PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN STMIK NEUMANN MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan STMIK Neumann
STMIK NEUMANN adalah sebuah perguruan tinggi yang didirikan oleh YPK-GBKP sebagai bentuk tanggung jawab Moderamen GBKP dalam pelayanannya (diakonia) kepada masyarakat di bidang pendidikan. Pendirian sekolah tinggi ini direncanakan sebagai cikal bakal sebuah universitas yang memiliki lebih banyak fakultas dan jurusan. Sebenarnya pendirian sebuah universitas milik YPK-GBKP sudah terpikir oleh Pengurus Moderamen GBKP sejak tahun 2000, namun baru pada 2007 rencana pendirian sudah menemui titik terang yaitu dengan adanya beberapa anggota jemaat (investor) yang sangat peduli akan kondisi pendidikan di kalangan warga GBKP dan masyarakat umum lainnya. Berdasarkan Surat Keputusan Moderamen GBKP No. 0800/VIII-c/2007 tertanggal 20 Juni 2007, Moderamen GBKP mengganti nama Badan Pelayanan Pendidikan GBKP menjadi Yayasan Pendidikan Kristen (YPK) GBKP sekaligus menata ulang susunan kepengurusan YPK-GBKP periode 2005-2010, yang mana di dalamnya terdapat Seksi Perguruan Tinggi. Sejak dikeluarkannya SK tersebut, gaung pendirian universitas YPK-GBKP semakin membahana yang ditandai dengan seringnya diadakan rapat-rapat antara Moderamen (Bidang Usaha, Bidang Diakonia), Seksi Perguruan Tinggi YPK, investor, akademisi dan tokoh-tokoh masyarakat Karo.
Sebagai tindaklanjut rapat-rapat tersebut, pada 30 Juli 2007 Moderamen mengeluarkan SK pengangkatan Tim Persiapan Pendirian Universitas Neumann (selanjutnya disebut Tim) yang bertugas mempersiapkan dan mendirikan perguruan tinggi di bawah Moderamen GBKP. Adapun tim persiapan tersebut beranggotakan:
1. Prof. Dr. Timbangen Sembiring, M.Sc. (Koordinator) 2. Drs. Open Darnius Sembiring, M.Sc.
3. Bukti Antonius Tarigan, S.E., M.Si. 4. Drs. Henri Rani Sitepu, M.Si.
5. Dino Medio Brahmana, S.T. 6. Ir. Petra Sibero
7. Pt. Ir. Ananta Purba
8. Antonius Ginting, S.E., M.Ec. (meninggal 08-08-2008)
Pemberian nama missionaris NZG Belanda tersebut disepakati mengingat jasanya dalam membangun fasilitas sekolah, rumah sakit dan perdagangan pada era pengabaran injil ke daerah Karo sekaligus menghidupkan kembali nama Institut Pendidikan Kejuruan Neumann (IPKN) yang pernah berkiprah pada 1970- an.
Pada tahap awal, Tim ini melakukan studi kelayakan dengan mengumpulkan berbagai data tentang calon mahasiswa, prospek pasar, data industri pendidikan dan lain sebagainya serta mencari izin pendiriannya. Mengingat sulitnya mendapatkan izin pendirian sebuah universitas dari pemerintah beserta syarat-syarat pendiriannya serta pertimbangan dana operasional yang besar, maka Tim dan Moderamen sepakat untuk mendirikan sekolah tinggi yang diberi nama Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer Kristen Neumann Indonesia, disingkat STMIK NEUMANN. Akhirnya, izin alih kelola diperoleh dari salah satu STMIK yang berdomisili di Medan (STMIK Medan Putri). Atas kerjasama Bidang Usaha Moderamen, pihak investor dan Tim maka pada 23 Maret 2008 dilakukan peletakan batu pertama pendirian kampus STMIK NEUMANN yang berlokasi di Jl. Letjen Jamin Ginting KM 10,5 Medan. Dalam pelaksanaan tugasnya, sebagian anggota Tim mempersiapkan aspek-aspek legalalitas, administrasi, promosi dan lain sebagainya dan anggota lainnya mempersiapkan bangunan fisik.
