BAB II : PT. IRA WIDYA UTAMA Medan
D. Pengembangan Sistem Informasi
Dalam era globalisasi informasi yang berkembang pesat, sistem informasi akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan manajemen informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.
Komputer telah menjadi unsur yang sangat diperlukan untuk sistem informasi diberbagai perusahaan dan merupakan alat pengolah data yang bekerja secara elektronik dan otomatis yang mengikuti serangkaian perintah dalam bentuk program.
Komputer sebagai alat pengolah data akan melakukan pengolahan data, dimana data-data tersebut akan mengalami transformasi dan menghasilkan informasi yang dapat disimpan didalam sistem komputer dan dapat juga dikeluarkan sebagai informasi yang telah diolah pada saat dibutuhkan.
Dalam mentransformasi data menjadi informasi, langkah-langkah yang dilakukan oleh PT. IRA WIDYA UTAMA adalah sebagai berikut :
1) Pengumpulan (Capturing) adalah mengumpulkan data dengan melakukan pemeriksaan keterangan yang ada, apakah itu data atau fakta.
2) Memilah (Verifying) adalah memilah data atau fakta yang dikumpulkan tersebut benar atau hanya direke-reka saja.
3) Pengelompokkan (Classifying) adalah mengelompokkan data yang telah sesuai dengan yang dibutuhkan.
4) Penyeleksian (Sorting) adalah menetapkan unsur data ke dalam urutan data yang disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai.
5) Meringkas (Summarizing) adalah meringkas data yang telah dikelompokkan menjadi laporan data menjadi bentuk matematis atau angka.
6) Perhitungan (Calculating) adalah memberikan nilai kepada data-data yang ada.
7) Penyimpanan (Storing) adalah menempatkan data pada alat-alat penyimpanan yang dapat dilihat kembali pada saat diperlukan.
8) Pengambilan Kembali (Retriving) adalah pengambilan keterangan kembali dari arsip bila informasi tersebut masih layak guna untuk dipakai sebagai informasi.
9) Memperbanyak (Reproducing) adalah menciptakan kembali dan memperbanyak informasi yang ada dengan fotocopy atau magnetik
disk agar data asli tidak rusak.
10)Mengkomunikasikan (Communicating) adalah menyebarkan informasi yang tersimpan kepada si pemakai informasi tersebut.
Dengan menggunakan komputer sebagai alat dalam mengolah data, siklus pengolahan data pada PT. IRA WIDYA UTAMA dapat dipisahkan menjadi 3 (tiga), yaitu input data, proses data, output data.
Pemrosesan data secara elektonik dalam suatu perusahaan bukanlah sesuatu yang baru, karena banyak memberikan keuntungan pada perusahaan. Oleh karena itu, Electonic Data Processing (EDP) merupakan dasar dari sistem informasi akuntansi di PT. IRA WIDYA UTAMA yang digunakan sebagai alat untuk memproses data-data transaksi dalam menghasilkan informasi secara elektonik.
Untuk membuat sistem pengolahan data dengan sistem komputer dapat bekerja dengan baik, maka harus didukung dengan beberapa peralatan. Berikut adalah beberapa perangkat komputer yang digunakan oleh IRA WIDYA UTAMA dalam mendukung kegiatan usahanya, antara lain :
1) Hardware (Perangkat Keras)
Komponen-komponen komputer yang digunakan perusahaan terdiri dari keyboard, disk drive, terminal sebagai input, printer sebagai satu alat output dan juga didukung oleh CPU dengan kemampuan dan kapasitas yang cukup untuk pengolahan data perusahaan.
2) Software (Perangkat Lunak)
Komponen-komponen perangkat lunak yang digunakan perusahaan terdiri dari operating system dan aplication system. Operating system dapat diperoleh perusahaan dengan cara membelinya dan untuk aplication system dapat diperoleh dari kantor pusat dengan memberikan kesempatan kepada daerah untuk memodifikasi sistem aplikasi tersebut berdasarkan kebutuhan.
