BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan
Kata dasar dari perpustakaan adalah “pustaka. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, pustaka berarti kitab, buku. Dalam bahasa Inggris kita tentunya mengenal istilah “library”. Istilah ini berasal dari kata Latin, yakni Liber atau Libri artinya buku. Dari kata latin tersebut terbentuklah istilah libraries yang artinya tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya (Belanda), perpustakaan disebut juga sebagai bibliotheek, (Jerman) bibliothek, (Perancis) bibliotheque, (Spanyol) bibliotheca dan (Portugis) bibliotheca. Semua istilah ini berasal dari kata biblia dari bahasa Yunani yang artinya tentang buku, kitab.
Dengan demikian, batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk penyimpanan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk diperjualbelikan. Dalam pengertian buku dan terbitan lainnya termasuk didalamnya semua bahan cetak (buku, majalah, laporan, painflat, prosiding, manuskrip (naskah), lemabaran music, berbagai karya media audio-visual seperti film, slaid (slide), kaset, piringan hitam, bentuk mikro seperti microfilm, mikrofis, dan mikroburam (micropaque). (Basuki:1993).
Defenisi diatas menyatakan bahwa koleksi perpustakaan digunakan untuk pembaca. Defenisi ini menunjukkan perbedaan utama antara sebuah perpustakaan dengan took buku. Bila took buku menyusun buku yang akan dijualnya dengan tujuan utama mencari keuntungan maka perpustakaan bertujuan mendayagunakan koleksinya untuk kepentingan pembaca. Motivasi mencari untung sama sekali tidak dikenal dalam perpustakaan walaupun perpustakaan tersebut merupakan badan bawahan sebuah pranata yang mencari untung (perusahaan misalnya). Pada perpustakaan perusahaan tujuan utamanya adalah membantu pembaca (dalam hal ini karyawan perusahaan). Jadi, tujuannya bukan mencari untung, melainkan membantu perusahaan mencari untung dengan cara seefisien mungkin. Dengan
demikian biaya perusahaan dapat ditekan, hal itu tidaklah mengubah perpustakaan perusahaan bermotif mencari untung.
Webster’s Third Edition International Dictionary edisi 1961 menyatakan bahwa perpustakaan merupakan kumpulan buku, manuskrip dan bahan pustaka lainnya yang digunakan untuk keperluan studi atau bacaan, kenyamanan, atau kesenangan. Dalam Encyclopedia Britanicca Micropedia vi dinyatakan bahwa perpustakaan merupakan kumpulan buku atau akomodasi fisik tempat buku dikumpulkan. Namun, ensiklopedia tersebut masih menjelaskan bahwa koleksi perpustakaan modern bukan saja terbatas pada buku, melainkan juga mencakup film, slaid, rekaman fonografdan pita rekaman audio. Dengan demikian, maka koleksi perpustakaan tidak saja terbatas pada buku. Nyatalah bahwa kemajuan teknologi membawa pengaruh pada berbagai produk modern seperti media audio visual mulai memasuki perpustakaan. Hal yang sama terjadi pula dengan media elektronik seperti komputer beserta berbagai produknya juga mulai memasuki pepustakaan. Oleh karena itu IFLA ( International federation of Library Associations and Institutions) memberi defenisi perpustakaan sebagai kumpulan materi tercetak dan media noncetak dan juga sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai. Secara umum defenisi perpustakaan selalu mencakup unsur koleksi, penyimpanan dan pemakai.
Perkembangan perpustakaan pada era masyarakat informasi dewasa ini telah dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi dan pelestarian khasanah ilmu pengetahuan. Peran perpustakaan telah berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat berkumpul di perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai aktifitas keilmuan dan sosial.
Dalam Encyclopedia Americana,1991 seperti yang kutip oleh Ishak dalam Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi, menyatakan bahwa pada prinsipnya perpustakan memiliki tiga kegiatan pokok yaitu, mengumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan kebutuhan pengguna (to collect), melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan (to preserve), dan menyediakan bahan perpustakaan agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna (to make available).
2.2 Pengertian Automasi Perpustakaan
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang, tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yangselalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual/konvensional, perpustakaan terautomasi, perpustakaan elektronik/elibrary, dan perpustakaan digital atau cyber library.Automasi perpustakaan merupakan pengaplikasian teknologi informasi (TI) pada system rumah tangga perpustakaan.
Perkembangan dunia perpustakaan, dari segi data dan dokumen yang disimpan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa catalog kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian terkenal dengan sebutan system automasi perpustakaan (library automation system).
Automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.(Nur:2009). Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.
Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer. Automasi Perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan sejak lama, namun di indonesia baru
populer baru-baru ini setelah perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.
Hal yang harus diperhatikan pertama kali ketika akan menerapkan system automasi perpustakaan adalah pembuatan system database, yang di dalamnya mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan laporan-laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik.
2.3 Alasan Automasi
Setiap perpustakaan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaan dari sistem manual menjadi sistem berbasis komputer. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang berdifat spesifik untuk perpustakaan tertentu, tetapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. berikut ini akan diuraikan alasan-alasan yang bersifat umum tersebut, antara lain:
a. Penggabungan perpustakaan
Penggabungan beberapa perpustakaan yang tadinya terpisah baik secara fisik maupun administrative adalh merupakan suatu alasan untuk mengembangkan suatu sistem kerumahtanggaan berbasis komputer. Dalam kondisi demikian, dimana tidak terdapat kunci sentral (central key) terhadap koleksi perpustakaan, manajemaen dan pengawasan seluruh koleksi tidak dapat dilakukan secara efesien.
