BAB III TOPIK PENELITIAN
C. Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas
1. Pengendalian Intern Penerimaan Kas
Pengendalian intern kas yang baik harus dapat menjamin penerimaan dicatat apa adanya. Untuk mengawasi penerimaan kasnya, PT Karana Line Cabang Medan menerapkan :
a. tugas dan tanggung jawab dalam menangani kas harus tegas, jelas
dan pasti,
b. transaksi harus dicatat dengan segera,
c. pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat secara up to date,
d. penanganan atas fisik kas hanya dilakukan oleh satu orang,
e. memuat arsip untuk menyimpan dokumen – dokumen sebagai
f. memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya dibayar oleh siapa dan diterima oleh siapa,
g. untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti – bukti pendukung
kas serta saldo uang kas yang ada diperiksa,
h. perusahaan harus menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk
kebutuhan perusahaan sehari – hari, selebihnya disetor ke bank. 2. Pengendalian Intern Pengeluaran Kas
Pengendalian intern terhadap pengeluaran kas juga harus dilakukan sedemikian rupa, agar tidag terjadi kesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Sistem penerapan pengendalian yang memuaskan akan memberi kapastian bahwa pengeluaran yang dilakukan ada hubungannya dengan aktivitas perusahaan yang telah dibukukan serta mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang.
Pengendalian intern terhadap pengeluaran kas antara lain :
a. pengendalian menerapkan bagian – bagian tertentu yang
berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek, giro dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu,
b. semua cek yang akan dibayar mempunyai nomor yang umumnya
telah ditetapkan oleh bank,
c. tanggal cek harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku kas,
d. nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam
e. jumlah uang yang tertulis di cek harus sama dengan jumlah uang yang dicatat dalam buku kas,
f. seluruh bukti pengeluaran kas dan bank ditandatangani oleh
manager keuangan dan administrasi sebagai bukti bahwa pengeluaran diketahui dan disetujui oleh perusahaan,
g. seluruh transaksi harus dicatat segera tepat waktu.
Dalam hal pengeluaran kas selalu terbuka kesempatan untuk berbuat kecurangan dengan cara menggunakan dana secara tidak wajar / tidak benar, untuk itu pengeluaran kas harus selalu dikelola dengan baik agar tidak merugikan perusahaan. Oleh sebab itu suatu sistem pengendalian intern kas sedapat mungkin dapat mencegah / memperkecil penyelewengan terhadap kas.
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Prosedur Penerimaan Kas
Pada setiap perusahaan prosedur penerimaan kas merupakan hal yang sangat penting karena kas merupakan salah satu faktor utama jalannya kegiatan perusahaan. Prosedur peneriman kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi kas tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip – prinsip pengendalian intern kas. Sebelum kita melihat prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh PT Karana Line Cabang Medan terlebih
dahulu penulis menguraikan yang menjadi sumber penerimaan kas perusahaan yaitu :
a. kas atau bank,
b. hasil operasional seperti pendapatan freight kapal ( jasa angkut kapal ), call fee ( biaya yang dipungut dari hasil kunjungan kapal ),
monthly fee ( biaya dari hasil menghandle kapal yang rutin masuk ke pelabuhan, yang dihitung perbulan ),
c. piutang usaha, d. piutang obligasi,
e. uang muka masuk,
f. hasil penjualan aktiva, g. kantor pusat.
Prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh PT Karana Line Cabang Medan adalah sebagai berikut :
a. penerimaan kas harus selalu didukung dengan bukti penerimaan
kas,
b. semua cek yang diterima harus atas nama perusahaan,
c. penerimaan kas harus selalu disetor ke bank tepat pada waktunya, hal ini dapat mencegah penyalahgunaan uang kas,
d. bagian pembukuan harus mencatat semua penerimaan kas
berdasarkan bukti penerimaan kas yang ada,
e. semua penerimaan kas harus dicatat tepat pada waktunya.
akan dapat memberikan pertanggungjawaban yang efektif terhadap jumlah uang yang diterima.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas adalah uang yang dikeluarkan melalui kas baik berapa uang tunai ataupun cek untuk kegiatan perusahaan. Berikut ini pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT Karana Line Cabang Medan.
