Persediaan bahan baku dianggap sebagai bagian yang sangat penting dalam perusahaan karena adanya ketidakpastian persediaan, yaitu diperlukannya bahan baku untuk menjaga agar kegiatan produksi tetap berjalan lancar jika pengiriman datang terlambat atau jika tidak ada pengiriman sama sekali. Proses produksi yang tidak dapat diandalkan dapat juga menciptakan permintaan untuk memproduksi persediaan ekstra. Misalnya, suatu perusahaan memutuskan untuk memproduksi lebih banyak dari yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan karena proses produksi sering sekali menghasilkan produk-produk yang tidak seragam dalam jumlah yang cukup besar.
Pengendalian produksi ialah memberdayagunakan sumber daya produksi yang terbatas secara efektif, terutama dalam usaha memenuhi permintaan kosumen dan menciptakan keuntungan bagi perusahaan (Kusuma, 2004).
Pengendalian produksi memiliki fungsi dalam perencanaan, peramalan, penjadwalan, dan pengendalian persediaan. Menurut Kusuma (2004) pada sistem manufaktur yang kontiniu, masalah pengendalian produksi terletak pada :
1. Ketersediaan bahan baku pada saat yang tepat dengan jumlah dan jenis yang tepat
2. Menghindarkan terjadinya bottle-neck pada lintas produksi, serta
3. Pemindahan dan distribusi produk jadi dari lintas produksi ke titik penyimpanan atau penjualan.
Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene dan Kepulauan | Fungsi dasar pengendalian persediaan baik bahan baku, barang dalam proses maupun barang jadi banyak sekali. Fungsi tersebut meliputi proses berurutan mulai dari timbulnya kebutuhan, pembelian, pengolahan, pengiriman.
Permasalahan utama persediaan yang timbul yaitu bagaimana fungsi tersebut dapat mengatur persediaan sehingga setiap permintaan dapat dilayani akan tetapi biaya persediaan harus minimum. Bila persediaan cukup banyak, permintaan dapat segera dilayani akan tetapi menyebabkan biaya penyimpanan barang tersebut akan menjadi sangat mahal. Dengan memperhatikan hal tersebut diambil keputusan untuk menentukan nilai persediaan.
Dalam sistem job-order (tidak kontiniu), diperlukan proses yang berbeda pada setiap pesanan. Perhentian satu atau beberapa titik dalam lintas produksi tidak akan menghentikan keseluruhan lintas, karena setiap produk dibuat dengan prosesnya sendiri maka produk jadi biasanya langsung dikirim ke konsumen.
Menurut Baroto (2002) fungsi yang ditangani perencanaan dan pengendalian adalah :
1. Mengelola pesanan dari pelanggan (order).
2. Meramalkan permintaan, untuk mengatasi fluktuasi permintaan.
3. Mengelola persediaan.
4. Menyusun rencana agregat (penyesuaian permintaan dengan kapasitas).
5. Membuat Jadwal Induk Produksi (JIP). JIP adalah rencana terperinci mengenai apa dan berapa unit yang harus diproduksi pada satu periode tertentu untuk setiap item produksi.
6. Merencanakan kebutuhan. JIP yang telah berisi apa dan berapa yang harus dibuat selanjutnya diterjemahkan ke dalam kebutuhan komponen, sub assembly, dan bahan penunjang untuk penyelesaian produk.
7. Penjadwalan pada mesin atau fasilitas produksi.
8. Memonitoring dan pelaporan pembebanan kerja dibanding kapasitas produksi. Kemajuan tiap tahap dimonitor dan dibuat laporannya untuk dianalisis.
9. Evaluasi skenario pembebanan dan kapasitas. Bila realisasi tidak sesuai dengan rencana, maka rencana agregat, JIP, dan penjadwalan dapat
Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene dan Kepulauan | disesuaikan kebutuhan. Untuk jangka panjang dapat digunakan untuk menambah kapasitas produksi.
