Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi

PEDOMAN PELAYANAN BAGIAN ADMINISTRASI RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013. RS BAPTIS BATU JL RAYA TLEKUNG NO 1 JUNREJO – BATU.

DAFTAR ISI. Halaman Judul ....................................................................................................... i. Daftar Isi ................................................................................................................ ii. BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................... 1. 1.1. Latar Belakang................................................................................................ 1. 1.2. Tujuan Pedoman ............................................................................................. 2. 1.3. Ruang Lingkup Pelayanan .............................................................................. 2. 1.4. Batasan Operasional ....................................................................................... 3. 1.5. Landasan Hukum ............................................................................................ 3. BAB II. STANDAR KETENAGAAN .................................................................. 4. 2.1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ................................................................. 4. 2.2. Distribusi Ketenagaan .................................................................................... 4. BAB III. STANDAR FASILITAS ........................................................................ 6. 3.1. Denah Ruangan .............................................................................................. 6. 3.2. Standar Fasilitas.............................................................................................. 6. BAB IV. TATA LAKSANA PELAYANAN........................................................ 10. 4.1. Pelayanan Surat Menyurat Dan Ekspedisi ..................................................... 10. 4.2. Pelayanan Tamu ............................................................................................. 22. BAB V. LOGISTIK............................................................................................... 25. BAB VI. KESELAMATAN PASIEN ................................................................... 28. BAB VII. KESELAMATAN KERJA ................................................................... 29. BAB VIII. PENGENDALIAN MUTU ................................................................. 32. BAB IX. PENUTUP .............................................................................................. 42. ii.

BAB I PENDAHULUAN. 1.1.. LATAR BELAKANG. Tata usaha sebagai pusat administrasi mulai sirkulasi administrasi, penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian Administrasi sebagai salah satu bagian di RS Baptis Batu memiliki kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan administrasi, direncanakan, diproses, dan dilaksanakan oleh bagian Administrasi. Pengertian Administrasi seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis belaka. Administrasi dalam arti yang laus, yaitu sebagai suatu proses kerjasama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.. Administrasi. perkantoran. adalah. proses. perencanaan,. pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini yaitu Tujuan RS Baptis Batu. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan. 1.

administratif. Segala sesuatu ;yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.. Tugas pokok bagian Administrasi adalah. memberikan pelayanan administrasi baik di kantor maupun di Komite Medik RS Baptis Batu. 1.2.. TUJUAN PEDOMAN. Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Administrasi dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai job description yang sudah ada.. 1.3.. RUANG LINGKUP PELAYANAN. Sebagaimana. telah. disebutkan. sebelumnya,. bahwa. pelayanan. Administrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi perkantoran dan administrasi komite medik. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut : 1.. Administrasi perkantoran / Sekretaris Perkantoran Administrasi. perkantoran. bertanggungjawab. dalam. memenuhi. semua. kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor. 2.. Administrasi Komite Medik Administrasi Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu sekretaris komite medik dan tertib administrasi dokter juga mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.. 2.

1.4.. BATASAN OPERASIONAL. Batasan operasional pedoman ini terbagi menjadi 2 (dua) tugas pokok yaitu Administrasi Perkantoran/ Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite Medik. Yang dirinci lagi sebagai berikut : 1. Administrasi Perkantoran / Sekretaris Direksi  Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi  Pelayanan tamu  Pelayanan untuk Direksi  Melakukan perjanjian  Memfasilitasi pertemuan  Memberikan laporan (rapat dan notulen)  Menyusun dan menyimpan dokumen 2. Administrasi Komite Medik  Kelengkapan dokumen dokter  Kebutuhan Komite Medik sehari-hari  Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah. 1.5.. LANDASAN HUKUM. Landasan hukum bagian Adminstrasi di RS Baptis Batu diantaranya : 1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit 2. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2004 tentang Kesehatan 3. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor 014/SK/YBI/VIII/2009 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu 4. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu. 3.

