BAB III : TOPIK PENELITIAN
E. Pengawasan Internal Gaji
Dalam perusahaan yang telah besar dimana prasarana serta aktivitasnya telah berkembang, pimpinan perusahaan perusahaan tidak bisa mengadakan pengendalian secara langsung sebagaimana perusahaan kecil. Oleh karena itu, pimpinan membutuhkan suatu sistem dalam pengendalian internal yang dapat memberikan keyakinan padanya. Berdasarkan teori-teori diatas yaitu disamping gaji pokok perusahaan juga bahwa apa yang dilaporkan bawahannya itu benar serta dapat dipercaya dan mempunyai kemampuan memonitor semua kegiatan yang telah ditetapkan.
Pengawasan internal dalam arti yang luas menurut AICPA, yang dikutip oleh Zaki Baridwan dalam bukunya “Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode” adalah sebagai berikut pengendalian internal meliputi struktur organisasi dan semua cara dan alat-alat yang dikoordinasi yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan
kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Dari pengertian pengawasan internal di atas, dapatlah kita simpulkan bahwa maksud pengawasan internal pada gaji adalah meliputi struktur organisasi dan juga meliputi semua cara serta alat yang dikoordinasikan terutama yang berhubungan langsung dengan gaji berjalan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas atau fungsi dimana suatu kegiatan penerimaan karyawan, pencatatan jam kerja yang dilaksanakan serta yang tidak dilaksanakan oleh karyawan, menghitung gaji total setiap periode dan menghitung gaji untuk tiap karyawan, membayarkan gaji karyawan tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Untuk penerimaan karyawan baru tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkannya.
Dalam menjalankan perusahaannya PT. PLN (PERSERO) PIKITRING SUAR Medan memiliki penilaian sistem pengawasan terhadap gaji karyawannya. Untuk melaksanakan penilaian sistem pengawasan atas gaji pada PT. PLN (PERSERO) PIKITRING SUAR Medan, terlebih dahulu diuraikan beberapa pedoman dalam melakukan penilaian sistem pengawasan yaitu sebagai berikut :
1. dalam mempekerjakan dan menetapkan gaji untuk seluruh karyawan, harus ada keputusan yang sah dan disimpan dalam arsip bersama-sama dengan keterangan- keterangan lainnya, yang berhubungan dengan masalah penggajian dan pengupahan, seperti keputusan mengenai potongan-potongan, perpajakan, asuransi tenaga kerja dan lain-lain,
2. perhitungan gaji didasarkan kepada sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan,
3. pembuatan daftar gaji pembayaran, dilakukan oleh petugas yang tidak ada hubungannya antara petugas yang menghitung dengan petugas yang bertugas untuk membayar.
Untuk keperluan pengawasan sebaiknya pembayaran gaji dilakukan dengan mengeluarkan cek atas bank, sebab pelaksanaan pembayaran gaji dengan uang tunai mempunyai kelemahan antara lain :
1. gaji yang belum diambil mudah dipakai orang yang tidak bertanggungjawab, 2. perampokan uang gaji kemungkinan bisa terjadi,
3. memudahkan pejabat pembayaran gaji untuk menahan jumlah gaji pegawai atau merubah amplop gaji dengan jumlah yang kecil,
4. dapat juga terjadi bahwa penerimaan dari pegawai dapat dinaikkan oleh pembayaran gaji ke suatu jumlah yang tercantum pada jumlah gaji,
5. memudahkan menyelenggarakan uang gaji dengan memasukkan pembayaran gaji.
Berdasarkan teori bagaimana membuat suatu sistem pengawasan yang baik deatas, peneliti menggunakan sebagai pembanding terhadap sistem pengawasan gaji pada PT. PLN (PERSERO) PIKITRING SUAR Medan, untuk mengetahui apakah sistem pengawasan perusahaan yang di analisis cukup memuaskan. Dalam melakukan penilaian sistem pengawasan gaji ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :
1. pengawasan atas perubahan tingkat gaji serta pengawasan terhadap mutasi karyawan,
2. pengawasan terhadap daftar hadir karyawan,
3. pengawasan terhadap pembuatan daftar dan pembayaran gaji, 4. pengujian transaksi,
5. daftar gaji serta kartu gaji.
