PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN STMIK NEUMANN MEDAN
KERTAS KARYA D
I S U S U N
OLEH:
NAMA : FERNANDO GINTING NIM : 082201016
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D III PERPUSTAKAAN
MEDAN
KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan hati, terlebih dahulu penulis mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya selama penulis menjalani studi terutama dalam menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas Karya ini berjudul “PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN STMIK NEUMANN MEDAN” yang merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunannya. Penulis mengharapkan kiranya kertas karya ini dapat menjadi bahan untuk perbaikan dimasa yang akan datang.
Dalam menyelesaikan studi dan terutama dalam penulisan kertas karya ini, penulis mendapatkan banyak bantuan berupa bimbingan, arahan, dan dorongan. Maka dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr.Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. selaku Ketua Jurusan Program Studi D III Ilmu Perpustakaan dan selaku dosen pembaca kertas karya ini.
3. Ibu Dra Eva Rabita, M.Hum selaku dosen pembimbing yang banyak memberikan masukan dalam menyelesaikan kertas karya ini.
4. Ibu Anita Ginting, S.Sos selaku pimpinan STMIK Neumann Medan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. 5. Seluruh staf dan dosen Program Studi D III Perpustakaan Fakultas Ilmu
6. Kedua orang tua, Bapak dan Ibu yang telah memberikan banyak kasih sayang, bantuan material, dukungan, semangat, motivasi dan doa yang tak terhingga kepada penulis.
7. Kepada kakak Adriani Ginting yang telah banyak memberikan masukan dan dorongan selama perkuliahan dan penyelesaian kertas karya ini.
8. Seluruh teman-teman angkatan 2008 yang telah banyak membantu penulis dalam peroses perkuliahan, terutama kepada Nur Aini, Neli, Sridani, Veronika, Ulina, Debora, Ida, Yuni, Bela, Farida dan yang belum teresebutkan satu per satu.
9. Kepada teman-teman seperjuangan di Kampus dan di Haranggaol, Ombak, Afif, Poltak, Ber Li, Ridwan.
10. Seluruh Mahasiswa D III Perpustakaan stambuk 2007, 2008, 2009 yang banyak memberikan masukan dan motivasi pada penulis selama perkuliahan.
Akhir kata penulis berharap kertas karya ini dapat bermanfaat bagi seluruh pihak yang menggunakannya baik bagi yang membacanya maupun bagi penulis sendiri.
Medan, September 2011
Penulis
DAFTAR ISI
BAB II PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI 2.1 Koleksi Perpustakaan ... 5
BAB III PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN STMIK NEUMANN MEDAN
3.8 Pemeliharaan Terbitan Berseri ... 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 39
BAB I PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
Dalam pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu unsur penting dalam mendukung proses belajar mengajar selain itu, perpustakaan adalah pusat informasi untuk mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sehubungan dengan hal tersebut setiap perguruan tinggi sudah tentu memiliki perpustakaan yang dapat memberikan pelayanan yang memadai dalam menunjang pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi seperti yang dinyatakan dalam buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut:
a. Dharma Pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan pemanfaatan serta menyebarluaskan informasi yang sesuai dengan kurikulum pendidikan.
b. Dharma kedua yaitu mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan pemanfaatan serta menyebarluaskan informasi yang relevan sebagai sumber literatur bagi penelitian.
c. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat diselengarakan melalui kegiatan mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat (1999:4).
1. Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika.
2. Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
4. Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk mengembangkan kreativitas, minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
6. Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh perguruan tingginya.
7. Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (1994:3) didefenisikan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah merupakan unit pelaksanaan teknis (UPT) yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan TriDharma perguruan tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
Menurut Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1991:41) perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unsur penunjang yang merupakan perangkat kelengkapan dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
informasi yang meliputi aspek-aspek pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan informasi serta penyebarluasan informasi.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut, perpustakaan harus dapat memilih bahan pustaka yang sesuai dengan keperluan kurikulum pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dengan memperhatikan keseimbangan antara koleksi perpustakaan tersebut.
Untuk dapat melaksanakan fungsinya secara baik, perpustakaan hendaknya memiliki koleksi yang meliputi koleksi referensi, buku teks, terbitan berseri (seperti majalah, koran dan jurnal), audio visual dan koleksi khusus. Koleksi-koleksi tersebut sangat bermanfaat bagi para pengguna untuk memenuhi segala informasi yang dibutuhkan dalam program pendidikan yang sedang diikuti.
Salah satu koleksi yang dimiliki perpustakaan STMIK Neumann Medan adalah terbitan berseri. Jenis terbitan berseri ini merupakan salah satu publikasi yang memuat berbagai tulisan atau artikel serta memuat informasi mutakhir. Untuk mempermudah penelusuran informasi tersebut, perpustakaan perguruan tinggi perlu mengelola terbitan berseri secara baik sehingga informasi yang di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna kepustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri sangat dibutuhkan pada perpustakaan karena merupakan terbitan mutakhir. Sehubungan dengan hal tersebut yang menjadi pokok permasalahan pada kertas karya ini adalah bagaimana proses pengolalaan terbitan berseri pada perpustakaan STMIK Neumann Medan. Untuk mengetahui lebih jelas pengelolaan terbitan berseri maka penulis tertarik memilih judul PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN STMIK NEUMANN MEDAN.
1.2. Tujuan penulisan
Adapun tujuan karya penulisan adalah :
1. Untuk mengetahui pengelolaan terbitan seri pada perpustakaan STMIK Neumann Medan.
2. Untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatra Utara.
3. Untuk meningkatkan pengetahuan penulis tentang pengelolaan terbitan berseri.
1.3. Ruang Lingkup
Untuk memudahkan penulisan kertas karya ini, penulis membatasi ruang lingkup/topik yang dibahas dalam kertas karya ini adalah pengelolaan terbitan berseri yang terdiri dari pengadaan, inventarisasi, pengolahan, penjajaran, serta pelayanan terbitan berseri. Hal ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam penulisan kertas karya.
