PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya ( A.Md )
Disusun Oleh :
SAURLANI MAYASARI SITORUS PANE 112201009
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2014
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pengelolaan Arsip Statis Pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Saurlani Mayasari Sitorus
Nim : 112201009
Dosen Pembimbing : Ishak, S.S, M.Hum
NIP : 196704242001121001
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Laila Hadri Nasution, S.Sos
NIP : 197208252006042001
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Pengelolaan Arsip Statis Pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Saurlani Mayasari Sitorus
Nim : 112201009
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu lisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Juli 2014
Penulis,
Saurlani Mayasari Sitorus Pane
(112201009)
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena berkat kasih dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Kertas karya ini.
Kertas karya ini berjudul “Pengelolaan Arsip Statis Pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara” Penulis berharap kertas karya ini dapat berguna dan memenuhi ekspektasi siapa pun yang membutuhkan informasi di dalam nya, terutama bagi orang yang berkecimpung di dunia perpustakaan.
Dengan segala kerendahan hati penulis persembahkan kertas karya ini kepada kedua orang tua penulis ayahanda Albert Sitorus dan mama ku tercinta Sonni Matanari. Terima kasih untuk doa dan kasih sayang kalian kepada penulis yang tak akan pernah bisa terbalas.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Dengan setulus hati penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya dan fikirannya untuk memberikan bimbingan yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan kertas karya ini.
5. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak Jekson Saragih sebagai Kepala Bidang di Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan bantuan serta perhatian yang tulus dalam mendukung penyelesaian kertas karya penulis.
7. Ibu Zulaikha Lubis sebagai pengelola di bagian arsip statis pada Kantor Arsip Daerah Sumatera Utara, terimakasih ibu atas bantuan serta dukungan yang telah ibu berikan kepada saya.
8. Ibu Bulan sebagai staf/pegawai yang ada di Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan membantu dan mendukung saya dalam penyelesaian kertas karya saya ini.
9. Seluruh staf atau pegawai yang ada di Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang juga turut mengantisipasi dan juga turut serta membantu penulis saat penulis datang untuk observasi. Trimakasih penulis ucapkan kepada Bapak / Ibu semuanya yang juga telah membuat penulis semangat dalam menyelesaikan kertas karya ini.
10.Kakanda tersayang Rotua Febriani Beak Sonata Sitorus Pane. “Kakak Tuit” hehehe yang telah mensupport saya dengan kata-kata motivasi dan dengan doanya yang begitu tulus untuk kesuksesan adiknya.
11.Adinda William Crisman Sitorus pane dan Yohanes Taruli Sitorus Pane yang juga telah mendukung penulis supaya jangan lalai dengan waktu selama kuliah dan bisa mencapai prestasi yang baik agar orangtua kami senang dan bahagia
di tangan kakak hehehehe, Kiranya Tuhan selalu memberkati dan menyertaimu dalam studimu beserta nantulang ya dek
13.Abangku Edi Syahputra Sihombing yang selalu mendukung penulis dan mendoakan penulis juga memberikan nasehat-nasehat sebagai pendukung supaya penulis serius dalam perkuliahan. Kiranya Tuhan slalu memberkati mu dalam pekerjaanmu bang dan Kiranya Engkau diberikan kesehatan yang prima
14.Bang Ario Maulana Pinem stambuk 010 yang telah berbaik hati memberikan bantuan kepada saya dalam penyelesaian kertas karya ini.
15.Adikku Stambuk 012 Juni Deliana Hutahayan yang telah mensupport aku, Trimakasih ya dek. Kakak harap juga kamu cepat tamatnya ya dek dan rajin-rajin belajar ya dek
17.Trimakasih juga kepada Trimbong “Trio Jimbong” Maya (penulis), eva, dan Anggie selama masa pkl dan observasi yang walapun sibuk slalu meluangkan waktu untuk ngumpul-ngumpul bareng teman-teman yang lain, Trimakasih atas kekompakannya.
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat memberikan manfaat, khususnya bagi penulis sendiri dan umumnya bagi pembaca.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari sempurna, baik dalam isi maupun sistematikanya. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang membangun akan diterima untuk menyempurnakan kertas karya ini.
Medan, Juli 2014 Penulis
Saurlani Mayasari Sitorus Pane
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Tidak dapat disangkal lagi, bahwa kalau orang awam mendegar kata “Arsip”, maka timbul imajinasi yang maksud dan tujuannya banyak merugikan kedudukan petugas kearsipan atau bidang kearsipan.
Pengalaman membuktikan bahwa orang awam atau para karyawan yang belum mengerti masalah arsip, kalau mendengar perkataan “Arsip”, maka terbayanglah pada mereka bundel-bundel yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang semrawut, dan petugas-petugasnya biasanya sudah tua-tua, serta kurang terdidik. Pandangan semacam inilah kadang-kadang dapat menghambat perkembangan kearsipan pada setiap instansi.