Dalam sittuasi seperti itu, suatu sistem pemrosesan yang bersifat umum diperlukan dan pengembangan suatu sistem berbasis komputer merupakan suatu jawaban terhadap masalah tersebut.
b. Fasilitas Kerjasama
Sistem kerumahatanggaan manual tidak dapat mengantisipasi dan memproleh sebanyak mungkin keuntungan dari keanggotaan dalam suatu jaringan kerjasama pendayagunaan sumberdaya yang dimiliki bersama oleh sejumlah perpustakaan.
tersedianya catalog dalam bentuk yang terbacakan komputer merupakan suatu prasyarat pendukung untuk mengembangkan jaringan kerjasama antar perpustakaan yang efisien. Dengan tersedianya fasilitas seperti itu pertukaran
informasi bibliografi akan lebih mudah dan lebih cepat dapat dilakukan baik pertukaran secara online maupun offline.
c. Pelayanan Baru
Suatu sistem perpustakaan berbasis komputer menawarkan sejumlah pelayanan yang selama ini sulit untuk dilakukan dengan sistem manual, tidak lagi menjadi masalah. Sebagai contoh, lama waktu peminjaman yang fleksibel untuk berbagai nkategori pengguna dan fasilitas reservasi dapat dengan mudah dilakukan.
Cantuman bibliografi koleksi bdalam pangkalan data komputer dapat dengan mudah digunakan atau dimanipulasi untuk menghasilkan berbagai jenis produk dalam bentuk daftar dan bibliografi. Daftar-daftar tersebut dapat diurut sesuai dengan kebutuhan sperti berdasarkan subjek atau klasifikasi yang kemudian dapat disebarluaskan kepada pihak yang membutuhkan dalam rangka untuk meningkatkan pendayagunaan koleksi perpustakaan.
d. Peningkatan Moral Staf dan Kepuasaan Kerja
Satu alasan dalam pengembangan sistem berbasis komputer adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya klerikal, rutinitas dan berulang-ulang dapat dilakukan dengan labih akurat, lebih cepat dan dengan pengawasan yang lebih baik dibandingkan dengan sistem manual. Dengan memberikan pekerjaan seperti itu dilakukan oleh komputer, sistem dapat menawarkan kepada staf untuk melakukan tugas-tugas lain, seperti misalnya membimbing pengguna tentang cara penggunaan perpustakaan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para pengguna.
e. Peningkatan Informasi Manajemen
Sistem perpustakaan berbasis komputer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis statistik jenis statistik. Jumlah buku yang dipinjamkan kepada kategori pengguna tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan dua contoh dari pelayanan yang semakin baik, baik bagi staf perpustakaan maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif. (Hasugian,2009)
2.4 Tujuan Penerapan Automasi Perpustakaan
Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan Teknologi Informasi (TI) sangat berhubungan erat dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya.
Menurut Duval dan Main (1992) seperti yang dikutip Hasugian,(2009:170) menyatakan dari berbagai alasan untuk melakukan aoutomasi perpustakaan, alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu :
1. Meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency).
2. Memperbaiki layanan kepada pengguna (improved service to users).
3. Penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost).
4. Memperbaiki adminitstrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management information).
Satu hal yang menarik dari alasan diatas adalah perbaikan administrasi dan manajemen informasi. Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan perpustakaan untuk melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh administrasi dan informasi manajemen yang baik.
Selain itu menurut Hermawan (2009:6-7), tujuan automsi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Mengatasi keterbatasan waktu.
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya judul, kata kunci judul, pengarang, penerbit, kata kunci pengarang dsb.
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama.
4. Mempercepat pengolahan, peminjaman dan pengembalian.
5. Memperingan pekerjaan.
6. Meningkatkan layanan.
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik.
8. Menghemat biaya.
9. Menumbuhkan rasa bangga.
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepatdan mempermudah system pelayanan perpustakaan baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran catalog (OPAC).
2.5 Cakupan Automasi
Untuk mengetahui pemanfaatan computer di bidang perpustakaan dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan. Pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Marguart seperti yang dikutip oleh Siregar (1997) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah system sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi”.
Lebih lanjut Siregar,(1997:4-5), menyebutkan “kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan. Kerumahtanggan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan catalog talian”.
2.5.1 Pengadaan
Proses awal yang harus dikerjakan adalah mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Menurut Siregar (1997: 5-9) pengadaan (acquisitions)
yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Dalam kegiatan ini juga termasuk kegiatan pengecekan bibliografis (bibliographical checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Sub-sistem pengadaan terautomasi biasanya memelihara tiga buah file yaitu file bahan pustaka, pemasok, dan pemesan.
Fungsi utama dari system pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar, (1997:5-9) sub system pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti catalog penjual buku.
2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file catalog, file pesanan dan file desiderata.
3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanaya diterima bersamaan.
4. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokkannya dengan daftar pesanan.
5. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus dimana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pemesanan.