Ad. 1. Pengawasan atas perubahan tingkat gaji serta pengawasan terhadap mutasi karyawan
Dalam melakukan pengawasan atas perubahan tingkat gaji ini, bagian keuangan harus benar-benar mengoreksi beberapa jumlah gaji yang akan diberikan kepada karyawan harus diketahui dan disetujui oleh bagian kepegawaian.
Ad. 2. Pengawasan terhadap daftar hadir karyawan
Untuk membuat daftar harus berdasarkan daftar absen harian untuk menjamin bahwa prosedur pembayaran dan jumlah gaji yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan jumlah jam kerja yang sebenarnya.
Ad. 3. Pengawasan terhadap pembuatan daftar dan pembayaran gaji dan upah Pengawasan pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji ini, untuk meyakinkan bahwa daftar gaji yang dibantu oleh petugas pembuat daftar gaji yang dibuat oleh petugas pembuat daftar gaji adalah benar-benar sesuai dengan besarnya gaji yang dibayarkan, dan tidak ada karyawan yang dibayar akan tetapi tidak lagi pada perusahaan.
Ad. 4. Pengujian transaksi
Dalam melakukan pengujian transaksi ini, harus benar-benar melakukan tes terhadap dokumen asli untuk memperoleh keyakinan bahwa transaksi yang dicatat sesuai dengan yang benar.
Ad. 5. Daftar gaji serta kartu gaji
Dalam membuat gaji dan kartu gaji harus dibuat oleh bagian pembuat daftar gaji dan mencocokkan dengan dafar kehadiran karyawan maupun daftar jam kerja karyawan, agar jumlah gaji yang dibayarkan sesuai dengan jam kerjanya.
PERTANYAAN MENGENAI
PENGENDALIAN INTERNAL GAJI
Nama Responden : Drs. M. AsnanBagian : Ka. Sub. Bag. SDM
Perusahaan : PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR Medan
Sumber : Buku Sistem Akuntansi karangan Mulyadi tahun 2001 Bacalah tiap pertanyaan, kemudian berilah tanda (√ ) pada salah satu alternatif. Jawablah yang paling sesuai berikut ini :
No Pertanyaan Pilihan Jawaban
STS KS R S SS 1. Fungsi pencatatan waktu hadir harus
terpisah dari fungsi operasi.
2. Setiap karyawan yang namanya tercantum
dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
3. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tariff gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
4. Setiap potongan gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji
karyawan.
8. Tarif gaji yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
9. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
10. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
11. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
12. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
13. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
14. Kartu hadir jam hadir harus diotorisasi oleh
fungsi pencatat waktu.
15. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
16 Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.
Keterangan :
STS : Sangat Tidak Setuju KS : Kurang Setuju R : Ragu-ragu S : Setuju SS : Sangat Setuju Interval = (Xmax-Xmin)-n n = (80-16)-5 5 = 11,8 = 12 Kriteria Penilaian : 16 - 28 = Tidak Efektif 27 - 41 = Kurang Efektif 42 - 54 = Cukup Efektif 55 - 67 = Efektif 68 - 80 = Sangat Efektif Skor 0 x 1 = 0 0 x 2 = 0 2 x 3 = 6
5 x 4 = 20 9 x 5 =
71 45
Setelah peneliti menghitung dan menyimpulkan dari jawaban pertanyaan responden perusahaan, maka dalam perumusan masalah peneliti, apakah pengawasan internal gaji pada PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR Medan sudah diterapkan secara sangat efektif. Sesuai dengan perhitungan jumlah pilihan jawaban dari pertanyaan tersebut, dimana peneliti telah melakukan perhitungan dengan score 71 dan 16 item pertanyaan. Hal ini berarti, PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR Medan telah memiliki Pengawasan Internal Gaji yang SangatEfektif.