3. Membatasi aktivitas yang dilakukan oleh User terhadap sistem
2.5.3.2.2 Pengendalian Input (Input Control)
Menurut Weber (1999, pp420-450), komponen pada subsistem input bertanggung jawab dalam mengirimkan data dan instruksi ke dalam sistem aplikasi di mana kedua tipe atribut tersebut haruslah divalidasi, selain itu banyaknya kesalahan yang terdeteksi harus dikontrol sehingga input yang dihasilkan akurat, lengkap, unik dan tepat waktu.
Pengendalian input merupakan hal yang kritis didasarkan 3 alasan, yaitu jumlah pengendalian yang paling besar pada sistem informasi terhadap kehandalan subsistem input, aktivitas pada subsistem input, yang bersifat rutin, dalam jumlah besar dan campur tangan ini dapat mengalami kebosanan sehingga cenderung mengalami error, subsistem input sering menjadi target dari fraud. Banyak ketidakberesan yang ditemukan dengan cara penambahan, penghapusan, atau pengubahan transaksi input.
Komponen pengendalian input ada 8 yaitu mencakup : a) Metode Data Input
PC
Point of sales device, ATM, Image Reader
Touch screen, Mice, Joystick Video, Sound, Voice
Gambar 2.2 Metode Input Sumber : Weber (1999, p421) b) Perancangan Dokumen Sumber
Menurut sudut pandang pengendalian, perancangan dokumen sumber yang baik memiliki beberapa tujuan :
1. Mengurangi kemungkinan perekaman data yang error 2. Meningkatkan kecepatan perekaman data
3. Mengendalikan alur kerja
4. Memfasilitasi pemasukan data ke dalam sistem komputer 5. Dapat meningkatkan kecepatan dan keakuratan pembacaan data 6. Memfasilitasi pengecekan referensi berikutnya
Auditor harus memahami fundamental perancangan dokumen sumber yang baik. Perancangan dokumen sumber dinilai setelah melakukan analisis, di mana analisis dokumen sumber menentukan State / Event Perekam Media Key Boarding Direct Reading Direct Entry
data apa yang akan diambil, bagaimana data dipersiapkan dan dimasukkan ke dalam sistem komputer, juga penanganan penyimpanan, dan pengarsipan dokumen. Adapun dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian perancangan dokumen sumber yang baik adalah :
1. Karakteristik media kertas yang digunakan untuk dokumen sumber, meliputi seleksi panjang dan lebar kertas, kualitas kertas. 2. Tampilan dan style yang digunakan sebagai dokumen sumber.
Secara garis besar, hal penting dalam perancangan dokumen sumber terdiri :
(a) Penggunaan preprint
(b) Menyediakan judul (mengidentifikasikan tujuan dokumen sumber), headings (memisahkan dokumen ke dalam seksi logis), catatan dan instruksi (membantu User dalam melengkapi dokumen)
(c) Penggunaan teknik untuk perhatian dan perbedaan-perbedaan yang penting
(d) Menyusun field yang mudah dalam penggunaannya, urutan field-field menurut alur kerja
(e) Penggunaan pendekatan “caption above fill-in area” untuk judul halaman dan field data
(f) Menyediakan pilihan ganda untuk pertanyaan-pertanyaan untuk menghindari kehilangan data
(g) Penggunaaan tanda tick atau nilai indicator untuk mengidentifikasikan field-size errors
(h) Kombinasi instruksi dengan pertanyaan (i) Ruang item yang tepat dalam formulir (j) Prenumber dokumen sumber
(k) Merancang untuk kemudahan keying (l) Memenuhi standar organisasional c) Perancangan Layar Data Entry
Jika data yang dikey masuk ke sistem melalui terminal, rancangan layar dengan kulitas tinggi sangat penting untuk meminimumkan error input dan mencapai keefektifan dan keefisienan subsistem input. Auditor harus mampu memeriksa layanan data entry pada sistem aplikasi dan memberikan penilaian terhadap frekuensi error input yang kemungkinan dibuat dan perluasan perancangan layar yang meningkatkan atau mengurangi keefektifan dan keefisienan. Penilaian ini akan mempengaruhi cara memutuskan untuk mengadakan audit yang masih tersisa.
Subseksi berikut ini menjelaskan pengenalan perancangan layar dengan singkat dan terutama berdasarkan Galitz (1993), Weinschenk dan Yeo (1998), Mullet dan Sano (1995), dan Herton (1994). Prinsip perancangan yang jelas ditujukan untuk semua jenis layar data entry. Lainnya berbeda-beda, tetapi berdasarkan saat layar digunakan untuk direct-entry input atau saat input pengambilan data melalui dokumen sumber. Salah satu daya tariknya adalah perbedaan penulis sering
menimbulkan konflik terhadap rekomendasi yang merupakan perancangan layar yang baik. Contohnya, adanya rekomendasi bahwa kotak ditempatkan disekitar data-entry fields, sedangkan yang lainnya merekomendasikan penggunaan karakter underscore. Demikian pula ada yang merekomendasikan judul halaman selalu diletakkan di left-aligned, sedangkan yang lainnya merekomendasikan judul halaman diletakkan di right-aligned jika ukuran judul halaman terdapat perbedaaan yang sangat mencolok. Pada akhirnya auditor harus membuat penilaian terhadap kualitas perancangan layar data entry. d) Pengendalian Kode Data
Tujuan kode data yang unik yaitu untuk mengidentifikasikan entitas sebagai anggota dalam suatu grup atau set, dan lebih rapi dalam menyusun informasi yang dapat mempengaruhi tujuan integritas data, keefektifan serta keefisienan.
