APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN.doc (480Kb)

APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN

(DESAIN SISTEM PENJUALAN SECARA TERINCI PADA

CV CITRA HANDAYANI KOMPUTER)

ABSTRAKSI

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui cara mendesain system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer. Dalam mendesain system penjualan dibutuhkan desain inputan yang baik, serta adanya desain output yang ingin dihasilkan. Dalam mendesain input dibutuhkan desain database yang mendukung agar bentuk inputan sesuai dengan yang diharapkan serta adanya desain teknologi yang akan digunakan serta yang mendukung siklus penjualan. Tujuan dari adanya penulisan ini adalah untuk mengetahui apakah system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer sudah baik atau belum berdasarkan teori yang ada. Dimana perusahaan masih harus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada database, dan prosedur-prosedur penjualan.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Desain terinci dimaksudkan untuk memprogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan system. Desain input terinci atau masukan merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi akuntansi. Hasil dari sistem tidak terlepas dari data yang dimasukan. Sampah yang masuk, sampah yang keluar, demikianlah istilah yang terkenal dalam pengolahan data, SIA yang baik memang harus menganut GIGO (garbage in garbage out).

yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tecatat dapat salah bahkan kurang.

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini.

Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output sesuai kebutuhan pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan pendesain.

Dalam mendesain input dan output, harus dipertimbangkan pula desain dari database. Karena database merupakan file data acuan dalam melaksanakan desain input dan output.

Hasil yang diperoleh dari system adalah laporan. Dimana fungsi dari laporan adalah sebagai bahan dalam mempertimbangkan keputusan yang akan diambil. Agar menghasilkan laporan yang tepat waktu, cepat, relevan dan akurat, maka dibutuhkan system kerja yang baik. Maka dari itu banyak perusahaan yang menggunakan software dalam menjalankan sistemnya.

1.2 Rumusan dan Batasan Masalah

Dalam hal ini penulis merumusakan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana perbandingan design input berdasarkan teori dengan keadaan sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

2. Bagaimana perbandingan design output berdasarkan teori dengan keadaan sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

3. Bagaimana perbandingan design database berdasarkan teori dengan keadaan sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

Dalam pembatasan masalah penulis membatasi masalah hanya pada perancangan system terinci (input) dan pengkodean input.

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dari pembutan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design input pada PT. Citra Handayani Komputer .

2. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design output pada PT. Citra Handayani Komputer .

3. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design database pada PT. Citra Handayani Komputer .

4. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design teknologi pada PT. Citra Handayani Komputer .

TINJAUAN PUSTAKA

Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).

Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran.

1.Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual

2.Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.

Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit

Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.

Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”

Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”

Lebih lanjut Mulyadi (2001:5) Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar

a.Menulis

b.Menggandakan

c.Menghitung

d.Memberi kode

f.Memilih (mensortasi)

g.Memindah

h.Membandingkan

Seluruh siatem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen digunakan untuk mengamankan harta perusahaan dari kelalaian/ kesalahan (error), kecurangan (frauds) ataupun kejahatan (irregularities).

Jadi dari defenisi di atas kita bisa menyimpulkan bahwa prosedur penjualan kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk melaksanakan transaksi penjualan secara kredit kepada langganan.

METODE PENELITIAN

3.1 Variabel data

Variabel data yang digunakan dalam penulisan ini adalah Laporan penjualan yang berfungsi sebagai alat mendeteksi tingkat penjualan yang telah dilakukan, serta untuk melihat kekurangan yang ada dalam system penjualan.

3.2 Metode pengumpulan data a. Studi pustaka

Dilakukan dengan membaca literatur, mendalami serta memahami teori yang berhubungan dengan penelitian, dengan maksud mencari teori-teori, konsep-konsep yang dapat dijadikan landasan teoritis bagi penelitian yang dilakukan.

b. Studi lapangan

Dilakukan dengan peninjauan secara langsung ke perusahaan yang bersangkutan yang menjadi objek penelitian, guna mendapatkan data yang diperlukan dengan cara: 1) Wawancara (Interview)

2) Pengamatan (Observation)

Dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti dengan meneliti dan mempelajari bukti-bukti atas data mengenai masalah yang dibahas.

3) Dokumentasi

Proses pengumpulan data yang digunakan dengan cara mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian, seperti: gambaran umum perusahaan, struktur organisasi dan bidang usaha, serta laporan mengenai penjualan.

3.4 Alat analisis

1.

