TANJUNG PURA KABUPATEN LANGKAT
E. Pengawasan Intern Penerimaan Kas Perusahaan Menurut R.Soemita Adikoesoemah (1996 : 189): Menurut R.Soemita Adikoesoemah (1996 : 189):
“Pada kontrols terhadap penerimaan-penerimaan kas pada umumnya akuntan harus memperoleh jaminan (keyakinan) tentang kelengkapan dan pertanggung jawab yang tepat waktunya dari penerimaan-penerimaan uang.”
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Koperasi Serai Serumpun maka pihak manajemen menetapkan hal-hal berikut:
a. Semua penerimaan kas harus di catat tepat pada waktunya ke dalam buku kas penerimaan, pencatatan yang tepat pada waktunya terhadap penerimaan kas akan memberikan pertanggung jawaban yang efektif terhadap jumlah uang yang diterima.
b. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.
c. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.
d. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.
e. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.
f. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.
g. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
Setiap perusahaan mempunyai sumber penerimaan kas, baik yang bersifat rutin maupun tidak. Dengan adanya prosedur penerimaan kas yang baik, maka dapat dipastikan bahwa semua penerimaan kas sudah dicatat, diklasifikasikan secara tepat dan akurat dengan didukung oleh bukti penerimaan kas. Untuk setiap bukti penerimaan kas berisikan :
a. Identitas si peminjam ( nama, pekerjaan, alamat dan tanda tangan peminjam)
b. Besarnya pinjaman c. Besarnya angsuran d. Bunga / jasa pinjaman e. Jangka waktu pinjaman f. Tanggal pembayaran pertama
g. Nama bendahara dan tanda tangan kepala unit simpan pinjam , ketua dan bendahara koperasi yang bersangkutan selaku saksi
h. Kesanggupan untuk memenuhi prestasi dan sanksi – sanksi yang telah ditetapkan
Dalam hal ini pengawasan internal perusahaan harus juga meneliti bagaimana sistem prakteknya di Koperasi Pegawai Negeri Serai Serumpun , sesuai dengan riset penulis maka yang dibenarkan meminjam hanyalah anggota koperasi yang telah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan agar tidak terjadi kecurangan dalam penerimaan kas.
Setiap jenis pinjaman harus dibuat ketentuan yang jelas sehingga mudah dimengerti oleh calon peminjam. Ketentuan tersebut mencakup antara lain:
1. Persyaratan calon peminjam 2. Besarnya pinjaman
3. Imbalan (bunga atau bagi hasil) 4. Biaya administrasi, materai, denda 5. Jangka waktu pinjaman
6. Sistem pengembalian pinjaman 7. Jaminan
Selanjutnya dalam pengawasan internal kas maka harus di teliti juga tentang prosedur perjanjian pemberian pinjaman kredit terhadap anggota koperasi serai serumpun adalah sebagai berikut :
1. Pelayanan pinjaman uang tunai kepada anggotanya dilaksanakan pada setiap awal bulan dari tanggal 1 s/d tanggal 6.
2. Untuk mendapatkan pemberian pinjaman , anggota diwajibkan menyampaikan permohonan tertulis kepada pengurus selambat – lambatnya tangal 20 bulan sebelumnya dan permohonan tersebut harus dapat persetujuan dari atasan langsung masing – masing.
3. Pinjaman akan diberikan kepada anggota yang :
a. Keanggotaannya pada koperasi pegawai negeri serumpun langkat telah mencapai minimal 5 bulan.
b. Pembayaran simpanan wajib bulanannya berjalan lancar / tidak ada tunggakan.
c. Telah melunasi pinjamannya yang lalu sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan ( telah jatuh tempo).
4. Pelayanan pinjaman uang tunai terdiri dari 2 ( dua ) paket dan setiap anggota boleh memilih salah satunya dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pinjaman paket I :
Besar pinjaman maksimal 3x gaji bersih masing – masing anggota dengan jangka waktu maksimal 12 ( dua belas ) bulan.
b. Pinjaman paket II diberikan kepada anggota yang telah diangkat menjadi PNS dan telah menyerahkan kepada pengurus asli SK Capeg , asli SK PNS, asli KARPEG , asli TASPEN dan asli SK pangkat terakhir.