Subsistem pengadaan mencakup fungsi-fungsi berikut:
1. Sistem dapat mendukung proses pemilihan bahan pustaka yang akan dipesan. Untuk itu, suatu dile desiderata tersedia.
2. Sistem dapat memroses pesanan berikut:
a. Pengentrian data dengan layar terformat
b. Temu-blik sebelum pemesanan dan pengubahan cantuman desiderata menjadi cantuman pesanan
c. Fasilitas untuk melengkapi cantuman bibliografi d. Sistem dapat membuat tanggal dan nomor pesanan.
e. Menampilakan total harga untuk pesanan lebih dari satu eksemplar f. Mencetak daftar pesanan berdasarkan penerbit.
3. Sistem dapat memproses penerimaan bahan baru seperti berikut:
a. Temu balik cantuman menggunakan beberapa kata kunci, termasuk nomor pesanan atau menurut kelompok penerbit
b. Cara perekaman tanda terima dengan hanya menekan beberapa tombol dan dapat langsung mengubah status cantuman bahan pustaka yang baru diterima
c. Sistem dapat membuat tanggal penerimaan d. Cara meremajakan cantuman dan
e. Peremajaan langsung informasi dana yang tersedia
4. Sistem dapat mencetak daftar bahan pustaka yang akan diajukan tuntutan (claims) dan sekaligus dengan surat pengantar.
5. Sistem dapat menjawab pertanyaan yang berrkaitan dengan file pesanan, desiderata dan bahan pustaka yang baru diterima melalui pengarang, nomor pesanan, dsb.
6. Sistem dapat menampilkan laporan dan statistik tentang pesanan
a. Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti catalog penerbit atau catalog penjual buku.
Jika inisiatif pemilihan berasal dari pengguna, pilihan mereka yang biasanya dicatat dalam kartu pilihan, diverifikasi oleh pustakawan. Dalam kartu tersebut biasanya diidentifikasi/dicatat informasi tentang bahan pustaka yang informasi tentang bahan pustaka yang dipilih yang terdiri dari pengarang, judul, penerbit, ISBN, dan harga; dan data tentang pemilih yang terdiri dari nama, profesi stau instansi dan alamat pemilih.
Kartu-kartu tersebut kemudian diteruskan ke prosedur pengecekan bibliografi. Semua kartu yang telah selesai diperiksa dikembalikan kepada pustakawan, yang kemudian mensortir kartu-kartu yang layak untuk
diprosespembeliannya. Kartu-kartu tersebut kemudian diteruskan ke prosedur pemesanan, setelah pilihan yang tidak layak dikeluarkan.
EOF
tidak
y
ya
Gambar 1. Prosedur Pemilihan
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996) Mulai
Sumber tersedia
Dilanjutkan ke pemeriksaan
Prosedur pemerikasaan
bibliografi
Kartu pemiliha
n
Memilih yang akan dipersan
Jenis daftar
Item list
Dikirim ke bagian.
Desiserata
Selesai
Kemung kinan seleksi
Copy rincian pada kartu
pemilihan item
Kartu seleksi
b. Pengecekan Bibliografi
Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file catalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat catatan (nota) yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapat dalam salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan, asisten pustakawan kemudianmengembalikan kartu-kartu tersebut kepada pustakawan.
EOF
Ya
Tidak
Ya
Tidak n
Ya Tidak
n
Gambar 2. Prosedur pengecekan bibliografiSumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A. Siregar,1996)
Mulai
Kartu seleksi
Lulus kartu
seleksi Selesai
Dalam berkas katalog
Dalam berkas pesanan
Dalam berkas pertimbangan pemesanan
Catat yang perlu pada kartu
c. Pemesanan
Proses pemesana dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia.
Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke dalam bentuk daftar dan selanjutnya dipesan. Kelompok kedua defile dalam file desiderata.
d. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan
Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan.
Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan.
Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang diterima. Asisten pustawan membuat catatan yang dianggap perlu untuk memberitahu pustakawan tentang bahan-bahan pustaka yang diterima.
Satu eksemplar faktur dikirimkan ke seksi keuangan.
Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (suppliers) bahan pustaka dalam kasus dimana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Kegiatan selanjutnya adalah memroses bahan-bahan pustaka yang baru diterima. Bahan-bahan tersebut distempel dengan stempel perpustakaan, dan didaftarkan di dalam suatu buku inventaris dan diberikan nomor registrasi (accession number). Bahan pustaka dengan kartu pilihan didalamnya,diteruskan ke prosedur pengatalogan. Prosedur serupa juga diterapkan pada bahan-bahan yang diterima melalui pertukaran atau berupa hadiah. Dalam hal ini, faktur digantikan oleh surat pengantar.
EOF
Ya EOF
Tidak Ya
ya
Tidak
r
Gambar 3. Prosedur Pemesanan
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
Meny- ortir pesana
Dipesan
Mulai
Daftar pesanan &
kartu seleksi
Pesanan direkom endasika direkome
ndasikan
Tidak direkomenda
sikan
Selesai
File dalam kartu pertimban
gan Berkas
dalam kartu pesanan Kirim ke pemasok Lulus pustaka-
wan Daftar pesanan
Jenis pesanan
Meyor- tir pe- masok Kartu
seleksi
Dana tersedia
Pesanan dal- am pertim bangan
2.5.2 Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar ini menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
System pengatalogan berbasis computer merupakan semua aktifitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk catalog dengan menggunakan komputer system ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) catalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, catalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal computer, disebut juga OPAC (Online Public acces Catalog) (Siregar, 1996:2-3).