Merobah “image” yang selama ini sudah berabad-abad lamanya dengan cepat, memang tidaklah mudah sebagaimana kita perkirakan semula. Apalagi petugas kearsipan sendiri tidak diberi kesempatan memperbaiki nasibnya dan lebih-lebih menyedihkan pula, kalau petugas kerasipan itu sudah menyerah kepada keadaan serta puas dengan keadaannya sekarang.
Unit kearsipan merupakan unit yang serba kekurangan, yaitu kurang fasilitas, kurang pegawai yang terampil dan tanggap, kurang diperhatikan, kurang menarik, kurang terdidik, kurang ruangan dan sebagainya. Memang dalam keadaan demikian, siapa pun tidak akan tertarik terhadap bidang kearsiapan ini.
yang lebih fatal lagi, yaitu arsip-arsip dijual-belikan dipaar-pasar menjadi pembungkus kacang goreng, sayur mayur, roti bakar dan sebagainya dan kejadian ini dapat merusak citra Unit Kearsipan di instansi tersebut, yang arsipnya dijual-belikan.
Untuk mencegah kejadian semacam ini pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkan dan pengertian terhadap kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari harus disebarluaskan, sehingga petugas kearsipan tersebut dan petugas di bidang lain mengerti nilai kegunaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di seluruh instansi dimana mereka bertugas.
Pada suatu instansi atau lembaga pemerintahan maupun swasta, bidang kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan. Tanpa adanya bidang kearsipan, maka akan sulit suatu instansi dalam pengambilan keputusan.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang diperlukan setiap organisasi baik dalam departemen maupun instansi di dalam kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengorganisasian dan pengembangan, perumusan serta kebijakan dalam pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
Arsip yang dimiliki oleh suatu instansi akan terkumpul secara otomatis seiring berjalannya roda organisasi. Suatu instansi akan mengalami situasi problematis jika tidak mempunyai program pengolahan arsip yang baik, yakni mengumpulkan arsip dalam satu ruangan dan menempatkan arsip tersebut pada tempat yang telah ditentukan secara sistematis. Maka pengelolaan arsip juga harus mengikuti ketentuan yang berlaku, agar bidang kearsipan tidak seperti barang asing di negeri sendiri.
memberikan informasi dengan lengkap, cepat, dan benar pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi itu sendiri. Sesuai dengan fungsi arsip sebagai sumber informasi yang diperlukan organisasi perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, dan dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban.
Sesuai dengan uraian diatas maka penulis ingin mengetahui lagi lebih dalam tentang pengolahan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, maka penulis
menetapkan judul kertas karya ini adalah “ PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI
SUMATERA UTARA ”.
1.2Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui Kegiatan Kerja Pengelolaan Arsip Yang dilakukan di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui lebih mendalam tentang jenis-jenis arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai informasi.
3. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
1.3Ruang Lingkup
1.4Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah menggunakan metode :
1. Studi Kepustakaan, dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka dan literatur yang ada sesuai topik penulisan kertas karya ini.
2. Observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung ke Badan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terutama kebagian arsip.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Arsip Statis
Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa.
Menurut Walne (1988: 128) “Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”.
Arsip dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi. Walne mengatakan sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berfawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan.
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk.
2.1.1 Pengertian Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Martono (1994: 28) “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”.
Selanjutnya menurut Rusidi (2010: 1) “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.”
Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
2.1.2 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.
Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi, dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis.
Fungsi arsip statis adalah:
1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali “ingatannya”.
Misalnya dapat mengetahui kapan restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau. 2. Untuk pembuktian
Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.
3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia.
4. Sebagai Sumber Penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, mislanya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan.
Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.
5. Untuk keselamatan manusia
6. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simpton (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.
7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. Dengan melihat arsip anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi.
Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis orangtua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik.
8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.
9. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
lembaga/instansi diperlukan kilas balik perjalanan sejarah sebuah organisasi.
10.Perubahan status yang berada di tingkat unit kerja.
11.Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan. 12.Usaha menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gerlar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa.
Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan.
13.Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi maupun hak lainnya. Sulistyo-Basuki (2003: 10).
2.1.3 Tujuan dan peranan arsip statis
Tujuan arsip
Tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan arsip statis pada umumnya sebgai arsip yang dirawat dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalm upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian.
Menurut Novyanti (2010: 2) Arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah.
Peran arsip
2.1.4 Strategi pengaturan Arsip Statis
Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memnuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kearsipan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.
Schellenberg (1961:17) menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat/public (making them accessible for use).
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi (2010: 4) adalah:
1. Ilmu Kearsipan 2. Standar Deskripsi 3. Ruang Pengolahan 4. Peralatan
2.1.4.1 Ilmu Kearsipan
Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis dapat diolah.
Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg (1956:20) menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.
2.1.4.2 Standar Deskripsi
Arsip yang disimpan di lembaga kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah trlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melalui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
2.1.4.3 Ruang Pengolahan
Ruang pengolahan yang ada harus menjadi efisiensi, efektivitas, perlindungan keamanan arsip, serta kenyamanan serta kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai untur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis.
Azmi (2010: 8) mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip.