Analisis Deskriptif, yaitu penulis mencoba untuk mencari suatu uraian yang menyeluruh dari system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer. Dalam hal ini, analisis deskriptif digunakan untuk mengetahui prosedur-prosedur dalam system penjualan dan desain input, output, database, teknologi serta pengendalian yang digunakan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. DESAIN SISTEM TERINCI

A. DESAIN INPUT

dipertimbangkan dalam merancang formulir. Pengkodean memudahkan proses pengolahan data karena dengan kode, data akan lebih mudah diidentifikasi

B. DESAIN OUTPUT.

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini.

Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output sesuai kebutuhan pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan pendesain.

DESIGN INPUT EMPLOYEE

2. ANALISIS DESAIN INPUT

Pengendalain input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data. Jika computer digunakan untuk memproses, maka tahap penginputan mencakup konversi data transaksi kedalam format yang dapat dibaca oleh mesin.

Kelebihan :

1. Data langganan yang dimasukan menggunakan kode, yaitu kode langganan. akan ditampilkan oleh program untuk pengecekan apakah kode langganan yang dimasukan telah sesuai dengan yang dimaksud.

2. Demikian juga dengan barang yang di jual di faktur ini, yang dimasukan adalah kode barangya dan nama barang tersebut tidak perlu diinputkan, tetapi akan ditampilkan oleh system untuk tujuan pengecekan.

harga satuan tersebut tidak perlu dimasukan dan ditampilkan oleh program untuk tujuan pengecekan saja.

4A. Total nilai untuk tiap-tiap barang merupakan hasil perkalian antara unit yang dijual dengan harga satuannya dan nilai ini tidak perlu dimasukan sebagai data, tapi perhitungannya dapat dilakukan oleh computer.

B. Demikian juga dengan total nilai faktur ini merupakan penjumlahan dari total nilai masing-masing barang yang dijual dan tidak perlu dimasukan sebagai data, tetapi perhitungan dapat dilakukan oleh computer.

Otorisasi : membatasi terjadinya atau transaksi atau pelaksanaan suatu proses hanya kepada individu tertentu.

Contoh : bahwa hanya bagian penjualan saja yang berhak mengeluarkan faktur dikomputer faktur sales secara otomatis memasukkan harga dari item yang akan dijual.

Pembatalan : mengidentifikasi document transaksi dengan tujuan mencegah penggunaan berulang atas suatu dokumen

Contoh : menandai faktur tagihan dengan tanda ”LUNAS”.

Password : otorisasi untuk mengizinkan akses atas data atau pengolahan data dengan memberikan serangkaian kode atau sinyal tertentu yang hanya diketahui oleh individu yang diberi wewenang.

Contoh : adanya password pada saat

Contoh : Faktur penjualan belum diarsip sesuai nomor maupun urut tanggal.

Amount Control total : Total nilai moneter atau total kuantitas sekelompok

transaksi. keseluruhan dalam setiap faktur. Line control count : total baris data pada

satu atau lebih dokumen.

Contoh : belum ada total item produk yang terjual (tiap baris dalam sekelompok faktur) yang merupakan line control total untuk aplikasi penjualan.

Completeness Check : tes untuk memastikan bahwa field tidak akan diproses jika belum diisi.

Contoh : sebuah dokumen dapat diproses walaupun field nomor customer belum diisi.

Date transaction : Tanggal dari transaksi diambil dari system. Kemungkinan tanggal transaksi dapat tidak sama dengan tanggal system. Tanggal system bisanya adalah tanggal saat computer tersebut pengecekan kembali transaksi-transaksi penjualan yang telah terjadi.

Perusahaan sebaiknya dalam pembuatan faktur penjualan dibuatkan total penjualan item secara keseluruhan sehingga setiap faktur dapat menghasilkan total item produk yang terjual (tiap baris dalam sekelompok faktur) dan dapat menunjukkan line control total untuk aplikasi penjualan.

Hal ini dapat dilakukan dengan membuat hubungan (link) dari date and time pada computer, dengan date and time pada faktur penjualan.

3. ANALISIS DESAIN OUTPUT

Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepet.

Kelebihan :

Suspense file : suatu file yang memuat item-item yang belum diproses atau belum selesai diproses dan sedang menunggu tindal lanjut berikutnya.

Contoh : file item-item backorder yang sedang menunggu saat pengiriman pesanan ke konsumen.

Discrepancy :report : daftar sesuatu hal yang telah melanggar detective control dan memerlukan investigasi lebih lanjut.

Contoh : daftar rekening konsumen yang melampaui saldo kredit dikirimkan ke manajer untuk ditelaah.