1.4. Metode Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan dua cara yaitu:
1. Studi kepustakaan (Library Research) penulis mempelajari bahan pustaka atau literatur yang berhubungan dengan topik yang dibahas pada kertas karya ini. 2. Studi lapangan (Field Research) penulis melakukan observasi atau pengamatan
BAB II
PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI
2.1.Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
Koleksi perpustakaan tidak mencakup hanya buku, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman.koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan sebagainya, sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, micro film, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) dan lain-lain.
Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada bahwa terbitan berseri adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Terbitan berseri khususnya jurnal ilmiah mempunyai peran antara lain:
1. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. Pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan.
2. Sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan baru dalam bidang tertentu.
3. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang. (Yuyu Yuli Toha dan Abdul Rahman Saleh, 1996:25)
dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan demikian, koleksi perpustakaan harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan layanan perpustakaan dapat di lakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.2. Pengertian terbitan berseri
Perpustakaan merupakan salah satu sarana utama yang dapat mendukung segala kebutuhan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan stratifikasinya pada pengguna perpustakaan, koleksi terbitan berseri ini merupakan sumber informasi yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap perpustakaan. Hal tersebut dapat dikatakan demikian karena terbitan berseri lazimnya memuat informasi masalah maupun peristiwa yang aktual dan mutakhir. Disamping hal tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari buku dalam waktu yang sama.
Lasa Hs dalam pengelolaan terbitan berseri (1994:97) menyatakan bahwa: “Periodicals adalah suatu publikasi yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi waktu, berisi berbagai bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga maupun organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”.
Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:12) mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan dengan berdasarkan nomor urut/secara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan.
Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan apabila memiliki ciri-ciri berikut:
1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang berbeda dan ditulis oleh banyak orang.
3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa, pengumuman, pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.
4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu. misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan seterusnya.
6. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai nomor kontrol terbitan berseri (Lasa Hs, 1994:98).
2.2.1 Jenis Terbitan Berseri
Dalam Perpustakaan Nasional RI (2000: 12) dinyatakan bahwa ada beberapa jenis terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain:
1. Majalah (magazine).
2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year book), proceeding.
3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain biasanya diberi nomor urut.
4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapa halaman tanpa jilid. 5. Abstrak (abstract).
6. Annual.
7. Brosur (brochure).
8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau periode tertentu.
9. Harian (daily) misalnya surat kabar. 10.Jurnal (journal).
11.Berita (news bulletin). 12.Makalah
2.3. Pengadaan Terbitan Berseri
2.3.1 Pembelian
Pembelian merupakan cara yang efektif dalam pengadaan bahan pustaka karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok untuk dijadikan koleksi perpustakaan. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara melanggan langsung pada penerbit, melanggan melalui toko buku, dan dari agen atau distributor. Pembelian secara berlangganan dapat dilakukan di dalam negeri maupun luar negeri. Jika perpustakaan melanggan terbitan berseri yang berasal dari luar negeri, biaya pengiriman tetap ditanggung oleh perpustakaan yang bersangkutan dan sebaliknya dengan melanggan terbitan berseri yang berasal dari dalam negeri. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan setelah perpustakaan memutuskan terbitan apa yang akan dibeli sesuai dengan perioritas yang telah ditentukan.
Ada beberapa kesulitan yang dihadapi perpustakaan dalam pengadaan terbitan berseri secara berlangganan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.
Penerbit majalah di Indonesia kebanyakan diterbitkan di Jakarta sedangkan untuk majalah ilmiah dan jurnal diterbitkan di Amerika dan Eropa, oleh sebab itu dibutuhkan banyak waktu, tenaga dan biaya.
2. Masalah Klaim.
Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak lengkap (tidak berurutan), untuk mengadakan klaim membutuhkan waktu yang cukup lama dan balasan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas.
3. Masalah biaya pengiriman
Biaya pengiriman majalah mahal dan kemungkinan lambat pengirimannya. 4. Informasi tentang majalah yang diterbitkan sulit diketahui.
5. Harga majalah cenderung naik, oleh sebab itu perpustakaan berhenti berlangganan karena biaya terbatas. ( Belling Siregar, 1999:16)
Sebelum menentukan judul terbitan yang perlu dilanggan, perpustakaan terlebih dahulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a. Tersedianya dana/anggaran.
c. Mengetahui minat calon pengguna.
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan. (Lasa, 1994; 17)
Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik bagi pengguna, perpustakaan harus melakukan pemilihan atau seleksi terhadap bahan pustaka yang akan dilanggan. Dalam pelaksanaan pemilihan bahan pustaka perlu diingat prinsip-prinsip pemilihan bahan pusta yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Secara umum ada beberapa prinsip pemilihan bahan pustaka (termasuk terbitan berseri) antara lain:
a. Relevansi atau kesulitan; perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya.
b. Orientasi kepada pengguna; dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
c. Unsur kelengkapan pengadaan koleksi; hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki.
d. Unsur kemutakhiran perpustakan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. (Belling siregar, 1999:6)
a. Ulrich’s international periodicals Directory
b. New serialas Title di terbitkan oleh Library of congres
c. Guide to current British periodicals, berisi daftar majalah inggris
d. Index of Indonesian larned periodicals/Indeks Majalah Ilmiah Indonesia (IMII) diterbitkan oleh Pusat Dokomentasi dan Informasi Ilmiah (PDII LIPI)
e. List of Indonesian serials with their ISSN/Daftar majalah Indonesia yang telah memiliki ISSN
f. Union Catalog of serials/katalog induk majalah terbitan PDIN LIPI g. Daftar majalah Tahunan
h. Katalog Induk Majalah
i. British Union Catalog of Periodicals/BUCOP-Inggris. j. Scientific serials in Australia Librarie,-Australia.
k. The List of serials of America and Canada (Lasa Hs, 1994;6).
