BAB 2 TINJAUAN UMUM
2.18 Pengendalian Persediaan Apotek
Pengendalian persediaan dalam hal ini berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien di apotek secara efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara pemesanan atau pengadaannya hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan.
2.18.1 Parameter–Parameter dalam Pengendalian Persediaan 1. Konsumsi Rata-Rata
Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997).
2. Waktu Tunggu/Waktu Tenggang (Lead Time)
Waktu tunggu merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang. Waktu tunggu ini dapat berbeda-beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan apotek, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok (Quick, 1997).
3. Persediaan Pengaman (Safety Stock)
Persediaan pengaman merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan, misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997). Persediaan pengaman dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997):
SS = LT x CA Keterangan:
SS = Safety Stock (persediaan pengaman)
LT = Lead Time (waktu tunggu)
CA = Average Consumption (konsumsi rata-rata) 4. Persediaan Minimum
Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini. Stok kosong dapat terjadi jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum (Quick, 1997).
5. Persediaan Maksimum
Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat
menyebabkan kerugian tidak perlu lagi dilakukan jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum. Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah (Quick, 1997):
Smax = Smin + (PP x CA) Keterangan :
Smax = Persediaan maksimum Smin = Persediaan minimum
PP = Periode pengadaan
CA = Konsumsi rata-rata
6. Perputaran Persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang, mulai dari pembelian hingga penjualan kembali. Suatu barang dikategorikan sebagai barang fast moving jika barang tersebut memiliki angka perputaran persediaan yang besar, sebaliknya jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997). Perputaran persediaan dihitung dengan cara:
Perputaran Persediaan =So + P − Sn Sr Keterangan : So = Persediaan awal P = Jumlah pembelian Sn = Persediaan akhir Sr = Persediaan rata-rata
7. Jumlah Pesanan (Economic Order Quantity/Economic Lot Size)
Jumlah persediaan yang harus ada di apotek adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan, berkaitan dengan biaya dan risiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan (Quick, 1997). Perancangan jumlah persediaan dapat dilakukan
dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus
Economic Order Quality (EOQ) (Quick, 1997):
EOQ = 2RS
PI Keterangan :
R = Jumlah kebutuhan dalam setahun
P = Harga barang/unit
S = Biaya memesan tiap kali pemesanan
I = % Harga persediaan rata-rata 8. ReOrder Point (ROP/Titik Pemesanan)
Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga penerimaan barang yang dipesan tepat waktu, dimana persediaan di atas stok pengaman sama dengan nol, atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pemesanan langsung dapat dilakukan tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antara apotek dan pemasok pada keadaan khusus (mendesak). Rumus perhitungan ROP (Quick, 1997):
ROP = SS + LT Keterangan :
ROP = Reorder point SS = Safety stock LT = Lead time
Gambar 2.6 Diagram Model Pengendalian Persediaan (Quick, 1997)
Model siklus pengendalian persediaan obat yang ideal dapat dilihat pada Gambar 2.6. Idealnya, kuantitas persediaan rata-rata dari suatu produk di apotek perlu mempertimbangkan dua komponen, yaitu stok kerja (working stock) dan stok pengaman (safety stock). Pemesanan diperlukan kembali terhadap produk jika tingkat persediaan sudah semakin menurun dan berada dalam level persediaan minimum. Pemesanan kembali harus memperhitungkan waktu tunggu kedatangan obat agar tidak terjadi kekosongan persediaan obat ketika menunggu obat yang dipesan datang. Tingkat persediaan meningkat kembali pada level persediaan maksimum SS+Qo saat obat yang dipesan datang (Qo). Persediaan akan kembali turun dengan berjalannya waktu dan perlu dilakukan pemesanan kembali dan begitu seterusnya. Siklus ini akan terus berputar untuk menjamin ketersediaan obat.
2.18.2 Pengendalian Persediaan Apotek
Metode ini mengelompokkan obat berdasarkan nilai kepentingan dan vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk pengobatan. Penentuan prioritas barang yang akan dipesan dibutuhkan dalam melakukan pengadaan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut (Quick, 1997):
1. Analisis VEN (Vital, Esensial, dan Non-esensial)
Analisis VEN adalah analisis yang digunakan dalam mengelompokkan atau menyusun obat dengan memperhatikan kepentingan dan vitalitas persediaan farmasi yang harus selalu tersedia untuk melayani permintaan terhadap sediaan farmasi.
a. V (Vital)
Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan, contoh: obat kardiovaskuler, obat hiperlipidemia, obat antidiabetik, dan obat antihipertensi.
b. E (Esensial)
Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat. Obat-obat golongan ini adalah obat-obat yang fast-moving, contoh: obat flu, obat batuk, dan obat pilek.
c. N (Non-esensial)
Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial, tidak digunakan untuk penyelamatan hidup, maupun pengobatan penyakit terbanyak, contoh: suplemen vitamin.
2. Analisis ABC (Pareto) (Quick, 1997)
Analisis pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah: a. Kelas A
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 75-80% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10-20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif.
b. Kelas B
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 15-20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10-20% dari seluruh item.
c. Kelas C
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 5-10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 60-80% dari seluruh barang.
Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap sediaan obat dengan cara:
a. Menghitung total investasi tiap jenis obat.
b. Mengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari nilai investasi terbesar hingga terkecil.
3. Analisis VEN-ABC
Analisis VEN-ABC menggabungkan analisis ABC dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih tajam (Quick, 1997). Matriks analisis ABC-VEN dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2. Matriks Analisis ABC-VEN
V E N
A VA EA NA
B VB EB NB
C VC EC NC
Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia, tetapi kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Obat nonesensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).