BAB II STANDAR KETENAGAAN. 2.1.. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA. Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian Administrasi diantaranya :. NAMA JABATAN. Ka. Bag. Administrasi Administrasi. Kantor/. KUALIFIKASI. TENAGA YANG. FORMAL & INFORMAL. DIBUTUHKAN. D3 Sekretaris Sekretaris D3 Sekretaris. Direksi Administrasi Komite Medik. D3 Sekretaris / Komputer. Jumlah. 2.2.. DISTRIBUSI KETENAGAAN. SDM bagian Administrasi RS Baptis Batu berjumlah 2 orang dan sesuai dengan struktur organisasi instalasi rekam medis terbagi menjadi 2 bagian yaitu Administrasi Kantor/Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite Medik. Bagian Administrasi RS Baptis Batu dikepalai oleh seorang kepala bagian dengan pendidikan D3 Sekretaris yang sudah berpengalaman minimal 3 tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM bagian Administrasi adalah sebagai berikut :. 4.

NAMA JABATAN. Kepala. Bagian. Administrasi. Administrasi Kantor / Sekretaris Direksi. Administrasi Komite Medik. KUALIFIKASI. Waktu. JML. FORMAL & INFORMAL. Kerja. SDM. DIII. Sekretaris. (Pengalaman 1 Shift. minimal 2 tahun + Pelatihan 07.00 – 1 Customer Service). 15.30 1 Shift 07.00 – 1. DIII. 15.30 1 Shift 07.00 – 1. DIII. 15.30. Jumlah. 3. 5.

BAB III STANDAR FASILITAS. 3.1.. DENAH RUANGAN. (Terlampir). 3.2.. STANDAR FASILITAS. Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Kantor : No. Nama Alat. Jumlah. 1. Lemari Arsip. 2 set. 2. Lemari Kotak Surat. 1 set. 3. Maket RS Baptis Batu. 1 set. 4. Sofa Tamu. 2 set. 5. Meja Komputer. 1 buah. 6. Meja kerja. 2 buah. 7. Vas Bunga. 3 buah. 8. Lemari kayu. 1 buah. 9. Rak besi susun 3. 1 buah. 10. kursi. 4 buah. 11. Komputer. 1 set. 12. Printer Epson L100. 1 buah. EPSON. 13. Scanner. 1 buah. Canon. 14. Tempat sampah. 2 buah. 15. Mesin Fax. 1 buah. 16. Pemotong Kertas. 1 buah. 17. Telpon. 1buah. 18. Meja kotak. 1 buah. 19. Meja bundar. 1 buah. 20. Jam Dinding. 2 buah. 21. Whiteboard. 2 buah. 22. Penghapus board. 1 buah. 6. Keterangan. Panasonic. Seiko.

23. Laci kecil. 1 buah. 24. Mesin fotokopi. 1 buah. 25. Salib. 2 buah. 26. lukisan. 2 buah. 27. LCD. 1 buah. 28. UPS. 2 buah. 29. Struktur organisasi RSBB. 1 buah. Kebersihan. &. Toshiba. Rumah. Tangga 1. Peralatan kebersihan Lantai & Ruangan. 1 set. 2. Dispenser. 1 buah. 3. Kulkas. 1 buah. 4. Tempat Tissue. 1 buah. ATK. Jumlah. 1. Rak kecil. 1 buah. 2. Tempat Isolasi. 1 buah. 3. Perfurator. 1 buah. 4. Kalkulator. 1 buah. 5. Steples / Hecter. 1 buah. 6. Tempat pensil. 1 buah. 7. Stempel. 2 buah. RS / Nama Direktur. 8. Cutter. 1 buah. Joyko. 9. Gunting. 1 buah. 10. Penggaris plastik. 1 buah. 7. Miyako. Keterangan.

Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Komite Medik: No. Nama Alat. Jumlah. 1. Bufet Ruang Dokter. 2. 2. Kaca Washtafel. 4. 3. Lampu X-Ray R. Dokter. 1. 4. Meja Pasien Besar R. Dokter. 1. 5. Meja Pasien Kecil R. Dokter. 1. 6. Meja Rapat R. Dokter. 2. 7. Struktur. Organisasi. Komite. Medik. Keterangan. 1. 8. Wireless R. Dokter. 1. 9. TV LG R. Dokter. 1. 10. Meja Kaca bentuk L R. Dokter. 1. 11. Komputer. 1 set. 12. Printer Epson T11. 1 buah. EPSON. 13. Rak Besi ss 5. 1 buah. Canon. 14. Tempat sampah. 1 buah. 15. Lemari buku laci 3. 2 buah. 16. Lemari kaca arsip. 1 buah. 17. Telpon. 1buah. 18. Meja kotak. 1 buah. 19. Meja bundar. 1 buah. 20. Jam Dinding. 1 buah. 21. Whiteboard. 2 buah. 22. Penghapus board. 1 buah. 23. Salib. 2 buah. 24. Fan Regency. 1. Kebersihan. &. Rumah. Tangga 1. Peralatan kebersihan Lantai & Ruangan. 1 set. 8. Seiko.

2. Dispenser. 1 buah. 3. Kulkas. 1 buah. 4. Tempat Tissue. 1 buah. 5. Gorden. 4 set. ATK. Jumlah. 1. Tempat Isolasi. 1 buah. 2. Kalkulator. 1 buah. 3. Steples / Hecter. 1 buah. 4. Tempat pensil. 1 buah. 5. Cutter. 1 buah. 6. Gunting. 1 buah. 7. Penggaris plastik. 1 buah. 9. Miyako. Keterangan. Joyko.

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN. Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Kantor/ Sekretaris Direksi diantaranya : 4.1.. PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.  Pelayanan surat menyurat  Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya : a.. Kebijakan Direktur Kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat.. b.. Keputusan Direktur; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka. ketatalaksanaan,. penyelenggaraan. tugas. umum. dan. pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c.. Surat Edaran Direktur; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.. d.. Pedoman / Panduan Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan. 10.

e.. Standar Prosedur Operasional; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.. f.. Perjanjian. Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.. g.. Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.. h.. Surat Keterangan; Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.. i.. Surat Perintah/Tugas; Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.. j.. Surat Izin; Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.. k.. Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.. l.. Surat Undangan; Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara. 11.

tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit, maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. m. Memo Internal; Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. n.. Pengumuman; Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.. o.. Laporan; Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas. p.. Berita Acara; Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi. suatu permasalahan. baik berupa perencanaan,. pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan. q.. Rekomendasi; Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.. 12.

r.. Notulen. Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan..  Prosedur surat menyurat : a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat 1) Surat Dinas a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas  Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen dan menggunakan bahasa yang baik dan benar  Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia  Gunakan kata-kata yang nyata dan positif  Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama  Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir  Untuk. keperluan. intern. dalam. RS. Baptis. Batu. agar. menggunakan nota dinas  Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”  Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut  Sebutan untuk pengganti diri RS Baptis Batu (yang mengirimi surat) yaitu “KAMI”  Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan  Surat. diakhiri. cukup. dengan. menyebutkan. jabatan. penandatanganan surat dan namanya b) Bagian-bagian Surat Dinas Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :  Kepala Surat. 13.

Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula logo instansinya (dalam hal ini RS Baptis Batu) Kepala surat terdiri dari : . Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman surat ybs. . Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.. . Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut. . Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan maksud singkat surat tersebut. . Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan alamat yang dituju..  Isi Surat Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup  Penutup Surat Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut. c) Bentuk Surat Dinas Bentuk surat dinas dalam lingkungan RS Baptis Batu yaitu berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4 d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan . Penyusunan Konsep. 14.

Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite) atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya. sendiri. yang. kemudian. diajukan. kepada. pimpinannya untuk memperoleh persetujuan . Pembuatan Konsep Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai berikut :  Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri dapat langsung diproses di bag. Administrasi untuk diketik  Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk mendapat persetujuan  Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas bekas disebaliknya. . Pengetikan Surat  Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4 diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah sesuai kebutuhan  Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang sama sampai dengan surat selesai  Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 12  Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri  Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm. 15.

 Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama penandatanganan surat merupakan satu garis lurus dari atas ke bawah  Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas. Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris dibawah nama pejabat penandatangan surat  Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik 3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.  Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan agar diatur supaya serasi 2) Surat Keputusan a) Kepentingan Surat. keputusan. dikeluarkan. oleh. pimpinan. untuk. memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas b) Ketentuan Umum  Surat. Keputusan. berisikan. menimbang,. mengingat,. memperhatikan dan memutuskan  Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan  Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan  Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus emenuhi ketentuan sebagai berikut : . Memperhatikan hirarki perundang-undangan. . Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi Surat Keputusan. . Mencantumkan berlaku. 16. perundang-undangan. yang. masih.

 Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung surat keputusan tersebut  Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat keputusan tersebut c) Macam surat keputusan Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian. 3) Surat Perintah Dinas (SPD) Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas 4) Surat Perjanjian Kerjasama Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan / Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang keuangan dan hukum 5) Surat Lainnya Surat-surat. lain. misalnya. pengumuman,. surat. keterangan/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RS Baptis Batu. b. Sistem Penomoran Surat Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RS Baptis Batu yaitu sebagai berikut : 1) Surat Keputusan 2) Surat Peraturan 3) Surat Kebijakan 4) SOP 5) Edaran 6) PKS 7) Surat keluar. 17.

c. Stempel Dinas 1) Bentuk Stempel dinas RS Baptis Batu berbentuk bulat Logo Rumah Sakit Baptis Batu yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter lingkaran luar 28,2 mm, diameter lingkaran dalam 18,7 mm, tebal garis luar 0,5 mm, tebal garis dalam 0,3 mm. ukuran logo tengah 13 x 14 mm, dan ukuran salib 4 x 6 mm . Rumah Sakit Baptis Batu ditulis dengan ukuran huruf 8,45pt dan jenis huruf Arial; Rumah Sakit diposisikan mengelilingi logo dengan penulisan rumah sakit di baris pertama dan Baptis Batu di baris ke dua.. 2) Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya boleh digunakan untuk kepentingan RS Baptis Batu. Hanya diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait dengan kedinasan RS Baptis Batu 3) Penyimpanan dan tanggung jawab Stempel dinas dengan ukuran 28,2 mm disimpan pada sekretariat, sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan menjadi tanggung jawab bagian keuangan 4) Cara pemakaian Pemakaian stempel dinas diatur sebagai berikut :. 18.

a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan sedikit pada tanda tangan) b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan.. d. Wewenang penandatanganan surat 1) Surat Dinas Rutin Surat ini ditanda tangani oleh Direktur dan Wakil Direktur. Apabila surat tersebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan atau Wakil Direktur dan berhalangan, maka akan ditandatangani perwakilan Manajer. 2) Surat Keputusan Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun yang. tidak. menyangkut. kepegawaian). ditandatangani. oleh. Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh Wakil Direktur Umum Keuangan dan Kepala Bagian SDM 3) Surat Perintah Dinas Surat ini ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Direktur sesuai dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan dinas 4) Surat Perjanjian Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih dahulu diparaf oleh Wakil Direktur dan atau Manajer terkait.. e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh Direktur. dan. Wakil. Direktur.. Apabila. Direktur. berhalangan,. penandatanganan surat bisa dilakukan oleh Wakil Direktur dengan menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur, Wakil Direktur. Misalnya :. 19.

a.n. Direktur. RSBB. Wakil Direktur Umum Keuangan, Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan kata i.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya : Kepada Yth. Direktur RS Baptis Batu u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan di tempat f. Pengelolaan surat – menyurat 1) Pengurusan Surat Masuk a) Surat – surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian administrasi diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya. Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya atau Kantor Pos b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :  Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat masuk  Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan kepada Direktur / Wakil Direktur (jika Direktur berhalangan masuk)  Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai arahan lebih lanjut  Lembar disposisi dan surat asli dikopi  Administrasi mendistribusikan kopi surat sesuai dengan bagian yang dituju  Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli akan dikopi sebanyak jumlah disposisi. 20.

 Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing penerima 2) Pengurusan Surat Keluar a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya, kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat yaitu sebagai berikut : Nomor : 01/19/XI/RSBB_DIR/Wa.Dir.UK/Wa.Dir.Yan/2013 Keterangan :  01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua digit kecuali lebih dari 99  19 : tanggal dibuatnya surat  XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi  RSBB : singkatan dari RS Baptis Batu  DIR : Singkatan dari Direktur  Wa.Dir. UK : Singkatan dari Wakil Direktur Umum Keuangan  Wa.Dir. Yan : Singkatan dari Wakil Direktur Pelayanan  2013 : adalah tahun pembuatan surat b) Surat dibuat pada kop surat RS Baptis Batu dengan dibubuhi stempel RS Baptis Batu c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang disimpan pada bagian Administrasi. g. Mengirim surat/ ekspedisi Sistem pengiriman surat yang ada di RS Baptis Batu ada beberapa macam, diantaranya :  Melalui pos/kiriman kilat  Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi. 21.

Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara tersebut diatas. h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian Administrasi akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian Administrasi. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO.. i. Revisi dan Penghapusan dokumen Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RS Baptis Batu.. 4.2. PELAYANAN TAMU. Tamu di RS Baptis Batu dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke bagian Admnistrasi. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi : a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi. Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke bag. Administrasi, akan diarahkan oleh bag. Administrasi ke Direksi. 1.. Pelayanan untuk Direksi. 22.

Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi (alat tulis, dst). Selain itu bag. Administrasi juga bertanggung jawab untuk keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat 2.. Melakukan perjanjian Bag. Administrasi memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Administrasi akan menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian. 3.. Memfasilitasi pertemuan Sama dengan perjanjian, maka bag. Administrasi memiliki wewenang untuk mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RS Baptis Batu terpusat pada bag. Administrasi, maka semua unit/orang yang akan mengadakan pertemuan, harus mengatur jadwal melalui bag. Administrasi, terutama pertemuan diluar pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh Direktur RS Baptis Batu. Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Administrasi akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi. Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka unit terkait harus berkorrdinasi dengan bag. Administrasi.. 4.. Memberikan laporan (rapat dan notulen) Bagian Administrasi memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan kegiatan bag. Administrasi selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS). Selain itu bag. Administrasi juga menyusun dan berkoordinasi dengan unit lain dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia (YRSBI) yang dikoordinir oleh Wakil Direktur Umum Keuangan. 5.. Menyusun dan menyimpan dokumen Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya. Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur maupun. 23.

prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis dokumennya. Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Komite Medik diantaranya : 1.. Kelengkapan dokumen dokter Kelengkapan dokumen dokter ini meliputi, berkas-berkas administrasi bagi dokter yang praktek di RS Baptis Batu. Diantaranya pengurusan SIP, STR, keanggotaan IDI/PDGI, dst. Administrasi Komite Medik bekewajiban untuk mengecek dan melengkapi berkas-berkas dokter dan bekerjasama dengan SDM untuk pengurusan dan penyimpanannya.. 2.. Kebutuhan Komite Medik sehari-hari Administrasi Komite Medik bertanggung jawab atas segala kebutuhan di kegiatan Komite Medik, melalui Sekretaris Komite Medik, Administrasi Komite Medik melakukan pengebonan untuk kebutuhan Komite Medik (ATK, keperluan Rumah Tangga & Kebersihan).. 3.. Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah Selain itu Administrasi Komite Medik bertanggung jawab untuk memfasilitasi dokter RS Baptis Batu yang mengikuti kegiatan ilmiah, mulai dari informasi kegiatan ilmiah, pendaftaran, transportasi dan akomodasi dokter tersebut. Yang kemudian akan dicatat dalam laporan Administrasi Komite Medik.. 24.