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustka agar mudah ditemukembalikan dan dikettahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit dan nomor panggilnya.
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Catalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah system perpustakaan yang terautomasi. Sub system lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah system catalog yang dirancang dengan baik merupakan factor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem pengatalogan mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem menyediakan fasilitas pengentrian data seperti berikut:
a. Pengentrian cantuman menggunakan layar terformat b. Cantuman memiliki ruas-ruas yang sama dengan catalog
c. Pengecekan duplikasi dan fasilitas untuk penambahan jumlah eksemplar
d. Fasilitas untuk mentransfer dan mengubah (upgrade) cantuman bahan pustaka yang baru diterima
e. Fasilitas untuk pengeditan dan mengubah cantuman dengan sedikit pengetikan, dan
f. Fasilitas untuk berbagai jenis bahan pustaka
2. Sistem dapat menerima cantuman dari file perantara (downloading)
3. Sistem dapat menyediakan fasilitas akses langsung on-line: seperti berikut:
a. Menu driven dan command driven
b. Fasilitas temu balik menggunakan kata kunci dan ungkapan
c. Penampilan catalog dengan bentuk yang sama seperti kartu catalog 4. Sistem dapat mencetak:
a. Kartu-kartu catalog
b. Label punggung bahan pustaka, dan c. Bibliografi dan daftar koleksi tambahan a. Proses Pengatalogan
Bahan pustaka dan kartu pilihan diterima dari seksi pengadaan. Kataloger memeriksa bahan dan kartu. Jika bahan tersebut merupakan eksemplar tambahan, kataloger member catatan sebagai tambahan pada kartu catalog yang sudah ada. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik.
Jika bahan tersebut adalah suatu judul baru, kataloger melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alat-alat bantu pengatalogan seperti AACR dan LCSH. Ia kemudian membuat konsep kartu catalog dasar.
b. Pengklasifikasian
Bahan pustaka yang merupakan judul baru diterima dari prosedur pengatalogan. Klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan alat-alat bantu seperti DDC atau UDC. Nomor klassifikasi yang sesuai diberikan pada bahan tersebut. Klasifikator kemudian melengkapi nomor panggil (call number) dengan tanda-tanda lainnya seperti tiga huruf petama dari nama keluarga (surename) pengarang dan huruf pertama dari judul
dan tanda kelompok koleksi. Bahan tersebut dengan konsep kartu catalog didalamnya,kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik.\
c. Penyiapan Fisik
Prosedur penyiapan fisik terdiri dari dua kegiatan utama yaitu pembuatan catalog dan label-label. Kegiatan pertama dimulai dengan entri informasi yang terdapat dalam worksheet ke dalam database catalog. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk setiap bahan pustaka baru.
Kegiatan ini juga mencakup bahan pustaka yang diterima dari penjilidan.
Label-label diketik, termasuk label untuk punggung, kartu buku dan kantong buku. Bahan-bahan tersebut kemudian diteruskan ke seksi sirkualsi untuk dipamerkan atau disusun di dalam rak koleksi perpustakaan.
Stempel pesanan
Catat pesanan
Tulis nomor tambahan pada item
Lampirkan kartu seleksi pada pesanan Memulai
Faktur &
pesanan
Correct binvoi-
ce
Catat yg diperlukan pada faktur
Correct item
Pesan- an benar Faktur &
pesanan
Pembersi han prosedur
Kirim kopian faktur keba-
gian keua- ngan
Pesanan benar
Pesanan salah
Pesanan lulus ke katalogisasi
Daftar pene rimaan pesa nan baru
Kirim daftar ke bagain
Selesai EOF
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Gambar 4. Prosedur Penerimaan
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
Ya
Tidak
Gambar 5. Prosedur pengatalogan
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996) Lulus ke
persiapan fisik
Menambahkan informasi yang diperlukan paada
kartu katalog
Mulai
Judul baru Koleksi baru
&kartu seleksi
Periksa kole-ksi pada alat bantu pengatalogan
Menghasilka n kartu katalog sementara
Lulus prosedur pengklasifikasi
an
Selesai
EOF
Gambar 6. Prosedur pengklasifikasian
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
2.5.3 Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Fungsi utama dari pengawasan sirkulasi terdiri dari pendaftaran anggota (keanggotaan), peminjaman, perpanjangan, pengembalian, penagihan, layanan temubalik, pemesanan (reservasi), dan pembuatan surat keterangan bebas dari tagihan. Sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi seperti berikut :
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter untuk:
Mulai
Pesanan baru dan kartu seleksi
Periksa kole-ksi pada alat bantu pengatalogan
Tetapkan nomor panggil
Penyiapan fisik
Selesai
a. Jenis bahan pustaka yang berbeda b. Kategori peminjam yang berbeda
c. Kalender (untuk hari libur, jam buika dan tutup) d. Batas waktu reservasi berlaku
2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman seperti berikut:
a. Pengentrian nomor anggota dan bahan pustaka melalui papan tombola tau barcode reader
b. Sistem dapat memerangkap (traps) jumlah pinjaman dan bahan pustaka yang terlambat
c. Menampilkan tanggal kembali di layar d. Dapat mengubah tanggal kembali dan
e. Peremajaan langsung cantuman peminjam dan bahan pustaka 3. Sistem dapat memproses pengembalian seperti berikut:
a. Nomor bahan pustaka dientri melalui papan tombola tau barcode reader
b. Pengecekan bahan pustaka yang terlambat dan perhitungan jumlah denda dengan memberikan kesempatan pembayaran sebahagian.