Dengan adanya studi kelayakan akan dapat diambil tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
2.1.4.4 Peralatan
Umumnya pengaturan arsip statis memberikan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder, amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya.
Menurut Azmi (2010: 8) ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran (nonstandard size).
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisahdalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.
Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
d. Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
e. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
g. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
h. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
i. Cardex (Card Index), adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
2.1.4.5 Sumber Daya Manusia
2.1.4.6 Koordinasi
Koordinasi merupakan suatu istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan).
Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip tidak mungkin dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan Reproduksi) serta Unit Kerja Layanan Informasi.
Handoko (2003: 195) menyatakan bahwa koordinasi (coordination) merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisiensi.
Dari pertanyaan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang efisien.
2.1.5 Lingkup Arsip Statis
Arsip statis menyimpan warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penilitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis , diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10%.
Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.
2.2 Manajemen Arsip
2.2.1 Pengertian Manajemen Arsip
Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.
Menurut Wursanto (1991:216) “Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat atau dokumen-dokumen kantor lainnya.
Selanjutnya Menurut Ricks (1992: 14) “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (lifecyle of a records)”.
Sedangkan Menurut Amsyah (1992: 4) “pekerjaan pengurusan arsip yang pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan”warkat sejak lahir sampai mati”.
2.2.2 Manajemen Arsip Statis
Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umumnya (terbuka untuk umum). Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional.
Menurut Sedarmayanti (2003: 98) Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisis arsip statis sangat menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kerasipan.
Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut:
1. Akuisisi dan Penilaian Arsip (Acquisition and Records Appraisal)
Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan oleh sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993: 137), Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda. Penilaian arsip (record appraisal) merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip.
2.Pengolahan Arsip
sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Azas kombinasi dalam pengelolaan berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan aktif inaktif dikelola secara sentralisasi.
2. Deskripsi Arsip
Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh (Ismiatun, 2001: 16).
Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut: a. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya)
b. Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana)
c. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya) d. Tanggal surat dibuat
2.2.3 Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang efektif, Sedarmayanti, 2003: 100). Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti mikrofilm atau media magenetik.
Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan. Daur hidup mencakup proses penciptaan. Pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan dan penyimpanan arsip permanen
2.3 Nilai Guna Arsip
Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi.
1. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer merupakan arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna ilmiah dan guna teknologi.
Nilai guna primer meliputi:
a. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
b. Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. c. Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai Guna Sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
Nilai guna sekunder,meliputi:
b. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya.
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan pengguna arsip yang berfungsi sebgai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
2.4 Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan yang terjadi pada arsip dapat mengurangi kualitas yang dimiliki oleh suatu arsip, maka arsip yang tersedia tidak dapat digunakan secara maksimal, dimana penyebab kerusakan arsip disebabkan oleh faktor eksternal dan internal.
Menurut Rusidi (2010: 1) penyebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus dapat mengetahui dan memahami penyebab kerusakan arsip. Adapun unsur penyebab kerusakan arsip secara eksternal antara lain:
1. Faktor Biologis
Kategori penyebab kerusakan arsip menurut faktor biologis adalah: mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lain yang digunakan.
2. Faktor Fisika
3. Faktor Kimia zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaranatmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah.
4. Faktor Lingkungan
Seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk kegiatan preservasi.
Sedangkan menurut Susetyo (1993: 3) yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor internal adalah sebagai berikut:
1. Kertas
Arsip yang dsimipan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan, beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu:
a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan penghasil gambar halida perak dari suatu foto yng sensitif dengan cahaya,
b. Kekuatan panas, kelembapan, cahaya, senyawa (substansi biologi (asa renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat), c. Manusia dan polutan atmosfir,
d. Bencana 2. Optical Disc
Jenis dari Optical Disc adalah: videodisc, compact disc, disket, kelangsungan opticaldisc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidaknya selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini.
3. Sound Disc
Tekanan fisik: a. Temperatur b. Jamur c. Debu
4. Magnetic Media
Jenis Magnetic Media adalah: diseket, reel-to reeltape, kaset penyebab dari kerusakan magnetic media antara lain adalah:
a. Fluktuasi pada temperatur dan kelembapan relatif. b. Debu
c. Goresan
d. Pengaruh magnet.
Dari penjelasan diatas maka dapat dilihat bahwa faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat mengurangi kualitas dari arsip tersebut, sehingga arsiparis harus dapat melakukan kegiatan perawatan untuk mengurangi kerusakan arsip.
2.5 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip (recods retention schedule).
Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Pada jadwal retensi arsip akan terkandung unsur-unsur:
a. Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki organisasi.
Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Untuk jadwal retensi arsip diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki organisasi. Data yang diperlukan bukan saja tentang isi keterangannya (nonfisik) tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah inventarisasi, pengolahan hasil inventarisasi dan penjadwalan.
A. Inventarisasi arsip
Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan arsip yang ada dalam organisasi. Pendataan dilakukan baik yang berkaian dengan fisik arsip nonfisik. Data fisik arsip berkaitan dengan jenis dan tipe fisik arsip, sedangkan nonfisik meliputi isi keterangan seri berkas, kegunaan, kurun waktu, volume, sistem dan sebagainya.