3) Brainware (Perangkat Pelaksana)
Perusahaan menggunakan orang yang memiliki latar belakang pendidikan teknis yang dapat dibedakan menurut ahlinya. Brainware yang digunakan PT. IRA WIDYA UTAMA terdiri dari :
a) Computer Operator adalah orang yang bertanggungjawab untuk
pengolahan data melalui sistem dengan menggunakan program komputer untuk mengikuti petunjuk yang telah dibuat.
b) Programmer yaitu orang yang memberi perintah komputer dengan suatu
bahasa yang dimengerti komputer yang menerima perintah.
c) System Analyst and Designer yaitu orang yang bertanggung jawab untuk
menganalisa dan merancang suatu sistem aplikasi yang akan dibuat programnya.
Pada dasarnya terdapat 2 (dua) cara untuk memproses data melalui komputer pada PT. IRA WIDYA UTAMA, yaitu :
1) Batch Processing (Sistem Pengolahan Data Secara Kelompok)
Pada sistem ini sekelompok data dikumpulkan sampai pada waktu yang telah ditetapkan, kemudian diproses bersama-sama.
2) Online Processing (Sistem Pengolahan Data Secara langsung)
Pada sistem ini data dimana setiap transaksi yang terjadi secara langsung dimasukkan ke dalam komputer dan akan diproses.
Sistem informasi akuntansi yang ada pada setiap perusahaan sangat membantu kinerja perusahaan tersebut. Sama halnya dengan PT. IRA WIDYA UTAMA, sistem informasi akuntansi yang ada di perusahaan memberi peranan penting terutama dalam hal membuat laporan, baik yang bersifat keuangan maupun non-keuangan.
Dalam mengolah data akuntansinya, PT. IRA WIDYA UTAMA menggunakan program aplikasi dengan menempatkan G/L System sebagai Basis Utama (Main System) yang dilengkapi dengan modul pendukung (Feeder System) yaitu : modul order pembelian (purchasing), modul persediaan (inventory
control), modul aktiva tetap (fixed asset), modul hutang (acconut payable), modul
kas/bank (cash management), modul piutang (acconuts receivable), dan modul project accounting yang digunakan untuk membantu kegiatan operasi dan penyedia data bagi G/L System.
Dengan sistem komputer terintegrasi, modul utama G/L dapat menarik (mengambil) data transaksi keuangan pada modul pendukung sesuai dengan sistem konfigurasi hubungan antar modul pada perangkat lunak yang digunakan.
1) Modul General Ledger
General Ledger merupakan pusat informasi akuntansi, ke mana transaksi-transaksi yang berasal dari modul-modul lain dikirim. Dari modul ini juga laporan keuangan dibuat secara otomatis pada saat dibutuhkan. Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dalam aktivitas-aktivitas usaha perusahaan, yang digunakan dengan menggunakan nomor akun. Data transaksi dijurnal ke General Ledger berdasarkan Journal Voucher (Journal Sheet) melalui proses batch, yang mengelompokkan data berdasarkan klasifikasi tertentu, misalnya tanggal transaksi. Fungsi utama lainnya juga mencakup dalam hal pengelolaan data anggaran, alokasi otomatis, konsolidasi, dan Project Accounting (jika modul Project Accounting tidak digunakan).
Modul ini terintegrasi dengan modul order pembelian (purchasing), modul persediaan (inventory control), modul aktiva tetap (fixed asset), modul hutang (accounts payable), modul kas/bank (cash management), modul piutang (accounts receivable), dan modul project accounting dengan tujuan untuk menghasilkan laporan keuangan dan daftar-daftar transaksi senagai buku tambahan. Modul General Ledger berisi daftar batch yang sudah diposting (posting journal) dan saldo-saldo dan
perubahan-perubahan dalam setiap nomor, yang akan menjadi data untuk catatan akuntansi periode berikutnya.
Adapun laporan keuangan yang dihasilkan dari Modul General Ledger pada PT. IRA WIDYA UTAMA terdiri dari :
a) Neraca
b) Laporan Laba Rugi
c) Laporan Perubahan Ekuitas d) Lapoan Arus Kas
e) Catatan atas Laporan Keuangan
Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas disusun atas
dasar akrual. Berdasarkan metode ini, pengaruh transaksi dan peristiwa
lain diakui pada saat kejadian (dan bukan pada saat kas atau setara kas diterima atau dibayar) dan dicatat dalam catatan akuntansi serta dilaporkan dalam laporan keuangan pada periode yang bersangkutan.
Akun-akun disajikan dengan pendekatan classified balance sheet (dirinci atas kelompok lancar dan tidak lancar).
