BAB II KAJIAN TEORITIS
2.7 Pengembangan Koleksi
Koleksi yang dimiliki perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang sejalan dengan tuntutan dari kebutuhan informasi pengguna perpustakaan yang juga akan terus bertambah.
Menurut Jhonson (2009: 2) menyatakan bahwa:
pengembangan koleksi merupakan proses membangun koleksi perpustakaan secara sistematis untuk memenuhi keperluan pembelajaran, pengajaran, penelitian, rekreasi, dan kebutuhan lainnya dari para pengguna perpustakaan. Dalam proses ini termasuk seleksi dan deseleksi koleksi baru dan lama, dan termasuk juga kegiatan evaluasi koleksi untuk mengetahui apakah koleksi tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Menurut (Darmono 2001, 45) Pengembangan koleksi adalah:
Semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan pustaka. Kegiatan ini meliputi berbagai aktivitas seperti penyusunan kebijaksanaan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi, serta evaluasi.
Menurut (Evans 2000, 70) menyatakan bahwa, “pengembangan koleksi adalah proses kegiatan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi penduduk layanan secara tepat waktu dan ekonomis, dengan menggunakan sumber daya informasi yang dihasilkan dengan baik di dalam suatu organisasi”.
Sedangkan Disher (2007: 2) menyimpulkan bahwa proses pengembangan koleksi yang bisa dikatakan berhasil bila dalam proses tersebut bisa menyediakan
suatu informasi, dalam format yang tepat, kepada tangan orang yang tepat dan diwaktu yang tepat pula saat orang tersebut benar-benar membutuhkan.
Menurut (Sutarno 2006, 114) bahwa pengembangan koleksi perpustakaan mencakup:
a. Jumlah; mencakup judul, jenis dan jumlah eksemplar
b. Variasi; baik yang tercetak seperti buku, majalah, koran, maupun yang terekam
c. Sumber penerbitnya
d. Sumber asalnya; dalam negeri (bahasa Indonesia dan bahasa daerah), dari luar negri (terjemahan, bahasa Inggris dan bahasa lainnya).
Dari beberapa pendapat tersebut dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi merupakan suatu proses yang dinamis untuk memenuhi kebutuhan informasi dari masyarakat pengguna perpustakaan secara cepat dan ekonomis, dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang diproduksi di dalam maupun luar organisasi dan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan dalam pembentukan koleksi melalui proses yang sistematis.
2.7.1 Proses Pengembangan Koleksi
Koleksi perpustakaan akan terus dan semakin berkembang. Pengembangan koleksi dimaksudkan untuk membina sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang akan dilayani.
Menurut (Qalyubi et.al 2007: 77) bahwa:
Pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan.
Sedangkan menurut (Magrill dan Corbin yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 77) menyatakan bahwa:
Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi. Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh pengelola perpustakaan atau pustakawan dalam pengembangan koleksi yaitu, penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, penyiangan serta evaluasi koleksi.
(Evans dan Saponaro 2005, 8-9) mengilustrasikan proses pengembangan koleksi seperti terlihat pada gambar berikut:
PATRON COMMUNITY
Gambar 2.1
Gambar 2.1
Proses pengembangan Koleksi
Selection
Policies
Deselection
LIBRARY
STAFF
CommunityAnalysis
Selection
Acquasition
EvaluationPada gambar 2.1 tersebut, dijelaskan bahwa lingkaran luar merupakan lingkaran yang mewakili komunitas yang menjadi pengguna perpustakaan umum. Lingkaran luar yang menunjuk pada analisis komunitas, kebijakan seleksi, seleksi, penyiangan, dan evaluasi, menyatakan bahwa dalam proses-proses tersebut juga perlu dipertimbangkan kebutuhan dan masukan dari pengguna perpustakaan. Hal ini bertujuan agar nantinya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan benar-benar mencerminkan kebutuhan penggunanya.