2.3.2 Hadiah/sumbangan.
Terbitan berseri dapat diperoleh melalui hadiah baik dari Lembaga pemerintah atau swasta, organisasi profesi maupun perorangan. Penerimaan hadiah harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti karena adakalanya orang/badan yang memberi hadiah/sumbangan memberi dengan disertai oleh beberapa persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh perpustakaan atau menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah dapat diperoleh dengan cara:
2.3.2.1 Hadiah atas permintaan
“Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah terbitan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah di dalam dan di luar negeri, perwakilan Negara sahabat atau perorangan. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.Permintaan secara lisan sebaiknya dikuatkan dengan cara tertulis melalui surat, agar ada bukti autentik”. Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan. b. Mengirim surat permohonan sumbangan.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila pustaka sumbangan telah diterima.
d. Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. (Perpustakaan Nasional RI 2000; 17).
2.3.2.2. Hadiah tidak atas permintaan
Ada kalanya suatu lembaga/badan dan organisasi profesi maupun perorangan memberikan bahan pustaka kepada perpustakaan tanpa diminta. Sebagaimana dikemukakan oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:72) menyatakan bahwa:
“Bila suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka yang banyak jumlah eksemplarnya tetapi kurang diminati pengguna maka bahan pustaka tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan yang lebih membutuhkan sebagai hadiah”.
Ada beberapa tahapan pekerjaan yang perlu dilakukan dalam menerima hadiah tidak atas permintaan yaitu:
a. Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar. b. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
Dari urian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka melalui hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh bahan pustaka yang langka atau tidak dijual secara umum.
2.3.3 Tukar menukar
Penambahan koleksi dapat dilakukan dengan melakukan tukar menukar, namun perlu ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakan pertukaran. Dua perpustakaan yang akan melaksanakan pertukaran terbitan berseri pada prinsipnya harus mengirimkan contoh terbitan berseri yang akan dipertukarkan. Sebagai bahan pertukaran dapat diambil dari terbitan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan/hasil penerbitan sendiri atau lembaga induk perpustakaan tersebut. Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan perlu memperhatikan beberapa prosedur tukar menukar terbitan berseri yaitu:
1. Perpustakaan yang menawarkan, menyusun daftar terbitan yang akan ditukarkan. Penawaran terbitan berseri dapat dilakukan berdasarkan judul, maupun pengarang.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan, yang telah menjalin kerjasama dengan perpustakaan yang menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran disebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya terbitan apa yang diinginkan, ongkos kirim dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan.
4. Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkannya dan menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukaran.
5. Perpustakaan penerima mengirim daftar bahan yang diinginkan yang disertai dengan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai penukaran. 6. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka
7. Setelah menerima bahan penukaran masing-masing perpustakaan segera mengelola sesuai dengan prosedur inventarisasi. (Yuyu Yulia dkk, 1993:43)
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi terbitan berseri pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara pembelian, hadiah, dan pertukaran.
2.4. Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan. Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan 2. ISSN
3. Penerbit 4. Alamat 5. Kala terbit 6. Harga langganan
7. Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah dan pertukaran
Gambar 1. Contoh Kartu Inventaris Terbitan Berseri.
(Abdul Rahman Saleh, 1996:44)
Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44.
Gambar 2. Contoh Pencatatan Terbitan Berseri dengan Menggunakan Buku
Gambar 2. Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.
NO TGl
TERIMA
NOMOR
INVENTARISASI JUDUL VOL,NO,BLN,THN KET
Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44
Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat juga dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri dicatat dalam kartu registrasi atau buku induk/inventarisasi, maka terbitan berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat katalog dan kelengkapan selanjutnya pada terbitan berseri tersebut.
KARTU REGISTRASI MAJALAH
Judul : Kala terbit :
ISSN : Harga langganan :
Penerbit : Beli/Hadiah/tukar :
Alamat : Subjek :
THN JANUARI FEBUARI MARET APRIL DST
2.5. Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah pengklasifikasian. Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh masyarakat, yaitu mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan.
Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali. Klasifikasi bagi terbitan ini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai monograf. Oleh karena itu harus diproses pengklasifikasinya menurut subjek sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf.
Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya.
Ada beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut : 1. Dewey Decimal classification (DDC).
2. Universal Decimal Classification (UDC). 3. Library of Congres Classification (LLC). 4. Colon Classification.
5. Bills Bibliographic classification.
khusus, yaitu Bibliotheca Bogoriensis, RISPA Medan. Sistem UDC walaupun namanya universal berasal dari klasifikasi persepuluhan Dewey, angka-angka yang dipergunakan UDC sangat komplek dan membingungkan bagi pustakawan pemula, sebab angka dasarnya sampai ada mencapai enam bahkan sembilan bilangan. Sistem klasifikasi colon adalah sistem yang diperkenalkan oleh R.Rangganathan yang hidup dari tahun 1892-1972, berasal dari India di kota Madras.
