BAB II : PT. IRA WIDYA UTAMA Medan
E. Tipe-tipe Keputusan dan Proses
Keputusan merupakan pilihan yang dibuat dari beberapa alternatif yang ada. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian penting dari tugas manajemen yang baik, karena suatu keputusan akan menentukan bagaimana perusahaan menyelesaikan masalah mereka, mengalokasikan sumber daya, dan mencapai tujuan perusahaan.
Pengambilan keputusan bukanlah merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, karena harus disesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang dapat berubah-ubah. Sebelum mengambil keputusan, manajer biasanya melakukan pendekatan terlebih dahulu. Adapun 3 (tiga) model pendekatan yang dilakukan
oleh manajer pada PT. IRA WIDYA UTAMA dalam pengambilan keputusan adalah :
1) Model Klasik (Clasical Model)
Manajer membuat keputusan yang logis sesuai dengan kepentingan ekonomi.
2) Model Administratif (Administratif Model)
Manajer membuat keputusan disituasi yang sulit. 3) Model Politis (Policy Model)
Manajer mengambil keputusan yang tidak terprogram ketika kondisi tidak pasti.
Setiap keputusan harus dikelola dengan cara-cara yang efektif, yaitu dengan menetapkan prioritas, mendapatkan informasi yang relevan, serta menetapkan metode yang tepat.
Untuk lebih jelasnya ada 2 (dua) macam jenis pembuatan keputusan yang ada pada PT. IRA WIDYA UTAMA yaitu :
1) Sistem Keputusan Terprogram (Programmed Decision)
Keputusan yang dibuat untuk menanggapi situasi yang cukup sering terjadi, sehingga pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pengambilan keputusan untuk diterapkan di masa depan. Sistem keputusan terprogram misalnya perluasan perusahaan dan penentuan target pemasaran. Sistem ini berhubungan dengan perencanaan jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijakan,
pengorganisasian dan pencapaian keberhasilan perusahaan secara menyeluruh.
2) Sistem Keputusan yang Tidak Terprogram (Non-Programmed
Decision)
Keputusan yanng dibuat dalam menanggapai situasi yang unik, tidak familiar dan tidak terstruktur, dan menimbulkan banyak konsekuensi rmaka direksi harus mendapatkan bantuan dari sistem. Untuk itu sistem informasi dirancang guna memantau kejadian yang tidak terduga. Dengan begitu manajer bisa mempersiapkan diri dalam menghadapi hal tersebut, agar tujuan tersebut tidak menyimpang dari apa yang telah ditetapkan. Bila terjadi penyimpangan biasanya pimpinan berusaha mengevaluasi apa yang menyebabkan terjadinya penyimpangan tersebut untuk dikoreksi. Hal ini berhubungan dengan bidang seperti perumusan anggaran atau budget.
2. Proses Pengambilan Keputusan Perusahaan
Peroses pengambilan keputasan oleh manajer dalam suatu perusahaan akan mempengaruhi baik atau tidaknya keputusan yang dihasilkan. Untuk itu, PT. IRA WIDYA UTAMA melakukan 6 (enam) tahapan dalam proses pengambilan keputusan, yaitu :
1. Mendefinisakan Masalah
Manajer berusaha untuk mengenali (mengidentifikasi dan menentukan (mendefinisikan) masalah.
2. Diagnosis dan Analasis Penyebab
Manajer menganalisis fakto-faktor sebab-akibat yang mendasari dan berhubungan dengan situasi pengmbilan keputusan.
3. Pengembangan Alternatif
Menghasilkan alternatif solusi untuk menanggapi kebutuhan situasi dan memperbaiki sebab-sebab yanng mendasari.
4. Pemilihan Alternatif yang Diharapkan
Manajer berusaha memilih alternatif solusi dengan tingkat resiko dan ketidakpastian paling sedikit.
5. Implementasi Alternatif yang Dipilih
Manajer menggunakan kemampuan manajerialnya, administratif dan persuasif untuk mentranslasikan alternatif yang dipilih ke dalam tindakan.
