PELAYANAN REFERENSI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI (BPAD) PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd)
DISUSUN OLEH:
WIDYA EKA PERMATASARI 082201026
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadiran Allah SWT yang mana karena rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Muhammmad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongannya dikemudian hari kelak (Amin). Kertas karya ini berjudul “Pelayanan Referensi Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara”.
Penulisan kertas karya ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Diploma III Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak DR. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga, pikiran untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Dosen Pembaca penulis yang telah membantu penyempurnaan kertas karya ini.
5. Seluruh Staf Pengajar di Program Studi D-III Perpustakaan Dan Informasi yang telah mendidik penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah.
6. Pakde Taufik Hidayat, S.Sos, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Keuangan dan Ibu Asmanun Ningsih. S.Sos selaku Staf bagian layanan referensi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi, memberikan saran dan membantu mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan.
segera wisuda, dan atas semua kasih sayang nya alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dan kepada Ibunda tersayang Lies Kurniawaty, S.Pd juga Adinda Dimas Dwicky Aditya yang telah membimbing, mendoakan, memberi saran serta memberi banyak support dalam penyelesain kertas karya ini.
8. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada M. Ikhsan Abdillah, S.Kom selaku insipirator yang tidak pernah bosan memberi support kepada penulis dalam proses pengerjaan kertas karya ini dan nasehat-nasehat yang bermanfaat dengan semua kasih sayangnya kepada penulis.
9. Kepada Abangda Suryawan, S.Sos yang selalu sabar membimbing dan banyak membantu penulis.
Penulis menyadari bahwa tulisan ini masih jauh dari sempurna disebabkan keterbatasan pengetahuan, kemampuan, ilmu serta pengalaman penulis dalam hal ini. Untuk itu dengan kerendahan hati penulis menerima saran serta kritik yang dapat menyempurnaan kertas karya ini.
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini membawa manfaat bagi setiap orang yang membacanya. Semoga Allah SWT memberikan Rahmat dan Hidayat-Nya kepada kita semua, amin.
Medan, Juli 2013 Penulis
DAFTAR ISI
Lampiran - 1 : Dokumentasi Koleksi Layanan Referesi BPAD Provinsi SUMUT
Lampiran - 2 : Surat Izin Observasi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini telah membawa dunia memasuki era baru yaitu era informasi. Berbagai macam kebutuhan manusia kian meningkat dalam bermacam bidang, salah satu kondisi yang perlu dicermati adalah bertambahnya kebutuhan individu dalam bidang pemenuhan kebutuhan informasi seiring perkembangan teknologi yang semakin mutakhir termasuk di dalamnya teknologi komunikasi dan informasi. Maka informasi menjadi salah satu kebutuhan yang penting dalam kehidupan manusia. Dalam usaha pemenuhan kebutuhan informasi tersebut manusia terus berusaha menciptakan media-media baru penyedia informasi yang akan memberikan kepuasan kepada penggunanya. Dewasa ini berbagai lembaga atau institusi terus berusaha untuk meningkatkan penyediaan informasi yang lengkap dan berkualitas, salah satunya dengan mengoptimalkan pemanfaatan perpustakaan untuk mencapai tujuan dan fungsi dari perpustakaan tersebut. Suatu perpustakaan dapat dikatakan mampu mencapai tujuan dan menjalankan fungsinya dengan baik apabila perpustakaan tersebut mempunyai banyak pengguna dan koleksi yang ada dapat dimanfaatkan secara optimal. Tidak dapat dipungkiri bahwa keberadaan suatu perpustakaan memberi peranan penting dalam perkembangan ilmu pengetahuan. Dengan berbagai informasi dan pengetahuan yang tersimpan dalam berbagai macam koleksi pada perpustakaan, baik informasi yang terdahulu maupun terbaru akan sangat dibutuhkan oleh pengguna.
terlatih untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Bagi orang awam pengertian koleksi referensi dapat berupa buku/artikel yang dipakai sebagai sumber materi dari objek pengkajian atau studinya. Ada juga yang beranggapan bahwa koleksi referensi merupakan buku-buku yang harus dibaca di perpustakaan dan tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang. Koleksi referensi adalah salah satu koleksi perpustakaan yang memiliki bobot ilmiah dengan informasi yang digunakan untuk kepentingan studi,riset dan disajikan dengan pelayanan referensi. Adapun jenis koleksi referensi meliputi kamus, ensiklopedia, bibliografi, indeks, abstrak, almanak, direktori, buku tahunan, terbitan berkala, terbitan pemerintah dan lainnya. Layanan referensi yang ada harus selalu dievaluasi sehingga senantiasa mutakhir digunakan sebagai bahan rujukan oleh pengguna. Di unit layanan referensi, ragam koleksi yang disajikan sangat bervariasi dengan ciri khas yang berbeda.
Arti pentingnya pelayanan koleksi referensi bagi pengguna sangat beragam dan bervariasi, tergantung dari kebutuhan informasi masing-masing individu. Layanan koleksi referensi memiliki peranan sebagai sumber rujukan, tepatnya untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu, memberi pengarahan kepada pengguna informasi, untuk memperluas wawasan, pengembangan ilmu pengetahuan serta tercapainya sumber-sumber informasi yang efisien namun berdaya guna maksimal. Hal inilah yang menjadi daya tarik koleksi referensi hingga mendorong pengguna informasi memanfaatkan layanan koleksi referensi.
Penetapan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara sebagai obyek penelitian didasarkan atas pengamatan awal yang penulis lakukan bahwa masyarakat menjadi anggota perpustakaan memiliki minat baca yang cukup variatif terhadap koleksi referensi.
Masing-masing ruangan pelayanan dilengkapi dengan koleksi bahan pustaka yang secara keseluruhan jumlahnya yang mencapai 75.000 judul dengan jumlah eksmplar sebanyak 250.000 eksemplar dengan jumlah kunjungan rata - rata 100-175 orang/hari dari berbagai kalangan seperti pelajar, mahasiswa, pegawai/karyawan dan umum. Pengunjung perpustakaan yang datang untuk memanfaatkan layanan referensi kurang lebih sebanyak 20 orang per harinya, hal ini dikarenakan adanya kebutuhan informasi pengguna untuk memanfaatkan layanan referensi yang ada di perpustakaan.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis menetapkan judul kertas karya ini dengan judul “Pelayanan Referensi Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara ”.