Peramalan merupakan titik awal kegiatan pengendalian produksi. Peramalan dilakukan dalam satu jangka waktu perencanaan yang kita sebut sebagai horizon perencanaan. Hal yang penting adalah mengetahui akurasi ramalan penjualan yang akan datang. Tanpa peramalan yang akurat maka tidak mungkin perencanaan kapasitas jangka panjang. Perencanaan kapasitas adalah langkah kedua dalam rantai pengendalian produksi. Pada tahap ini direncanakan jumlah tenaga kerja yang akan direkrut, jumlah jam kerja lembur yang dijadwalkan, dan jumlah persediaan sehingga permintaan konsumen dapat dipenuhi secara efisien. Sistem operasi pengendalian produksi dapat diperjelas dengan Gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2. Sistem Operasi Pengendalian Produksi (Bethworth dan Bailey dalam Kusuma, 2004)
Pengendalian persediaan merupakan suatu sistem dan harus dilihat secara menyeluruh. Pada tahap akhir analisis, tugas aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi adalah menginterpretasikan tujuan yang saling berlawanan antara bagian produksi, bagian penjualan, dan bagian keuangan; dan menjabarkannya ke dalam rencana produksi dan kebijaksanaan persediaan (Kusuma, 2004).
Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene dan Kepulauan | 2.5 Peramalan (forecasting)
Peramalan adalah kegiatan memperkirakan apa yang terjadi pada waktu yang akan datang sedangkan rencana merupakan penentuan apa yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Peramalan menjadi sangat penting karena penyusunan suatu rencana diantaranya didasarkan pada suatu proyeksi atau ramalan.
Peramalan adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan (Heizer dan Render, 2004). Menurut Kusuma (1999), peramalan adalah tingkat permintaan satu atau lebih produk selama beberapa periode mendatang.
Peramalan produksi penting dan perlu karena beberapa hal, sebagai berikut : 1. Ada ketidakpastian aktivitas produksi di masa yang akan datang 2. Kemampuan & sumber daya perusahaan yang terbatas
3. Untuk dapat melayani konsumen lebih baik, melalui tersedianya hasil produksi yang baik.
Menurut Baroto (2002), karakteristik peramalan permintaan adalah sebagai berikut :
1. Faktor penyebab yang berlaku di masa lalu diasumsikan akan berfungsi juga di masa yang akan datang.
2. Peramalan tidak pernah sempurna, permintaan aktual selalu berbeda dengan permintaan yang diramalkan.
3. Tingkat ketepatan ramalan akan berkurang dalam rentang waktu yang semakin panjang. Implikasinya, peramalan untuk rentang yang pendek akan lebih akurat ketimbang peramalan untuk rentang waktu yang panjang.
Tujuan peramalan dalam manajemen operasional adalah untuk mengurangi ketidakpastian produksi, agar langkah proaktif/antisipatif dapat dilakukan, dan untuk keperluan penjadwalan produksi. Peramalan dapat dipengaruhi oleh lingkungan eksternal dan lingkungan internal perusahaan. Lingkungan eksternal dapat berupa pendapatan konsumen, promosi pesaing, harga pesaing, ketersedian produk, efektifitas kompetitif, efesiensi saluran yang digunakan, karakteristik pelanggan, dan lain sebagainya. Sedangkan lingkungan internal adalah
kebijakan-Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene dan Kepulauan | kebijakan yang dilakukan dalam perusahaan, berupa kebijakan promosi, biaya dan saluran perusahaan (Makridakis et al., 1995).
Beberapa langkah yang perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa peramalan permintaan yang dilakukan dapat mencapai taraf ketepatan yang optimal (Baroto, 2002) adalah sebagai berikut :
1. Penentuan tujuan. Tujuan peramalan tergantung pada kebutuhan informasi para manajer. Analisis peramalan membicarakan dengan cara “decision maker” untuk mengetahui apa kebutuhan mereka dan selanjutnya menentukan :
- Variabel apa yang diramalkan,
- Siapa yang menggunakan hasil peramalan, - Untuk tujuan apa hasil peramalan digunakan,
- Peramalan jangka panjang atau jangka pendek yang diperlukan, - Derajat ketepatan peramalan yang diinginkan,
- Kapan peramalan diperlukan,
- Bagian-bagian peramalan yang diinginkan, seperti peramalan untuk kelompok pembeli, kelompok produk, atau daerah geografis.
2. Pengembangan model. Model mempermudah pengolahan dan penyajian data untuk dianalisis, bila dimasukkan data input akan menghasilkan output berupa ramalan di masa yang akan datang. Validitas dan reliabilitas ramalan sangat ditentukan oleh model yang digunakan.
3. Pengujian Model. Pengujian model bertujuan untuk melihat tingkat akurasi, validitasi, dan reliabiltas yang diharapkan. Bila model telah memenuhi tingkat akurasi, validitas, dan reliabilitas yang telah ditetapkan (langkah 1), maka model ini dapat diterima. Perlu dipahami model yang dipilih belum tentu merupakan model yang terbaik.
