Pengelolaan Keuangan

BAB VI PENGELOLAAN KEUANGAN DAN PENGADAAN

A. Pengelolaan Keuangan

Pada tahun anggaran 2013 sampai dengantahun anggaran 2017, Pemerintah Australia memberikan dana hibah kepada Pemerintah Indonesia untuk melaksanakan program Professional Development for Education Personnel (ProDEP).

Dana tersebut dialokasikan dalam DIPA Satuan Kerja pada Instansi Instansi Pelaksana sebagai berikut:

a.

Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan (Pusbangtendik);

b.

Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK);

c.

Lembaga PenjaminanMutu Pendidikan (LPMP);

d.

Lembaga Pengembangan Pemberdayaan dan Kepala Sekolah (LPPKS);

e.

Sekretariat Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Kebudayaan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (BPSDMPK-PMP)k

1. Spesifikasi Hibah

Tabel 27.Spesifikasi Hibah

a. Nomor Perjanjian Hibah : 64705 b. Nomor Register : 73918801

c. Efectiveness Date : 14 November 2013 d. Signing Date : 4 Juli 2013

e. Closing Date : 30 Juni 2016 f. Nomor Reksus : 602.007311980 g. Nilai Hibah : AUD110,000,000 h. Initial Deposit : AUD5,000,000

i. Executing Agency : Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Kebudayaan dan Penjaminan Mutu Pendidikan,Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (BPSDMPK-PMP)

Juklak ProDEP 75 Dana hibah ini seluruhnya disalurkan melalui prosedur Rekening Khusus (Special Account).Mekanisme pembayaran mengikuti mekanisme Pelaksanaan pembayaran Atas beban APBNsebagaimana diatur oleh Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-66/PB/2005 Tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara sebagaimana telah diubah dengan PER-11/PB/2011 tanggal 18 Februari 2011

Tata cara pencairan dana pelatihan hibah Australia ini diatur dalam Perdirjen Perbendaharaan No PER-49/PB/2013 tanggal17 Desember 2013, Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pencairan dana Hibah Nomor 64705 Untuk Kegiatan ProDEPdan Procedures Operation Manual(POM).

Tatacara Pembayaran mengikuti Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan PMK Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap.

2. Mekanisme Penganggaran

Kegiatan ProDEP merupakan Hibah yang Direncanakan yaitu hibah yang diperoleh dengan mekanisme yang direncanakan, mulai dari pengajuan kegiatan yang didanai dari hibah, pencantuman dalam Daftar Rincian Kegiatan hibah, penandatanganan hibah, pencantuman dalam APBN dan Dokumen Anggaran (DIPA) serta pencairan dananya melalui KPPNuntuk selanjutnya dipertanggungjawabkan.

3. Prinsip Pembayaran Kegiatan Atas Beban DIPA

Prinsip-prinsip pembayaran kegiatan yang menjadi beban DIPA adalah:

a. DIPA berlaku sebagai dasar pelaksanaan pengeluaran setelah mendapat pengesahan dari Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara (BUN).

b. Alokasi dana yang tertuang dalam DIPA merupakan batas tertinggi pengeluaran negara, dengan demikian suatu kegiatan tidak dapat dibiayai jika alokasi dananya tidak tersedia dalam DIPA atau tidak cukup tersedia dalam DIPA.

Juklak ProDEP 76 Gambar 27 : Mekanisme Penganggaran

4. Mekanisme Pencairan Dana

Penarikan dana hibah dilaksanakan melalui mekanisme APBN dengan tatacara Rekening Khusus (special account).

Penarikan jumlah atau bagian dari jumlah hibah luar negeri dilakukan sesuai dengan alokasi anggaran sebagaimana ditetapkan dalam DIPA. Dalam hal diperlukan penarikan jumlah hibah luar negeri yang melebihi alokasi anggaran dalam DIPA, maka PA/KPA mengajukan usulan revisi DIPA sesuai ketentuan.

a. Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan (eligible expenses)

Pengeluaran yang MemenuhiPersyaratan (Eligible Expenses) adalah pengeluaran-pengeluaran atas Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)Reksus berdasarkan Surat Perintah Membayar (SPM) Reksus yang diajukan oleh PA/KPA yang dapat dibiayai sesuai dengan ketentuan sebagaimana diatur dalam Perjanjian Hibah ini. Pembayaran untuk pengeluaran harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1) Untuk membayar harga yang wajar suatu barang, pekerjaan atau jasayang diperlukan untuk pelaksanaan Program ini, dan akan didanai dari Hibah, dan pengadaannya juga harus sesuai dengan Perjanjian Hibah.