5. Anggota penerima pinjaman diwajibkan membayar bunga, provisi kredit dan SWK ( Simpanan Wajib Khusus ) yang disesuaikan dengan perbankan dan telah disahkan dalam rapat anggota ( jika sangat mendesak dapat diputuskan melalui rapat pengurus bersama badan pengawas dan wakil anggota ).
6. Anggota yang tidak membayar simpanan pokok pinjamannya 3 ( tiga ) bulan berturut – turut, pengurus berkewajiban mengirim surat tagihan khusus dengan tembusan kepada Ka Kandap Koperasi PKM dan atasan langsungnya masing – masing.
7. Apabila surat permohonan tersebut selesai diteliti maka sebagai langkah selanjutnya adalah surat permohonan tersebut diajukan kepada pengurus untuk dapat dipertimbangkan. Adapun yang menjadi bahan pertimbangan permohonan tersebut :
a) Tujuan pinjaman, Dalam hal pemberian pinjaman pengurus menilai serta mempertimbangkan kegunaan dari pinjaman tersebut.
b) Prestasi pengembalian masa yang telah lewat dari data yang telah ada pada bendahara, dimana didalam data itu tercatat keterangan mengenai pengembalian pinjaman sipemohon.
c) Partisipasi si peminjam pada koperasi apakah sipeminjam ada atau tidak turut turut serta didalam menyumbangkan tenaga atau pikirannya baik sebagai pengurus maupun anggota biasa
d) Menyangkut keadaan keuangan si peminjam dalam hal peminjam adalah anggota perorangan maka diperhatikan penghasilannya sebagai pegawai negeri yaitu gaji pokoknya Khusus bagi peminjam perorangan harus menunjukkan surat kuasa pemotongan gaji oleh bendahara.
e) Dari kriteria diatas maka suatu permohonan pinjaman dapat diterima atsupun diolak tergantung dari pertimbangan pengurus. Dan apabila
permohonan pinjaman tersebut dikabulkan maka mengenai jumlahnya akan ditentukan oleh pengurus. Atas dasar dikabulkannya permohonan tersebut selanjutnya si pemohon kembali kepada bendahara untuk menerima jumlah pinjaman yang telah disetujui oleh pengurus.
Dalam hal permohonan tersebut dilakukan oleh anggota koperasi, maka surat perjanjian pinjaman tersebut ditandatangani oleh peminjam, ketua pengurus koperasi dan bendahara, dan setelah itu uang pinjaman dapat diambil oleh anggota yang bersangkutan.
Setelah sipeminjam menerima uang pinjaman, maka dalam hal ini tetap ada pengawasan dari pihak panitia kreditapakah benar sipeminjam tersebut menggunakan uang pinjaman sesuai dengan keterangan yang diterangkan pada saat meminjam uang tersebut.
Dalam hal pengembalian uang pinjaman tergantung kepada jumlah dan jangka waktu yang ditentukan. Jumlah dan jangka waktu pinjaman yang dipraktekkan dalam koperasi pegawai negeri serai serumpun adalah sebagai berikut :
1. Pinjaman paket I
Besar pinjaman minimal 3x gaji bersih masing masing anggota dengan jangka waktu maksimal 12 ( dua belas ) bulan.
2. Pinjaman paket 2
a. Besar pinjaman maksimal 4 s/d 8x bersih masing – masing anggota dengan jangka waktu maksimal 24 ( dua puluh empat ) bulan.
b. Pinjaman paket II diberikan kepada anggota yang telah diangkat menjadi PNS dan telah menyerahkan kepada pengurus asli SK Capeg. Asli SK PNS, asli Karpeg, asli taspendan asli SK pangkat terakhir.
Uang yang dipinjam oleh anggota dikembalikan secara menyicil setiap bulan melalui pemotongan gaji oleh masing – masing kepala unit simpan pinjam, sehingga uang pijaman tersebut lunas. Pemotongan gaji tersebut disertai dengan membayar bunga 1%, provisi kredit, dan simpanan wajib khusus ( SWK ) yang disesuaikan dengan perbankan dan telah disesuaikan dengan rapat anggota ( jika sangat mendesak bisa diputuskan melalui rapat pengurus dengan badan pengawas dan wakil kelompok anggota).