1.2 Tujuan penulisan
Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah:
1. Untuk mengetahui koleksi-koleksi referensi apa saja yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui kinerja pelayanan referensi.
3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang ada di dalam pelayanan referensi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
1.4 Metode Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data di dalam penulisan kertas karya ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
1. Penelitian kepustakaan, yaitu mempelajari literature, baik dalam bentuk buku maupun tulisan ilmiah yang berhubungan dengan topik pembahasan.
2. Observasi, penulis melakukan pengamatan langsung ke layanan referensi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara.
3. Wawancara, penulis melakukan wawancara langsung dengan pustakawan bagian pelayanan referensi.
1.5 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi :
1. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara, sebagai salah satu bahan masukan dalam menentukan kebijakan yang berkaitan dengan layanan referensi. 2. Peneliti, dapat dijadikan sebagai referensi dan perbandingan dalam
penelitian lanjutan yang memfokuskan pada penelitian yang sama. 3. Penulis, untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan penulis
BAB II
KAJIAN TEORITIS PELAYANAN REFERENSI
2.1 Pengertian Koleksi Referensi
Koleksi referensi disebut juga koleksi rujukan atau koleksi acuan. Disebut koleksi rujukan karena merupakan sebuah buku atau kumpulan buku yag didesain untuk dikonsultasikan atau diacu dari masa ke masa untuk mencari informasi khusus tentang suatu topik, tema, peristiwa, orang, tempat ataupun kata-kata.
Koleksi referensi bertujuan untuk memberikan informasi kepada pengguna, baik informasi bersifat ilmiah untuk kepentingan studi atau riset maupun informasi lain yang bersifat non-ilmiah.
Menurut Zainuddin (1996:21) dijelaskan bahwa:
A collection of books and other materials in a library useful for supplying information, kept together for convenience and generally not allowed to be circulated. (Suatu koleksi yang terdiri atas buku-buku dan bahan-bahan pustaka lain yang terdapat dalam sebuah perpustakaan yang sepenuhya digunakan bagi penyediaan informasi, diolah untuk memudahkan penelusuran bagi pengguna dan biasanya tidak untuk dipinjamkan).
Dari pendapat yag dikemukakan diatas dapat dinyatakan bawha koleksi referensi riyang dibutuhkan oleh penggunanya. Koleksi referensi tidak digunakan untuk dibaca secara keseluruhan atau terus-menerus seperti halnya buku teks, tetapi haya dibaca pada bagian informasi yag dibutuhkan saja. Koleksi referensi juga tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang melainkan hanya dapat dibaca saja.
2.1.1 Ciri-ciri Koleksi Referensi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:437), koleksi referensi memiliki ciri-ciri yang membedakannya dengan buku teks biasa. Adapun ciri-ciri koleksi referensi adalah sebgai berikut:
a. Buku referensi ditujukan untuk keperluan konsultasi. Lazimnya hanya bagian tertentu saja yang digunakan untuk suatu kepentingan.
b. Buku referensi tidak dimaksudkan untuk dibaca seperti buku biasa. c. Buku referensi serig kali terdiri dari entri yang terpotong-potong.
referensi biasanya ditandai dengan pemaparan buku referens yang tidak berkesinambungan.
d. Di perpustakaan buku referensi biasanya tidak dipinjamkan karena buku tersebut diperlukan setiap waktu untuk dikonsultasi. Pustakawan tidak dapat menduga bilamana sebuah buku referensi diperlukan sehingga peggunaannya terbatas pada ruang referensi saja.
e. Informasi disusun untuk memudahkan penelusuran secara cepat dan menyeluruh. Susunan ini dapat menurut abjad, judul, subjek, atau kronologis disertai indeks untuk keperluan temu balik informasi.
Walaupun terdapat ciri-ciri buku referensi seperti di atas dalam praktik sehari-hari, batas antara buku referensi dengan buku biasa sangatlah berbeda. Keputusan untuk menentukan apakah sebuah buku termasuk buku referensi atau buku yang akan dipinjamkan itu tergantung pada masing-masing perpustakaan.
2.2 Jenis Koleksi Referensi
Seorang pustakawan harus menguasai jenis koleksi referensi karena jumlah serta jangkauan buku referensi tersebut sangat luas. Sungguhpun demikian, pengguna perpustakaan perlu memiliki pengetahuan umum mengenai buku referensi beserta cakupannya.
Menurut Sugiyono (2006:87) menyatakan bahwa:
Koleksi referensi yang digunakan untuk menelusur informasi, antara lain: kamus, ensiklopedia, sumber geografi, buku tahunan dan almanac, buku pegangan dan manual, telaah, risalah bibliografi, indeks dan sari karangan (abstrak).
Menurut Lasa (1995:22) informasi utama yang dikandung oleh masing-masing jenis koleksi referensi adalah seperti pada tabel berikut ini:
Tabel-1: Jenis Koleksi Referensi No. Jenis Koleksi
1 Kamus Segala sesuatu tentang kata/istilah: • Arti/defenisi
• Asal mula • Cara pemakaian • Sinonim atau antonim
2 Ensiklopedia Segala sesuatu yang berhubungan dengan istilah, objek, peristiwa, temuan:
• Latar belakang dan perkembangannya • Data-data (fakta-fakta)
• Relevansinya • Kegunaannya
3 Buku Pegangan Informasi utamanya tentang: • What ... to do and find out
• How
• Why
• When ... it occurs/happens 4 Buku Panduan Informasi utamanya tentang:
• What • Where
• How much, far, high dan seterusnya 5 Direktori Informasinya tentang:
• Perkembangan yang terbaru dalam suatu bidang/subjek tertentu
• Instansi/organisasi/perusahaan serta nama pejabat dan alamatnya
• Statistik dan produknya 6 Alamanak Informasi tentang:
• Kalendar disertai data-data astronomis • Statistik (terkadang dalam bidang tertentu) • Fakta-fakta yang menarik tentang negara,
olahraga, kepariwisataan, dan seterusnya 7 Sumber Biografi Informasi tentang:
• Riwayat hidup tokoh dalam bidang-bidang tertentu
• Hasil-hasil temuan/prestasi orang
• Latar belakang teori, prinsip, konsep dan seterusnya dari seorang tokoh
8 Bibliografi dan Indeks Informasi utamanya tentang: • Nama engkap pengarang • Judul legkapnya
• Subjek dan rinciannya (anotasi)
Sedangkan menurut Darmono (2001:160) bahwa jenis koleksi referensi
i. Buku pegangan (handbook, manual) j. Bibliografi
Selanjutnya menurut Sumardji (1992:28) bahwa setiap koleksi referensi dapat dibedakan berdasarkan sifat maupun macam isi informasinya, yaitu:
1. Menurut sifat informasinya koleksi referensi terdiri dari:
a. Koleksi referensi umum, yaitu koleksi referensi yang berisi atau yang menyajikan informasi yang bersifat umum, ruang lingkupya tidak terbatas hanya mengenai subyek-subyek informasi tertentu atau batas lain yang memberikan kekhususan/spesifikasi informasi. b. Koleksi referensi khusus, yaitu koleksi referensi yang berisi
informasi khusus mengenai subyek informasi atau pokok bahasan bidang pengetahuan tertentu.