6. Evaluasi dan Umpan Balik
Manajer mengumpulkan informasi apakah implementasi alternatif yang dipilih dapat digunakan secara efektif untuk mencapai tujuan. Dalam pengambilan keputusan, para manajer (kepala urusan) PT. IRA WIDYA UTAMA mula-mula bertanggungjawab untuk menetapkan sasaran. Kemudian mereka harus mengambil keputusan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Keputusan-keputusan yang mereka ambil adalah :
1. Pengorganisasian tugas dan pelimpahan wewenang. 2. Perekrutan karyawan dan pencaharian sumber daya lain.
3. Pengalokasian sumber daya ke masing-masing tugas dan penjadwalan penggunaannya.
4. Pengkoordinasian dan pengawasan kerja karyawan dan manajer bawahan. 5. Pendeteksian dan penanggulangan masalah yang timbul.
BAB III
ANALISIS DAN EVALUASI
A. Analisis dan Evaluasi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga kata yaitu sistem, informasi dan akuntansi yang mempunyai arti tersendiri, dan apabila ketiga kata tersebut digabungkan maka akan menghasilkan sebuah defenisi yang baru.
Berikut ini akan dijelaskan pengertian ketiga kata tersebut. Menurut Mulyadi, (2001;5), sistem adalah sebagai berikut :
“Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu dan setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi”.
Pada dasarnya suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem. Agar sistem dapat berfungsi secara efektif dan efisien, subsistem-subsistem dan prosedur-prosedur itu harus saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya. Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antarsubsistem.
Subsistem-subsistem SIA memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Menurut James Hall (2001;163), SIA terdiri dari tiga subsistem utama :
1) Sistem Pemrosesan Transaksi – SPT (Tansaction Processing System), yang mendukung operasi bisnis tiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi.
2) Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan – SPBB/K (General
Ledger/Financial System), yang menghasilkan laporan keuangan
tradisional seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum.
3) Sistem Pelaporan Manajemen – SIM (Management Reporting System), yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan varian, dan laporan pertanggungjawaban.
Informasi pada dasarnya adalah sebuah sumber daya seperti halnya pabrik dan peralatan. Dengan kemajuan teknologi yang terjadi maka banyak cara untuk dapat memproses data dan dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya tak terkecuali dengan komputer, sesuai dengan pengertian informasi yang telah didefenisikan oleh MC Leod yaitu :
“ Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer yang pengelolaannya menggunakan peralatan komputer yang digunkan untuk memudahkan meecahkan masalah ynag sedang dihadapi dengan segera." (Hartono Jogianto,2000;53)
Informasi akuntansi harus mempertimbangkan sisi manfaat dan biaya (benefit and cost analysis). Karena jika cost lebih besar daripada benefit, tentu saja sistem yang menghasilkan informasi tersebut harus ditinjau kembali keberadaannya.
Informasi juga harus dapar dipahami (undestandibility). Disini ada dua elemen yang harus dipahami, yaitu informasi yang dihasilkan dan sumber daya
sehinnga tidak terlalu rumit, tidak menggunakan istilah yang kabur serta menggunakan klasifikasi yang lazim. Dan sumber daya manusia pemakai sistem untut memiliki tingkat keahlian akuntansi yang memadai atau paling tidak memiliki kemauan untuk terus belajar dan mengasah kemampuannya.
Akuntansi merupakan alat penting bagi perusahaan dalam melaksanakan beberapa tahapan tugas dari mekanisme sistem informasi. Akuntansi juga merupakan sumber informasi yang berguna untuk mengambil sebuah keputusan yang sangat dibutuhkan untuk pertahanan kemampuan berkompetisi.
Dalam bukunya, Henry Simamora (2001;276) mengartikan akuntansi sebagai
“Suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.”
Akuntansi dan sistem informasi saat berkaitan erat, pada hakekatnya akuntansi merupakan terapan teori umum informasi terhadap masalah operasional yang efisien dan ekonomis.