4. Sistem dapat memproses perpanjangan seperti berikut:
a. Pengentrian nomor bahan pustaka melalui papan tombol atau barcode reader
b. Peminjaman dan bahan pustaka dicek dengan cara yang sama seperti proses peminjaman.
5. Sistem dapat memproses denda seperti berikut:
a. Perhitungan jumlah denda berdasarkan kategori peminjaman dan bahan pustaka
b. Perhitungan denda dengan basis hari dan jam dengan memperhitungkan jumlah hari libur
c. Pembayaran denda sebagian atau penuh melalui fingsi pengembalian atau dengan akses langsung pada denda.
d. Jumlah denda maksimum berdasarkan kategori peminjaman dan bahan pustaka.
6. Sistem dapat memproses reservasi/pemesanan
a. Mengidentifikasi bahan pustaka yang diminta melalui semua kata kunci temu balik biasanya atau mentransfer melalui fungsi temu- balik
b. Mengidentifikasi peminjam melalui nama atau nomor anggota c. Dapat membuat status reservasi pada semua eksemplar atau hanya
eksemplar tertentu saja dengan pembatalan otomatis pada eksemplar lain jika salah satu reservasi telah terpenuhi
d. Pemeliharaan antrian pemesanan jika dipesan oleh lebih dari satu orang
e. Pembatalan reservasi
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjam singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam
8. Sistem dapat memelihara file anggota seperti berikut:
a. Pengentrian dan pengubahan langsung cantuman anggota
b. Cantuman anggota terdiri dari : nama, alamat, profesi dan kategori anggota
c. Mengakses file anggota melalaui nama atau nomor anggota 9. Sistem dapat menjawab permintaan/pertanyaan sebagai berikut:
a. Pengaksesan cantuman anggota melalui nama atau nomor anggota untuk melihat rincian bahan pustaka yang sedang dipinjam, diperpanjang, yang terlambat, denda, dan reservasi yang bersangkutan
b. Pengaksesan cantuman bahan pustaka melalui semua kata kunci temu-balik biasa untuk mengetahui rincian setiap eksemplar, status pinjaman jika sedang dipinjam, rincian pinjaman, termasuk peminjam dan rincian reservasi bahan pustaka
10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan
11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan laporan dan statistik sebagai berikut:
a. Pembuatan laporan dan statistik harian dan bulanan yang berkaitan dengan transaksi sirkulasi, termasuk: peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan
b. Laporan yang berkaitan dengan denda, reservasi, keterlambatan, dsb
a. Pendaftaran Anggota
Untuk dapat meminjam bahan pustaka, seorang pengguna perpustakaan harus memiliki kartu tanda anggota (KTA). Untuk mendapatkan kartu tersebut, ia harus mendaftarkan diri sebagai anggota dengan mengisi kartu (formulr) registrasi dan menunjukkan identitas (id card) sepeti kartu tanda penduduk, paspor dan lain sebagainya.
Selesai Beritahu
pengguna
Selesai Mulai
Formulir pen- daftaran Kartu Tanda Maha-siswa Perguruan Tinggui
Layak
Tetapkan nomor pengguna & setujui
kartu formulir
Jenis kartu peminjam
Kartu peminjam
Setujui kartu
Berkas formulir pendaftaran
- EOF
Tidak
Ya
Gambar 7. Prosedur Registrasi Anggota
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
Dalam prosedur pendaftaran anggota, seseorang datang ke kaunter (meja) sirkulasi. Ia diminta untuk mengisi kartu registrasi yang mengidentifikasi nama,
kategori pengguna, alamat dan nomor telepon. Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap data yang diisi dengan kartu identitas. Jika pemohon layak menjadi anggota, petugas sirkulasi memproduksi KTA untuk yang bersangkutan dan kemudian memfile kartu registrasi.
Menurut Siregar, (1997:33-34) system pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. System dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda.
2. System dapat menyediakan fasilitas system peminjaman 3. System dapat memproses pengembalian
4. System dapat memproses perpanjangan 5. Sistem dapat memproses denda
6. System dapat memproses reservasi
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam
b. Peminjaman
Jika seorang ingin meminjam bahan pustaka, ia datang ke kaunter sirkulasi dan membawa bahan pustaka yang akan dipinjam (untuk sistem terbuka). Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap bahan pustaka dan KTA peminjaman. Ia kemudian mengambil kartu buku dari kantong kartu buku. Setelah membuat catatan transaksi, bahan pustaka dipinjamkan kepada peminjam sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.
Kartu buku mengidentifikasi peminjam melalui nama dan nomor anggota;
dan bahan pustaka dengan nomor panggil, nomor registrasi bahan pustaka (accession number), judul singkat dan pengarang, dan tanggal harus kembali.kartu buku defile sedemikian rupa sehingga dapat diakses melalui nomor panggil.
Selesai pemberita
huan
Selesai Mulai
Koleksi &
peminjam
Layak untuk dipinjam
Ambil kartu buku dan buat
pinjaman,
Stempel tanggal pengembalian,
Koleksi lulus &
kartu pemin-jaman kepada pengguna
Berkas kartu buku
Data statistik
EOF
Tidak
Ya
Gambar 8. Prosedur Peminjaman
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
c. Perpanjangan
Layanan perpanjangan pinjaman biasanya tersedia bagi peminjam.