2. Menurut macam dan isi informasinya koleksi referensi dapat dibedakan atas:
k. Lain-lainnya seperti: terbitan pemerintah pusat, penerbitan pemerintah daerah, karya-karya ilmiah/penelitian/kliping atau guntingan artikel tentang berbagai bidang berita/informasi pengetahuan tertentu dari surat-surat kabar, brosur-brosur, pamflet, press release dan lain-lain.
Dari pendapat para ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis koleksi referensi adalah sebagai berikut:
1. Sebagai alat untuk memperoleh informasi seperti kamus, ensiklopedia dan buku panduan.
2. Sebagai alat untuk menelusur, yaitu majalah indeks, majalah abstrak dan bibliografi.
3. Sebagai alat untuk memperoleh informasi perkembangan, yaitu buku tahunan, alamanak dan sumber statistik.
4. Sebagai alat untuk memperoleh petunjuk, yaitu direktori dan sumber geografi.
5. Sebagai alat untuk memperoeh informasi mengenai perundang-undangan dari semua penerbitan resmi yaitu terbitan pemerintah.
Untuk mengenal lebih jauh tentang jenis koleksi referensi, maka dapat dijelaskan pada uraian di bawah ini:
a. Kamus
Kamus adalah daftar kata-kata yang disusun secara alfabetis yang disertai denga arti, lafal, contoh penggunaannya dalam kalimat. Kamus dapat juga digunakan untuk mencari informasi atau mencari suatu arti kata baik dalam satu, dua atau tiga bahasa yang telah diberi awalan, akhiran dan disusun secara sistematis. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:440):
Kamus berisi kata-kata sebuah bahasa atau istilah yang digunakan dalam suatu subjek, profesi atau kejujuran yang disusun menurut tata susunan tertentu, biasanya menurut abjad yang disertai dengan makna, ejaan, ucapan, pemakaian dan sejenisnya. Jadi, kamus berkaitan dengan kata.
Jenis-jenis kamus dilihat dari ruang lingkupnya adalah sebagai berikut: 1. Kamus Umum
a. Kamus Bahasa
lengkap biasanya memuat sekitar 265.000 entri. Misalnya, dalam bahasa inggris antara lain Oxford, sedangkan dalam bahasa Indonesia, misalnya Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) dan Kamus Umum Bahasa Indonesia (KUBI). Kamus bahasa dapat lagi dibagi menjadi:
1. Etimologis, artinya menujukkan asal usul kata serta menelusur perkembangan makna kata dalam masa-masa itu. Contoh: Oxford English Dictionary.
2. Mutakhir, artinya hanya memberikan makna yang berlaku dewasa ini, misalnya: Kamus Besar Bahasa Indonesia dan Consice Oxford Dictionary of Current English.
b. Dwibahasa artinya kamus yang memuat kata-kata dari suatu bahasa namun memberikan makna atau sinonimnya dalam bahasa lain. Contoh: Hasan Shadily, Kamus Inggris-Indonesia dan Cassel’s Spanish – English English – Spanish Dictionary. c. Banyak bahasa artinya sebuah kamus yang memuat kata dari
sebuah bahasa disertai padanannya dalam dua bahasa lain atau lebih. Lazimnya hanya memberikan sinonim maupun antonim. Contoh, Kamus Inggris – Indonesia – Arab.
2. Kamus Khusus
Merupakan kamus yang hanya mendaftar istilah yan lazim digunakan dalam sebuah bidang ilmu pengetahuan. Kamus semacam ini menyajikan informasi mengenai masing-masing topik sehingga lebih mengarah ke ensiklopedia daripada ke kamus. Contoh: Black’c Bible Dictionary serta New Grove Dictionary of Musicians. Kamus khusus lainnya termasuk kamus sinonim, kamus tata bahasa, kamus singkatan, kamus nama, dan sejenisnya.
b. Ensiklopedia
Ensiklopedia merupakan salah satu buku sumber informasi yang banyak dicari dan dipakai oleh orang-orang dari kalangan terpelajar, karena merupakan gudang pengetahuan yang memberikan informasi mengenai setiap cabang imu pengetahuan atau salah satu cabang ilmu pengetahuan.
Menurut Sumardji (1992:34):
Ensiklopedia adalah koleksi referensi yang berisi penjelasan mengenai setiap cabang ilmu pengetahuan atau berbagai hal dalam artikel-artikel terpisah dan tersusun secara alfabetis, dikarang oleh ribuan pakar (ahli ilmu pengetahuan).
Sedangkan menurut Nurhadi (1982:38) ialah:
Ensiklopedia adalah koleksi referensi yang berisi informasi atau uraian ringkas tentang berbagai hal atau ilmu pengetahuan, yang tersusun secara abjad atau menurut uraian subjeknya. Ensiklopedia menampung semua topik tentang peristiwa atau fakta, bahkan hampir dapat menjawab pertanyaan mengenai apa, siapa, bagaimana peristiwa terjadi, sifat pembahasannya jelas dan terkadang dilengkapi dengan gambar-gambar atau ilustrasi termasuk diagram.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa ensiklopedia merupakan daftar subjek tentang berbagai macam bidang yang disusun secara alfabetis, disertai uraian, sejarah, latar belakang masalah dan sebagainya.
c. Sumber Biografi
Sumber biografi merupakan smber informasi penting bagi petugas referensi. Sumber tersebut dapat memberikan keterangan orang khususnya mengenai tanggal lahir dan kematian, kualifikasi pendidikan, jabatan yang dipegang serta alamat orang tersebut.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:110):
Sumber biografi memuat riwayat hidup berbagai orang. Ada yang bersifat umum, ada yang terbatas pada suatu negara, dan ada yg khusus memuat riwayat hidup dari kelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, dan orang-orang terkenal’’.