Laporan Arus Kas disusun berdasarkan metode langsung (direct methode) dengan mengklasifikasikan arus kas selama periode tertentu menurut aktivitas operasi, investasi dan pendanaan. Untuk tujuan pelaporan arus kas, kas terdiri dari kas, rekening giro di bank dan setara kas. Setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek (= 3 bulan) dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa
menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Contoh setara kas yang ada di PT. IRA WIDYA UTAMA adalah deposito one day call dan deposito berjangka = 3 bulan.
2) Modul Project Accounting
Proyek Accounting digunakan untuk memonitor performa proyek, serta
administrasi penagihan (project billing). Fungsionalitas utama dari modul ini mencakup :
a) Pengelolan data proyek dan Work-Breakdown Stucture b) Pengelolaan data anggaran proyek
c) Alokasi sumber daya menusia
d) Pengolahan transaksi yang berbasis proyek e) Progress tracking
f) Cost tracking
g) Pembuatan penagihan secara otomatis h) Pelaporan performa proyek
3) Modul Kas/Bank (Cash Management)
Cash Management berfungsi sebagai pusat pengelolaan dan pengendalian transaksi dan mutasi kas, bank, dan kas kecil perusahaan. Dari modul ini dapat dihasilkan laporan arus kas (cash flow) secara otomatis pada saat dibutuhkan.
Pembukuan terhadap arus kas masuk/keluar dilakukan berdasarkan Bukti Pengeluaran kas/Bank dan Bukti Peneriamaan Kas/Bank yang telah di
otorisasi oleh pejabat berwenangyang dikuatkan dengan dokumen pendukung dari tiap transaksi yang terkait.
4) Modul Piutang (Accounts Receivable)
Modul Piutang (Accounts Receivable) digunakan untuk mengadministrasikan pengakuan dan pelunasan piutang sehubungan dengan penerimaan pendapatan dari aktivitas-aktivitas pengembangan usaha. Modul ini memelihara seluruh informasi. Fungsionalitas utama dari modul Accounts Receivable mencakup :
a) Pengelolaan data pelanggan dan piutang b) Pengelolaan transaksi penjualan
c) Pengelolaan transaksi penagihan
d) Penelusuran pajak Penambahan Nilai (PPN)
Pembukuan pengakuan piutang dilakukan berdasarkan penerbitan faktur tagihan kepada rekan bisnis (business-partner) dalam aktivitas pengembangan usaha, sebagai kelanjutan dari kesepakatan bersama sesuai dengan surat perjanjian/kontrak yang dikuatkan oleh Berita Acara Kemajuan Pekerjaan, Nota Penyerahan Proyek dan atau tagihan telah jatuh tempo sesuai dengan kesepakatan. Pencatatan pelunasan piutang dilakukan berdasarkan kuitansi, Bukti Transfer Bank dan Bukti Penerimaan Bank.
5) Modul Hutang (Accounts Payable)
Modul Hutang (Accounts Payable) digunakan untuk mengadministrasikan pengakuan dan pembayaran hutang sehubungan dengan pembelian barang
kepada pemasok, penggunaan jasa kepada pihak ketiga ataupun transaksi-transaksi yang timbul dari kegiatan-kegiatan usaha perusahaan. Modul ini memelihara seluruh informasi pemasok. Fungsionalitas utama dari modul Accounts Payable mencakup :
a) Pengelolaan data pemasok dan hutang b) Penglolaan data pembelian
c) Penelusuran Pajak Panambahan Nilai (PPN)
6) Modul Order Pambelian (Purchasing)
Modul Order Pembelian (Purchasing) mengelola siklus pembelian barang secara menyeluruh, mulai dari permintaan, pemesanan, dan penerimaan, hingga pelaporan realisasinya. Fungsionalitas utama dari modul Purchasing mencakup :
a) Pengolahan permintaan pembelian
b) Pengolahan pemesanan barang/aktiva tetap
c) Pengolahan transaksi pembelian/penerimaan barang/aktiva tetap d) Pelaporan realisasi pemesanan
7) Modul Persediaan (Inventory Control)
Modul Persediaan (Inventory Control) digunakan untuk mengelola persediaan secara menyeluruh yang mencakup pengelolaan lokasi persediaan, kategorisasi, serta mutasi persediaan. Fungsionalitas utama dari modul Inventory Control mencakup :
b) Pengolahan transaksi pengeluaran/transfer persediaan/supplies c) Pendukung physical inventory taking
