PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
4.1 Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kantor Arsip Daerah mengelola arsip statis dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yan dikandungnya : Misalnya arsip tentang Istana Maimun dikelompokkan dalam “1 kelompok A”, arsip tentang BPAD dikelompokkan dalam 1 “kelompok B”
Bentuk atau Media arsip statis, Misalnya arsip foto dikelompokkan dalam khusus arsip foto, arsip peta dikelompokkan khusus arsip peta, Arsip kertas dikelompokkan khusus arsip kertas.
Arsip statis dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan, penyelamatan dan penggunaan arsip statis. Misalnya memberikan nomor kode khusus pada setiap bungkus arsip dan kotak arsip yang disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip statis.
Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Selain itu Tujuan Pengelolaan Arsip Statis adalah:
1. Menyelamatkan arsip yang memiliki nilai historis
Contoh arsip yang memiliki nilai historis adalah Pembangunan Istana Maimun, Foto - foto Sultan, foto Soekarno yang memiliki latar cerita sejarah.
2. Melestarikan arsip yang memiliki nilaiguna sekunder 3. Menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis
4. Menyebarluaskan informasi arsip statis kepada masyarakat/ publik.
Pengelolaan arsip statis meliputi: - akuisisi arsip statis; - pengolahan arsip statis; - preservasi arsip statis; dan - akses arsip statis.
a. Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi adalah penembahan khasanah/ koleksi arsip dengan cara menerima arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku
Arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
- Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
- Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga
pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
- Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan Akuisisi Arsip Statis, yaitu: - Akuisisi dilakukan hanya untuk arsip yang memiliki nilai guna sekunder - Akuisisi dilakukan sedini mungkin sejak arsip dinyatakan statis
- Akuisisi dilaksanakan berdasarkan strategi akuisisi
- Akuisisi dilaksanakan atas kesepakatan antara lembaga kearsipan dengan pencipta dan pemilik arsip
- Akuisisi merupakan upaya pelestarian arsip sebagai memori kolektif bangsa. b. Pengolahan Arsip Statis
- Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
- Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis. c. Preservasi Arsip Statis
Preservasi disebut juga dengan istilah “PELESTARIAN”
Preservasi atau Pelestarian diartikan sebagai tindakan perlindungan dan
perawatan arsip sehingga dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama.
Tujuan Preservasi Arsip adalah untuk:
- Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memiliki dua cara untuk preservasi arsip, yaitu:
1.Preventif
yang mencakup dalam preventif adalah:
- Semua urusan yang dilakukan untuk mencegah dan memperlambat kerusakan arsip seperti tempat penyimpanan arsip statis yang stabil.
- Prasarana dan sarana yang sesuai.
- Penanganan arsip statis yang baik melalui pengawasan atau inspeksi - Pengendalian ahama terpadu
- Setiap fungsi kearsipan melibatkan semua aspek preservasi
- Keamanan dan kebersihan arsip statis sehingga terlindungi dari hal-hal yang membahayakan arsip.
2.Kuratif
Tindakan preservasi kuratif dilakukan pada arsip statis yang telah mengalami kerusakan dengan cara perbaikan atau perawatan. Metode yang digunakan tergantung dari jenis media dan jenis kerusakan yang terjadi pada arsip statis. Untuk preservasi kuratif dibutuhkan ruang dan peraltan serta pendukung lain sesuai dengan jenis arsip statis yang ditangani. Prinsip-prinsip preservasi yang harus diperhatikan, yaitu:
- Dilaksanakan dengan mempertahankan otentitas dan realibilitas - Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen
- Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya
- Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang sterildengan suhu dan kelembapan udara yang stabil.
- Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.
Akses Arsip Statis
- Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis kepentingan pengguna arsip.
- Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
- Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
Syarat dan ketentuan khusus Akses Arsip Statis - Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
- Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
- Arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
- Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
- Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan
- Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
- Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
- Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan.
4.2Penempatan Kearsipan
Standar Operasional Prosedur Arsip Statis 1. Pemberkasan
- Penerimaan arsip dari unit kerja - Pemeriksaan
- Penandatanganan berita acara penerimaan arsip - Pembuatan daftar arsip statis
- Penataan arsip dalam folder - Penataan arsip dalam boks - Pelabelan boks
2. Penyimpanan
- Penempatan boks dalam almari arsip - Penemuan kembali