Proses pengembangan koleksi merupakan siklus yang diawali dengan analisi komunitas dan berakhir pada evaluasi. Dari siklus tergambar bahwa siklus searah dengan jarum jam. Di dalam proses evaluasi juga perlu diketahui perkembangan kebutuhan pengguna apakah berubah atau tidak. Karena itu proses pengembangan koleksi akan kembali pada analisis komunitas. Bila terjadi perubahan kebutuhan pengguna maka saat proses seleksi bahan pustaka disesuaikan. Pada gambar siklus tersebut staff perpustakaan ada pada lingkaran tengah, hal ini menunjukkan bahwa yang bertanggung jawab atas proses pengembangan koleksi dilaksanakan oleh staff perpustakaan.
Dari gambar tersebut diketahui bahwa ada 6 (enam) tahapan yang harus dilakukan oleh pengelola perpustakaan/pustakawan, tahapan ini merupakan suatu proses yang berlangsung secara terus menerus dan membentuk suatu siklus yang tetap. Keenam tahapan tersebut adalah: analisis pengguna (community analysis); pembuatan kebijakan seleksi (selection policies); seleksi bahan pustaka (selection); pengadaan bahan pustaka (acquisition); penyiangan bahan pustaka
2.7.1.1 Analisis Pengguna Perpustakaan (community analysis)
Dalam melakukan pengembangan koleksi tidak hanya sebatas mengadakan koleksi yang mutakhir saja. Perpustakaan juga perlu mempertimbangkan atau memperhatikan apa sesungguhnya kebutuhan pengguna dan menganalisis pengguna perpustakaan. Dalam melakukan pemahaman terhadap kebutuhan masyarakat ini ada beberapa istilah yang sering digunakan seperti analisis masyarakat, analisis kebutuhan (need analysis), kajian pengguna (user’s studies).
Menurut (Suyanto yang dikutip oleh Suwanto 2000, 382) bahwa:
Analisis pengguna merupakan kajian secara sistematis terhadap karakteristik dan perilaku pemakai informasi berkenaan dengan interaksinya dengan sistem informasi. Sedangkan yang dimaksud dengan sistem informasi di sini dapat berarti lembaga-lembaga yang melayani penelusuran informasi, baik itu perpustakaan, pusat-pusat dokumentasi dan informasi, maupun suatu sistem informasi di dalam komputer dengan menggunkan pangkalan data-pangkalan data baik pangkalan data lokal maupun pangkalan data ekstern atau pangkalan data dari luar lembaga tersebut.
Menurut (Disher 2007, 8) bahwa, yang menjadi tujuan dasar pada analisis komunitas adalah untuk mendapatkan informasi yang akan menjawab pertanyaan- pertanyaan berikut:
a. Siapa saja yang tinggal di sekitar perpustakaan? b. Apa yang menjadi minat mereka, dan mengapa? c. Apa yang mereka inginkan dari perpustakaannya?
d. Bagaimana perubahan yang terjadi di dalam masyarakat?
e. Apa yang biasa diprediksi, akan seperti apa masyarakat dalam lima, sepuluh, atau lima puluh tahun ke depan?
Analisis komunitas menjadi penting mengingat sebuah perpustakaan umum dibangun untuk masyarakat dimana perpustakaan tersebut berada. Pustakawan tentunya ingin tahu apakah misi dan tujuan dari didirikannya perpustakaan umum sesuai dengan harapan masyarakat yang ada. Sebuah perpustakaan dikatakan sukses bila dapat memenuhi permintaan dan kebutuhan dari pengguna perpustakaan. Proses penyeleksian analisis komunitas ini dapat membantu
pustakawan untuk menjawab pertanyaan tentang permintaan dan kebutuhan informasi masyarakat yang selanjutnya akan menunjang proses pengembangan koleksi perpustakaan dan merencanakan pelayanannya dengan sukses.
