Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :
Definisi Indikator adalah :
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator.
Standar :
Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.
Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu. Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut:
1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
Keprofesian
Efisiensi
Keamanan pasien
Kepuasan pasien
Sarana dan lingkungan fisik 2. Indikator yang dipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada
untuk perorangan.
33
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Administrasi sesuai dengan ketentuan :
1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit
Judul Peraturan Internal Rumah Sakit
Dimensi mutu Efektivitas
Tujuan Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis
Definisi operasional Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis di rumah sakit
frekuensi
pengumpulan data
6 bulan
Periode analisis 6 bulan
Numerator Peraturan Internal Rumah Sakit Denominator Tidak ada
34
Standar Ada ditetapkan oleh pemilik Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit
2. Adanya Perencanaan Strategis RS
Judul Perencanaan Strategis Rumah Sakit
Dimensi mutu Efektivitas
Tujuan Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan misi
Definisi operasional Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi
frekuensi
pengumpulan data
6 bulan
Periode analisis 6 bulan
Numerator Perencanaan Strategi Denominator Tidak ada
Sumber data Sekretariat
Standar Ada dokumen rencana strategis Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit
3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi
Judul Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi
35
Tujuan Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumahsakit
Definisi operasional Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masing-masing.
frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 3 bulan
Numerator Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu bulan
Denominator Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan Sumber data Notulen rapat
Standar 100 %
36 4. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Judul Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Dimensi mutu efektivitas, efisiensi
Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumahsakit dalam menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan
Definisi operasional Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal), indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit, dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh pemerintah daerah.
Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali Frekuensi
pengumpulan data
1 tahun
Periode analisis 1 tahun
Numerator Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun
Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun
Sumber data Bagian Tata Usaha Standar 100 %
37 5. Memelihara arsip korespondensi
Judul Memelihara Arsip Korespondensi
Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian
Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara arsip korespondensi
Definisi operasional Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban bagian Administrasi untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk dokumen yang beredar .
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan
Denominator Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan Sumber data Bagian Administrasi
Standar 100 % Penanggung jawab Sekretariat
38
6. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas
Judul Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas
Dimensi mutu Ketertiban dan Keteraturan
Tujuan Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan RS
Definisi operasional Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan
Denominator Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan Sumber data Bagian Administrasi
Standar 100 % Penanggung jawab Sekretariat
39
7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS.
Judul Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS
Dimensi mutu ketertiban
Tujuan Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib
Definisi operasional Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan tamu
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan Denominator Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan Sumber data Informasi
Standar 100 % Penanggung jawab Sekretariat
40 8. Membuat dan Menyebarkan Dokumen
Judul Membuat dan Menyebarkan Dokumen
Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian
Tujuan Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS
Definisi operasional Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu
tahun
Sumber data Bagian Administrasi Standar 100 %
41 9. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat
Judul Mengkoordinasikan Jadwal Rapat
Dimensi mutu efektivitas, efisiensi
Tujuan Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di lingkungan RS
Definisi operasional Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di lingkungan RS
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan
Denominator Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan Sumber data Bagian Administrasi
Standar 100 % Penanggung jawab Sekretariat
42
BAB IX PENUTUP
Demikianlah panduan pelayanan Bagian Administrasi ini dibuat sebagai dasar untuk pelayanan.
Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi ini.