BAB V LOGISTIK. NO. PERSEDIAAN. JUMLAH HARGA. BARANG. BARANG SATUAN. HARGA SATUAN + 10%. TOTAL HARGA. ATK. 1. Bolpoin standart. 2. 917. 1.008,7. 12.104,4. Kertas Foto copy 70 g 115. 26.100. 28.710. 3.301.650. 3. Materai. 70. 6.000. 6.600. 462.000. 4. Lakban hitam. 3. 11.000. 12.100. 36.300. 5. Spidol Board Marker hitam. 10. 5.750. 6.325. 63.250. 6. Stipo Kiriko. 4. 4.000. 4.400. 17.600. 7. Isolasi 2 cm. 4. 4.400. 4.840. 19.360. 8. Isi staples. 10. 1.500. 1.650. 16.500. 9. Binder Clip 200. 10. 708,33. 779,16. 7.791,63. 10. Spidol Marker hitam. 3. 4.750. 5.225. 15.675. 11. Penghapus pensil. 1. 1.500. 1.650. 1.650. 12. Clear Holder. 20. 12.000. 13.200. 264.000. 13. Klip besar. 6. 2.350. 2.585. 15.510. 14. Klip kecil. 15. 800. 880. 13.200. 15. Buku ekspedisi. 5. 4.800. 5.280. 26.400. 17. Kertas fax. 22. 13.000. 14.300. 314.600. 18. Otner Folio. 50. 11.000. 12.100. 605.000. 19. Tinta stempel. 1. 5.500. 6.050. 6.050. 20. Tinta printer Epson 4. 69.000. 75.900. 303.600. 3. 69.000. 75.900. 227.700. L100 hitam 21. 12. Tinta printer Epson L100 biru. 25.

22. Tinta printer Epson L100 kuning. 3. 69.000. 75.900. 227.700. L100 merah. 3. 69.000. 75.900. 227.700. 24. Stabilo. 1. 5.200. 5.720. 5.720. 25. Kertas A4. 6. 31.000. 34.100. 204.600. 27. Spidol Board Marker Merah. 3. 5.750. 6.325. 18.975. 29. Map Kertas Bufalo. 50. 1.100. 1.210. 60.500. 30. CD Blank. 15. 2.500. 2.750. 41.250. 31. DVD Blank. 15. 2.500. 2.750. 41.250. 35. Amplop Kecil. 1. 7.000. 7.700. 7.700. Program filling. 1. 4.000.000. 4.400.000. 4.400.000. TOTAL. 10.965.336,03. 23. 36. Tinta printer Epson. Kosongan. RUMAH TANGGA. 1. Sedotan bengkok. 10. 700. 770. 7.700. 2. Baterai abc kecil. 12. 1.500. 1.650. 19.800. 3. Wash Hand. 10. 3.500. 3.850. 38.500. 4. Tissue NB. 10. 10.000. 11.000. 110.000. 7. Sunlight. 5. 6.000. 6.600. 33.000. 8. Kresek Hitam Besar. 10 pak. 19.000. 20.900. 209.000. TOTAL. 418.000. kotak. Reff. CETAKAN. 1. 2. Amplop kop RSBB besar. 6. 45.000. 49.500. 297.000. Kertas Kop RSBB. 10. 125.000. 137.500. 1.375.000. 26.

TOTAL. 1.672.000. TOTAL. 13.055.336,03. BENGKEL. 27.

BAB VI KESELAMATAN PASIEN. Keselamatan pasien di Bagian Administrasi yakni dengan Peningkatan Komunikasi Efektif.. 28.

BAB VII KESELAMATAN KERJA. UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja.. Program keselamatan dan. kesehatan kerja di bagian Administrasi bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit. Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia. Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi. dan. perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit. Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usahausaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja.. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang. Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin: a.. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat.. b.. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.. c.. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.. Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat digolongkan pada tiga kelompok, yaitu : a.. Kondisi dan lingkungan kerja. 29.

b.. Kesadaran dan kualitas pekerja, dan. c.. Peranan dan kualitas manajemen. Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila : -. Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;. -. Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;. -. Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu dingin;. -. Tidak tersedia alat-alat pengaman;. -. Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip: -. Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir.. -. Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan.. -. Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan petugas.. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran. Sedangkan untuk petugas bagian administrasi yang melakukan kegiatan dikantor harus : 1. Didalam bekerja bagian Administrasi harus memakai sepatu kerja untuk menghindari terkena sengatan listrik 2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang telah disediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api” 3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang aman melewati pintu keluar 4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakair dideakt sumber api atau listrik 5. Matikan komputer setekah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi sebelum meninggalkan ruangan. 30.

6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja. 31.