2.7.1.2 Kebijakan seleksi (selection policies)
Kebijakan dalam pengembangan koleksi, merupakan suatu rencana atau tindakan yang dipakai sebagai acuan kerja di perpustakaan. Kebijakan-kebijakan itu diperlukan khususnya pada saat pengambilan keputusan subyek apa yang harus dibeli dan berapa banyak tiap subjek mendapatkan bahan, serta penentuan anggaran untuk tiap subjek.
Kebijakan seleksi berisikan pernyataan mengenai prosedur pelaksanaan seleksi mencantumkan penanggung jawab, alat bantu yang digunakan, metode yang harus diikuti dalam menentukan koleksi yang akan diadakan. Harus dibuat sebagai pedoman (manual) yang menjelaskan prosedur yang harus dilakukan dalam seleksi bahan pustaka.
Menurut (Evans 2000, 81) menyebutkan peryataan tentang pedoman seleksi koleksi:
1. Pilih item yang berguna untuk klien
2. Pilih dan mengganti item yang ditemukan dalam daftar standar dan katalog
3. Pilih item yang menguntungkan yang ditinjau dalam dua atau lebih alat bantu seleksi
4. Jangan memilih item yang menerima review negatif
5. Coba berikan dua atau semua sudut pandang pada subyek yang controversial
6. Jangan pilih textbooks
7. Jangan memilih item yang bersifat sensasional, kekerasan, atau inflamasi
8. Pilih hanya items of lasting literary atau sosial
9. Hindari item yang, meskipun berguna untuk klien, yang lebih tepat dipegang oleh perpustakaan lokal lain
Menurut (Jhonson 2009, 351) bahwa, penyeleksi (selector) menggunakan pelatihan, pengetahuan dan keahlian mereka sebagai standard kriteria untuk memilih bahan pustaka. Berikut adalah kriteria yang dilakukan dalam pemilihan bahan pustaka:
a. Kriteria umum
1. Relevansi dan antisipasi kebutuhan masyarakat 2. Kesesuaian subjek dan style untuk pengguna 3. Tinjauan kritikan
4. Reputasi dan kualifikasi penulis dan penerbit 5. Biaya/ cost
6. Kaitannya subjek antara koleksi saat ini dengan yang lainnya 7. Signifikansi lokal dari penulis atau topik
8. Perbandingan potensi pengguna b. Kriteria Konten
1. Kelengkapan
2. Authority, kompetensi, reputasi dan tujuan penulis 3. Keakuratan informasi
4. Signifikansi jangka panjang atau kepentingan 5. Representasi beragam sudut pandang
Menurut (Evans yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 84) menjelaskan bagaimana sesungguhnya menjadi selector yang baik yaitu:
a. Memahami secara sungguh-sungguh bahwa kegiatan seleksi hanya merupakan salah satu dari serangkaian kegiatan pengembangan koleksi. b. Meluangkan untuk memelajari seluk beluk dunia penerbitan buku dan
produksi bahan audio-visual.
c. Mengetahui para editor buku dan produser bahan audio-visual.
d. Mempelajari penerbit yang memproduksi bahan terbaik bagi perpustakaan dan meneliti katalog serta iklannya.
e. Meluangkan waktu untuk membaca tinjauan bahan pustaka dan berbagai sumber.
f. Mencermati bibliogarafi nasional dan bibliografi perdagangan bukuu dengan seksama sehingga dapat diketahui keakuratannya dalam mendaftarkan bahan yang dibutuhkan perpustakaan.
g. Mengetahui masyarakat pengguna perpustakaan serta mampu memperkirakan apa yang dibutuhkan.
h. Membaca sebanyak-banyaknya persoalan yang berhubungan dengan dasar pemikiran dan proses-proses seleksi buku, penulisan tinjauan dan pengadaan.
i. Menilai secara independen judul-judul tertentu serta membandingkan dengan tinjauan-tinjauan di majalah-majalah yang ditemukan.
j. Mengikuti perkembangan dunia yang sedang terjadi, khususnya dengan banyak membaca.
Dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam proses pembuatan kebijakan seleksi bahan pustaka (koleksi) harus dibuat dengan cermat dan menjelaskan bahwa orang yang menyeleksi koleksi harus mengtahui secara jelas tentang kriteria-kriteria yang harus diperhatikan dalam seleksi bahan pusataka.
2.7.1.3Seleksi bahan pustaka (selection)
Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Untuk itu perpustakaan mepunyai kegiatan seleksi bahan pustaka dalam proses pengembangan koleksi yang baik dan kegiatan seleksi ini merupakan kegiatan yang sangat penting di perpustakaan.
Menurut (Jhonson 2009, 108) bahwa, “proses seleksi merupakan kegiatan yang menggabungkan antara seni dan ilmu. Dalam proses seleksi ada sebuah kombinasi antara pengetahuan, pengalaman, dan instuisi seseorang selektor”.
Menurut (Magril and Corbin yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 81) menyatakan bahwa, “seleksi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi rekaman informasi yang akan ditambahkan pada koleksi yang sudah ada di perpustakaan.”
Dalam kegiatan pengembangan koleksi ada ketentuan-ketentuan mengenai cara melakukan seleksi dan siapa yang melakukan proses seleksi untuk koleksi perpustakaan.
Menurut (Sulistyo-Basuki 1993, 429) bahwa pustakawan yang melakukan seleksi bahan pustaka harus memenuhi kecakapan sebagai berikut:
a. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia dan memahami seluk beluk yang berkaitan dengan dunia penerbitan
b. Mengatahui latar belakang para pengguna perpustakaan c. Memahami apa yang dibutuhkan pengguna
d. Mencerminkan sifat netral
e. Mengetahui secara lebih mendalam koleksi perpustakaan
f. Menguasai teknik membaca dan menganalisa bacaan dengan baik.
Menurut (Disher 2007: 77-80) Kriteria yang penting diperhatikan
selector dalam proses seleksi bahan pustaka adalah:
1. Subject
Dalam hal ini selector harus mengetahui tentang subjek apa yang dibutuhkan,diinginkan,atau diminta pengguna. Jika permintaan dari pengguna banyak maka buat daftar priporitas atau “pecking order”.
2. Demand and usage potential
Sesuaikan permintaan dengan kualitas item. Dan pilih hal yang berpontensi terbaik unntuk hasilnya.
3. Material construction quality
Material atau bahan harus berkualitas
4. Collection balance
Permintaan dan koleksi yang yang disediakan harus seimbang
Ketika Anda membuat keputusan seleksi individu, Anda harus selalu diingat bahwa koleksi Anda adalah satu unit kohesif.
Kriteria lain yang perlu diperhatikan oleh orang yang menyeleksi bahan pustaka (selector):
1. Pengarang
Penulis atau produsen material di bawah pertimbangan bisa sangat berguna dalam membuat penentuan seleksi
2. Publisher
Dalam membuat keputusan untuk seleksi kamu harus mengenali sifat- sifat tertentu, harapan, dan isi dari berbagai penerbit
3. Format
Selector harus secara dalam mengevaluasi format seleksi mereka sebagai pedoman kegiatan seleksi.
4. Reviews
Pemilih dapat menggunakan tinjauan dalam menentukan bagaimana item tersebut digunakan, dan bagaimana hal itu berbeda dari beberapa sumber standar lainnya.
5. Harga (Cost)
6. Audience 7. date
Menurut (Evans 2000, 80) bahwa orang yang melakukan seleksi adalah : 1. Pelanggan atau pengguna
2. Pustakawan dari bagian pelayanan publik (dengan tidak ada latar belakang khusus atau pelatihan di luar pendidikan dasar perpustakaan) 3. Pustakawan dari unit layanan teknis (dengan tidak memiliki latar
belakang khusus atau pelatihan di luar pendidikan dasar perpustakaan) 4. Subjek atau layanan spesialis dengan pelatihan lanjutan bagian
layanan atau subjek 5. Kepala departemen 6. Kepala pustakawan
Keputusan dalam seleksi bahan pustaka dibuat oleh:
1. Independent selectors, dengan atau tanpa mempersiapkan program sistematis dari perpustakaan
2. Komite
3. Individu atau kelompok dengan menggunakan daftar terpusat mengenai seleksi mana yang akan dibuat.
Untuk membantu pustakawan dalam melakukan seleksi, biasanya pustakawan menghimpun alat bantu seleksi bahan pustaka. Dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (Perpustakaan Nasional RI 2000, 22) memberikan contoh sumber-sumber informasi ini antara lain: katalog penerbit, bibliografi, bulletin abstrak dan indeks, brosur terbitan terbaru dan lain- lain. Sumber informasi yang juga sangat diperlukan adalah yang memberikan gambaran tentang isi buku, harga, dan toko buku yang menyediakannya.
Menurut (Darmono 2001, 55) bahwa alat bantu seleksi bahan pustaka secara umum sebagai berikut:
1. Alat bantu seleksi bahan buku
Contohnya seperti katalog penerbit baik dalam ataupun luar negeri yang berisi informasi judul, pengarang, tahun terbit, harga buku, dan sebagainya. Berikutnya adalah tinjauan atau resensi buku yang dimuat dimajalah ilmiah, surat kabar, atau majalah popular. Daftar buku IKAPI dan Bibliografi Nasional
2. Alat bantu seleksi bahan rujukan/referens
Untuk terbitan di Indonesia masih menjadi satu dengan katalog penerbit, tetapi di luar negeri sudah ada tersedia alat bantu seleksinya. Contohnya
adalah Guide to Reference Books. Buku ini mendaftar karya-karya sumber rujukan yang standard dari berbagai Negara untuk semua bidang ilmu pengetahuan. Secara garis besar buku ini dibagi kedalam sumber rujukan bidang kemanusiaan, bidang ilmu-ilmu social, bidang sejajarah, dan studi wilayah serta ilmu murni dan teraapan.
3. Alat bantu seleksi untuk koleksi terbitan berkala/serial
Secara umu alat bantu seleksi bahan serial Indonesia belum ada. Biasanya perpustakaan menggunakan alat bantu seleksi Ulrich’s International Periodical Directory terbitan Amerika Serikat. Setiap entri memuat data tentang nomor kelas DDC (Dewey Decimal Classifcation), judul, Negara penerbit, harga langganan, majalah indeks dan majalah abstrak. Meskipun Ulrich’s juga memuat terbitan berseri di Indonesia, akan tetapi informasinya tidak begitu lengkap. Untuk mengisi kekurangan ini maka biasanya perpustakaan mendapatkan informasi dari surat kabar, Koran, majalah, dan sebagainya.
Semua koleksi hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standard kebutuhan pemakai perpustakaan dalam suatu prioritas yang telah ditetapkan dan mencakup persyaratan yaitu:
a. Isi Buku
1. Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945 dan GBHN
2. Mampu mengembangkan sifat-sifat yang baik sesuai dengan tingkat perkembangan anak, terutama dari segi umur, jenis kelamin, tingkat kesukaran materi dan bahasa
3. Dapat membantu megembangkan bakat dan minat pribadi b. Bahasa yang Digunakan
1. Susunan kalimat baik dan bervariasi
2. Pemakaian kata betul dan baik, serta edukatif
3. Ungkapan-ungkapan menggunakan bahasa yang baik dan benar dan sesuai dengan kemampuan penguasaan bahasa pengguna
c. Ciri Fisik Buku
1. Bentuk dan ukuran serasi dengan teks
2. Kertas minimal tidak tembus pandang, tulisan terang dan mudah dibaca
3. Penjilidan kuat, tidak menyulitkan pembaca dalam membuka halama- halaman
d. Otoritas Pengarang atau penerbit
1. Otoritas pengarang meliputi : keahlian yang dimiliki pengarang, jenjang pendidikan yang didapat, penghargaan yang pernah diterima dalam penulisan buku, pengalaman dalam meulis buku, buku bermutu yang telah dihasilkan
2. Otoritas penerbit meliputi: jumlah buku yang telah diterbitkannya, kekhususan buku yang diterbitkan, kualitas buku yang diterbitakan. (Darmono 2001, 50-1)
Dari semua pernyataan di atas dapat diketahui bahwa dalam melakukan seleksi koleksi perpustakaan harus jelas siapa yang melakukan proses kegiatan
seleksi dengan menggunakan alat bantu, dan selektor harus mengetahui secara jelas cakupan-cakupan yang harus diperhatikan dalam menyeleksi bahan pustaka, karena keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan oleh tersedianya koleksi baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian koleksi perpustakaan sudah seharusnya terus dipupuk dengan ketelitian dan kecermatan.