Sedangkan menurut Nurhadi (1982:38) ialah:
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sumber biografi adalah koleksi referensi yang memuat informasi mengenai tanggal lahir atau mati seseorang, juga mengenai kualifikasi, kedudukan, kegiatan, alamat juga riwayat hidup dan lain-lain.
d. Buku Tahunan
Buku tahunan merupakan suatu informasi yang memuat keterangan tentang kejadian-kejadian dan perkembangan-perkembangan suatu bidang dalam satu tahun dan memuat data statistik. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:443), “Buku tahunan merupakan terbitan tahunan berisi informasi mutakhir dalam bentuk deskriptif dan statistik yang kadang-kadang terbatas pada sebuah subjek saja”.
Sedangkan menurut Sumardji (1992:28):
Buku tahunan adalah koleksi referensi berupa buku yang terbit setiap tahun berisi informasi statistik (data berupa angka-angka) atau ikhtisar tentang kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang telah terjadi dalam tahun sebelumnya.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa buku tahunan merupakan informasi tentang peristiwa yang telah terjadi pada tahun sebelumnya, baik yang bersifat umum atau khusus.
e. Alamanak
Alamanak disebut juga sebagai bukti acuan yang berisi informasi mengenai hari libur, dan peristiwa penting dalam setahun dimana sistematika penyusunan informasi dibedakan pada kronologisasi penanggalan atau kalender.
Menurut Sumardji (1992:28), “Alamanak adalah suatu buku acuan yang berisi informasi mengenai daftar hari, minggu, bulan dan hari penting dalam setahun’’. Sedangkan menurut Siregar (1991:8), “Alamanak adalah ikhtisar data dan statistik mengenai wilayah, perseorangan, instansi, peristiwa, subjek dan sebagainya’’.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa alamanak merupakan buku tahunan yang memuat informasi tentang kejadian dan perkembangan berbagai hal yang terjadi dalam jangka waktu tertentu, biasanya berisi juga data statistik
Direktori yaitu daftar nama orang dan atau organisasi dalam bidang tertentu yang disusun secara sistematis. Ada yang disusun secara alfabetis, ada pula yang disusun menurut golongan ilmu pengetahuan. Biasanya disertai juga alamat, organisasi/orang dalam bidang tertentu, jumlah staf, jenis kegiatan dan sebagainya. Direktori berguna bagi lembaga, kantor yang sering ingin mengadakan komunikasi dan kerjasama dalam bidang tertentu.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:444):
Direktori adalah daftar tokoh atau organisasi atau lembaga yang disusun secara sistematik, biasanya menurut abjad atau susunan kelas/subjek dan memberikan data mengenai nama, alamat, afiliasi, kegiatan dan sebagainya.
Sedangkan menurut Nurhadi (1982:38):
Direktori adalah koleksi referensi yang memuat daftar orang atau orgnisasi yang disusun secara sistematis. Namun setiap orang disertai alamat, jabatan, kedudukan dalam organisasi, lembaga tempat bekerja, dan bidang spesialisasinya dan sebagainya.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa direktori merupakan salah satu jenis buku-sumber yang memuat nama-nama orang ataupun badan organisasi, alamat yang berhubungan dengan organisasi dan informasi lain, yang disusun berdasarkan sistematika tertentu.
g. Sumber Statistik
Sumber statistik merupakan data yang disusun menurut tabel atau bentuk lain yang memperlihatkan perkembangan dalam suatu bidang pada suatu periode tertentu. Sumber statistik ini penting bagi penulis yang ingin mengambil jalan pintas untuk mengumpulkan data tanpa melakukan sendiri, karena sudah dihimpun oleh badan-badan khusus seperti Badan Pusat Statistik (BPS).
Menurut Nurhadi (1982:67):
Sumber statistik ialah layanan referensi penunjang berupa kegiatan pengumpulan data, kegiatan dalam menerima pertanyaan dan memberikan jawaban referensi, sehingga terdapat pencatatan jumlah pertanyaan yang diajukan.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993:445):
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sumber statistik merupakan layanan referensi yang memberikan informasi perkembangan dalam suatu bidang pada periode tertentu. Sumber statistik ini sangat peting bagi penulis yang ingin mengambil jalan pintas untuk mengumpulkan data tanpa melakukan riset, karena sudah dihimpun oleh badan-badan khusus seperti BPS. Sumber statistik ini juga dapat dipakai sebagai bahan perbandingan untuk melihat kenaikan atau penurunan suatu hasil produksi.
h. Bibliografi
Bibliografi merupakan suatu acuan yang berisi daftar buku atau bahan pustaka yang disusun secara sistematis. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:446), “Bibliografi merupakan senarai tersusun yang memuat sumber primer atau sumber lain mengenai subjek atau tokoh tertentu’’.
Sedangkan menurut Sumardji (1992:45):
Bibliografi adalah koleksi referensi yang berisi daftar buku dan bahan pustaka lainnya dalam susunan sistematis, biasanya bibliografi tidak memberikan informasi dimana bahan pustaka dapat diperoleh, karena tujuan utama adalah menunjukkan bahan pustaka pernah diterbitkan.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa bibliografi merupakan koleksi referensi yang berupa daftar buku dari bidang ilmu tertentu yang disusun secara sitematis pengarang, periode waktu tertentu, subyek, dsb. Bibliografi sendiri tidak memuat isi subyek tetapi hanya merupakan daftar.
i. Majalah Indeks
Majalah indeks merupakan koleksi referensi yang memuat informasi mengenai keterangan majalah, keterangan lokasi yaitu nama pengarang, judul karangan, dan judul majalah yang disusun oleh sistematis. Menurut Siregar (1993:10), “Indeks merupakan suatu daftar yang disusun secara sistematis, biasanya diterbitkan secara berkala’’.
