Pengendalian Persediaan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.9 Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam

suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kelebihan

maupun kekurangan persediaan. Menurut Harjanto (2008:237), “Sistem

Pengendalian Persediaan adalah serangkaian kebijakan pengendalian untuk

menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pemesanan untuk

menambah persediaan harus dilakukan dan berapa pesanan yang harus

diadakan”.

Teknik Pengendalian merupakan hal yang terpenting dalam mengelola

persediaan di gudang farmasi untuk menentukan obat mana yang harus

diprioritaskan, berapa jumlah titik pengaman (buffer stock) persediaan yang

harus ada serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali (reorder

point) (Sulastri, 2012).

2.9.1 Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC

Pada manajemen persediaan, klasifikasi atau analisis ABC

merupakan aplikasi persediaan yang menggunakan prinsip pareto: The

critical few and trivial many. Analisis ABC ini bertujuan untuk

memfokuskan kepada persediaan yang bernilai tinggi (critical) daripada

yang bernilai rendah (trivial). Klasifikasi ABC membagi persediaan dalam 3

kelompok berdasarkan volume rupiah tahunan. Volume rupiah tahunan

dihitung dari kebutuhan tahunan untuk setiap jenis persediaan dikalikan

dengan nilai per unitnya.

Assauri (2004) menyatakan bahwa dalam penentuan kebijaksanaan

pengawasan persediaan yang ketat dan agak longgar terhadap jenis-jenis

bahan yang ada dalam persediaan, maka dapat digunakan analisis ABC.

Metode ini menggambarkan pareto analisis yang menekankan bahwa

sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan

mempunyai nilai penggunaan yang cukup besar yang mencakup lebih

daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan.

Metode ini adalah suatu analisa yang digunakan untuk mengurutkan

jumlah pemakaian, kemudian mengelompokkan jenis barang dalam suatu

upaya mengetahui pergerakan bahan kemas yang meliputi jenis, banyak

jumlah serta pola kebutuhan yang berbeda-beda. Metode ini sangat berguna

untuk memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang

yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan, oleh karena

itu tidak realistis jika memantau barang yang tidak mahal dengan intensitas

diikuti kebijaksanaan dalam manajemen persediaan, antara lain (Heizer dan

Reider 2010):

1.Perencanaan kelompok A harus mendapat perhatian lebih besar daripada

item yang lain

2.Kelompok A harus dilakukan kontrol fisik yang lebih ketat dibandingkan

dengan kelompok B dan C, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi

pemeriksaan lebih sering

3.Pemasok juga harus lebih memperhatikan kelompok A agar tidak terjadi

keterlambatan pengiriman

4.Cycle counting merupakan verifikasi melalui internal audit terhadap

record yang ada, dilaksanakan lebih sering untuk kelompok A yaitu 1

bulan sekali, untuk kelompok B setiap 4 bulan sekali dan untuk kelompok

C setiap 6 bulan sekali.

Menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) klasifikasi

persediaan berdasarkan pemakaian dan investasi dibagi atas 3 bagian, yaitu:

1.Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya tinggi dengan

persen (%) kumulatifnya 0-70% yang disebut fast moving dengan bobot=

3, yaitu kategori kelompok A.

2.Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya sedang dengan

persen (%) kumulatifnya 71–90% yang disebut moderate dengan bobot=

3.Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya yang rendah

dengan persen (%) kumulatifnya 91-100% yang disebut slow moving

dengan bobot= 1, yaitu kategori kelompok C.

Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70%, kelompok B

menyerap anggaran 20% dan kategori C menyerap anggaran 10%. Item-item

inventory dikelompokkan ke dalam kelas A, B dan C selanjutnya pihak

manajemen persediaan perlu memfokuskan perhatian pada item-item kelas

A dengan merumuskan kebijaksanaan perencanaan dan pengendalian

item-item kelas A. Pihak manajemen persediaan juga dapat memanfaatkan

klasifikasi ABC untuk merumuskan sistem manajemen inventory item,

seperti ditunjukkan dalam tabel (Granzperz, 2006).

Tabel 2.1 Kebijaksanaan Manajemen Inventory Berdasarkan Klasifikasi ABC

Deskripsi Item Kelas A Item Kelas B Item Kelas C Fokus perhatian

manajemen

Utama Normal Cukup

Pengendalian Ketat Normal Longgar

Stok Pengaman Sedikit Normal Cukup

Akurasi Peramalan

Kebutuhan

Tinggi Normal Cukup

2.9.2 Pengendalian Persediaan dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ)

Menentukan pesanan persediaan adalah dengan menentukan berapa

banyak jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan

kegiatannya. Metode EOQ (Economic Order Quantity) digunakan agar

dapat menentukan kuantitas persediaan yang ekonomis. Menurut Carter

(2009:314), Kuantitas pemesanan ekonomis (Economic Order Quantity)

adalah jumlah persediaan yang dipesan pada suatu waktu yang

meminimalkan biaya persediaan tahunan. Dua macam biaya yang

dipertimbangkan dalam model EOQ adalah biaya penyimpanan dan biaya

pemesanan (Mardiyanto, 2009).

