Logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Logistik adalah salah satu subsistem di rumah sakit yang memiliki tugas untuk menyediakan barang dan bahan dalam jumlah , kualitas, dan waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga yang efisien untuk kegiatan operasional rumah sakit (Djojodibroto, 1997). Menurut Subagya MS (1994), logistik merupakan ilmu pengetahuan dan seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan, serta penghapusan material/ alat-alat (Aditama, 2003).
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan, seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat. (Subagya, 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Secara umum, logistik memiliki tiga tujuan, yaitu:
a. Tujuan operasional, adalah agar barang tersedia dengan jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.
b. Tujuan keuangan, adalah agar tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya.
c. Tujuan pengamanan, adalah agar persediaan tidak terganggu ioleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan nilai persediaan yang sesunguhnya dapat tercermin dalam sistem akuntansi.
Menurut Imron, 2009 logistik sebuah rumah sakit adalah suatu perbekalah dari rumah sakit untuk dapat beroperasi. Tidak hanya barang inventaris saja, tetapi lebih kepada seluruh sumber daya yang digunakan guna kepentingan beroperasinya sebuah rumah sakit tersebut. Manajemen logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit.
Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektivitas. Manajemen logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
Logistik dalam rumah sakit bermula dari perolehan (procurement) dan berakhir dengan dokumen penuh dari usaha pembedahan dan pengobatan.
Sehingga dapat dikatakan bahwa manajemen logistik dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses pengolahan secara strategis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemantauan persediaan barang (stock, material, supplies, inventory, etc) yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit.
Logistik di rumah sakit memiliki fungsi-fungsi yang membentuk suatu siklus yang terdiri dari:
1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan
Perencanaan merupakan langkah awal dalam melaksanakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan rumah sakit. Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran, pedoman, dan dasar ukuran untuk penyelenggaraan pengelolahan barang logistik dalam jangka waktu tertentu. Kegiatan perencanaan ini mempengaruhi kelancaran pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien (Bowersox, 2002).
2. Fungsi penganggaran (budgetting)
Penganggaran merupakan kegiatan untuk merumuskan rincian penentuan kebutuhan. Ada hal yang perlu diperhatikan dalam penganggaran yaitu penyesuaian rencana pembelian dengan dana yang tersedia dan mengenali adanya kendala dan keterbatasan agar tercipta reliable budgeting.
3. Fungsi pengadaan
Pengadaan adalah upaya untuk memenuhi kebutuhan barang berdasarkan perencanaan, penentuan kebutuhan, dan penganggaran
yang telah dibuat sebelumnya. Sasaran dalampengadaan yaitu pemenuhan kebutuhan dengan kualitas terbaik dan harga yang minimal, serta pengiriman barang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
4. Fungsi penyimpanan
Penyimpanan dilakuan agar persediaan dalam keadaan stabil, mudah dicari, mudah diawasi, dan terjaga keamanannya.
5. Fungsi pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjamin agar sarana/barang logistik selalu dalam kondisi daya guna yang baik dan untu mempertahankan kondisi ekonomis dari barang tersebut.
6. Fungsi pendistribusian
Pendistribusian adalah keiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan pemindahan barang logistik dari tempat penyimpanan ke tempat pemakai sehingga menjamin kelancaran pelayanan yang bermutu.
7. Fungsi penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan pembebasan barang dari pertanggungjawaban secara fisik. Usaha untuk menghapus kekayaan (aset) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut, dan karena hal-hal lain menurut perundang-undangan yang berlaku.
8. Fungsi pengendalian
Pengendalian merupakan fungsi inti dari pengelolaan logistik yaitu meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Pengendalian ialah tindakan untuk memastikan pelaksanaan logistik sesuai dengan rencana yang telah ditentukan dengan menggunakan umpan balik sehingga tujuan rumah sakit dapat tercapai.
Menurut barang yang harus disediakan di rumah sakit, peran logistik dapat dikelompokkan menjadi :
a. Logistik Obat
Meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat yang digunakan dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. Obat merupakan salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit. Tantangan dalam melaksanakan logistik obat di rumah sakit secara baik tergolong tinggi.
Berbagai pihak terlibat dalam logistik obat di rumah sakit.
b. Logistik Alat Kesehatan
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan alat kesehatan yang digunakan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Masalah utama yang sering terjadi adalah manajemen inventaris yang kurang baik, sehingga mengakibatkan alat kesehatan yang disimpan berlebihan.
c. Logistik Food and Baverages
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan pelayanan gizi, baik untuk pasien atau untuk karyawan rumah sakit. Masalah yang sering muncul adalah barang hilang atau berkurang dan mutu proses yang bervariasi.
d. Logistik Bahan Habis Pakai
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan yang dikategorikan sebagai bahan habis pakai. Masalah yang paling sering dihadapi adalah sediaan bahan habis pakai yang berlebihan.
e. Logistik Barang Kuasi
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan barang kelengkapan administrasi rumah sakit. Masalah yang sering terjadi adalah sediaan barang kuasi yang terlalu banyak.
f. Logistik Peralatan Medis dan Non Medis
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan peralatan medis dan non medis yang digunakan dalam memberikan pelayanan kesehatan.