Walaupun begitu si peminjam dapat menunggak pembayaran dalam hal – hal yang dibutuhkan, hanya saja pembayarannya harus dilakukan untuk bulan yang akan datang. Karena ketentuan pemberian pinjaman kepada anggotanya adalah atas kelayalan dan dananya berasal dari modal sendiri yang berasal dari berbagai macam simpanan anggota dan dana – dana pembagian SHU terus mengalami peningkatan, serta modal pinjaman yang dipergunakan untuk meningkatkan volume usaha dan pelayanan kepada anggota.
Dalam ketentuan pasal 1765 KUH Perdata ditentukan dan diperbolehkan memperjanjikan bunga atas pinjaman uang atau lain barang yang menghabis karena pemakaian.
Jika ketentuan masalah bunga dikaitkan dengan apa yang dipraktekkn dalam Koperasi Pegawai Negeri Serai Serumpun, maka jelas bahwa hal itu adalah bunga
yang diperjanjikan oleh kedua belah pihak , karena debitur (anggota koperasi) mengambil kredit setelah setuju dengan bunga yang dibebankan kepadanya.
Sebelum hutangnya lunas, sipeminjam diperbolehkan meminjam kembali tergantung kepada tujuan peminjaman apakah mendesak atau tidak. Namun untuk angsuran hutang sebelumnya minimal telah berjalan 3 (tiga) atau 5 (lima) bulan. 1) Prosedur Penyelesaian Masalah Jika Ada Anggota yang Tidak Dapat
Mengembalikan Pinjaman Kepada Koperasi Serai Serumpun
Ada dua kemungkinan alasan debitur tidak melaksanakan kewajibannya yaitu: 1. Karena kesalahan debitur, baik karena kesengajaan maupun karena
kelalaian
2. Karena keadaan memaksa (force merjeure) ataupun diluar kemampuan dari si debitur
Sehubung dengan permasalah tersebut diatas tentu kita tidak terlepas dari pembahasan mengenai wanprestasi. Wanprestasi (kelalaian atau kealpaan) seorang debitur terdiri dari empat macam, yaitu :
1. Tidak melakukan apa yang disanggupi akan dilakukannya.
2. Melaksanakan apa yang dijanjikannya, tetapi tidak sebagaiamana yang dijanjikan.
3. Melakukan apa yang dijanjikan tetapi terlambat.
4. Melakukan sesuatu yang menurut perjanjian tidak boleh dilakukannya. Adapun tindakan yang diambil oleh koperasi terhadap anggota yang wanprestasi dalam pengembalian pinjaman baik itu pinjaman paket I maupun
paket II harus melalui langkah – langkah yang telah ditentukan oleh koperasi yang telah diatur oleh anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.
Prosedur mengenai penyelesaian jika ada anggota (peminjam) yang tidak dapat mengembalikan pinjaman kreditnya kepada Koperasi Pegawai Negeri Serai Serumpun Langkat adalah sebagai berikut :
1. Apabila bagi anggota yang meninggal dunia dan masih mempunyai hutang atau pinjaman pada Koperasi Serai Serumpun maka hutang atau pinjaman terebut dinyatakan lunas, karena pada saat anggota mendapat pinjaman sudah diasuransikan oleh koperasi.
2. Apabila anggota yang tunggakan angsuran pinjamannya sampai 3 ( tiga ) bulan berturut – turut maka pengurus akan membuat surat tagihan khusus kepada atasan langsung yang bersangkutan dengan tembusan kepada Ka.Kandep Koperasi PKM.
3. Apabila bagi anggota yang tidak bisa membayar pinjaman disebabkan karena pindah, pensiun, dan atau diberhentikan dengan tidak hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil, sebagai pembayarannya diambil dari simpanan anggota yang bersangkutan pada Koperasi Pegawai Negeri Serai Serumpun Langkat.
Untuk dapat mengawasi penerimaan kas perlu adanya pemisahan fungsi pencatat dan pengelola kas. Adapun tujuan dari pengawasan intern atas penerimaan kas adalah :
1. Untuk menjamin bahwa seluruh penerimaan kas benar diterima dan dicatat sebagaimana mestinya.
2. Untuk menciptakan kegunaan sebesar-besarnya dari jumlah uang yang diterima yang dimiliki oleh perusahaan.
3. Untuk membuktikan kewajaran dan keberadaan kas yang tercantum di dalam neraca.