Selanjutnya pada Sabtu, 19 Juli 2008, Tim telah melaksanakan acara Soft Opening (SO) di kampus baru. Tujuan dari SO adalah:
a. Sebagai momentum dimulainya kegiatan administrasi STMIK NEUMANN di kampus baru sekaligus tempat melakukan pendaftaran calon mahasiswa baru.
b. Menggemakan dan mempromosikan STMIK NEUMANN kepada jemaat/warga khususnya di Medan dan sekitarnya.
Dua bulannya setelah SO maka kegiatan Grand Opening (GO) STMIK NEUMANN dilaksanakan pada 13 September 2008 yang pelaksanaannya dilakukan dua hari sebelum perkuliahan dimulai. Tujuan kegiatan GO adalah sebagai momentum awal sebelum melakukan kegiatan akademis di STMIK NEUMANN, menyampaikan keberadaan STMIK NEUMANN kepada masyarakat luas. Pada acara GO dilakukan acara penandatanganan prasasti pendirian STMIK NEUMANN oleh Gubernur Sumatera Utara, Bapak H. Syamsul Arifin, SE disaksikan oleh pejabat-pejabat teras Pemprovsu, Ketua Moderamen GBKP, Penjabat Walikota Medan, Kopertis Wilayah I Sumut-NAD Bapak Prof. Dr. Zainuddin, M.Pd serta tokoh-tokoh masyarakat. Pada acara ini juga dilaksanakan pelantikan pimpinan STMIK NEUMANN oleh Pengurus YPK- GBKP yaitu:
Ketua : Prof. Dr. Timbangen Sembiring, M.Sc. Wakil Ketua I : Bukti Anthonius Tarigan, S.E., M.Si. Wakil Ketua II : Bukti Anthonius Tarigan, S.E., M.Si. Wakil Ketua III : Dino Medio Brahmana, S.T.
Kuliah perdana STMIK NEUMANN dilakukan pada 15 September 2008 dengan kuliah umum dibawakan oleh Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng. (Guru besar Fakultas Teknik USU Medan). Dengan demikian hari jadi STMIK NEUMANN ditetapkan pada tanggal tersebut yaitu 15 September.
Sebagai salah satu universitas STMIK NEUMANN juga dilengkapi dengan sebuah perpustakaan yang sebagaimana kegunaan perpustakaan pada umumnya, perpustakaan ini diharapkan dapat difungsikan sebagai tempat penyimpanan, pengelolaan, pemanfaatan, serta pelestarian informasi bagi seluruh sivitas akademik STMIK NEUMANN.
3.2.Status dan Struktur Organisasi
Setiap jenjang pendidikan mempunyai tujuan masing-masing. Adapun tujuan pendidikan tinggi di Indonesia sesuai dengan PP Nomor 30 Tahun 1990 yang dikemukakan oleh Soenjono Dardwijoyo (1991:44) yang dikutip oleh
Ahmad Munir Hasibuan dalam jurnal Iqro No.10-14 Thn V dan VI Mei 1999- Oktober 2001) yaitu:
Menyiapkan anak didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan Nasional.
Seperti yang telah diuraikan pada Bab II sebelumnya bahwa tujuan diselenggarakan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui layanan informasi yang meliputi pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan informasi serta penyebarluasan informasi.
Menurut keputusan Mentri Agama RI No.395 tahun 1993 pada Bab III pasal 4 (empat) seperti yang dimuat dalam jurnal Iqro Sejarah Perkembangan Perpustakaan STMIK Neumann Medan, menyatakan bahwa perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan untuk pengabdian kepada masyarakat. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut, perpustakaan mempunyai fungsi sesuai dengan keputusan Menag RI. No.395. Tahun 1993 pasal 45 antara lain:
1. Perencanaan pengembangan kepustakaan dan pustakawan. 2. Pengadaan, pelayanan, pemeliharaan bahan pustaka.
3. Pelaksanaan kerjasama antar Perpustakaan Perguruan Tinggi atau Badan lain di dalam dan di luar negeri.
4. Penilaiaan prestasi dan proses penyelenggaraaan kegiatan serta penyusunan laporan.
5. Pelaksanaan urusan Tata Usaha. (Lembaran Kepustakaan Menag RI. No. 395 Thn 1993)
Agar fungsi perpustakaan tersebut di atas dapat terlaksana, maka susunan struktur organisasi perpustakaan terdiri dari:
a. Kepala Perpustakaan
Kepala perpustakaan bertugas sebagai perencana dan koordinator seluruh kegiatan yang dilaksanakan serta melakukan pengendalian seluruh pelaksanaan pekerjaan. Tugas tersebut di pertanggungjawabkan kepada Rektor.
b. Kelompok Pustakawan
Kelompok pustakawan, terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional.