Masalah yang sering dihadapi adalah penyimpanan alat dan persediaan suku cadang.
g. Logistik Sarana dan Prasarana Gedung
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan sarana dan prasarana gedung rumah sakit. Nilai sarana dan prasarana gedung rumah sakit
dapat mencapai sekitar 40% dari nilai aset total rumah sakit. Masalah yang sering muncul :
1. Pembangunan sarana dan prasarana yang tidak efisien
2. Pemeliharaan saran dan prasarana yang tidak sesuai standar yang tidak ditentukan.
h. Logistik Linen
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan kelompok linen.
Masalah yang dihadapi adalah sediaan yang berlebihan dan proses yang bervariasi.
4.2 Proses Penerapan Logistik
Pelaksanaan pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks sehingga harus didasari oleh perencanaan yang baik supaya mudah dalam pengendaliannya.
Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi yang terjadi. Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, karena bila suatu rencana dipaksakan maka akan sulit untuk mendapat dukungan sehingga akan mengganggu kelancaraan pelaksanaan.
Pada umumnya, dalam tahapan perencanaan logistik dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat d. Dimana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk
menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat.
Selain itu, pengaturan keuangan juga harus diperhatikan. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.
Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung rumah sakit tersebut milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Setelah itu, melakukan proses pengadaan barang yang semula tidak ada atau habis menjadi ada, yang kemudian diikuti dengan proses penyimpanan.
Rumah sakit harus memikirkan dimana dan bagaimana cara menyimpan suatu alat atau barang tersebut.
4.3 Contoh Penerapan
Pengelolaan logistik sangat berpengaruh terhadap berjalannya sistem operasional suatu rumah sakit atau instansi pelayanan kesehatan, karena dengan adanya pengelolaan logistik yang baik maka dapat menunjukkan manajemen bahan dan barang yang baik pula. Pengelolaan obat merupakan salah satu segi manajemen logistik yang sangat penting dan saling terkait, prosesnya dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan, penarikan, dan pengendalian, serta kelengkapan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan kefarmasian dalam penyediaan pelayanan kesehatan secara keseluruhan, karena ketidakefisienan dan ketidaklancaran pengelolaan obat akan memberi dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medik, sosial maupun secara ekonomi (Novianne et al, 2015). Pengontrolan dan evaluasi dari manajemen rumah sakit sangat penting untuk masalah logistik obat-obatan, karena beberapa rumah sakit terkadang memiliki kendala meliputi fasilitas gudang farmasi dan instalasi farmasi yang belum memadai sehingga terjadi penumpukan obat. Pelaporan untuk pemusnahan dan penarikan obat-obatan yang sudah rusak maupun expired date harus dilakukan dengan standar yang telah ditetapkan, begitu pula untuk penerimaan dan penggunaan obat juga harus dilaporkan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Tujuannya agar administrasi
dalam hal pencatatan dan pelaporan dapat berjalan dengan optimal, dan yang paling penting mengoptimalkan penggunaan obat termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat.
Logistik sebuah rumah sakit merupakan suatu perbakalan yang harus dimiliki rumah sakit untuk dapat beroperasi. Selanjutnya terbentuk manajemen logistik yang merupakan kumpulan dari beberapa kegiatan dengan fungsi yang masing-masing namun saling terkait satu sama lain sehingga membentuk sebuah sistem pengelolaan logistik atau manajemen logistik. Rumah sakit umum daerah (RSUD) di suatu kota besar merupakan organisasi perangkat daerah kota tersebut, RSUD dalam melaksanakan fungsinya sebagai organisasi kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan diperlukan pelaksanaan operasional yang maksimal.
Agar pelaksanaan operasional berjalan efektif dan efesien diperlukan adanya sumber daya, salah satunya adalah barang umum yang digunakan untuk kegiatan operasionil rumah sakit sehari-hari. Barang umum yang terdapat dalam RSUD merupakan aset dan persediaan barang merupakan barang milik daerah yang tentunya harus dikelola dengan baik, dapat digunakan dengan kualitas yang baik, waktu yang tepat dan dengan pengadaan harga yang minimum. Sehingga, majaemen logistik yang baik sangat dibutuhkan. Manajemen logistik mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah dan Peraturan Daerah yang dimiliki oleh kota tersebut. Pelaksanaan majemen logistik di rumah sakit biasanya memiliki beberapa masalah seperti penyimpanan barang logistik yang masih belum sesuai dengan ketentuan karena masih banyak barang yang masih disimpan diruang penyimpanan tanpa ada adanya pendataan dan pendistribusian yang jelas, terkadang juga terjadi penumpukan beberapa jenis persediaan barang seperti form Askes dan Jamkesmas tahun sebelumnya.
BAB V