BAB III PEMBAHASAN
F. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat di suatu kantor berbeda dengan kantor lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut.
Pada suatu kantor pengurusan surat dilakukan oleh sekretaris atau suatu bagian khusus yaitu bagian arsip atau ekspedisi. Tujuan penanganan dan pengendalian surat adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada alamat yang dituju atau pengolah.
1. Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Sedarmayanti (2003:88), penanganan surat masuk dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: pengelolaan surat penting masuk, pengelolaan surat biasa (rutin) masuk, dan pengelolaan surat rahasia masuk.
a. Pengelolaan Surat Penting Masuk
1) Penerima Surat
a) Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.
b) Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/ nama pejabat).
c) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
d) Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.
e) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
2) Pencatat Surat
Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan sesuai dengan kebutuhan (sebanyak-banyaknya rangkap tiga) dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian. Misalnya: putih (lembar I), kuning (lembar II), merah (lembar III). Kolom kode, masalah / indeks serta pengolah pada kartu kendali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian surat besrta tiga kartu kendali
3) Pengarah / Pengendali Surat
a) Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.
b) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.
c) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan.
d) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.
4) Unit Pengolah
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu: a) Pimpinan unit pengolah.
b) Tata usaha unit pengolah.
c) Pengolah surat/ pelaksana sesuai dengan disposisi dari pimpinan
Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas:
(1). Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan lembar III).
(2). Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat).
(3). Kartu kendali (merah/lembar II) disimpan untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.
Pimpinan Unit Pengolah, bertugas:
(1) Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah.
(2) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.
Pengolah Surat/ Pelaksana, bertugas:
(1) Menerima surat beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada disposisi pimpinan, dari Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian memproses/melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.
(2) Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke Tata Usaha Unit Pengolah.
(3) Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.
(4) Kartu kendali (merah/lembar II) ditukar dengan kartu kendali (kuning/lembar II di piñata surat), sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses dan telah dikembalikan kepada penata arsip.
Catatan:
5) Penata Arsip/ Penyimpan/ Arsiparis, bertugas:
a) Menerima kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/sedang proses).
b) Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit Pengolah, dan menukar kartu kendali (kuning/lembar III) dengan kartu kendali (merah/lembar III).
c) Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode. d) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
b. Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk
Penanganan surat biasa (rutin) masuk, prosesnya lebih sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa.
1) Pencatat, bertugas:
a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam lembar pengantar rangkap dua.
b) Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah. c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.
2) Unit Pengolah, bertugas:
a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua. b) Menyimpan lembar pengantar II.
d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat kepada pengolah/pelaksana.
c. Pengelolaan Surat Rahasia Masuk
Pencatatan surat rahasia dilakukan dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Setelah memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa pada kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan untuk mempraktekkan teori termaksud, akhirnya dapat ditetapkan jabatan rangkap di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian, dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan dan pengendalian surat masuk dan keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan khusus, berdasarkan teori yang ada.
Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor USU, surat permohonan yang berasal dari instansi pemerintah.
Pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:
1) Surat diterima di Bagian Dekan Fakulta Ekonomi USU.
2) Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampiran) 3) Sekretaris akan membaca surat yang diterima, kecuali surat yang bersifat
rahasia.
4) Kemudian surat ditulis ke dalam Buku Agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau surat keluar). Hal-hal yang ditulis ke dalam Buku Agenda adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas (perihal surat), dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).
5) Sekretaris membuat lembar disposisi yang akan diajukan kepada Dekan. Hal-hal yang harus diisi sekretaris ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nmor kendali (nomor urut surat di buku agenda dan kode perihal ).
6) Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Dekan. Kemudian Dekan akan membaca surat dan mengisi lembar disposisi tersebut. Tujuan pengisian lembar disposisi oleh Dekan adalah untuk mengetahui bagaimana tindak lanjut dari Dekan terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Dekan yaitu tanggal (tanggal penyelesaian surat), kepada (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya Pembantu Dekan I), isi disposisi (diisi dengan memberikan nomor kode mengenai isi disposisi misalnya: 10.Berarti surat tersebut akan diproses).
Kode mengenai isi disposisi dapat dilihat pada Gambar 3.1 , dari (pemberi perintah / disposisi, yaitu Dekan), dan paraf Dekan.
Namun bila tindak lanjut yang diinginkan Dekan tidak ada pada nomor kode disposisi antara 1-16 tersebut, maka Dekan dapat mengisi tindak lanjut yang diinginkannya dengan menuliskan pada kode nomor 17 yang telah disediakan. Berikut gambar lembar disposisi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat :
Segera Hal(Kode) :
Biasa/Rutin
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
1. Mohon pertimbangan 15. Umumkan
DISPOSISI 2. Mohon pendapat 16. ………. 3. Mohon keputusan 4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakaan 7. Teliti/ikuti perkembangan 8. Untuk perhatian 9. Siapkan laporan 10. Untuk diproses 11. Edarkan 12. TIK/gandakan 13. File 14. Siapkan konsep
Gambar 3.1 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Bila Dekan memilih kode nomor 13 (File), berarti surat tersebut hanya perludiarsipkan saja tanpa perlu ditindaklanjuti lagi.
7) Lembar disposisi yang telah diisi oleh Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.