Klasifikasi persepuluhan Dewey yang lebih dikenal dengan istilah DDC, di perkenalkan pertama sekali oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 selagi beliau masih seorang mahasiswa pada Amherst College, diterbitkan pertama sekali pada tahun 1876 dengan hanya berjumlah 42 halaman yang terdiri dari atas 12 dari padanya adalah tabel dan indeksnya adalah 18 halaman. Pada tahun 1894 klasifikasi ini telah berada dalam edisi yang kelima dan telah berkembang menjadi 467 halaman yaitu 275 halaman tabel dan 191 halaman indeks. Melvil Dewey meninggal pada tahun 1931. Ilmu yang diwariskannya telah beredar di seantero dunia, dipergunakan oleh perpustakaan perpustakaan di Jepang, Jerman, Prancis dan negara-negara maju yang telah tinggi teknologinya. Sampai pada saat ini DDC telah mengalami pencetakan edisi ke 9 yang diterbitkan pada tahun 1978 dan juga telah diterbitkan dalam edisi bahasa Indonesia oleh pusat pembinaan perpustakaan. 1 set buku DDC ini terdiri atas 3 jilid yaitu:
1. Introduction Tables yang merupakan bagan umum tentang pemakain DDC. 2. Schedules yaitu yang menunjukkan subjek subjek dengan menggunakan
nomor nomor klasifikasi.
3. Index yaitu daftar subjek-subjek yang disusun secara alfabetis, yang dipergunakan dalam pencarian nomor nomor klasifikasi yang terdapat pada schedules.
dengan yang lainnya dalam berbahasa. Ilmu pasti alam kemudian lahir diikuti dengan pengetahuan praktek kesehatan teknologi barulah manusia terpikir akan olah raga dan kesenian sastra dan ditutup dengan sejarah dan ilmu bumi.
Dari 10 bidang pertama tadi dibagi lagi tiap-tiap bidang menjadi 10 seksi sehingga mencapai 100 seksi untuk lebih terperinci dalam subjek-subjeknya bilangan tersebut dikembangkan lagi uraiannya dengan keperluannya kesepuluh bidang pertama tersebut yang menjadi dasarnya adalah sebagai berikut ini:
1. Karya karya umum golongan 000 2. Filsafat golongan 100 3. Agama golongan 200 4. Ilmu pengetahuan masyarakat golongan 300 5. Ilmu pengetahuan bahasa golongan 400 6. Ilmu pasti dan pengetahuan alam golongan 500 7. Ilmu pengetahuan praktis golongan 600 8. Kesenian, hiburan dan olahraga golongan 700
9. Kesusastraan golongan 800
10. Sejarah, Bibliografi dan ilmu bumi golongan 900
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftar isi atau informasi lain yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagi isinya diteliti secermat mungkin agar diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu. Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor klasifikasinya.
Menurut Lasa (1994:34) terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan berseri yakni:
1. Pemeriksaan
atau sekedar titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh perpustakaan agar tidak terjadi kesalahfahaman dalam pemrosesan.
2. Pemberian cap, tanda kepemilikan
Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut.
3. Pencatatan
Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan kegiatan berikutnya yaitu:
a. Pencatatan kartu registrasi
Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi ini biasanya hanya ditempatkan pada bagian pengadaan untuk mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri ke perpustakaan yang mengolahnya.
b. Pencatatan dalam buku inventarisasi
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan menggunakan buku inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem kartu ini meliputi judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi tanggal diterima, volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain. 4. Pembuatan kartu katalog
Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk buku/printed katalog maupun kartu/card katalog. Katalog tersebut sangat berguna bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.
1. Halaman Judul.
2. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik halaman judul dan kolofon.
3. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan bibiliografis serta indeks.
4. Luar buku (publikasi). (Yahya Suhendar, 2005:44)
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:
1. Judul majalah, judul pararel, anak judul.
2. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
3. Frekuensi kala terbit.
4. ISSN (International Standard Serial Number). 5. Kota terbit.
6. Nama lembaga.
7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan. 8. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal
oleh kalangan luas. 9. Ukuran tinggi majalah. 10. Edisi.
11.Catatan. (Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia, 1996:51)
Bentuk kartu inventarisasi dalam rangka pengkatalogan ini dapat dibedakaan menjadi:
1. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara harian.
2. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, dua mingguan, bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, empat bulanan, tengah tahunan, tahunan, dll.
Bila dipergunakan 2 halam an secara timbal balik maka kartu dapat dipergunakan selama 2 tahun. Hal tersebut sangat praktis dan ekonomis. Pada kartu inventarisasi terbitan berseri yang baru berukuran 25 x 22 cm, yang perlu dicatat adalah data berikut:
a. Judul surat kabar. b. Penerbit surat kabar. c. Alamat surat kabar. d. Kala terbit.
e. Harga.
Tahun, bulan dan tanggal, dll, yang dianggap penting. Surat kabar terbit setiap hari, kartu pencatatan ini dapat dipergunakan setiap hari,kartu pencatatan ini dapat dipergunakan setiap hari pula mulai tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember setiap tahun. Tangggal dan bulan sudah tertera pada kartu pencatatan yang tetap tidak berubah walaupun judul surat kabar berbagai judul. Pustakawan hanya bertugas mengisi data surat kabar pada setiap awal tahun dan selanjutnya seriap hari hanya mem beri tanda “V” bila surat kabar sudah masuk ke perpustakaan dan tanda baca “-“ bila surat kabar tidak masuk/tidak ada.
Untuk pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara tengah bulanan sekali atau tiga minggu sekali, kartu pencatatan terbitan berseri ini untuk selama 2 tahun yang dipergunakan timbal balik. Pada halaman pertama atau halaman depan dipergunakan pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Januari sampai dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang atau sebaliknya dipergunakan untuk pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Juli sampai dengan Desember. Kartu tetap dibuat 10 jalur dengan ukuran 22x15 cm. Data majalah dapat seluruhnya dimasukkan pada kartu pencatatan seperti: judul, penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga, ISSN, tanggal tahun dan bulan, nomor majalah, volume/tahun ke, dll.
dipergunakan untuk pencatatan yang terbit pada bulan Juli sampai dengan desember. Kartu yang berukuran 22x15 cm itu harus dibuat sebanyak 10 jalur.sebab dalam 1 bulan, hari yang sama ada yang 5 kali. Jadi kalau untuk 2 tahun, ada yang terpakai 10 jalur. Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog terbitan berseri.