Keberhasilan inventarisasi akan merupakan kunci dari keberhasilan dalam menyusun jadwal retensi arsip.inventarisasi yang tidak lengkap mengakibatkan jadwal retensi arsip tidak efektif. Agar inventarisasi dapat mencapai hasil yang lengkap dan baik kiranya beberapa hal ini dapat membantu kelengkapan inventarisasi tersebut.
1. Penyelenggaraan inventarisasi perlu mendapat dukungan semua kalangan pimpinan.
2. Inventarisasi labih baik dilakukan langsung di lapangan daripada melalui kuesioner. Melalui kuesioner kemungkinan responden tidak memberikan data ytang akurat dengan semua detil yang diperlukan.
3. Tenaga yang melakukan inventarisasi disyaratkan memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang manajemen kearsipan. Termasuk pengetahuan tentang fungsi organisasi dengan segala aspeknya.
Apabila semua bekal ini telah dimiliki akan dapat merupakan petunjuk bagi eksistensi arsip dalam organisasi.
organisasi mempunyai cabang yang menunjukkan fungsi dasar yang sama, serta menyimpan arsip serupa, inventarisasi dilakukan hanya pada satu atau dua cabang yang sama . ini agar tidak menimbulkan pemborosan baik waktu maupun tenaga dan biaya.
5. Pendataan tidak berarti mencatat setiap lembar arsip atau folder per folder. Tetapi dilakukan atas rangkaian berkas (file series).
6. Inventarisasi tidak hanya dilakukan terhadap arsip yang berada pada tempat peyimpanan seperti filling cabinet, rak, tetapi juga terhadap arsip yang berada di meja kerja. Bagi arsip yang masih digunakan digunakan untuk memproses pekerjaan tidak perlu, karena akan mengganggu pekerjaan.
7. Perlu dibuatkan jadwal kegiatan dan urutan kerja penanggung jawab arsip pada unit kerja harus senantiasa berada di tempat jika gilirannya untuk didata.
8. Perlu memastikan perbedaan antara bahan arsip dan bukan arsip. Ini perlu agar tidak banyak membuang waktu untuk mencatat hal-hal yang tidak perlu, termasuk bahan arsip. Yang termasuk arsip ialah yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Bahan tercipta sebagai akibat pelaksanaan fungsi organisasi.
- Bahan telah diciptakan dan dihimpun guna penyelesaian suatu urusan. - Untuk menjadi arsip bahan harus dipelihara sebagai sumber informasi
organisasi.
- Arti penting arsip tergantung dari hubungan organik dengan organisasi yang bersangkutan.
- Film yang bukan merupakan hasil samping proses kegiatan (misalnya yang diproduksi oleh perusahaan film).
- Kertas kerja
- Formulir kosong dan sejenisnya yang tidak digunakan.
- Bahan publikasi yang diterima dari organisasi lain yang tidak memerlukan tindakan.
Ada beberapa kegunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah: 1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in aktif. 2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif 3. Menghemat ruangan, perlengkapan, dan biaya.
4. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen 5. Membutuhkan pemindahan arsip ke Arsip Nasioanl.
Petugas mampu menetapkan copy atau salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan jenis salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan jenis selain bermacam-macam. Sebagian memiliki nilai sebagai arsip, sebagian lagi tidak.
Sering dijumpai suatu arsip memilki beberapa copy. Dalam keadaan demikian tidak semua copy bernilai arsip . untuk menetapkan apakah copy mempunyai nilai arsip atau tidak, tidak ada patokan yang pasti. Namun kriteria di bawah ini membantu penetapannya, yakni:
1. Jika dalam unit organisasi menyimpan aslinya copy tidak bernilai arsip. 2. Apabila aslinya tidak berada pada unit organisasi yang bersangkutan dan copy
diperlukan untuk memproses suatu pekerjaan atau urusan, copy tersebut bernilai arsip.
4. Apabila kesulitan menentukan kelengkapannya, copy harus ditetapkan sebagai bahan arsip. Hal ini untuk menghindari bahan-bahan yang sebenarnya yang memiliki nilai arsip tidak hilang.
Pendataan non fisik
Pendataan non fisik meliputi hal-hal yang berkaitran dengan isi keterangan seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaa, sistem penyimpanan dan sebagainya meliputi hal-hal yang berkaitan dengan isi keterangan seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaan, sistem penyimpanan dan sebagainya.
1. Isi Keterangan Arsip
Sebagaimana telah dikemukakan bahwa pendataan tidak berarti mencatat lembar perlembar atau folder per folder, tetapi dilakukan atas dasar seri berkas. Seri berkas yang dimaksud adalah kelompok berkas yang diatur berdasarkan suatu sistem pemberkasan yang sama dan diperlakukan sebagai satu unit tunggal untuk tujuan penyusutan arsip.