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU. Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu : Definisi Indikator adalah : Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. Kriteria : Adalah spesifikasi dari indikator. Standar : . Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.. . Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.. . Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.. Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan . Keprofesian. . Efisiensi. . Keamanan pasien. . Kepuasan pasien. . Sarana dan lingkungan fisik. 2. Indikator yang dipilih a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada untuk perorangan. c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit. 32.

d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik. 4. Standar yang digunakan Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Administrasi sesuai dengan ketentuan : 1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit Judul. Peraturan Internal Rumah Sakit. Dimensi mutu. Efektivitas. Tujuan. Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis. Definisi operasional. Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis di rumah sakit. frekuensi. 6 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 6 bulan. Numerator. Peraturan Internal Rumah Sakit. Denominator. Tidak ada. Sumber data. Sekretariat. 33.

Standar. Ada ditetapkan oleh pemilik. Penanggung jawab. Direktur Rumah Sakit. 2. Adanya Perencanaan Strategis RS Judul. Perencanaan Strategis Rumah Sakit. Dimensi mutu. Efektivitas. Tujuan. Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan misi. Definisi operasional. Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi. frekuensi. 6 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 6 bulan. Numerator. Perencanaan Strategi. Denominator. Tidak ada. Sumber data. Sekretariat. Standar. Ada dokumen rencana strategis. Penanggung jawab. Direktur Rumah Sakit. 3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi Judul. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi. Dimensi mutu. Efektivitas. 34.

Tujuan. Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumahsakit. Definisi operasional. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masingmasing.. frekuensi. 1 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 3 bulan. Numerator. Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu bulan. Denominator. Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan. Sumber data. Notulen rapat. Standar. 100 %. Penanggung jawab. Direktur Rumah Sakit. 35.

4. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja Judul. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja. Dimensi mutu. efektivitas, efisiensi. Tujuan. Tergambarnya. kepedulian. administrasi. rumahsakit. dalam. menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan Definisi operasional. Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal), indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit, dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh pemerintah daerah. Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali. Frekuensi. 1 tahun. pengumpulan data Periode analisis. 1 tahun. Numerator. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun. Denominator. Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun. Sumber data. Bagian Tata Usaha. Standar. 100 %. Penanggung jawab. Direktur. 36.

5. Memelihara arsip korespondensi Judul. Memelihara Arsip Korespondensi. Dimensi mutu. Ketertiban dan kerapian. Tujuan. Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara arsip korespondensi. Definisi operasional. Memelihara. Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban. bagian Administrasi untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk dokumen yang beredar .. Frekuensi. 1 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 1 bulan. Numerator. Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan. Denominator. Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan. Sumber data. Bagian Administrasi. Standar. 100 %. Penanggung jawab. Sekretariat. 37.

6. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas Judul. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas. Dimensi mutu. Ketertiban dan Keteraturan. Tujuan. Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan RS. Definisi operasional. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi. Frekuensi. 1 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 1 bulan. Numerator. Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan. Denominator. Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan. Sumber data. Bagian Administrasi. Standar. 100 %. Penanggung jawab. Sekretariat. 38.

7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS. Judul. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS. Dimensi mutu. ketertiban. Tujuan. Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib. Definisi operasional. Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan tamu. Frekuensi. 1 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 1 bulan. Numerator. Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan. Denominator. Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan. Sumber data. Informasi. Standar. 100 %. Penanggung jawab. Sekretariat. 39.

8. Membuat dan Menyebarkan Dokumen Judul. Membuat dan Menyebarkan Dokumen. Dimensi mutu. Ketertiban dan kerapian. Tujuan. Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS. Definisi operasional. Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS. Frekuensi. 1 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 1 bulan. Numerator. Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan. Denominator. Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun. Sumber data. Bagian Administrasi. Standar. 100 %. Penanggung jawab. Sekretariat. 40.

9. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat Judul. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat. Dimensi mutu. efektivitas, efisiensi. Tujuan. Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di lingkungan RS. Definisi operasional. Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di lingkungan RS. Frekuensi. 1 bulan. pengumpulan data Periode analisis. 1 bulan. Numerator. Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan. Denominator. Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan. Sumber data. Bagian Administrasi. Standar. 100 %. Penanggung jawab. Sekretariat. 41.

BAB IX PENUTUP. Demikianlah panduan pelayanan Bagian Administrasi ini dibuat sebagai dasar untuk pelayanan. Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi ini.. 42.