Untuk lebih jelasnya Sistem Informasi Akuntansi telah didefenisikan oleh Moscove daalm bukunya yang berjudul Accounting Information System, yaitu :
“Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis, dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak luar dan di dalam perusahaan.” (Teguh Wahyono, 2004;13)
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa : Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dimiliki perusahaaan yang digunakan untuk membantu manajemen untuk mengubah data menjadi informasi yang dapat dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan oleh pihak-pihak manajemen maupun pihak luar perusahaan.
Setiap perusahaaan membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan yang dibutuhkan baik oleh pihak internal maupun eksternal perusahaan. Karena sistem informasi akuntansi berguna bagi, perusahaan, maka sistem informasi akuntansi harus didesain dengan mencerminkan nilai-nilai dari budaya perusahaan.
Sistem informasi ada yang bersifat manual dan ada yang berbasis komputer. Jika transaksi yang terjadi dalam kegiatan operasional semakin besar, tentu penggunaan sistem informasi secara manual sangat terbatas, karena sistem informasi akuntansi secara manual hanya mengandalkan manusia yang kondisi fisiknya tidak selalu stabil, cepat lelah, lupa dan sebagainya sehingga informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan yang diharapkan. Saat mengalami kelelahan, kecermatan dan ketelitian manusia akan mengalami penurunan, dan kesalahan bisa saja terjadi pada saat melakukan pekerjaannya.
Dengan adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data akuntansinya, hal ini tak lain untuk menjamin ketelitian dan keamanan dalam
Dalam mengelola serta menciptakan akuntansi sebagai suatu sistem informasi yang akurat, relevan serta dapat dipercaya, PT. IRA WIDYA UTAMA telah memakai komputer sebagai sarana untuk mewujudkannya. Karena komputer mempunyai banyak keunggulan, antara lain komputer mampu memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu, komputer dapat memproses ratusan transaksi sepanjang hari tanpa membuat kesalahan, dan masih banyak lagi keunggulan dari penggunaan komputer.
PT. IRA WIDYA UTAMA dalam menerapkan sistem informasi akuntansi menggunakan sistem komputer yang disebut EDP (Electronic Data Processing). Data-data dikumpulkan dari setiap bagian (produksi, administrasi dan keuangan, persediaan, pembelian), dan dikumpulkan dibagian accounting untuk diproses didalam komputer dan menghasilkan laporan-laporan keuangan. Data-data diproses seteliti mungkin karena komputer tidak dapat melakukan koreksi apabila terjadi kesalahan.
Pemrosesan penginputan data sesuai dengan program yang digunakan. Langkah pertama dalam penginputan data adalah mengisikan data untuk masuk kedalam program. Data-data yang perlu diisi antara lain :
a) User ID, diisi dengan nama operator.
b) Password, diisi dengan kata sandi yang menjadi identitas operator.
c) Tanggal operasi, diisi dengan tanggal yang berlaku pada saat komputer disajikan.
Sebagai hasil akhir dari pencatatan dan pemrosesan data tersebut adalah penyusunan laporan keuangan yang terdiri dari :
a) Neraca
b) Laporan Laba Rugi
c) Laporan Perubahan Ekuitas d) Laporan Arus Kas
e) Catatan atas Laporan Keuangan
B. Analisis dan Evaluasi Pemakaian Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan Keputusan Bagi Manajemen
Penggunaan komputer diera globalisasi ini bukan merupakan hal asing lagi bagi setiap perusahaan. Banyak perusahaan yang sudah menggunakan komputer dalam memproses data akuntansi karena komputer dapat menghasilkan informasi akuntansi yang lebih cepat dan akurat.
1) Hardware (Perangkat Keras)
Perangkat keras merupakan perlengkapan fisik yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Tidak hanya berupa komputer saja tetapi juga menyangkut komponen-komponen pelengkapnya. Komponen hardware termasuk seluruh peraltan elektonik yang digunakan untuk memasukkan, memproses, menyimpan dan mengeluarkan data.