Ciri-ciri berkas adalah:
1. Diatur berdasarkan atas suatu sistem pemberkasan yang sama atau tunggal. 2. Tercipta karena aktivitas yang sama.
3. Merupakan dokumentasi dari suatu jenis transaksi tertentu. 4. Berkaitan dengan subyek yang sama.
Dalam melaksanakan pendataan, yang dicatat adalah judul seri berkas secara singkat. Adapun tata cara pembuatan judul dapat dilakukan sebagai berikut:
2. Dibuat sendiri dengan menyimpulkan seluruh titel berkas. Judul seri berkas judul keseluruhan seri berkas, misalnya adopsi, berkas pasien dan sebagainya. 3. Dapat juga dibuat dari judul formulir yang dapat mewakili berkas secara
keseluruhan, misalnya: pendaftaran penduduk, distribusi barang dan sebagainya.
4. Pembuatan judul seyogyanya tidak menggunakan nomor formulir, khususnya jika digunakan untuk berkas-berkas transaksi, seperti berkas kasus (case file) atau berkas proyek (project file), seperti penyidikan dan sebagainya.
5. Judul atau titel hendaknya menggambarkan fungsi seri berkas secara keseluruhan
6. Apabila terdapat duplikat seri berkas yang disimpan pada lebih satu unit kerja, perlu dipastikan agar judul yang sama digunakan secara tetap.
Masing-masing judul dibuatkan diskripsi atau rincian secara singkat. Ini diperlukan untuk menjelaskan judul seri berkas. Dikripsi secara jelas dan benar akan merupakan dasar keberhasilan inventarisasi, yang selanjutnya akan mempermudah upaya penilaiannya.
2. Kurun Waktu
Pendataan kurun waktu penting artinya untuk mendapat gambaran tentang tingkat pertumbuhan arsip. Tanggal pertama terciptanya arsip dan tanggal berakhir setiap berkas merupakan aspek penting. Bagi seri berkas yang bersifat notulen atau keputusan, dimana antara arsip yang satu dengan yang lainnya saling bersambungan, tanggal secara tepat perlu dicantumkan. Tetapi untuk berkas transaksi dan kumpulan arsip berupa surat-surat yang tidak saling berkaitan isinya yang dicatat hanya tahun.
Semakin besar arsip yang tercipta untuk setiap tahunnya, retensi arsipnya pendek. Ini untuk menghindari penumpukan arsip pada setiap unit kerja.
3. Jumlah atau Volume Berkas
Volume lebih tepat jika dinyatakan dalam meter kubik. Meter kubik akan menggambarkan tinggi, lebar, dan panjang, yang dapat menyajikan gambaran geometris yang nyata dari ruangan yang sesungguhnya dipergunakan. Untuk keperluan inventarisasi arsip, isi semua laci rak ataupun arsip yang dibungkus, dikonversirkan menjadi meter kubik. Sebagai contoh :
- Satu laci filling cabinet ukuran surat jika penuh akan memuat sekitar 0,42 m3. Jika yang diguanakan filling cabinet berlaci empat, maka seluruh isi satu filling cabinet = 0,42m3 x 4 = 1,68 m3.
- Adapun filling cabinet dengan tipe legal size setiap laci berisi 0,56 m3. - Volume untuk setiap seri berkas tidak perlu dihitung dengan ketetapan
mutlak, cukup dengan ukuran rata-rata. 4. Kegunaan Berkas
Pendataan atas seri berkas berkaitan dengan tingkat kepentingan informasi bagi keperluan pekerjaan. Untuk kegunaan apa berkas disimpan. Penetapan kegunaaan ini dilakukan setelah proses kegiatan penciptaan selesai. Setelah transaksinya/kegiatannya selesai untuk keperluan apa disimpan. Selama arsip masih belum selesai pertumbuhan karena kegiatannya belum selesai, otomatis arsip akan tetap disimpan (karena diperlukan dalam proses pelaksanaan pekerjaan).
pencatatannya harus secara rinci dan jelas disebutkan kegunaannya misalnya, kegunaan untuk pengawasan, perencanaan, bahan pembuktian, dan sebagainya
5. Tingkat Akumulasi
Tingkat Akumulasi ditentukan untuk jangka waktu satu tahun, melalui penafsiran yang diperhitungkan. Pada jenis arsip tertentu tingkat akumulasi dapat ditafsirkan secara akurat. Misalnya tentang jenis arsip kontrak, tingkat akumulsinya akan diketahui setelah kontrak ditutup. Akan sukar jika yang dihadapi arsip transaksi karena tidak diketahui suatu transaksi selesai. Tingkat akumulasi arsip diperlukan untuk membantu menetukan jangka simpan. Ini berkaitan dengan efisiensi dan penghematan.
6. Frekuensi Kegunaan
Frekuensi kegunaan agak sukar diperoleh denagn tepat. Namun dengan demikian upaya ini harus tetap dilakukan. Karena ini penting untuk menetapkan lamanya arsip sebagai arsip aktif dan inaktif. Di samping itu frekuensi kegunaan dapat dipakai untuk mangungkapkan penting dan tidaknya berkas yang bersangkutan.