Kelompok pustakawan, dipimpin oleh oleh seorang pustakawan yang memiliki pendidikan formal dan pelatihan dalam bidang perpustakaan minimal D-3 atau S-1 dan S-2 Ilmu Perpustakaan.
Jumlah pustakawan ditemukan menurut kebutuhan.
Jenis, dan jenjang kepangkatan tenaga kepustakawan diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, dan rumah tangga perpustakaan.
Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang kepala.
Perpustakaan STMIK Neumann Medan adalah salah satu unsur penting dalam menunjang pelaksanaan kegiatan akademis yang berkedudukan sebagai Unit Pelaksanaan Teknis (UPT), dimana kepala perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada rektor dan pembinannya sehari-hari dilakukan oleh pembantu Rektor I.
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, perpustakaan membentuk jabatan non eselon sebagai koordinator urusan-urusan yang bertanggung jawab langsung kepada kepala perpustakaan yaitu:
1. Kepala urusan pengadaan, bertugas sebagai koordinator pengadaan bahan koleksi, dan pembuatan nomor induk koleksi.
2. Kepala urusan pengolahan dan pemeliharaan bertugas sebagai koordinator pengolahan bahan pustaka, seperti melaksanakan katalogisasi dan klasifikasi serta kelengkapan bahan pustaka.
3. Kepala urusan deposit bertugas sebagai koordinator pelayanan terbitan karya ilmiah dan laporan penelitian STMIK Neumann Medan.
4. Ketua kelompok pustakawan, bertugas sebagai koordinator pengelolaan, pengembangan perpustakaan dan pembinaan karir pustakawan.
Gambar 7. Struktur Organisasi STMIK Neumann Medan.
NDPC SENAT
Sumber : Perpustakaan STMIK Neumann Medan
MODERAMEN
Yayasan Pendidikan Kristen
BPH
Wakil Ketua I. II. III
Ketua
Penjamin Mutu Internal
BAAK BAUK Penelitian dan
Pengabdian Kpd Masyarakat
Kepustakaan
Kemahasiswaan Akademik Keuangan Umum dan
Informasi
Prodi Prodi
Laboratorium Dosen Studio
Kemahasiswaan TI
Dosen
Studio Laboratorium
Kemahasiswaan TI UNIT PENJAMIN MUTU INSTITUSI
3.3. Pengadaan Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang dimiliki STMIK Neumann Medan terdiri dari majalah sebanyak 8 judul, jurnal 7 judul yang pada umumnya berkaitan dengan bidang komputerisasi dan IT, dan surat kabar yang terdiri dari 3 judul serta beberapa serial tutorial mengenai komputer dan pengembangan IT. Seluruh koleksi terbitan berseri diperoleh dengan cara berlangganan walau terkadang ada beberapa yang diperoleh dari hadiah/sumbangan dari berbagai pihak. Selama ini pengadaan majalah, koran dan serial tutorial dapat diperoleh dengan mudah namun berbeda halnya dengan pengadaan jurnal yang terkadang masih mengalami kesulitan karena STMIK Neumann belum memiliki kerjasama yang jelas/terikat dengan organisasi/badan yang khusus menyediakan jurnal terutama yang berasal dari luar negeri. Menurut pengelola perpustakaan, jumlah koleksi terbitan berseri yang dimiliki saat ini masih dirasa cukup walau dimasa yang akan datang diharapkan jumlah koleksi yang dimiliki semakin bertambah baik yang berasal dari dalam dan luar negeri mengingat perkembangan teknologi informasi berkembang dengan cepat sehingga diharapkan seluruh sivitas akademik STMIK Neumann dapat memperoleh informasi yang terbaru.