Juklak ProDEP 77 2) Pembayaran dilakukan pada saat atau setelah Tanggal Efektif dan sebelum

tanggal penutupan (closing date) hibah. Pembayaran diluar ketentuan tersebut dapat dilakukan jika disetujui oleh Pemerintah Australia.

b. Pengeluaran yang Tidak Memenuhi Persyaratan (Non-Eligible Expenses)

Adalah pengeluaran atas Surat Perintah Pencairan Dana(SP2D) Reksus berdasarkan Surat Perintah Membayar (SPM) Reksus yang diajukan oleh PA/KPA yang tidak sesuai dengan ketentuan sebagaimana diatur dalam Perjanjian Hibah, pengeluaran atas Surat Perintah Pencairan Dana Reksus tersebut tidak diakui dan/atau tidak mendapat penggantian dari Pemberi Hibah.

Pengeluaran yang dikategorikan ineligible sebagaimana dimaksud menjadi tanggung jawab Kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan dan harus diperhitungkan dalam revisi DIPA tahun anggaran berjalan atau dibebankan dalam DIPA tahun anggaran berikutnya.

5. Ketentuan Perpajakan

Ketentuan perpajakan mengikuti ketentuan perpajakan yang berlaku di Indonesia

6. Pertanggungjawaban Keuangan

Dalam rangka pelaksanaan anggaran belanja, Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu di Instansi Pelaksana wajib membuat pembukuan semua transaksi keuangan yang dilaksanakan oleh satuan kerja dan berkewajiban pula menginventarisasi dokumen pelaksanaan seluruh kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan, sedangkan Pejabat Pembuat Komitmen bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan.

Pertanggungjawaban uang dan barang agar dicatat dan disimpan secara tertib administrasi guna keperluan pemeriksaan (Audit) oleh Aparat Pengawas Internal maupun Eksternal.

Jika setelah Pelatihan masih terdapat sisa dana pada bendahara, maka sisa dana tersebut harus disetorkan ke Kas Negara. Untuk memenuhi persyaratan pelaporan ke Pemerintah Australia melalui DFAT dan dalam rangka proses pengajuan aplikasi penarikan dana, bukti pembayaran (SPP, SPM dan SP2D) harap dikirim ke alamat :http://prodep.tendik.net/

menggunakan login masing-masing UPT (menggunakan aplikasi keuangan).

7. Audit

Juklak ProDEP 78 Audit finansial independen dan kajian kepatuhan akan dilakukan oleh Auditor Independen yang akan ditunjuk oleh Pemerintah Australia.

 Audit Keuangan Tahunan adalah untuk memberikan opini atas Laporan Keuangan berkaitan dengan kegiatan ProDEP;

 Kajian terhadap Tinjauan Kepatuhan (compliance) , bertujuan untuk menentukan sejauh mana kepatuhan terhadap sistem dan prosedur kontrol yang telah disepakati seperti yang dijabarkan dalam Perjanjian Hibah Program ,Manual Prosedur dan peraturan lain yang berlaku.

Pemerintah RI akan memfasilitasi, sejauh diperlukan, dengan menyediakan akses ke data dan memberikan kesempatan bagi auditor untuk melakukan wawancara dan / atau survei dengan pelaksana program, penerima manfaatnya dan pemangku kepentingan terkait.

Disamping audit yang dilaksanakan oleh Auditor Independen tidak menutup kemungkinan audit akan dilakukan oleh auditor External (BPK) maupun audit internal yang akan dilakukan oleh BPKP, Itjen jika diperlukan.

Audit reguler akan dilakukan setiap tahun mencakup periode 1 Januari - 31 Desember tahun sebelumnya (atau bagian dari tahun tersebut). Audit akan mulai dilakukan pada bulan April di tahun berikutnya,atau berdasarkan waktu yang ditentukan nantinya oleh Pemerintah Australia.