Menurut penulis jumlah komputer yang tersedia untuk dioperasikan pada PT. IRA WIDYA UTAMA telah memadai, yang
perlu diperhatikan adalah pemeliharaan dan perawatan yang teratur agar terhindar dari kerusakan yang akan menghabiskan biaya dan waktu yang banyak untuk memperbaiki, sehingga tidak menganggu kegiatan operasional perusahaan.
2) Software (Perangkat Lunak)
Software (perangkat lunak) merupakan perangkat yang bekerja
didalam komputer, berisi prosedur-prosedur atau sekumpulan instruksi untuk mengolah data yang dimasukkan. Komponen software merupakan suatu set instruksi-instruksi yang menjalankan dan mengontrol hardware komputer tersebut.
Perangakat lunak terdapat program-program yang dibuat oleh perusahaan software maupun program aplikasi. Program yang dibuat oleh perusahaan software berupa GL (General Ledger).
Menurut penilis program ini sangat tepat digunakan oleh PT. IRA WIDYA UTAMA dalam melakukan kegiatan operasionalnya. Cara penggunaan program ini tidak begitu sulit sekalipun operator tidak begitu mengetahui seluk beluk komputer, selain itu laporan-laporan yang dihasilkan program ini sangat bermanfaat bagi manajemen dalam pengambilan keputusan secara tepat dan akurat.
3) Brainware (Perangkat Pelaksana)
Semakin tinggi kemampuan mesin sebagai tenaga pelaksana maka semakin besar pula peranan komputer sebagai alat pengolah data
dalam perusahaan. Aspek manusia yang berhubungan dengan sistem komputer ini disebut brainware.
Menurut penulis, setelah melakukan riset kebagian perangkat pelaksana ini terlihat bahwa PT. IRA WIDYA UTAMA tenaga operatornya sudah memadai. Hal ini terlihat karena adannya penempatan tenaga operator yang sesuai dengan keahlian yang dimiliki, sehingga kegiatan opersaional perusahaan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan.
4) Desain SIA yang dikomputerisasi
Suatu perusahaan yang telah menggunakan komputer sebagi alat pengolahan data maka perusahaan telah mendesain softwarenya sedemikian rupa sehingga memberikan hasil yang diharapkan bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan.
Menurut penulis sistem laporan yang dibuat sangat terperinci dan teratur, dimana operator hanya mengisikan jurnal dari bukti transaksi dan dalam sekejap komputer akan memprosesnya dan meberikan informasi secara tepat. Sistem yang terintegrasi ini memungkinkan pimpinan perusahaan untuk mengetahui keadaan yang bersifat keuangan maupun non-keuangan setiap saat.
Laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem tersebut sangat penting bagi pimpinan untuk mengetahui aktivitas perusahaan telah dilaksanakan dan prestasi-prestasi apa yang telah diperoleh peruahaan dalam setiap periode. Laporan-laporan ini berguna bagi para pengambil keputusan untuk meningkatkan dan
memperbaiki hasil usaha setiap periode karena disajikan secara singkat, akurat dan terperinci. Laporan-laporan tertentu dapat disajikan secara visual yaitu terdapat grafik-grafik, diagram-diagram maupun tabel-tabel. Misalnya laporan pembelian dan penjualan, laporan saldo hutang-piutang, laporan laba rugi penjualan tersebut.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dari bab sebelumnnya, maka penulis mencoba membuat kesimpulan dan saran tentang kegiatan perusahaan dan bagaimana peranan sistem informasi akuntansi pada PT. IRA WIDYA UTAMA. Adapun kesimpulan dan saran yang dapat penulis kemukakan adalah sebagai berikut :
1. Penerapan komputer yang dilakukan dalam sistem pengolahan data akuntansi di lingkungan perusahaan merupakan kebijakan yang tepat sebab informasi yang demikian akan menunjang tercapainya Management
Information System (MIS) melalui Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan pada PT. IRA WIDYA UTAMA adalah menggunakan sistem GL (General Ledger) yang bersumber dari Electronic Data Processing (EDP) dalam mengolah data akuntansinya untuk menjelaskan kegiatan perusahaann dan mempermudah penyajian informasi.