Peminjam dapat memperpanjang jangka waktu pinjamannya kecuali jika anggota yang lain memesan bahan pustaka tersebut melalui layanan
reservasi. Perpanjangan biasanya dilakukan dengan membawa bahan pustaka ke kaunter sirkulasi atau melalui lewat telepon. Setelah membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali pada bahan pustaka dan kartu buku, bahan pustaka diberikan kembali kepada peminjam, dan kemudian kartu buku di file kembali. Jika bahan pustaka terlambat diperpanjang, peminjam diminta untuk membayar denda sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
stop
pemberit ahuan
Masukkan kartu buku ke dalam kantong
kartu
Buku di
shelving Selesai
Hitung denda
pemberit ahuan
Data statistik
Memfile kartu buku
Mulai
Koleksi dan kartu
anggota
Ambil kar-tu buku dari berkas peminjaman
Terla mbat
Perpanj angan I
Stempel tgl pengembali an baru
Selesai & kartu pinjaman kembali ke
pengguna
EOF
Ya
Tidak
Tidak
ya
Gambar 9. Prosedur Perpanjangan.
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
Selesai
Hitung Denda
Pemberit -ahuan
Mulai
Koleksi dan kartu pinjaman
Ambil kartu buku dari berkas
peminjaman
Terlam bat
Kartu pinjam kembali ke
pengguna
Ambil kartu buku kembali kan ke kantong
Buku di shelving d. Pengembalian
Untuk memroses pengembalian sebuah bahan pustaka, petugas sirkualasi harus mencari kartu buku yang difile berdasarkan nomor panggil dan subsusunan tanggal kembali. Kartu buku tersebut kemudian dimasukkan kembali ke dalam kantong buku dan bahan tersebut siap untuk dikembalikan ke dalam rak. Jika suatu bahan terlambat dikembalikan maka petugas sirkulasi mengaih denda untuk keterlambatan.
EOF
Ya
Tidak
Gambar 10. Prosedur Pengembalian
Sumber: Automasi perpustakaan:desain kerumahtangaan (Ridwan A.
Siregar,1996)
e. Penagihan
Bahan pustaka yang terlambat dikembalikan lebih dari satu minggu ditagih dengan mengirimkan surat tagihan ke alamat peminjam atau diumumkan pada papan pengumuman. Dalam surat tagihan disebutkan informasi ringkas tentang bahan pustaka yang ditagih
f. Layanan Temu-balik
Jika seorang pengguna perpustakaan tidak menemukan bahan pustaka yang diperlukannya di tepi rak tetapi bahan tersebut tercantum di dalam file catalog, maka ia dapat memimta petugas sirkualasi untuk melakukan temu-balik. Petugas kemudian melakukan temu-balik dalam file pinjaman dan kemudian memberitahu pengguna kapan bahan tersebut akan dikembalikan. Jika tidak ditemukan di dalam file pinjaman, maka petugas sirkulasi membuat catatan untuk dicek kemudian dan pengguna akan diberitahu kemudian setelah bahan tersebut ditemukan kembali.
g. Pemesanan (Reservasi)
Bahan pustaka yang sedang dalam status dipinjam dapat dipesan (reserved) oleh seorang pengguna yang lain. Pengguna diminta untuk mengisi kartu reservasi dimana dicatat data tentang bahan yang dipesan dan data tentang pemesan. Jika sebuah bahan yang dipesan dikembalikan, maka petugas sirkulasi akan menyimpan bahan tersebut dengan memasukkan kartu reservasi ke dalamnya untuk jangka waktu tertentu.
Petugas dapat memberitahu si pemesan melalui telepon, mengirimkan kartu pos atau menunggu sampai batas waktu yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sebuah bahan pustaka yang sedang dipesan tidak dapat diperpanjang.
h. Surat Keterangan Bebas Pustaka
Beberapa perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan instansi menetapkan suatu peraturan bahwa setiap anggota yang akan meninggalkan sekolahnya atau instansinya, diharuskan untuk
mengambil surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan bebas dari semua tagihan perpustakaan, termasuk denda yang belum dibayar.
Untuk mendapatkan surat seperti itu, seorang pengguna datang ke kaunter sirkulasi dan diminta untuk mengisi formulir. Seorang petugas sirkulasi kemudian melakukan verifikasi dengan memeriksa file peminjam
Dengan computer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.
2.5.4 Pengawasan Serial
Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan, terbitan berkala atau serial (Jonner Hasugian, 2009:8).
2.5.5 Informasi Manajemen
Sistem perpustakaan berbasis computer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis statistik seperti jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna, jumlah pengunjung perpustakaan dalam periode tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan contoh dari pelayanan yang semakin baik bagi staf maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif.
2.6 Kebutuhan Sistem Automasi
Pada perpustakaan yang sistem kerumahtanggannya masih manual/
konvensional, semua kegiatan pelayanan dan pengolahan koleksi dikerjakan
sepenuhnya dengan menggunakan tenaga manusia. Kegiatan rutin pada perpustakaan yang sifatnya berulang-ulang sering kali menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan manusia untuk mengerjakan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang cepat dan akurat.