Sedangkan menurut Sumardji (1992:470) menyebutkan:
Selanjutnya Sjahrial-Pamuntjak (2000:111) mendefenisikan:
Indeks dan abstrak sebagai informasi mengenai keterangan majalah, keterangan lokasi yaitu nama pengarang, judul karangan dan judul majalah, tahun, nomor, serta halaman dimana karangan itu terdapat.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa indeks merupakan daftar karya tulis atau artikel yang dimuat pada jurnal/majalah ilmiah yang disusun secara sistematis, diterbitkan secara berkala dan dapat memberikan informasi mengenai sesuatu hal serta memungkinkannya untuk diikuti.
j. Majalah Abstrak
Bila majalah indeks dilengkapi dengan sari karangan atau abstrak dari artikel yang dicantumkan, majalah tersebut dinamakan majalah sari karangan atau majalah abstrak.
Menurut Sumardji (1992:48):
Abstrak adalah koleksi referensi yang merupakan suatu ringkasan atau sari karangan dari suatu penerbitan atau artikel yang sering terbatas pada subjek tertentu, disertai dengan sekedar gambaran bibliografis sehingga memungkinkan artikel tersebut dapat ditemukan.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993:446) :
Majalah abstrak merupakan terbitan berseri dengan frekuensi teratur yang berisi sari karangan atau abstrak dari artike penting dalam subjek tertentu yang terbit dalam majalah primer, monograf yang berisi hasil penelitian penting, laporan penelitian, paten, serta sumber primer lain dalam bidang tertentu.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa abstrak merupakan ringkasan atau sari karangan dari suatu penerbitan atau artikel disertai gambaran bibliografis sehingga memungkinkan artikel atau penerbitan tersebut dapat ditemuka n.
k. Penerbitan Pemerintah
alamanak juga biasanya berdasarkan sumber resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah.
Secara garis besar, terbitan ini mencakup:
1. Kegiatan pemerintah yang perlu diketahui oleh masyarakat awam seperti: pemilihan umum, sensus penduduk, sidang kabinet, dan lain-lain.
2. Informasi resmi yang dapat dipergunakan sebagai bahan studi maupun penelitian.
3. Perundang-undangan, peraturan, ketetapan pemerintah yang harus diketahui oleh setiap warga negara maupu kelompok masyarakat tertentu seperti: pajak, undang-undang lalu-lintas, undang-undang perkawinan, undang-undang pendidikan dan lain-lain.
l. Sumber ilmu bumi/geographical sources
Sumber informasi ini akan memberikan keterangan mengenai kota, pulau, gunung, danau, sungai dan sumber-sumber atau maupun hasil karya manusia yang berkaitan dengan kealaman. Koleksi ini sangat berguna untuk penelitian sumber daya alam, penjelajahan, peperangan, pariwisata, transportasi maupun kepentingan keilmuan yang lain.
Sumber ilmu ini dapat dibagi antara lain: 1. Gazeter/gazetteers
Yakni kamus ilmu bumi yang berupa daftar nama tempat yang disusun secara alfabetis. Di sana disajikan informasi tiap-tiap tempat seperti lokasinya, statistiknya, sejarah maupun kebudayaannya. Sebelum menggunakan gazeter ini sebaiknya difahami terkebih dahulu halaman-halaman penolongnya, daftar singkatan, cara penyusunan materi serta lembaran tambahan yang sering dimuat dalam apendix.
Yakni buku pegangan/guide book untuk perjalanan yang memberikan informasi mengenai kota, daerah maupun negara, museum dan lain-lain. Buku ini dipersiapkan untuk kepentingan wisata. Sebab juga dicantumkan nama hotel, stasiun, objek wisata, tempat pendidikan, bank dan lainnya. Guidebook ini sering menyajikan informasi secara deskriptif yang tidak ditemukan di uraian gazeter maupun peta. Sebagian besar disusun dengan memperhatikan faktor perjalanan.
3. Atlas
Yakni suatu jilidan peta, gambar, lukisan, tabel, dan lain-lain sebagainya dengan atau tanpa penjelasan yang deskriptif. Terbitan ini dapat berupa terbitan tersendiri atau bisa pula merupakan bagian dari satu atau beberapa jilid terbitan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis koleksi referensi yang dapat digunakan oleh pengguna berupa kamus, ensiklopedia, sumber biografi, buku tahunan, alamanak, direktori, sumber statistik, bibliografi, majalah indeks, majalah abstrak, penerbitan pemerintah dan sumber imu bumi (geographical sources).
2.3 Tujuan Layanan Referensi
Setiap kegiatan pelayanan di perpustakaan bertujuan untuk membantu para pengguna mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan. Begitu juga dengan pelayanan referensi yang senantiasa memiliki beberapa tujuan dalam pelaksanaannya.
Menurut Sumardji (1992:12) pengertian pelayanan referensi adalah:
2. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pengguna/pengunjung perpustakaan menemukan/mencari informasi dengan cara:
a. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pengguna/pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi;
b. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk mencari /menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna/pengunjung;
c. Memberikaan bimbingan kepada pengguna/pengunjung perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.
Menurut P. Sumardji (1992:16), tujuan dari layanan referensi yaitu:
1. Memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat.
2. Memunginkan pemakai melakukan penelusuran literatur informasi dengan pilihan yg lebih luas.
3. Memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referensi dengan tepat guna.
Menurut Lasa (2008:7) tujuan layanan referensi adalah:
1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam meggunakan sumber tersebut.
2. Memilihkan sumber rujukan yang tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
3. Memberi pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam satu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda.
4. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan informasi merupakan kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada pengguna/pengunjung perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap koleksi referensi.
Tugas layanan referensi dapat berjalan dengan baik apabila petugas referensi memperhatikan pengguna yang akan dilyani. Berbeda pengguna yang dilayani berbeda pula kebutuhannya. Di samping harus memperhatikan kebutuhan pengguna tentu saja harus menyediakan sumber-sumber yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan informasinya.
2.4 Fungsi Layanan Referensi
Untuk dapat mencapai tujuannya, layanan referensi harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.