2.7.1.4 Pengadaan bahan pustaka (acquisition)
Untuk menambah koleksi, perpustakaan memiliki kegiatan pengembangan koleksi melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka. Menurut (Sutarno 2006: 88) menyatakan bahwa: “pengadaan bahan pustaka untuk perpustakaan harus berpedoman kepada kebijakan dan aturan atau pedoman yang berlaku”.
Selanjutnya (Disher 2007, 97) mengemukakan bahwa, “akuisisi adalah proses dimana pustakawan menemukan, memesan, membayar, menerima, dan akhirnya mengultimasikan pada collection depeloper bahwa koleksi yang disediakan diperpustakaan sudah diseleksi”.
Sedangkan (Wilkinson dan Lewis 2003, 1) menyatakan bahwa, “pengadaan koleksi merupakan proses mencari dan mengadakan semua jenis materi perpustakaan setelah materi-materi tersebut diseleksi dan disetujui untuk dijadikan sebagai koleksi perpustakaan”.
Menurut (Magril and Corbin yang dikutip oleh Wilkinson dan Lewis 2003, 8) fungsi dari unit kerja pengadaan adalah:
1. Memperoleh informasi tentang bahan (materials) 2. Memprakarsai proses pembelian
3. Memelihara catatan untuk koleksi pemerintahan 4. Otorisasi untuk pembayaran bahan
5. Clearing order record
7. Penanganan bahan yang membutuhkan special treatment 8. Menghadapi berbagai situasi khusus
9. Mengembangkan dan menganalisa kinerja dengan statistik 8. Obtaining information about materials
9. Initiating the purchasing process
Menurut (Qalyubi et.al 2007, 90) bahwa, Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
a. Pengadaan atau pengembangan koleksi
b. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka
c. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus menerus d. Pemeriksaan dan mengikuti terus-menerus penerbitan-penerbitan
bibliografi
e. Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak diperoleh (buku-buku out of print), tetapi sangat diperlukan pemakai.
f. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. g. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka. Menurut (Evan 2000, 315) ada 4 tujuan umum pengadaan yaitu:
1. Untuk memperoleh bahan secepat mungkin
2. Untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi dalam semua prosedur kerja
3. Untuk menjaga proses kerja sederhana, untuk mencapai unit cost serendah mungkin
4. Untuk mengembangkan hubungan kerja yang ramah dengan unit perpustakaan lain dan dengan vendor.
Menurut (Yulia yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 90-95) menyebutkan bahwa perpustakaan dalam memperoleh bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1. Pembelian
Pemesanan langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun toko buku. Penerbit Indonesia pada umumnya melayani permintaan perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Proses pemesanan dapat melalui sebagai berikut :
a. Toko Buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relatif sedikit. Pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak. Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
1) Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku.
2) Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
3) Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
4) Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
b. Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.
c. Agen Buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri. 2. Tukar-menukar
Bahan pustaka tertentu tidak dapat dibeli di toko buku, tetapi hanya dapat diperoleh melalui pertukaran.
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu :
1) Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
2) Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.
3) Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan.
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut :
2) Mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan yang dinilai mempunyai koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan. 3) Perpustakaan yang menerima tawaran akan mempelajari tawaran yang
diterima dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksinya sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
4) Perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, menilai keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya. Jika
