Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Fungsi utama dari pengawasan sirkulasi terdiri dari pendaftaran anggota (keanggotaan), peminjaman, perpanjangan, pengembalian, penagihan, layanan temubalik, pemesanan (reservasi), dan pembuatan surat keterangan bebas dari tagihan. Sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi seperti berikut :
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter untuk:
Mulai
Pesanan baru dan kartu seleksi
Periksa kole-ksi pada alat bantu pengatalogan
Tetapkan nomor panggil
Penyiapan fisik
Selesai
a. Jenis bahan pustaka yang berbeda b. Kategori peminjam yang berbeda
c. Kalender (untuk hari libur, jam buika dan tutup) d. Batas waktu reservasi berlaku
2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman seperti berikut:
a. Pengentrian nomor anggota dan bahan pustaka melalui papan tombola tau barcode reader
b. Sistem dapat memerangkap (traps) jumlah pinjaman dan bahan pustaka yang terlambat
c. Menampilkan tanggal kembali di layar d. Dapat mengubah tanggal kembali dan
e. Peremajaan langsung cantuman peminjam dan bahan pustaka 3. Sistem dapat memproses pengembalian seperti berikut:
a. Nomor bahan pustaka dientri melalui papan tombola tau barcode reader
b. Pengecekan bahan pustaka yang terlambat dan perhitungan jumlah denda dengan memberikan kesempatan pembayaran sebahagian.
4. Sistem dapat memproses perpanjangan seperti berikut:
a. Pengentrian nomor bahan pustaka melalui papan tombol atau barcode reader
b. Peminjaman dan bahan pustaka dicek dengan cara yang sama seperti proses peminjaman.
5. Sistem dapat memproses denda seperti berikut:
a. Perhitungan jumlah denda berdasarkan kategori peminjaman dan bahan pustaka
b. Perhitungan denda dengan basis hari dan jam dengan memperhitungkan jumlah hari libur
c. Pembayaran denda sebagian atau penuh melalui fingsi pengembalian atau dengan akses langsung pada denda.
d. Jumlah denda maksimum berdasarkan kategori peminjaman dan bahan pustaka.
6. Sistem dapat memproses reservasi/pemesanan
a. Mengidentifikasi bahan pustaka yang diminta melalui semua kata kunci temu balik biasanya atau mentransfer melalui fungsi temu-balik
b. Mengidentifikasi peminjam melalui nama atau nomor anggota c. Dapat membuat status reservasi pada semua eksemplar atau hanya
eksemplar tertentu saja dengan pembatalan otomatis pada eksemplar lain jika salah satu reservasi telah terpenuhi
d. Pemeliharaan antrian pemesanan jika dipesan oleh lebih dari satu orang
e. Pembatalan reservasi
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjam singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam
8. Sistem dapat memelihara file anggota seperti berikut:
a. Pengentrian dan pengubahan langsung cantuman anggota
b. Cantuman anggota terdiri dari : nama, alamat, profesi dan kategori anggota
c. Mengakses file anggota melalaui nama atau nomor anggota 9. Sistem dapat menjawab permintaan/pertanyaan sebagai berikut:
a. Pengaksesan cantuman anggota melalui nama atau nomor anggota untuk melihat rincian bahan pustaka yang sedang dipinjam, diperpanjang, yang terlambat, denda, dan reservasi yang bersangkutan
b. Pengaksesan cantuman bahan pustaka melalui semua kata kunci temu-balik biasa untuk mengetahui rincian setiap eksemplar, status pinjaman jika sedang dipinjam, rincian pinjaman, termasuk peminjam dan rincian reservasi bahan pustaka
10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan
11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan laporan dan statistik sebagai berikut:
a. Pembuatan laporan dan statistik harian dan bulanan yang berkaitan dengan transaksi sirkulasi, termasuk: peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan
b. Laporan yang berkaitan dengan denda, reservasi, keterlambatan, dsb
a. Pendaftaran Anggota
Untuk dapat meminjam bahan pustaka, seorang pengguna perpustakaan harus memiliki kartu tanda anggota (KTA). Untuk mendapatkan kartu tersebut, ia harus mendaftarkan diri sebagai anggota dengan mengisi kartu (formulr) registrasi dan menunjukkan identitas (id card) sepeti kartu tanda penduduk, paspor dan lain sebagainya.
Selesai Beritahu
pengguna
Selesai Mulai
Formulir pen-daftaran Kartu Tanda Maha-siswa Perguruan Tinggui
Layak
Tetapkan nomor pengguna & setujui
kartu formulir
Jenis kartu peminjam
Kartu peminjam
Setujui kartu
Berkas formulir pendaftaran
- EOF
Tidak
Ya
Gambar 7. Prosedur Registrasi Anggota
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
Dalam prosedur pendaftaran anggota, seseorang datang ke kaunter (meja) sirkulasi. Ia diminta untuk mengisi kartu registrasi yang mengidentifikasi nama,
kategori pengguna, alamat dan nomor telepon. Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap data yang diisi dengan kartu identitas. Jika pemohon layak menjadi anggota, petugas sirkulasi memproduksi KTA untuk yang bersangkutan dan kemudian memfile kartu registrasi.