4. Penerapan model. Penerapan model dengan cara memasukkan data historis (data masa lalu) untuk menghasikan suatu ramalan.
5. Revisi dan evaluasi. Hasil ramalan yang telah dibuat harus senantiasa ditinjau ulang untuk diperbaiki. Perbaikan perlu bila terdapat perubahan berarti pada variabel input-an. Hasil peramalan harus dibandingkan dengan
Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene dan Kepulauan | kondisi nyata untuk menentukan apakah model peramalan yang digunakan masih memiliki tingkat akurasi yang ditetapkan. Bila tidak, maka model peramalan harus dikembangkan ulang.
Umumnya jumlah yang diproduksi sangat ditentukan oleh besarnya permintaan akan produk. Berdasarkan jumlah permintaan yang diramalkan operasi, maka sub sistem operasi merencanakan dan merancang sistem, dan menjadwalkan sistem serta mengendalikan sistem tersebut. Dalam merencanakan dan merancang sistem tercakup perancangan produk, perancangan proses, investasi dan penggantian peralatan, serta perencanaan kapasitas. Sedangkan dalam penjadwalan sistem tercakup perencanaan produksi menyeluruh dan penjadwalan operasi. Dalam pengendalian sistem (controlling the system) mencakup pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian tenaga kerja dan pengendalian biaya. Ketiga kegiatan tersebut, yaitu perencanaan sistem, penjadwalan sistem, dan pengendalian sistem menentukan hasil keluaran berupa barang atau jasa. Keterkaitan penggunaan prakiraan atau peramalan permintaan tersebut dengan sub sistem produksi operasi seperti dapat dilihat pada Gambar 3.
Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene dan Kepulauan | Gambar 3. Penggunaan prakiraan untuk peramalan permintaan dalam sub sistem produksi operasi (Assauri, 2004)
Semua metode peramalan memiliki ide sama, yaitu menggunakan data masa lampau untuk memperkirakan atau memproyeksikan data di masa yang akan datang. Berdasarkan tingkatan awal peramalan, metode peramalan dapat dibagi menjadi metode top down, metode bottom-up, dan metode interpretasi permintaan.
Ketiga metode di atas dapat dilakukan dengan metode kualitatif atau kuantitatif, salah satu atau bersama-sama.
Informasi Tentang Permintaan Yang Ada Dan
Produksi
Prakiraan Permintaan Untuk Operasi
Penjadwalan Sistem Perencanaan Produksi Agregat Penjadwalan Operasi
Pengendalian Sistem Pengendalian Produksi Pengendalian Persediaan Pengendalian Tenaga Kerja
Pengendalian Biaya Perencanaan/
Perancangan Sistem Perancangan Produk
Perancangan Proses Investasi dan Penggantian
Peralatan Perencanaan Kapasitas
Keluaran Berupa Barang Atau Jasa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene dan Kepulauan | Prosedur peramalan permintaan menurut Baroto (2002) sebagai berikut :
1. Menentukan pola data permintaan. Hal tersebut, dilakukan dengan cara memplotkan data secara grafis dan menyimpulkan apakah data itu berpola trend, musiman, siklikal, atau eratik/random.
2. Mencoba beberapa metode deret waktu yang sesuai dengan pola permintaan tersebut untuk melakukan peramalan. Metode yang dicoba semakin banyak semakin baik. Pada setiap metode, sebaiknya dilakukan pula peramalan dengan parameter yang berbeda.
3. Mengevaluasi tingkat kesalahan masing-masing metode yang telah dicoba.
Tingkat kesalahan diukur dengan kriteria Mean Absolute Deviation (MAD), Mean Squared Error (MSE), Mean Absolute Percentage Error (MAPE), atau lainnya. Sebaiknya tingkat kesalahan (apakah MAD, MSE, atau MAPE) ini ditentukan dulu. Tidak ada ketentuan mengenai berapa tingkat kesalahan maksimal dalam peramalan.
4. Memilih metode peramalan terbaik diantara metode yang dicoba. Metode terbaik adalah metode yang memberikan tingkat kesalahan terkecil dibanding metode lainnya dan tingkat kesalahan tersebut di bawah batas tingkat kesalahan yang telah ditetapkan.
5. Melakukan peramalan permintaan dengan metode terbaik yang telah dipilih.