3.4. Inventarisasi Terbitan Berseri
Terbitan berseri yang telah diterima, baik yang dilanggan maupun berupa hadiah selanjutnya diperiksa secara seksama agar tidak terjadi kesalahan. Pada saat menerima terbitan berseri perpustakaan STMIK Neumann Medan memperhatikan beberapa faktor antara lain:
1. Terbitan berseri yang diterima dicocokkan dengan daftar pesanan (judul majalah, nomor majalah), selain itu pihak perpustakaan STMIK Neumann Medan juga memeriksa kondisi fisik majalah/surat kabar tersebut, apakah dalam keadaan baik/utuh atau tidak.
2. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan daftar pesanan maka terbitan berseri tersebut dikembalikan kepada orang yang mengirim atau agen yang bersangkutan.
3. Jika tidak terdapat kerusakan, selanjutnya terbitan berseri yang diterima diberi cap kepemilikan atau cap perpustakaan seperti tertera di bawah ini:
Gambar 8. Cap/Stempel Kepemilikan Perpustakaan.
Perpustakaan STMIK Neuman
Medan
Sumber: Perpustakaan STMIK Neumann
4. Setelah diberi tanda kepemilikan/cap perpustakaan, maka diberi cap inventarisasi.
Gambar 9. Cap/Stempel Inventarisasi Perpustakaan. Tgl terima
No. induk
Asal
Sumber: Perpustakaan STMIK Neumann
5. Terbitan berseri yang telah diberi tanda kepemilikan, cap perpustakaan dan cap inventarisasi, kemudian dicatat dalam buku inventarisasi. Adapun informasi yang dicatat dalam buku inventarisasi adalah:
a. Tanggal terima. b. Judul terbitan.
c. Nomor terbitan berseri. d. Penerbit, tempat terbit. e. Tahun terbit.
f. Sumber, pada kolom ini dicatat asal terbitan, apakah hasil dari pembelian atau hadiah.
g. Harga. h. Bahasa. i. Eksemplar.
Pencatatan atau inventarisasi terbitan berseri pada perpustakaan STMIK Neumann Medan dilakukan dengan sistem buku. Setiap judul terbitan berseri dicatat dalam buku inventarisasi yang telah tersedia.
Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi majalah pada perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Gambar 10. Buku Inventarisasi Majalah pada Perpustakaan STMIK Neumann Medan. Tgl Bln Thn Nomor Inventaris Judul Tahun
Terbit Asal Eksemplar Bahasa Keterangan
Sumber: Perpustakaan Neumann Medan.
Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi surat kabar pada perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Gambar 11. Buku Inventarisasi Surat Kabar pada Perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Tgl/Bln/Thn No. inventarisasi Judul Keterangan
Sumber: Perpustakaan Neumann Medan. 3.5. Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap koleksi terbitan berseri yang telah diterima oleh perpustakaan baik yang berasal dari pembelian maupun hadiah harus segera diolah/dilakukan pembuatan kartu katalog agar informasi tersebut mudah untuk ditemukan. Sehubungan dengan hal tersebut di atas perpustakaan STMIK Neumann Medan belum melakukan pengolahan/pengkatalongan atau pengklasifikasikan terbitan berseri. Setiap koleksi berseri yang dimiliki dibubuhi cap kepemilikan, cap
inventarisasi, dan pencatatan kode dalam bentuk kartu katalog yang kemudian ditempatkan dalam setiap rak untuk memudahkan pencarian sedangkan proses pengkodean dalam rangka penyusunan katalog yang terkomputerisasi yang bertujuan untuk memudahkan pencaraian dan menginventarisasi koleksi yang ada belum dilakukan. Berdasarkan uraian tersebut penulis menyimpulkan bahwa pengolahan terbitan berseri pada perpustakaan STMIK Neumann Medan masih dilaksanakan secara manual.
Koleksi berseri seperti serial tutorial pada perpustakaan STMIK Neumann yang telah lengkap, dikumpulkan menjadi satu dan dilakukan penjilidan. Begitu pula halnya dengan surat kabar, setiap surat kabar yang telah terbit selama jangka waktu satu bulan dikumpulkan dan dijadikan satu tempat yang sebelumnya dibubuhi label nama surat kabar, bulan dan tahun terbit pada rak penyimpanan.
Dari uraian diatas pengolahan koleksi terbitan berseri pada STMIK Neumann Medan telah dilakukan dengan cukup baik, walau untuk mencari koleksi yang ada masih dirasa sulit karena masih menggunakan metode manual.