Keterbataasan untuk menangani atau melakukan berbagai kegiatan juga sering terjadi dialami oleh perpustakaan. Keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk mengautomasikan sejumlah kegiatan di perpustakaan. Pernyataan kebutuhan sistem dinyatakan dalam bentuk spesifikasi dan rincian kebutuhan. Ada yang memulai dari rincian kebutuhan hanya untuk bagian atau unit tertentu.
Artinya, hanya sebagian atau unit tertentu yang dianggap mendesak yang akan diautomasi. Dengan demikian kebutuhan sistem automasi itu, hanyalah untuk modul sistem tertentu (modular systems). Ada kalanya perpustakaan berkeinginan untuk mengautomasikan seluruh kerumahtanggaannya. Pengelola perpustakaan memerinci kebutuhan sistem untuk semua bagian atau unti kegiatan yang ada.
Untuk itu diperlukan sistem automasi yang mampu mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada pada kerumahtanggaan perpustakaan (total system).
Kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan misalnya, umumnya akan dicatat pula pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini, dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated library system) menjadi primadona sistem yang dibutuhkan perpustakaan. Sistem yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut masing-masing bagian atau unit pada kerumahtanggaan perpustakaan akan dapat saling memanfaatkan data bibliografis (sharing), yang tentunya akan menghasilkan efesiensi yang tinggi.
Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindaklanjuti dengancara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu
berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustaan. (Jonner Hasugian, 2009:10)
2.7 Pemilihan Sistem
Sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu factor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Factor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware).
2.7.1 Metode Pemilihan Sistem
Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna.
Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai.
Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin (1985:9-14) sebagaimana dikutip oleh Jonner Hasugian membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem Turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems).
a. Membeli sistem turnkey
Sistem turnkey adalah suatu sistem computer yang sudah dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh (vendor atau supplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan. Sedangkan
vendor lain hanya menyiapkan atau menjual software aplikasinya saja dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardwarenya.
Mengembangkan sistem automasi dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :
a) Sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi. Biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan
b) Spesialis sistem dan computer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian
c) Staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan computer.
Pada sisi lain sistem turnkey juga mempunyai kelemaha. Antara lain:
a) Beberapa cirri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan karena sistem ini dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum.
b) Harganya mahal
c) Beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat diubah setelah dipasang.
b. Mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan. Karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan bersama.
Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan tidak harus memiliki tenaga ahli komputer karena tenaga ahli cukup disediakan oleh pengelola jaringan. Selain itu, pendidikan dan pelatihan staf untuk mengelola dan mengoperasikan sistem tersebut biasanya dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat jaringan.
Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan
sebagai pengguna sistem dan anggota jaringan dapat berbeda. Sehingga sistem sulit mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama.
c. Mengembangkan sistem local
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem local, yang sering disebut dengan ”in house development systems”. Sistem local adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari sistem lokal adalah bahwa sistem dirancang dan diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan.
Kelemahannya adalah pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer. Kelemahan lainnya adalah membutuhkan waktu yang lama agar dapat beroperasi, karena pembuatannya biasanya dimulai dari desain, pemrograman, pengujian sampai kepada penginstalan sistem.
d. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain.
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam ranggka membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini perpustakaan dapat menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram, dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak. Karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut.
Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut.
Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.
2.7.2 Pemilihan Perangkat Komputer
Sebelum memulai proses automasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dan sebagainya. Empat buah komputer sudah cukup untuk digunakan didalam memulai proses automasi pada perpustakaan kecil dalam hal ini perpustakaan sekolah.Sedangkan untuk perpustakaan besar, diperlukan lebih banyak komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar.
Di dalam penerapan sistem automasi perpustakaan yang baik maka perlu pertimbangan dan pemikiran yang matang di dalam merencanakan baik penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajemen yang akan dipakai.
Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem pengelolaannya harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang akan menjadi substansi pelaksanaan pekerjaan. Spesifikasi minimal biasanya tergantung dari software yang digunakan. Misalnya, software senayan (program automasi perpustakaan buatan Diknas RI) minimal menggunakan pentium III. Sebab semakin banyak tampilan berbasis grafis (gambar) maka semakin membutuh-kan spesifikasi yang tinggi. Pernyataan ini bertujuan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas, dan peningkatan produktifitas kerja.
Harga Murah
Indikator ini merupakan suatu perkiraan biaya yang dapat dijangkau oleh Platfon anggaran perpusttakaan yang akan dipakai untuk membelinya. Namun tidak mengabaikan kualitas perangkat yang akan diadakan dengan standar built up.
User friendly
Pengadaan perangkat lunak selayaknya mempertimbangkan dengan keramahan di dalam pemakaiannya. Keramahan yang dimaksud adalah kemudahan di dalam mengoperasikan serta tidak membuat operator merasa canggung/asing menggunakannya.
Instans dan terintegrity
Perangkat instant adalah perangkat lunak yang sudah siap pakai dikalangan umum dan sudah memenuhi persyaratan standarisasi nasional ataupun internasional.
Perangkat lunak ini pula harus dirancang sedemikian rupa menurut kebutuhan aktifitas perpustakaan, agar nantinya di dalam pengopersiannya secara terpadu sampai menghasilkan sesuatu yang maksimal.