Gambar 3.Contoh Kartu Katalog Terbitan Berseri. Majalah pertanian Indonesia
Volume 1 no.1 (1974- )
Bogor: Institute Pertanian Bogor, 1974. Jil: Il ; 24cm
Kuartalan
ISSN 0216-0455
Tahun volume nomor
1999 1 1,2,3,4
2000 II 1,2,3,4
2001 III 1,2,3,4
Gambar 4.Contoh Kartu Majalah.
UNIVERSITAS GADJAH MADA
PERPUSTAKAAN FAK.TEKNOLOGI PERTANIAN KARTU MAJALAH
No.Inventaris :738/jfs/90 Judul : j.of food science Kode : 664.8.05/jfs
Volume : XlX
Nomor : 1-3
Tahun : 1989
No.Anggota Tgl Pinjam No. Anggota Tgl Pinjam
Sumber : Lasa Hs, 1994:94.
Untuk kantong kartu terbitan berseri dapat berbentuk segitiga dan segi empat, dapat dilihat pada contoh di bawah ini.
Gambar 5.Kartu Katalog Berbentuk Segitiga.
Gambar 6.Kantong Kartu Majalah Berbentuk Segi Empat.
2.6. Penjajaran Terbitan Berseri
Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994:86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran terbitan berseri yaitu:
1. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis
Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.
2. Disusun Perkelompok Bidang
Dalam sistem ini lebih dititikberatkan pada bidang. Dengan demikian pengguna akan mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih cocok untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak.
3. Disusun Kronologis Penerimaan
Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya dilakukan setiap hari.
2.7. Pelayanan Terbitan Berseri
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada seluruh aktivitas akademika yang terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, peneliti, dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas penelitian yang sedang dilakukannya.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000; 24) bahwa:
Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang dibutuhkannya.
Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka perpustakaan harus dapat melakukan beberapa hal antara lain:
a. Penataan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis menurut klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.
b. Rambu-rambu
c. Tata Ruang
Tata ruang harus baik sehingga memungkinkan pengawasan petugas kepada setiap pengunjung secara seksama.
d. Katalog
Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka secara langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan harus ada. (Soeatminah, 1992:130)
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas sirkulasi.
Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu:
a. Penataan koleksi
Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis menurut urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut lebih memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan dengan cepat. b. Rambu-rambu
Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah kurang diperlukan.
b. Tata ruang
Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi harus di pisahkan dari ruang pengguna.
Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya alat untuk mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam. Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin tanpa katalog. (Soeatminah, 1992:131)
BAB III
PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN STMIK NEUMANN MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan STMIK Neumann
STMIK NEUMANN adalah sebuah perguruan tinggi yang didirikan oleh YPK-GBKP sebagai bentuk tanggung jawab Moderamen GBKP dalam pelayanannya (diakonia) kepada masyarakat di bidang pendidikan. Pendirian sekolah tinggi ini direncanakan sebagai cikal bakal sebuah universitas yang memiliki lebih banyak fakultas dan jurusan. Sebenarnya pendirian sebuah universitas milik YPK-GBKP sudah terpikir oleh Pengurus Moderamen GBKP sejak tahun 2000, namun baru pada 2007 rencana pendirian sudah menemui titik terang yaitu dengan adanya beberapa anggota jemaat (investor) yang sangat peduli akan kondisi pendidikan di kalangan warga GBKP dan masyarakat umum lainnya. Berdasarkan Surat Keputusan Moderamen GBKP No. 0800/VIII-c/2007 tertanggal 20 Juni 2007, Moderamen GBKP mengganti nama Badan Pelayanan Pendidikan GBKP menjadi Yayasan Pendidikan Kristen (YPK) GBKP sekaligus menata ulang susunan kepengurusan YPK-GBKP periode 2005-2010, yang mana di dalamnya terdapat Seksi Perguruan Tinggi. Sejak dikeluarkannya SK tersebut, gaung pendirian universitas YPK-GBKP semakin membahana yang ditandai dengan seringnya diadakan rapat-rapat antara Moderamen (Bidang Usaha, Bidang Diakonia), Seksi Perguruan Tinggi YPK, investor, akademisi dan tokoh-tokoh masyarakat Karo.
Sebagai tindaklanjut rapat-rapat tersebut, pada 30 Juli 2007 Moderamen mengeluarkan SK pengangkatan Tim Persiapan Pendirian Universitas Neumann (selanjutnya disebut Tim) yang bertugas mempersiapkan dan mendirikan perguruan tinggi di bawah Moderamen GBKP. Adapun tim persiapan tersebut beranggotakan:
1. Prof. Dr. Timbangen Sembiring, M.Sc. (Koordinator) 2. Drs. Open Darnius Sembiring, M.Sc.
5. Dino Medio Brahmana, S.T. 6. Ir. Petra Sibero
7. Pt. Ir. Ananta Purba
8. Antonius Ginting, S.E., M.Ec. (meninggal 08-08-2008)
Pemberian nama missionaris NZG Belanda tersebut disepakati mengingat jasanya dalam membangun fasilitas sekolah, rumah sakit dan perdagangan pada era pengabaran injil ke daerah Karo sekaligus menghidupkan kembali nama Institut Pendidikan Kejuruan Neumann (IPKN) yang pernah berkiprah pada 1970-an.