3. Pada tingkat aktivitasnya saat ini, PT. IRA WIDYA UTAMA melakukan pemrosesan data dengan alat elektronik, yang dianggap lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan pemrosesan data secara manual. Adapun keuntungan yang diperoleh PT. IRA WIDYA UTAMA dengan menggunakan sistem komputer antara lain :
a. Informasi yang diperoleh lebih akurat, relevan, dan dapat dipercaya. b. Peningkatan aktivitas di berbagai kegiatan baik intern maupun ekstern. c. Pengambilan keputusan oleh pimpinan dapat lebih cepat dan tepat
karena didukung oleh analisa dan informasi yang terpercaya.
d. Pelayanan perusahaan terhadap pelanggan atau konsumen menjadi lebih baik.
4. Sistem Informasi Akuntansi dapat membantu manajemen pada PT. IRA WIDYA UTAMA dalam pengambilan keputusan secara akurat dan tepat waktu. Informasi akuntansi juga membantu manajemen dalam hal menyajikan laporan keuangan yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat biaya dari berbagai kegiatan perusahaan. Menentukan efisiensi tiap-tiap bagian serta menentukan tingkat keuntungan yang akan dicapai perusahaan. Juga menilai dan mengukur hasil kerja tiap bagian yang telah diberikan wewenang dan tanggung jawab.
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan yang mungkin berguna dalam usaha peningkatan operasi perusahaan adalah :
1. Perkembangan teknologi dalam sistem informasi akuntansi dan persaingan yang pesat di dunia bisnis, menuntut perusahaan untuk senantiasa mengup-grade sistem yang dipakai perusahaan.
2. Sumber daya atau Skill pegwai merupakan salah satu faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi yang efisien. Oleh karena itu, sumber daya atau Skill pegawai haruslah
mengikuti perkembangan teknologi yang semakin cepat dan canggih. Hal ini dapat ditempuh dengan cara memberikan motivasi, pelatihan dan pengembangan terhadap sumber daya itu sendiri.
3. Dalam hal pelaksanaan pengambilan keputusan, diharapkan pihak manajemen tetap memperhatikan setiap data-data informasi secara teliti dan dapat mempertimbangkan banyak faktor selain keuangan juga informasi yang bersifat non-keuangan.
4. Penulis mengharapkan kepada pihak perusahaan agar sistem informasi yang digunakan, dapat seterusnya digunakan dengan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H. & William S.Hopwood, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Amir Abadi Yusuf & Rudi M. Tambunan, Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta.
Daft, Richart L, 2007, Manajemen, Edisi Enam, Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Terjemahan Salemba Empat, Salemba Empat, Jakarta.
Jogiyanto, Hartono, 2000, Sistem Informasi Berbasis Komputer, BPFE, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. Simamora, Henry, 2001, Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan, Jilid I,
Salemba Empat, Jakarta.
Siswanto, 2006, Pengantar Manajemen, Cetakan Kedua, PT. Bumi Aksara, Jakarta.
Umar Husein, 2002, Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnis, Jasa Grafindo Persada, Jakarta.
Wahyono, Teguh, 2004, Sistem Informasi Akuntansi Analisis Desain &
STRUKTUR ORGANISASI PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN Kabag Administrasi KADIV PERKEBUNAN SATPAM STAFF Direktur Administrasi & Keuangan Manajer Akuntansi Manajer Keuangan KASI Manajer Administrasi STAFF KASIR STAFF Sekretariat GM URUSAN EXTERN GM ADM & KEUANGAN Manajer Umum Kasi Perleng kapan & Inventaris Wadan Satpam STAFF Komandan Satpam Sekretariat Ka. Biro Hukum Manajer SDM GS SDM & UMUM Direktur Marketinng Mgr. Perkembangan Manajer SBCC Asist. Direksi Asisten Kebun SATPAM DIREKTUR UTAMA KOMISARIS UTAMA SATPAM STAFF Kasi Administrasi STAFF Kasi Operasional KASI