Aging : identifikasi item-item yang belum diproses atau masih berada dalam suatu file sesuai dengan tanggal transaksi item tersebut. Aging mengelompokkan item sesuai dengan berbagai kategori.

Contoh : belum adanya saldo umur piutang yang berguna untuk mengidentifikasi rekening-rekening yang belum dilunasi.

Suspense account : suatu total control untuk item-item yang sedang menunggu proses lebih lanjut.

Contoh : belum ada buku pembantu piutang yang sama dengan saldo rekening buku besar piutang dagang

Kamus data output : meupakan pengembangan dari kamus dari arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara rinci tentang data yang akan disajikan sebagai output.

Contoh: belum adanya kamus data output yang berfungsi untuk menjelaskan hasil output, akibatnya pengguna kurang memahami hasil output tersebut.

Cara memperbaiki :

Perusahaan sebaiknya mengidentifikasi rekening-rekening piutang dagang dengan menggunakan analisis umur piutang sehingga perusahaan dapat mengganggarkan cadangan kerugian piutang.

Perusahaan sebaiknya membuat buku besar pembantu piutang dengan merekapitulasi transaksi-transaksi penjualan secara kredit, dengan tujuan untuk mengetahui besarnya total piutang dari customer sehingga mempermudah dalam melakukan penagihan.

Perusahaan sebaiknya membuat kamus data output agar para pengguna hasil output dapat mengerti hasil output tersebut.

5.

MEMBUAT LAPORAN HASIL DESAIN TERINCI

maka laporan hasil desain system terinci dapat dipecah kedalam dua bentuk laporan. Laporan yang pertama dimaksudkan untuk user yang lebih menekankan kepada bentuk input dan output yang akan digunakan atau dan dihasilkan oleh system. Laporan yang kedua lebih dimaksudkan kepada programmer atau teknisi-teknisi lainnya. Laporan kedua ini sifatnya lebih teknis, sehingga sering disebut dengan technical manual. Desain terinci dari program computer untuk semua modul-modulnya umum disajikan di technical manual.

BALANCE SHEET REPORT

6.

Desain Database Terinci

Di tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan di desain secara umum.

Elemen-elemen data di suatu file database yang harus dapat digunakan untuk pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input yang dimasukkan. Dengan demikian isi atau struktur dari suatu file database tergantung dari arus data masuk dan arus data keluar ke atau dari file tersebut. Arus data dari suatu file database dapat dilihat pada diagram arus data (DAD) yang telah dibuat di desain model secara umum.

CUSTOMER & SUBSIDIARY RECEIVABLE LEDGER PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

021-Jakarta Selatan 12830

Jl. Raya Jakarta Bogor Km. 12

Srengseng Sawah Jakarta selatan

021-Jl. Palem Barat XIV Bekasi

021-E001 Bayu Mahendra D.W. Jl. Raya Pasar Minggu No. 10

Jakarta Selatan

021 - 7712560

E002 Ernest Kawani Jl. Raya Bogor Km. 12

Cibinong

021 - 8853621

E003 Radhiaty Jl. Nusa Indah 1 Gg.3 No. 8

Perumnas Klender

021 - 8640010

E004 Budi Yulianto Jl. Akses Kelapa Dua No. 46

Cimanggis

021 - 7253621

E005 Rama Adhiswara Jl. Semangka Raya No. 58

Taman Wisma Asri, Bekasi

021 - 8848436

ITEM LIST

Keterangan Supplier Harga Pokok (Rp) Satuan

Minimum Reorder

CEL III-1.0D

Celeron III 1.0D GHZ AD

775.000

Pentium IV 2.4A GHZ IC

1.225.000

SDRAM 128 MB PC-133 WM

180.000

DDRAM 1 GB PC-3200 UF

650.000

Teach 1.44 Floppy Drive DM

Unit 15

Monitor LCD Advance 17” CX

2.500.000

Seagate 40 GB 7200 RPM AD

450.000

Maxtor 80 GB 7200 RPM UF

575.000

ID Name Type Status Rate Price/measure

TB001 Foto Kopi

Berdasarkan database PT.Citra Handayani Komputer diatas, hanya sedikit kelemahan yang dapat diidentifikasi yaitu :

1. Database kurang lengkap, karena masih adanya kekurangan data dari customer tersebut.seperti: tidak adanya alamat email yang dapat mempermudah proses penjualan, dan payment method yang tidak dijelaskan seperti metode cash,cheque,master card,visa.