3.6. Penjajaran Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang telah melewati proses inventarisasi kemudian dijajarkan pada rak yang telah tersedia. Penjajaran terbitan berseri disusun berdasarkan abjad nama koleksi baik majalah, jurnal, serial maupun surat kabar serta masa terbitannya seperti contoh untuk surat kabar ditempatkan pada rak-rak yang berbeda baik dari segi nama surat kabar maupun bulan terbitnya begitu pula dengan serial yang disusun berdasarkan nama dan edisinya. Dengan demikian penyusunan koleksi terbitan berseri tidak didasarkan pada nomor klasifikasi melainkan berdasarkan pada abjad nama koleksi berseri, namun tempat penyusunan koleksi tetap dipilah berdasarkan jenis koleksi berseri untuk memudahkan pencarian dan pemanfaatan koleksi yang ada. Hal ini dikarenakan para pengguna membutuhkan data dan informasi dari koleksi berseri yang dimuat dalam terbitan atau edisi tertentu. Menurut pengelola perpustakaan STMIK Neumann, kesulitan yang dihadapi dalam melakukan pengolahan bahan koleksi terbitan berseri ini adalah menyusun seluruh koleksi pada tempatnya karena sering
kali para pengguna perpustkaan tidak mengembalikan kembali koleksi yang dibaca pada tempatnya namun malah meletakkan ke sembarang tempat sehingga bercampur dengan koleksi yang lain.
3.7. Pelayanan Terbitan Berseri
Sebagaimana dengan telah diuraikan pada Bab II bahwa pelayanan terbitan berseri yang dilakukan oleh perpustakaan STMIK Neumann Medan adalah sistem terbuka (open access), dimana pengguna bebas memilih dan mengambil langsung koleksi dari rak. Koleksi terbitan berseri tidak dapat dipinjam untuk dibawa pulang hanya dapat digunakan /dibaca diruang baca koleksi terbitan berseri atau di fotocopy melalui peminjaman. Untuk dapat memfotocopy hanya dilakukan dengan persetujuan petugas perpustakaan, dalam hal ini pengguna harus mengisi fomulir peminjam untuk difotocopy.
Berdasarkan uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem pelayanan terbuka (open access) yang dilakukan oleh perpustakaan STMIK Neumann Medan sudah efektif. Dimana sistem ini bertujuan untuk pemerataan sumber informasi mutakhir dan untuk menghindari terjadinya kehilangan koleksi terbitan berseri mengingat edisi koleksi berseri yang ada dalam jumlah yang terbatas dan biasanya sulit untuk diperoleh kembali karena proses pengadaan dari sumbernya juga terbatas dan terkadang pencetakannya hanya sekali. Namun kelemahannya adalah seperti yang diungkapkan sebelumnya bahwa sering kali para pengguna perpustakaan baik yang membaca maupun memilih koleksi yang ada tidak mengembalikan koleksi yang ada sesuai pada tempatnya sehingga koleksi yang ada bercampur baur dan terkadang membuat pustakawan kewalahan merapikan kembali satu demi satu. Terbitan berseri akan terasa tidak lengkap apabila salah satu hilang, apalagi bila isi dari koleksi tersebut bersambung dari satu terbitan ke terbitan berikutnya.
3.8. Pemeliharaan Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang dimiliki STMIK Neumann dipelihara secara berkala setiap sebulan sekali. Koleksi yang ada akan disusun kembali guna memudahkan pencarian dan menata koleksi yang ada. Koleksi yang paling lama disusun menjadi satu kesatuan dan diletakkan di rak paling atas, sebaliknya koleksi terbitan yang paling baru disusun setelahnya sesuai dengan urutan waktu terbit, yang biasanya letaknya dalam jarak jangkau yang memudahkan para pengguna koleksi terbitan berseri. Selama ini pemeliharaan koleksi terbentur pada jumlah personil perpustakaan yang belum cukup memadai untuk memelihara koleksi yang ada mengingat jumlah koleksi yang tidak sedikit dan waktu yang dibutuhkan juga cukup lama untuk menata setiap koleksi yang ada sehingga sirkulasi penggunaannya semakin mudah.