Menurut Siregar, (1997:33-34) system pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. System dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda.
2. System dapat menyediakan fasilitas system peminjaman 3. System dapat memproses pengembalian
4. System dapat memproses perpanjangan 5. Sistem dapat memproses denda
6. System dapat memproses reservasi
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam
b. Peminjaman
Jika seorang ingin meminjam bahan pustaka, ia datang ke kaunter sirkulasi dan membawa bahan pustaka yang akan dipinjam (untuk sistem terbuka). Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap bahan pustaka dan KTA peminjaman. Ia kemudian mengambil kartu buku dari kantong kartu buku. Setelah membuat catatan transaksi, bahan pustaka dipinjamkan kepada peminjam sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.
Kartu buku mengidentifikasi peminjam melalui nama dan nomor anggota;
dan bahan pustaka dengan nomor panggil, nomor registrasi bahan pustaka (accession number), judul singkat dan pengarang, dan tanggal harus kembali.kartu buku defile sedemikian rupa sehingga dapat diakses melalui nomor panggil.
Selesai pemberita
huan
Selesai Mulai
Koleksi &
peminjam
Layak untuk dipinjam
Ambil kartu buku dan buat
pinjaman,
Stempel tanggal pengembalian,
Koleksi lulus &
kartu pemin-jaman kepada pengguna
Berkas kartu buku
Data statistik
EOF
Tidak
Ya
Gambar 8. Prosedur Peminjaman
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
c. Perpanjangan
Layanan perpanjangan pinjaman biasanya tersedia bagi peminjam.
Peminjam dapat memperpanjang jangka waktu pinjamannya kecuali jika anggota yang lain memesan bahan pustaka tersebut melalui layanan
reservasi. Perpanjangan biasanya dilakukan dengan membawa bahan pustaka ke kaunter sirkulasi atau melalui lewat telepon. Setelah membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali pada bahan pustaka dan kartu buku, bahan pustaka diberikan kembali kepada peminjam, dan kemudian kartu buku di file kembali. Jika bahan pustaka terlambat diperpanjang, peminjam diminta untuk membayar denda sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
stop
shelving Selesai
Hitung
Selesai & kartu pinjaman
Gambar 9. Prosedur Perpanjangan.
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
Selesai buku dari berkas
peminjaman kan ke kantong
Buku di shelving d. Pengembalian
Untuk memroses pengembalian sebuah bahan pustaka, petugas sirkualasi harus mencari kartu buku yang difile berdasarkan nomor panggil dan subsusunan tanggal kembali. Kartu buku tersebut kemudian dimasukkan kembali ke dalam kantong buku dan bahan tersebut siap untuk dikembalikan ke dalam rak. Jika suatu bahan terlambat dikembalikan maka petugas sirkulasi mengaih denda untuk keterlambatan.
EOF
Ya
Tidak
Gambar 10. Prosedur Pengembalian
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
e. Penagihan
Bahan pustaka yang terlambat dikembalikan lebih dari satu minggu ditagih dengan mengirimkan surat tagihan ke alamat peminjam atau diumumkan pada papan pengumuman. Dalam surat tagihan disebutkan informasi ringkas tentang bahan pustaka yang ditagih
f. Layanan Temu-balik
Jika seorang pengguna perpustakaan tidak menemukan bahan pustaka yang diperlukannya di tepi rak tetapi bahan tersebut tercantum di dalam file catalog, maka ia dapat memimta petugas sirkualasi untuk melakukan temu-balik. Petugas kemudian melakukan temu-balik dalam file pinjaman dan kemudian memberitahu pengguna kapan bahan tersebut akan dikembalikan. Jika tidak ditemukan di dalam file pinjaman, maka petugas sirkulasi membuat catatan untuk dicek kemudian dan pengguna akan diberitahu kemudian setelah bahan tersebut ditemukan kembali.
g. Pemesanan (Reservasi)
Bahan pustaka yang sedang dalam status dipinjam dapat dipesan (reserved) oleh seorang pengguna yang lain. Pengguna diminta untuk mengisi kartu reservasi dimana dicatat data tentang bahan yang dipesan dan data tentang pemesan. Jika sebuah bahan yang dipesan dikembalikan, maka petugas sirkulasi akan menyimpan bahan tersebut dengan memasukkan kartu reservasi ke dalamnya untuk jangka waktu tertentu.
Petugas dapat memberitahu si pemesan melalui telepon, mengirimkan kartu pos atau menunggu sampai batas waktu yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sebuah bahan pustaka yang sedang dipesan tidak dapat diperpanjang.
h. Surat Keterangan Bebas Pustaka
Beberapa perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan instansi menetapkan suatu peraturan bahwa setiap anggota yang akan meninggalkan sekolahnya atau instansinya, diharuskan untuk
mengambil surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan bebas dari semua tagihan perpustakaan, termasuk denda yang belum dibayar.
Untuk mendapatkan surat seperti itu, seorang pengguna datang ke kaunter sirkulasi dan diminta untuk mengisi formulir. Seorang petugas sirkulasi kemudian melakukan verifikasi dengan memeriksa file peminjam
Dengan computer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.