TINJAUAN PUSTAKA
E. Pengendalian Intern Terhadap Kas
Pengendalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas.
Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian :
1. Terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas.
2. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke perusahaan secara harian.
3. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek;
kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil.
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini tergantung pada berbagai factor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya.
Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi.
Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui kas, merupakan hal yang penting akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Oleh karena itu pengawasan atas pengeluarn kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting daripada penerimaan kas
Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengaturan yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan unuk menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan
Laporan perusahaan pada akhir bulan, perusahaan biasanya mengirimkan laporan perusahaan bulanan kepada pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama
bulan yang bersangkutan. Transaksi tersebut meliputi penyetoran dan penarikan cek (pengambilan), serta penambahan dan pengurangan lain yang dilakukan perusahaan atas rekening giro. Setoran didaftar menurut tanggal penyetorannya dan sedangkan cek didaftar menurut tanggal pembayarannya oleh perusahaan
Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank adalah sebagai berikut :
1. Bank belum mencatat transaksi tertentu :
a. Setoran dalam perjalanan, perusahaan telah mencatat setoran ke bank, tetapi bank belum mencatatnya
b. Cek dalam perjalanan (cek masih beredar), cek yang ditarik dan telah dibukukan oleh perusahaan, tetapi bank belum mencatatnya
2. Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu :
a. Penerimaan kas melalui bank, bank kadang-kadang melakukan penerimaan kas untuk dibukukan ke dalam rekening giro perusahaan b. Biaya administrasi bank, bank biasanya membebankan sejumlah biaya
untuk menangani transaksi-transaksi yang dilakukan pemegang giro
c. Pendapatan bunga atau jasa giro, bank memberikan bunga atas saldo giro yang dihitung atas dasar persentase tertentu dari saldo giro rata-rata per bulan
d. Cek kosong dari konsumen atau debitur, perusahaan sering menerima pembayaran dari para konsumen atau debitur dalam bentuk cek yang diperlakukan sama dengan uang tunai. Cek tersebut bersama-sama dengan uang tunai disetorkan tiap hari ke bank yang diterima menggunakan bank yang sama dengan bank perusahaan, maka cek bisa langsung diuangkan dan langsung dibukukan ke rekening giro perusahaan. Cek kosong adalah cek yang tidak cukup dananya (jumlah rupiah dalam cek lebih besar dari saldo giro si pemegang giro di bank pada saat ia menarik cek tersebut)
e. Cek dikembalikan kepada penyetor karena alas an lain (bukan cek kosong), bank kadang-kadang mengembaliikan cek kepada penyetor karena alas an-alasan berikut :
1) Rekening penarik cek telah ditutup
2) Cek telah kedaluwarsa (cek tertentu kadang-kadang hanya dapat diuangkan dalam jangka waktu tertentu, apabila selama jangka waktu tersebut tidak diuangkan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, apabila selama jangka waktu tersebut tdak diuangkan, maka cek menjadi tidak berlaku lagi)
3) Tandatangan yang tercantum pada cek tidak sah 4) Terdapat kesalahan dalam penulisan cek
3. Bank atau perusahaan (atau kedua-duanya) telah melakukan kesalahan pencatatan.
a) Prosedur Penerimaan Kas
Dalam sebuah perusahaan, penerimaan uang kas berasal dari berbagai macam sumber seperti penerimaan dari penjualan tunai, pelunasan piutang, penerimaan pinjaman dari kreditur, dan lain sebagainya. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan kas maka diperlukan pengawasan atas kas perusahaan yang harus dipatuhi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan menetapkan Sistem atau Prosedur Administrasi (SPA) untuk penerimaan kas, dengan tujuan untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan. Prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atapun tidak diterimanya kas menjadi lebih kecil.
Dengan memperhatikan bahwa penerimaan kas yang diperoleh dari berbagai sumber, maka tindakan pengamanan menurut Donald E Kioso (2007 : 5) adalah sebagai berikut :
1. Petugas yang memegang kas, perlu dipisahkan dengan petugas yang melakukan pencatatan penerimaan uang.
2. Perlu dibuat ketentuan yang tegas untuk masing-masing petugas mengenai batas-batas tugas yang harus dilaksanakan.
3. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka setiap ada transaksi penerimaan uang harus segera dicatat.
Penggunaan kas register untuk kas langsung diterima oleh kasir. Ini dimaksudkan agar kasir tidak dapat mengubah catatan jumlah uang yang diterimanya, demikian juga pembayar dapat mengawasi uang yang dibayarkan apakah sesuai dengan yang ada pada layar kas register. Selain itu, satu hal lagi yang harus dilakukan untuk pengamanan atas penerimaan kas yaitu seluruh penerimaan yang ada harus sesegera mungkin disetor ke bank agar tidak terpakai untuk kegiatan operasional lainnya. Dalam prosedur penerimaan kas ada dua kegiatan pokok yang harus diperhatikan yaitu :
a. Pengurusan penerimaan phisik dan pengawasan terhadap : 1. Penerimaan kas
2. Penyimpanan dan penyetorannya ke bank
3. Kontrol periodik dan penjagaan keamanan uang yang disimpan b. Pengurusan administrasi seperti :
1. Pembuatan bukti-bukti
2. Pencatatan terperici dari transaksi yang terjadi untuk menunjukan kapan diterima, dari siapa diterima berapa jumlahnya dan untuk apa penerimaan itu.
3. Posting ke buku besar dan buku pembantu.
b) Pengawasan Pengeluaran kas
Setiap perusahaan memiliki berbagai macam jenis pengeluaran yang cukup banyak dan jumlah yang cukup besar, oleh karena hal tersebut kas perlu pengawasan terhadap pengeluaran kas atau pembayaran kas dalam suatu perusahan. Menurut Tasmin Ali Wijanko (2006:212) bahwa :”Pengendalian
intern atas pembayaran-pembayarn kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran-pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi-transaksi yang sah. Selain itu, pengawasan haruslah memastikan bahwa kas dipergunakan secara efisien.” Karena transaksi pembayaran kas merupakan peristiwa yang sering terjadi dan pembayaran itu bermacam-macam keperluan, maka perlu tindakan pengamanan. Menurut Donald E Kioso (2007:6)
Menurut Haryono Jusuf (2005:55) bahwa :” Salah satu bagian dari pengawasan dan pengendalian kas yang baik adalah dengan membentuk dana kas kecil sistem Imprest, sistem ini menghendaki adanya saldo rekening kas yang selalu berjumlah tetap dan pengeluaran-pengeluaran rutin dilakukan dengan mengisi saldo dana kas kecil”.