d) Pengolahan automatic reorde
8) Modul Aktiva Tetap (Fixed Asset)
Modul Aktiva Tetap (Fixed Asset) digunakan untuk mengelola aktiva tetap beserta seluruh transaksi berhubungan dengan aktiva tetap, serta pelaporannya. Fungsionalitas utama dari modul Fixed asset ini mencakup : a) Pengelolaan data aktiva tetap
b) Pengelolaan data lokasi
c) Pengolahan transaksi penyusutan
d) Pengolahan transaksi penambahan/penggantian e) Pengolahan transaksi penghapusan (retirement) f) Pengolahan transaksi perpindahan lokasi
Pencatatan aktiva tetap dilakukan berdasarkan Permintaan Pembelian Aktiva Tetap yang didukung oleh Bukti Penerimaan Aktiva Tetap. Pencatatan pengurangan nilai aktiva tetap karena penyusutan di up date berdasarkan depreciation posting journal, sedangkan penghapusbukuan dilakukan berdasarkan write-off posting journal. Adapun hubungan antar modul pada dasarnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Cash Mana-gement Acco-unts Receiva ble Acco- unts Payable Invento ry Control Puchase Order General Ledger Fixed Asset Project Accoun ting
Sumber : PT. IRA WIDYA UTAMA Medan
Proses akuntansi yang telah terkomputerisasi tersebut akan memiliki karakteristik yang berbeda dibandingkan dengan proses akuntansi secara manual, terutama dari segi internal kontrol maupun operasionalnya, seperti :
a) Batasan kewenangan dan akses untuk masing-masing staff (user) yang terlibat harus didefinisikan dan diaplikasikan dengan baik serta dilakukan perubahan password secara teratur,
b) Harus ada System Administrator yang bertanggungjawab atas keamanan data yang ada dalam sistem komputer,
c) Adanya disiplin dari masing-masing user untuk menjalankan prosedur yang telah disepakati,
d) Secara periodik harus dilakukan verifikasi dan pemeriksaan atas kebenaran dan keakuratan hasil proses komputer oleh internal auditor ataupun oleh masing-masing user,
e) Adanya standar dokumentasi data maupun program selelu memudahkan f) Adanya sistem backup serta recovery (pemulihan) yang memadai.
Sistematika dan struktur kode merupakan dasar pembinaan akuntansi yang efektif dan efisien. Kemampuan suatu sistem akuntansi untuk menghasilkan informasi keuangan yang efektif, sangat tergantung dari Sistematika Kode yang ditata secara logis dengan mempertimbangkan kebutuhan sekarang maupun masa depan, sehingga setiap kode dibuat dengan ruang lingkup yang jelas.
PT. IRA WIDYA UTAMA menggunakan sistem kode yang disusun secara sistematis dan praktis untuk menghasilkan sistem akuntansi dengan memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a) Memudahkan dan mempercepat proses pembukuan.
b) Mudahkan untuk diingat sehingga memperlancar pekerjaan administrasi dan akuntansi, serta memperkecil kemungkinan kesalahan pembukuan. c) Memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan akuntansi baik
laporan akuntansi keuangan maupun laporan akuntansi manajemen yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan.
d) Dengan memperhatikan keadaan usaha dewasa ini dan memproyeksikan kemungkinan yang terjadi pada waktu yang akan datang, akun-akun
disusun selengkap mungkin sehingga Laporan Akuntansi Keuangan dan Laporan Akuntansi Manajemen lainnya disusun sesuai dengan kebutuhan yang beraneka ragam.
e) Disusun secara fleksibel dalam arti terdapat kemungkinan untuk menyisipkan suatu akun baru yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari dengan tidak menganggu sistematika yang ada.
f) Mempermudah penyusunan dan pengendalian anggaran.
Dalam mengelola data akuntansi menjadi informasi, PT. IRA WIDYA UTAMA tidak terlepas dari standar akuntansi keuangan yang berlaku umum, “Standar Akuntansi Keuangan (SAK)”, agar data akuntansi yang terkumpul dapat menjadi informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
E. Tipe-tipe Keputusan dan Proses Pengambilan Keputusan Perusahaan