(1) Kesalahan dalam pengkodean data
Ada lima jenis kesalahan dalam pengkodean data, yaitu: 1. Addition (penambahan), sebuah karakter ekstra ditambahkan
pada kode, contoh 87942 dikode menjadi 879142.
2. Transaction (pemotongan), sebuah karakter dihilangkan dari kode, contoh 87942 dikode menjadi 8792.
3. Transcription (perekaman), sebuah karakter yang salah direkam, contoh 87942 dikode menjadi 81942.
4. Transposition (perubahan), karakter yang berdekatan pada kode dibalik, contoh 87942 dikode menjadi 78942.
5. Double Transposition, karakter dipisahkan oleh satu atau lebih karakter yang dibalik, contoh 87942 dikode menjadi 84972.
Lima faktor yang mempengaruhi terjadinya kesalahan dalam pengkodean adalah :
1. Panjang kode yang cenderung menyebabkan kesalahan. 2. Gabungan alfabet dengan numerik.
3. Pilihan karakter.
4. Gabungan huruf besar dengan huruf kecil. 5. Kemampuan prediksi dari karakter berurutan. (2) Jenis sistem pengkodean
Kode spesifik dipilih dalam konteks sistem pengkodean. Dalam teori, sistem pengkodean mencapai lima tujuan, yaitu : 1. Fleksibilitas, suatu kode seharusnya menginginkan tambahan
item atau kategori baru dengan mudah.
2. Keberartian, jika mungkin kode seharusnya mengidentifikasikan nilai atribut dari entitas.
3. Kepadatan, suatu kode seharusnya menyampaikan informasi maksimal yang disampaikan dengan jumlah karakter yang minimum.
4. Kesesuaian, suatu kode seharusnya mudah encode, decode, dan key
5. Kemampuan, jika mungkin suatu kode dapat diadaptasi dengan perubahan syarat-syarat berkembang User.
Tipe-Tipe dari Sistem Pengkodean : 1. Serial Codes
Memberikan urutan nomor atau alfabet sebagai suatu obyek, terlepas dari kelompok obyek tersebut. Maka, dapat dikatakan bahwa serial codes secara unik mengidentifikasikan suatu obyek. Keuntungan utama dari pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan item baru dan juga pengkodean ini ringkas dan padat.
2. Block Sequence Codes
Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok dari nomor-nomor sebagai suatu kategori khusus dari sebuah obyek. Kelompok utama dari obyek dalam suatu kategori harus ditentukan dan disertai dengan satu blok dari nomor-nomor untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Keuntungan dari pengkodean ini adalah dalam memberikan nilai mnemonik (mudah diingat). Kesulitan yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran atau panjang dari kode.
3. Hierarchical Codes
Hierarchical codes membutuhkan pemeliharaan serangkaian nilai kelompok dari suatu obyek yang akan dikodekan dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Hierarchical codes lebih berarti dibanding serial atau block
sequence karena pengkodean ini mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari obyek.
4. Association Codes
Dengan Association codes, kelompok dari obyek akan diberi kode dipilih, dan kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik, alfabet, atau alfanumerik. Association codes mempunyai nilai mnemonik yang tinggi. Pengkodean ini lebih cenderung salah jika tidak ringkas atau terdiri dari banyak gabungan alfabet atau karakter numerik.
e) Cek Digit
Cek digit digunakan sebagai peralatan untuk mendeteksi kesalahan dalam banyak aplikasi, sebagai contoh : tiket pesawat, proses kartu kredit, proses rekening bank, proses pengumpulan item bank dan proses lisensi mengemudi.
f) Pengendalian Batch
Batching merupakan proses pengelompokkan transaksi bersama-sama yang menghasilkan beberapa jenis hubungan antara yang satu dengan lainnya. Pengendalian yang bermacam-macam dapat digunakan pada batch untuk mencegah atau mendeteksi error atau kesalahan. Ada dua jenis batch yang digunakan yaitu batch fisik dan batch logis. Physical batches merupakan grup transaksi yang menjalankan unit fisik. Logical batches merupakan grup transaksi
yang dikelompokkan bersama berdasarkan logis. Penilaian terhadap pengendalian batch dapat dilakukan dengan mengacu pada :
(1) Batch Cover Sheet
Batch cover sheet memuat jenis informasi seperti, angka batch yang unik, total kontrol untuk batch, data umum untuk berbagai transaksi pada batch, tanggal saat batch disiapkan, kesalahan informasi yang terdeteksi pada batch dan tanda tangan personalia yang menangani batch dalam berbagai cara.
(2) Batch Register Control
Batch register control mencatat perpindahan physical batches antara berbagai lokasi dalam suatu organisasi.
g) Validasi Input Data
Jenis pengecekan validasi input data : (1) Field Checks
Test validasi dapat diaplikasikan pada field yang tidak bergantung pada field lainnya dalam laporan input.
(2) Record Checks
Test validasi dapat diaplikasikan ke field berdasarkan hubungan timbal balik yang logis dari suatu field dengan field lainnya dalam laporan.
(3) Batch Checks
Test validasi memeriksa apakah karakteristik laporan batch yang dimasukkan sama dengan rumusan karakteristik batch.
(4) File Checks
Test validasi menguji apakah karakteristik penggunaan file selama pemasukkan data sama dengan rumusan karakteristik file.
h) Instruksi Input
Dalam memasukkan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering terjadi kesalahan karena adanya instruksi yang bermacam-macam dan kompleks. Karena itu perlu menampilkan pesan kesalahan. Pesan kesalahan yang ditampilkan harus dikomunikasikan pada User dengan lengkap dan jelas.