ITEM LIST
ACTIVITY LIST ( FOR TIME BILLING )
B. Pengendalian Aplikasi
B.1. Pengendalian Proses
Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dittetapkan dan bahwa
tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
Kelebihan :
Mekanisasi : konsistensi yang difasilitasi oleh mekanik atau pemrosesan elektronik.
Contoh : total setoran kas yang dijumlah dengan mesin penghitung ( adding machine )
Standarisasi : prosedur yang konsisten, terstrukutur dan seragam harus dikembangkan untuk menangani semua proses.
Contoh : daftar rekening
mendokumentasikan debit dan kredit yang normal untuk setiap rekening
Default Option : pengisian otomatis suatu nilai pada saat suatu item dalam layar inputan transaksi tidak diisi.
Contoh : bagian item dalam faktur penjualan secara otomatis terisi serta total amountnya.
Batch balancing : perbandingan item atau dokumen yang telah diproses dengan control total yang telah dihitung sebelumnya
Contoh : bagian penerimaan piutang ( kasir ) mencocokkan faktur penjualan dengan nominal yang dibayarkan.
Matching : mencocokkan suatu item dengan item yang lain yang diterima dari sumber yang independent untuk menghasilkan proses transaksi.
Contoh : karyawan piutang dagang mencocokkan faktur dari costumer dengan order penjualan dan laporan pengeluaran item.
Kekurangan :
Balancing : tes kesamaan antara nilai dua set item yang ekuivalen atau satu set item dengan total control. Adanya perbedaan mengindikasikan ada kesalahan.
Contoh : saldo buku pembantu piutang dagang seharusnya sama dengan saldo rekening buku besar piutang. Namun yang ada hanya jurnal setiap transaksi penjualan.
Tickler file : sebuah file control terdiri dari item-item yang diurutkan berdasarkan umur untuk diproses lebih lanjut.
Contoh : faktur belum diarsip urut tanggal, maupun nomor faktur.
Thriller label : suatu record yang memberikan total control untuk dibandingkan dengan akumulasi jumlah
Contoh : record terakhir dalam file penjualan / pengeluaran barang belum memuat jumlah record di dalam file.
record atau jumlah nilai record yang diproses.
Otomated error correction : pembetulan kesalahan suatu transaksi secara otomatis yang melanggar suatu pengendalian.
Contoh : jika terjadi kesalahan dalam transaksi tidak dapat secara langsung diperbaiki, harus melalui penyesuaian.
8. DESAIN TEKNOLOGI TERINCI
Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan ditahap desain secara umum. Pada desain secara umum ini telah dapat ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada desain secara umum adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum hany ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis system.
Setelah file-file database berhasil di desain secara terinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh system informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file-file database yang akan menyimpan untuk satu periode tertentu. Dari kamus data dari masing-masing file, dapat dihitung besarnya file tersebut, yaitu sebesar panjang recordnya dikalikan dengan dengan volumenya tiap periode simpanan dikalikan dengan kejadiannya.
Dalam mendesain teknologi PT. Citra Handayani menggunakan software akuntansi dalam aplikasi kegiatan penjualan. Dalam melakukan penginputan diperusahaan menggunakan keyboard dan scanner dalam pemrosesan menggunakan CPU (central procesing unit) dan main memory dan output yang dihasilkan seperti tulisan (dokumen laporan), image (gambar diagram pie dan tabel), dan printer. Untuk menyimpan data perusahaan menggunakan alat seperti diskette, flashdisk dan harddisk komputer.
Kelemahan dari desain teknologi yang digunakan oleh perusahaan adalah : 1. output yang digunakan hanya terbatas berbentuk tabel dan diagram seharusnya
disertai garafik.
2. perusahaan tidak mementingkan memori yang digunakan sehingga dapat mengakibatkan kekurangan memori (cadangan memori tidak ada)
Cara memperbaiki :
1. seharusnya output disertai grafik agar dapat memudahkan untuk melihat perbandingan dari perubahan penjualan pada setiap periode.
2. perusahaan juga perlu memperhatikan memori yang digunakan atau menyediakan cadangan memori.
9. KEGIATAN MANUAL CV. CITRA HANDAYANI KOMPUTER
1. Bagian PembelianBagian pembelian melakukan kegiatan pembelian barang dagangan dengan cara melakukan permohonan kepada pemilik CV.Citra Handayani Komputer untuk menyetujui permintaan pembelian. Apabila permohonan pembelian telah disetujui, maka bagian pembelian melakukan pemesanan ( order ) kepada supplier disertai faktur ( jumlah dan jenis barang )
Setelah surat pesanan dikirim dan supplier menyetujuinya,kemudian barang tersebut dikirim ke CV. Citra Handayani Komputer.
2. Bagian Penjualan
Konsumen memesan kepada perusahaan kemudian perusahaan membuat faktur penjualan ( seebanyak 4 rangkap ) dimana 2 buah FP diberikan kepada konsumen dan 1 FP diarsip oleh bagian penjualan kemudian 1 FP lagi dikirim ke bagian gudang.
3. Bagian Gudang
Bagian gudang menerima faktur dari pelanggan dan dari bagian penjualan. Kemudian bagian gudang melakukan kegiatan mencocokkan dan memeriksa faktur-faktur yang diterima dari pelanggan dan bagian penjualan. Setelah itu, bagian gudang membuat surat jalan sebanyak 2 rangkap.
Faktur yang dari pelanggan kemudian diarsip oleh bagian gudang, sedangkan faktur dari bagian penjualan diserahkan ke bagian akuntansi.
Surat jalan yang telah dibuat oleh bagian gudang, yang pertama doarsip dan yang ke-2 dikirim ke bagian pengiriman.
4. Bgaian Pengiriman
Bagian pengiriman menerima surat jalan dari bagian gudang. Kemudian surat jalan tersebut diarsip tetap.
5. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi menerima faktur dari bagian gudang. Dari faktur tersebut, bagian akuntansi melakukan pencatatan jurnal. Setelah itu, faktur tersebut diarsip dan transaksi pun selesai.
10. KELEMAHAN DARI KEGIATAN MANUAL PADA CV.
CITRA HANDAYANI KOMPUTER
1. Bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan ( penggelapan stock barang ).
2. Konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan, maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian dengan disertai uang muka.
Kebutuhan dalam mendesain sistem dengan menggunakan komputer : 1. software yang compatible
2. membutuhkan orang yang berkompeten untuk menjalankan software akuntansi tersebut.
11. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
CV. Citra Handayani Komputer adalah sebuah perusahaan milik pribadi yang didirikan oleh Bapak Randi, pada tahun 1997. CV. Citra Handayani Komputer beralamat di pada Jl. Raya Mangga Dua ( ITC Mangga Dua ) Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer ini berdiri atas gagasan dari Bapak Randi yang pada tahun 1997 melihat kesempatan yang cukup menjanjikan, mengingat masih sedikitnya perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan alat-alat computer.
Perusahaan ini awalnya didirikan dengan menggunakan modal yang berasal dari pinjaman bank.
Saat awal berdiri yaitu pada tahun 1997, CV. Citra Handayani Komputer berlokasi didaerah Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer hanya memiliki lima orang pekerja saja dan belum memiliki kendaraan, sehingga komputer yang telah jadi dikirim menggunakan kendaraan yang disewa atau diambil oleh pemesan. CV. Citra Handayani Komputer melakukan penambahan tenaga kerja menjadi lima belas karena order dari pelanggan yang makin banyak.