2. Database customer yang digunakan kurang baik, karena database yang ada dalam system hanya terdiri dari nama-nama customer yang sering bertransaksi dengan perusahaan. Sedangkan customer yang jarang bertransaksi, tidak dibuat databasenya.

3. Dalam database kode yang digunakan oleh perusahaan dalam membuat database memiliki panjang yang berbeda.

4. Dalam database employee, tidak dicantumkan besarnya gaji dan tunjangan. Sehingga menyulitkan bagian penggajian dalam menghitung biaya gaji dan pajak.

Cara memperbaiki :

Perusahaan sebaiknya membuat dua field yang berisi mengenai alamat email customer serta payment method agar mempermudah proses penjualan, dan dengan adanya methode pembayaran memudahkan customer dalam melakukan pembayaran.

Perusahaan sebaiknya menambahkan file yang berisi nama-nama cutomer yang pernah melakukan transaksi, tujuannya agar apabila suatu saat perusahaan melakukan transaksi kembali dapat dengan mudah menelusuri data cutomer tersebut.

Perusahaan dalam pembuatan kode harus konsisten agar kode yang ada pada perusahaan sama dengan kode yang ada pada customer dengan maksud agar tidak ada kekeliruan dalam penentuan jenis item mana yang akan dipesan oleh customer.

Perusahaan sebaiknya membuatkan file gaji dan tunjangan employe agar mempermudah dalam proses penggajian karyawan serta penentuan tunjangan karyawan yang nantinya digunakan dalam hal penentuan biaya dan pengenaan pajak.

Pengendalian pemrosesan transaksi merupakan suatu prosedur yang dirancang untuk memastkan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu system aplikasi tertentu disetiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

A. Penegendalian Umum.

Pengendalian umum mencakup hal-hal beikut ini: 1. Perencanaan organisasi pemrosesan data.

Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari operasi lain dalam organisasi.

2. Prosedur operasi secara umum

Prosedur operasi umum mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti.

3. Karakteristik pengendalian peralatan

Karakteristik pengendalian peralatan merupakan karakteristik pengendalian yang diinstal dikomputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak benar atau operasi peralatan yang salah .

4. Pengendalian akses data dan peralatan

Pengendalian akses data dan peralatan mencakup prosedur yang terkait dengan askes fisik ke system computer dan data.

A.1. Aplikasi Perencanaan Organisasi Pemrosesan Data.

 Analisis system: analisis system bertanggung jawab atas pengembangan perancangan aplikasi system computer secara umum.

 Operator computer: operator computer mengoperasikan peralatan computer mainframe. Mereka tidak memiliki akses perincian program secara detail.

 Karyawan pengendali data: karyawan pengendalian data mengendalikan pekerjaan dan input data untuk diolah. Tanggung jawab ini mencakup petimbangan atas kualitas input, kelengkapan pemrosesan yang dijalankan serta kewajaran output.

A.2. Aplikasi Prosedur Secara Umum.

Kelebihan:

Definisi tanggung jawab: deskripsi tugas untuk setiap fungsi pekerjaan dalam system pengolahan transaksi. Titik awal dan akhir setiap fungsi pekerjaan harus diindikasikan ecara jelas.

contoh: bagian penjualan tidak mempunyai akses untuk pengiriman barang

Pelatihan personel: personel harus diberi instruksi secara eksplisit dan harus diuji pemahamannya sebelum ia dipercaya menjalankan tugas baru.

Contoh: adanya training, seminar dan pelatihan lain bagi karyawan.

Persiapan yang simultan: pencatatan satu transaksi satu kali guna memfasilitasi seluruh pemrosesan berikutnya, dengan menggunakan rangkap(kertas berkarbon) untuk mencegah kesalahan penulisan ulang.

Contoh: dalam penulisan faktur penjualan dengan menggunakan kertas karbon.

Dokumen turnaround: dokumen yang dihasilkan oleh computer yang dimaksudkan untuk dimasukkan lagi kedalam system.

Contoh: dalam faktur penjualan terdiri dari 6 rangkap dan nantinya saru rangkap dikembalikan kecustomer

Dokumentasi: catatan tertulis dengan tujuan untuk sarana komunikasi.

Contoh: adanya faktur dan database

Backup dan recovery: backup terdiri dari peralatan file dan prosedur yang tersedia

jika data yang asli hilang atau rusak. Recovery adalah kemampuan untuk membuat ulang file master dengan menggunakan file dan transaksi dimasa lalu.

rusak atau mengalami kerusakan.