Menurut Heizer dan Render (2010), model EOQ adalah salah satu teknik

kontrol persediaan tertua dan paling dikenal atau teknik yang relatif paling

mudah digunakan, tetapi berdasarkan asumsi sebagai berikut:

1.Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen

2.Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya, artinya

persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada suatu

waktu

3.Tidak tersedia diskon kuantitas

4.Biaya variabel hanya biaya untuk pemesanan dan biaya penyimpanan

persediaan dalam waktu tertentu

5.Kehabisan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan

Model persediaan pada umumnya meminimalkan biaya total, dengan

asumsi yang diberikan diatas paling signifikan adalah biaya pemesanan dan

biaya penyimpanan. Jadi, meminimalkan biaya pemesanan dan biaya

penyimpanan, juga akan meminimalkan biaya total. Seiring dengan

meningkatnya kuantitas yang dipesan, jumlah pemesanan pertahunnya akan

menurun dan biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah persediaan

yang harus diurus lebih banyak dari waktu ke waktu.

Perhitungan EOQ menurut Heizer, Render (2010:94) yaitu:

EOQ = √2DS H Keterangan:

EOQ = Jumlah optimum unit per pesanan

D = Permintaan tahunan dalam unit

S = Biaya pemesanan untuk setiap pesanan

H = Biaya penyimpanan per unit per tahun

2.9.3 Pengendalian Persediaan dengan Persediaan Pengaman (Safety Stock) Pemesanan suatu barang sampai barang tersebut datang, pasti diperlukan

jangka waktu yang bervariasi dari beberapa jam sampai beberapa bulan.

Perbedaan waktu antara saat memesan sampai saat barang datang disebut

dengan istilah waktu tenggang (lead time). Waktu tenggang sendiri sangat

dipengaruhi oleh ketersediaan dari barang itu sendiri dan jarak lokasi antara

pembeli dan pemasok berada, sehingga safety stock sangat diperlukan dalam

Pentingnya menghitung safety stock karena seringnya terjadi pesanan

baru datang setelah waktu tunggu terlampaui (misalnya terlambat dalam

perjalanan karena banjir, putusnya jembatan atau bencana lainnya) dan

sering terjadinya peningkatan produksi, keadaan ini akan berakibat

terjadinya stock out yang selanjutnya akan mengganggunya proses produksi.

Karena besarnya investasi untuk persediaan safety stock terutama untuk

obat-obatan yang mahal (prioritas A) maka safety stock lebih diprioritaskan

ke bahan kemas yang lead time panjang dan langka.

Besarnya persediaan pengaman (safety stock) dapat dihitung sebagai

berikut:

Z =

SS σ

^{atau SS=} Zσ

Keterangan: Z = Safety Factor SS = Persediaan pengaman

σ = Standar deviasi permintaan selama waktu tenggang

2.9.4 Pengendalian Persediaan dengan Titik Pemesanan Kembali (Reorder

Point)

Menurut Heizer, Render (2010:98), Tingkat pemesanan kembali

(Reorder Point/ROP) adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan

yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali.

Cara menghitung titik pemesanan kembali (reorder point) adalah

sebagai berikut:

Keterangan:

ROP = Titik pemesanan kembali

LT = Waktu tenggang

AU = Pemakaian rata-rata dalam satuan waktu tertentu

SS = Persediaan pengaman

2.9.5 Metode Period Order Quantity (POQ)

Metode period order quantity digunakan karena merupakan salah satu

metode dalam pengendalian persediaan barang yang bertujuan untuk

menghemat total biaya persediaan (total inventory cost) dengan menekankan

pada efektifitas frekuensi pemesanan barang agar lebih terpola. Metode

POQ merupakan salah satu pengembangan dari metode EOQ, yaitu dengan

mentransformasi kuantitas pemesanan menjadi frekuensi pemesanan yang

optimal (Divianto, 2011). POQ menggunakan logika dengan

mengkonversikan EOQ berdasarkan jumlah periode. Kuantitas

masing-masing pesanan diproyeksikan pada kebutuhan yang diperlukan.

Rumus metode POQ secara umum adalah sebagai berikut:

POQ = 1 Ɖ

�2.p.Ɖ s

Keterangan:

POQ = Frekuensi pemesanan barang

P = Biaya pemesanan barang untuk setiap kali pesan

Ɖ = Permintaan/pemakaian rata-rata barang perputaran produksi S = Biaya simpan barang

2.9.6 Metode Lot For Lot

Metode Lot For Lot atau teknik penetapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit, selain itu metode persediaan minimal berdasarkan pada ide

menyediakan persediaan (memproduksi) sesuai dengan yang diperlukan

saja, jumlah persediaan diusahakan seminimal mungkin. Jika pesanan dapat

dilakukan dalam jumlah yang sesungguhnya diperlukan (lot for lot)

menghasilkan tidak adanya persediaan. Metode ini mengandung resiko yang

tinggi, apabila terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang

mengakibatkan terhentinya produksi jika persediaan itu berupa bahan kemas

atau tidak terpenuhinya permintaan pelanggan apabila persediaan itu berupa

barang jadi. Namun, bagi perusahaan tertentu seperti yang menjual

barang-barang yang tidak tahan lama (perishable products) metode ini merupakan

pilihan yang terbaik. Rumus dari total inventory metode lot for lot adalah

jumlah pemesanan dikalikan dengan harga pemesanan.