Pada tahap awal, Tim ini melakukan studi kelayakan dengan mengumpulkan berbagai data tentang calon mahasiswa, prospek pasar, data industri pendidikan dan lain sebagainya serta mencari izin pendiriannya. Mengingat sulitnya mendapatkan izin pendirian sebuah universitas dari pemerintah beserta syarat-syarat pendiriannya serta pertimbangan dana operasional yang besar, maka Tim dan Moderamen sepakat untuk mendirikan sekolah tinggi yang diberi nama Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer Kristen Neumann Indonesia, disingkat STMIK NEUMANN. Akhirnya, izin alih kelola diperoleh dari salah satu STMIK yang berdomisili di Medan (STMIK Medan Putri). Atas kerjasama Bidang Usaha Moderamen, pihak investor dan Tim maka pada 23 Maret 2008 dilakukan peletakan batu pertama pendirian kampus STMIK NEUMANN yang berlokasi di Jl. Letjen Jamin Ginting KM 10,5 Medan. Dalam pelaksanaan tugasnya, sebagian anggota Tim mempersiapkan aspek-aspek legalalitas, administrasi, promosi dan lain sebagainya dan anggota lainnya mempersiapkan bangunan fisik.
Selanjutnya pada Sabtu, 19 Juli 2008, Tim telah melaksanakan acara Soft Opening (SO) di kampus baru. Tujuan dari SO adalah:
a. Sebagai momentum dimulainya kegiatan administrasi STMIK NEUMANN di kampus baru sekaligus tempat melakukan pendaftaran calon mahasiswa baru.
Dua bulannya setelah SO maka kegiatan Grand Opening (GO) STMIK NEUMANN dilaksanakan pada 13 September 2008 yang pelaksanaannya dilakukan dua hari sebelum perkuliahan dimulai. Tujuan kegiatan GO adalah sebagai momentum awal sebelum melakukan kegiatan akademis di STMIK NEUMANN, menyampaikan keberadaan STMIK NEUMANN kepada masyarakat luas. Pada acara GO dilakukan acara penandatanganan prasasti pendirian STMIK NEUMANN oleh Gubernur Sumatera Utara, Bapak H. Syamsul Arifin, SE disaksikan oleh pejabat-pejabat teras Pemprovsu, Ketua Moderamen GBKP, Penjabat Walikota Medan, Kopertis Wilayah I Sumut-NAD Bapak Prof. Dr. Zainuddin, M.Pd serta tokoh-tokoh masyarakat. Pada acara ini juga dilaksanakan pelantikan pimpinan STMIK NEUMANN oleh Pengurus YPK-GBKP yaitu:
Ketua : Prof. Dr. Timbangen Sembiring, M.Sc. Wakil Ketua I : Bukti Anthonius Tarigan, S.E., M.Si. Wakil Ketua II : Bukti Anthonius Tarigan, S.E., M.Si. Wakil Ketua III : Dino Medio Brahmana, S.T.
Kuliah perdana STMIK NEUMANN dilakukan pada 15 September 2008 dengan kuliah umum dibawakan oleh Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng. (Guru besar Fakultas Teknik USU Medan). Dengan demikian hari jadi STMIK NEUMANN ditetapkan pada tanggal tersebut yaitu 15 September.
Sebagai salah satu universitas STMIK NEUMANN juga dilengkapi dengan sebuah perpustakaan yang sebagaimana kegunaan perpustakaan pada umumnya, perpustakaan ini diharapkan dapat difungsikan sebagai tempat penyimpanan, pengelolaan, pemanfaatan, serta pelestarian informasi bagi seluruh sivitas akademik STMIK NEUMANN.
3.2.Status dan Struktur Organisasi
Ahmad Munir Hasibuan dalam jurnal Iqro No.10-14 Thn V dan VI Mei 1999-Oktober 2001) yaitu:
Menyiapkan anak didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan Nasional.
Seperti yang telah diuraikan pada Bab II sebelumnya bahwa tujuan diselenggarakan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui layanan informasi yang meliputi pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan informasi serta penyebarluasan informasi.
Menurut keputusan Mentri Agama RI No.395 tahun 1993 pada Bab III pasal 4 (empat) seperti yang dimuat dalam jurnal Iqro Sejarah Perkembangan Perpustakaan STMIK Neumann Medan, menyatakan bahwa perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan untuk pengabdian kepada masyarakat. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut, perpustakaan mempunyai fungsi sesuai dengan keputusan Menag RI. No.395. Tahun 1993 pasal 45 antara lain:
1. Perencanaan pengembangan kepustakaan dan pustakawan. 2. Pengadaan, pelayanan, pemeliharaan bahan pustaka.
3. Pelaksanaan kerjasama antar Perpustakaan Perguruan Tinggi atau Badan lain di dalam dan di luar negeri.
4. Penilaiaan prestasi dan proses penyelenggaraaan kegiatan serta penyusunan laporan.
5. Pelaksanaan urusan Tata Usaha. (Lembaran Kepustakaan Menag RI. No. 395 Thn 1993)
a. Kepala Perpustakaan
Kepala perpustakaan bertugas sebagai perencana dan koordinator seluruh kegiatan yang dilaksanakan serta melakukan pengendalian seluruh pelaksanaan pekerjaan. Tugas tersebut di pertanggungjawabkan kepada Rektor.
b. Kelompok Pustakawan
Kelompok pustakawan, terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional.
Kelompok pustakawan, dipimpin oleh oleh seorang pustakawan yang memiliki pendidikan formal dan pelatihan dalam bidang perpustakaan minimal D-3 atau S-1 dan S-2 Ilmu Perpustakaan.
Jumlah pustakawan ditemukan menurut kebutuhan.
Jenis, dan jenjang kepangkatan tenaga kepustakawan diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, dan rumah tangga perpustakaan.
Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang kepala.
Perpustakaan STMIK Neumann Medan adalah salah satu unsur penting dalam menunjang pelaksanaan kegiatan akademis yang berkedudukan sebagai Unit Pelaksanaan Teknis (UPT), dimana kepala perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada rektor dan pembinannya sehari-hari dilakukan oleh pembantu Rektor I.