Jejak transaksi yang baru: ketersediaan manual atau sarana machine-readable untuk melacak status dan isi setiap catatan transaksi setiap individual

Contoh: daftar perubahan atas file computer secara online disimpan dalam tape magnetic untuk menyediakan jejak transaksi.

Kekurangan :

Perancangan formulir : formulir disusun sedemikian rupa sehngga formulir tersebut dapat menjelaskan dirinya sendiri, mudah dipahami, jelas serta dapat merangkum informasi yang dapat dibutuhkan dengan usaha yang paling minimal.

Contoh: dalam perancangan formulir penjualan item tidak ada total pembelian item secara keseluruhan dalam setiap faktur.

B. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk satu aplikasi tertentu. Pengendalaian aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, pengendalain output. Pengelompokkan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.

B.1. Pengendalian Proses.

tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.

Kelebihan :

Mekanisasi : konsistensi yang difasilitasi oleh mekanik atau pemrosesan elektronik.

Contoh : total setoran kas yang dijumlah dengan mesin penghitung ( adding machine )

Standarisasi : prosedur yang konsisten, terstrukutur dan seragam harus dikembangkan untuk menangani semua proses.

Contoh : daftar rekening

mendokumentasikan debit dan kredit yang normal untuk setiap rekening

Default Option : pengisian otomatis suatu nilai pada saat suatu item dalam layar inputan transaksi tidak diisi.

Contoh : bagian item dalam faktur penjualan secara otomatis terisi serta total amountnya.

Batch balancing : perbandingan item atau dokumen yang telah diproses dengan dengan item yang lain yang diterima dari sumber yang independent untuk

Balancing : tes kesamaan antara nilai dua set item yang ekuivalen atau satu set item dengan total control. Adanya perbedaan mengindikasikan ada kesalahan. dibandingkan dengan akumulasi jumlah

record atau jumlah nilai record yang diproses.

Otomated error correction : pembetulan kesalahan suatu transaksi secara otomatis yang melanggar suatu pengendalian.

Contoh : jika terjadi kesalahan dalam transaksi tidak dapat secara langsung diperbaiki, harus melalui penyesuaian.

8.

DESAIN TEKNOLOGI TERINCI

Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan ditahap desain secara umum. Pada desain secara umum ini telah dapat ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada desain secara umum adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum hany ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis system.

Setelah file-file database berhasil di desain secara terinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh system informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file-file database yang akan menyimpan untuk satu periode tertentu. Dari kamus data dari masing-masing file, dapat dihitung besarnya file tersebut, yaitu sebesar panjang recordnya dikalikan dengan dengan volumenya tiap periode simpanan dikalikan dengan kejadiannya.

Dalam mendesain teknologi PT. Citra Handayani menggunakan software akuntansi dalam aplikasi kegiatan penjualan. Dalam melakukan penginputan diperusahaan menggunakan keyboard dan scanner dalam pemrosesan menggunakan CPU (central procesing unit) dan main memory dan output yang dihasilkan seperti tulisan (dokumen laporan), image (gambar diagram pie dan tabel), dan printer. Untuk menyimpan data perusahaan menggunakan alat seperti diskette, flashdisk dan harddisk komputer.

Kelemahan dari desain teknologi yang digunakan oleh perusahaan adalah : 1. output yang digunakan hanya terbatas berbentuk tabel dan diagram seharusnya

disertai garafik.

Cara memperbaiki :

1. seharusnya output disertai grafik agar dapat memudahkan untuk melihat perbandingan dari perubahan penjualan pada setiap periode.

2. perusahaan juga perlu memperhatikan memori yang digunakan atau menyediakan cadangan memori.

9. KEGIATAN MANUAL CV. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

1. Bagian Pembelian

Bagian pembelian melakukan kegiatan pembelian barang dagangan dengan cara melakukan permohonan kepada pemilik CV.Citra Handayani Komputer untuk menyetujui permintaan pembelian. Apabila permohonan pembelian telah disetujui, maka bagian pembelian melakukan pemesanan ( order ) kepada supplier disertai faktur ( jumlah dan jenis barang )

Setelah surat pesanan dikirim dan supplier menyetujuinya,kemudian barang tersebut dikirim ke CV. Citra Handayani Komputer.

2. Bagian Penjualan

Konsumen memesan kepada perusahaan kemudian perusahaan membuat faktur penjualan ( seebanyak 4 rangkap ) dimana 2 buah FP diberikan kepada konsumen dan 1 FP diarsip oleh bagian penjualan kemudian 1 FP lagi dikirim ke bagian gudang.