Menurut P. Sumardji dalam Junaida (2008:7) fungsi dari layanan referensi yaitu:
a. Informasi
Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna/pengunjung perpustakaan.
b. Bimbingan
Memberikan bimbinga kepada para pemakai/pengguna perpustakaan untuk mencari/menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari/menemukan informasi yang dikehendaki.
c. Pemilihan/penilaian
Menurut Nurhadi (1982:47), fungsi pelayanan referensi adalah sebagai berikut:
a. Informasi
Memberikan jawaban-jawaban dari pertanyaan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi. Biasanya pertanyaan-pertanyaan itu satu sama lain tidak ada hubungannya. Demi kelancaran tugas referensi sebaiknya setiap pertayaan dicatat kemudia dikelompokkan.
b. Bimbingan
Dalam menjalankan tugas sehari-harinya, petugas referensi perlu juga menyisihkan waktunya untuk dapat memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan agar pemakai tersebut dapat menggunakan perpustakaan dengan baik dan efesien. Juga agar pemakai tersebut dapat menemukan buku-buku yang tepat dan sesuai dengan ilmu yang bersangkutan. Bimbingan tersebut misalnya dalam hal penggunaan katalog perpustakaan, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak di perpustakaan, pemilihan dan pemakaian buku-buku referensi serta bahan pustaka lainnya.
c. Pengarahan atau Instruksi
Memberikan pengarahan atau penerangan kepada pengunjung atau pemakai perpustakaan mengenai penggunaan perpustakaan secara umum, penggunaan sumber-sumber bibliografi, dan koleksi referensi lainnya. Selain bermaksud memperkenalkan cara penggunaan perpustakaan yang baik kepada pemakai juga bertujuan untuk meningkatkan penggunaan perpustakaan tersebut.
d. Supervisi
Petugas referensi dapat mengamati pemakai atau pengunjung perpustakaan baik dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat pendidikan pemakai serta bidang pendidikan yang ditekuninya.
e. Bibliografi
bibliografi. Di perguruan tinggi penyusunan bibliografi ini dikerjakan atas permintaan dosen atau peneliti dan mahasiswa untuk keperluan penelitian atau karya ilmiah.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi berfungsi sebagai sarana untuk membimbing pengguna dalam menggunakan berbagai jenis koleksi referensi serta memberikan jawaban atas semua pertanyaan yang diajukan oleh pengguna.
2.5 Pemanfaatan Koleksi Referensi
Menurut Chulsum (2006:154) “Cara adalah aturan melakukan sesuatu, perbuatan untuk menegerjakan sesuatu, cara atau jalan untuk menyelesaikan pekerjaan”.
Dengan demikian dalam memanfaatkan koleksi referensi di perpustakaan pengguna dapat melakukannya dengan cara:
1. Baca/membaca : Melihat isi sesuatu yang tertulis dengan teliti serta memahaminya (dengan melisankan atau dalam hati), (Salim, 2002:14)
2. Catat/mencatat : Menuliskan atau memasukkan sesuatu dalam buku (menyalin dalam buku) sebagai peringatan, (Salim, 2002:263)
3. Fotocopy/memfotocopy : Membuat salinan dari koleksi dengan menggunakan mesin fotocopy, (Salim, 2002:425)
2.6 Bimbingan Penggunaan Koleksi Referensi
Menurut Saleh (1995:191) bimbingan pengguna koleksi referensi adalah: “Bimbingan kepada pengguna perpustakaan agar mampu menggunakan koleksi dan sumber-sumber referensi dengan cepat dan tepat”.
Ada dua macam bimbingan yang diberikan yaitu:
1. Bimbingan secara langsung merupakan bimbingan yang diberikan secara langsung antara petugas layanan referensi dengan pengguna perpustakaan, baik yang bersifat individual-informal yaitu bimbingan yang diberikan secara langsung, tetapi bersifat formal seperti pengguna koleksi referensi, katalog perpustakaan dan lainnya, dan yang bersifat klasikal formal yaitu bimbingan yang diberikan kepada kelompok pemakai dalam ruang tertentu dan bersifat formal.
2. Bimbingan secara tidak langsung yaitu bimbingan yang diberikan melalui media tertentu, seperti dengan penerbitan buku informasi, buku pegangan atau penerbitan lainnya.
Sedangkan menurut Trimo (1984:1) menuliskan tentang persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh pustakawan referensi, antara lain:
1. Mempunyai pengetahuan yang cukup tentang ilmu perpustakaan, 2. Mempunyai latar belakang yang banyak tentang
bermacam-macam ilmu pengetahuan yang khususnya yang berhubungan dengan lembaga tempat perpustakaan itu bernaung,
3. Selalu bersedia membantu pemakai perpustakaan,
4. Mengetahui jenis-jenis pustaka referensi dan penggunaannya, 5. Menguasai teknik-teknik bimbingan.
Dengan demikian bimbingan pengguna referensi sangatlah perlu dan dibutuhkan bagi setiap pengguna perpustakaan. Untuk itu setiap perpustakaan diharapkan harus memiliki layanan bimbingan pengguna koleksi tersebut benar-benar digunakan.
2.7 Peran Pustakawan
Pustakawan memegang peran penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Pustakawaan juga merupakan faktor yang menentukan berhasil atau tidaknya pelayanan kepada pengguna perpustakaan. Apabila seorang pustakawan kurang memiliki kemampuan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan, maka pelayanan tersebut dikatakan kurang berhasil.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:159):
Pustakawan adalah tenaga profesional yang dalam kehidupan sehari-hari berkecimpung dengan dunia buku. Pustakawan bukan menyangkut pekerjaan administratif semata tetapi lebih penting adalah perhatiannya terhadap promosi ilmu pengetahuan dan pembelajaran.
Selanjutnya Sjahrial-Pamuntjak (2000:96) menyatakan dalam menjalankan pekerjaan pelayanan kepada pengunjung, perlu diusahakan:
1. Bahwa terciptanya hubungan yang baik antara petugas dengan pengunjung, suasana yang tenang, sikap yang ramah dan suka membantu, tindakan yang efesien dan tepat adalah faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian.
3. Bahwa ditaati peraturan-peraturan pelayanan yang telah ditetapkan baik oleh petugas maupun oleh pengunjung.
4. Bahwa difahami oleh petugas materi apa yang ada di perpustakaan, serta cara-cara dan alat-alat untuk menemukannya.
BAB III
PEMBAHASAN DAN ISI
3.1Sejarah Singkat Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara merupakan lembaga teknis yang dibentuk Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 tahun 2008 dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah. Badan ini merupakan penggabungan 2 instansi yaitu Kantor Arsip Sumatera Utara, yang sebelumnya memang telah berada di bawah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dengan Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara, yang sebelumnya merupakan lembaga vertikal dan berkedudukan di bawah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh kepala badan yang memiliki tugas pokok membantu gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, pelayanan, penyelengaraan, dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah.
Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis dalam bidang pengelolaan pengembangan bahan pustaka dan deposit daerah, layanan perpustakaan dan teknologi informasi, pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah dalam bidang pengembangan dan pengolahan, layanan perpustakaan, teknologi informasi, pembinaan sumber daya manusia dan pembinaan kelelmbagaan perpustakaan serta arsip daerah.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dalam bidang Perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
d. Pelaksanaan tugas pembantuan pemerintahan di bidang pengembangan perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur Sumatera Utara sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3.1.1 Jam Layanan
Terhitung mulai 1 Juni 2005, Perpustakaan Nasional (Perpusnas) Republik Indonesia memperpanjang jam layananan. Jika sebelumnya jam layanan Perpusnas buka dari jam 08.00 WIB hingga 16.00 WIB, maka sekarang pengunjung bisa memanfaatkan layanan sore hingga pukul 18.00 WIB.
Perpanjangan jam layanan ini merupakan bukti komitmen dalam meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat. Memasuki usianya yang perpanjangan jam layanan.
Mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi, untuk sementara layanan sore hanya dibuka untuk bagian-bagian yang banyak digunakan. Jenis layanan sore tersebut adalah Koleksi Berkala Mutakhir (Lt. 1B), Layanan Informasi (Lt. 1C), Loby Penitipan Tas (Lt.1C), Layanan Katalog (Lt. 2C) dan Layanan Bahan Pustaka Baru (Lt.3B).
3.1.2 Visi dan Misi
Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”.
Di dalam visi tersebut terkandung cita-cita luhur yang ingin diwujutkan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara di masa depan yaitu dapat memberikan pelayanan berbagai macam informasi kepada segenap masyarakat Sumatera Utara.
Untuk mewujutkan visi tersebut Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara menetapkan misi sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa. 2. Meningkatkan promosi gemar membaca dan masyarakat sadar arsip
3. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip dan dokumentasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
4. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi pada instansi pemerintah, BUMN, swasta dan masyarakat.
5. Mendorong pengembangan dan kualitas Sumber Daya Manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.
3.1.3 Syarat Keanggotaan
Keanggotaan Perpustakaan terbuka untuk umum dan bisa diperpanjang kembali dengan cara meregistrasi kembali.
Syarat menjadi anggota : 1. Mengisi formulir
• Pelajar SD, SLTP, SLTA, Mahasiswa atas tanggungan Kepala Sekolah / Dekan Fakultas.
• Karyawan atas tanggungan Pimpinan Instansi.
• Masyarakat Umum atas tanggungan Lurah / Kepala Desa 2 Menyerahkan 3 buah pas foto hitam putih ukuran 3x4 cm Tata Tertib :
• Pengunjung mengisi buku tamu, sopan dan menjaga ketenangan. • Disediakan loker untuk semua barang bawaan.
• Tidak boleh memakai topi, peci, jaket, sandal jepit, switer, celana pendek (kecuali anak-anak).
• Baju dan kaos dimasukkan.
• Dilarang merokok, makan, minum. • Peminjaman maksimum 2 buku.
• Waktu pinjam 1 minggu dan dapat diperpanjang. • Kartu anggota tidak boleh dipergunakan orang lain. • Keterlambatan pengembalian akan diberi peringatan.
Struktur organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
Sumber :
3.2 Personalia
itu, suatu perpustakaan sangat membutuhkan pustakawan dan staf perpustakaan yang dapat menjalankan kegiatan yang dilaksanakan setiap harinya. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD) bagian layanan referensi memiliki 3 fungsional pustakawan muda dan 1 orang staf. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 3.1 di bawah ini :
Tabel 3.1 : Personalia Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Bagian Layanan Referensi Tahun 2013
No Nama NIP Gol Jabatan
1 Asmanum Ningsih, S.Sos 195711131985032002 III/c Staf
2 Siti Aisyah, SE 196012011989032002 III/d Fung. Pustakawan Muda
3 Rachmawati R, S.Sos 196910041990032003 III/d Fung. Pustakawan Muda
4 Medani, S.Sos 196701161991032001 III/d Fung. Pustakawan Muda
3.3 Peraturan di Ruang Layanan Referensi
Adapun peraturan-peraturan yang berlaku di ruang layanan referensi antara lain :
1. Tidak mengacak-acak buku di rak.
2. Buku yang sudah diambil dari rak diletakkan di atas meja denga rapi.
3. Tidak membawa keluar buku dari rak kecuali atas izin dari petugas yang berwenang.
4. Tidak mencoret-coret atau mengoyak buku ataupun koleksi lainnya.
5. Bertanya langsung kepada pustakawan apabila memerlukan.
3.4 Koleksi Layanan Referensi Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD)
memadai jumlah serta jenis subjeknya, agar dapat menunjang tujuan pendidikan, penelitian, dan pegabdian kepada masyarakat, khususnya untuk koleksi referensi jumlah koleksinya harus memadai, yang dipergunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diberikan oleh pengguna perpustakaan. Sehingga perpustakaan dapat dikatakan sebagai wadah informasi dari segala bidang yang dapat dilayankan kepada masyarakat khususnya pengguna perpustakaan.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara pada masing-masing ruangan pelayanan dilengkapi dengan koleksi bahan pustaka yang secara keseluruhan jumlahnya yang mencapai 75.000 judul dengan jumlah eksemplar sebanyak 250.000 eksemplar. Adapun jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara adalah buku, buku peraturan perundang-undangan, ensiklopedia, handbook, jurnal, kamus, kitab (al-quran) beserta tafsir, koran, majalah dan peta. Sebahagian besar dari koleksi referensi tersebut ialah koleksi-koleksi berbahasa Inggris dan sebahagian hanya terdiri dari satu eksemplar saja. Untuk lebih jelasnya mengenai koleksi di ruang layanan referensi dapat kita lihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 3.2 : Data Koleksi Ruang Layanan Referensi di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara
No Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah
Eksemplar
1 Buku 80 145
2 Buku Perundang-undangan 150 320 3 Ensiklopedia 38 250
3.5 Kinerja Pelayanan Referensi
kemampuan di bidang teknologi informasi dan mampu menganalisis kebutuhan pengguna.
