BAB 2 TINJAUAN UMUM
2.5 Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit
Republik Indonesia, 2004)
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.
2.5.1 Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Tujuan perencanaan perbekalan adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tahapan perencanaan kebutuhan farmasi meliputi:
1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Formularium RS, Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai kelas rumah sakit
13
Universitas Indonesia
masing-masing, Formularium Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskin, Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes, dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). 2. Kompilasi Penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai pembanding bagi stok optimum.
3. Perhitungan Kebutuhan
Perhitungan kebutuhan obat dilakukan untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, antara lain :
a. Metode Konsumsi
Secara umum, metode konsumsi menggunakan data konsumsi obat individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan data konsumsi tahun sebelumnya. Dasarnya adalah data riil konsumsi obat per periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
b. Metode Morbiditas
Metode morbiditas menggunakan data jumlah pasien pengguna fasilitas kesehatan yang ada dan tingkat morbiditas (frekuensi masalah kesehatan yang umum) untuk membuat rencana kesehatan obat yang dibutuhkan. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan. Metode morbiditas membutuhkan sebuah daftar tentang masalah kesehatan umum, sebuah daftar obat-obatan yang penting mencakup terapi untuk masalah-masalah tersebut dan satu set pengobatan standar untuk tujuan perhitungan (berdasarkan pada Praktek rata-rata atau pedoman pengobatan).
c. Metode Kombinasi
Pada kasus tertentu digunakan metode morbiditas atau epidemiologi, selain itu dihitung dengan menggunakan metode konsumsi. Misalnya metode morbiditas digunakan untuk meghitung obat-obat yang digunakan untuk kasus demam berdarah berdasarkan angka prevalensinya, sisanya dihitung dengan menggunakan metode konsumsi.
Universitas Indonesia
4. Evaluasi Perencanaan
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan dan idealnya diikuti dengan evaluasi. Evaluasi dapat dilakukan dengan cara atau teknik seperti analisa nilai ABC untuk evaluasi aspek ekonomi, kriteria VEN untuk evaluasi aspek medik atau terapi, kombinasi ABC dan VEN, dan revisi daftar perbekalan farmasi.
2.5.2 Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi atau pembuatan sediaan farmasi dan sumbangan/droping/hibah. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga layak, mutu yang baik, serta pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar, dan tidak memerlukan tenaga dan waktu berlebihan.
1. Pembelian
Pembelian adalah rangakaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi. Terdapat empat metode pada proses pembelian, yaitu :
a. Pelelangan (tender) Terbuka
Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga metode ini lebih menguntungkan. Pelaksanaannya memerlukan staf yang kuat, waktu lama, dan perhatian penuh. b. Tender Terbatas
Tender terbatas sering disebut juga sebagai lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka.
c. Pembelian dengan Tawar-menawar
Metode dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
15
Universitas Indonesia
d. Pembelian Langsung
Pembelian dilakukan dalam jumlah kecil untuk item yang perlu segera tersedia. Harga untuk item tertentu relatif lebih mahal dibanding pada pembelian dengan metode lain.
2. Produksi
Produksi merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk, dan mengemas kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria obat yang diproduksi adalah :
a. Sediaan Farmasi dengan Formula Khusus; b. Sediaan Farmasi dengan Harga Murah;
c. Sediaan Farmasi dengan Kemasan yang Lebih Kecil; d. Sediaan Farmasi yang Tidak Tersedia di Pasaran; e. Sediaan Farmasi untuk Penelitian;
f. Sediaan Nutrisi Parenteral;
g. Rekonstruksi Sediaan Obat Kanker; dan h. Sediaan Farmasi yang Harus Dibuat Baru.
Jenis sediaan farmasi yang diproduksi : a. Produksi Steril
Persyaratan teknis untuk produksi steril, antara lain : 1) Ruangan aseptis;
2) Peralatan, contohnya laminar air flow (horizontal dan vertikal), autoclave, oven, cytoguard, dan alat pelindung diri; serta
3) Sumber daya manusia merupakan petugas yang terlatih.
Kegiatan produksi steril meliputi : 1) Nutrisi (TPN)
TPN adalah nutrisi dasar untuk pemberian secara intravena yang diperlukan bagi penderita yang kebutuhan nutrisinya tidak dapat terpenuhi secara enteral. Contoh TPN adalah campuran sediaan karbohidrat, protein, lipid, vitamin, dan mineral untuk kebutuhan individual dan dikemas ke dalam kantong khusus untuk nutrisi.
Universitas Indonesia
2) Pencampuran Obat Suntik / Sediaan Intravena (IV admixture)
IV admixture adalah pencampuran sediaan steril ke dalam larutan
intravena secara aseptis untuk menghasilkan suatu sediaan steril. Contoh kegiatan
IV admixture adalah mencampur sediaan intravena ke dalam cairan infus dan
melarutkan sediaan intravena dalam bentuk serbuk dengan pelarut yang sesuai. 3) Pengemasan kembali (re-packing)
4) Rekonstitusi sediaan sitostatika
b. Produksi Non-Steril
Kegiatan produksi non-steril meliputi : 1) Pembuatan sirup
Contoh sirup yang umum dibuat di rumah sakit adalah OBH (Obat Batuk Hitam).
2) Pembuatan salep Contoh : salep AAV. 3) Pembuatan puyer
Contoh : obat racikan
4) Pengemasan kembali (re-packing) Contoh : Alkohol, Povidon Iodine 5) Pengenceran
Contoh : H2O2 3%.
Sediaan farmasi yang diproduksi oleh IFRS harus akurat dalam identitas, kekuatan, kemurnian, dan mutu. Oleh karena itu, harus ada pengendalian proses dan produk untuk semua sediaan yang diproduksi atau pembuatan sediaan ruah dan pengemasan yang memenuhi syarat. Formula induk dan batch harus terdokumentasi dengan baik (termasuk hasil pengujian produk).
3. Sumbangan/droping/hibah
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah/sumbangan mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan farmasi reguler. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk menunjang pelayanan kesehatan di saat situasi normal.
17
Universitas Indonesia
2.5.3 Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian. Staf farmasi merupakan bagian dari tim penerimaan perbekalan farmasi. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi :
1. Setiap produk jadi yang telah di produksi oleh pabrik harus mempunyai
certificate of analysis (CA);
2. Barang harus bersumber dari distributor utama;
3. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk kategori bahan-bahan berbahaya;
4. Khusus untuk alat kesehatan atau kedokteran harus mempunyai certificate of
origin (CO); dan
5. Waktu kadaluarsa minimal 2 tahun.
2.5.4 Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan, antara lain:
1. Memelihara mutu sediaan farmasi;
2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab; 3. Menjaga ketersediaan; dan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FIFO dan FEFO, dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak gudang dengan pemakai agar efisien.
2.5.5 Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan
Universitas Indonesia
rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan distribusi adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah. Distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit dapat dilakukan dengan berbagai sistem distribusi yang dirancang atas dasar kemudahan dijangkau pasien dengan mempertimbangkan :
1. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada; 2. Metode sentralisasi atau desentralisasi; dan
3. Sistem total floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi. Beberapa kategori sistem pendistribusian perbekalan farmasi, antara lain : 1. Sistem Persediaan Lengkap Di Ruangan (Total Floor Stock)
Pada sistem total floor stock, sejumlah perbekalan farmasi disimpan dalam ruang rawat untuk memenuhi kebutuhan di ruang tersebut. Pendistribusian perbekalan farmasi menjadi tanggung jawab perawat ruangan. Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh petugas farmasi . Sistem distribusi ini hanya digunakan untuk kebutuhan gawat darurat dan bahan dasar habis pakai.
Beberapa keuntungan dari sistem total floor stock adalah : a. Obat yang dibutuhkan cepat tersedia;
b. Meniadakan retur obat;
c. Pasien tidak harus membayar obat berlebih; dan d. Mengurangi jumlah personil farmasi.
Beberapa kelemahan dari sistem total floor stock adalah :
a. Kesalahan obat tinggi (salah order dari dokter, salah peracikan oleh perawat, atau salah etiket obat);
b. Persediaan obat di ruangan menjadi banyak;
c. Kemungkinan kehilangan dan kerusakan obat lebih besar; dan d. Menambah beban kerja bagi perawat.
2. Sistem Resep Perorangan (Resep Individual)
Pada distribusi dengan sistem resep individual, perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan kepada pasien sesuai dengan yang tertulis di resep. Pendistribusian perbekalan farmasi dengan sistem resep individual dilakukan melalui instalasi farmasi. Beberapa keuntungan dari sistem ini adalah :
19
Universitas Indonesia
a. Resep dapat dikaji terlebih dahulu oleh apoteker; b. Ada interaksi antara apoteker, dokter, dan perawat; dan c. Ada pengendalian persediaan.
Kelemahan dari sistem ini adalah :
a. Bila obat berlebih, pasien tetap harus membayar; b. Obat dapat terlambat sampai ke pasien;
c. Masih memerlukan tenaga perawat untuk menyiapkan obat sebelum diberikan ke pasien; dan
d. Kehilangan dan kesalahan penggunaan obat masih cukup besar karena tidak adanya proses pengawasan ganda.
3. Sistem Unit Dosis
Pada sistem unit dosis, pendistribusian obat dilakukan melalui resep perorangan yang disiapkan, diberikan atau digunakan, dan dibayar dalam unit untuk penggunaan satu kali dosis. Penyiapan dan pengendalian obat dilakukan oleh instalasi farmasi untuk tiap waktu penggunaan dalam sehari. Selanjutnya, obat diserahkan kepada perawat untuk diberikan ke pasien. Sistem unit dosis hanya dapat dilakukan untuk pasien rawat inap, bukan untuk pasien rawat jalan.
Keuntungan dari sistem distribusi unit dosis, antara lain : a. Pasien hanya membayar obat yang telah dipakainya;
b. Tidak ada kelebihan obat atau obat yang tidak terpakai di ruang perawatan; c. Semua obat dipersiapkan oleh farmasi sehingga perawat mempunyai waktu
yang lebih untuk merawat pasien;
d. Menciptakan sistem pengawasan ganda yaitu oleh farmasi ketika membaca resep dokter, sebelum dan sesudah menyiapkan obat serta oleh perawat ketika membaca formulir instruksi obat sebelum memberikan obat kepada pasien. Hal ini akan mengurangi kesalahan pengobatan (medication error);
e. Memperbesar kesempatan komunikasi antara farmasi, perawat, dan dokter serta pasien;
f. Memungkinkan farmasi mempunyai profil farmasi penderita yang dibutuhkan untuk drug use review (pengkajian penggunan obat); dan
g. Memudahkan pengendalian dan pemantauan penggunaan persediaan farmasi. Kelemahan dari sistem distribusi unit dosis adalah :
Universitas Indonesia
a. Membutuhkan banyak tenaga farmasi;
b. Harus segera siap sebelum jam makan pasien; dan c. Menggunakan lebih banyak bungkus obat.
2.6 Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit (Kementerian