3. Bagian Gudang

Bagian gudang menerima faktur dari pelanggan dan dari bagian penjualan. Kemudian bagian gudang melakukan kegiatan mencocokkan dan memeriksa faktur-faktur yang diterima dari pelanggan dan bagian penjualan. Setelah itu, bagian gudang membuat surat jalan sebanyak 2 rangkap.

Surat jalan yang telah dibuat oleh bagian gudang, yang pertama doarsip dan yang ke-2 dikirim ke bagian pengiriman.

4. Bgaian Pengiriman

Bagian pengiriman menerima surat jalan dari bagian gudang. Kemudian surat jalan tersebut diarsip tetap.

5. Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi menerima faktur dari bagian gudang. Dari faktur tersebut, bagian akuntansi melakukan pencatatan jurnal. Setelah itu, faktur tersebut diarsip dan transaksi pun selesai.

10. KELEMAHAN DARI KEGIATAN MANUAL PADA CV.

CITRA HANDAYANI KOMPUTER

1. Bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan ( penggelapan stock barang ).

2. Konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan, maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian dengan disertai uang muka.

Kebutuhan dalam mendesain sistem dengan menggunakan komputer : 1. software yang compatible

2. membutuhkan orang yang berkompeten untuk menjalankan software akuntansi tersebut.

11. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

CV. Citra Handayani Komputer adalah sebuah perusahaan milik pribadi yang didirikan oleh Bapak Randi, pada tahun 1997. CV. Citra Handayani Komputer beralamat di pada Jl. Raya Mangga Dua ( ITC Mangga Dua ) Jakarta Utara.

Perusahaan ini awalnya didirikan dengan menggunakan modal yang berasal dari pinjaman bank.

Saat awal berdiri yaitu pada tahun 1997, CV. Citra Handayani Komputer berlokasi didaerah Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer hanya memiliki lima orang pekerja saja dan belum memiliki kendaraan, sehingga komputer yang telah jadi dikirim menggunakan kendaraan yang disewa atau diambil oleh pemesan. CV. Citra Handayani Komputer melakukan penambahan tenaga kerja menjadi lima belas karena order dari pelanggan yang makin banyak.

KESIMPULAN DAN SARAN

Bagian

pembelian Bagian

keuangan

Bagian penjualan

Bagian gudang Pemilik

Pega wai

Pega wai

Pega wai

Pegaw ai

Pegaw ai

Pegaw ai

Pegaw ai

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan pada bab II, mengenai desain input,output,database, teknologi dan pengendalian yang terdapat pada PT.Citra Handayani Komputer dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Dalam desain inputnya nama customer, nama barang, harga barang serta total amountnya sudah secara otomatis terinput tanpa harus menginput secara manual. Dalam desain outputnya sudah dapat menampilkan output berupa diagram dan laporan walaupun belum adanya output berupa grafik yang dapat mempermudah dalam menganalisis tingkat penjualan dalam beberapa periode tertentu. Dalam laporan yang dihasilkan sudah cukup baik namun, masih ada kekurangan yaitu tidak adanya total item barang yang dijual pada laporan penjualan

2. Dalam desain teknologi dapat disimpulkan bahwa teknologi yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup baik karena sudah menggunakan software akuntansi. Alat input dan output yang digunakan juga sudah baik namun ada sedikit kelemahan yaitu perusahaan tidak memperhitungkan memori yang digunakan sehingga perusahaan tidak dapat menentukan cadangan memori.

3. Secara umum sistem penjualan perusahaan sudah baik, baik dalam hal desain input output, pangendalian input, pengendalian output, pengendalian aplikasi, database, pengendalian pemrosesan transaksi serta desain teknologi. Namun masih ada beberapa kekurangan yang dapat dijumpai tetapi tidak terlalu signifikan dan tidak beresiko yang tinggi.

B. SARAN

2. Seharusnya bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan ( penggelapan stock barang ).

3. Jika konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan, maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian dengan disertai uang muka.

Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE UGM, Yogyakarta, 2000. Bodnar, George. H dan William ,S.Hoopwood, Sistem Informasi Akuntansi,

Terjemahan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba 4, Jakarta, 2000.

Jogiyanto HM., Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis), Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005. Hall, James. A, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba 4, Jakarta, 2001.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta.

Yujana, Lalu Hendry.1994. Akuntansi Keuangan Suatu Pengantar, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Jakarta