Pustakawan berperan aktif didalam membantu pengguna menelesur informasi yang pengguna butuhkan, membantu pengguna didalam menggunakan koleksi referensi dan juga memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Sistem pelayanan referensi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem pelayanan langsung dimana pengguna perpustakaan yang membutuhkan informasi dapat bertanya langsung kepada pustakawan referensi mengenai informasi yang dibutuhkan. Pustakawan referensi mencatat dan menganalisis pertanyaan yang diberikan oleh pengguna kemudian membantu secara langsung mencari informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Koleksi referensi merupakan bahan perpustakaan sekunder yaitu sumber informasi yang menunjukkan keberadaan bahan perpustakaan primer sehingga koleksi referensi tidak setiap hari di pergunakan oleh pengguna karena pengguna hanya menggunakan koleksi referensi jika pengguna membutuhkan informasi yang terkait dengan koleksi referensi.
3.6 Kendala-Kendala Di Dalam Pelayanan Referensi Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara
Dalam melaksanakan kegiatan layanan referensi terdapat kendala pada keterbatasan koleksi yang kurang memenuhi kebutuhan pengguna. Keterbatasan ini memiliki beberapa alasan sehingga koleksi referensi yang ada kurang dapat dimanfaatkan secara efektif dikarenakan sebahagian koleksi berusai cukup lama dan belum dilengkapi dengan koleksi-koleksi terbaru.
3.7 Hasil Pembahasan
Koleksi yang dikelola pada layanan referensi seharusnya dapat memenuhi kebutuhan informasi para pengguna perpustakaan sehingga koleksi referensi dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien.
Pemilihan koleksi referensi yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD) dipilih berdasarkan kebutuhan pengguna dan kebutuhan informasi terkini sehingga koleksi dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin sesuai dengan tingkat kebutuhan pengguna.
Di dalam cara pemanfaatan koleksi referensi banyak cara yang dapat dilakukan oleh pengguna untuk mencari atau memperoleh koleksi referensi yang pengguna butuhkan, seperti mengambil langsung ke rak, menggunakan katalog terlebih dahulu kemudian mencarinya ke rak atau bertanya terlebih dahulu kepada pustakawan yang berwenang. Sebagian besar pengguna koleksi referensi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara lebih memilih untuk membaca koleksi referensi di ruang layanan referensi dan sebagaian kecil pengguna memilih untuk mencatat atau memfotokopi koleksi atas izin pustakawan yang berwenang terkait dengan aturan yang berlaku pada layanan referensi.
Koleksi referensi sebahagian besar berbahasa Inggris, sehingga koleksi-koleksi dalam bahasa Inggris kurang dimanfaatkan oleh mayoritas pengguna terkait kendala terhadap bahasa asing sehingga koleksi-koleksi referensi yang menggunakan bahasa Indonesia seperti kamus dapat digunakan oleh pengguna untuk membantu menerjemahkan atau mencari defenisi dari bahasa-bahasa asing ataupun istilah-istilah asing.
Tabel 3.2 : Tingkat Keterpakaian dan Minat Pengguna Koleksi Referensi Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi
Sumatera Utara
No Jenis Koleksi Jumlah Pemakaian
1 Buku 3360
2 Buku Perundang-undangan 2210
3 Ensiklopedia 9190
4 Handbook 1560
5 Jurnal 7280
6 Kamus 2895
7 Kitab Al-Quran dan Tafsir 2370
8 Surat Kabar 6758
9 Majalah 3440
10 Peta 155
Sumber: Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara 2012
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Pada umumnya pengguna mampu menggunakan koleksi referensi, walaupun ada beberapa kesalahan yang disebabkan oleh kemiripan fungsi pada koleksi referensi tersebut.
2. Koleksi referensi yang diminati di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara adalah ensiklopedia, jurnal dan surat kabar.
3. Sebagian besar dari pengguna cenderung bertanya terlebih dahulu kepada pustakawan daripada melakukan penelusuran langsung ke rak.
4. Sebagin kecil pengguna masih ada yang menggunakan glosari dan ensiklopedia sebagai informasi untuk mencari arti kata/istilah.
5. Koleksi referensi yang terdapat pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara kurang up to date.
6. Koleksi referensi di setiap bidang terjadi ketimpangan, hal ini dapat dilihat dari jumlah eksemplar yang sangat jauh berbeda perbandingan pemakainnya dengan jumlah eksemplar yang dimiliki.
4.2 Saran
Adapun saran dari penulis agar pengguna koleksi referensi yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara dapat ditingkatkan, disarankan akan hal-hal sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan minat pengguna koleksi referensi hendaknya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara menambah berbagai jenis koleksi referensi terbaru yang disesuaikan dengan kebutuhan informasi pengguna.
2. Sebaiknya disediakan katalog online tentang koleksi referensi dan akses internet pada layanan referensi untuk memudahkan pengguna di dalam mencari koleksi referensi karena sangat banyak koleksi referensi yang dapat diakses gratis melalui internet.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian. Jakarta: PT Rineka Cipta.
Chulsum, Umi dan Windy Novia. 2006. Kamus Besar Bahasa Indonesia; dilengkapi dengan EYD dan kebahasaan. Cetakan I. Surabaya: Kashiko.
Darmono. Manajemen Dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: PT. Gramedia.
Hs, Lasa. 1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Noviyanti, Evi Kurnia. Tingkat Kemampuan Menelusur Dan Tanggapan Pengguna Terhadap Koleksi Referensi. Jurnal Kepustakaan dan Masyarakat Membaca, No. 22. Vol. 1. Januari – Juni 2006 ; 15 – 28. Palembang; UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya.
Nurhadi, Ahmad Mulyadi. 1982. Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Depdikbud.
Rahayuningsih. 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Saleh, Abdul Rahman Fahidin. 1995. Konsep Dasar dan Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Universitas Terbuka.
Salim, Peter. 2002. Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer. Jakarta: English Press.
Sjahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Siregar, Belling. 1991. Pelayanan Referensi Umum. Bahan Penataran Perpustakaan PT Arun – Lhoksumawe; 24 – 30 November. Medan. Soelistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas
Terbuka.
Sumardji, P. 1992. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.Alwi, Hasan. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
Sutarno NS. 2006. Perpustakaan Dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto.
Trimo, Soejono. 1984. Penuntun Ringkas Kepada Pelayanan Referensi. Bandun: Institut Keguruan Ilmu Pendidikan.
