (2001:492) “prosedur penerimaan kas yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang : melalui penagih perusahaan, melalui pos,dan melalui lock-box-collection plan”.
a. Penagih perusahaan
Menurut sisim pengawasan intern yang baik, semua penerimaan kas dari vendor/ customer harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet.
b. Melalui Pos
Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, maka yang bertanggung jawab untuk menerima surat beserta cek adalah bagian sekretaris.
c. Melalui lock box collection plan
Dalam sistim penerimaan kas ini, perusahaan membuka pos office box ( PO BOX ) dikota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan membuka rekening giro di kota yang terletak dikota yang sama dengan PO BOX tersebut.
Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari piutang adalah : a. Fungsi Sekretaris
Sekretaris bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dan dari para debitur perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
b. Fungsi penagih
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat fungsi akuntansi.
c. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretaris ( jika penerimaan dari piutng dilaksanakan melalui pos ) atau dari fungsi penagihan ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan ). Fungsi kas bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
d. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertnggungjawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu fungsi ini bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh funsi akuntasi.
Adapun prosedur penerimaan kas yaitu sebagi berikut:
Menurut Zaki Baridwan (1994:157), prosedur penerimaan uang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol. Bagian – bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan uang adalah bagian surat masuk, kasir, piutang dan bagian pemeriksa intern.
Bagian Surat Masuk
Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan darisurat- surat lainnya. Setiap hari bagian surat masuk membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan cek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam cek dengan jumlah dalam remittance advice menjadi tanggung jawab bagian surat masuk. Sesudah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakanoleh bagian surat masuk maka daftar tersebut didistribusikan sebagai berikut :
satu lembar bersama dengan cek diserahkan pada kasir
satu lembar bersama dengan remittance advice diserahkan kepada seksi piutang.
Apabila dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk tidak terdapat remittance advice, maka amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance advice sesudah ditulis jumlah rupiahnya pada halaman muka amplop. Kasir
Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Setiap hari kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik maka satu lembar bukti setor dari bank langsung dikirimkan ke bagian akuntansi. Bukti setor yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan denga daftar penerimaan uang yang diubat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang
langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi nomor urut yang dicetak.
Departemen piutang
Petugas departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan dibuku besar pembantu piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari, petugas departemen piutang meringkas rekening buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum.
Secara berkala departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening control piutang dan rekening control kas, mencocokkan rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang dan arsip dari dokumen jurnal.
Departemen pengawasan
Secara berkala ( mingguan atau bulanan ) petugas pengawasan dari departemen pengawasan ( atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan tunai ) mencocokkan penerimaan tunai dengan membandingkan dokumen-dokumen berikut :
1. Salinan dari bukti pembayaran
2. Slip setoran bank yang diterima dari bank