Fleksibilitas
Kefleksibilitas suatu perangkat yang akan diimplementasikan di perpustakaan memang suatu tuntutan dan kebutuhan pustakawan sebagai tenaga operator dan pengguna perpustakaan sebagai pemakai jasa layanan aoutomasi yang setiap saat menggunakannya. Disamping itu, perangkat keras yang dipakai akan mudah up grade di masa yang akan datang apabila sudah tiba waktunya untuk dikembangkan secara spesifikasi dan tingkat kemampuan kerjanya dibutuhkan.
Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya (Compatibility).
Penyesuaian antara program yang ada dengan program lain yang akan dipergunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tanpa ada pengaruh yang sifatnya akan menghambat proses kerja yang sedang berlangsung. (Siregar, 1996)
Belakangan ini banyak perustakaan yang telah menerapkan teknologi informasi dengan cara membeli sistem turnkey. Dalam kaitannya dengan penggunaan sistem ini ada beberapa factor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan perangkat komputer, baik perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware). Syarat-syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai di perpustakaan adalah:
1. Efektif biaya, artinya penggunaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda biaya dengan metode manual.
2. Nyaman, artinya mudah diperoleh.
3. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung, tidak berbelit-belit.
4. Penggunaan sistem berbantuan komputer dianggap lebih menterang dan secara ekonomis menarik serta lebih bergengsi
5. Menghibur, artinya komputer merupakan maianan baru bagi pengguna 6. Cara menggunakannya tidak berbeda dengan cara pemakai memperoleh
informasi melalui sistem manual, artinya tidak jauh menyimpang dari prosedur yang digunakan pemakai, (Basuki, 1993)
2.7.3 Pemilihan Perangkat Lunak
Untuk memilih software, banyak factor dan criteria yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan criteria tersebut bisa diidentifikasi melalui berbagai acuan tertentu. Tedd (1993:101-102) sebagaimana dikutip oleh Jonner Hasugian mengemukakan bahwa sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan debagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan.
Pokok pikiran tersebut dikelompokkan atas 5 (empat) kategori, yaitu:
1. Faktor umum
Ada sejumlah factor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih software antara lain:
a) Pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan software tersebut.
b) Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting daripada pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau supplier. Sebab apa yang dikemukakan vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitu promosi terhadap produknya. Untuk itu perlu dilakukan kunjungan ke perpustakaan yang telah menggunakan software tersebut kemudian melakukandiskusi dan studi mendalam tentang cara kerja dan peralatan sistem tersebut.
c) Reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau memproduksi software tersebut.
Sistem turnkey atau paket jadi biasanya ditulis atau diproduksi oleh bermacam- macam organisasi seperti perpustakaan, perusahaan komputer, lembaga penelitian dan sebagainya. Factor ini perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan karena menyangkut reputasi dalam memproduksi software tersebut, karena hal ini menyangkut kepada kualitas produk.
2. Factor Teknis.
Ada beberapa factor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih software, yaitu
a) Apakah software tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat
b) Apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang tersedia.
c) Apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi (operating systems) yang tersedia.
d) Batasan data, berapa jumlah record, besaran file, jumlah fiels, besaran fields, besaran records dan sebagainya.
e) Bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut.
f) Factor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software.
Kemampuan sistem untuk melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan pada waktu yang tepat, perlu dievaluasi. Untuk mengetahui sejumlah fungsi yang bisa dijalankan oleh suatu sistem dan untuk mengetahui kemampuan fungsional dan kelengkapan antarmukanya (interface), maka setiap modul yang ada pada sistem dapat dievaluasi dengan menggunakan checklist yang dianggap standar untuk tipe perpustakaan tertentu. Hasil evaluasi tersebut dapat dijadikan sebagai acuan untuk memilih apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan.
3. Factor pendukung
Selanjutnya, beberapa factor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih software, antara lain:
a) Menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi b) Petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya
c) Apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrade) sesuai perkembangan teknologi komputer. Misalnya jika muncul versi baru dari software tresebut.
d) Apakah ada organisasi pengguna (user group) untuk software tersebut.
Biasanya software yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya.
4. Faktor Biaya
Factor penting yang menjadi pertimbangan ialah harga dari software yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan
fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganya pun cenderung semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan.
5. Faktor Hukum
Salah satu factor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli software ialah factor hokum. Hal penting yang perlu diketahui dalam factor hukum ini ialah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut.
Jenis perangkat lunak yang akan dipilih sngat bergantung kepada kebutuhan perpustakaan itu sendiri. Masing-masing perpustakaan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda. Pemilihan tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan serta fitur dari perangkat lunak tersebut, misalnya pemilihan yang berkaitan dengan kapabilitas sistem seperti: mendukung keperluan pembuatan struktur database (seperti bibliografi, catalog, dan lain-lain);
mendukung keperluan pembuatan penggunaan; online public catalogue (OPAC);
akuisisi; control serial; control sirkulasi dan penelusuran koleksi.
2.7.4 Pemilihan perangkat keras (hardware)
Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi prossesor, RAM, dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain ketersediaan suku cadang.oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam pemilihan yang mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karaktertik dan transmisi.
Penilaian merupakan salah satu upaya awal dalam rangka melakukan pemilihan sistem automasi yang sesuai dengan kebutuhan, kondisi dan lingkungan
perpustakaan. Dalam rangka penilaian dan pemilihan software dan hardware yang dibutuhkan, sebaiknya perpustakaan perguruan tinggu melibatkan ahli komputer dari pusat komputer atau dari program studi komputer yang ada.