Apabila diperlukan angka-angka yang khusus untuk pendataan frekuensi kegunaan harus meliputi:
- Jumlah permintaan terhadap berkas untuk periode tertentu. - Periode ini tidak melebihi waktu tiga bulan.
- Untuk mendapatkan data dapat dilakukan dengan rasio antara jumlah permintaan dan jumlah seri berkas secara keseluruhan. Rumusnya adalah: Jumlah permintaan = Jumlah seri berkas x 100 %
7. Sistem Penataan Berkas
Sistem pemberkasan (filling systems) yang digunakan juga perlu dicatat. Untuk mengetahui sistem pemberkasan yang berlaku.
8. Sarana Penemuan Kembali
Sarana penemuan kembali apapun bentuknya perlu didata. Karena di dalamnya dapat menggambarkan isi berkas tertentu, sehingga akan memudahkan untuk menemukan dokumen yang terpisah dari seri berkasnya. Sarana penemuan kembali dapat berupa indeks, daftar berkas, relatif indeks dan sebagainya.
9. Persyaratan Hukum yang berlaku
Persyaratan Hukum atau peraturan perundangan diperlukan sebagai bahan untuk menentukan jangka simpan. Ini dapat berupa peraturan internataupun undang-undang seperti KUHP misalnya.
10.Pendataan Fisik Arsip
Data fisik arsip diperlukan untuk menunjang penetapan jangka simpan arsip. Pendataan terhadap semua jenis fisik arsip seperti foto, film, rekaman, dan sebagainya. Termasuk pula publikasi baik carbon atau dalam bentuk yang lain.
Bentuk dan jenis arsip bermacam-macam. Masing-masing memiliki daya tahan yang berbeda. Sehingga untuk menetapkan jangka panjang penyimpanannya faktor fisik juga perlu mendapatkan perhatian.
Syarat yang pelu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah:
berdasarkan bagian demi bagian. Dengan demikian seri berkas tidak dapat dinilai secara terpisah dan dipisahkan dari konteks administrasinya.
3. Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, dan memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan dan sifat kegiatannya.
4. Penilaian diselenggarakan atas dasar faktor biaya untuk pemeliharaannya. Dalam arti perbandingan antara nilai pentingnya informasi yang terkandung dalam arsip dengan biaya yang dikeluarkan.
Pada umumnya arsip memiliki dua nilai yakni nilai primer dan nilai sekunder. Masing-masing nilai dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Nilai Primer
Nilai primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan, dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Dengan kata lain pengertian nilai primer adalah kegunaan arsip yang paling utama untuk keperluan organisasi itu sendiri, yakni sebagai alat dasar manajemen. Arsip disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan administratif, hukum, fiskal, pengendalian, teknoloigi dan sebagainya.
2. Nilai Sekunder
Nilai Sekunder adalah nilai kegunaan arsip diluar kepentingan organisasi (manajemen). Yaitu informasi yang terkandung di dalamnya diperlukan untuk berbagai kepentingan masyarakat di luar kepentingan organisasi yang menciptakannya.
B. Penjadwalan
Penjadwalan, yang dimaksudkan adalah penetapan jangka simpan dan penetapan jangka simpan permanen atau musnah terhadap seri berkas yang merupakan khasanah organisasi. Untuk penetapan simpan permanen dan musnah dengan berpedoman sebagaimana yang diutarakan sebelumnya.
Tindakan penetapan musnah harus dilakukan secara hati-hati untuk menghindari resiko bahwa arsip yang telah dimusnahkan ternyata diperlukan di masa depan. Meskipun demikian juga menghindari pula sikap terlampau hati-hati sehingga sebagian besar arsip dinyatakan simpan permanen.
BAB III
BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI DAERAH
3.1Gambaran Umum Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD) berperan sebagai Central Record yang memiliki tugas pokok dan fungsi yaitu untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan, dan pelestarian arsip juga untuk peningkatan SDM kearsipan
Dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan di seluruh unit kerja di lingkungan Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara dan Pemerintahan Kabupaten / Kota Sumatera Utara sampai ke Desa/Kelurahan agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan seefesien dan seefektif mungkin, maka harus dilakukan suatu manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis agar arsip-arsip tersebut dapat bermanfaat bagi pemerintah maupun bagi masyarakat umum.
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumen Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara.
3.2Struktur Organisasi Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumen Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu:
1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu : a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan; c. Sub Bagian Program;
2. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan dokumentasi; b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan;
3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2 Sub Bidang yaitu :
a. Sub Bidang Pengolahan Badan Pustaka; b. Sub Bidang Deposit Daerah;
4. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi 2 Sub Bidang yaitu :
a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan; b. Sub Bidang Teknologi Informasi;
5. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 2 Sub Bidang yaitu :
3.3 Profil Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Nama Unit : Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Alamat kantor : Jl.Willem Iskandar
Tugas dan Fungsi :
A. Sub bagian tata usaha mempunyai tugas dan fungsi :
Pengkoordinasian dan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program kegiatan dibidang perpustakaan dan arsip daerah, progra dan kegiatan dinas, serta pelaksanaan urusan administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan rumah tangga dan perlengkapan,perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
Koordinasi dan pengumpulan bahan perumusan kebijakan dan program kegiatan dibidang perpustakaan dan kearsipan daerah;
Pelaksanaan urusan administrasi ketatausahaan dan kearsipan serta urusan rumah tangga, perlengkapan dan sarana dan prasarana kantor;
Pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian;
Pengkoordinasian dan penyusunan program dan kegiatan kantor;
Melakukan evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan kantor;
Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;
Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan atasan;
Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan kepada atasan;
B. Seksi Pembinaan dan Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi :
Melaksanakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan pembinaan dan pelayanan perpustakaan
Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program di bidang pembinaan dan pelayanan perpustakaan.