a. Pengeluaran rutin, meliputi pembayaran gaji / honor karyawan,
hutang, listrik dan telepon, pembelian majalah / koran, dan biaya operasi lainnya. Pembayaran gaji karyawan dilakukan setiap bulan, perhitungan gaji berpedoman pada slip gaji yang disusun berdasarkan jabatan dari masing – masing karyawan. Dalam pembayaran gaji terlebih dahulu dikonfirmasikan kepada manager masing – masing bagian untuk mengetahui absent karyawan bagian tersebut dan potongan – potongan apa saja yang dilakukan, kemudian dibuat daftar pembayaran gaji berdasarkan slip gaji lengkap dengan daftar potongan, tunjangan, dan juga bonus.
b. Pengeluaran tidak rutin, meliputi biaya perbaikan dan
pemeliharaan kapal, pendingin ruangan ( AC ), computer, dan lain – lain.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan PT Karana Line Cabang Medan :
a. setiap transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang
b. pengeluaran kas perusahaan dalam jumlah kecil melalui kasir dengan kas kecil, sedangkan pengeluaran yang besar harus melalui bank,
c. pencatatan pengeluaran kas menjadi dokumen sumber dalam
pencatatan akuntansi.
E. Kuisioner Pengendalian Intern Penerimaan Kas PT Karana Line Cabang Medan
Bacalah tiap pertanyaan, kemudian berilah tanda ( √ ) pada salah satu alternatif jawaban yang paling sesuai berikut ini.
TS KS R S SS
Nilai (score) PERTANYAAN
1 2 3 4 5
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan
oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.
4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas
dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului
dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi
√ √ √ √ √ √ √
“sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi
oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak
dan pemakainya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
10.Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11.Penghitungan saldo kas yang ada di tangan
fungsi kas secara periodik dan secara mendadak
oleh funsi pemeriksa intern. √
√
√ √
Keterangan : 1. TS = Tidak Setuju 2. KS = Kurang Setuju 3. R = Ragu-ragu 4. S = Setuju 5. SS = Sangat Setuju Perhitungan : Ket. X Y Z TS 1 1 1 KS 2 2 4 R 3 2 6 S 4 2 8 SS 5 4 20 Total Nilai 39
Dimana : X = Nilai ( Score ) Z = Total Nilai XY
Y = Jumlah Jawaban
Interval = 5 x 11 – 1 x 11 – 5 = (55 – 11) – 5 = 39 = 7,8 dibulatkan menjadi 8 5 5 5
Kategori Penilaian : 1. 11 – 19 = Tidak Efektif 2. 20 – 28 = Kurang Efektif
3. 29 – 37 = Cukup Efektif
4. 38 – 46 = Efektif
Setelah peneliti menghitung dan menyimpulkan jawaban atas pertanyaan responden perusahaan, maka dengan rumusan masalah peneliti yaitu apakah sistem pengendalian intern penerimaan kas PT Karana Line telah efektif. Sesuai dengan perhitungan jumlah pilihan jawaban dari pertanyaan tersebut, dimana peneliti telah melakukan perhitungan dengan nilai 39 dari 11 item pertanyaan, maka dapatlah dijawab atas pertanyaan tersebut bahwasannya sistem pengendalian intern penerimaan kas yang dilakukan oleh PT Karana Line Cabang Medan telah efektif.
Kuisioner Pengendalian Intern Pengeluaran Kas PT Karana Line Cabang Medan
Bacalah tiap pertanyaan, kemudian berilah tanda ( √ ) pada salah satu alternatif jawaban yang paling sesuai berikut ini.
TS KS R S SS Nilai (score)
PERTANYAAN
1 2 3 4 5
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari
fungsi akuntansi.
2. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi
dari pejabat yang berwenang.
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank
harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas
(atau dalam metode pencatatan tertentu dalam
√ √
√ √
keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi
dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung
transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas“oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
8. Penggunaan rekening koran bank (bank
statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan
dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
10.Jika pengeluaran kas hanya menyangkut
jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
11.Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12.Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas
yang ada di perjalanan (cash in transit)
diasuransikan dari kerugian.
13.Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).
√ √ √ √ √ √ √ √ √
14.Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room).
15.Semua nomor cek harus dipertanggung
jawabkan oleh bagian kasa.