Disamping audit yang dilaksanakan oleh Auditor Independen tidak menutup kemungkinan audit akan dilakukan oleh auditor External (BPK) maupun audit internal yang akan dilakukan oleh BPKP, Itjen jika diperlukan.

8. Kajian Kepatuhan(compliance)

Untuk memastikan kesesuaian antara kegiatan dengan prosedur manual yang berlaku serta untuk menerapkan prinsip kehati-hatian dan manajemen resiko dari ProDEP, dilakukan kajian kepatuhan secara berkala oleh petugas kepatuhan (compliance officer). Hasil kajian kepatuhan ini diharapkan dapat menjadi dasar untuk memberikan program pelatihan manajemen keuangan dan bantuan teknis bila diperlukan, sehingga kualitas pelaporan dan ketepatan waktu penyampaian dapat terjaga.

Instrumen kajian kepatuhan pelaksanaan keuangan dan pengadaan disusun untuk memberikan pedoman bagi petugas kepatuhan dalam menilai efektivitas pengendalian intern dan pengendalian manajemen ProDEP.

Juklak ProDEP 79

9. Pelaporan

Seluruh SP2D yang telah membebani rekening khusus harus dimintakan penggantian kembali kepada PPHLN (Pemberi Pinjaman/Hibah Luar Negeri) dalam hal ini Pemerintah Australia melalui DFATdengan pengajuan Withdrawal Application (WA) dalam rangka pengisian kembali rekening khusus (replenishment). Penanggung jawab pengajuan WA tersebut adalah Instansi Penanggungjawab/executing agency. Pengajuan WA selain berfungsi untuk mengisi dana rekening khusus/dana talangan pemerintah yang telah terpakai, juga merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban Pemerintah kepada PPHLN atas penggunaan dana hibah.

1. Aplikasi Sistem Informasi Laporan Keuangan ProDEP (SIM-LKP ProDEP)

Aplikasi ini dibuat sesuai dengan ketentuan Laporan Keuangan ProDEP yang termuat dalam Perjanjian Hibah/Prosedur Manual Program ProDEP. Aplikasi SIM-LKP ProDEP merupakan aplikasi berbasis web. Aplikasi SIM-LKP ProDEP dibangun untuk membantu UPT dalam menyusun dan mengelola laporan keuangan kegaitan ProDEP.Aplikasi SIM-LKP ProDEP terdiri dari :

a. Tingkat Pusat :

 Pengelolaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA);

 Pengelolaan data rekening khusus/RK ProDEP yang diterbitkan oleh Bank Indonesia;

 Pengelolaan pelaporan ProDEP tingkat pusat;

 Log Data : untuk memantau aktivitas input data keuangan masing-masing UPT;

 Help desk : berfungsi untuk melayani dan menanggapi pertanyaan teknis dan umpan balik terkait dengan pelaporan keuangan;

 Pelaporan

b. Tingkat UPT pelaksana :

 Pengelolaan data detail informasi pembayaran : SPP, SPM, SP2D GU (RK) &

SP2D LS (RK) beserta lampiran dokumenya;

 Pengelolaan Pengembalian Belanja : SSPB dan SSBP;

 Untuk pengelolaan administrsi keuangan, aplikasi SIMDIKLAT menyediakan template yang dapat digunakan oleh satker dalam pengelolaan administrasi keuangan kegiatan;

Juklak ProDEP 80

 Help desk : berfungsi untuk mengajukan pertanyaan, usul, saran dan umpan balik terkait dengan pelaporan keuangan;

Hal yang perlu diperhatikan dalam detail informasi pembayaran SP2D GU (RK) & SP2D LS (RK) :

 Pengeluaran SP2D UP/TUP tidak perlu dilaporkan dalam Aplikasi;

 Scan dokumen SPP, SPM dan SP2D dalam bentuk Pdf wajib dilampirkan dalam aplikasi laporan keuangan;

 SSPB/SSBP yang dilaporkan hanya untuk pengembalian Setoran Pengeluaran SP2D LS dan GU RK;

 Pengguna Aplikasi bertanggung jawab terhadap akun yang telah diberikan.