Pelaksanaan pelayanan dan pendataan referensi;
Pelaksanaan pengembangan dan pembinaan organisasi perpustakaan;
Koordinasi, fasilitasi dan pelaksanaan penyediaan dan pemenuhan sarana dan prasarana perpustakaan
Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dibidang perpustakaan. Sosialisasi dan penyuluhan dibidang perpustakaan.
Pelaksanaan pelayanan, pengelolaan dan pengembangan perpustakaan umum daerah.
Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan
C. Seksi Pembinan Mutu, Kerja Sama dan Teknologi Informasi mempunyai
tugas dan fungsi :
Melaksakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan dibidang pembinaan mutu kerja sama dan teknologi informasi.
Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program di bidang pembinaan dan pelayanan perpustakaan;
Pelaksanaan pembinaan mutu bahan pustaka;
Pengumpulan dan pelestarian bahan pustaka koleksi lokal;
Pengembangan dan pembinaan budaya dan minat baca masyarakat; Monitoring dan evaluasi program pengembangan perpustakaan; Koordinasi, fasilitasi, pembinaan dan penyelenggaraan kerja sama
pengembangan perpustakaan lingkup kecamatan, desa / kelurahan, sekolah serta pesantren;
Penyelenggaraan dan pengembangan kerja sama di bidang perpustakaan dengan Instansi lainnya;
Pelaksanaan pembentukan dan pengelolaan jaringan informasi perpustakaan; Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai bidang tugas dan
fungsinya;
Pelaksanaan tugas lainnya yang di berikan oleh atasan;
D. Seksi Pembinaan Pengelolaan Arsip Daerah mempunyai tugas dan fungsi :
Melaksanakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan dibidang pembinaan dan pengelolaan kearsipan daerah.
Penyiapan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistim kearsipan;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan pengelolaan kearsipan dinamis;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan pengelolaan kearsipan statis;
Menyiapkan bahan penetapan peratuaran dan kebijakan serta penyelenggaraan jaringan kearsipan;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan pengembangan sumber daya manusia kearsipan;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan serta penyediaan dan perawatan sarana dan prasarana kearsipan;
Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap perangkat- perangkat daerah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten/Desa;
Melaksanakan pengelolaan arsip statis daerah kabupaten, badan usaha milik daerah kabupaten, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten; Melaksanakan pengawasan/ supervise terhadap penyelenggaraan kearsipan
3.4 Sejarah Singkat Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku majalah, dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provsu didirikan tahun 1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No. 4762/S/1956, peresmiannya baru dilakasanakan pada tahun 1957.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No. 095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul.
Adapun tugas dan fungsi diatur oleh Perpustakaan Nasioanal RI melalui Keputusan kepala Perpustakaan Nasional No. 001/RG/1990 tertanggal 21 September 1990.
Dengan dikeluarkannya Keppres No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional RI tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI No. 44 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI tertanggal 23 Juli 1988 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nsional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a.
Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara , Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah mejadi Badan Perpustakaan Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
Kemudian Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara dan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi.
3.5 Visi dan Misi Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
1.Visi BPAD Provinsi Sumatera Utara
Visi berkaitan dengan pandangan ke depan menyangkut kemana Badan Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara di masa depan, Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara di masa depan, dan diarahkan agar dapat berkarya secara konsisten dan tetap eksis, antipatif , inovatif serta produktif.
Mengingat Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara merupakan salah satu Lembaga Teknis Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Penetapan visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sangat penting sebagai sumber acuan pelaksanaan tugas yang diemban oleh seluruh jajaran pimpinan dan staf. Visi tersebut digali dari keyakinan dasar dan nilai-nilai yang dianut oleh seluruh anggota organisasi, dengan mempertimbangkan faktor lingkungan sekitarnya.
Visi Kantor Arsip Daerah adalah " MENJADI LEMBAGA PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN, PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN
AMAN ARSIP ”
1.Misi BPAD Provinsi Sumatera Utara
Misi adalah sesuatu yang diemban atau dilaksanakan sebagai penjabaran visi yang telah ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan program-program serta hasilyang akan datang. Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, adalah :
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa.
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar.
c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta, dan masyarakat.
Visi dan Misi BPAD Provinsi Sumatera Utara harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang telah digariskan. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah:
1. Meningkatka kemampuan sumber daya manusia di bidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
a. Peningkatan sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan, kearsipandan dokumentasi sesuai kaidah yang berlaku baik secara nasional maupun internaskional.
b. Peningkatan profesionalisme pustakwan dan arsiparis sebagai profesi yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam bidang informasi.