√
Keterangan : 1. TS = Tidak Setuju 2. KS = Kurang Setuju 3. R = Ragu-ragu 4. S = Setuju 5. SS = Sangat Setuju Perhitungan : Ket. X Y Z TS 1 1 1 KS 2 3 6 R 3 3 9 S 4 2 8 SS 5 6 30 Total Nilai 54
Dimana : X = Nilai ( Score ) Z = Total Nilai XY
Y = Jumlah Jawaban
Interval = 5 x 15 – 1 x 15 - 5 = (75 – 15) – 5 = 55 = 11 5 5 5 Kategori Penilaian : 1. 15-26 = Tidak Efektif
2. 27-38 = Kurang Efektif
3. 39-50 = Cukup Efektif
4. 51-62 = Efektif
5. 63-74 = Sangat Efektif
Setelah peneliti menghitung dan menyimpulkan jawaban atas pertanyaan responden perusahaan, maka dalam rumusan masalah peneliti yaitu apakah sistem pengendalian intern pengeluaran kas PT Karana Line telah efektif. Sesuai dengan perhitungan jumlah pilihan jawaban dari pertanyaan tersebut, dimana peneliti telah melakukan perhitungan dengan nilai 54 dari 15 item pertanyaan, maka
dapatlah dijawab atas pertanyaan tersebut bahwasannya sistem pengendalian intern pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT Karana Line Cabang Medan.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT Karana Line Cabang Medan, maka peneliti dapat mengambil beberapa kesimpulan.
1. Tujuan sistem pengendalian intern pada PT Karana Line Cabang Medan
belum sepenuhnya terwujud, dikarenakan masih terjadinya penyelewengan terhadap harta kekayaan perusahaan yang dilakukan oleh karyawan.
2. Sistem pengendalian intern baik dari segi penerimaan dan pengeluaran
kasnya telah efektif.
3. Penerapan unsur – unsur pengendalian intern pada PT Karana Line
Cabang Medan belum diterapkan dengan baik, karena masih ada unsur – unsur pengendalian intern di dalam perusahaan yang belum sepenuhnya dilakukan antara lain tidak adanya bagian khusus yang berfungsi sebagai Internal audit, tidak diadakannya inspeksi atau pemeriksaaan secara mendadak terhadap aktivitas perusahaan terutama dalam hal laporan keuangan perusahaan, dan juga PT Karana Line Cabang Medan tidak melakukan perputaran jabatan dengan semestinya sehingga kemungkinan terjadinya penyelewengan dalam perusahaan masih sangat besar.
4. Proses prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Karana Line Cabang Medan sudah berlangsung dengan baik karena setiap transaksi disertai dengan bukti pendukung.
B. Saran
Beberapa saran peneliti yang mungkin berguna untuk diterapkan.
1. Dalam memberikan tugas dan tanggung jawab kepada karyawan harus
sesuai dengan tingkat kecakapannya, dimana kepribadian karyawan itu sendiri adalah faktor yang menentukan bagi kemajuan perusahaan.
37
2. Hendaknya sistem pengendalian intern perlu ditingkatkan lagi, mengingat semakin berkembangnya kemajuan di segala bidang khususnya dalam hal – hal yang menunjang segala kemajuan perusahaan. Sebaiknya diadakan pemantauan terhadap pengawasan secara berkala dan teratur agar setiap fungsi dapat berjalan semaksimal mungkin dan segala kecurangan – kecurangan dan kelemahan – kelemahan dalam sistem pengendalian intern dapat diketahui segera dan dapat dilakukan perbaikan – perbaikan, bila perlu dilakukan inspeksi atau pemeriksaan secara mendadak, dan diadakannya perputaran jabatan dengan semestinya.
3. Sebelum cek ditulis atau sebelum pengeluaran dilakukan, maka perlu
dibuktikan kebenaran jumlah kas yang sebenarnya untuk pengeluaran tersebut.
4. Harus diperiksa ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan dan
pencatatan penerimaan kas bila perlu adanya bagian khusus yang berperan dalam memeriksa laporan keuangan yakni Internal audit,
5. Pentingnya dilakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas.
41
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
Holmes, Arthur W, David C. Burns, 1996, Auditing Norma dan Prosedur, Edisi
Kesembilan. Jilid Satu, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Horngren, Harrison, Robinson & Secokusumo, 1997, Akuntansi di Indonesia, Buku Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Badan Penerbit STIE, YKPN, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Rollin, C. Niswonger, Philip E. Fess, 1992, Dasar-Dasar Akuntansi 1, Edisi
Revisi, Cetakan Pertama, PT Rineka Cipta, Jakarta.
Warren, Carl S, James M. Reeve, Philip E. Fess, 2005, Pengantar Akuntansi,