8) Sekretaris Dekan melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. 9) Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan
lembar disposisi. Hal-hal yang diisi Sekretaris Dekan dalam kartu kendali yaitu nomor kendali, pengelola (pihak yang diberi instruksi oleh Dekan), kode (kode perihal surat, lihat Tabel 3.2), tanggal surat, nomor surat, nomor U.B.B (sama dengan nomor kendali), asal surat, lampiran, perihal, dan catatan (pihak yang diberi instruksi untuk menindaklanjuti surat tersebut). Kartu kendali terdiri dari dua rangkap, yaitu 1 lembar berwarna biru dan 1 lembar berwarna putih.
10) Surat beserta lembar disposisi beserta kartu kendali (biru dan putih) diserahkan kepada petugas atau pegawai dari pejabat/pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Kemudian semua kartu kendali diparaf oleh petugas atau pegawai yang menerima. Kemudian kartu kendali warna biru dikembalikan ke bagian Sekretariat Dekan sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima oleh unit/bagian yang bersangkutan. Misalnya suatu surat diperuntukkan kepada Pembantu Dekan II, maka surat tersebut diterima oleh pegawai pada Bagian Kepegawaian yang kemudian pegawai
tersebut akan menandatangani semua kartu kendali dan menyerahkan surat tersebut langsung kepada Pembantu Dekan II.
Kartu kendali adalah tanda terima surat ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.2 :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
KENDALI:
PENGELOLA:
__________________________________________________________________
Kode: Tgl.Surat : Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B : Asal surat : Lampiran : Hal : Catatan : Tgl. Penerimaan _____________ Paraf _____________
Gambar 3.2 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Keterangan bagian-bagian kartu kendali:
a) Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat b) Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap
bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat
c) Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku
d) Kolom tangga l : tempat tanggal penerimaan surat/ surat diterima e) Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim
f) Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat g) Kolom asal surat : tempat dari siapa/ mana surat dikirim h) Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada
i) Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat j) Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
ditunjuk silang bila diperluka n.
k) Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010 Hal : Undangan
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010
Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Pengelolaan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala karenakan penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan. Terdapat kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga penanganan surat dapat berjalan lancar.
2. Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Sedarmayanti (2003:91), pengelolaan surat keluar dibagi menjadi dua bagian, yaitu: pengelolaan surat penting keluar dan pengelolaan surat biasa (rutin) keluar.
a. Pengelolaan Surat Penting Keluar
Pencatatan surat penting keluar dapat dilakukan di unit kearsipan dan dapat pula dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/ lembar II) dan kartu kendali (kuning/ lembar II) bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit kearsipan agar unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang dan telah diproses di unit pengolah.
1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mengisi kartu kendali rangkap tiga.
b) Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit Pengolah. c) Kartu kendali (putih dan kuning/lembar I dan II) beserta surat asli dan
tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan). 2) Pencatat, bertugas:
a) Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali. b) Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan
sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
c) Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
d) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
e) Kartu kendali (kuning/lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan: Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit kearsipan bijaksanaan yang ditetapkan organisasi tersebut).
b. Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar 1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar.
b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit kearsipan. 2) Pencatat, bertugas:
a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II.
c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatat sebagai bukti penyampaian.
Pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya surat yang
akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya.
Pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
Sistem pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya surat yang akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya.
Sistem pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
1) Surat yang akan dikirim diterima di Bagian Sekretariat Dekan . Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan. Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Dekan, maka Sekretaris harus terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.
2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Dekan untuk disetujui. Bila Dekan merasa surat tersebut masih butuh perbaikan/revisi, maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan
3) Setelah surat disetujui, Sekretaris Dekan akan memberi nomor surat keluar dan membubuhkan stempel tanggal.
4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam suatu map yang disebut blutter sign (untuk semua surat yang akan ditandatangani oleh Dekan) atau blutter disposition (untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Dekan tetapi butuh tindak lanjut dari Dekan). Untuk surat-surat biasa/rutin, dan rahasia harus ditandatangani langsung oleh Dekan. Tidak boleh menggunakan cap tanda tangan.
5) Setelah ditandatangani Dekan, maka selanjutnya membubuhkan stempel Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tandatangan Dekan. 6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam
Buku Agenda.
7) Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah mengirim surat tersebut kepada alamat yang dituju melalui kurir ataupun kantor pos.
Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat dilihat pada Tabel 3.1 dan Tabel 3.2.
Tabel 3.1
Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU
Waktu
Pihak yang Dituju Dekan Pembantu
Dekan I
Pembantu Dekan II
Pembantu
Dekan III Bendahara
Des 2009 26 16 14 16 6 Jan 2010 22 64 30 4 5 Feb 2010 31 19 37 17 5 Jumlah 79 99 81 37 16 Total Surat Masuk 312
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.2
Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU
Waktu Asal Surat Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu
Dekan III Bendahara
Des 2009 15 63 56 168 7 Jan 2010 25 37 60 137 3 Feb 2010 16 45 38 138 17 Jumlah 56 145 154 443 27 Total Surat Keluar 825
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Dari data di atas dapat diketahui bahwa presentase surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 27,44%, sedangkan presentase surat keluar, yaitu 72,56%.
Presentase surat masuk untuk masing-masing bagian yakni: Dekan 25,32%, Pembantu Dekan I 31,73%, Pembantu Dekan II 25,96%, Pembantu Dekan III 11,86%, dan Bendahara 5,13%.
Sedangkan presentase surat keluar dari masing-masing bagian yakni: Dekan 6,79%, Pembantu Dekan I 17,58%, Pembantu Dekan II 18,67%, Pembantu Dekan III 53,69%, dan Bendahara 3,27%.
G. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