2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemustaka dan pengguna arsip serta dokumentasi, dengan sasaran yang ingin dicapai sebagai berikut:
a. Menjadikan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sebagai rujukan dalam memperoleh informasi untuk proses belajar mengajar, menulis meneliti, berdiskusi, wisata baca dan bukti otentik serta pengambilan keputusan yang akurat yang dapat dipertanggungjawabkan
b. Terwujudnya perpustakaan dan arsip digital dan ketersediaan informasi melalui jaringan informasiglobal atau internet.
d. Meningkatnya sarana dan presarana pelayanan publik dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari jurnal-jurnalilmiah dalam bentuk tercetaak maupun terekam.
3. Meningkatkan kualitas sistem pembinaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi yang baik, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana untuk belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten/Kota sampai tingkat pedesaan. b. Tertatanya unit-unit kearsipan dan dokumentasi di Sumatera Utara sebagai
bahan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan.
c. Melaksanakan kebijakan Pemerintah di bidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.
4. Meningkatkan minat baca masyarakat di perkotaan maupun pedesaan , dengan sasaran yang ingin dicapai adlah sebgai berikut :
a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca sehingga membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar mengajar.
b. Tingkat kecerdaan pengetahuan dan wawasan masyarakat meningkat sehingga mampu bersaing di era global dan pasar bebas (Global Village).
5. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi baik lokal, regional maupun internasional dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
b. Terjalinnya kerjasama di bidang informasi berbasis teknologi informasi sehingga memudahkan dalam proses transfer pengetahuan dan teknologi. c. Adanya kesamaan gerak dan langkah dalam pengelolaan perpustakaan,
dokumentasi dan informasi serta arsip.
d. Beragamnya sumber-sumber informasi baik dari bentuk maupun jenisnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi.
e. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak dan terekam, dengan sasaran sebagai berikut :
1. Meningkatnya jumlah koleksi terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara.
2. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam jo PP Nomor 70 tahun 1991 dan PP 23 tahun 1999.
3. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan yang diperbaharui dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
4. Terpeliharanya bahan pustaka dan arsip sebagai bukti sejarah dan hasil karya budaya bangsa.
Misi Kantor Arsip Daerah
Mengumpulkan dan menyelamatkan karya tulis dan naskah-naskah/dokumen Intansi Pemerintah Kabupaten Mandailing Natal;
Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip; Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka dan pengguna arsip
Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan Kecamatan, Desa/Kelurahan dan kearsipan pada instansi pemerintah; Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung
tata pemerintahan yang baik;
3.6Koleksi Arsip Statis pada Badan Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Koleksi yang ada di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Daerah yaitu, Arsip Lembaga Negara/ Badan Pemerintah, berupa :
a. Semua kebijakan atau semua keputusan pimpinan Lembaga Negara/ Badan Pemerintah yang bersifat pengaturan, semua naskah yang ditandatangani oleh pimpinan Lembaga Negara dan Badan Pemerintah, misalnya :
- Undang-undang
- Peraturan Pemerintah Pengganti UU - Peraturan Pemerintah
- Struktur Organisasi dan Tata Kerja
- Keputusan Presiden tentang Pengangkatan Pejabat Eselon I - Keputusan Presiden tentang Pengangkatan Pejabat Negara/Publik - Pedoman Ketatalaksanaan
- Pendirian Organisasi
c. Bukti tentang prestasi kinerja instansi, arsip yang isi informasinya mencerminkan prestasi kinerja instansi yang bersangkutan, misalnya :
- Laporan hasil penelitian yang mencerminkan prestasi ilmiah
- Produk Karakteristik yang bernilai budaya, ilmiah, teknologi atau kemanusiaan
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP
DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
4.1Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Bentuk atau Media arsip statis, Misalnya arsip foto dikelompokkan dalam khusus arsip foto, arsip peta dikelompokkan khusus arsip peta, Arsip kertas dikelompokkan khusus arsip kertas.
Arsip statis dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan, penyelamatan dan penggunaan arsip statis. Misalnya memberikan nomor kode khusus pada setiap bungkus arsip dan kotak arsip yang disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip statis.
Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Selain itu Tujuan Pengelolaan Arsip Statis adalah:
1. Menyelamatkan arsip yang memiliki nilai historis
Contoh arsip yang memiliki nilai historis adalah Pembangunan Istana Maimun, Foto - foto Sultan, foto Soekarno yang memiliki latar cerita sejarah.
2. Melestarikan arsip yang memiliki nilaiguna sekunder 3. Menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis
4. Menyebarluaskan informasi arsip statis kepada masyarakat/ publik.
Pengelolaan arsip statis meliputi: - akuisisi arsip statis; - pengolahan arsip statis; - preservasi arsip statis; dan - akses arsip statis.
a. Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi adalah penembahan khasanah/ koleksi arsip dengan cara menerima arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku