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, perpustakaan membentuk jabatan non eselon sebagai koordinator urusan-urusan yang bertanggung jawab langsung kepada kepala perpustakaan yaitu:
1. Kepala urusan pengadaan, bertugas sebagai koordinator pengadaan bahan koleksi, dan pembuatan nomor induk koleksi.
3. Kepala urusan deposit bertugas sebagai koordinator pelayanan terbitan karya ilmiah dan laporan penelitian STMIK Neumann Medan.
4. Ketua kelompok pustakawan, bertugas sebagai koordinator pengelolaan, pengembangan perpustakaan dan pembinaan karir pustakawan.
Gambar 7. Struktur Organisasi STMIK Neumann Medan.
Sumber : Perpustakaan STMIK Neumann Medan
MODERAMEN
Kemahasiswaan Akademik Keuangan Umum dan
Informasi
Prodi Prodi
Laboratorium Dosen Studio
Kemahasiswaan TI
Dosen
Studio Laboratorium
3.3. Pengadaan Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang dimiliki STMIK Neumann Medan terdiri dari majalah sebanyak 8 judul, jurnal 7 judul yang pada umumnya berkaitan dengan bidang komputerisasi dan IT, dan surat kabar yang terdiri dari 3 judul serta beberapa serial tutorial mengenai komputer dan pengembangan IT. Seluruh koleksi terbitan berseri diperoleh dengan cara berlangganan walau terkadang ada beberapa yang diperoleh dari hadiah/sumbangan dari berbagai pihak. Selama ini pengadaan majalah, koran dan serial tutorial dapat diperoleh dengan mudah namun berbeda halnya dengan pengadaan jurnal yang terkadang masih mengalami kesulitan karena STMIK Neumann belum memiliki kerjasama yang jelas/terikat dengan organisasi/badan yang khusus menyediakan jurnal terutama yang berasal dari luar negeri. Menurut pengelola perpustakaan, jumlah koleksi terbitan berseri yang dimiliki saat ini masih dirasa cukup walau dimasa yang akan datang diharapkan jumlah koleksi yang dimiliki semakin bertambah baik yang berasal dari dalam dan luar negeri mengingat perkembangan teknologi informasi berkembang dengan cepat sehingga diharapkan seluruh sivitas akademik STMIK Neumann dapat memperoleh informasi yang terbaru.
3.4. Inventarisasi Terbitan Berseri
Terbitan berseri yang telah diterima, baik yang dilanggan maupun berupa hadiah selanjutnya diperiksa secara seksama agar tidak terjadi kesalahan. Pada saat menerima terbitan berseri perpustakaan STMIK Neumann Medan memperhatikan beberapa faktor antara lain:
1. Terbitan berseri yang diterima dicocokkan dengan daftar pesanan (judul majalah, nomor majalah), selain itu pihak perpustakaan STMIK Neumann Medan juga memeriksa kondisi fisik majalah/surat kabar tersebut, apakah dalam keadaan baik/utuh atau tidak.
2. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan daftar pesanan maka terbitan berseri tersebut dikembalikan kepada orang yang mengirim atau agen yang bersangkutan.
Gambar 8. Cap/Stempel Kepemilikan Perpustakaan.
Perpustakaan STMIK Neuman
Medan
Sumber: Perpustakaan STMIK Neumann
4. Setelah diberi tanda kepemilikan/cap perpustakaan, maka diberi cap inventarisasi.
Gambar 9. Cap/Stempel Inventarisasi Perpustakaan. Tgl terima
No. induk
Asal
Sumber: Perpustakaan STMIK Neumann
5. Terbitan berseri yang telah diberi tanda kepemilikan, cap perpustakaan dan cap inventarisasi, kemudian dicatat dalam buku inventarisasi. Adapun informasi yang dicatat dalam buku inventarisasi adalah:
a. Tanggal terima. b. Judul terbitan.
c. Nomor terbitan berseri. d. Penerbit, tempat terbit. e. Tahun terbit.
f. Sumber, pada kolom ini dicatat asal terbitan, apakah hasil dari pembelian atau hadiah.
g. Harga. h. Bahasa. i. Eksemplar.
Pencatatan atau inventarisasi terbitan berseri pada perpustakaan STMIK Neumann Medan dilakukan dengan sistem buku. Setiap judul terbitan berseri dicatat dalam buku inventarisasi yang telah tersedia.
Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi majalah pada perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Gambar 10. Buku Inventarisasi Majalah pada Perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Tgl Bln Thn
Nomor
Inventaris Judul
Tahun
Terbit Asal Eksemplar Bahasa Keterangan
Sumber: Perpustakaan Neumann Medan.
Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi surat kabar pada perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Gambar 11. Buku Inventarisasi Surat Kabar pada Perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Tgl/Bln/Thn No. inventarisasi Judul Keterangan
Sumber: Perpustakaan Neumann Medan. 3.5. Pengolahan Terbitan Berseri
inventarisasi, dan pencatatan kode dalam bentuk kartu katalog yang kemudian ditempatkan dalam setiap rak untuk memudahkan pencarian sedangkan proses pengkodean dalam rangka penyusunan katalog yang terkomputerisasi yang bertujuan untuk memudahkan pencaraian dan menginventarisasi koleksi yang ada belum dilakukan. Berdasarkan uraian tersebut penulis menyimpulkan bahwa pengolahan terbitan berseri pada perpustakaan STMIK Neumann Medan masih dilaksanakan secara manual.
Koleksi berseri seperti serial tutorial pada perpustakaan STMIK Neumann yang telah lengkap, dikumpulkan menjadi satu dan dilakukan penjilidan. Begitu pula halnya dengan surat kabar, setiap surat kabar yang telah terbit selama jangka waktu satu bulan dikumpulkan dan dijadikan satu tempat yang sebelumnya dibubuhi label nama surat kabar, bulan dan tahun terbit pada rak penyimpanan.
Dari uraian diatas pengolahan koleksi terbitan berseri pada STMIK Neumann Medan telah dilakukan dengan cukup baik, walau untuk mencari koleksi yang ada masih dirasa sulit karena masih menggunakan metode manual.
3.6. Penjajaran Terbitan Berseri
kali para pengguna perpustkaan tidak mengembalikan kembali koleksi yang dibaca pada tempatnya namun malah meletakkan ke sembarang tempat sehingga bercampur dengan koleksi yang lain.
3.7. Pelayanan Terbitan Berseri
Sebagaimana dengan telah diuraikan pada Bab II bahwa pelayanan terbitan berseri yang dilakukan oleh perpustakaan STMIK Neumann Medan adalah sistem terbuka (open access), dimana pengguna bebas memilih dan mengambil langsung koleksi dari rak. Koleksi terbitan berseri tidak dapat dipinjam untuk dibawa pulang hanya dapat digunakan /dibaca diruang baca koleksi terbitan berseri atau di fotocopy melalui peminjaman. Untuk dapat memfotocopy hanya dilakukan dengan persetujuan petugas perpustakaan, dalam hal ini pengguna harus mengisi fomulir peminjam untuk difotocopy.
3.8. Pemeliharaan Terbitan Berseri
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan seluruh uraian pada bab-bab sebelumnya, penulis mengemukakan kesimpulan berikut:
1. Terbitan berseri adalah merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan yang memuat informasi mutakhir yang diterbitkan dalam kurun waktu yang tidak ditentukan.
2. Sumber informasi pengatalogan terbitan berseri adalah halaman judul, cover, caption, mashead, halaman editorial, dan colophon.
3. Perpustakaan STMIK Neumann Medan merupakan perpustakaan perguruan tinggi selalu berusaha untuk menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi.
4. Berdasarkan fungsinya, perpustakaan STMIK Neumann Medan telah melaksanakan fungsi perpustakaan yaitu dengan cara pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan Informasi dan penyebarluasan informasi. 5. Untuk memudahkan koordinasi sistem kerja perpustakaan, pada setiap bagian
yang ada pada perpustakaan seperti pengolahan, peralatan dan pelayanan ditempatkan seorang pustakawan sebagai penanggung jawab.
6. Pelayanan bahan pustaka termasuk Terbitan Berseri pada perpustakaan STMIK Neumann Medan dilaksanakan dengan sistem terbuka (open access). 7. Dalam melaksanakan pengatalogan bahan pustaka, perpustakaan STMIK
Neumann Medan berpedoman pada DDC edisi 22, penentuan Tajuk subjek berpedoman pada Daftar Tajuk subjek yang diterbitkan oleh perpustakaan nasional RI 1995.
8. Jumlah terbitan berseri yang dilanggan dan dimiliki perpustakaan STMIK Neumann Medan masih sangat kurang, jika disesuaikan dengan buku pedoman umum perpustakaan perguruan tinggi.
4.2 SARAN
Adapun saran penulis adalah sebagai berikut:
1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna, perpustakaan STMIK Neumann Medan hendaknya menambah koleksi terbitan berseri.
2. Untuk dapat memudahkan penelusuran terbitan berseri, perpustakaan STMIK Neumann Medan hendaknya mengelola terbitan berseri sesuai dengan sistem pengatalogan yang terautomatisasi.
3. Kartu katalog terbitan berseri mutlak harus dibuat.
4. Majalah sekunder harus dimiliki oleh setiap perpustakaan.
5. Mutu ilmu pengetahuan pustakawan harus ditingkatkan, untuk profesionalisme perpustakaan, khususnya dibidang terbitan berseri yang jauh tertinggal.
6. Jumlah personil pustakawan sebaiknya ditambah karena seiring dengan bertambahnya koleksi maka tugas dan tanggung jawab pengelola perpustakaan akan semakin banyak, untuk itu diperlukan personil yang memadai.
DAFTAR PUSTAKA
Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan RI Direktorat Jenderal pendidikan Tinggi. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku pedoman ed.3.Jakarta: Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Hasibuan, Ahmad munir. 2001. Urgensi memasyarakatkan klasifikasi Buku
terhadap pengguna perpustakaan STMIK Neuman Medan. Jurnal
Iqro gema membaca informasi perpustakaan No.10-14 tahun V dan VI mei 1999-oktober 2001. Medan: Perpustakaan STMIK NEUMANN Medan.
---.1997. Sejarah perkembangan perpustakaan STMIK Neuman Medan. Jurnal Iqro gema membaca informasi perpustakaan Medan: Perpustakaan STMIK Neumann Medan.
---.2003. Laporan Bulanan UPT Perpustakaan STMIK Neuman Medan
Maret 2003. Medan: Perpustakaan STMIK Neumann Medan.
Lasa Hs.1994. pengelolaan terbitan berseri.Cet.1. Jakarta: Gajah Mada University Press.
---1994. Pengelolaan Terbitan Berseri.cet.1.Yogyakarta: Karnius
---1994. Petunjuk Praktis Pengelolaan Perpustakaan Masjid dan
Lembaga Islamiyah. cet.1. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
Perpustakaan Nasional RI. 1999. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi
Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
Perpustakaan Nasional RI. 2000. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi
Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
Saleh, Abdul Rahman dan Toha, Yuyu yulia 1996. Pengelolaan Terbitan Berseri. Jakarta: Penerbit Universitas Terbuka, Depdikbud
Siregar, Belling. 1999. Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan
Literature. Medan : Proyek Pembinaan Perpustakaan Daerah
Sumatera Utara.
Toha, Yuyu, Sujana, Janti G. dan Windarti , Henny.cet.1.1993. Pengadaan
Bahan Pustaka, Jakarta: Penerbit Universitas Terbuka.
Yahya Suhendar, Pedoman Katalogisasi, Jakarta : Kencana Prenada Media Group, 2005
